Etude ROI. Return On Investment. 5 avril 2013

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1 Etude ROI Return On Investment 5 avril

2 Partenaires de l action 2

3 Historique Demande exprimée par les industriels lors de la 1 ère rencontre de la filière (juin 2007) Identification et implication du Pôle de Sciences de Gestion de l Université Bordeaux IV (septembre 2007 Mars 2008) Rédaction du cahier des charges et chiffrage de l étude en collaboration avec le groupe Médipartenaires. (Avril 2008 octobre 2008) Ouverture aux industriels extra-régionaux présentation devant les membres du LESSIS. (novembre 2008 Mars 2009). Reconfiguration du projet (Avril 2009 septembre 2009) Sélection finale des participants à l étude (octobre 2009 Mars 2010) Instruction de la demande de financement auprès du Conseil Régional d Aquitaine (Avril 2010 juillet 2010) 3

4 Historique Un Financement du Conseil Régional d Aquitaine à hauteur de 50% du coût de l étude (145 k ) voté le 17 juillet Un démarrage de l étude en juillet entreprises participantes :, WEB100T, KILAB, IMAGINE Editions et SIGEMS Réalisation d études individuelles spécifiques à chaque entreprise sur un de leurs produits. Intervention de 2 opérateurs : L équipe de recherche en management bancaire et financier (Expert en ROI) de l Institut Régional de Recherche en Gestion des Organisations et COSILOG (Expert en Systèmes d Informations) 4

5 L objectif fixé pour les résultats Ils seront propriété de l entreprise et spécifiques à la solution logicielle évaluée. Ils ne prendront en compte que les segments de gains valorisables ou quantifiables (dans une certaine mesure) d une solution logicielle. Il ne s agira pas d une valeur exacte du ROI dans l absolu mais d une évaluation exploitable dans un argumentaire marketing et commercial vis-à-vis des utilisateurs. 5

6 La méthodologie Objectif : mener une démarche concrète et constater des résultats. Approche : dans les processus choisis, inventorier les indicateurs de gains et de coûts liés à l usage du produit. Identifier les fonctions cibles du logiciel et réaliser un inventaire détaillé des fonctionnalités «utiles» et des gains apportés Mesurer la nature réelle des coûts affectés avant et après implémentation des fonctionnalités identifiées Détermination du ROI sur la base des résultats obtenus Pilotage du projet : Equipe mixant les compétences métier «santé» et «financières» 6

7 La méthodologie Identifier les fonctions cibles du logiciel et réaliser un inventaire détaillé des fonctionnalités «utiles» et des gains apportés Analyser la nature des coûts affectés avant et après implémentation des fonctionnalités identifiées Détermination du ROI sur la base des résultats obtenus Pilotage du projet : Equipe mixant les compétences métier «santé» et «financières» 7

8 La méthode d évaluation du ROI retenue Le sujet posé est classique en finance d entreprise Les entreprises réalisent des investissements immatériels (logiciels, brevets, R&D ) dont il est souvent difficile d évaluer a priori la rentabilité. Ces actifs immatériels représentent aujourd hui des éléments constitutifs de ce qui fait la valeur de l entreprise et il est bien difficile de les valoriser Le modèle d estimation est largement utilisé et éprouvé en finance nécessitant de collecter des données sur Le montant de l investissement de départ Les flux financiers supplémentaires dégagés grâce à l investissement : augmentations de revenus et économies de coûts Il permet de dégager plusieurs indicateurs ROI mesuré en année ou en mois Taux de Rendement Interne (TRI) de l investissement à posteriori Les flux nets de trésorerie dégagés par l investissement 8

9 La méthode d évaluation du ROI retenue Enjeux et difficultés de la méthode Recueillir des informations et des données les plus précises possibles dans les entreprises étudiées Prise en compte de l ensemble des facteurs générant des coûts supplémentaires, prise en compte des économies de coûts certaines et évaluables : hypothèses «stressées» Evaluation des conséquences financières des risques associés aux SI Impacts favorables avec la réduction des risques d erreur par les utilisateurs Impacts défavorables liés aux dysfonctionnement toujours possibles des outils informatiques. 9

10 La méthode d évaluation du ROI retenue Le modèle de calcul peut être présenté comme suit : * VAN (I) = - I 0 + Cash flows annuels actualisés I 0 : est l investissement initial CFi : est le cash flow annuel généré par l investissement t : est le taux d actualisation donné par la formule du Medaf La formule de calcul du ROI sera dérivée de cette formule de base. TRI : Taux de rendement moyen du projet Pay-back : délai nécessaire pour récupérer l investissement initial 10

