DIAGNOSTIC ORGANISATIONNEL ET FINANCIER DU RESEAU DE LUTTE CONTRE LA TRAITE DES ENFANTS AU TOGO (RELUTET) RAPPORT FINAL

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1 DIAGNOSTIC ORGANISATIONNEL ET FINANCIER DU RESEAU DE LUTTE CONTRE LA TRAITE DES ENFANTS AU TOGO (RELUTET) RAPPORT FINAL Lomé, Mai 2013 J STANDARD Etudes & Consultations - Stratégie et Organisation - Innovations et Développement - Analyse financière - Plan d affaires - Renforcement des capacités - Comptabilité & Fiscalité - Ressources Humaines - Outsourcing. Tél : (+228) / BP : Lomé Togo jestandard@yahoo.fr / jeassocie@yahoo.com

2 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 2 sur 34 Sommaire RESUME... 4 I- CONTETE DU DIAGNOSTIC ORGANISATIONNEL Contexte et justification du diagnostic Objectifs du diagnostic Objectif général Objectifs spécifiques... 7 II- DEMARCHE METHODOLOGIQUE DU DIAGNOSTIC... 8 III- CONTETE INSTITUTIONNEL ET ORGANISATIONNEL DU RELUTET Présentation du RELUTET Statut juridique et les membres Les organes de gestion Assemblée Générale Conseil d Administration Coordination Vision, mission, objectifs et stratégies Vision Mission Objectifs Stratégies L organisation comptable Les ressources financières Les subventions Les cotisations Les ressources informatiques et matérielles Les réalisations La documentation, les systèmes et/ou procédures...17 IV- ANALYSE ORGANISATIONNELLE DU RELUTET...19

3 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 3 sur Vision Mission Leadership et style de management Systèmes comptables, procédures administratives et financières Ressources Ressources humaines Ressources financières Ressources matérielles et informatiques Stratégies opérationnelles Stratégie genre Les services rendus aux membres et leur perception Perception du partenaire UNICEF Partenariat et réseautage Communication Opportunités et menaces...24 V- RECOMMANDATIONS GENERALES ET SUGGESTIONS...24 CONCLUSION...25 TABLEAU...26 Tableau N 1 : Résumé de l analyse institutionnelle du RELUTET (voir Page 4)...27 Tableau N 2 : Liste du personnel pris à charge par les partenaires (voir Page 15)...27 Tableau N 3 : Liste du personnel volontaire pris à charge par les partenaires (voir page 15)...27 Tableau N 4 : Principaux projets et activités exécutés ou subventions reçues (voir page 18)...27 Tableau N 5 : Audit documentaire (voir page 19)...27 ANNEES...28 Annexe I : Liste des acronymes...29 Annexe II : Liste des personnes enquêtées...30 Annexe III : Liste des membres du Conseil d Administration...31 Annexe IV : Liste des associations/ong membres du RELUTET...32 Annexe V : Termes de référence de la mission...34

4 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 4 sur 34 RESUME Un des axes autour desquels les actions du PASCRENA s articulent est le renforcement de la société civile. Le résultat attendu lié à cet axe d intervention est de voir les organisations de la société civile renforcées et professionnalisées. Ainsi, le partenariat avec le RELUTET ne peut se concrétiser sans avoir une image de sa situation organisationnelle présente. C est dans ce cadre que le présent diagnostic a été commandé et réalisé. Notre méthodologie a consisté à effectuer des entretiens individuels et collectifs au sein du personnel, des associations membres, du CA et des partenaires pour la collecte d informations afin de procéder à une analyse. Les informations recueillies montrent que le RELUTET est un grand réseau unique au Togo en matière de lutte contre la traite des enfants. Il est doté de plusieurs organes de gestion qui sont fonctionnels. Ses partenaires techniques et financiers ont donné des appréciations positives sur sa gestion. Il mène des activités internes et transfrontalières. L analyse institutionnelle ainsi faite du RELUTET nous donne les résultats résumés dans le tableau ci-dessous. Tableau N 1 : Résumé de l analyse institutionnelle du RELUTET. Forces Faiblesses Existence d un siège Détention d un agrément / reconnaissance officielle Séparation des pouvoirs Coordination dirigée par une femme Obtention d un récépissé de reconnaissance officielle comme critère d adhésion Appartenance à d autres réseaux et plateformes Partenariat solide avec l UNICEF et Plan Togo Personnel qualifié et dévoué pour la cause des enfants Existence d une vision partagée Style de management de type participatif Existence de procédures administratives et financières Pas de politique systématique en approche genre Absence de logiciel de gestion comptable Insuffisance des capacités dans les domaines tels que : Suivi-évaluation des projets basé sur la GAR, Mobilisation des ressources financières, Pilotage d un logiciel comptable, Gestion et actualisation du site web du réseau, Utilisation de Microsoft Access comme base de données Contrat de travail à durée déterminée d un an renouvelé plus de quatre (4) fois pour le même employé Surcharge du personnel (la Coordinatrice) Absence de politique salariale Insuffisance de feedback vers la coordination

