Conditions générales d utilisation de la plateforme de dématérialisation dans le cadre des consultations lancées par l Agence de l Eau Seine-Normandie

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1 Conditions générales d utilisation de la plateforme de dématérialisation dans le cadre des consultations lancées par l Agence de l Eau Seine-Normandie Page 1/7

2 1 MENTIONS PRINCIPALES 1.1 Mentions générales introductives concernant la dématérialisation L Agence de l Eau Seine - Normandie dispose d'une plate-forme de dématérialisation des qui permet notamment : De rechercher les consultations passées par l'agence De télécharger les dossiers de consultation des entreprises De répondre de façon électronique aux consultations, dans la mesure où cette disposition est permise dans le règlement de la consultation ou dans l annonce. Nota : l'accès à cette plate-forme est gratuit. Nota 2 : les échanges d informations entre la plate-forme et les utilisateurs sont sécurisés grâce à l utilisation du protocole SSL (session https garantissant le cryptage des échanges). 1.2 Mentions concernant le retrait du DCE par voie électronique Les candidats peuvent télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) sur la plateforme en cliquant pour la consultation voulue sur le lien "Télécharger de dossier de consultation" Avant de pouvoir télécharger le DCE, les candidats doivent : Accepter les conditions générales d'utilisation de la plate-forme Renseigner le registre des retraits électroniques Les personnes téléchargeant le DCE seront particulièrement attentives à bien renseigner le champ " " dans la mesure où cette adresse pourra être utilisée par l Agence pour informer des éventuelles modifications du dossier de consultation des entreprises. La validité de cette adresse électronique déclarée est de la responsabilité de l'entreprise. Le règlement de la consultation pourra alors être téléchargé au format ZIP. Pour accéder aux documents du DCE, les candidats doivent donc disposer d un utilitaire permettant de lire les formats de dossiers compressés.zip. Des liens vers des outils ZIP gratuits sont disponibles sur la plate-forme à cet effet. 1.3 Mentions concernant le dépôt d'une réponse électronique Pour répondre à l appel d offres sous forme dématérialisée via la plate-forme de l Agence, la personne habilitée à engager l entreprise doit être : Page 2/7

3 Titulaire d un certificat électronique accepté par l'entité Publique afin de signer sa réponse (cf. article 2.4) Inscrite sur la plate-forme de gestion des de l Agence en ayant choisi le certificat pour mode d'authentification (cf. article 2.3). Pour répondre à la consultation, l'entreprise cliquera, pour la consultation voulue, sur le lien "Répondre à la consultation". Après avoir accepté les conditions d'utilisation, l'entreprise : Joindra sa première enveloppe électronique (candidature) Joindra sa seconde enveloppe électronique (offre) Renseignera les champs affichés Cliquera sur "Signer et envoyer" en sélectionnant le certificat utilisé pour signer sa réponse électronique Constitution de la première enveloppe électronique contenant les candidatures La première enveloppe électronique doit être un fichier unique au format ".zip" contenant les éléments de la candidature mentionnés au règlement de la consultation. Ces éléments seront des fichiers dans l'un des formats suivants : Format Word (.doc ) (version Word 97 et antérieures) Format Acrobat (.pdf ) (version Acrobat 5 et antérieures) Format Excel (.xls ) (version Excel 97 et antérieures) Format RTF (.rtf ) Format PDF (".pdf") Ces fichiers seront nommés nom_fichier.ext où "ext" désigne l'extension du fichier (ex. : " DC4.doc"). NB : des liens vers des outils zip gratuits sont disponibles sur la plate-forme à cet effet. Le nom donné à la première enveloppe électronique de Candidature sera Ref_nomentreprise_Env1.zip où : Ref est la référence du marché disponible sur la plate-forme nomentreprise est le nom de l entreprise (de préférence le sigle) Constitution de la seconde enveloppe électronique contenant l'offre La seconde enveloppe contenant l'offre doit être un fichier unique au format ".zip" contenant les éléments mentionnés au règlement de la consultation. Ces éléments seront des fichiers dans l'un des formats suivant: Format Word (.doc ) (version Word 97 et antérieures) Page 3/7

4 Format Acrobat (.pdf ) (version Acrobat 5 et antérieures) Format Excel (.xls ) (version Excel 97 et antérieures) Format RTF (.rtf ) Format PDF (".pdf") Ces fichiers seront nommés nom_fichier.ext où "ext" désigne l'extension du fichier (ex. : " AE.pdf"). NB : des liens vers des outils zip gratuits sont disponibles sur la plate-forme à cet effet. Le nom donné à l'enveloppe électronique d'offre sera Ref_nomentreprise_Env2.zip où : Ref est la référence du marché (celle disponible sur la plate-forme) nomentreprise est le nom de l entreprise (de préférence le sigle) 1.4 Mentions spécifique concernant dépôt d'une réponse par voie électronique dans le cas d'une procédure restreinte Un code d'accès restreint a été transmis aux candidats admis à présenter une offre. Ce code a été nécessaire au retrait du DCE par voie électronique, et l'est également pour remettre une offre sous forme électronique à cette consultation. La sélection de la consultation pour laquelle l'entreprise souhaite remettre une réponse se fait à partir du lien Répondre dans le menu Consultations de la page d'accueil des Utilisateurs externes authentifiés. Le candidat est invité à fournir la référence de la consultation pour laquelle il soumissionne, ainsi que le code d'accès à la procédure restreinte, afin d'accéder au formulaire de réponse. Page 4/7

