COFFRE-FORT NUMÉRIQUE

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1 COFFRE-FORT NUMÉRIQUE GUIDE UTISATEURS QUESTIONS FREQUENTES Utilisation de mon coffre-fort numérique Accès à mon coffre-fort numérique Comment accéder à mon coffre? Vous accédez à votre coffre-fort numérique depuis le site internet en cliquant sur l icône coffre-fort numérique présent dans l entête du site. Si vous n êtes pas connecté à votre espace de banque à distance, votre identifiant et code confidentiel «Direct Ecureuil Internet» vous seront demandés pour pouvoir accéder à votre coffre-fort numérique. Quels sont mes identifiants pour accéder à mon coffre? Votre identifiant client et votre code confidentiel sont identiques à ceux de votre accès à la Banque à Distance «Direct Ecureuil Internet». L'identifiant client est inscrit sur votre contrat Banque à Distance et sur vos relevés de compte bancaire. Le code confidentiel vous a été transmis par courrier postal simple, à votre domicile suite à l'ouverture de votre contrat Banque à Distance. Que faire en cas d'oubli de mon code confidentiel? La démarche est identique à celle de perte de votre code confidentiel d accès à votre banque à distance. Si vous avez oublié votre code confidentiel ou que vous avez bloqué votre code après 3 tentatives infructueuses : Vous pouvez contacter votre conseiller en agence ou le Centre de Relation Client. Vous pouvez cliquer dans la zone accès client "Code confidentiel oublié" et remplir le formulaire ( Nous vous adresserons un nouveau code confidentiel par courrier postal simple dans les meilleurs délais. Pour des raisons de sécurité, vous devrez alors le modifier lors de votre première utilisation. 1

2 Quels sont les moyens pour consulter mon coffre? Votre coffre est consultable depuis tout accès Internet. Le site est compatible avec tous les navigateurs de dernières générations supportant HTML5 et CSS3, tout en restant accessible aux navigateurs plus anciens. Cependant, les navigateurs très anciens comme Internet Explorer 4 / 6 ou Netscape 4 peuvent avoir des difficultés à interpréter les instructions de mise en page (technologie CSS). Afin de vous garantir une qualité de navigation, nous vous recommandons d utiliser les navigateurs suivants : Sur Windows (Windows 2000 et versions plus récentes) : Chrome 5 et versions supérieures, Safari 5 et versions supérieures, Firefox 3.5 et versions supérieures, Internet Explorer 7 et versions supérieures. Sur MAC. OS : Chrome 5 et versions supérieures, Safari 5 et versions supérieures, Opera, Firefox 3.5 et versions supérieures. Pour une utilisation optimisée de votre coffre : votre navigateur doit accepter l'utilisation du JavaScript ; certaines fonctionnalités demandent l'autorisation d'ouvrir des pop-up ; l'utilisation des cookies permet la mémorisation de vos préférences de navigation et un affichage ultérieur plus rapide des pages consultées. Nous vous recommandons de supprimer régulièrement les cookies stockés dans votre navigateur. Vous pouvez vous opposer à la mise en place de cookies en suivant la procédure indiquée sur votre navigateur Internet. Quelles sont les personnes qui peuvent accéder à mon coffre? Si vous avez souscrit un coffre-fort numérique simple, vous êtes la seule personne à pouvoir accéder à votre coffre. Si vous avez souscrit un coffre-fort numérique joint, vous et le cotitulaire de votre compte de dépôt joint avez accès au coffre, avec vos identifiants nominatifs. Les documents déposés dans le coffre sont confidentiels et restent à votre usage exclusif ; en aucun cas votre conseiller n aura accès à vos documents personnels. Lorsque vous travaillez sur un ordinateur qui est aussi utilisé par d autres personnes, pensez, avant de partir, à fermer votre Coffre-fort numérique en cliquant sur le bouton présent en entête de page. Cette déconnexion vaut également pour votre espace de Banque à Distance. Si vous ne le faites pas, d autres personnes pourront avoir accès aux informations de votre Coffre-fort numérique mais aussi de vos comptes bancaires. 2

3 Gestion des documents Comment ajouter un document dans mon coffre? Vous avez 3 façons d ajouter des documents au sein de votre coffre : MODE MANUEL Après connexion à votre coffre, ajoutez vous-même un ou plusieurs documents à l aide du bouton «Ajouter un document» au centre de votre coffre ou sur la fonction «Ajouter un document» dans la liste déroulante liée à un dossier. Vous allez alors chercher au sein de votre ordinateur personnel, le document que vous souhaitez conserver et ranger dans des dossiers existants au sein de votre coffre. Vous devez obligatoirement sélectionner le dossier de votre coffre dans lequel vous souhaitez ajouter vos documents. En détail, pour ajouter un ou plusieurs documents à votre coffre-fort : - Cliquez sur le bouton «Ajouter un document». La fenêtre «Ajouter un ou plusieurs documents» s ouvre. - Sélectionner la destination du ou de vos documents en cliquant sur un des dossiers de votre coffre-fort numérique dans la partie gauche de la fenêtre. - Cliquez ensuite sur le bouton «Parcourir» afin de choisir le document à ajouter dans votre ordinateur personnel. Le document sélectionné est alors ajouté dans la partie droite. Vous pouvez cliquer de nouveau sur «Parcourir» pour ajouter d autres documents. - Ensuite cliquez sur le bouton «Ajouter» pour déclencher le chargement des documents sélectionnés dans votre coffre-fort. - La fenêtre se ferme automatiquement à la fin du chargement. - Les documents que vous avez chargés apparaissent dans le dossier où vous avez choisi de les ajouter et dans la rubrique «Documents récents». La taille maximum des documents que vous pouvez ajouter à votre coffre-fort est de 20 Mo. Un document ne peut pas être ajouté dans un dossier si un document portant le même nom existe déjà dans ce dossier. En cas d erreur lors de l ajout d un document (par exemple si l espace mémoire disponible est insuffisant), l opération est annulée et un message d erreur apparait. MODE SEMI-AUTOMATIQUE Vous pouvez envoyer un document par message électronique vers votre coffre-fort numérique grâce à une adresse nominative propre à votre coffre. Le document ainsi ajouté est placé dans votre coffre dans le dossier «A classer». Il est également visible dès votre prochaine connexion dans la rubrique «Documents récents». 3 A noter : Le délai de traitement du message électronique que vous avez envoyé est variable et peut atteindre deux heures.

