Union des Villes et Communes de Wallonie asbl

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1 Union des Villes et Communes de Wallonie asbl QUESTIONS-REPONSES RELATIVES A LA GESTION FINANCIERE ET LA COMPTABILITE DES ADL CONSTITUEES SOUS FORME DE REGIE COMMUNALE ORDINAIRE. 1. La mise en place de la RCO et les liens avec la commune La régie doit-elle ouvrir un compte séparé de celui de la ville? Oui, obligatoirement. L article 7 de l Arrêté du Régent stipule que "les biens affectés à chacune des régies établies par une même commune et l encaisse de chacune d elles sont gérés séparément". Peut-on établir une convention de mise à disposition de mobilier et d immobilier entre la commune et la RCO? Quelles sont les conséquences en termes de comptabilité? Il semble difficile d établir une convention de mise à disposition entre la commune et la RCO étant donné que la RCO ne possède pas de personnalité juridique et que, par conséquent cela reviendrait à établir une convention entre une seule et même personne. Il est toutefois envisageable d arrêter les règles qui définiront cette mise à disposition dans un règlement d ordre intérieur pris par le conseil communal par voie de délibération. En termes de comptabilité, il convient de sortir les biens concernés du bilan de la commune pour les transférer dans le bilan de la régie. Il est à noter qu en termes de propriété, ce bien restera propriété de la commune étant donné que la régie communale ordinaire n a pas de personnalité juridique propre. Autre cas possible: S il s agit d une mise à disposition d une photocopieuse qui est par ailleurs utilisée par d autres services communaux, la logique devient plus difficile à suivre en pratique puisqu il faudrait alors compter le nombre de photocopies réalisées par le personnel de la RCO. Par ailleurs, dans le cas où cette mise à disposition se ferait à titre gratuit, la RCO ne devrait de toute façon pas comptabiliser cet accès comme charge dans la comptabilité de la régie. Enfin, cette mise à disposition d immobilier, de mobilier ou encore de consommables constitue en tout cas une participation de la commune à l égard de la DGO6 dans le cadre du calcul du montant de la participation de la commune qui doit être équivalente à au moins 30 % de la subvention octroyée par la Région wallonne. 2. Le rôle des mandataires dans la gestion de la RCO Qui doit signer les mandats de paiement relatifs à la RCO? L article 25, al. 3, de l arrêté du Régent indique: "Les pièces de dépenses sont, avant liquidation, complétées par l indication de l article budgétaire frappé et visées pour bon à payer par le ou les délégués du collège". Il semblerait dès lors que seule la signature de l échevin délégué à la régie soit nécessaire pour signer les mandats de paiement. 3. Le fonds d amortissement et de renouvellement et le fonds de réserve L ADL est-elle obligée de constituer un fonds de réserve? Jusqu à quelle limite? 1

2 Conformément à l article 8 de l arrêté du Régent, la RCO doit constituer un fonds de réserve. L article 10 précise: "Le fonds de réserve est alimenté par un prélèvement annuel minimum de 5 p.c. sur les bénéfices nets des régies. Ce prélèvement cesse d être obligatoire lorsque le fonds de réserve a atteint une somme à déterminer par la commune, en accord avec le Ministre de l Intérieur." Cette obligation de constituer un fonds de réserve nous semble être un élément positif, notamment dans les situations où les relations entre l ADL et la commune ne se passent pas bien. C est toutefois à la commune à décider du plafond de la réserve, en fonction de la politique qu elle veut mener en son sein. La commune fixe ce plafond lors d un conseil communal et envoie la délibération à la tutelle. Tant que la commune ne prend pas de délibération pour fixer ce plafond, la régie doit continuer à alimenter ce fonds. 4. Le trésorier et le comptable Quelles sont les règles en matière de cautionnement applicable au trésorier de la régie? L article L du Code de la démocratie locale et de la décentralisation stipule que "Les recettes et dépenses des régies communales peuvent être effectuées par un comptable spécial. Ce comptable est soumis aux mêmes règles que les receveurs communaux en ce qui concerne la nomination, les sanctions disciplinaires, ainsi que la responsabilité et les sûretés à fournir pour garantie de la gestion". Cet article signifie notamment la constitution d une caution. Les modalités de constitution de cette dernière sont reprises aux articles L , L et L du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, ainsi que dans l arrêté royal du 23 décembre 1976 fixant les montants minimum et maximum du cautionnement à fournir par le receveur communal local, tel qu étendu aux régies ordinaires par l arrêté royal du 3 avril Quelles sont les situations pratiquement rencontrées sur le terrain? 1 ) Le (futur) trésorier de la régie ordinaire n est pas le receveur. Le futur trésorier (qui est obligatoirement un agent nommé) doit suivre les procédures inhérentes à la nomination d un receveur. Concernant la caution, celle-ci est fixée par le conseil communal. En vertu de l arrêté royal du 23 décembre, article 2, litera B, la caution est fixée à 5% du montant total des recettes de la régie au cours de l exercice précédent sa nomination. Lorsque la nomination d un receveur spécial (= trésorier) n est pas précédée d un exercice complet clôturé, le montant des recettes de la régie est évalué à trente pour cent de la valeur total de l actif figurant au bilan initial de la régie. Lorsque le bilan initial est nul ou faible, l'article L du code prévoit que "lorsque, à raison d'augmentation des recettes annuelles ou pour toute autre cause, il sera jugé que le cautionnement fixé par l'autorité compétente n'est pas suffisant, le receveur devra fournir, dans un temps limité, un cautionnement supplémentaire à l'égard duquel on suivra les mêmes règles que pour le cautionnement primitif". Cette disposition permet en effet d'ajuster en tout temps le montant du cautionnement au volume des affaires. 2 ) Le (futur) trésorier de la régie ordinaire est le receveur. Deux cas de figures se présentent alors: Soit le montant de la caution du receveur atteint déjà le plafond prévu à l'arrêté royal du 23 décembre 1976 et il n y a pas lieu d adapter ce montant. Soit le montant de la caution n atteint pas ce plafond et le conseil peut décider d une augmentation (en vertu du CDLD, art. L et L ). 2

