SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES

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1 LYCEE EDOUARD HERRIOT 6, PLACE EDGAR QUINET LYON CEDEX 06 Téléphone : Télécopie : DOSSIER RELATIF À L ORGANISATION D UNE SORTIE OU D UN VOYAGE SCOLAIRE ANNEE SCOLAIRE [2015/2016] DOSSIER RELATIF À L ORGANISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES Exemplaire ENSEIGNANTS Dossier rédigé par l intendance juin 2014

2 Ce dossier se compose : 1 Les règles budgétaires et comptables A consulter 2 Projet de voyage Soumis préalablement 3 Budget prévisionnel au chef d établissement pour accord 4 La liste des élèves 5 Programme détaillé du séjour Après accord du chef d établissement, suite des documents à transmettre 6 Autorisation parentale de sortie du territoire 7 Fiche médicale et assurance 8 Acte d engagement de la famille Documents à compléter par les familles, à dupliquer autant de fois que nécessaire 9 Bordereau récapitulatif des chèques reçus des élèves Documents et pièces 10 Bordereau récapitulatif des dépenses (régie d avance temporaire) annexes à remettre à la gestionnaire du lycée Les documents n 2 / 3 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 /10 sont disponibles en version séparée si l enseignant souhaite allonger certaines colonnes. Pour les documents communiqués aux familles, cela permet d enlever les numérotations des documents, qui n ont aucun intérêt pour celles-ci. 2

3 [2015/2016] REGLES BUDGETAIRES ET COMPTABLES 1 Les sorties et les voyages scolaires organisés par l établissement obéissent à une réglementation financière abondante. L objectif de cette note consiste à synthétiser toutes ces normes et à vous guider au niveau de l organisation financière. Les élèves n ont pas l obligation de participer à une sortie ou un voyage facultatif. Ce caractère facultatif rend possible une participation financière des familles. 1 ère REGLE : Une activité de l établissement Nonobstant le caractère facultatif, les sorties et voyages sont des activités de l établissement car ils se déroulent tout ou partie sur le temps scolaire. En conséquence, ces activités doivent être retracées dans la comptabilité de l établissement et non dans celle d un tiers (exemple : maison des lycéens). A contrario, un voyage hors temps scolaire échappe à cette règle. 2 ème REGLE : Un accord du Chef d établissement et du Conseil d administration La décision d autoriser la sortie ou le projet de voyage scolaire relève, dans tous les cas, de la compétence du chef d établissement. A cette fin, il dispose de tout pouvoir d appréciation sur l intérêt pédagogique et sur les conditions matérielles de mise en œuvre du projet. Dès l accord, ce voyage sera présenté pour vote au Conseil d administration. Ces votes, pour le Lycée Edouard Herriot, interviennent nécessairement en JUIN pour les sorties et voyages programmés sur la période de septembre à décembre de la rentrée suivante ou en OCTOBRE pour les sorties et voyages se déroulant de janvier à juin de l année civile suivante. Le passage en CA allonge la démarche d organisation et oblige à anticiper. De plus, le vote n est exécutoire (applicable) que dans un délai de 15 jours après réception du dernier accusé de réception par les autorités compétentes et il n est pas possible de régulariser a posteriori. On peut donc considérer qu un voyage se prépare plusieurs mois à l avance. 3 ème REGLE : Une prévision budgétaire Lors du vote en CA, un budget prévisionnel équilibré doit être présenté faisant apparaître les dépenses et les recettes. S agissant de la participation financière demandée aux familles, celle-ci doit également être votée pour un montant précis. 4 ème REGLE : Une prise en charge des frais des accompagnateurs La participation financière des familles ne peut être destinée à couvrir les frais des accompagnateurs qui doivent être payés par l établissement. Ainsi, le coût du voyage doit être divisé par le nombre total de participants (élèves + professeurs accompagnateurs). Ce «coût accompagnateurs» est imputé sur le budget de fonctionnement de l établissement. C est pourquoi les projets de voyages doivent être connus en juin afin d inscrire les sommes correspondantes au moment du budget en novembre. 3

