ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DE l EXPLOITATION

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1 ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DE l EXPLOITATION Le contexte actuel : la gestion administrative de l exploitation occupe de plus en plus de temps du fait des demandes croissantes des administrations dans tous les domaines : social, fiscal mais surtout en ce qui concerne la technique (pour disposer des traces liées aux pratiques des exploitants). Ces exigences de l administration découlent principalement des fortes pressions sociétales en matière de : - qualité et sécurité des produits - préservation de l environnement d où la conditionnalité des aides PAC. I. LES PRINCIPAUX DOCUMENTS Voici un aperçu des principaux documents détenus sur l exploitation quelque soit la production de l exploitation répartis selon 5 thématiques : - Technique - Gestion commercialisation - Juridique - Fiscal - Social Cette liste est loin d être exhaustive. CFPPA de l AUBE 1 BP REA

2 Domaine Emetteur Caractéristiques Périodicité TECHNIQUE - Plan Prévisionnel de Fumure (PPF) - Cahier d épandage (CE) - Registre de production végétale Exploitant (modèles Ch. Agri, CER ) - Prévision des apports de fertilisants azotés organiques et minéraux (nature, qté, période) par parcelle ou îlot - Réalisation des apports de fertilisants azotés - Suivi de l utilisation de tous les produits phytosanitaires par parcelle ou îlot (nom, dose, date traitement ) 1 fois / an (avant début de campagne) A chaque apport (délai d nscript 30 jours) A chaque traitement GESTION - COMMERCIALISATION - Bons de commande - Bons de livraisons - Factures - Devis (travaux, PS) - Courriers (relance ) - Chèques, remises de chq - Relevés de banques JURIDIQUE - Statuts de société - PV d assemblée des associés - Baux - Actes de ventes - Contrats FISCAL - Déclarations de TVA - Déclaration de revenus+ déclaration BA (bilan, CR) - DAS (salaires, honoraires) SOCIAL - Document Unique ERP - Contrats de travail - Déclaration d embauche - Fiches de paie - Déclaration trimestrielle des salaires - Bordereau cot sur salaires - Déclaration des revenus professionnels (BA) - Bordereau des cotisations exploitant Exploitant Clients Fournisseurs Banque Juriste, notaire Juriste Juriste, notaire Notaire Assurance, coop., négoce Exploitant, comptable Exploitant Exploitant, juriste, cabinet comptable A fournir en cas de contrôle Intégrés à la conditionnalité des aides PAC Acte constitutif d une société. Définit ses règles de fonctionnement Compte rendu des décisions prises Concerne foncier et bâtiments Concerne foncier et bâtiments Convention faisant naître une ou plusieurs obligations - Destinataire : Service des impôts - Destinataire : Service des impôts - Destinataire : Service des impôts - Oblig. pour tout employeur de MO (inventaire des risques, plan d action) - Indispensable sinon embauche CDI - Destinée à la MSA + salarié - Destinée au salarié - Destinée à la MSA qui calcule le montant des cot à payer sur salaires - Envoyé par la MSA pour règlement - Destinée à la MSA qui calcule le montant des cot exploitant à payer - Envoyé par la MSA pour règlement Mensuelle Création de la société Au moins 1 / an Concl du bail Concl vente Point annuel Selon contrat Trim. + régul annuelle Annuelle 01/05 Annuelle 31/01 Actualisation annuelle Avant toute embauche Mensuelle Le 10 suivant fin de trim. civil Trimestriel Annuelle 30/06 2 acomptes + régul fin année CFPPA de l AUBE 2 BP REA

3 A cela s ajoutent des documents à caractère facultatif résultant d un engagement volontaire de l exploitant (mesures agro-environnementales, Plan Végétal pour l Environnement ) ainsi que toutes les formalités administratives liées à chaque production. Documents spécifiques «grandes cultures» - Déclaration PAC Documents spécifiques «viticulture» : - demande d autorisation de plantation - déclaration d intention d arrachage ou de plantation - déclaration de fin de travaux - déclaration de récolte Documents spécifiques «élaboration commercialisation des vins» : - déclaration récapitulative mensuelle - déclaration de stock - titres de mouvement - registre de cave Documents spécifiques «productions animales» : - registre d élevage - déclaration d activité polluante - ordonnances - bons d enlèvement des animaux - plan d alimentation II. LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS Aucune méthode de classement n est imposée, chacun est libre. L important c est qu un document puisse être retrouvé rapidement en cas de besoin et en particulier en cas de contrôle : - contrôle fiscal - contrôle MSA - inspection du travail - services des douanes - direction des services vétérinaires On peut toutefois s intéresser au classement des «pièces comptables» qui constituent une part importante des documents de l exploitation. CFPPA de l AUBE 3 BP REA

