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1 Rue de Stalle Bruxelles Tél: 02/ Jean-Pierre Boulanger IBR - IRE Directeur Administratif et Financier 17 Octobre 2008 Croix-Rouge de Belgique, Communauté Francophone Volontaires.PPT 1 B E L G I A N R E D C R O S S BXL Cap. FNF NFF Asbl VZW Compliance with ASBL / VZW Accounting Rules & Practices 2 1

2 B E L G I A N R E D C R O S S BXL Cap. FNF NFF 3 CROIX-ROUGE ROUGE DE BELGIQUE - CF Activités s de la CRB Transfusion sanguine Actions de proximité / sociales Formation Secours Activités internationales Accueil des Demandeurs d Asile VOLONTARIAT Réseau de sections locales :

3 = + INSTITUT DES SCIENCES HUMAINES ET SOCIALES - SERVICE : SOCIO-ANTHROPOLOGIE DU DEVELOPPEMENT La gestion des ressources humaines de la Croix-Rouge de Belgique-Communauté francophone : Interactions et relations entre 90% Volontaires Permaments Volontaires et Permanents Rapport final 10% Avril 2008 Gautier PIROTTE Chargé de cours ISHS-ULg & Stéphanie GRIBOMONT Chercheuse ISHS-ULG Avec le concours du Fonds pour la Formation des Etablissements et Services de Santé bicommunautaires de la SGP LES MOYENS DE CONTROLES MIS EN PLACE.quelques exemples concrets Volontaires Permanents Plus de 500 comptes en banques / carnet dépôts opérationnels Plus de 250 petty cash 170 Sections locales = 170 PME Cash collection 6 3

4 9.000 Volontaires Permanents F O R M A T I O N : Peut-on exiger une formation, des compétences, un certain professionnalisme de la part d une personne volontaire comme on l exige de permanents? L E S H O R A I R E S les volontaires accomplissent le plus souvent leurs missions en fin de journée et le week-end, selon leurs disponibilités, tandis que la majorité des permanents travaillent en journée, durant les «horaires de bureau», respectant leur contrat de travail. R E M U N E R A T I O N S D E F R A I E M E N T S «Le volontaire, vient aussi pour son défraiement, pour arrondir ses fin de mois, c est parfois la première motivation et ce n est pas normal.» Un ambulancier permanent «J ose espérer que le permanent est sensible au volontariat et ne vient pas seulement pour son salaire.» Un ambulancier volontaire Volontaires Permanents R E M U N E R A T I O N S D E F R A I E M E N T S (cont d) Conflit sur la valeur de l engagement : un volontaire peut-il être rétribué? Conflit sur la répartition des tâches «Les permanents sont payés pour faire la désinfection des ambulances, pas nous!» Un ambulancier volontaire Conflit entre volontaires actions sociales et volontaires secours Vol. actions sociales peuvent être défrayés s il le désire (frais de déplacement) Vol. secours : défraiement modique : gardes (7 / 10 h) et indemnités de repas(4 ) Conflit sur la nouvelle loi (loi du 3 juillet 2005 entrée en vigueur le 6 février 2006) Dès que le plafond fiscal est atteint : certains volontaires arrêtent leurs prestation. Les permanents n ont qu à assurer! S A N C T I O N S Volontaires : se sentent souvent impunissables Permanents : contrat de travail, législation sociale, règlement de travail. 8 4

5 9.000 Volontaires Permanents R E S P O N S A B I L I T É H I É R A R C H I Q U E et E N J E U X D E P O U V O I R Provinces Nombre de mandatair es Nombre de volontaire s Total Brabant Wallon Vol. Hainaut Liège Luxembourg Namur Perm. Bruxelles-Capitale Communauté germanophone Communauté francophone TOTAL Gouvernance Les volontaires mandataires ont statutairement des responsabilités s comparables aux permanents Volontaires Permanents Quelques piste à l étude Communication : trop souvent lacunaire de la part de la direction et parfois biaisée (intentionnellement!) par des volontaires Amélioration de la transparence dans la résolution de certains contentieux Développement d un processus de recrutement de volontaire et suivi de leur formation (i.e. personne de référence pour superviser et gérer tous les aspect RH volontaires) Clarifier les Rôles & Responsabilités de chacun Faire prévaloir les voies hiérarchiques Séparer les postes de décisions et d exécution Eviter les doubles casquettes des administrateurs 10 5

6 9.000 Volontaires Permanents 90% Volontaires Permaments 10% Nombre Nombre Provinces de mandatair de volontaire Total es s Brabant Wallon Hainaut Liège Luxembourg Namur Bruxelles-Capitale Communauté germanophone Communauté francophone TOTAL Volontaires Permanents 7 PRINCIPES ROI CHARTRE 12 6

7 Exercer des activité de volontariat (ou de permanent) à la Croix-Rouge implique l adhérence aux 7 principes HUMANITE IMPARTIALITE NEUTRALITE INDEPENDANCE BENEVOLAT UNITE UNIVERSALITE 13 LES MOYENS DE CONTROLES MIS EN PLACE quelques exemples concrets Volontaires Permanents PLUS DE 500 COMPTES EN BANQUES / CARNET DE DÉPÔTS OPÉRATIONNELS Plus de 250 petty cash 170 Sections locales = 170 PME Cash collection 14 7

8 500+ COMPTES EN BANQUES.. dont les pouvoirs de signatures sont à 95 % entre les mains de volontaires Record Bank LANDBOUWKREDIET Banque de Kigali CITIBANK BELGIUM CENTEA Delta Lloyd Bank Axa Bank Belgium KBC Bank CBC Banque ING Banque Banque de la Poste Dexia - Bank - Banque Fortis Bank Ouverture : approbation Trésorerie centrale Double signatures obligatoire Pas de carte de banque ou limitée e au retrait de liquidité (250 ) LES MOYENS DE CONTROLES MIS EN PLACE quelques exemples concrets Volontaires Permanents Plus de 500 comptes en banques / carnet dépôts opérationnels PLUS DE 250 PETTY CASH 170 Sections locales = 170 PME Cash collection 16 8

9 250+ PETTY CASH Transmission électronique Mensuellement Double niveau d approbationd Escalation des différences Enregistrement centralisé 17 LES MOYENS DE CONTROLES MIS EN PLACE quelques exemples concrets Volontaires Permanents Plus de 500 comptes en banques / carnet dépôts opérationnels PLUS DE 250 PETTY CASH 170 Sections locales = 170 PME Cash collection 18 9

10 170 SECTIONS LOCALES Passage d une décentralisation total à une centralisation provinciale PAST NOW SL CP = 170 «PME» ( CA 5.5 M M ) Centralisation => facilités s de gestion et contrôles Possibilité de back-up Transfert des responsabilités s de volontaires à permanents One single ERP Professionnalisation (compta «au jour le jour», qualité ) Diminution coûts cachés Passage obligé pour E&Y «sans réserve». Finance ASBL compliancy Reporting integré 8 Organisation compta & fin.ppt SECTIONS LOCALES Passage d une décentralisation total à une centralisation provinciale Shared drive (restricted acces) ERP = 170 «PME» ( CA 5.5 M M ) 20 10

11 170 SECTIONS LOCALES Passage d une décentralisation total à une centralisation provinciale 21 ORGANES DE CONTROLE ACTIVITES DES VOLONTAIRES et DES PERMANENTS EXTERNE EXTERNE Comité d audit Internal audit INTERNE 22 11

12 Croix-Rouge de Belgique Communauté francophone Rue de Stalle Bruxelles Tél: 02/ Faites un don

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