4 La ligne budgétaire consacrée aux voyages est limitée car il convient de donner la priorité aux crédits disciplinaires. Les arbitrages sont donc inévitables afin de limiter la participation financière de l établissement. 5 ème REGLE : Un marché public Selon le code des marchés publics, tout achat est un marché public dès le 1 er euro. Si aucun formalisme n est requis en l espèce, une mise en concurrence a minima est nécessaire. Si le coût du voyage n excède pas HT, il est bienvenu d obtenir au moins 2 devis et au-delà de HT, 3 devis. Toutes opérations financières (commandes) sont faites par l intendance (Mme Nogier) et signées par le chef d établissement car il s agit d un engagement de dépense publique. 6 ème REGLE : La collecte des participations des familles La participation financière des familles est encaissée par l établissement. Seul le régisseur est autorisé à procéder à ces encaissements car il s agit de deniers publics. Pour permettre aux professeurs de collecter eux-mêmes l argent des familles, ils seront nommés mandataires par l intendance. A noter que cela ne concerne que les chèques bancaires ; pour les espèces l encaissement se fait uniquement à l intendance. Les professeurs doivent tenir une liste nominative des encaissements (voir document 9) et la joindre aux chèques qui sont remis à l intendance en une seule fois. Pour les voyages coûteux, un paiement des familles en plusieurs fois est envisageable selon la même procédure. 7 ème REGLE : Les dépenses sur place Pour la majorité des sorties et voyages, les dépenses sont payées sur facture via un bon de commande préalable. Parfois, il peut arriver que certaines dépenses soient effectuées sur place. Dans ce cas, une régie d avance (maximum ) doit être instituée. Il s agit d une autorisation accordée par la DDFIP du Rhône qui permet de disposer d une somme d argent pour régler de menues dépenses. Attention, un délai de 1 mois est nécessaire pour mettre en œuvre cette régie et fixer avec précision le montant de l avance. Après accord, la somme déterminée est remise au professeur en espèces. Ce dernier devra justifier rigoureusement de ses dépenses en fournissant toutes les factures ou tickets de caisse à son retour. 8 ème REGLE : La gestion des trop-perçus Il est important que le budget prévisionnel soit calculé au plus juste et sans prendre de marge particulière car les trop-perçus de la part des familles sont susceptibles de donner lieu à remboursement. Il existe deux cas de figure : - si le trop-perçu par participant est supérieur à 8 euros, le remboursement est obligatoire. - Si le trop-perçu est inférieur à 8 euros, les familles disposent d un délai de 3 mois après notification pour demander le remboursement. Par ailleurs, nous recommandons vivement de souscrire aux assurances annulation proposées par les voyagistes et transporteurs. En effet, si le voyage est supprimé ou si un élève se désiste, aucun remboursement des familles ne sera possible si l établissement n a pas lui-même été remboursé. 4

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6 [2015/2016] ECHANGE VOYAGE SORTIE PROJET DE VOYAGE SOUMIS AU CHEF D ETABLISSEMENT 2 1. ORGANISATION GENERALE DU VOYAGE PROFESSEUR ORGANISATEUR : DESTINATION PAYS : VILLE : DEPART DATE : DU HEURE et LIEU : RETOUR DATE : AU HEURE et LIEU : MODE DE TRANSPORT : MODE D HEBERGEMENT : COUT TOTAL : PARTICIPATION FAMILLE : 2. PARTICIPANTS ET ACCOMPAGNATEURS CLASSE(S) CONCERNEE(S) : DESIGNATION DES ACCOMPAGNATEURS : Nom, Prénom Qualité NBRE EXACT ELEVES : NBRE ACCOMPAGNATEURS : 3. APPARIEMENTS Si le voyage se déroule dans le cadre d un appariement, veuillez préciser : NOM et ADRESSE de l école/l établissement correspondant : Homologation n, en date du : En cours d homologation, demande en date du : 6

7 4. PROJET PEDAGOGIQUE Pédagogiques et éducatifs : OBJECTIFS Correspondant au projet d étab. : Schéma d enquête, recherches de documents, répartition des tâches entre les participants, travaux et recherches divers, contacts préalables, etc. ACTIONS PREPARATOIRES PROGRAMME DE SEJOUR (à joindre) Contrôles oraux et écrits, comptes rendus, exposés, dossiers, documentaires, expositions photographiques, projections commentées, etc. EXPLOITATION ULTERIEURE Fait à Lyon, le Signature de l enseignant 5. AVIS DU CHEF D ETABLISSEMENT FAVORABLE Le Chef d établissement, M. BOUGAULT DEFAVORABLE 7

8 [2015/2016] BUDGET PREVISIONNEL 3 ECHANGE VOYAGE SORTIE DESTINATION DATES DU AU PROFESSEUR NOMBRE D ACCOMPAGNATEURS NOMBRE D ELEVES REGIE D AVANCE (maximum ) NON OUI MONTANT DEMANDE DÉPENSES RECETTES LIBELLÉS (fournir devis) MONTANT LIBELLÉS (fournir justificatifs) MONTANT TRANSPORT PARTICIPATION DEMANDEE AUX FAMILLES train avion car Tarif prévisionnel individuel :... x ASSURANCES Assurance.. HEBERGEMENT PARTICIPATION ETABLISSEMENT Coût accompagnateur :.. x PARTICIPATION ORGANISMES DIVERS (ex : fond social) VISITES TOTAL FRAIS DIVERS (PRECISEZ) SUBVENTION Etat (Rectorat) Région Organismes internationaux Autres (ex : commune, ambassade) DONS (PRECISEZ) TOTAL DÉPENSES TOTAL RECETTES Visa de l enseignant responsable, Date et signature Visa du gestionnaire, Date et signature Visa du chef d établissement, Date et signature FAVORABLE DEFAVORABLE 8

