CONTEXTE: LES SPECIFICITES DE LA COMMUNICATION EVENEMENTIELLE

Transcription

1 Page 1 sur 7 Fiche de poste Site réalisé par: Legrand Céline c.legrand@toulousebusiness-school.org Nom Poste Société Le métier David Plouvier Responsable Logistique TBWA\Auditoire Monsieur Plouvier est responsable de l'organisation logistique des divers événements orchestrés par l'agence TBWA\Auditoire. La société, le secteur INTRODUCTION La communication et le marketing événementiels sont devenus de véritables alternatives pour qui souhaite communiquer différemment et s'affranchir des médias traditionnels. Aujourd'hui, tout est événement dans les relations qui lient l'entreprise et ses publics, les marques et ses consommateurs...média à part entière, l'événementiel constitueun des vecteurs efficaces de la communication qu elle soit institutionnelle, commerciale ou interne etremporte, notamment grâce à sa forte charge affective,une adhésion incontestable auprès des différents publics de l entreprise. CONTEXTE: LES SPECIFICITES DE LA COMMUNICATION EVENEMENTIELLE Une consultation en matière de communciation événementielle se différencie d'autres consultations, en raison du caractère unique de l'événement et d'une relation qui est souvent de courte durée. La relation est cependant intense puisqu'il s'agie de définir, concevoir et produire à la fois des messages, un décor, un cadre d'accueil, un spectacle, une réception, etc... tout en gardant l'esprit et la culture de l'entreprise eten assurantune cohérence avec les autres outils de communication. S'il revient en général au client de définir la stratégie dans laquelle viendra s'inscrire l'événement, au sein d'une communication plus globle, le rôle de conseil apporté par l'agence sera déterminant quant au succès de l'opération. La communication événementielle est empreinte d'autant plus d'exigence que l'opération est unique, et doit donc être en tous points pensée, conçue et réalisée pour être parfaite et réussie du premier coup. Cf données chiffrées " Le secteur des agences événementielles en France" L AGENCETBWA\AUDITOIRE Depuis 16 ans, \Auditoire accompagne les Marques, les Entreprises, les Institutions dans la conception, le conseil et la mise en œuvre de leurs événements. En tant qu' agence conseil, \Auditoire intervient de la réflexion stratégique à la mise en œuvre opérationnelle et de la définition d'un plan d'action à long terme à l'intervention sur des sujets ponctuels. De cette démarche, naissent des événements créateurs de relations fortes etgénérateurs d'image et de retombées.

2 Page 2 sur 7 relations fortes etgénérateurs d'image et de retombées. L'agence assoie son expertise sur l'intégration des équipes opérationnelles (management de projets, production technique, logistique) et des équipes conception (création, planning stratégique). L'agence se compose de 4 pôles distincts mais néanmoins complémentaires: - Evénements Marketing-Vente - Evénements Corporate - Congrès, Voyages, Tourisme d'affaires en France et à l'international -Images & Multimédia TBWA \AUDITOIRE en quelques chiffres: 16 ans d'expérience 100 collaborateurs permanents En 2005: 900 intermittents recrutés 130 événements et 60 voyages et congrès organisés 120 films réalisés 20% du CA réalisé à l'export 70 clients actifs LE RESEAU \Auditoire fait partie du groupe TBWA\France: 3 ème groupe de communication en France Appartenance au réseau TBWA\ (groupe OMNICOM) dirigé depuis New York par Jean-Marie Dru 237 agences dans 75 pays Une philosophie commune: la Disruption Une même pratique: la Connexion \Auditoire est partenaire du réseau RADIATE (groupe OMNICOM): Premier réseau international d'agences événementielles 37 agences basées dans 40 pays Des offres de services multiples (concerts, sports, conférences, séminaires et expositions, retail marketing, street marketing, secteur santé, nouvelles technologies). Devenant le partenaire français de RADIATE, \Auditoire peut développer, pour ses grands comptes, des réflexions stratégiques réalisées par des teams créatifs internationaux appartenant aux meilleures agences mondiales et ainsi participer à un échange productif d'expériences et de réalisations d'événements.

