Guide de l utilisateur du logiciel LOTIM14 Innovation. Le logiciel et le guide sont protégés par les lois du Copyright

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1 Guide de l utilisateur du logiciel LOTIM14 Innovation Le logiciel et le guide sont protégés par les lois du Copyright L application en ligne LOTIM14 Innovation est une solution simple et performante pour optimiser la gestion financière et comptable des opérations de lotissements créées par les collectivités territoriales et leurs groupements tout en permettant de respecter le cadre fiscal propre à la TVA immobilière. En temps réel, LOTIM14 INNOVATION permet d assurer simultanément la gestion, le suivi et le contrôle : Des coûts de production ; Des prix de revient ; Des prix de vente ; Du régime fiscal de l opération et du calcul de la TVA sur marge ; Du plan de commercialisation des terrains ; Des plans de trésorerie pluriannuels ; Des plans de financement ; Des budgets prévisionnels et des comptes administratifs ; Des écritures de stocks et des inventaires. Avec l option consolidation, tout en individualisant la gestion de chaque opération, les collectivités sont en capacité de regrouper leurs opérations en un seul budget et de faire le choix de les équilibrer avant ou après la consolidation. LOTIM14 INNOVATION est une solution au service de l efficacité (gain de temps considérable) et de la transparence financière. L utilisation de LOTIM14 INNOVATION ne demande aucune formation particulière. Une assistance téléphonique, ou l application des instructions de ce guide, permet à l utilisateur de prendre immédiatement en main cet outil de gestion. Le respect des recommandations ci-après décrites permettent de piloter aisément vos opérations. En cas de difficultés, vous avez la possibilité de nous poser vos questions à l adresse suivante info@m14.fr. La configuration recommandée de votre ordinateur Pour une utilisation optimum de LOTIM14 Innovation, il vous est demandé de choisir les navigateurs Mozilla Firefox, Google Chrome ou Explorer version 9.et d accepter les cookies. Il est également recommandé d activer JavaScript et d opter pour une résolution d écran d au moins 1024x768. Chaque page affichée peut être imprimée. Il suffit de cliquer sur le pictogramme «imprimante» située dans la barre d outils à droite. Les pictogrammes utilisés visualiser Corriger ou modifier sélectionner exporter vers Excel supprimer ou effacer enregistrer sauvegarder imprimer déconnecter annuler trier 1

2 Le guide de l utilisateur Pour accéder au guide de l utilisateur, il suffit de cliquer sur le pictogramme «ampoule» situé dans la barre d outils à droite. Sous format PDF, il est aisé de le consulter et de l imprimer. Les éditons Chaque page affichée peut être imprimée. Il suffit de cliquer sur le pictogramme «imprimante» située dans la barre d outils à droite. Export vers EXCEL La plupart des pages peuvent être exportées vers Excel en cliquant sur le pictogramme dans la barre d outil à droite. Comment démarrer une opération L utilisation des onglets permet de passer d une fonction à une autre. SOMMAIRE DU GUIDE DE L UTILISATEUR 1 Onglet [LOTISSEMENTS] PAGE 3 2 Onglet [LOTS] PAGE 7 3 Onglet [DEPENSES] PAGE 10 4 Onglet [RECETTES] PAGE 13 5 Onglet [TRESORERIE] PAGE 14 6 Onglet [PRIX] PAGE 15 7 Onglet [FISCALITE] PAGE 19 8 Onglet [EQUILIBRE BUDGETAIRE] PAGE 22 9 Onglet [BUDGET] PAGE Onglet [STOCKS] PAGE Onglet [EMPRUNTS] PAGE 30 2

3 1 Onglet [LOTISSEMENTS] L onglet [Lotissements] permet de créer une opération et les consolidations, d accéder à celles qui ont été créées, archivées ou consolidées. Cet onglet permet d identifier les opérations de lotissements que l utilisateur doit gérer ou de créer un nouveau lotissement. 3

4 A partir de cette page, l utilisateur peut être amené : 1.1 à sélectionner une opération 1.2 à modifier les données d une opération existante 1.3 à visualiser les données des opérations en cours 1.4 à archiver une opération terminée Cette fonction permet de conserver les données des opérations anciennes et de les consulter sans pouvoir les modifier. 1.5 à supprimer une opération existante 1.6 à créer une nouvelle opération 4