9 [2015/2016] LISTE DES PARTICIPANTS 4 ECHANGE VOYAGE SORTIE DESTINATION DATES DU AU PROFESSEUR NOMBRE D ACCOMPAGNATEURS NOMBRE D ELEVES LISTE DES ACCOMPAGNATEURS (précisez la qualité ou la discipline) NOM PRENOM CLASSE MINEUR/MAJEUR veuillez cocher NATIONALITE si autre que française 9

10 [2015/2016] PROGRAMME DETAILLE DU SEJOUR 5 ECHANGE VOYAGE SORTIE DESTINATION DATES DU AU PROFESSEUR MATIN APRES-MIDI SOIR JOUR 1 JOUR 2 JOUR 3 JOUR 4 JOUR 5 JOUR 6 JOUR 7 JOUR 8 JOUR 9 JOUR 10 JOUR 11 JOUR 12 10

11 [2015/2016] AUTORISATION PARENTALE impliquant la SORTIE du TERRITOIRE 6 AUTORISATION DE PARTICIPATION D UN ELEVE MINEUR A UNE SORTIE OU UN VOYAGE SCOLAIRE A CARACTERE FACULTATIF IMPLIQUANT LA SORTIE DU TERRITOIRE Je soussigné(e), nom prénom : et/ou Je soussigné(e), nom prénom : exerçant l autorité parentale sur l enfant (nom, prénom) élève de la classe de, né(e) le à, pays, de nationalité, autorise / autorisons n autorise pas / n autorisons pas (nom, prénom élève) à participer au voyage scolaire organisé par le Lycée Edouard Herriot à destination de : se déroulant du : au. J autorise / Nous autorisons expressément (nom, prénom élève) à sortir du territoire national : OUI NON L enfant fait l objet d une mesure conservatoire : OUI NON L enfant fait l objet d une décision judiciaire d interdiction de sortie du territoire (IST) : OUI NON L enfant fait l objet d une décision judiciaire d interdiction de sortie du territoire sans l autorisation des deux parents : OUI NON Si OUI, une autorisation temporaire a été donnée par le juge des affaires familiales au tribunal de grande instance de par décision du OU Les deux parents (ensemble ou séparément) ont donné leur autorisation à la sortie du territoire de l enfant devant un officier de police judiciaire conformément à la procédure d autorisation prévue à l article du Code de procédure civile. OUI NON Fait le / / Signature de la/des personnes exerçant l autorité parentale sur l enfant : 11

12 RAPPEL : Il est rappelé que l inscription au fichier des personnes recherchées des oppositions à la sortie du territoire (OST), des interdictions de sortie du territoire (IST) et des IST sans l'autorisation des deux parents concernant des mineurs est systématiquement vérifiée par les services chargés du contrôle aux frontières si le déplacement s effectue hors espace Schengen. Elle peut être vérifiée par ces mêmes services si le déplacement a lieu au sein de l espace Schengen. Dès lors, s il s avère que l enfant : fait l objet d une OST ; ou fait l'objet d une IST ; ou fait l'objet d'une IST sans l'autorisation des deux parents mais que celle-ci n a pas été levée devant les officiers de police judiciaire, l enfant ne pourra pas franchir la frontière et sera remis directement aux services de sécurité intérieure. Nous vous rappelons que toute fausse déclaration peut engager votre responsabilité pénale, le faux et l usage de faux étant puni de trois ans d emprisonnement et de euros d amende (article du code pénal). 12

13 [2015/2016] FICHE MEDICALE ET ASSURANCE 7 NOM PRENOM DATE et LIEU de NAISSANCE CLASSE NOM ET ADRESSE DES PARENTS OU REPRESENTANT LEGAL N SECURITE SOCIALE DES PARENTS (indispensable) NOM, N ET ADRESSE DE L ASSURANCE QUI COUVRE L ELEVE Je soussigné(e) M., Mme donne au responsable du voyage l autorisation de prendre toutes les décisions qu il jugerait utiles face à une éventuelle intervention médicale ou chirurgicale. En cas d hospitalisation ou de problèmes de santé, le professeur responsable s efforcera de prévenir la famille par les moyens les plus rapides. Veuillez faciliter notre tâche en nous indiquant : N domicile : Autre N d urgence d une personne susceptible de vous prévenir rapidement (indiquez son nom) : N portable PERE : N portable MERE : N travail PERE : N travail MERE : Courriel personnel et/ou professionnel PERE Courriel personnel et/ou professionnel MERE Veuillez tourner la page SVP 13