5 2 MENTIONS ANNEXES 2.1 Mentions concernant les questions relatives à une consultation Les questions, administratives ou techniques, concernant chaque consultation pourront être posées via la plate-forme en cliquant pour la consultation voulue sur le lien "Poser une question". Avant de pouvoir poser une question, les candidats doivent : Accepter les conditions générales d'utilisation de la plate-forme Renseigner leur identité Les personnes posant une question seront particulièrement attentives à bien renseigner le champ " " dans la mesure où cette adresse pourra être utilisée par l Agence pour répondre aux questions. Il est de la responsabilité des entreprises de définir une adresse électronique valide. 2.2 Mentions concernant les échanges par voie dématérialisée avec les entreprises Après l'ouverture des candidatures et/ou après l'ouverture des offres relatives à la consultation, l'agence pourra communiquer avec les candidats via la "Messagerie Sécurisée" disponible sur la plate-forme pour les soumissionnaires authentifiés par certificat. Cette messagerie sécurisée permettra : De réaliser des échanges entre l Agence et les entreprises mettant en œuvre des mécanismes d'accusés de Réception Aux entreprises de signer leurs échanges avec l'agence (notamment les pièces complémentaires). 2.3 Mentions concernant l'inscription des Entreprises sur la plateforme Afin de pouvoir répondre à une consultation, les Entreprises doivent s'inscrire sur la plate-forme de dématérialisation de l'agence en choisissant le mode d'authentification par certificat. Pour cela, elles doivent cliquer sur le lien "S'inscrire" présent sur la page d'accueil. Une Entreprise peut s'inscrire à la plate-forme de l'agence en choisissant de s'authentifier : Par identifiant/mot de passe et bénéficier ainsi : o Du remplissage automatique des champs du registre des retraits et du registre des questions (et d'éviter ainsi de potentielles erreurs de saisie) o D'une alerte automatique lorsqu'une nouvelle consultation susceptible de l'intéresser est publiée sur la plate-forme Page 5/7

6 Par certificat et bénéficier en plus : o De la possibilité de remettre une réponse électronique nécessitant un mécanisme de signature électronique. 2.4 Mentions concernant la nécessité et les moyens d'obtention d'un certificat électronique Pour envoyer une réponse électronique à la consultation, la réponse doit pouvoir être signée électroniquement par une personne de l'entreprise ayant le droit d'engager l'entreprise, à l'aide d'un certificat accepté par l'entité Publique. Pour cela, il suffit qu'une personne de l'entreprise ayant le droit d'engager l'entreprise se munisse d'un certificat personnel auprès d'une Autorité de Certification reconnue par l'agence, puis choisisse ce moyen d'authentification sur la plate-forme. C'est alors via la plate-forme que sera réalisée l'opération technique de signature électronique au moment de la remise de la réponse électronique par l'entreprise. La liste des Autorités de Certification acceptées par l'agence est accessible sur la plate-forme en cliquant sur le lien "Autorités de Certification acceptées". La page accessible depuis ce lien donne les adresses des sites Internet de ces différentes Autorités de Certification, sites sur lesquels sont expliquées les démarches à suivre pour obtenir un certificat numérique. 2.5 Mentions concernant les offres contenant un virus Avant transmission de sa réponse, le candidat devra procéder à un contrôle antivirus de tous les fichiers constitutifs des enveloppes électroniques. Après le dépouillement de chaque enveloppe, l'agence procédera à une analyse anti-virus de son contenu avec l'antivirus e trust inoculatelt. Conformément à l article 10 du décret n du 30 avril 2002, les offres contenant des virus feront l objet d un archivage de sécurité. Ces offres seront donc réputées n avoir jamais été déposées et les candidats en seront informés dans les plus brefs délais. 2.6 Mentions concernant la co-traitance Dans le cas de la co-traitance, les éléments qui le nécessitent notamment l habilitation du mandataire par les cotraitants à signer l acte d engagement (habilitation contenue dans le DC4) ou à défaut l Acte d'engagement et le cas échéant le bordereau des prix, seront signés par l'ensemble des entreprises cotraitante à l'aide de l'outil de co-signature disponible gratuitement en téléchargement sur la plate-forme. Les fichiers ZIP ainsi créés (contenant le fichier et les signatures) seront insérés dans les enveloppes ZIP de Candidature ou d'offre. Seul le mandataire du groupement remettra la réponse électronique sur la plateforme en utilisant son certificat numérique propre. Page 6/7

7 2.7 Mentions concernant l'action de signature, de cryptage et d'envoi de la réponse électronique par le candidat En cliquant sur "Signer et envoyer", le candidat met en œuvre le processus cryptographique de signature électronique et de chiffrement de la réponse électronique : Signature de la Candidature Signature de l'offre (et des éventuels sous-plis) Cryptage de la Candidature Cryptage de l'offre (constituée de l'enveloppe électronique d'offre et des champs renseignés le cas échéant) C'est un ActiveX ou une Applet, téléchargé lors de la première réponse électronique réalisée sur la plate-forme, qui réalise sur le poste du candidat ces opérations. Une fois les opérations cryptographiques réalisées, la réponse est envoyée sur la plate-forme. A la réception du dernier octet de la réponse, un jeton d'horodatage cryptographique est généré par la plate-forme. Il donne une date et heure certaine à la réception de la réponse. Un courrier électronique, signé par la plate-forme, précisant les date et heure de réception, est alors envoyé au candidat. Page 7/7

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