3 Renseignements pris auprès de la DGO5 et du Service des Institutions, dans le cas où aucune majoration du cautionnement ne serait demandée, il n y a pas lieu d avoir une décision du conseil à cet égard. Il peut, en quelque sorte, décider "par omission". Il est cependant toujours possible, par exemple pour entériner sans équivoque la décision, de faire acter par le conseil cette absence de majoration. Est-il envisageable de confier la comptabilité de la RCO à un expert comptable extérieur à la commune ou à une ASBL paracommunale qui propose ce genre de services? Le CDLD et l arrêté du Régent sont très clairs à cet égard: c est un fonctionnaire nommé de la commune qui doit tenir la trésorerie et un agent communal qui doit en tenir la comptabilité. Cette possibilité n est donc pas permise. 5. Le budget Le budget d'une RCO peut-il être un feuillet annexé au budget communal? Le statut et le contenu du budget d une RCO sont définis dans l Arrêté du Régent. Il s agit d un budget séparé de celui de la commune. Dans le budget de la RCO, doit-on faire une distinction propre avec les montants qui sont de l ordinaire et ceux qui sont de l extraordinaire? Il y a effectivement lieu de distinguer l extraordinaire de l ordinaire. Ainsi, à l article 17 de l arrêté, on peut lire "Les allocations du budget des régies sont groupées en deux chapitres distincts comprenant l un, les recettes et dépenses d exploitation ou de gestion ordinaire, l autre, les recettes et dépenses extraordinaires résultant de la vente et de l acquisition de biens immobiliers et du renouvellement ou de l extension des installations affectées à l exploitation." Ainsi, par exemple, l achat de matériel informatique, d une photocopieuse ou de mobilier spécifique à la RCO constituera une dépense extraordinaire. En contrepartie, un subside communal pour investissement constituera une recette extraordinaire. Les règles des douzièmes provisoires sont-elles applicables à la RCO? La règle des douzièmes provisoires ne s applique pas à la régie. Par conséquent, il n est pas permis de payer une dépense tant que la tutelle n a pas approuvé le budget de l année à laquelle est liée cette dépense. 6. La comptabilité Comment doit-on numéroter les pièces comptables? Y a-t-il une numérotation à suivre? Pour inscrire dans le grand livre, doit-on respecter le numéro d ordre? En ce qui concerne la numérotation des pièces comptables (factures,...) en tant que telle, il ne nous semble pas qu il y ait une règle en la matière. Par contre, dans le journal, il faut inscrire les opérations comptables, recettes et dépenses confondues, par ordre chronologique. Chaque écriture enregistrée dans le journal sera ensuite reportée dans le grand livre, où les données enregistrées dans le journal sont regroupées par compte. A côté de chaque donnée reportée, on indiquera à quelle opération comptable reprise dans le journal cela correspond. A l intérieur d un même compte, on respecte alors l ordre d inscription au journal et par conséquent l ordre chronologique. 3