5 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 5 sur 34 Existence d un plan stratégique Bonne tenue et accessibilité des documents financiers de base (cahier de caisse, inventaires de caisse, les pièces comptables avec les justificatifs des dépenses classés, suivi des cotisations, rapprochements bancaires, relevés bancaires, etc). Opportunités Manque d autonomie financière / insuffisance des cotisations des membres Contrôle peu effectif des actions du CA dû à l inactivité d un commissaire au compte Inexistence de moyens de déplacement pour le personnel exécutif Insécurité informatique et particulièrement l inexistence d une mémoire de sauvegarde externe des données informatiques Inexistence d un compte bancaire spécial pour les fonds propres Absence d un plan comptable Non production de situation financière mensuelle Pas de stratégie claire de mobilisation de fonds Inexistence d un système de suivi-évaluation de projets basé sur la GAR Inexistence d un manuel de mobilisation des ressources. Menaces Partenariat avec Plan Togo et l UE Partenariat avec l UNICEF Partenariat avec le SCAC et le PASCRENA Partenariat avec le BIT/IPEC Partenariat avec le PROVONAT Partenariat avec Carrefour International Partenariat avec Projects Abroad L adhésion des bailleurs à la mission telle que définie Appartenance au réseau national et sous régional Présence de structures étatiques et non étatiques : BIT, Union Européenne, Etats- Unis d Amérique. Manque d autonomie financière Situation socio-économique et politique du Togo Hésitation des bailleurs à travailler avec le Togo Les recommandations et suggestions issues du diagnostic sont les suivantes :

6 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 6 sur 34 Vision du RELUTET - Poser à la salle de réception, un poster montrant les termes de la vision du RELUTET. Fonctionnement des organes de gestion - Procéder au remplacement du commissaire aux comptes désigné par l association LA COLOMBE afin que celle-ci se joigne au CENTRE KEKELI pour renforcer le contrôle du CA. Vie associative - Instaurer une journée intitulée «AUTONOMIE FINANCIERE DU RELUTET» durant laquelle il sera discuté des stratégies de mobilisation des fonds propres pour le réseau. - Elaborer un plan de communication - Installer un forum sur internet afin de faciliter la communication entre les membres - Mettre en place un espace sur le site du RELUTET accessible à tous les membres pour le dépôt des rapports d activités trimestriels pour la cause de la transparence afin d attirer les bailleurs. Systèmes comptables - Mettre en place un plan comptable conforme au SYSCOHADA - Acquérir un logiciel de comptabilité pour les besoins de sécurité et la mise à disposition des informations comptables pertinentes - Mettre en place la comptabilité basée sur le principe de la double écriture (Emploi Ressource). Ressources - Ouverture d un compte spécial pour les fonds propres en dehors des comptes dédiés aux apports des partenaires financiers - Transformer le personnel existant en personnel permanent afin d éviter toutes interprétations liées aux dispositions de la loi du travail et éviter les fuites de compétences - Recruter un Spécialiste en Suivi-Evaluation Chargé de la formation - Renforcer le personnel au niveau des insuffisances décelées dans leurs capacités à savoir : Suivi-évaluation des projets basés sur la GAR, Mobilisation des ressources financières, Pilotage d un logiciel comptable, Gestion et actualisation du site web du réseau, Utilisation de Microsoft Access comme base de données. - Elaborer un plan de mobilisation de ressources financières - Equiper la coordination d une voiture et d une moto pour les besoins de coordination - Equiper la coordination d un système de sauvegarde des informations qui peut être des CD, des DVD, ou des disques durs externes pour la sauvegarde mensuelle et sécurisé. Sécurité - Equiper le siège du RELUTET en extincteurs et procéder à la formation du personnel en sorte qu il puisse les utiliser en cas d urgence. - Procéder au recrutement d un deuxième gardien pour le relai.

