Dossier de consultation Assurances Règlement de la consultation

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1 CLAIRSIENNE 223, Avenue Emile Counord BORDEAUX CEDEX Dossier de consultation Assurances Règlement de la consultation

2 Règlement de la consultation Objet du marché : Polices d assurance de CLAIRSIENNE et conseil en assurance La présente consultation est lancée par : CLAIRSIENNE dont le siège social est sis : 223, Avenue Emile Counord, BORDEAUX CEDEX. Pouvoir Adjudicateur : CLAIRSIENNE 223, Avenue Emile Counord BORDEAUX CEDEX Contact : CLAIRSIENNE Monsieur Bory LAYDEKER Directeur des Programmes Construction 223, Avenue Emile Counord BORDEAUX CEDEX Article 1 er - Objet et conditions de la consultation 1-1. Objet et quantités du marché Objet du marché Le marché a pour objet de confier à un professionnel de l assurance la gestion des polices de CLAIRSIENNE et le placement des risques à 100%, ainsi qu une mission de conseil et d accompagnement. Lieu d exécution : l ensemble du territoire de la compétence de CLAIRSIENNE. Il s agit d un marché de prestations de services. Les prestations sont-elles réservées à une profession particulière? oui non 2

3 En application des articles L et L du Code des Assurances, l'exercice de la profession est impérativement réservée à des sociétés d'assurances et/ou des intermédiaires d'assurances. Les sociétés d assurance peuvent se présenter, soit directement, soit par l intermédiaire d un agent général, soit par l intermédiaire d un courtier mandataire. Dans ce dernier cas, le mandataire doit produire le mandat l habilitant à s engager au nom de la société d assurance Quantités globales Les prestations et les quantités détaillées à fournir sont décrites dans les cahiers des charges techniques. Les quantités globales (sur toute la durée du marché) sont fixées dans les cahiers des charges techniques Marchés ultérieurs éventuels 1-2. Procédure La présente consultation est lancée selon la procédure d appel d offres ouvert (procédure relevant de l'ordonnance n du 6 juin 2005 et du Décret d'application n du 30 décembre 2005). Son calendrier prévisionnel est le suivant : - début novembre 2012 : envoi de l avis de marché ; - 26 décembre 2012 (12h) : date limite de réception des candidatures et des offres ; - 1 er mars 2013 : prise d effet des garanties ; - début 2013 : réunion technique avec l (les) attributaire(s) du (des) lot(s) Divers Le marché objet de la présente consultation n est pas une convention de prix associée à un marché type. La durée de validité de l offre des candidats est de 120 jours à compter de la date limite de remise des candidatures et des offres. A titre indicatif, les prestations commenceront le 1 er mars

4 1-4. Sélection des candidats Les candidats ont-ils déjà été sélectionnés à la date d envoi du présent document? oui non Article 2 - Fractionnement de l opération 2-1. Marchés à bons de commande 2-2. Marchés à tranches conditionnelles 2-3. Décomposition en phases 2-4. Allotissement et groupement d entreprises Oui, 2 lots Périmètre de la consultation Programme d assurances : - LOT 1 : Dommages Ouvrage (avec RC Constructeur Non Réalisateur) - LOT 2 : Tous Risques Chantier (avec RC Maître d Ouvrage) La description et l étendue du présent marché sont précisées au cahier des charges technique afférent à chacun des lots Limitation du nombre d offres par candidat 4

5 Article 3 - Durée du marché ou délai d exécution La durée du marché est fixée à compter du 1 er mars 2013 à 4 (quatre) ans, avec possibilité de résiliation annuelle moyennant le respect d un préavis de 4 mois pour chacune des parties. Article 4 - Options Dans tous les cas, les candidats devront obligatoirement répondre à la Solution de Base, sous peine de caducité de leur offre. Pour certaines catégories d assurances, les candidats sont invités à chiffrer des Options définies par le Pouvoir Adjudicateur. Les réserves (et améliorations) sont admises et devront faire l objet d une note récapitulative annexée à l acte d engagement du dossier de consultation (cf. document joint). Article 5 - Compléments apportés au cahier des charges technique Les candidats n ont pas à apporter de compléments au cahier des charges technique. Article 6 - Dossier de consultation (DCE) 6-1. Contenu du dossier de consultation Le présent dossier de consultation remis à titre gratuit comporte les documents suivants : - Le règlement de la consultation - L acte d engagement, pour chaque catégorie d assurance - La présentation des risques, pour chaque catégorie d assurance - Le programme d assurance, pour chaque catégorie d assurance - La convention de prestations de services - La note récapitulative des réserves et améliorations (+ note récapitulative de tarification) - Les annexes. 5