5 Les caractéristiques générales des opérations devront être saisies de manière : à intégrer les données physiques de l opération et notamment : la superficie de l emprise totale ; la superficie cessible ; le nombre de lots ; la superficie des espaces verts ; la superficie des espaces publics. Il doit y avoir une cohérence entre les superficies portées et la superficie totale d une opération.. Dans le cadre d une pré-étude, l utilisateur peut porter des chiffres prévisionnels. Si le nombre de lots n est pas connu, l utilisateur pourra porter le nombre de lots estimatif. Dans tous les cas il veillera à ce que l addition de la superficie de tous les lots corresponde à la totalité de la superficie cessible. à fixer la durée de «vie» prévisionnelle du lotissement Par définition, les opérations de lotissements ou d aménagement sont des opérations pluriannuelles. Pour préparer le plan de trésorerie, il importe de fixer la durée de vie prévisionnelle de chaque opération. La durée de vie pourra être modifiée à tout moment si nécessaire. Cette évaluation est également nécessaire pour formater correctement le nombre de colonnes et de lignes des documents à éditer. à préciser si c est le cas si la TVA sur les cessions sera calculée avec de la TVA sur la marge. à préciser l année de la première inscription budgétaire à préciser l année de démarrage des travaux à préciser l année à partir de laquelle les terrains pourront être commercialisés Ces précisions sont importantes puisqu elles permettent de paramétrer la gestion automatique des comptes de stocks en fonction de la date d avancement des travaux. Cette date pourra être actualisée dès lors que le changement portera sur l année en cours ou sur les années civiles à venir. à définir le mode de gestion des stocks. deux variantes sont proposées. Des précisions sont apportées dans l onglet [STOCKS]. Une analyse complète sur chacune des variantes est détaillée dans l ouvrage «Le Budget annexe de lotissement et la M14». à ventiler si nécessaire des écritures comptables entre le budget annexe de lotissement, le budget principal, et les budgets annexes eau ou assainissement. Pour certaines opérations et dans des cas bien définis par la réglementation, des écritures comptables pourraient être ventilées entre le budget annexe de lotissement, le budget principal et les budgets annexes eau et assainissement. Ces paramètres saisis, la ventilation comptable et budgétaire des écritures pourra se faire correctement. Ces inscriptions permettent également de calculer le prix de revient global d une opération. Dans ce cas, il suffit de cocher la case du ou des budgets concernés. EN CAS D OPTION DU MODULE «CONSOLIDATION» Les collectivités qui ont plusieurs opérations à gérer sont en mesure avec cette option de simplifier considérablement la gestion de leurs budgets et de leurs comptes administratifs tout en assurant une gestion individuelle de chacune d entre elles. En effet, cette option permet : - de créer un budget annexe unique pour l ensemble des opérations - de restreindre le nombre de budgets par catégorie d opérations (habitation, industrie, commerce, ZAC ) ou par exemple par territoire pour les groupements de communes. Bref, une grande souplesse d organisation interne est proposée aux gestionnaires tout en conservant le contrôle de chaque opération. Sur le plan des équilibres budgétaires, et notamment pour la mise en place de financements transitoires (emprunts, avances remboursables, subvention d équilibre, reversement d excédent, provisions), le gestionnaire aura la possibilité d équilibrer globalement le budget annexe ou de continuer à le faire par opération. 5

6 Lors de la création d un budget consolidé, le gestionnaire choisit le type de consolidation (équilibre avant ou après la consolidation) et sélectionne dans la liste des opérations existantes celles qui doivent dépendre de tel ou tel budget. Important : Lorsque l équilibre se fait après la consolidation, le gestionnaire ne pourra plus procéder aux équilibres par opération. Lorsque l équilibre se fait avant la consolidation, le gestionnaire conserve la possibilité de procéder aux équilibres par opération. Pour cette catégorie, le gestionnaire crée autant de budgets consolidés qu il souhaite. 6

7 2 - Onglet [LOTS] 7

8 À partir de cet onglet, les lots sont créés et les données autres que financières de chaque lot sont gérées. Remarque : Si dans la page [Lotissements] il est mentionné que la TVA sur marge s applique à toutes les cessions, la ligne «Vendu avec de la TVA sur marge n apparaîtra pas à l écran. Important : Depuis la réforme de la TVA immobilière, toutes les ventes d une opération doivent être taxées. Les cessions gratuites ou à un prix symbolique sont illégales à l exception de celles consenties au profit des sociétés HLM en contrepartie de la réservation de logements sociaux, à hauteur d au moins 20% de la totalité des logements que ces société vont construire sur le terrain cédé. 8