11 La mise en œuvre de la méthode KI LAB Logiciel Globule Dans le cadre de l étude du ROI une enquête a été réalisée auprès des utilisateurs du logiciel. L évaluation, fondée sur des entretiens terrains, porte sur ses fonctionnalités. Celles-ci doivent notamment permettre un «gain» de temps. L évaluation se fait par une conversion du temps gagné en fraction d heure selon les fonctionnalités du logiciel. Ce gain numéraire est comparé aux coûts induits par l acquisition, l appropriation et l entretien du logiciel. Le temps gagné grâce au logiciel est employé selon les priorités des différents utilisateurs. Notamment dans la qualité de la relation avec les usagers et/ou bénéficiaires et du traitement des dossiers. 11

12 La mise en œuvre de la méthode KI LAB Logiciel Globule L étude a porté sur deux études de cas : un foyer d accueil médicalisé et une association d aide à l enfance. Les coûts d investissement comprennent le matériel informatique et la téléphonie (Iphones) nécessaires pour le déploiement du logiciel. Les coûts de déploiement initiaux sont valorisés en temps main-d œuvre et taux horaire par catégorie de personnel concerné. Les coûts d exploitation concernent l abonnement annuel de l établissement, la part proportionnelle à l usager, le contrat de maintenance informatique, la prestation de service de formation continue sur un mode annuel et le coût du temps d indisponibilité du personnel pour ces temps de formation. 12

13 La mise en œuvre de la méthode KI LAB Logiciel Globule La confrontation entre les fonctionnalités recensées et les usages déclarés et constatés auprès des personnes interviewées fait apparaître des gains essentiellement au niveau des opérations de synthèse, de restitution et de diffusion de l information. La fonctionnalité de saisie vocale, proposée par le logiciel n a pas encore été mise en œuvre dans chacune des 2 études de cas réalisées et n a donc pas été valorisée. Les principaux gains sont obtenus par les économies de temps d accès aux documents et aux travaux de synthèse statistique et au suivi des activités occupationnelles pour le cas du foyer occupationnel. 13

14 KI LAB Logiciel Globule Association d aide à l enfance 14

15 KI LAB Logiciel Globule Foyer d accueil médicalisé 15

16 La mise en œuvre de la méthode WEB 100T L enquête a été réalisée auprès de deux établissements utilisateurs du logiciel. Les fonctionnalités proposent une solution d aide au codage des diagnostics, actes et diverses variables médicales (IGS, DDR ) dans le domaine du programme de médicalisation des systèmes d information (PMSI) et dans le cadre de la tarification à l activité (T2A) permettant une correcte valorisation du séjour des patients. C est cet apport qui a été analysé pour mesurer financièrement les gains liés à l utilisation de WEB100T. L évaluation se fait dans le cadre de la réglementation de la T2A, par une conversion des activités recensées en recettes. Ces recettes sont ensuite comparées aux coûts induits par l acquisition, l appropriation et l entretien du logiciel. 16

17 La mise en œuvre de la méthode WEB 100T L introduction du logiciel auprès du CH de Beauvais et le CHR de Metz. Ces deux études de cas ont été menées à partir d analyses de documents chiffrés, d entretiens menés en deux temps, sur site et par téléphone et par observations participantes sur site pour suivre les fonctionnalités du logiciel et appréhender le chiffrage des gains. L investissement initial comprend aussi les dépenses de formation, évaluées en temps de formation du personnel. Ces temps d immobilisation dus à la formation ont été décomptés par catégorie de personnel concerné. 17

18 La mise en œuvre de la méthode WEB 100T Les coûts d exploitation concernent l abonnement pour la maintenance annuelle de l établissement, la prestation de service de formation continue sur un mode annuel et le coût du temps d indisponibilité du personnel pour ces temps de formation. La confrontation entre les fonctionnalités recensées dans la partie «fonctionnalités» et les usages déclarés et constatés auprès des personnes interviewées font apparaître des gains essentiellement au niveau des RSS revalorisés et de la fonction amélioration du codage. 18