4 MODE AUTOMATIQUE Vous pouvez recevoir automatiquement des documents (factures, relevés ) venant d émetteurs (EDF, Direction des Impôts, Sécurité Sociale ). Une fois que vous aurez paramétré les émetteurs avec lesquels vous êtes en relation, les différents documents qu ils pourront émettre au fil du temps viendront automatiquement se ranger dans votre coffre. Les documents dématérialisés, émis par la Caisse d Epargne (relevés numériques, contrats numériques, conditions générales) seront consultables depuis votre coffre et classés automatiquement sans action spécifique de votre part. Afin de bénéficier de cette collecte automatique, il est indispensable que vous ayez préalablement accepté les conventions de dématérialisation auprès de la Caisse d Epargne et des différents émetteurs. Quels sont les formats de document acceptés par mon coffre? En ajout manuel, tous les formats de documents sont acceptés. En ajout semi-automatique (envoi par message électronique dans votre coffre), certains formats ne sont pas autorisés Formats non autorisés :.ade,.adp,.ani,.app,.mda,.mdb,.mde,.mdt,.asp,.mdw,.asx,.mdz,.mhtml,.bas,.msc,.bat,.msi,.cab,.ceo,.msp,.mst,.chm,.ocx,.cmd,.cnf,.ops,.pcd,.com,.pe,.cpl,.pif,.crt,.csh,.prf,.prg,.cur,.dll,.pst,.reg,.exe,.fxp,.scf,.sct,.gadget,.scr,.hlp,.shb,.hta,.shs,.ico,.slk,.inf,.src,.ins,.url,.isp,.vb,.its,.vba,.jav,.vbe,.java,.js,.vbs,.vsmacros,.jse,.vss,.ksh,.lnk,.vst,.vsv,.mad,.vsw,.maf,.wms,.mag,.wmz,.mam,.ws,.maq,.wsc,.mar,.wsf,.mas,.wsh,.mat,.xnk,.mau,.xpi,.maw,.mav,.as,.mpg,.asf,.mpeg,.avi,.pps,.m1v,.wm,.wma,.mov,.wmv,.mp3,.mpe et.wav. La taille maximum des documents que vous pouvez ajouter à votre coffre-fort est de 20 Mo. Comment sont classés mes documents? Le mode de classement au sein de votre coffre est libre. MODE MANUEL Vous pouvez placer manuellement les documents que vous souhaitez (papiers d identité, diplômes, actes notariés ) dans les répertoires que vous aurez vous-même créés, selon le mode de classement qui vous convient le mieux (par dossier, par date ). Le service coffre-fort numérique ne vous dispense, en aucun cas, de conserver l original du document, que celui-ci soit établi sur un support papier ou sur un support électronique. Vous devez conserver l original pendant les délais légaux ou en l absence de délai légal de conservation pendant les délais d usage. 4 MODE SEMI- AUTOMATIQUE Les documents reçus par message électronique viennent se ranger dans le dossier «A classer». Libre à vous de les déplacer pour les ranger dans le dossier le plus approprié.

5 MODE AUTOMATIQUE Les documents Caisse d Epargne viennent se classer dans un dossier spécifique «Documents de la Caisse d Epargne», dossier qui ne peut être modifié. Les documents des autres émetteurs sont classés dans des dossiers dédiés selon les catégories d émetteurs définies dans l outil de collecte automatique, exemple : une facture d électricité viendra se ranger au sein du dossier «Eau Electricité Gaz» dans le sousdossier «EDF». Vous pouvez déplacer et renommer les documents ou le dossier complet selon votre propre mode de classement. Comment retrouver/rechercher un document? Les documents placés récemment dans votre coffre sont visibles dès la page d accueil de votre coffre-fort numérique dans la rubrique «Documents récents». Votre coffre bénéficie également d un moteur de recherche interne. Vous n avez qu à saisir tout ou partie du nom du document recherché dans la zone «Rechercher dans mes documents» pour vous voir proposer tous les documents correspondant aux critères recherchés. Pour compléter cette aide, un système de drapeaux vous permet d «épingler» un document afin de le retrouver facilement. Comment visualiser un document? Pour visualiser le contenu d un document, vous pouvez cliquer sur la fonction «Visualiser» dans la liste déroulante liée au document. Une visionneuse vous permet de voir directement le contenu d un fichier image (jpg, png ) ou PDF. Pour les autres formats de fichier, vous devrez préalablement télécharger le fichier sur votre ordinateur pour accéder à son contenu. Comment enregistrer un document sur mon ordinateur? Pour enregistrer un document sur votre ordinateur, cliquez sur la fonction «Télécharger» dans la liste déroulante liée au document. Vous pouvez alors ouvrir le document (lecture seule) ou l enregistrer sur votre ordinateur personnel. 5 Votre ordinateur doit être équipé des logiciels nécessaires à la lecture des différents formats de document que vous souhaitez visualiser (ex : le logiciel Adobe Reader pour lire les fichiers au format PDF).