7 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 7 sur 34 Genre - Intégrer la promotion du genre dans les axes stratégiques. I- CONTETE DU DIAGNOSTIC ORGANISATIONNEL 1.1. Contexte et justification du diagnostic Financé par le e FED, le Projet d Appui à la Société Civile et à la Réconciliation Nationale (PASCRENA) a pour objectif global de «promouvoir la participation de la société civile aux processus de développement, de démocratisation et de réconciliation nationale». L un des quatre axes autour desquels les actions du PASCRENA s articulent est le renforcement de la société civile. Le résultat attendu lié à cet axe d intervention est de voir les organisations de la société civile renforcées et professionnalisées. En effet, l appui du PASCRENA à une organisation de la société civile en lien avec le renforcement des capacités ne peut se faire sans faire une analyse situationnelle. En général, les organisations souffrent parfois d affections plus ou moins malignes qui peuvent se loger, entre autres, dans la structure organisationnelle, dans les communications ou dans le climat de travail. En un temps record, c est l environnement, tant physique que psychologique de tout le capital humain qui est affecté concourant ainsi à l altération de la performance de l organisation. Le diagnostic aura pour objectif de révéler les forces et les faiblesses de l organisation en vue de relancer sa performance. Ainsi, le présent audit organisationnel vient à point nommé pour le Réseau de Lutte contre la Traite des Enfants au Togo (RELUTET) qui l a d ailleurs sollicité Objectifs du diagnostic Les objectifs de l audit organisationnel du RELUTET sont de deux ordres : Objectif général L objectif général de cette étude est de contribuer au renforcement institutionnel et professionnel du RELUTET Objectifs spécifiques Les objectifs spécifiques de l étude diagnostic consistent à déterminer les capacités de gestion (forces et faiblesses), les opportunités et les menaces du RELUTET en focalisant les recherches sur les éléments suivants : - L organisation comptable ; - Le processus de prise de décision ; - La validité des mandats associatifs ; - Les ressources propres au regard de la responsabilité collective des membres ;

8 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 8 sur 34 - Les bilans passés ; - L organisation interne du point de vue gestion des ressources et la communication au sein du réseau ; - Les relations avec les partenaires. II- DEMARCHE METHODOLOGIQUE DU DIAGNOSTIC Pour atteindre les objectifs spécifiés ci-dessus, la démarche méthodologique adoptée pour le diagnostic organisationnel du RELUTET a été caractérisé par une approche participative et collaborative. Le modèle ayant servi de base à la présente étude est le modèle intégré d organisation (MIO) de MDF, une organisation néerlandaise de formation et de conseils en management dont l objectif est de contribuer à une gestion améliorée des organisations responsables du financement ou de la mise en œuvre des interventions de développement. Ce modèle MDF est schématisé comme suit : MISSION Stratégie Contexte socioéconomique et politique Ressources Structure ORGANISER Systèmes Produits / Services Style de management Culture, Personnel Relations extérieures spécifiques, (clients, bénéficiaires, fournisseurs, prestataires ) A partir de ce modèle nous déduisons les acteurs et facteurs qui affectent le fonctionnement d une organisation et avons élaboré les outils y afférents en vue de la collecte des données pour procéder à des analyses. Les techniques de collecte suivantes ont été utilisées à savoir l analyse documentaire, l analyse quantitative, l analyse qualitative et les observations. Ces différentes techniques de collecte de données auront pour supports (outils de collecte) : le questionnaire, le guide d entretien et la grille d observation. Ainsi, il y a eu une série d entretiens :

