Guide de la coopérative scolaire et du mandataire

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1 Guide de la coopérative scolaire et du mandataire À conserver avec les documents statutaires de fonctionnement de la coopérative (cahier de comptabilité, cahier d inventaire) OCCE de Savoie Le Biollay 20 rue Jean Gooteland CHAMBERY Tél: ad73@occe.coop

2 Sommaire du guide Page 2: Sommaire Page 3: L OCCE: une histoire, des valeurs, une finalité Page 4: L OCCE de Savoie Votre association à votre service Page 5: L adhésion: pourquoi adhérer à l OCCE de Savoie? Page 6: La coopérative: Quelques rappels importants Page 7: Le mandataire L engagement du mandataire Page 8: Le mandataire - Le rôle du mandataire en début d année Page 9: Les comptes: Quelques petits conseils Page 10: Les documents statutaires - Les CRFS/CRA Page 11: Le mandataire - Le rôle du mandataire en fin d année Pages : Les types de dépenses et de recettes de la coop Page 14: Le règlement intérieur des coopératives scolaires Apprendre par les autres, pour les autres, avec les autres et non pas seul contre les autres. Respecter Sensibiliser Apprendre Partager Agir Elaborer Créer 2 La coopération à l école: La citoyenneté en actes

3 L OCCE Une histoire, des valeurs, une finalité... L OCCE (Office Central de la Coopération à l Ecole) a été créé par les militants de la coopération adulte (en 1928!!!) qui étaient convaincus de la «nécessité d éduquer aux principes et vertus de la coopération» avec pour objectif la transformation sociale de la société. L OCCE devenant le «bras éducatif» du mouvement coopératif. L OCCE est une Fédération, reconnue d utilité publique, conventionnée avec le Ministère de l Education Nationale pour ses actions au sein de l école et de formation, regroupant 101 associations départementales (comme l OCCE de Vendée), soit coopératives et près de d adhérents (24000 en Vendée). L OCCE est un mouvement pédagogique et éducatif promouvant les valeurs d entraide, de solidarité et de coopération par une méthode active d éducation. (Le mouvement OCCE s inscrit dans l économie sociale et solidaire au même titre que les entreprises coopératives). Nous affirmons que l acte pédagogique n est pas neutre et que les pratiques et les objectifs éducatifs de la Coopération à l école se réfèrent à une finalité sociale qui lui donne du sens: s il faut changer l école, c est pour changer la société. C est cette finalité de transformation sociale, de «progrès humain» que vise depuis sa création l OCCE. C est cette finalité qui éclaire et donne du sens à nos pratiques, à nos objectifs éducatifs, à nos structures associatives (coopératives scolaires, associations départementales, Fédération). «Il faut aujourd hui redonner un sens «social et éducatif» à l adhésion à l OCCE pour redonner à son projet une place active dans l Ecole d aujourd hui, pour une société de demain plus humaine, plus solidaire, plus coopérative.» Jean-François Vincent, 3

4 L OCCE de Savoie Votre association à votre service... Projets Services Formation Extraits des statuts de l OCCE 73 Information Aides Article 1 : L OCCE de Savoie a pour objet de permettre et de favoriser à tous les degrés, dans les écoles et les établissements laïques d enseignement et d éducation du département, la création de coopératives scolaires et foyers coopératifs. Inspirée par l idéal de progrès humain, l OCCE se donne pour but l éducation civique, morale, sociale, économique et intellectuelle des coopérateurs : 4 a) en diffusant et promouvant une philosophie et une pratique de la coopération méthode active d éducation morale, civique et intellectuelle pour développer l esprit d entraide et de solidarité, stimuler les initiatives en vue du travail en commun, donner le sens des responsabilités et permettre l apprentissage de la liberté, de la démocratie, de la fraternité et de la citoyenneté. b) En encourageant l éducation coopérative par la pratique et l enseignement de la coopération dans le cadre générale des programmes et règlements officiels. c) En contribuant à l ouverture de l école sur son environnement humain, social, économique, culturel, éducatif et sportif par l association des partenaires de l éducation. d) En organisant des services coopératifs permettant notamment aux coopératives scolaires et foyers coopératifs qu elle regroupe, de mettre en œuvre leurs projets entrant dans la liste non exhaustive inscrite à l article 1 (d) des Statuts Fédération de l OCCE. e) En conduisant des actions de formation et d information auprès des enseignants et d autres membres de la communauté scolaire. f) En effectuant ou en participant à toute opération, au niveau local, national ou international, indissociable de l activité pédagogique qui contribue par nature à l apprentissage de la citoyenneté et vise à l autonomie de l enfant, notamment coopératives de quartier, vente des produits et objets fabriqués par l enfant.