9 Les étapes suivantes devront être respectées : création des lots destinés à la vente de votre opération ; affectation d un numéro à chaque lot à vendre ; Chaque lot devra être répertorié et affecté d un numéro. Définition de la superficie des lots ; Dans le cadre d une pré-étude rien n empêche l utilisateur à porter des chiffres prévisionnels. Si le nombre de lots n est pas connu, l utilisateur pourra porter le nombre de lots qu il voudra. Dans tous les cas il veillera à ce que l addition de tous les lots corresponde à la totalité de la superficie cessible. Ceci est également vrai pour un lotissement d activités, qui, à l inverse des lotissements d habitations donnant toujours lieu à un découpage précis, est divisé en fonction des besoins exprimés par les acquéreurs. Taux de TVA applicable Le taux de TVA est particulièrement important pour définir bien évidemment la TVA due sur les cessions : - le taux normal de base applicable est de 19,60% ; - le taux réduit s applique aux organismes HLM depuis le 11 mars 2010 : - le taux réduit est de 7% depuis le 01 janvier 2012 ; - le taux réduit de 5,50% continue à s appliquer lorsqu un avant contrat avait été signé avant le 31/12/2011 ou lorsqu une demande de permis de construire avait été demandée avant cette date ou lorsque l organisme HLM avait obtenu toujours avant cette date une autorisation de l Etat pour engager l opération. situation du lot par rapport à l action commerciale Trois champs permettent de préciser si le lot en question : a fait l objet d une option de réservation, a donné lieu à la signature d un avant contrat a été vendu par acte authentique. Le renseignement de ces champ, bien que facultatif, constitue un outil de gestion fort utile pour assurer le suivi commercial d une opération et visualiser les ventes de terrains, les terrains en option ou les compromis de vente. prévision de la date à laquelle les lots pourront être commercialisés Si cette rubrique n est pas renseignée, l année de commercialisation inscrite par défaut sera celle indiquée dans la page «Lotissement» (première année de commercialisation). En fin d exercice budgétaire, il conviendra de porter l année de commercialisation des ventes, et seulement les ventes réellement encaissées. Cette démarche est essentielle pour : - l établissement des comptes administratifs - la préparation des budgets des exercices suivants - la gestion des stocks. 9

10 3 - Onglet [DEPENSES] Les listes déroulantes, si l utilisateur le souhaite, permettent de créer, modifier ou supprimer un compte adapté à la dépense dans le respect de l instruction budgétaire et comptable M14. Une grande liberté est offerte à l utilisateur pour personnaliser les libellés en fonction des circonstances locales. 10

11 TVAND = TVA non déductible TVAD = TVA déductible L article budgétaire Ce numéro correspond à l article budgétaire. La liste déroulante permet d accéder directement au compte défini par l instruction budgétaire et comptable. Libellé de l écriture La liste déroulante permet d accéder aisément à une catégorie de dépenses rencontrée fréquemment pour une opération de lotissement. Chaque utilisateur peut créer son propre libellé, il lui appartiendra de vérifier que ce dernier soit conforme à l article budgétaire sélectionné. Taux de TVA La liste déroulante permet d accéder au taux de TVA. Par ailleurs, LOTIM14 INNOVATION permet de saisir manuellement les montants de TVA pour solutionner les difficultés liées aux arrondis. Cette solution ne présente d intérêt que si le calcul automatique ne permet pas une gestion correcte des centimes. Montant HT à inscrire sur le budget annexe Le montant à inscrire est soit le montant prévisionnel (pendant la phase pré-étude) ou soit le montant réel s il est connu. Dans la mesure où les caractéristiques des dépenses le permettraient et dans les conditions requises par l Instruction M14, les montants des travaux pourraient être ventilés entre le budget principal et les budgets annexes eau ou assainissement. 11