9 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 9 sur 34 - Entretiens avec la Coordinatrice pour apprécier ses capacités de gestion de projet et des ressources qui lui sont confiées, les rapports de la coordination avec les associations membres, les mandats associatifs, le partenariat et apprécier la structuration et le fonctionnement du RELUTET ; - Entretiens individuels avec les autres membres du personnel du RELUTET. Ces échanges ont permis de comprendre le leadership en place, le respect des procédures, l organisation et l exécution des activités quotidiennes en se basant sur leurs fiches de poste, les ressources déployées, les relations entre le personnel et les élus, les conditions et le climat du travail ; - Entretiens avec trois (3) associations membres du RELUTET à savoir ODIAE, CAE et RADI. Ces rencontres ont permis d apprécier les mandats associatifs, la satisfaction des membres par rapport aux services rendus par la coordination et leur vision ou l image qu ils se font de leur réseau dans les années qui viennent ; - Entretien avec le Président du CA pour apprécier le fonctionnement des organes de gestion, son appréciation sur la coordination, sa vision future du RELUTET ; - Entretien avec un des bailleurs à savoir l UNICEF sur la qualité des prestations en rapport avec les projets qu il finance de même que les conditions de continuation de son appui technique et financier au RELUTET ; La liste des personnes enquêtées se trouvent en annexe. Par ailleurs, nous avons procédé à une revue et à un audit documentaires. L audit documentaire nous a permis de vérifier l existence et la qualité des documents administratifs et financiers de même que leur organisation et l existence des manuels de procédures. Nous avons aussi parcouru les pièces comptables en vue de vérifier la mise en application des procédures, les rapports d activités et/ou bilans à l endroit des membres et/ou des bailleurs de même que les rapports de missions similaires (rapport d audit financier certifié, etc.) effectués antérieurement. Les domaines/documents audités se trouve au Tableau N 5. Les observations effectuées sur place ont été également prises en compte. III- CONTETE INSTITUTIONNEL ET ORGANISATIONNEL DU RELUTET 3.1. Présentation du RELUTET Le RELUTET est la faîtière des associations de lutte contre la traite des enfants au Togo. Son siège se trouve à Lomé au quartier Djidjolé. Son adresse est la suivante : Adresse postale : B.P. : Lomé Togo Téléphone : / renalute2003@yahoo.fr Site web :

10 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 10 sur Statut juridique et les membres Le réseau a été créé à l issue d un atelier régional tenu à Grand Bassam en Côte d ivoire en décembre 2002 par un noyau d ONG à savoir WAO Afrique, Terre des Hommes, La Colombe et AHUEFA. Le RELUTET compte aujourd hui quarante-cinq (45) membres répartis sur l ensemble du territoire togolais. Ses membres sont tous des associations et/ou ONG. La liste des membres du RELUTET se trouve en annexe. En ce qui concerne son statut juridique, le RELUTET a été créé à titre d association conformément à la loi N du 1 er juillet Son récépissé le reconnaissant officiellement comme association date du 19 mars Le RELUTET est membre du FODDET et du réseau sous régional ouest-africain de lutte contre la traite des enfants Les organes de gestion Le RELUTET est administré et géré par quatre (4) organes. Il s agit d une Assemblée Générale, d un Conseil d Administration qui sont les organes d orientation, de la Coordination qui est l organe d exécution et un organe de contrôle, le Commissariat aux comptes. L organigramme schématique des organes de gestion du RELUTET est présenté ci-dessous. Assemblée Générale Commissariat aux comptes Conseil d Administration Coordination Assemblée Générale L AG est composée des associations et ONG membres. L AG se tient tous les deux (2) ans. L AG est chargée de : - Examiner, amender les politiques et orientations du RELUTET, les rapports d activités et de finance ; - Fixer les montants des cotisations ; - Entériner les nouvelles décisions du CA ;