3 Page 3 sur 7 échange productif d'expériences et de réalisations d'événements. LES RECOMPENSES TBWA\ est le 1er réseau le plus primé au monde. TBWA\PARIS est la 2ème agence la plus primée au monde. GRAND PRIX DES AGENCES DE L'ANNEE Le Groupe TBWA\FRANCE est élu ''Groupe de Communication de l'année'' TBWA\PARIS ''Agence de Publicité de l'année'', \AUDITOIRE ''Agence Evénementielle de l'année'', \TEXTUEL est élue pour la 5ème fois ''Agence d'édition de l'année''. Quelques chiffres (l'industrie, fourchettes de salaire, etc...) LE SECTEUR DES AGENCES EVENEMENTIELLES EN FRANCE Le marché aujourd'hui agences répertoriées - Elles emploient 6570 collaborateurs permanents - Elles ont réalisé, en 2005, un chiffre d'affaires proche de 2 Milliards d'euros (1, 94 Milliard d'euros) Structure des agences - Forme juridique: 2 agences sur 3 sont des SARL - 36% des agences sont titulaires d'une licence d'agences de voyages et 24% d'une licence d'entrepreneur de spectacle - Les agences sont majoritairement indépendantes. Seules 16% d'entre elles appartiennent à un groupe ou à un réseau - 37% des agences adhèrent à une association ou à un syndicat professionnel Un marché d'origine majoritairement national - 80% des agences réalisent plus de 75% de leur chiffre d'affaires avec les entreprises ou collectivités françaises - 10% réalisent plus de 75% de leur activité avec des entreprises étrangères - Le marché anglais génère à lui seul près de 60% du marché étranger, suivi du Bénélux et de l'italie Un marché tourné vers l'entreprise - 50% des agences réalisent plus de 75% de leur chiffre d'affaires avec les entreprises - Parrallèlement, 1 agence sur 2 n'intervient jamais pour un organisme public, une association ou un autre intermédiaire Un secteur d'activité plutôt "féminin" - 66% des salariés permanents sont des femmes Les événements réalisés - Les agences organisent en moyenne 53 opérations par an - 66% des agences réalisent plus de 75% de leur chiffre d'affaires en France - 42% des agences ne réalisent jamais d'opérations à l'étranger

4 Page 4 sur 7-42% des agences ne réalisent jamais d'opérations à l'étranger - Le podium des destinations étrangères: Espagne, Maroc etitalie Les perspectives de développement - 90% des agences envisagent leur évolution à travers un développement de leur portefeuille clients - Dans le même temps, 60% des agences envisagent de diversifier leur activité Source: Etude ANAé, Agence Nationale des agences de communication événementielle, Le métier Position hiérarchique et rattachements Directement rattaché au chef de projet en charge de l'événement, David Plouvier est également sous la responsabilité decyril Giorgini, Président de l'agence et Cyril de Froissard, Directeur Général. Principaux interlocuteurs En interne: le travail s'effectue principalement en collaboration avec le chef de projet en charge de l'événement.de nombreuxéchanges, directs et réguliers,ont lieuavec le Président, le Directeur général, le Directeur du développementet les différentes personnes en charge des projets événementiels (Production, Logistique, Développement...). En externe: sites et salles, équipements audiovisuel et informatique, traduction simultanée, restauration, hébergement, accompagnants,accueil, contrôle, sécurité, signalétique sont autant d'éléments àprendre en compte dans l'organisation d'un évènement.les interlocuteurs externes sont donc composés de l'ensemble de ces prestataires. Principales responsabilités Apporter unsavoir-faire reconnu à chaque étape - Conseillerdans la conception, la coordination et la production exécutive de l'ensemble des opérations. - Maîtriser les contraintes budgétaires, techniques et logistiques. - Séduire efficacementles différents publics de l'entreprise:internes (personnel, force de vente, cadres et dirigeants) et externes (clients, prospects, distributeurs, journalistes, analystes et actionnaires). Se positionner en tant que véritablepartenaire de l'événement - Proposer une structure et une organisation capables de prendre en charge l'événement de A à Z - Aider dans la construction et la hiérarchie du message - Scénariser l'espace jusqu'au moindre détail : décor, effets spéciaux, symboliques visuelles, etc. - Anticiper les contraintes liées au terrain - Utiliser sonréseau de forces vives externes afin de répondreaux problématiques spécifiques à chaque client - Assurer la globalité de la prestation en s'appuyant sur les services internes de l'agence: conception de décors, régie audiovisuelle, plate-forme multimédia, etc. Objectifs professionnels assignés