12 Important: En cas de perte de droit à déduction, si une partie des ventes n est pas taxée ou si des terrains sont cédés gratuitement ou sous forme de libéralité, un coefficient de déduction devra être défini pour calculer les droits à déduction. Le montant de la TVA non déductible(tvand) sera inscrit dans le champ TVA ND et le montant de la TVA déductible (TVAD) sera inscrit dans le champ TVAD. Les montants à répartir dans le plan de trésorerie pluriannuel du budget annexe respecteront le montant global inscrit sur la ligne budget annexe. La TVA non déductible devient une charge. Très Important-A propos Compte 6015 Pour le calcul de la TVA sur la marge le champ «Foncier sans TVA» doit être coché dès lors qu il s agit de dépenses liées aux acquisitions foncières, notamment celles qui ne sont pas soumises à la TVA (acquisitions de terrains auprès des particuliers, indemnités d éviction, frais de publicité, droit d enregistrement) doivent être cochés. Cette action est nécessaire pour définir la marge HT qui constitue l assiette réglementaire pour calculer la TVA due sur la vente. Attention : En cas de transfert de réserves foncières du budget principal vers le budget annexe ; le montant à prendre en compte pour le calcul de la marge HT est la valeur d achat initial tel que défini dans l acte de vente et non la valeur du terrain revalorisé à la date du transfert. Il ne faut pas confondre la valeur fiscale qui correspond au prix d achat initial et la valeur vénale qui est liée à une estimation. Le montant inscrit sur la ligne Montant budget annexe doit être ensuite ventilé dans le tableau plan de trésorerie budget annexe. Le cas échéant Montant HT à inscrire sur le budget principal Montant HT à inscrire sur le budget eau Montant HT à inscrire sur le budget assainissement Les montants à inscrire sont soit les montants prévisionnels (pendant la phase de pré-étude) ou soit les montants réels s ils sont connus. 12

13 4 - Onglet [RECETTES] Les listes déroulantes, si l utilisateur le souhaite, permettent de créer, modifier ou supprimer un compte adapté à la recette dans le respect de l instruction budgétaire et comptable. Une grande liberté est offerte à l utilisateur pour personnaliser les libellés en fonction des circonstances locales. L article budgétaire Ce numéro correspond à l article budgétaire. La liste déroulante permet d accéder directement au compte défini par l instruction M14. Libellé de l écriture La liste déroulante permet d accéder aisément à une catégorie de dépenses rencontrée fréquemment pour une opération de lotissement. Chaque utilisateur peut créer son propre libellé, il lui appartiendra de vérifier que ce dernier soit conforme à l article budgétaire sélectionné. Taux de TVA pour les subventions et les participations Dans la quasi-totalité des cas cette rubrique ne sera pas renseignée puisque seules les subventions rentrant dans la catégorie des «subventions complément de prix» doivent être assujetties à la TVA. Une subvention «complément de prix» doit répondre à 3 conditions cumulatives : o Elle doit provenir d un tiers à celui qui réalise l opération ; o Elle constitue la contrepartie totale ou partielle d un abaissement de prix. o Elle permet à l acquéreur de payer un prix inférieur au prix de revient ou au prix du marché. Une subvention «complément de prix» est portée HT sur le budget et le montant de la taxe sera imputé à un compte de la classe 4 géré par les trésoriers. Dans ce cas de figure, la TVA perçue sera due et déclarée à l administration fiscale. Les montants des subventions et des participations (autres que les subventions d équilibre) à inscrire sur le budget annexe sont soit les montants prévisionnels (pendant la phase pré-étude) ou soit les montants réels s ils sont connus. Dans la mesure où les caractéristiques des recettes le permettraient et dans les conditions requises par l Instruction M14, les montants des recettes (subventions, participations) pourraient être ventilés entre le budget principal et les budgets annexes eau ou assainissement. Fixation des prix de vente des terrains Le prix de vente des terrains et le taux de TVA sont gérés dans l onglet [Prix de vente]. Les subventions d équilibre (transferts financiers) Les subventions d équilibre sont gérées à partir de la page [Equilibre budgétaire]. 13

14 5 - Onglet [TRESORERIE] La rubrique «Trésorerie» est un état intermédiaire qui permet de visualiser et de contrôler l ensemble des écritures qui ont été saisies et d apporter directement à partir de cette page les corrections nécessaires sans passer obligatoirement par les onglets [DEPENSES] ou [RECETTES]. Lorsque les prix de vente des terrains ont été fixés dans la page [Prix de vente], et les subventions d équilibre fixées dans la page [Equilibre budgétaire], la page [Trésorerie] constitue le plan de financement de l opération. A partir de cette page, il est aisé de visualiser ou de modifier les écritures sans passer par les onglets [Dépenses] et [Recettes]. 14

