Appel à projets Initiatives durables REGLEMENT 2016

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1 Appel à projets Initiatives durables REGLEMENT Cadre 2. Appel à projets Article 1 Objectifs Article 2 Profil des candidats Article 3 Apport financier Article 4 Dépenses autorisées Article 5 Conditions de recevabilité Article 6 Critères de sélection Article 7 Procédures administratives 3. En pratique Article 8 Processus de sélection & calendrier Article 9 Composition du jury Article 10 Suivi Article 11 Évaluation du projet Article 12 Modalités de liquidation du subside Article 13 Communication 4. Cadre juridique Article 14 Responsabilités et assurance Article 15 Contestations 5. Contacts utiles Page 1 sur 6

2 1. Cadre Dans le cadre de sa politique de développement durable, de la mise en œuvre de l Agenda 21 Local, et de sa Note de Politique Générale s engageant à «soutenir et amplifier les initiatives de quartiers durables et des associations favorisant la transition écologique», le Collège des Bourgmestre et Échevins de Woluwe-Saint-Pierre lance un appel à projets visant la réalisation d initiatives locales pour le développement durable et la transition sur le territoire de la Commune de Woluwe-Saint-Pierre. Pour cela, il met à disposition des groupes de citoyens un budget total de 4.500, sous la forme d un subside géré par l ASBL Tetra Terre & Conscience. 2. Appel à projets Article 1 Objectifs L objectif général de cet appel à projets est de s inscrire pleinement dans les enjeux planétaires du développement durable en favorisant la participation et la mobilisation citoyennes en faveur d un mode de vie et de développement durable. L objectif spécifique de cet appel à projets est de soutenir des initiatives locales pour le développement durable et la transition par l octroi d un soutien financier aux habitants, associations, organisations qui souhaitent s engager dans la mise en œuvre d actions de cet ordre. Article 2 Profil des candidats L appel est ouvert aux acteurs locaux suivants : Personnes physiques en groupe de 3 à 6 personnes Associations de fait : comités d habitants, quartiers durables, associations, comités de quartier, comités de parents d élèves, associations de commerçants, Associations sans but lucratif (ASBL) Article 3 Apport financier Le montant total disponible pour financer cet appel à projets est de Le budget alloué pour chaque projet ne dépassera pas la somme de et sera déterminé en fonction du nombre et de la qualité des projets sélectionnés. La réalisation matérielle des projets devra se faire de manière autonome. Le soutien matériel se limitera donc à l apport financier décrit ci-dessus. Un maximum de quatre projets seront acceptés pour l appel à projets Les organisateurs se réservent le droit de ne pas attribuer l ensemble du budget de l appel à projets en fonction des candidatures reçues. Article 4 Dépenses autorisées Toutes les dépenses d investissement et de fonctionnement directement liées au projet sont éligibles, à l exclusion des dépenses de personnel de la structure et des frais de gestion inhérents à la structure du porteur de projet (par ex. frais de gestion du compte bancaire de la structure, factures du bureau comptable s occupant de la comptabilité de l organisation, ). Le matériel acheté grâce au subside doit obligatoirement avoir une utilité directe pour la mise en œuvre du projet et servira l intérêt collectif. Page 2 sur 6

3 Article 5 Conditions de recevabilité Les conditions de recevabilité suivantes s appliquent : Les projets doivent être collectifs : min. 3 et max. 6 porteurs de projet (les «porteurs de projet» sont soit l ensemble des personnes du groupe formé pour répondre à l appel à projets soit les personnes identifiées comme les porteurs du projet au sein d une association existante). La moitié au moins des participants doit être domiciliée à Woluwe-Saint-Pierre (soit 2 minimum pour un groupe de 3 ou 4 ; 3 minimum pour un groupe de 5 ou 6 - justificatif de domicile à fournir). Le projet ou l activité doit revêtir un intérêt collectif, être destiné aux habitants et usagers de Woluwe-Saint-Pierre, et se dérouler sur le territoire de la Commune de Woluwe-Saint-Pierre. La mise en place du projet doit commencer avant fin mars Les projets déjà réalisés ne sont pas financés. L aide n est attribuée qu une seule fois pour un même projet. Les porteurs de projets ne peuvent pas être membres du jury et de leur famille, ni avoir participé à la conception, à la réalisation ou à la gestion de l appel. Chaque candidat peut soumettre plusieurs projets lors du lancement de l appel. Chaque candidat ne peut néanmoins être financé qu une seule fois par année. Article 6 Critères de sélection Le jury accordera une importance particulière aux critères suivants : Conformité aux objectifs de cet appel à projets (cf. art. 1) ; L impact du projet sur les habitants du quartier, les résultats attendus ; La faisabilité de la mise en œuvre du projet, notamment un budget et un calendrier réalistes (réalisation courant de l année 2016), ainsi qu une expérience dans le domaine. Le jury prendra ensuite en compte les critères suivants : La plus-value du projet aux niveaux social, économique et écologique ; La dimension collective et participative du projet ; Les garanties de pérennité du projet au-delà de la période de soutien ; Le nombre potentiel de bénéficiaires touchés et/ou de participants impliqués ; L'exemplarité du projet ; L originalité du projet ; Les projets ne percevant pas encore de soutien financier seront privilégiés. Enfin, les autres critères qui constituent des atouts sont : L'hétérogénéité des bénéficiaires (prise en compte du genre et des dimensions intergénérationnelle et interculturelle) ; Article 7 Un partenariat entre plusieurs acteurs. Procédures administratives Le formulaire de candidature qui figure en annexe doit être envoyé par voie postale (cachet de la poste faisant foi) ou électronique au plus tard le dimanche 22 novembre 2015 à l ASBL TETRA (cf. Chapitre 5. Contacts utiles). Les candidats qui souhaitent soumettre un projet, sont priés de remplir ce formulaire de candidature et d'y joindre obligatoirement les documents suivants : Page 3 sur 6