19 WEB 100T CH Beauvais

20 WEB 100T CHR Metz Cash flow annuels cumulés Metz Années

21 La mise en œuvre de la méthode Imagine HelloDoc Une enquête a été réalisée auprès des médecins utilisateurs. L évaluation, fondée sur les réponses et sur des entretiens auprès des médecins, porte sur les fonctionnalités du logiciel. Celles-ci doivent notamment permettre un «gain» de temps. C est cette variable qui a été mobilisée pour mesurer financièrement les gains liés à l utilisation de HelloDoc. L évaluation se fait par une conversion du temps gagné en fraction d une consultation en euros. Ce gain numéraire est comparé aux coûts directs/indirects induits par l acquisition, l appropriation et l entretien du logiciel. Le temps gagné grâce au logiciel est employé selon les priorités du médecin. Dans l ensemble, ils affirment l employer dans la qualité de la consultation (temps consacré) et/ou dans le traitement du dossier des patients. 21

22 La mise en œuvre de la méthode Imagine HelloDoc Les coûts d introduction d un logiciel informatique médical ne doivent pas être sousestimés. Le temps d apprentissage, d ajustement, d articulation des équipes existe bel et bien. Témoigné par les médecins interrogés lors de la phase préliminaire, avant l établissement du questionnaire. Et également caractérisé lors de la phase de vérification des résultats obtenus par les questionnaires. L investissement initial comprend le logiciel lui-même mais intègre aussi un support de sauvegarde informatique. Amortissements (usure/consommation) des investissements matériels. L étude a retenu une hypothèse de remplacement de l ensemble du matériel informatique pour «accueillir» le nouveau logiciel informatique. Temps d appropriation. Ce temps s impose aux médecins pour connaitre et utiliser le logiciel lui même. Il vient après un temps de formation qui a par ailleurs été comptabilisé. Dépannage informatique, le temps d une remise à la formation à Hellodoc, le forfait maintenance service + l accès (forfait) à Vidal expert. 22

23 L enquête s est déroulée en trois phases : La mise en œuvre de la méthode 1 ère phase exploratoire : constitution d un questionnaire à partir d entretiens avec des experts : concepteur du logiciel et auprès d une dizaine de médecins généralistes et spécialistes. Ces entretiens ont permis notamment de déterminer des fourchettes de gain / perte de temps, communément admises, par l utilisation des fonctionnalités des logiciels. 2 e phase exploitation : finalisation, administration et exploitation du questionnaire. Le nombre de questionnaires répondus par les professionnels de santé (échantillon), après deux rappels, s élève à 128. Soit un taux de réponse de 7qui est en accord avec les taux de réponse des études de même nature : L «utilisateur type» de HelloDoc est un médecin généraliste (70% de l échantillon) exerçant dans le secteur I (91%), utilisant la gamme Universel (37%) sur un seul poste (62%). 3 e phase confirmatoire : elle a consisté à confronter les résultats obtenus (temps de gain et de perte) pour chaque fonctionnalité des logiciels analysés auprès de 5 médecins généralistes et spécialistes. Cette phase a permis de valider les résultats statistiques dégagés par l exploitation du questionnaire. 23

24 Imagine Version Universel Cash flow annuel cumulés Universel Années

25 Quelles conclusions et quelles perspectives? Sur trois cas nous ne pouvons pas faire de conclusions scientifiques sur l utilisation des TIC dans les établissements de soin mais lorsqu on confronte ces résultats avec ceux obtenus dans le domaine des activités de services, ces résultats ne surprennent pas : La rapidité des délais de ROI malgré l introduction d éléments de coûts : formation et appropriation des outils, coordination des acteurs Les gains réalisés La nature des économies réalisées en terme d économie de temps en relation avec les fonctionnalités utilisées : gestion et diffusion de l information, traitement des données chez les utilisateurs de logiciels La mise en évidence de modèles économiques fondés sur Internet et les accès en ligne où du coup l investissement initial pour l utilisateur reste minime, la formule est celle de l abonnement Il devient alors indispensable pour les utilisateurs de faire une étude de type ROI pour valider leurs choix en matière de solution logiciel. 25

26 Quelles conclusions et quelles perspectives? Des outils dont le potentiel nous paraît parfois sous exploité en raison des difficultés pour faire accepter de nouveaux modes de fonctionnement. Pour exploiter encore davantage les potentialités et les fonctionnalités de ces outils les organisations qui les introduisent doivent avoir conscience que cela ne se décrète pas et qu il faute engager de véritable programme de gestion du changement, en particulier dans les structures publiques, pour davantage concrétiser le potentiel de ces nouveaux dispositifs 26

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