6 Comment déplacer un document? Pour déplacer un document d un dossier à l autre, cliquez sur la fonction «Déplacer» dans la liste déroulante liée au document. Une fenêtre «Déplacer un ou plusieurs documents» s ouvre ; vous choisissiez alors le dossier de destination dans lequel vous souhaitez classer le document. Comment partager un document avec quelqu un? Pour mettre à disposition un document à un tiers, cliquez sur la fonction «Envoyer» dans la liste déroulante liée au document. Une fenêtre «Envoyer un document» s ouvre et vous indique un lien. Copiez-collez ce lien afin de l envoyer par message électronique au(x) destinataire(s) de votre choix. En cliquant sur le lien qu il a reçu, le destinataire pourra consulter le document et le télécharger. Comment renommer un document? Pour changer le nom d un document, cliquez sur la fonction «Renommer» dans la liste déroulante liée au document. Comment supprimer un document? A l exception des documents de la Caisse d Epargne, tous les documents de votre coffre peuvent être supprimés. Pour supprimer un document, cliquez sur la fonction «Supprimer» dans la liste déroulante liée au document. Une fenêtre «Supprimer un ou plusieurs documents» s ouvre. Confirmez alors votre action par un clic sur le bouton «Supprimer». 6

7 Puis-je récupérer un document ou un dossier supprimé? Non, aucune récupération n est possible. Par mesure de sécurité, les documents supprimés ne sont pas conservés par la Caisse d Epargne. Avant toute suppression, assurez-vous de réellement vouloir supprimer le document ou d avoir préalablement conservé une copie. Combien de temps sont conservés mes documents? Aussi longtemps que vous le souhaitez, les documents que vous classez dans votre coffrefort numérique ne sont pas supprimés sans action de votre part. Néanmoins, il n est pas indispensable de conserver tous vos documents indéfiniment. Pour savoir quels documents vous devez garder, nous vous recommandons de consulter le document «Pendant combien de temps faut-il conserver ses documents personnels?» Gestion des dossiers Comment créer un dossier? Afin de répondre aux besoins de chacun, il n existe pas de classement prédéfini. Vous pouvez ainsi créer autant de dossiers que vous le souhaitez, selon votre propre organisation. Pour ajouter un dossier, cliquez sur le bouton «Ajouter un dossier» au centre de votre coffre ou sur la fonction «Ajouter un dossier» dans la liste déroulante liée à un dossier. A noter : Les documents des émetteurs collectés automatiquement par l outil intégré au Coffre-fort numérique sont classés dans des dossiers dédiés. Exemple : une facture d électricité du fournisseur Direct Energie viendra se ranger au sein du dossier «Eau Electricité Gaz» dans le sous-dossier «Direct Energie». Vous pouvez déplacer ou renommer les documents/le dossier complet selon votre mode de classement. 7 Dans un souci de simplicité, 4 niveaux de classement à partir de la racine sont disponibles. Exemple : Mon Coffre > Eau Electricité Gaz > Direct Energie > Factures.

8 Comment renommer un dossier? Pour changer le nom d un dossier, cliquez sur la fonction «Renommer» dans la liste déroulante liée au dossier. A l ouverture du coffre, 3 dossiers personnels sont positionnés à titre d exemple (Dossiers personnels n 1, n 2 et n 3); libre à vous de les renommer à votre guise. Comment déplacer un dossier? Pour déplacer un dossier, cliquez sur la fonction «Déplacer» dans la liste déroulante liée au dossier. Vous choisissez alors le dossier ou sous-dossier de destination dans lequel devra être classé le dossier. Pour le classer à la racine de vos dossiers, sélectionnez «Mon coffre» comme dossier de destination. 8 Comment partager un dossier avec quelqu un?

9 Vous ne pouvez pas partager de dossier entier avec un tiers. En revanche, vous pouvez partager des documents un à un grâce à la fonction «Envoyer» dans la liste déroulante liée au document. Comment supprimer un dossier? A l exception des dossiers «Mes documents Caisse d Epargne» et «A classer», tous les dossiers de votre coffre peuvent être supprimés. Pour supprimer un dossier, cliquez sur la fonction «Supprimer» dans la liste déroulante liée au dossier. Une fenêtre «Supprimer un dossier» s ouvre. Confirmez alors votre action par un clic sur le bouton «Supprimer». Gestion des alertes Comment savoir si mon coffre a reçu de nouveau document? Grâce au système d alerte de votre coffre-fort numérique, vous pouvez, si vous le souhaitez, être alerté par message électronique de l arrivée de nouveaux documents dans votre coffre. Des alertes par message électronique sont envoyées sur votre adresse personnelle (celle que vous avez fournie à votre conseiller Caisse d Epargne) : - soit, à l arrivée de chaque nouveau document, - soit, quotidiennement - soit, de manière hebdomadaire. Cette fréquence d alerte peut être modifiée depuis la rubrique Options & aide > Profil. Cette fonction nécessite que l adresse , que vous avez fournie à la Caisse d Epargne, soit valide et à jour. Si aucune adresse n est rappelée dans la rubrique Options & aide > Profil ou si celle-ci a changé, rapprochez-vous de votre conseiller pour procéder à la mise à jour. 9