6 6-2. Renseignements complémentaires sur le DCE Au cours de l établissement de son offre, chaque candidat est tenu de signaler toutes les anomalies, erreurs ou omissions qu il aura relevées à la lecture des pièces constitutives du dossier de consultation. Le titulaire ne pourra en aucun cas se prévaloir de ces erreurs, omissions ou anomalies pour se soustraire à l une quelconque de ses obligations. Des renseignements complémentaires pourront être communiqués aux candidats par le Pouvoir Adjudicateur au plus tard 15 (quinze) jours avant la date limite fixée pour la réception des candidatures et des offres. Ces renseignements complémentaires pourront être diffusés : - soit à la suite d une demande d un candidat formulée par écrit à l adresse suivante : CLAIRSIENNE Direction des Programmes Construction 223, Avenue Emile Counord BORDEAUX CEDEX b.laydeker@clairsienne.fr N de télécopie : au plus tard 10 (dix) jours avant la date limite fixée pour la réception des candidatures et des offres. - soit à la suite d une modification de détail ou d une précision apportée au DCE par le Pouvoir Adjudicateur. Les candidats devront répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. Si pendant l étude du dossier par les candidats, la date limite fixée pour la remise des candidatures et des offres est reportée, les dispositions précédentes sont applicables en fonction de cette nouvelle date. Article 7 - Visite de sites ou consultation sur place de documents complémentaires 6

7 Article 8 - Présentation des candidatures et des offres Les offres et tous les documents relatifs à la présente consultation seront obligatoirement rédigés en français En appel d offres ouvert DOSSIER "CANDIDATURE" : Les candidats auront à produire un dossier complet comprenant impérativement les pièces suivantes, datées et signées par eux (intermédiaires, assureurs et coassureurs le cas échéant) (attention : chaque contractant devra fournir un dossier administratif complet). Forme juridique de l'attributaire Aucune forme de groupement n'est imposée par le Pouvoir Adjudicateur. Le Pouvoir Adjudicateur interdit aux candidats de présenter leurs offres en agissant à la fois en qualité de candidats individuels et de membres d'un ou plusieurs groupements. En cas d'attribution du marché à un groupement conjoint, le mandataire du groupement sera solidaire, pour l'exécution du marché, de chacun des membres du groupement pour ses obligations contractuelles. Dans ce dossier "candidature" est exigé l ensemble des documents énumérés ciaprès s agissant notamment de la situation juridique, des capacités économiques et financières mais également techniques des candidats. Situation juridique Fourniture des éléments décrits ci-dessous. Lettre de candidature (imprimé DC1). La lettre de candidature sera signée par chaque membre du groupement et par le mandataire dûment habilité. Déclaration du candidat (imprimé DC2). Les pouvoirs de la personne habilitée à signer. Copie du ou des jugements prononcés, si le candidat est en redressement judiciaire. La forme juridique du candidat : assureurs directs, intermédiaires d'assurances (agents généraux et courtiers). En application du 2 de l'article R du Code du Travail, l'extrait d'inscription au registre de la profession ou la carte d'identification (registre du commerce et des sociétés, répertoire des métiers...), pour les personnes physiques ou morales nouvellement créées un récépissé de dépôt de déclaration auprès d'un centre de formalités des entreprises. Pour les courtiers, attestation prévue au Code des Assurances (articles L et L du Code des Assurances) émanant de l'assureur avec le montant 7