5 L adhésion Pourquoi adhérer à l OCCE de Savoie? C est entrer dans une dynamique pédagogique appuyée sur les valeurs de respect, de solidarité, d entraide en donnant un sens à l école et aux apprentissages... L affiliation de la coopérative ou du foyer à l OCCE de Savoie lui donne une existence légale et lui confère la capacité juridique, dispense de déposer des statuts propres à la Préfecture du département. Il suffit que la coopérative ou le foyer adopte le règlement type, permet la gestion de fonds et de matériel au sein de l école en toute légalité permet d embaucher des intervenants par l intermédiaire du bureau départemental (la coopérative ou le foyer ne peut être employeur pas de déclaration d URSSAF possible), permet, en couvrant leur responsabilité, d associer des intervenants bénévoles au projet de classe, d école, d établissement, permet d effectuer des acquisitions, permet d obtenir l ouverture d un compte courant postal ou bancaire pour l école, la classe ou le foyer, permet de recevoir des subventions (sauf de fonctionnement), des dons ou legs, permet d obtenir des tarifs préférentiels auprès de la SACEM, permet de bénéficier des services et de participer aux actions de l OCCE de Savoie

6 La coopérative La coopérative ne doit pas être uniquement un moyen légal de gérer de l argent pendant le temps scolaire. Elle est avant tout un lieu où doivent se développer les valeurs d entraide, d amitié dans le travail et de solidarité dans les relations humaines. «C est au sein de la classe organisée de façon coopérative, que la doctrine coopérative prend toute sa valeur et toute sa signification. Agent de transformation de la vie scolaire, la coopération à l école devient alors l expression d une intention éducative bien déterminée. Faire le choix de la Coopération à l Ecole c est donc envisager une finalité à la fois éducative, sociale et économique.» Jean-François Vincent L OCCE de Savoie, par ses actions, ses projets, ses temps de formation, les services qu il propose, peut vous accompagner dans cette démarche pédagogique et éducative. Quelques rappels très importants L existence des caisses occultes est formellement interdite (décret du 29/12/62) Les coopératives scolaires ne peuvent recevoir des subventions de fonctionnement (achat de fournitures scolaires) de la part des municipalités. Si tel était le cas, vous êtes dans l obligation de prévenir le siège départemental. Dans une école, il peut y avoir plusieurs coopératives de classes: chaque classe gère ses propres fonds. Dans une école, il peut y avoir une seule coopérative d école. Elle regroupe tous les enfants et les enseignants de l école et gère, avec un seul mandataire, l argent de l école. L IEN de circonscription peut vérifier la bonne tenue des comptes de la coopérative. Toute facture doit être au nom de la coopérative et non au nom de l école ou de l enseignant. Toute coopérative doit être obligatoirement couverte par un contrat collectif d assurance (pour les coopératives affiliées à l OCCE: contrat MAIF-MAE/OCCE)

7 Le mandataire L engagement du mandataire Le mandataire adulte est la personne qui représente l Association Départementale au sein d une coopérative ou d un foyer coopératif. Il reçoit mandat (signature par délégation) du Conseil d Administration de l OCCE de Savoie pour : effectuer toutes les opérations bancaires relatives au fonctionnement de la coopérative ou du foyer coopératif, percevoir les subventions destinées à la vie pédagogique et associative de la coopérative, percevoir des dons. Il doit respecter les statuts type et le règlement intérieur de l Association Départementale. Le mandataire est garant d une démarche coopérative. Extrait du formulaire d adhésion à l OCCE de Savoie: Je,soussigné(e), M..., mandataire de la coopérative ou du foyer coopératif de l Office de la Coopération à l Ecole de Savoie reconnais avoir en ma possession: * les statuts de l Association Départementale OCCE73 * un cahier de comptabilité OCCE conforme au plan comptable * un cahier d inventaire des biens acquis par la coopérative ou le foyer m engage conformément aux statuts de l OCCE 85 et de la Fédération OCCE: * à tenir les registres obligatoires de la coopérative scolaire ou du foyer coopératif: cahier de comptabilité OCCE, conforme au plan comptable, cahier d inventaire des biens acquis, cahier des délibérations * à retourner au siège de l OCCE 73 le Compte Rendu Financier Statutaire de l année écoulée et le Bilan d activités de l année écoulée dans le mois qui suit la rentrée scolaire * à ne pas utiliser la coopérative scolaire / le foyer coopératif à des fins personnelles directes ou indirectes. * à effectuer le règlement des cotisations dans le mois qui suit la rentrée scolaire. * à fournir le détail du versement de toutes les subventions reçues, ainsi que l utilisation de celles-ci * à garantir une démarche coopérative dans la vie de la coopérative scolaire ou du foyer coopératif. A... Le...