10 Comment supprimer une alerte? Dans la rubrique Options & aide > Profil, modifiez la fréquence de réception sur «Jamais». Vous ne serez plus alerté de l arrivée de l arrivée de nouveaux documents dans votre coffre-fort numérique. Taille de mon coffre-fort numérique Quelle est la taille de mon coffre? Vous disposez d un espace de stockage de 5 Go, dans lequel vous pouvez ajouter manuellement tout type de document à hauteur de 20 Mo maximum par document ajouté. Il n'y a aucune limite au nombre de documents que vous pouvez recevoir de la part de la Caisse d Epargne, ces éléments ne sont pas comptabilisés dans les 5 Go à votre disposition. Vous disposez d une jauge en bas à gauche de votre coffre-fort numérique où est indiqué le pourcentage de remplissage de celui-ci. Vous êtes alerté dès que 80% de la capacité de votre coffre est atteinte. Puis-je augmenter la taille de mon coffre? Non, ceci n est pas possible pour le moment. Sachez qu il n est pas indispensable de conserver tous vos documents indéfiniment. Pour savoir quels documents vous devez garder, Nous vous recommandons de consulter le document «Pendant combien de temps faut-il conserver ses documents personnels?» Numéro d identification de votre coffre «ISaN» Qu'est-ce que le numéro ISaN de mon coffre-fort numérique? L ISaN est le numéro d identification unique de votre coffre-fort numérique. Il vous est utile pour : paramétrer l outil de collecte automatique de vos documents, envoyer des documents par message électronique au sein de votre coffre. Vous le trouvez sur les conditions particulières de votre contrat de souscription et dans la rubrique Options & aide > Profil. 10

11 Puis-je modifier/supprimer mon numéro ISaN? L ISaN est lié à votre coffre-fort numérique, il ne peut être modifié ou supprimé. Adresse du coffre-fort numérique Comment envoyer un document avec mon adresse ? Pour ajouter un document à votre coffre, vous pouvez envoyer celui-ci par message électronique. Créez un message électronique, avec votre(vos) document(s) à stocker en pièce(s) jointe(s), et pour destinataire l adresse de votre coffre (votrenuméroisan@coffre.caisse-epargne.fr). Les pièces jointes de votre message sont alors stockées dans votre coffre. Attention, seules les pièces jointes seront stockées, le contenu du message sera supprimé. Où trouver l'adresse de mon coffre? Votre adresse se trouve dans la rubrique Options & aide > Profil. Elle est constituée ainsi : votrenuméroisan@coffre.caisse-epargne.fr. Nous vous recommandons de la sauvegarder dans vos répertoires d adresses électroniques. Puis-je modifier l'adresse de mon coffre? Comme le numéro ISaN, l adresse de votre coffre-fort numérique est unique ; elle ne peut être modifiée. Puis-je communiquer l adresse de mon coffre? 11 Vous pouvez communiquer, en toute sécurité, l adresse de votre coffre-fort numérique à des tiers afin qu ils vous envoient des documents par message électronique au sein de votre coffre. Néanmoins, nous vous recommandons une diffusion parcimonieuse afin de garder le contrôle du type de documents pouvant arriver dans votre coffre.

12 Paramétrage et utilisation de l outil de collecte automatique Collecte automatique de documents dans le coffre-fort numérique Qu est-ce que la collecte automatique? Aujourd hui, les organismes grand public/émetteurs (fournisseurs téléphoniques, fournisseurs d énergie, CPAM, Impôts ) avec lesquels vous êtes en relation mettent à votre disposition vos factures/relevés dématérialisés sur leur propre site Internet. Vous devez vous connecter sur ces sites, régulièrement, pour récupérer vos documents. Grâce à la fonctionnalité de collecte automatique de documents et l outil de collecte, vous pouvez recevoir gratuitement les factures, relevés ou décomptes émis par vos principaux fournisseurs. Attention : cette fonctionnalité nécessite que vous ayez préalablement demandé la dématérialisation des documents auprès de vos différents émetteurs (opérateurs téléphoniques, fournisseurs d énergie, CPAM, Impôts ). Si l un de vos émetteurs ne fournit pas encore de version électronique, vous devrez scanner le document qu il vous aura envoyé par courrier postal afin de l ajouter manuellement à votre coffre-fort numérique. Le service coffre-fort numérique ne vous dispense, en aucun cas, de conserver l original du document, que celui-ci soit établi sur un support papier ou sur un support électronique. Vous devez conserver l original pendant les délais légaux ou en l absence de délai légal de conservation pendant les délais d usage. A quoi sert l outil de collecte? L outil de collecte de votre coffre-fort numérique est un programme à installer sur votre ordinateur personnel qui permet : - de réaliser la collecte de vos documents dématérialisés, de manière automatique* ; - de les classer directement dans votre coffre. *sous réserve de la disponibilité effective des documents et de l'accès autorisé aux sites Internet des émetteurs. Comment fonctionne l outil de collecte? Pour récupérer automatiquement les documents mis à disposition par vos émetteurs, vous devrez : - avoir préalablement demandé la dématérialisation des documents auprès de vos différents émetteurs (opérateurs téléphoniques, fournisseurs d énergie, CPAM, Impôts ) ; - installer l outil de collecte sur votre ordinateur personnel ; - pour chacun des émetteurs avec lesquels vous êtes en relation, paramétrez les agents-émetteurs en renseignant les identifiant/mot de passe d accès à leur site Internet (espace client). 12