15 6 Onglet [PRIX] Sous onglet [PRIX DE REVIENT] L onglet [Prix de revient] est également un état intermédiaire qui fait ressortir le prix de revient et le coût de production de l opération traitée. Cet état est un outil d aide à la décision particulièrement utile pour proposer un prix de vente et, pour choisir le régime fiscal des lotissements d habitations. En cas de ventilation budgétaire entre le budget annexe et le budget principal ou d autres budgets annexes, le prix de revient tous les budgets confondus est également calculé. Ces informations sont riches d enseignement pour calculer les prix de vente des terrains et pour éventuellement faire prendre en charge par le budget annexe de lotissement, en dégageant un excédent suffisant, les dépenses portées sur le budget principal. 15

16 Prix de revient tous les budgets confondus (budget annexe + budget principal) : Ce tableau permet de disposer du prix de revient global d une opération pour ensuite adapter la politique de tarification au contexte local sous-onglet [PRIX DE VENTE] 16

17 Avec l onglet [PRIX DE REVIENT], l utilisateur dispose des éléments d information suffisants pour déterminer le prix de vente. Sans indication particulière de sa part, par défaut, le prix de vente sera égal au prix de revient. Ce point ne doit constituer qu une étape avant la fixation des prix de vente. Très important : Aussi, l utilisateur, dès qu il aura eu connaissance du prix de revient de son opération, devra déterminer le montant du produit attendu pour calculer efficacement les prix de vente adaptés à la politique tarifaire et des objectifs financiers de la collectivité. Cette étape est déterminante pour les raisons suivantes : - si le prix de vente est inférieur au prix de revient ; le déficit sera résorbé par une subvention d équilibre ; - si le prix de vente est supérieur au prix de revient, l excédent du budget annexe pourra être reversé sur le budget principal ; - si le prix de vente est égal au prix de revient, l opération sera neutre financièrement. Comment fixer les prix de vente? Dans tous les cas de figure évoqués ci-dessous, le prix de vente sera automatiquement converti HT et la TVA sur marge calculée autant pour le lot que pour le m² cédé. Pour faciliter la gestion de la vente des lots, plusieurs solutions sont proposées de manière à laisser toute latitude dans l action commerciale des collectivités : Solution 1 - Sans instruction de la part de l utilisateur, le prix de vente sera égal au prix de revient au prorata des surfaces vendues. Solution 2 - Si le produit attendu est défini dans l onglet [PRIX DE VENTE], le prix sera ensuite réparti entre les différents lots au prorata des surfaces vendues. Solution 3 - Si le prix de vente est fixé au m² dans l onglet [PRIX DE VENTE], ce prix s appliquera pour l ensemble des lots vendus. Solution 4 Si pour un lot donné, l action «fixer le prix» est activé, ce choix sera prioritaire indépendamment du prix de revient ou du produit attendu. Sans instruction de la part de l utilisateur, le prix de vente des autres lots sera recalculé de manière à respecter le prix de revient ou le produit attendu s il a été déterminé. Très important Dès que le produit attendu est défini ou dès que la collectivité a voté les prix de cession, à partir de l action [fixer le prix], le prix de vente pour chaque lot devra être confirmé. Lorsqu un prix est fixé, dans la colonne action une croix rouge s affiche à côté du pictogramme correction Bien évidemment, le prix tant qu il n est pas corrigé, reste figé. 17

18 Important à savoir Pour prendre en compte des cas particuliers en matière de TVA sur marge, l utilisateur pourra dans l action [fixer le prix] forcer le prix au m² du foncier sans TVA. Cette action modifiera en conséquence pour le lot concerné le montant de la TVA due sur la cession. Si le prix du foncier sans TVA devait être supérieur au prix de vente (ce cas de figure peut se présenter), la marge HT serait négative. Dans ce cas la TVA due serait nulle. Par ailleurs pour procéder à certains ajustements par rapport au calcul de la TVA, le gestionnaire pourra forcer le montant de la TVA. Bref, la grille présentée ci-dessus permet tout type d ajustement et de correction. Cette grille est très pratique pour la récupération et la saisie d écritures anciennes. 18