4 Quelles sont les pièces comptables ou pièces justificatives? Ce sont tous les documents qui justifient des flux entre l exploitation et des tiers (flux de biens, de services ou d argent). Il s agit principalement de : Factures fournisseurs et autres justificatifs de dépenses Factures clients Pièces de banque (relevés de comptes essentiellement) Quel est le but du traitement et du classement des pièces comptables? - Faciliter l enregistrement en comptabilité - Suivre la trésorerie de l exploitation au jour le jour Quelques conseils pour le classement : Pour chaque catégorie (fournisseurs / clients / banque), utiliser un classeur (ou trieur) avec éventuellement 12 intercalaires. Prendre un nouveau classeur (ou archiver) à la fin de chaque exercice Classer les documents mois par mois (pas nécessaire au jour le jour). Pour les factures, prendre en compte la date de facturation et non pas la date de règlement. Ne ranger une facture que lorsqu elle est réglée (fournisseur / client). Cela évite de la rechercher et cela évite des oublis. 1) Traitement des factures fournisseurs : A la réception, contrôler la facture (quantités, prix ), notamment avec le bon de commande et/ ou le bon de livraison. Enregistrer la facture dans un «échéancier». L échéancier est un tableau permettant de planifier toutes les échéances de l exploitation (recettes / dépenses) dès qu elles sont connues avec certitude et ainsi de connaître à l avance l évolution du solde de trésorerie. NB L échéancier peut être un simple tableau sur Excel. Il est possible également d utiliser un logiciel de gestion de compte bancaire. Il en existe des gratuits téléchargeables sur Internet. Voici par exemple «Comptes bancaires ymsoft» charger/comptes_bancaires_ymsoft_9481.htm ATTENTION : il ne s agit pas là de tenir la comptabilité de l exploitation mais de gérer la trésorerie. CFPPA de l AUBE 4 BP REA

5 Classer provisoirement la facture jusqu à l échéance (pochette ou corbeille «factures à payer»). A l échéance, procéder au règlement. Il peut être utile de reporter l identification du règlement sur la facture. Ex : chèque N du --/--/-- Classer la facture avec les factures du même mois. Pour préparer la saisie de la facture en comptabilité, on peut rechercher le (ou les) N de compte à utiliser et le mentionner sur la facture. Lors de la saisie de la facture en comptabilité, il faudra numéroter chaque facture (= reporter le N de pièce attribué automatiquement par le logiciel à chaque nouvelle pièce saisie) 2) Traitement des factures clients : Les factures clients sont émises : - soit par l exploitant - soit par l acheteur (coopérative, négoce) Les factures clients émises par l exploitant doivent être numérotées et classées dans l ordre chronologique Lors de l émission (ou de la réception) de la facture, enregistrer le règlement à la date prévue dans l échéancier (si le règlement n a pas été adressé par le client à l échéance prévue, une lettre de relance devra lui être adressée). Classer provisoirement la facture en attente du règlement (pochette ou corbeille «en attente». A la réception du règlement, il peut être utile de reporter l identification du règlement sur la facture (chèque N du --/--/-- ). Classer la facture définitivement dans l ordre chronologique, par N de facture. Remarque : l utilisation d un logiciel de «gestion commerciale» permet d établir les factures, d enregistrer les règlements et d accéder à tout moment à l état des factures impayées. Les factures peuvent être classées définitivement lorsqu elles sont émises et il est inutile de reporter l identification du règlement sur la facture. CFPPA de l AUBE 5 BP REA

6 3) Traitement des pièces de banque : Les pièces de banque regroupent : - les relevés de comptes - les décomptes d intérêts ou d agios - les bordereaux de remises (chèques ou espèce) A la réception du relevé de compte, pointer toutes les opérations du relevé avec votre échéancier (ajouter celles qui auraient été omises). Etablir un état de rapprochement bancaire afin de vérifier qu il n y a pas eu d erreur de pointage : Solde de l échéancier en fin de mois N + dépenses non pointées sur l échéancier (chèques émis non débités) = Solde du relevé de compte bancaire en fin de mois N Classer les relevés de comptes dans l ordre chronologique en intercalant les autres pièces de banque qui s y rattachent Conserver les souches de chéquiers et les tickets de cartes bancaires 4) Classement des autres pièces comptables : Il est souhaitable d ouvrir des dossiers spécifiques notamment pour : Les salaires contrats de travail, déclaration d embauche, fiche de paie, déclaration trimestrielle des salaires (MSA), bordereaux de cotisations à payer, arrêts de travail Les assurances contrats, appel des primes d assurance, justificatif d indemnités perçues suite à un sinistre, courriers La TVA bordereaux d acomptes trimestriels, régularisation annuelle. Les emprunts contrat, tableau d amortissement Reporter sur l échéancier toutes les dépenses (ou recettes) identifiées à partir des documents émis ou reçus avant de classer ces documents. Lorsque l exercice comptable est terminé, regrouper tous les documents qui s y rapportent (dans des boîtes à archives par exemple). Vous pourrez ensuite y ajouter les documents de synthèse (bilan, compte de résultat). CFPPA de l AUBE 6 BP REA