13 Vos agents-émetteurs seront ainsi activés. Chaque jour et lorsque votre ordinateur sera allumé et connecté à Internet, l outil vérifiera pour vous si un nouveau document est disponible sur les sites Internet de vos émetteurs. Dans l affirmative, ces nouveaux documents seront automatiquement transférés dans votre coffre-fort numérique et rangés. Les informations personnelles que vous renseignez au sein de cet outil (liste de vos fournisseurs, vos identifiants et mot de passe personnels ) sont pilotés à partir de votre ordinateur et non transmis à un site externe sur Internet. La sécurité de vos identifiants/mot de passe est assurée par un système de double clé de codage réparti entre votre ordinateur personnel et votre coffre-fort numérique. Installation/désinstallation Comment télécharger l outil de collecte? Pour télécharger votre outil de collecte automatique, rendez-vous dans la rubrique Options & aide > Collecte automatique. Vous avez alors accès aux boutons «Télécharger l outil de collecte» pour la version PC et Mac. L outil de collecte doit être installé sur votre ordinateur personnel. 13

14 Comment installer l'outil de collecte sur un ordinateur PC ou Mac? Lorsque vous avez cliqué sur le bouton «Télécharger l outil de collecte» qui correspond à votre configuration d ordinateur (PC ou Mac), une pop up de téléchargement de fichiers s ouvre. Vous devez installer ce programme exécutable (collecteautomatique.exe) sur votre ordinateur personnel. La fenêtre peut être différente selon le navigateur utilisé (Internet Explorer, FireFox, Chrome ). Un éventuel avertissement de sécurité est normal car vous téléchargez un fichier à partir d Internet. Pour permettre l installation de l outil de collecte sur votre ordinateur, vous devez autoriser l action en cliquant sur le bouton «Exécuter». Certains antivirus peuvent vous demander l autorisation avant d installer ce programme. Il est nécessaire de valider l installation et de toujours effectuer la même opération. Ici, un exemple avec Avast Antivirus. Une fois l outil de collecte installé, cette étape ne sera plus nécessaire. L installation de l outil de collecte peut prendre plusieurs minutes, ceci est variable en fonction de votre équipement. La mise à jour de certains utilitaires du système d exploitation de votre ordinateur personnel (.net par exemple) doit parfais être réalisée avant l installation de l outil de collecte. A la fin de l installation de l exécutable et après le lancement du programme, vous devez activer l outil de collecte en renseignant le numéro d identification de votre coffre, l «ISaN», que vous trouvez dans la rubrique options & aide > Profil. Puis-je installer l outil de collecte sur un ordinateur public, à mon bureau ou dans un cybercafé? Si vous avez les droits administrateurs de l ordinateur, rien ne vous en empêche techniquement. Cependant, nous le déconseillons fortement. De manière générale, il n'est pas recommandé d'installer ou faire transiter des données personnelles par un ordinateur qui ne vous appartient pas et/ou qui est en accès libre. Nous vous recommandons d installer votre outil de collecte uniquement sur un ordinateur qui vous appartient. 14

15 Lors de l installation sur mon poste professionnel, je suis bloqué par un proxy, que faire? Dans un cadre professionnel, il se peut que la politique de sécurité de votre entreprise sécurise les accès à l outil de collecte par un Proxy. A l affichage de la pop-up de configuration du proxy, vous devrez saisir vos identifiant/mot de passe professionnel ou vous rapprochez du service informatique de votre société si vous êtes bloqué. Puis-je installer l'outil de collecte sur plusieurs ordinateurs? Oui, il est possible d installer l outil de collecte et de le configurer vos agents sur plusieurs ordinateurs. L outil de collecte se chargera de ne pas envoyer plusieurs fois le même document dans votre coffre. Comment supprimer l'outil de collecte? Sur votre PC L outil de collecte est un logiciel installé sur votre ordinateur, vous devez le désinstaller correctement via le panneau de configuration de Windows en cliquant sur la fonction «Désinstaller un programme» et en vous laissant guider par le programme de désinstallation. L icône positionnée sur le bureau de votre ordinateur (page d accueil) disparaîtra alors, le dossier également ; l outil de collecte sera correctement désinstallé. Sur votre Mac Tout d abord, supprimez votre profil et les données d utilisateur. Pour ceci, ouvrez le Collecteur Automatique et cliquez sur «Aide» dans le menu, puis sur «Suppression des paramètres de l utilisateur». Ensuite, fermez le Collecteur Automatique en cliquant sur «Quittez Collecteur Automatique» dans le menu de l outil. 15