19 7 - Onglet [FISCALITE] Cet onglet permet de visualiser et d éditer 3 états en vue de vérifier et contrôler le calcul de la TVA due sur les cessions et faire ressortir la TVA sur la marge. Le premier état, qui apparaît à l écran, affiche les dépenses engagées sur le compte 6015 «Terrains à aménager» et détaille les dépenses se rapportant aux acquisitions foncières non soumises à la TVA que la collectivité a sélectionné. Ces dépenses permettent ensuite d être déduites du prix de vente pour calculer la marge HT et la TVA sur marge. Très important : L utilisateur doit absolument vérifier les dépenses concernant les acquisitions foncières sans TVA qui influence le calcul de la TVA sur marge Sous onglet [Etat par m² cédé] Cet état permet de relever le prix de vente détaillé au m² de lot cédé ou à céder et de faire ressortir les marges HT et TTC et la TVA sur marge. 19

20 7.2 - Sous onglet [Etat par lot cédé] Cet état permet de relever le prix de vente détaillé par lot qu il soit cédé, qu il soit en option ou qu il ait fait l objet d un avant contrat. Pour chaque lot, l état fait ressortir les marges HT et TTC et la TVA sur marge Sous onglet [Etat des ventes annuelles] Cette page permet de générer de nombreux états et de suivre aisément le rythme de la commercialisation des terrains en faisant ressortir tous les éléments qui ont composé le prix de vente. Le gestionnaire compose son menu à l envie en fonction de critères qu il prédéterminera. Les montants s affichent soit pour une année donnée ou soit pour une période de plusieurs années. Pour chaque année il pourra présélectionner les éléments suivants : - le montant ht - la marge HT - la TVA - le montant TTC 20

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22 8 - Onglet [EQUILIBRE BUDGETAIRE] La préparation budgétaire Selon les principes budgétaires définis par l Instruction M14, les sections des budgets doivent être votées en équilibre. En fonction du rythme de commercialisation des terrains et de la durée de réalisation de l opération, la collectivité ou le groupement devra faire appel à des financements transitoires que sont : - les emprunts auprès des établissements de crédits ; - les avances remboursables consenties par le budget principal. Cette page, qui présente un réel intérêt pédagogique, met en évidence les besoins en financements transitoires et permet de porter les montants nécessaires à l équilibre. La préparation budgétaire et l élaboration du plan de trésorerie pluriannuel dépendra de la variante qui aura été choisie pour gérer les stocks. La définition des variantes est explicitée dans le chapitre consacré aux stocks. Equilibre budgétaire lorsque les stocks sont gérés avec les variantes 1 Pour la variante 1 «Annulation systématique du stock initial», l utilisateur pourra équilibrer son plan de trésorerie annuel et son budget avec les comptes 164 (emprunts), (avances remboursables), 774 (subvention d équilibre) et 6522 (reversement de l excédent). Nous conseillons très fortement cette variante qui respecte les annexes 21 et 22 de l instruction comptable M14. Equilibre budgétaire lorsque les stocks sont gérés avec la variante 2 Pour la variante 2, ces comptes seront également utilisés. Cependant, suivant l état d avancement de l opération, des provisions devront être constituées de manière à équilibrer les sections. Le fait de calculer les stocks en fonction du coût de production et de la surface restant en vente, sans tenir compte des produits encaissés (cessions des terrains, subventions ) conduit à des déséquilibres virtuels par section qu il faudra rétablir par des écritures d ordre budgétaires complémentaires ; en l occurrence des provisions. Dans son équilibre général, le budget peut être équilibré. En revanche, un excédent de fonctionnement à hauteur d un déficit d investissement peut être constaté. Des provisions devront être constituées. 22

23 Variante 2 Equilibre de la section de fonctionnement Variante 2 Equilibre de la section d investissement 23

24 Onglet [EQUILIBRE BUDGETAIRE] EN CAS D OPTION DU MODULE «CONSOLIDATION» Sous onglet[equilibre budgétaire consolidé] En cas d option pour la formule consolidation, deux possibilités sont offertes aux gestionnaires. 1 ère hypothèse : Equilibre après consolidation Lorsque l équilibre se fait après la consolidation des opérations, le gestionnaire ne pourra plus procéder aux équilibres par opération. Cette hypothèse permet à une opération excédentaire à un instant T de contribuer à l équilibre d une autre opération qui pourrait être déficitaire dans l attente de la réalisation du plan de commercialisation. 2 ème hypothèse : Equilibre avant consolidation Le gestionnaire conserve la possibilité d équilibrer chaque opération avant de procéder à la consolidation. Cette méthode, qui permet de n avoir qu un seul budget à gérer, souligne les besoins de financement de chaque opération ou, le cas échéant, les excédents dégagés. En revanche, le gestionnaire se prive du financement d une opération par une autre opération. Il convient de noter pour cette catégorie que le gestionnaire est en mesure de créer autant de budgets consolidés qu il souhaite. 24