4 o Pour tous (particuliers, associations de fait et associations sans but lucratif (ASBL)) : o le formulaire de participation dûment complété ; une copie de la carte d identité des 3 à 6 personnes porteurs de projet et une copie d un justificatif de domicile pour les personnes résidants à Woluwe-Saint-Pierre (par ex : preuve d'adresse remis avec la carte d identité, contrat de bail, factures, ) une copie du règlement de l appel à projets marquée «Lu et approuvé», datée et signée par tous les porteurs de projet (pour les particuliers et associations de fait) ou par les personnes dûment mandatées pour la représenter, pour les ASBL ; si le projet implique un tiers, un accord de principe de la part de celui-ci (cf. formulaire pour les détails). Pour les associations de fait et associations sans but lucratif (ASBL)) (en complément) (non nécessaire si ces documents ont déjà été transmis à la Commune de Woluwe-Saint-Pierre dans le cadre des activités du service Agenda 21-Développpement durable) : les statuts de l association ; le rapport d'activités le plus récent ; le dernier procès-verbal de réunion (procès-verbal de Conseil d administration et procès-verbal d Assemblé générale pour les ASBL) ; la plus récente gestion de caisse ou les plus récents comptes de résultat et bilan (pour les ASBL, avec attestation de remise de ces comptes au greffe) ; le nombre d adhérents. 3. En pratique Article 8 Processus de sélection & calendrier Dimanche 22 novembre 2015 à minuit : Date limite de remise des dossiers de candidature. Phase 1 Vérification des dossiers transmis : l ASBL TETRA examine si les dossiers reçus sont conformes au présent règlement. Les dossiers incomplets, les dossiers sans les annexes requises et les dossiers introduits après la date de clôture seront considérés comme irrecevables. Phase 2 Décision du jury : mi-décembre et sur base des critères de sélection mentionnés à l Article 6 du présent règlement, le jury désigne à huis clos les lauréats et les montants alloués. Phase 3 Réalisation des projets : les lauréats doivent démarrer leurs projets avant fin mars 2016, et l avoir réalisé pour le 31 décembre 2016 au plus tard (dernière date limite pour la réalisation de dépenses). Phase 4 Rapport final : pour le 31 janvier 2017 au plus tard. Article 9 Composition du jury Le jury sera composé de personnes issues de l ASBL TETRA et des services communaux de la Commune de Woluwe-Saint-Pierre, à savoir : - Service Développement durable de Woluwe-Saint-Pierre - Service Environnement - Service des Classes moyennes et de l Animation - Service de l Action Sociale - Echevinat du Développement durable - Bourgmestre ou son représentant Cette liste n est pas exhaustive et le jury peut être élargi en fonction de la nature des projets reçus. Page 4 sur 6