11 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 11 sur 34 - Superviser les politiques et les orientations du RELUTET ; - Examiner et adopter les propositions du CA concernant les amendements des textes juridiques, des plans d activités et des budgets ; - Décider de l admission ou de la suspension d un membre sur proposition du CA ; - Créer d autres commissions jugées utiles ou nécessaires à l accomplissement des tâches du RELUTET ; - Discuter de toutes les questions inscrites à l ordre du jour Conseil d Administration Le CA est composé d un Président, d un Secrétaire Général, d un Trésorier Général et de deux (2) conseillers. Les membres du bureau du CA sont élus pour deux (2) ans renouvelables une fois. Le CA a le pouvoir de : - Recruter le (la) Coordinateur (trice) ; - Examiner et adopter les rapports d activités et des finances à I AG ; - Proposer des amendements statutaires ; - Préparer les réunions statutaires en collaboration avec le (la) Coordinateur (trice) ; - Superviser les activités exécutées par le Coordinateur ; - Donner au Coordinateur des orientations sur l exécution des décisions prises par l AG ; - Réviser les plans d activités adoptées par l AG si nécessaires ; - Entretenir des relations avec l extérieur ; - Organiser l évaluation du personnel en fin d année ; - Préparer les dossiers des nouveaux membres. L organigramme hiérarchique du Conseil d Administration est le suivant : Président du CA Secrétaire Général Trésorier Conseiller 1 Conseiller 2

12 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 12 sur Coordination Les organes précédents sont appuyés au quotidien par une équipe technique constituée de salariés dirigés par une Coordinatrice. La coordination est l organe d exécution des décisions prises par le CA. Son rôle est de : - Exécuter toutes les décisions prises par l AG et le CA concernant le fonctionnement du RELUTET ; - Développer de nouveaux projets ; - Gérer le personnel du RELUTET par l élaboration des cahiers de charge du personnel avec l approbation du CA ; - Rendre compte au CA des activités exécutées (rapports mensuels, trimestriels et annuels) ; - Elaborer des plans de travail annuel basés sur les propositions des membres au CA ; - Elaborer des budgets annuels et des budgets de fonctionnement trimestriels en consultation avec le Trésorier Général à l attention du CA ; - Exécuter des budgets annuels et trimestriels et compte-rendu au CA ; - Collaborer avec le Trésorier Général concernant toutes les opérations financières ; - Participer aux séances de travail de toutes les commissions statutaires et ad hoc établi par le CA ; - Mettre, à la disposition des participants aux réunions statutaires de l AG et CA, tous les documents, y compris les procès-verbaux ; - Participer aux réunions du CA. L organigramme schématique du personnel de la coordination se présente comme suit :

13 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 13 sur 34 Coordinatrice Comptable Gestionnaire Secrétaire-Caissière Volontaires Chargé de liaison et de documentation Chargé de sécurité L effectif du personnel à la date du présent audit au 30 avril 2013 est de huit (8) employés dont trois (3) volontaires. Parmi les volontaires, figurent un (1) pris à charge par le SCAC et deux (2) par le PROVONAT. La liste du personnel est présentée dans le tableau ci-dessous :

14 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 14 sur 34 Tableau N 2 : Liste du personnel pris à charge par le RELUTET Nom et prénom Fonction Qualification Date d embauche KOUBLANOU Akoko Coordinatrice Licence en Ressources Humaines Ancienneté au RELUTET (ans) Expérience antérieure (ans) 05/09/ SAMBOE Koffi Mawuéna WOME Yawa Aféfa ADJEVI Adjé AMAGNA Komlan Gestionnaire- Comptable Secrétaire- Caissière Agent de liaison et de documentation Chargé de sécurité (nuit) Licence en Gestion 12/11/ Licence professionnelle 12/11/ Assistant juridique 1 ère G2 avec formation 05/07/ en bureautique Niveau cours primaire 05/07/ Tableau N 3 : Liste du personnel volontaire pris à charge par les partenaires Nom et prénom LORILLARD Sarah Partenaire SCAC Fonction au RELUTET Volontaire internationale Qualification Master 2 pro en Théorie et Pratique des droits de l homme Date d arrivée Ancienneté au RELUTET (ans) 06/04/ KOUTOUMNA Hombana Kentiba PROVONAT Assistance juridique Maîtrise en Droit des affaires 29/05/ BATABA Makissiki N na PROVONAT Chargée de communication Maîtrise en communication Relations publiques 16/07/