16 Enfin, supprimez le programme du Collecteur Automatique présent sur votre bureau en le déplaçant dans la poubelle. L icône positionnée sur le bureau de votre ordinateur (page d accueil) disparaîtra alors, le dossier et les données également ; l outil de collecte sera correctement désinstallé. Si je désinstalle l'outil de collecte, les documents dans mon coffre sont-ils supprimés? Non, la désinstallation de l outil de collecte n a aucun impact sur votre coffre-fort numérique. La désinstallation de l outil n aura aucun effet sur les documents déjà collectés ; en revanche, elle mettra fin à la collecte automatique des futurs documents disponibles chez vos émetteurs. Si je désinstalle l outil de collecte, les agents-émetteurs que j ai paramétrés seront-ils perdus? Oui, lorsque vous vous désinstallez votre outil de collecte, vos agents-émetteurs paramétrés sont supprimés. Est-ce important d'installer l outil de collecte? Oui, il est essentiel d installer l outil de collecte pour bénéficier de la collecte automatique de vos documents (factures, relevés ) venant d émetteurs (EDF, Direction des Impôts, Sécurité Sociale ). Ce service est inclus dans le prix de votre coffre-fort numérique et vous permet un classement automatique de vos documents. Si vous choisissiez de ne pas profiter de cette fonctionnalité, nous vous recommandons de récupérer régulièrement vos factures sur les sites de vos émetteurs avant leur suppression et de les intégrer manuellement à votre coffre. La durée de conservation des factures électroniques proposées sur les espaces clients des fournisseurs sur Internet ne correspond pas toujours à la durée légale de conservation des documents. En les archivant sur votre coffre-fort numérique, vous y aurez toujours accès. De même, si vous changez de fournisseur et résiliiez votre contrat, il se peut que vous ne puissiez plus consulter vos anciennes factures. En les archivant automatiquement, vous aurez là encore toujours accès à vos documents. Utilisation de l'outil de collecte Comment lancer l outil de collecte? 16 Lorsque vous avez installé l outil de collecte et paramétré vos agents-émetteurs, vous n avez plus à intervenir dessus.

17 A l instar d un programme Anti-virus, l outil fonctionne seul en ne sollicitant que très peu la capacité de traitement de votre ordinateur. Au démarrage de votre ordinateur, l outil sera automatiquement mis en fonctionnement et sera fermé lorsque vous éteindrez votre ordinateur, sans aucune action de votre part. Néanmoins, si vous souscrivez un contrat avec un nouveau fournisseur dont les documents sont dématérialisés, vous aurez besoin de paramétrer ce nouvel agent dans votre outil de collecte. Dans ce cas, vous avez deux façons de lancer l outil : - En cliquant sur l icône raccourci «Collecteur Automatique» positionné sur le bureau de votre ordinateur (page d accueil). - En cliquant sur l icône raccourci Caisse d Epargne dans la barre des tâches. Comment fermer ou désactiver le programme de l outil de collecte? Lorsque votre outil de collecte est ouvert, vous avez deux façons de le fermer : - En cliquant sur le trait de réduction de la fenêtre, en haut à droite de la fenêtre. Cette action laisse votre outil de collecte actif ; vos documents continuent d être collectés régulièrement lorsque votre ordinateur fonctionne. - En cliquant sur «Quitter et désactiver» dans le menu déroulant «Actions» en haut à gauche de la fenêtre ou sur la croix de fermeture de la fenêtre. Cette action désactive votre outil de collecte; vos documents ne sont plus collectés régulièrement. Nous vous recommandons de réduire la fenêtre de votre collecteur à l aide du trait de réduction situé en haut à droite de la fenêtre afin de maintenir la collecte automatique de vos documents toujours active. Pourquoi et comment ré-ouvrir l outil de collecte? Lorsque vous avez installé l outil de collecte et paramétré vos agents-émetteurs, vous n avez plus à intervenir dessus. Il fonctionne seul en ne sollicitant que très peu la capacité de traitement de votre ordinateur. 17 Néanmoins, vous pourrez cependant être amené à ré-ouvrir l outil de collecte : - Lorsqu un agent d un nouvel émetteur sera disponible ; - Pour ajouter/supprimer/modifier votre compte pour un émetteur ; - Pour mettre à jour vos identifiants. - Dans ce cas, vous avez deux façons de lancer l outil : - En cliquant sur l icône raccourci «Collecteur Automatique» positionné sur le bureau de votre ordinateur (page d accueil). - En cliquant sur l icône raccourci Caisse d Epargne dans la barre des tâches.

18 Quand le programme de l outil de collecte est fermé, les documents sont-ils toujours collectés? Non, si le programme est fermé, vous ne collectez aucun document. Nous vous recommandons de ne pas fermer votre outil de collecte afin de maintenir la collecte automatique de vos documents. Pour vous assurer que votre programme n est pas fermé (inactif), il vous suffit de vérifier si le logo de la Caisse d Epargne est bien présent dans la barre des tâches de votre ordinateur. Si cet icône n est pas présent, vous devez ré-ouvrir votre outil de collecte en cliquant sur l icône raccourci «Collecteur Automatique» positionné sur le bureau de votre ordinateur (page d accueil). Puis-je consulter le contenu de mon coffre à partir l outil de collecte? Non, votre outil de collecte est un programme qui permet uniquement le paramétrage et la modification de vos agents-émetteurs. Il ne permet pas de consulter les documents collectés automatiquement. La consultation des documents se fait uniquement au sein de votre coffre-fort numérique, sur l espace Banque à Distance du site après saisie de vos identifiant/mot de passe. L outil de collecte est-il compatible avec mon ordinateur? L outil de collecte peut être installé sur un ordinateur : - PC équipé de Microsoft Windows : XP, Vista ou 7 ; - Mac à partir de la version 10.6 du système d exploitation d Apple. L outil de collecte ne peut être installé pour le moment sur des Smartphones ou tablettes portables. Pour que l outil de collecte fonctionne, il est indispensable de disposer d une connexion internet active, type ADSL. L outil de collecte peut-il ralentir le fonctionnement de mon ordinateur? L outil fonctionne seul en ne sollicitant que très peu la capacité de traitement de votre ordinateur et un espace disque limité à quelques dizaines de mégaoctets. Tous les documents «transitent» par votre ordinateur, mais n y sont pas stockés. Est-ce que le programme «outil de collecte» nécessitera des mises à jour? L outil de collecte est configuré pour se mettre à jour automatiquement. Régulièrement, il effectuera une vérification pour procéder à une mise à jour si celle-ci est nécessaire. 18