8 Le mandataire Le rôle du mandataire en début d année Ce que vous devez faire en début d année Renvoyer la fiche «Adhésion » avec votre cotisation. Pour les nouveaux mandataires de la coopérative: envoyer une photocopie de votre carte d identité!!! (recto-verso) et d une facture récente attestant votre domicile personnel. Envoyer le Compte Rendu Financier Statutaire (CRFS/CRA) (de l année n-1) Vous avez jusqu au 1er octobre... date limite d envoi!!! Congé de longue durée En cas de congé de longue durée du mandataire, les documents statutaires de la coopérative n ont pas à être emportés en dehors de l école ou de l établissement. Ils seront confiés à un collègue à qui l OCCE déléguera la signature. En aucun cas, celui-ci ne devra demander directement la signature à l établissement financier gérant le compte de la coopérative. Le futur-mandataire devra contacter l OCCE pour obtenir la délégation de signature et lui fournir une photocopie de sa carte d identité et d une facture récente attestant du domicile personnel L OCCE se chargera alors des démarches nécessaires au changement de signature du compte. Seul l OCCE est habilité à le faire!!!

9 Les comptes Quelques petits conseils... Sur le cahier de comptabilité: (RETKOOP ou fichier Excel) En début d année, bien noter le report du solde de votre compte au 31/08/201. (case grisée de la colonne «Situation générale») À chaque opération (entrées ou sorties) correspond une Pièce Justificative que vous devez numérotée chronologiquement (1ère colonne du cahier intitulé «N de P.J») Ces P.J seront conservée s et classées ( classeur, cahier ) dans l ordre. Vous notez dans le cahier de comptabilité, tableur (1ère page) le montant de l opération en «Entrées» ou «Sorties», puis vous calculez dans la colonne «Situation Générale» le nouveau solde sur votre compte. Ensuite vous ventilez sur le même numéro de ligne dans les «Comptes de produits» ou «Comptes de charges» (2ème page du cahier de comptabilité), le montant de votre opération dans une ou plusieurs colonnes en fonction de la nature de celle-ci ( ex: une somme d argent versée sur le compte peut correspondre à plusieurs objets: des calendriers + des adhésions + 1 subvention de l association de parents la globalité de la somme correspondant à une P.J n x sera ventilée alors dans 3 colonnes sur la même ligne. (idem sur Excel mais calculs automatiques) Faites votre comptabilité au fur et à mesure des opérations, cela prend 5 min!!! Vérifiez les différentes opérations lorsque vous recevez votre relevé d opérations bancaires, cela prend aussi 5 min. Ne vous laissez pas déborder!!! En cas de difficulté, prévenez tout de suite l OCCE de Savoie qui pourra vous aider! Rappel important: La gestion des comptes de la coopérative doit être une gestion publique. Par souci de transparence, les comptes doivent être présentés en Conseil d école. Ceux-ci peuvent être vérifiés par l IEN ou l OCCE. Les parents ont le droit de savoir Les enseignants doivent avoir le souci d informer. Il existe un fichier Excel qui se charge de tous les calculs et vous sort en fin d année scolaire le CRFS!!! Il est gratuit! 9

10 Les documents statutaires les Comptes Rendus Financiers Statutaires (CRFS) et les Comptes Rendus d Activités (CRA) L élaboration du CRFS/CRA est une OBLIGATION STATUTAIRE à laquelle chaque coopérative doit répondre et que chaque mandataire en place doit remplir. Le CRFS/CRA doit IMPERATIVEMENT être envoyé au siège de l OCCE de Vendée au plus tard le 1 er octobre sur l imprimé spécial. Il doit être équilibré: ACTIF=PASSIF. Les comptes de l exercice doivent être approuvés par 2 personnes qui ne sont pas signataires du compte (vérificateurs aux comptes). Une photocopie du dernier relevé (au 31/08/201..) du compte courant doit être fourni à l OCCE 73. Qui est vérificateurs aux comptes? Des enseignants et/ou des parents qui n ont pas tenu la comptabilité afin de ne pas être juge et partie. Ces vérificateurs peuvent être désignés en Assemblée générale ou en Conseil de coopérative. La réunion a obligatoirement lieu à l école: les documents comptables ne doivent pas en sortir. La commission de contrôle; Elle est constituée d élus ou/et de salariés de l OCCE73. Elle garantit la sincérité des documents financiers et des documents comptables qui sont consultés sur place. Par sondage, la Commission vérifie un certain nombre de pièces en recettes et dépenses et se fait présenter les justificatifs. Tous ces documents doivent être signés. En aucun compte elle ne porte jugement sur l utilisation des fonds et des biens Elle vérifie aussi le cahier d inventaire du matériel s il y a lieu qui doit être également signé. 10