5 Page 5 sur 7 En termes d'objectifs quantitatifs, David Plouvier se doit non seulement de respecter le budget de départ mais égalementd'obtenirune marge finalede 20% sur le dossier. Quant auxobjectifs qualitatifs, David Plouvier doit s'assurer de la bonne éxecution du contrat afin de réaliserun événement parfait de A à Z. Evolutions de poste possibles Dans le domaine de l'événementiel, l'expérience joue un rôle déterminant en termes d'évolutions de poste. Une fois les compétences acquises et prouvées, des projets plus importants en termes de budget et d'invités peuvent être confiés. A terme, il est possible d'accéder au poste de responsable de clientèle. Un jour dans la vie de... L organisation dela journée du responsable logistique varie sensiblement en fonction des échéances, de la taille de l'opérationet de la période.ainsi, son emploi du temps connaîtdes pics d'activité en amont et à l'approche de l'évènement. Les déplacements extérieurs sont très fréquents ( Rendez-vous clients; repérage des lieux; rencontres avec les prestataires). Bref, ses journées de travailsontchargées et débordent bien souvent sur ses soirées et ses week-ends! 9H30: consultation des mails et du courrier 9h45: Prise de contacts téléphoniques et échanges de mailsavec les différents prestataires 11h00:Rendez-vous extérieur avec un loueur de salle / Repérage des lieux 13h00: Déjeuner de travail avec le(s) client(s) afin de discuter de l'avancée du projet 14h30: Mise à jour des documents de travail (rétro-planning, liste d'invités, budget...) et formulation des recommandations stratégiques (sous format PowerPoint) 18h00:Réunion stratégique avec l'équipeen charge du projet 20H00: Fin de la journée Profil type Le profil de David Plouvier Après son BTS "Communication des entreprises", David Plouvier intègre l'école supérieure de commerce IDRAC à Lyon. Il part ensuiteun an à Londres pour suivre des cours d'anglais intensifs. A son retour, il intègre le Mastère Spécialisé "Marketing Management & Communication" (English Track). Tout au long de ses études,mr Plouvier a effectué divers stages en entreprises: agence de publicité, agence événementiel et service presse de la "Cité Urbaine". Dans le cadre du Mastère, il intègre TBWA\ Auditoire pour un stage de six mois puis est embauché en CDI au sein de l'agence. Le profil type Une formation initiale en Marketing/Communication Une expérience significative dans le domaine de l'événementiel Un excellent relationnel Des capacités d'adaptation et de réactivité. Compétences personnelles

6 Page 6 sur 7 Capacités rédactionnelles Aisance relationnelles Sens de l écoute, du dialogue Sens de la gestion, et de l organisation Imagination, créativité Disponibilité, rapidité Polyvalence, autonomie, adaptabilité, résistance au stress Compétences professionnelles Techniques: conçoit et met en oeuvre l'ensemble de la stratégie logistique lié à l événement. Budgétaires: propose et suit le budget lié à l événement, goût pour les chiffres. Humaines: développer et assurer un bon relationnel "client", capacité à travailler en équipe. Quelques conseils si vous êtes intéressés par ce métier Selon David Plouvier, il s'agit d'unmétier passionnant qui nécessite "d'aimer les horaires larges". Selon moi, il convient avant tout de faire preuve de compétences personnelles telles que la débrouillardise, la réactivité et le sens des priorités. Les expériences dans le domaine de l'événementiel sont toutefois fortement appréciées. Quant au Mastère, il a été un véritable tremplin dans la carrière de David Plouvier: Non seulement il lui a permis d'approfondir ses connaissances en ùatière de Marketing et de Communication, mais égalementd'élargir son réseau professionnel. Sources et liens utiles Ouvrages de références "L'évènementiel, une communication sans limites ou presque" de W.Perkins aux éditions Histoire d'être/ Max Milo, janvier "L'Evénement : La Communication du XXIe siécle" delionel Chouchan, Frédéric, Benoît Désveaux, Jean-Martin Herbecq, Edition LPM,2000. "Communication événementielle", d'arnauld du Moulin de Labarthete, Editions Demos, "Communiquez par l'événement!", Edité par l'anaé, mars Sites internet Agences TBWA\ Auditoire Association des Agences Conseil en Communication Site de l'anae, Agence nationale des agences de communication événementielle. Portail du monde de l'événement. Syntec Relations Publiques Prestataires

7 Page 7 sur 7 Le Syndicat des prestataires scéniques de l événementiel (Synpase) La Chambre Syndicale des Professionnels Pour l Evénement (CSPE) La Fédération Française des Métiers de l Exposition et de l Evénement (FFMEE) Foire Salon Congrès de France (FSCF) L International Association of Professionnal Congress Organisers (IAPCO) Articles "L'événement démontre toute son efficacité", Stratégies, Numéro 1434, novembre Dossier Evénementiel, Stratégies, Numéro 1434, novembre