4 Y a-t-il des formalités particulières pour une dépense engagée en l année N et payée en l année N+1? D un point de vue légal, une dépense engagée en 2008 peut être payée en 2009 sans formalité aucune. Rien n est inscrit à ce sujet dans l arrêté du Régent de Il n y a donc pas d obligation d utiliser le document T3 (tableau T). L utilisation d un tel document nous semble toutefois recommandée. Peut-on utiliser le plan comptable d'une asbl pour une RCO? Oui. L arrêté du Régent oblige à disposer de comptes qui comprennent "un compte d exploitation, un bilan et un compte de pertes et profits" (dénomination ancienne du bilan et du compte de résultats) sans en préciser le plan comptable. Il n y a donc pas d obligation légale en termes d organisation de ce plan qui peut reprendre celui appliqué dans d autres circonstances. Il convient toutefois d adopter un plan comptable adapté aux besoins de l entreprise. Existe-t-il un logiciel qui permettrait de passer les écritures en partie double spécifique à la RCO? Dans la négative, peut-on se contenter d une comptabilité en partie simple sur Excel? S il n y a pas, à notre connaissance, de logiciel spécifique à la RCO permettant de passer les écritures en partie double, il existe cependant des logiciels de comptabilité commerciale qui peuvent être utilisés pour passer les écritures de la régie. Certaines ADL utilisent notamment le logiciel gratuit Eurobooks, téléchargeable sur Internet sur le site ou encore le logiciel Bob, Popsy, Ciel ou EBP. D autres ADL réalisent leur comptabilité à partie double sur Excel même si ce tableur ne constitue pas en soit un réel logiciel de comptabilité. Quoi qu il en soit, la RCO est obligée de tenir sa comptabilité en partie double, comme le stipule l article 18 de l arrêté du Régent. 7. Les documents de fin d exercice Qu entend-on par "rapport sur la gestion de l exercice comptable écoulé"? Qui le rédige? L arrêté ne précise ni ce qu on entend par rapport sur la gestion ni qui doit rédiger ce rapport. Il revient dès lors à l ADL d en déterminer le contenu ainsi que la personne qui le rédige. 8. Marchés publics, TVA et paiement du personnel Quelles sont les procédures à respecter pour l achat de matériel à l extraordinaire? Il y a lieu de suivre les procédures générales d attribution du marché. A ce sujet, l article 24, al. 4, de l arrêté précise: "les adjudications et contrats sont soumis, avant exécution, aux approbations requises pour les dépenses des services généraux de la commune". Faut-il diaboliser la TVA? Il n y a, bien sûr, pas lieu de diaboliser la TVA. L assujettissement peut se montrer avantageux dans certains cas. Il convient toutefois d être attentif à maîtriser la situation dans laquelle on se trouve et à envisager l ensemble des avantages et inconvénients (sur court et long termes!) d un changement volontaire de statut lorsque celui-ci est envisageable du point de vue légal. Les régies communales ordinaires sont soumises au même régime TVA que les communes. 4

5 Pour plus de renseignements sur ce sujet, nous vous renvoyons vers l article d Olivier Dubois, Quelques clés pour mieux comprendre le futur statut TVA des communes et CPAS, paru dans le Mouvement communal 12/2008 et également disponible sur le site Internet de l UVCW à l adresse suivante: 9. Tutelle A quel type de tutelle sont soumis le budget, les modifications budgétaires et les comptes annuels de la RCO? A qui transmettre les documents concernés? Le budget de la RCO, ainsi que toute modification budgétaire éventuelle, sont soumis à tutelle spéciale d approbation du collège provincial et doivent dès lors être transmis à la direction extérieure de la DGO5 de la province dont relève la régie dans les 15 jours de son adoption. Le Gouvernement wallon se réservant un droit d évocation (lui permettant de révoquer une décision du collège provincial) quant à ce budget ou ces modifications budgétaires, les documents lui sont également transmis simultanément. Il s agit ici de la direction de la tutelle financière sur les pouvoirs locaux (service central). Quant aux comptes annuels de la régie, à savoir le bilan et le compte de résultats, ils sont soumis à tutelle spéciale d approbation du collège provincial et, à ce titre, ils doivent être transmis dans les 15 jours de leur adoption au collège provincial, donc à la direction extérieure de la DGO5 de la province dont relève la régie. Voici les coordonnées des personnes de contact à la tutelle: Direction de la Tutelle financière sur les pouvoirs locaux (service central) Michel CHARLIER, Directeur - 081/ michel.jeancharles.charlier@spw.wallonie.be Province du Brabant wallon : Service extérieur de Wavre (fax: 010/ ) Christine MALPOIX, Attachée - 010/ christine.malpoix@spw.wallonie.be Province du Hainaut : Service extérieur de Mons (fax: 065/ ) Michèle COLLIER, Première attachée - 065/ michele.collier@spw.wallonie.be Province de Liège : Service extérieur de Liège (fax: 04/ ) Annick DECOUX, Attachée - 04/ annick.decoux@spw.wallonie.be Sandrine LAMBOTTE, Attachée - 04/ sandrine.lambotte@spw.wallonie.be Province du Luxembourg : Service extérieur d'arlon (fax: 063/ ) Brigitte NOTTET, Première attachée - 063/ brigitte.nottet@spw.wallonie.be Province de Namur : Service extérieur de Namur (fax: 081/ ) Thibaut MATERNE, Attaché - 081/ thibaut.materne@spw.wallonie.be Jean-Louis REMACLE, Gradué principal - 081/ jeanlouis.remacle@spw.wallonie.be KVO/anf/