15 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 15 sur Vision, mission, objectifs et stratégies Vision Le RELUTET s engage à cultiver l excellence et à travailler en équipe avec honnêteté et amour pour le plein épanouissement de l enfant Mission La mission du RELUTET est de mettre en synergie les efforts de ses membres en vue de promouvoir l épanouissement des enfants et de lutter efficacement contre la traite Objectifs Les objectifs visés par le RELUTET sont : Coordonner les activités des membres ; Renforcer les capacités des ONG en matière de lutte contre la traite des enfants ; Développer des stratégies de communication, d échanges et d information entre les membres ; Développer et appuyer les actions de plaidoyer en vue de la protection des droits de l enfant pour l application effective des textes juridiques contre la traite ; Dégager des orientations communes en matière de lutte contre la traite ; Collecter les données sur la traite des enfants au niveau national ; Echanger avec les réseaux des autres pays de la sous-région pour identifier les stratégies les plus pertinentes et harmoniser les pratiques ; Stratégies Les axes stratégiques statutaires du RELUTET sont les mêmes que celles prévues pour la période Ce sont : Renforcement des capacités institutionnelles ; Mobilisation des ressources humaines et financières ; Coordination, communication, suivi et évaluation ; Partenariat / alliance ; Recherche action et plaidoyer L organisation comptable Le RELUTET dispose d une comptabilité tenue à l aide du tableur ECEL de Microsoft. Il s agit d une comptabilité budgétaire tenue suivant les dispositions de chaque bailleur contenues dans le protocole de subventions. Le classement des pièces est effectué par bailleur. Un compte bancaire est ouvert pour le compte de chaque bailleur. Les fonds propres issus des cotisations sont automatiquement versés dans la caisse. Un brouillard de caisse est tenu manuellement par la

16 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 16 sur 34 Secrétaire-Caissière. Trois (3) personnes à savoir le Président du CA, le Trésorier du CA et la Coordinatrice sont déclarées signataires sur les comptes bancaires du RELUTET mais seules deux (2) signatures parmi elles sont nécessaires pour les paiements par chèque. La Coordinatrice est la personne qui autorise les dépenses alors que l approbation est du ressort du Président du CA. Des rapports périodiques sont produits par bailleur selon les recommandations de celui-ci, alors qu un rapport annuel global est produit pour les besoins d information des membres du réseau. Par ailleurs, la faîtière ne produit pas de comptabilité à partie double. Aucun plan comptable n est disponible. Ainsi, aucun bilan financier en termes de «ACTIF PASSIF» n est aussi disponible Les ressources financières Les ressources financières émanent soit des donateurs privés sous forme de subventions ou des associations membres sous forme de cotisations Les subventions Les partenaires financiers actuels sont Plan Togo, UNICEF, FODDET, SCAC et BIT-IPEC. Les subventions de Plan Togo, de l UNICEF et du SCAC sont souvent annuelles et couvrent à la fois les dépenses de fonctionnement et le coût de mise en œuvre de certains projets identifiés. Les autres partenaires financent les projets par appels à propositions de projet. Cependant, depuis l année 2008, le SCAC a mis à la disposition du RELUTET des Volontaires internationaux pour ses opérations. Les subventions accordées au RELUTET au cours des trois (3) dernières années sont détaillées dans le Tableau N 4 au sous-titre Les cotisations Les cotisations des associations et ONG membres constituent les ressources propres du RELUTET. Elles s élèvent à (Douze mille) francs CFA payables en fin d année ou par tranche mensuelle. Les cotisations ne rentrent pas régulièrement Les ressources informatiques et matérielles Le RELUTET dispose des ressources informatiques et matérielles à la mise en œuvre de ses activités comme les ordinateurs, les onduleurs, les imprimantes, les matériels et mobiliers de bureau, les appareils photographiques et le rétroprojecteur Les réalisations De 2010 à 2012, les projets, les activités, les partenaires financiers ainsi que les montants engagés sont présentés dans le tableau ci-dessous.