25 9 - Onglet [BUDGET] Cette page constitue un état qui permet d élaborer les budgets après transposition des données. Il suffit de sélectionner l année souhaitée avec la liste déroulante située en haut et en bas de page. Si un exercice écoulé est sollicité, la page affichée correspondra au compte administratif. Si la requête concerne l année en cours ou les années suivantes, l utilisateur disposera de ses budgets prévisionnels. 25

26 Sur option : Le sous-onglet [BUDGET CONSOLIDE] Par exercice, le sous-onglet [BUDGET CONSOLIDE] permet d afficher le budget ou le compte administratif. La première colonne globalise toutes les opérations. Les autres colonnes détaillent les écritures de chaque opération appartenant au budget. 26

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28 Le compte administratif Le constat précédent est valable pour la préparation budgétaire, en revanche à la fin d un exercice budgétaire, il est nécessaire d ajuster les comptes pour se conformer aux écritures comptables passées dans l année et préparer les écritures d ordre budgétaire. La correction pour l année N se fera en modifiant tous les éléments prévisionnels de l année considérée. Onglet [DEPENSES] : il suffit à l utilisateur, pour chaque type de dépense, de porter la somme réellement mandatée dans l année et de corriger les montants à réaliser lors des exercices suivants. Onglet [RECETTES] : il suffit à l utilisateur, pour chaque type de recette, de porter la somme réellement recouvrée dans l année et de corriger les montants à réaliser lors des exercices suivants. L encaissement ou non de la subvention exceptionnelle provenant du budget principal (subvention d équilibre) ne devra pas être oublié. Onglet [PRIX DE VENTE] : il suffit à l utilisateur de corriger si besoin les prix de vente qui auraient été décidés pour l année et surtout de renseigner correctement l année de la vente. Cette dernière modification peut être également effectuée à partir de l onglet [LOTS]. Onglet [EQUILIBRE BUDGETAIRE] : il suffit de porter les montants exacts des emprunts ou des avances du budget principal réellement encaissés ou remboursés dans l année considérée. Ensuite, pour l exercice suivant, il conviendra de procéder à l équilibre comme décrit précédemment. Ces corrections apportées pourront être édités : - le budget de l année qui vient de s achever correspondra en fait au compte administratif ; - l inventaire des stocks des terrains aménagés ou en cours de production ; - les comptes de stocks de l exercice en cours. 28

29 10 Onglet [Stocks] 10.1 Sous onglet [Stocks par an] Cette page apporte un éclairage particulier sur la manière dont les stocks sont constitués pour une année considérée. Elle répond en tout point aux exigences des règles comptables. Cette gestion, totalement automatisée, est particulièrement précieuse pour travailler en pleine collaboration avec le Trésorier de la collectivité ou du groupement. Deux variantes de gestion des stocks sont proposées. Les techniques avec leurs avantages et leurs inconvénients sont largement détaillées dans le guide. RECOMMANDATION Il est recommandé de définir une variante et de l appliquer jusqu au terme de l opération. Variante 1 «Annulation du stock initial» Cette variante permet de procéder à l annulation systématique du stock initial constaté à la fin de l exercice précédent avant de reconstituer les stocks disponibles à la fin de l année. Comme pour la première variante, à la fin d un exercice, les stocks seront constitués à hauteur de toutes les dépenses mandatées sur les comptes 60 (mouvements réels + mouvements d ordre) diminuées des sommes recouvrées sur les comptes 7015, 747,758,773 et 774. Variante 2 «sur la base du coût de production cessible» Cette variante préconisée par un certain nombre de trésoriers s appuie sur une valorisation des stocks calculée en fonction des surfaces de terrains restant à commercialiser et du coût de production. Avec cette méthode, l annulation systématique du stock initial constaté à la fin de l exercice passé est un passage obligé. Par ailleurs, selon les caractéristiques de l opération, cette méthode peut conduire mécaniquement à un déséquilibre des sections qui devra être compensé par des provisions pour risques et pour charges. 29