11 Le mandataire Le rôle du mandataire en fin d année Le mandataire doit remplir le CRFS et le CRA (Compte Rendu d Activité). Le CRA est un outil indispensable pour nous car nous devons, nous aussi, rendre compte à la Fédération OCCE et au Ministère de la globalité des activités mises en place dans l ensemble des coopératives.c est pourquoi nous vous demandons de remplir avec soin ce CRA et/ou de le compléter sur feuillet libre. En cas de changement de poste du mandataire ou en cas de fermeture de l école L enseignant mandataire d une coopérative scolaire qui change de poste doit laisser à son successeur les documents statutaires de fonctionnement de la coopérative: L exemplaire du règlement de la coopérative approuvé par l OCCE 73 le registre des procès verbaux de réunions le cahier de comptabilité et toutes les pièces justificatives le registre d inventaire des biens acquis par la coopérative le registre d inscription comprenant la liste des adhérents le carnet de chèque et les extraits de compte... Ainsi que le CRFS/CRA de cette année arrêté au 31 août Vous devez aviser l OCCE 73 à la rentrée de septembre (ou avant c est encore mieux!) de votre changement d affectation. Le successeur doit demander à la rentrée: les transferts de signatures des comptes financiers de la coopérative. Seul l OCCE 73 est habilité à effectuer les changement de mandataires auprès des différents organismes bancaires. Vous ne pouvez en aucun cas effectuer ces démarches directement avec votre banque!!! 11

12 Les types de dépenses de la coopérative scolaire Achat s de produit s pour cessions : (correspondant au compte 607) Tous les articles achetés pour être revendus en l état, tels que : Exemples : Calendriers OCCE, photos des photographes uniquement, revues et ouvrages divers (abonnements et livres achetés puis revendus), viennoiseries (ventes dans l établissement), achats groupés permettant d obtenir des tarifs préférentiels Charges des activités éducatives : (correspondant au compte 618) Toutes les dépenses liées aux activités éducatives de l établissement ou de la classe adhérente. Exemples : Frais de sorties, de voyages, de classes transplantées, spectacles Achats de matériels pour fabriquer des objets, vendus ou non Achats pour les journaux scolaires Consommables informatiques pour les activités de la coopérative Achats pour la bibliothèque (livres, revues, abonnements, ) Développement des photos des diverses manifestations et activités Cotisation versée à l OCCE(correspondant au compte 6281) Il s agit des cotisations statutaires versées à l association départementale OCCE Assurances versées : (correspondant au compte 6282) Pour les activités coopératives de l établissement (MAE, MAIF, APAC) Pas de licences. Autres charges :(correspondant au compte 65) Exemples : Toutes les dépenses non éducatives. Frais de timbrage et correspondance, frais bancaire. Licences versées à l USEP Frais engagés lors de fêtes, lotos, tombolas, marchés de noël Charges exceptionnelles : (correspondant au compte 67) Dépenses imprévues, dons, reversement des collectes et opérations de solidarité Achat de biens durables : (correspondant au compte 68) Certains matériels peuvent être utilisés pendant plusieurs années. Ils doivent être enregistrés dans ce compte et dans l inventaire des biens de la coopérative (formulaire à réclamer à l OCCE). Exemples : Equipement informatique léger Appareil photo et audiovisuel Cartes mémoires Jumelles, boussoles Les matériels détruits ou volés peuvent bien sûr être sortis de l inventaire.

13 Les Types de Recettes de la coopérative scolaire Ventes de produits pour cessions : (correspondant au compte 707) Ce sont les ventes des produits cités en charges (607). Il convient bien sûr de noter toutes les ventes, pas seulement les excédents réalisés. Produits des activités éducatives : (correspondant au compte 708) Recettes liées aux activités citées en charges (618) Exemples : Versements des parents pour les sorties et spectacles, ventes de journaux, ventes d objets fabriqués à l école, participations des parents aux goûters. Subventions des collectivités territoriales : (correspondant au compte 741) Uniquement les subventions versées sur les projets par les municipalités, conseils régionaux et généraux, organisme publics. Autres subventions : (correspondant au compte 742) Celles versées par les associations, entreprises,. Autres produits courants : (correspondant au compte 75) Exemples : Recettes des fêtes, tombolas, lotos Versements des parents pour l USEP Aides versées par l OCCE Participation volontaire des familles : (correspondant au compte 756) Montant de la participation à la coopérative expliqué aux parents. Ce versement n est en aucun cas obligatoire et ne peut faire l objet d exclusion! Ces participations ne peuvent servir à régler les frais de fonctionnement de l établissement. Produit financier : (correspondant au compte 76) Les livrets A et tout autre compte de placement étant interdits, ce sont les produits financiers des comptes mutualisés par les banques à la demande de l OCCE et répartis ou non selon décision d Assemblée Générale. Produits exceptionnels : (correspondant au compte 77) Opérations imprévues, dons des parents ou autres (réglementation stricte), remboursement d assurances, reversements suite à des dissolutions de coopératives ou autres associations, collectes et opérations de solidarité organisées par l établissement. 13

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