17 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 17 sur 34 Tableau n 4 : Principaux projets et activités exécutés ou subventions reçues par le RELUTET Titre du projet/objet de la subvention 2010 Plaidoyer pour la mise en application effective des dispositions relatives à la traite des enfants 2011 Nom des donateur s Montant des donateurs (F CFA) Plan Togo FODDET Appui à la protection de 500 enfants à risque contre la traite des enfants et la prise en charge éducative de 500 enfants victimes de traite dont 50% de filles à travers l amélioration des revenus de 500 familles vulnérables. BIT/IPEC Protection des enfants selon les normes juridiques Plan Togo Promotion des activités génératrices de revenus SCAC AGR) en faveur de l enfance vulnérable Meilleure protection contre les violences, abus et UNICEF exploitation : la participation des enfants Mise à disposition de fournitures de bureau (don en UNICEF nature) par l UNICEF Appui-accompagnement du RELUTET FODDET Participation des enfants et promotion de leurs droits Plan Togo Promotion des AGR en faveur de l enfance vulnérable Meilleure protection contre les violences, abus et exploitation : la participation des enfants SCAC UNICEF Total subventions (F CFA) La documentation, les systèmes et/ou procédures La vérification de la qualité, de l exhaustivité et de l'accessibilité de la documentation, et celle des systèmes et/ou procédures ont été nécessaires. La situation se présente dans le tableau cidessous. L existence ou la non existence d une rubrique du tableau peut susciter une analyse qui se trouve présentée au titre IV. Tableau N 5 : Audit documentaire Domaines/Documents Vision et stratégie Vision et mission documentées Objectifs et/ou orientations stratégiques documentés Rapports ou valeurs sur le genre et la bonne gouvernance Conseil de direction Enregistrement officiel de la faîtière et des membres Le document/système existe-t-il? Oui Non

18 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 18 sur 34 Statuts de l'organisation Procès-verbaux des réunions du Conseil d Administration et participation Procès-verbal des Assemblées Générales Liste des membres du Conseil d Administration Organigramme hiérarchique Gestion (structure organisationnelle) Système de motivation du personnel Politique salariale Liste du personnel et postes occupés Organigramme hiérarchique Codification et classification des courriers Politique de communication interne : échange d'information Procès-verbaux des réunions du personnel Politique de diversité culturelle, transparence au recrutement Gestion de Programme (Planification, mise en œuvre, Suivi & Évaluation) Preuve des approches participatives dans le cycle de planification: analyse, conception, suivi & évaluation : Documents de planification : PTA, etc. Preuve de formations exécutées antérieurement Système ou manuel de suivi-évaluation de projets Suivi/Rapport d activités et rapport d évaluation (diffusion,.) Leçons tirées, documentées et échangées Nombre et type de bénéficiaires documentés Ressources et gestion financière Système de gestion des cotisations Logiciel de comptabilité et de gestion Archivage/classification des documents comptables Archivage des documents de projets Règles ou politiques financières Bilan (Actif et Passif) Plan comptable clair Chéquiers Classement des relevés bancaires Paiements de la Caisse de sécurité sociale et des IRPP Procédures administratives et financières Rapports d audit antérieurs Rapports d activités Inventaire de caisse (périodicité) Rapprochement bancaire Situation financière (périodicité) Stratégie de collecte de fonds/plan d actions Inventaire des biens Analyse des écarts sur budget Sécurité informatique Gestion des ressources humaines Politique de gestion du personnel (recrutement, restructuration) Description des tâches claire et documentée Plaidoyer Preuve des stratégies, politiques, objectifs ou activités de plaidoyer en matière de genre Alliances stratégiques avec d'autres organisations pour la promotion du plaidoyer Réseautage