14 MEDECIN TRAITANT GROUPE SANGUIN / VACCINATION NOM GROUPE SANGUIN ADRESSE ANTITETANIQUE N DE TEL BCG N DE FAX VACCINATIONS OBLIGATOIRES pour la DESTINATION Votre enfant est-il allergique? (précisez) Votre enfant suit-il un traitement régulier? Lequel? Votre enfant suit-il un régime alimentaire particulier? La santé de votre enfant a-t-elle nécessité un PAI (Projet d accueil individualisé)? Autres informations que vous jugerez utile de porter à notre connaissance : VEUILLEZ JOINDRE IMPERATIVEMENT : Photocopie de l ASSURANCE RESPONSABILITE CIVILE de votre enfant Photocopie de l ASSURANCE MALADIE EUROPEENNE Photocopie de la page VACCIN du CARNET DE SANTE Photocopie de la carte du GROUPE SANGUIN Fait le Signature de la/des personnes exerçant l autorité parentale sur l enfant : 14

15 [2015/2016] ACTE D ENGAGEMENT DE LA FAMILE 8 DEMANDE D INSCRIPTION POUR UN VOYAGE ACTE D ENGAGEMENT NOM DE L ELEVE PRENOM DATE ET LIEU DE NAISSANCE NATIONALITE ADRESSE CODE POSTAL VILLE TELEPHONE TEL PORTABLE DESTINATION DU VOYAGE DU AU POUR UN MONTANT DE : N DE LA PIECE D IDENTITE Cette participation volontaire est susceptible d évoluer au maximum de + 10%. Le paiement pourra s effectuer en plusieurs versements. Le 1 er versement de doit intervenir avant le. Le chèque doit être libellé à l ordre de l agent Comptable du Lycée du Parc. Si le nombre de participants est insuffisant, le voyage n est pas réalisé et l intégralité des sommes versées est remboursée (fournir un RIB ou RIP). A l inverse, les parents sont informés que cette demande d inscription vaut acte d engagement. Veuillez nous indiquer si votre Comité d Entreprise est susceptible de participer financièrement : NON OUI => (montant estimé) Dans un 1 er temps : DOCUMENTS OBLIGATOIRES À JOINDRE : Photocopie de la pièce d identité (CARTE d IDENTITE ou PASSEPORT selon la destination) en cours de validité + 6 mois après le retour ATTENTION : prévoir un délai d au moins 6 semaines pour l établir. Dans un 2 ème temps : Les documents obligatoires demandés dans la «fiche médicale et assurance» Fait le / / Signature de la/des personnes exerçant l autorité parentale sur l enfant : 15

16 [2015/2016] ECHANGE VOYAGE SORTIE BORDEREAU RECAPITULATIF des CHEQUES RECUS des ELEVES 9 Destination séjour : Dates séjour : du au Nom de l enseignant : Classe : Rappel du montant individuel voté au CA Dates prévues des versements : en en en SVP, dire aux élèves d indiquer leurs nom et prénom au dos du chèque. Merci. Nbre de chèques Nom de l élève Nom de l émetteur du chèque (si différent) Est-il prévu une aide d un CE? Montant du chèque 1 er ac. 2 ème ac. 3 ème ac. (solde) Fait à Lyon, le Signature du professeur mandataire 16

17 [2015/2016] ECHANGE VOYAGE SORTIE BORDEREAU RECAPITULATIF des DEPENSES dans le cadre d une régie d avance temporaire 10 Destination séjour : Nom de l'enseignant : Dates du séjour : Taux de change : 1 =.. 1 =.... SVP, veuillez indiquer sur les tickets l'objet de la dépense (si nécessaire) et joindre l'ensemble Montant de l'avance : (exemple) 100 des tickets. Merci. Objet de la dépense détail (si utile) Montant en somme Nombre de pièces justificatives Informations suppl. ou commentaires exemple : Entrée musée Salvador Dali 15 p. x 5 75,00 15 TOTAL DES DEPENSES : 75,00 15 Somme restante : 25,00 à remettre au régisseur du Lycée Edouard Herriot Arrêté à la somme de... (en toutes lettres) À Lyon, le L'enseignant, Le Proviseur, 17