8 des garanties, franchises et indication que l'assuré est à jour de ses cotisations. En application des articles L.310-1, L et L du Code des Assurances, l'exercice de la profession est impérativement réservé à des sociétés d'assurances et/ou des intermédiaires d'assurances. Attestation sur le travail des personnes handicapées. Capacité économique et financière Renseignements et formalités nécessaires pour évaluer si ces exigences sont remplies. Déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les services d'assurances objet du marché (primes ou cotisations hors taxes pour les assureurs directs, commissions et honoraires pour les intermédiaires), réalisés au cours des 3 derniers exercices disponibles. Capacité technique Renseignements et formalités nécessaires pour évaluer si ces exigences sont remplies. Mémoire justificatif précisant notamment les moyens techniques dont dispose le candidat pour l exécution de la prestation, la méthodologie de gestion des contrats et des sinistres dont : - déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pour chacune des 3 dernières années ; - certificats de qualifications professionnelles (la capacité du candidat peut être apportée par tous moyens, notamment par des certificats d'identité professionnelle attestant la compétence du candidat) ; - présentation des principaux services d'assurances fournis aux cours des 3 dernières années en rapport avec l'objet du marché, indiquant (si possible) le montant, la date et le destinataire public ou privé. Pour justifier de ses capacités professionnelles, techniques et financières, le candidat peut demander que soient également prises en compte les capacités professionnelles, techniques et financières d'autres opérateurs économiques, quelle que soit la nature juridique des liens existants entre cet autre opérateur et lui. Dans ce cas, il devra produire les mêmes documents que ceux qui lui sont exigés ainsi qu'un engagement écrit de l'opérateur économique prouvant que le candidat en dispose pour l'exécution du marché. Attention : Si le candidat vient à être désigné, il disposera d un délai maximum de 7 jours francs à compter de la réception de la demande, faite par CLAIRSIENNE pour produire ses attestations officielles attestant de sa moralité fiscale et sociale. 8

9 Les certificats attestant de la moralité fiscale et sociale sont à demander aux administrations concernées. Ces administrations peuvent mettre plusieurs semaines pour produire ces attestations. Il est donc fortement recommandé aux candidats de demander ces attestations bien avant la date de remise des offres afin d être prêts à pouvoir produire ces pièces dans le délai imparti par CLAIRSIENNE. DOSSIER "OFFRE TECHNIQUE" : Celui-ci contiendra les pièces suivantes L acte d engagement, complété, daté et signé ; (précision complémentaire relative au support physique électronique : l acte d engagement sera impérativement enregistré en format word et en format PDF) ; Les conditions (complètes) d assurance ; La convention de prestations de services, complétée, datée et signée ; La note récapitulative des réserves et améliorations (précision complémentaire relative au support physique électronique : la note récapitulative sera impérativement enregistrée en format word et en format PDF) ; Le Cahier des Clauses Administratives Particulières, paraphé. ATTENTION : les candidats sont libres de répondre à un ou plusieurs lots, CLAIRSIENNE se réserve le droit d attribuer le marché : - lot par lot, donc à plusieurs prestataires potentiels, - ou dans son intégralité à un prestataire unique En appel d offres restreint 9

10 Article 9 - Condition d envoi ou de remise des offres 9-1. Forme des plis Les offres seront remises en double exemplaire (+ un support physique électronique CD-ROM ou clé USB ), exclusivement dans un pli cacheté portant de manière facilement lisible la mention : - objet du marché : Polices d assurance de CLAIRSIENNE et conseil en assurance - Procédure appel d offres ouvert - «NE PAS OUVRIR» Toutes ces mentions sont exigées à peine de déclaration d irrecevabilité des plis. Les plis omettant une de ces indications sont rendus sans avoir été ouverts. Les offres déposées sous enveloppe non cachetées seront rejetées Remise des plis Modalités de remise des plis La remise d un pli est effectuée par chaque candidat à titre gratuit, sans qu il puisse prétendre à une quelconque rétribution du simple fait d avoir soumissionné. Les plis sont transmis sur support papier, sous forme d un original identifié comme tel, accompagné : de deux copies sur support papier (un exemplaire relié et non relié) ; d une copie sur support physique électronique (CD-ROM, Clé USB), lisible sur Windows (le candidat veillera à communiquer des fichiers dans des formats standard et pérennes (RTF, XML, PDF, JPG, ou équivalent, doc, xls ou tout format issu des suites bureautiques Open Office, MS office ou équivalent). En cas de contradiction, la version originale prévaut. Les candidats transmettront ou remettront leur(s) offre(s) sous pli cacheté, contenant de une à trois enveloppes également cachetées, en fonction du nombre de lots auquel ils ont été admis à soumissionner (une offre par lot et donc une enveloppe intérieure par lot). 10