19 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 19 sur 34 Preuve de la collaboration avec d'autres organismes étatiques et non étatiques Preuve d échange de rapports/d informations (y compris financiers) avec les bénéficiaires Preuve d appartenance à des réseaux pertinents de lutte contre la traite des enfants Genre Preuve d activités ou projets prenant en compte le genre Equilibrage du genre observé dans le personnel Equilibrage du genre observé dans le Conseil d Administration Publication d ouvrage/bulletin d information Bulletin d information IV- ANALYSE ORGANISATIONNELLE DU RELUTET Après avoir exposé la situation organisationnelle du RELUTET, il convient de procéder à une analyse. L analyse qui va suivre nous présente pour chaque niveau audité les points forts et les points faibles de même que les opportunités et menaces identifiées Vision Largement documenté, la vision du RELUTET, telle qu exprimée, est réaliste. Cette vision part de l engagement à prendre par les membres vis-à-vis de leurs prestations et met en relief les répercussions qui en seront issues sur le développement de l enfant qui est la cible ultime de leur existence. De plus, les résultats de notre mission montrent que cette vision est connue individuellement et partagée par tout le personnel et les membres interrogés du RELUTET. Cependant, la vision qui constitue les valeurs chères et non négociables du RELUTET n est pas affichée au premier plan à des fins de marketing Mission La mission est bien exprimée. Tout comme la vision, la mission n est pas affichée au premier plan à des fins de marketing. Statuts, organes de gestion et fonctionnement Le RELUTET est la faîtière sur le plan national des associations de lutte contre la traite des enfants, régie par la loi togolaise N 40/484 du 1 er juillet Il est reconnu officiellement à la date du 19 mars 2009 et porte le récépissé N 00200/MATDCL-SG-DLPAP-DOGA. Il est doté des organes ordinaires reconnus suffisants pour les organisations de type associatif. L organisation hiérarchique de ses organes de gestion est convenable et prend en compte la séparation des pouvoirs nécessaire pour une bonne prise de décision. Les attributions des organes sont bien décrites. Pour être membre du RELUTET, le critère de reconnaissance officielle est primordial. Ainsi, tous les membres que nous avons pu interroger sont détenteurs d un agrément officiel et certains ont en plus un accord-programme avec le gouvernement togolais.

20 Diagnostic organisationnel et financier du RELUTET Page 20 sur 34 Les informations recueillies montrent qu alors que le RELUTET est doté de deux commissaires aux comptes que sont LE CENTRE KEKELI et LA COLOMBE, un n arrive pas actuellement à jouer son rôle. Il s agit de LA COLOMBE dont le chargé n est plus au niveau de la structure. Du point de vue fonctionnement, nous pouvons dire que le contrôle des actions du CA est peu effectif Leadership et style de management Les informations recueillies auprès du personnel de coordination montrent que la prise de décision du CA à l endroit de la Coordination et des autres membres est du style participatif ; il en est de même de la prise de décision de la Coordinatrice à l endroit du personnel exécutif. Une considération particulière est accordée aux employés. Cette situation est très motivante vis-à-vis des employés. Il s agit du meilleur style appliqué de nos jours en milieu associatif. Les leaders apprécient les initiatives des employés et ont une bonne capacité de gestion des conflits qui se présentent. Nous n avons pas de reproche à faire quant au leadership et style de management en place au RELUTET Systèmes comptables, procédures administratives et financières Les opérations du RELUTET sont réglementées par des procédures administratives et financières écrites par SAFECO un cabinet d expertise comptable de renom international. Notre lecture de ces procédures nous montre qu elles sont exhaustives et couvrent même les aspects du suiviévaluation des projets. Nous pouvons dire aussi qu il n y a pas de raté dans l application des procédures. Les pièces comptables passées en revue sont numérotées et codifiées suivant le format des bailleurs. Ces pièces sont bien classées et conservées dans un endroit sécurisé. Cependant, aucun logiciel comptable n est utilisé pour stocker les données comptables. L utilisation du tableur Excel pour la saisie des données comptables ne donne pas suffisamment de sécurité aux chiffres. Nous savons tous comment le contenu d une cellule du tableur peut être effacé par mégarde contrairement au logiciel de comptable qui comporte assez de règles de sécurité. Nous savons aussi comment les fichiers Excel sont plus exposés au risque de destruction que les données comptables supportées par un logiciel comptable. Par ailleurs, la non production d un bilan en termes d ACTIF-PASSIF, qui est le résultat de l utilisation de la comptabilité à partie double, ne permet pas d avoir une image de la faîtière à une date précise. C est ainsi qu aucune situation sur le patrimoine de la faîtière n est disponible. Le Comptable ne produit pas de situation financière à la fin du mois.