19 Utilisation des agents-émetteurs Qu est-ce qu un agent-émetteur? Certains organismes grand public (Opérateurs de téléphonie mobile, Fournisseurs d'accès Internet, Electricité, Gaz, Assurance Maladie...) mettent déjà à votre disposition des documents électroniques sur leurs espaces clients. Ces différents espaces nécessitent pour vous de retenir de multiples identifiants et mots de passe, et de vous connecter chaque mois pour récupérer manuellement ces documents. Pour vous simplifier la vie, votre Coffre-fort numérique vous propose des «agentsémetteurs» : ce sont des programmes intelligents qui consultent, régulièrement et à votre place, vos différents espaces clients sur les sites Internet de vos émetteurs. Ils rapatrient automatiquement dans votre coffrefort numérique vos factures, relevés ou décomptes dès que ceux-ci sont disponibles. Pour bénéficier de la collecte automatique, il vous suffit de paramétrer, sur votre outil de collecte, les agents-émetteurs avec vos identifiant/mot de passe. Ensuite, tout est automatique : vos documents seront stockés dans votre coffre-fort numérique au fur et à mesure de leur apparition. Afin de bénéficier de cette collecte automatique, il est indispensable que vous ayez préalablement accepté les conventions de dématérialisation auprès des différents émetteurs. Comment fonctionne un agent? Les agents consultent, régulièrement et à votre place, les espaces clients des sites Internet de vos émetteurs et collectent automatiquement vos factures, relevés ou décomptes dès que ceux-ci sont disponibles pour les ranger dans votre coffre-fort numérique. Ces agents réalisent une connexion à vos espaces client, comme vous pourriez le faire vous-même. Comment paramétrer un agent? Au sein de votre outil de collecte, vous retrouverez la liste des agents mis à votre disposition. Il vous suffit alors de sélectionner l agent correspondant à l émetteur qui vous intéresse dans la liste de gauche et de cliquer dessus. Une fois que l agent apparait sur la droite de l écran, vous pouvez cliquer sur le bouton «Ajouter Compte». Vous pouvez ainsi renseigner les données de votre compte client et cliquer sur le bouton «Valider». 19

20 Pour un même agent, vous pourrez configurer plusieurs comptes. Je ne retrouve pas l identifiant et le mot de passe d'un émetteur, comment les retrouver? Vous retrouvez généralement votre identifiant sur des factures, des relevés venant des émetteurs. Si vous avez égaré votre mot de passe, connectez-vous au site Internet de l émetteur où vous trouverez normalement une procédure pour acquérir un nouveau mot de passe. J'ai changé d identifiant ou de mot de passe sur le site d un de mes émetteurs, comment mettre à jour l agent de mon outil de collecte? Lorsque vous modifiez votre identifiant ou votre mot de passe sur le site de l un de vos émetteurs, vous devez modifier ces données également dans votre outil de collecte ; faute de quoi vous ne recevrez plus de document automatiquement dans votre coffre. Pour mettre à jour les identifiant et mot de passe d un agent : - ouvrez votre outil de collecte, - cliquez sur l agent-émetteur concerné et modifiez les champs nécessaires (identifiant, mot de passe, date de naissance.), - une fois les données mises à jour, cliquez sur le bouton «Valider». Un voyant vert vous permet de vous assurer que vos changments sont correctement effectués et que les documents sont de nouveau collectés automatiquement. Je ne suis plus client d'un émetteur, puis-je supprimer l agent-émetteur de mon outil de collecte? Oui, pour supprimer un agent-émetteur, ouvrez votre outil de collecte et cliquez sur le bouton «Supprimer» de l émetteur concerné. 20