11 1. L enveloppe intérieure contiendra l offre conformément à l article 8 du présent règlement de la consultation. Elle portera les mentions suivantes : Enveloppe intérieure : Offre pour le marché Assurances Lot n [ ] (à compléter) Nom et Adresse du candidat : L attention des candidats est attirée sur la nécessité d indiquer leur nom et adresse sur cette enveloppe. 2. L enveloppe extérieure portera l adresse et les mentions suivantes : CLAIRSIENNE A l attention de Monsieur Bory LAYDEKER Direction des Programmes Construction 223, Avenue Emile Counord BORDEAUX CEDEX Offre pour Assurances NE PAS OUVRIR AVANT LA SEANCE D OUVERTURE DES PLIS. Nom et Adresse du candidat La transmission électronique des plis est autorisée dans le cadre de la consultation. Les plis devront être remis à l adresse ci-dessus soit sur place contre récépissé mentionnant les dates et heures de remise, entre 9 heures et 12 heures et 14 heures et 17 heures, soit transmis par lettre recommandée avec demande d avis de réception postal. Les dossiers qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites fixées ci-après ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus ; ils seront renvoyés à leur auteur. Les plis sont acheminés aux frais et risques des candidats. Les plis doivent parvenir à CLAIRSIENNE avant la date et l heure limites suivantes, faute de quoi, ils ne seront pas ouverts et seront renvoyés à leurs auteurs. - DATE LIMITE : 26 DECEMBRE HEURE LIMITE : 12H00 11

12 Échantillons 9-3. Complément du dossier de candidature Article 10 - Jugement des candidatures et des offres Critères de sélection des candidatures Les critères de sélection sont les suivants : - dossier présentant toutes les informations utiles, les moyens (humains et matériels) mis à la disposition pour accomplir la mission et services offerts ; - conformité administrative du dossier de candidature ; - garanties techniques et financières suffisantes Critères de choix des offres Les critères de choix des offres sont les suivants : - valeur technique ; - prix du marché. Jugement des offres : notation et pondération L offre la mieux disante sera choisie sur la base des critères suivants, pondérés comme suit (par ordre de priorité décroissante) : Valeur technique (pondération 40%), c est-à-dire le respect des éléments technico-juridiques définis. Notée sur 10, au vu des éléments suivants : - 6 points concernant le respect des montants de garanties et des niveaux de franchise (cf. conditions particulières) ; - 4 points concernant le respect des éléments technico-juridiques du cahier des charges (conditions d assurance, conditions d octroi des garanties ; clauses, définitions, ). Prix du marché (pondération 60%), c est-à-dire la tarification proposée. Le critère "prix" est apprécié selon la formule ci-dessous : Prix du candidat prix minimum = la note obtenue est soustraite à 10 prix minimum / 10 12

13 Les offres faisant l objet d une note seront alors classées dans un ordre décroissant. L offre la mieux classée sera retenue. Si le candidat attributaire présente une offre en apérition, il devra dans un délai de 15 jours à compter de la réception de la demande, produire les justificatifs du placement de l assurance à 100%. Si le candidat retenu ne peut produire les justificatifs dudit placement, dans le délai fixé par CLAIRSIENNE, son offre sera rejetée. L élimination du candidat sera prononcée par le Pouvoir Adjudicateur qui présentera la même demande au candidat suivant dans le classement des offres Régimes préférentiels Discordance dans l offre de prix forfaitaires Discordance dans l offre de prix unitaires Article 11 - Remise des justificatifs administratifs par l attributaire du marché Pour chaque lot, le candidat auquel il est envisagé d'attribuer le marché devra fournir les pièces mentionnées ci-après (certificats sociaux et fiscaux). Ces pièces peuvent être transmises par télécopie ou lettre recommandée avec accusé de réception postale (ou tout moyen équivalent permettant de déterminer la date et l heure certaines de leur réception) à l adresse mentionnée à la rubrique I.1 de l avis d appel public à concurrence. La date limite de réception de ces pièces est le cinquième jour calendaire à 17h00, à compter du lendemain de la date de réception par le candidat de la demande correspondante, par télécopie ou lettre recommandée avec accusé de réception postale. Dans le cas où ce cinquième jour calendaire est un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, le délai maximum ci-avant mentionné est prolongé jusqu au premier jour ouvrable suivant à 16h30. Les candidats doivent joindre une traduction en français, certifiée conforme à l original par un traducteur assermenté, aux documents rédigés dans une autre langue remis à cette occasion. 13

14 Article 12 - Conditions financières du marché Paiement à 100% sur ressources propres du Pouvoir Adjudicateur. 14