5 Article 10 Suivi La Commune de Woluwe-Saint-Pierre, l ASBL TETRA, ou un expert désigné par elles, en fonction de la nature des projets, pourra effectuer un suivi régulier des projets sélectionnés. Deux réunions d accompagnement auront lieu au cours du projet. La Commune et l ASBL TETRA pourront à tout moment demander aux lauréats d accéder aux projets et aux informations s y rapportant. Article 11 Évaluation du projet Les lauréats s engagent à communiquer dans le mois qui suit la clôture du projet (pour le 31 janvier 2017 au plus tard) un rapport détaillé décrivant les activités menées durant le projet ainsi qu un rapport financier final comprenant toutes les pièces justificatives (factures, tickets de caisse, versements, autre). À défaut, les lauréats seront tenus de restituer le montant versé. Ce rapport contiendra obligatoirement un compte-rendu technique et financier détaillant : - Les résultats de l action avec notamment des photos («avant-après» si cela est pertinent) ou un reportage photos - Un budget définitif de l opération sous forme d un tableau (recettes/dépenses) - (cf. modèle à utiliser dans le formulaire) - L ensemble des pièces justificatives relatives aux dépenses faites avec le subside pour le projet (cf. modèle à utiliser en annexe du formulaire) - Deux indicateurs quantitatifs et tout autre élément d ordre qualitatif permettant d illustrer la mise en œuvre de l action et l évaluation du résultat. Tout élément de justificatif financier pourra faire l objet d une demande de précision. Article 12 Modalités de liquidation du subside Le subside est liquidé à 50% par l ASBL TETRA dès la décision d octroi du jury. La seconde partie du subside (50 %) sera liquidée après remise de l évaluation du projet (cf. Article 11). Sauf si le manquement est dû à un cas de force majeure et qu il en apporte la preuve, le bénéficiaire du subside est tenu de rembourser la somme perçue, à l expiration d un délai de quinze jours suivant l envoi d une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure : en cas de non-exécution totale ou partielle du projet dans les délais prévus par ce règlement (cf. Article 8 Processus de sélection & calendrier), s il n a pas rempli ses engagements, s il est constaté que le subside octroyé n a pas été utilisé conformément aux fins pour lesquelles il a été octroyé, si le projet mené ne justifie plus l'aide financière, si un autre subventionnement a été octroyé pour une même dépense, en cas de non-respect des modalités et règles prescrites par le présent règlement, en cas d'erreur manifeste dans les comptes remis par le bénéficiaire du subside. A défaut, après mise en demeure par lettre recommandée à la poste, la somme due portera intérêt au taux légal. L ASBL TETRA se réserve le droit de recouvrir ce montant par toutes voies de droit. Au cas où le porteur se dissout dans les douze (12) mois qui suivent le versement du subside, le matériel acheté dans le cadre de ce subside sera remis à la Commune de Woluwe-Saint-Pierre qui le mettra à disposition de comités de quartier ou groupes d habitants. Page 5 sur 6

6 Article 13 Communication L appel à projets et les projets mis en œuvre font l objet d une communication publique par la Commune de Woluwe-Saint-Pierre et l ASBL Tetra. Toute communication effectuée par le lauréat doit reproduire le logo de l ASBL TETRA-Terre&Conscience, de la Commune et de l Agenda 21, et mentionner «avec le soutien de l ASBL TETRA-Terre&Conscience et de la Commune de Woluwe-Saint-Pierre». Les lauréats s engagent à être disponibles pour participer le cas échéant à des réunions d échanges et à des événements de présentation des projets. 4. Cadre juridique Article 14 Responsabilités et assurance L ASBL TETRA ne pourra en aucun cas être tenue responsable si, pour des raisons indépendantes de sa volonté, l appel à projets devait être modifié, reporté ou annulé partiellement ou totalement. La Commune de Woluwe-Saint-Pierre et l ASBL TETRA ne peuvent être tenues responsables en aucune manière des éventuels dommages et des conditions dans lesquelles se réalise le projet. Les candidats s engagent à prendre les dispositions réglementaires et les assurances nécessaires à la réalisation du projet. Article 15 Contestations La participation au concours entraîne l acceptation pure et simple du présent règlement, en tous ses termes. Le non-respect des conditions de participation énoncées dans ce règlement entrainera la nullité de la participation. Tout litige relatif à l existence, l interprétation ou l exécution du présent règlement est de la compétence exclusive des cours et tribunaux de Bruxelles. 5. Contacts utiles Les informations relatives à cet appel à projets et le formulaire de candidature sont disponibles auprès de l ASBL TETRA TETRA ASBL Contacter de préférence par Rue Kelle, Bruxelles Tél: 02/ (9h30 12h30 les mardis et vendredis) Pour les questions liées à la Commune (demande d accord de principe pour occupation de l espace public ou d un espace vert, etc.)) Service Agenda 21 de la Commune de Woluwe- Saint-Pierre Mme Bénédicte PAULY Chargée de mission développement durable et Agenda 21 local Avenue Charles Thielemans, Bruxelles Tél : 02/ Le service Agenda 21 suivra les projets en collaboration avec l ASBL TETRA. Page 6 sur 6

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