21 L agent-émetteur supprimé disparait alors de votre page d accueil. Plus aucun document de cet émetteur ne sera collecté et classé dans votre coffre. Les documents collectés précedemment restent disponibles dans votre coffre-fort numérique. Comment ajouter un nouvel agent? Pour ajouter un nouvel agent : - Ouvrez votre outil de collecte ; - Retrouvez votre agent dans la liste mise à votre disposition ou via le moteur de recherche et cliquez dessus ; - L agent apparait alors sur la droite de l écran, cliquez sur le bouton «Ajouter Compte» ; - Renseignez les données de votre compte client ; - Et cliquez sur le bouton «Valider». Peut-on configurer plusieurs comptes-client pour un même agent? Il est possible d ajouter plusieurs comptes pour un même agent. La procédure à appliquer est identique à celle de l ajout d un agent. Que signifient les indicateurs/couleurs sur les agents-émetteurs? Le voyant vert signifie que votre agent-émetteur est correctement paramétré pour recevoir vos documents (factures, relevés, quittances.) automatiquement. Le voyant rouge signifie que votre agent-émetteur n est pas correctement paramétré et que vous ne recevrez pas de document automatiquement. Vous avez peut-être commis une erreur lors de la saisie de vos données. Saisissez de nouveau vos identifiant et mot de passe jusqu à l obtention du voyant vert. Comment vérifier qu'un agent-émetteur fonctionne? Le voyant vert signifie que votre agent est correctement paramétré pour recevoir vos documents (factures, relevés, quittances.) automatiquement. De plus, suite à la création de votre agent, vous constatez que des documents viennent automatiquement se classer au sein de votre coffre, sans action de votre part. Quelle est la liste des agents-émetteurs disponibles? En ouvrant votre outil de collecte, vous visualisez l ensemble des agents disponibles. De nouveaux agents seront régulièrement ajoutés à cette liste, nous vous invitons à regarder de temps en temps votre outil pour voir les nouveautés. 21

22 Si vous ne trouvez pas un agent, téléchargez les documents sur le site Internet de cet organisme et importez-les manuellement dans votre coffre. Une autre personne peut-elle récupérer mes identifiants d'un émetteur? Si quelqu un accède à votre ordinateur sans votre autorisation (perte ou vol), il ne pourra visualiser que l identifiant d un émetteur en ouvrant l outil de collecte. Les identifiants sont très souvent des adresses s ou des numéros de téléphone, sans caractère confidentiel. Personne ne pourra récupérer vos mots de passe ; ils sont cryptés avant d être conservés, pour partie sur votre ordinateur et pour partie sur votre coffre-fort numérique, de manière sécurisée. A quel moment un agent se connecte-t-il pour récupérer mes documents? L outil de collecte est optimisé pour se connecter selon les périodes les plus fréquentes de publication des documents sur les sites des émetteurs. L agent se connectera également régulièrement pour vérifier si une mise à jour du programme est disponible. Cette mise à jour se fera automatiquement, sans intervention de votre part. Au bout de combien de temps les documents collectés sont-ils disponibles dans mon coffre? Vos documents sont mis à disposition automatiquement dans votre coffre-fort numérique dans un délai maximum de 2 heures suite à la récupération par l outil de collecte sur le site de l émetteur. Pour être certain d être informé de la mise à disposition de nouveaux documents au sein de votre coffre, il est recommandé de fixer les règles d envoi des alertes par dans la rubrique Options & aide > Profil. Si toutefois, vous constatez qu un document est disponible sur le site d un de vos émetteurs mais qu il n apparait pas encore au sein de votre coffre-fort numérique, vous pouvez lancer la synchronisation manuelle, en cliquant sur le bouton «Synchroniser» de votre outil de collecte. Après avoir été collectés, mes documents sont-ils toujours disponibles sur le site de l'émetteur? Oui, les documents collectés automatiquement restent disponibles sur le site Internet des émetteurs, seule une copie est téléchargée pour être rangée dans votre coffre. 22

23 Un de mes agents m indique une erreur, que faire? Généralement, les erreurs proviennent d un oubli de mise à jour du mot de passe. Lorsque vous modifiez votre mot de passe sur le site d un émetteur, pensez à mettre à jour votre agent dans votre outil de collecte puis effectuez une synchronisation. Certains de mes documents ne sont plus téléchargés, que faire? Vérifiez dans un premier temps que votre outil de collecte est bien actif. Si celui-ci est actif, un agent peut révéler une erreur (voyant croix rouge) auquel cas vérifiez que vos identifiants et mots de passe n ont pas changé. Si tous vos agents sont en voyant vert, vous pouvez forcer la synchronisation en cliquant sur le bouton «Forcer la synchronisation» afin de déclencher la re-collecte de l ensemble des documents présents sur le site. Si malgré ces vérifications, vous constatez que vos documents n arrivent toujours pas dans votre coffre-fort numérique, vous pouvez envoyer un message en détaillant l agentémetteur dysfonctionnant. Comment puis-je obtenir de l aide concernant le service et les outils? La Caisse d'epargne met tout en œuvre pour vous offrir un service de qualité. Malgré cette vigilance, des difficultés passagères peuvent survenir. Pour faire part d un dysfonctionnement, vous pouvez adresser un message en détaillant le plus possible le problème rencontré. Résiliation du service Comment faire pour résilier mon service et fermer mon coffre-fort numérique? Si vous souhaitez résilier votre coffre-fort numérique, vous devez prendre contact avec votre conseiller. Comment de temps sont conservés mes documents si mon coffre-fort numérique est résilié? La résiliation est immédiate. Assurez-vous d avoir récupéré tous vos documents avant votre demande de fermeture du service auprès de votre conseiller. Par mesure de sécurité, tous les documents de votre coffre seront supprimés ; la Caisse d Epargne ne sera plus en mesure de vous les restituer suite à la fermeture de votre coffre. Comment faire pour récupérer tous mes documents avant la fermeture? 23 Pour récupérer vos documents, vous devez les télécharger en cliquant sur la fonction «Télécharger» dans la liste déroulante liée à chaque document.