30 Nos conseils Les stocks sont calculés automatiquement. Dans ces conditions il suffit à l utilisateur de s en remettre aux calculs du logiciel en fonction de la méthode de gestion des stocks qui aura été choisie. Toutefois, pour récupérer un certain nombre d erreurs de calcul de gestion, une procédure forcée peut être engagée. Attention, des précautions doivent être prises. Concernant le choix de méthode de gestion des stocks, nous préconisions la variante «Annulation du stock initial». Plus facile à mettre en œuvre, elle est très proche de celle qui est détaillée dans l annexe 21 et 22 de l Instruction M Le sous-onglet [INVENTAIRE] Cette page apporte de riches enseignements sur l évolution des comptes de stocks pendant toute la durée de l opération déterminée dans la page LOTISSEMENT. La méthode proposée vous permet de disposer de données sur les stocks de terrains en cours d aménagement ou sur les stocks de terrains aménagés. Les données totalement automatisées apparaissant dans cet état sont précieuses pour comprendre les mécanismes propres à la gestion des stocks et pour travailler de manière étroite avec le Trésorier L onglet [EMPRUNTS] Comme pour la page INVENTAIRE, cette page apporte une information précise sur les engagements pris par la collectivité ou le groupement, sur les encours de la dette pendant toute la durée de l opération. 30

31 Les opérations de fin d exercice budgétaire A la fin de chaque exercice budgétaire, pour chaque budget annexe de lotissement, il importe de procéder aux actions suivantes : Passation des mouvements d ordre budgétaire : o Constitution des stocks Transformation des frais financiers en frais accessoires o Etablissement du compte administratif de l exercice qui vient de s achever Etablissement du budget prévisionnel de l exercice suivant. En toute facilité, en respectant scrupuleusement toutes les étapes décrites ci-après, le logiciel LOTIM14 INNOVATION permet de traiter simultanément le compte administratif de l exercice à clôturer et le budget prévisionnel de l exercice à venir. 1. Après passation des derniers mandats et des titres de recettes (mouvements réels), dans les onglets [DEPENSES] et [RECETTES] seront portés les montants réellement dépensés et encaissés sur l exercice passé. Les montants restant à réaliser sur les exercices à venir seront corrigés. Les modifications peuvent également se faire à partir de l onglet [TRESORERIE]. 2. Dans l onglet [EQUILIBRE BUDGETAIRE] porter : les montants exacts des emprunts ou des avances remboursables du budget principal réellement encaissés ou remboursés sur l exercice passé ; le produit éventuel de la subvention exceptionnelle (subvention d équilibre provenant du budget principal) encaissé sur l exercice passé ; le versement s il y a lieu de l excédent du budget annexe au profit du budget principal. 3. Dans l onglet [LOTS] inscrire et ajuster les dates des cessions en fonction des ventes passées et des ventes à venir. 4. Dans l onglet [PRIX DE VENTE] porter le montant réel du produit des cessions pour chaque lot. 5. Dans l onglet [BUDGET] éditer le dernier exercice passé qui est devenu le compte administratif. Les écritures d ordre budgétaire (stocks + transferts de charges) ont été automatiquement calculées et portées sur le document qui permet ainsi de passer les mouvements d ordre budgétaire sur votre progiciel de comptabilité. Lorsque les écritures d ordre sont passées, vérifier le compte administratif provenant de LOTIM14PLUS avec le compte administratif édité à partir de votre progiciel de comptabilité. 6. Dans l onglet [STOCKS] éditer le dernier exercice passé qui décrit tous les mouvements budgétaires liés à la constitution des stocks. Ce document, qui présente la balance des stocks, vous permettra de justifier auprès du trésorier les opérations d ordre de fin d année. 7. Dans l onglet [EQUILIBRE BUDGETAIRE], procéder à l équilibre 2009 de votre budget. Sur cette page sont gérés les comptes se rapportant aux emprunts, aux avances remboursables, aux subventions d équilibre ou au reversement des excédents sur le budget principal. 8. Dans l onglet [BUDGET] éditer le budget prévisionnel de l exercice à venir. 31