MOORE, France, secrétaire d assemblée. LARIVIÈRE, Amélie PLANTE, M. Serge ROY, Mme Julie

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1 PROCÈS-VERBAL DE LA SOIXANTE-NEUVIÈME (69 E ) RÉUNION RÉGULIÈRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU CENTRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX DES ETCHEMINS, TENUE LE 18 MARS 2014, À 19 HEURES, AU CENTRE ADMINISTRATIF (SALLE MULTIFONCTIONNELLE, 1 ER ÉTAGE) Présences : BAILLARGEON, M. Nelson BERNARD, Mme Catherine CHABOT, Mme Nathalie FRENETTE, Mme Marjorie GAGNON, M. Harold GOUDREAU, Mme Pascale GUAY, M. Jean-Marc LABBÉ, Dre Paule LAFLAMME, Mme Lucie LAPOINTE, Mme Diane MORISSETTE, Mme Mélanie POULIOT, M. Pierre ROBERGE, Mme Gaétane VACHON, M. Michel MOORE, France, secrétaire d assemblée Absences motivées: GAGNON, M. Hervé LARIVIÈRE, Amélie PLANTE, M. Serge ROY, Mme Julie 1. OUVERTURE DE L ASSEMBLÉE Le président salue les administrateurs et les administratrices, constate le quorum et déclare l assemblée ouverte. Résolution # ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Il est proposé, appuyé et résolu à l unanimité d adopter l ordre du jour du 18 mars 2014 avec l ajout suivant : 10.4 Démission d un administrateur L ordre du jour ainsi modifié est adopté à l unanimité. 3. PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION RÉGULIÈRE TENUE LE 18 FÉVRIER 2014 Résolution # Adoption du procès-verbal de la réunion régulière tenue le 18 février Suivis Il est proposé, appuyé et résolu à l unanimité d adopter le procès-verbal de la réunion régulière tenue le 18 février 2014 sans modification. Projet d habitations adaptées dans Les Etchemins La directrice avait fait un état de situation le mois dernier, et à ce moment-là, les contributions du milieu s élevaient à environ $. Depuis, on a reçu $ de l Agence, ce qui porte les contributions à $. Nous sommes en attente de la réponse de deux fondations, dont la Fondation Martin-Matte. Des demandes de sollicitation avaient été adressées aux députés provinciaux et au député fédéral. Étant donné que nous sommes en période électorale, nous n avons pas reçu de réponse. Actuellement, il manque entre $ et $. Lorsque la campagne de sollicitation sera terminée, l établissement pourra contribuer selon ses capacités financières.

2 Démission de Dr Simon-Pierre Belzil La directrice générale informe que la démission de Dr Belzil est toujours effective. Par contre, il prolongera ses fonctions de directeur de l Unité de médecine familiale des Etchemins jusqu au 30 juin prochain, le temps que son successeur soit nommé. 4. RAPPORT DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE La directrice générale informe que cette année, l Agence fera suivre les budgets aux établissements très tard, soit en juillet. Donc, si tel est le cas, il y aura un comité de vérification et une séance régulière du conseil d administration en juillet. On va poursuivre notre travail en considérant que notre compression pour l année sera entre $ et $ et peut-être davantage. Il y aura également consultation en vue de l élaboration de la planification stratégique Elle devra être déposée à l Agence pour le 31 mars AFFAIRES PROFESSIONNELLES 6. AFFAIRES CLINIQUES 7. AFFAIRES ADMINISTRATIVES Résolution # Politique de développement des communautés (AG-1) Le président fait référence à la formation pour les membres du conseil d administration qui s est tenue samedi dernier, formation très intéressante, où cette politique a été présentée et discutée. La directrice générale poursuit en mentionnant que depuis quelques années, le CSSSE a développé certains services avec les organismes communautaires. Cette politique est un engagement de l établissement à poursuivre dans ce sens. Cette politique amènera la formation d un comité qui devra élaborer un plan d action. La composition du comité est prévue dans la politique. Le président ajoute que le tableau des déterminants de la santé illustre bien que le développement d une communauté interpelle les secteurs de l éducation, des transports, du logement, de la pauvreté, de l aménagement urbain et de l environnement physique. D ailleurs, il est intéressé à participer à ce comité qui pourra discuter du développement de certains projets avec le conseil d administration. SUR MOTION DÛMENT FORMULÉE ET APPUYÉE, il est résolu d adopter la politique de développement des communautés telle que présentée. 7.2 Résidence 315 État de situation Le président demande le huis clos pour ce sujet. La directrice générale fait un état de situation concernant ce dossier. 8. AFFAIRES FINANCIÈRES ET SERVICES TECHNIQUES Résolution # Projet de chaufferie à la biomasse Le président invite M. Robert Nadeau, chef des services techniques. Etchemins tenue le 18 mars 2014, à 19 h, au centre administratif (salle multifonctionnelle, 1 er étage) 2

3 M. Nadeau salue l assemblée et mentionne qu il y a deux ans, il était venu présenter un projet de chaufferie à la biomasse forestière et que les budgets avaient été gelés en raison des élections provinciales. Les nouveaux budgets ont été rendus disponibles en janvier dernier et nous sommes de nouveau en période électorale. Depuis la présentation en 2012, les choses ont évoluées, les marchés ont bougé, le projet a été réévalué car les granules sont maintenant disponibles et admissibles aux subventions du Bureau de l efficacité et de l innovation énergétiques (BEIE), qui relève du ministère des Ressources naturelles et de la Faune du Québec. Il y a maintenant une dizaine de fournisseurs de granules au Québec. Il fait une mise en contexte sur la situation actuelle concernant le bâtiment, la chaufferie actuelle vs la consommation d huile lourde, les coûts de chauffage et les cinq bâtiments périphériques. Il présente les impacts positifs, entre autres, concernant la réduction des gaz à effet de serre (GES), l impact économique pour la région, l image écoresponsable pour l établissement, la rentabilité démontrée et la redéfinition du projet. Il compare les deux projets, biomasse et granules, quant aux investissements, subventions, économies annuelles, frais d opération, retour sur l investissement, risques, facilité d opération, coûts des différentes sources d énergie. Il fait part des principales étapes de la transformation de la chaufferie actuelle, des flux monétaires annuels allant jusqu à la vingtième année, du schéma de procédé. Il conclue en mentionnant que pour toutes ces raisons, nous vous recommandons l adoption du projet de chaufferie aux granules de bois. En réponse aux questions, M. Nadeau donne des explications sur les chaudières actuellement en opération, sur la stabilité des prix des granules, le marché très compétitif. Il mentionne que le fournisseur situé à Saint-Camille a développé une granule faite à 100% de bois franc. Il y a également un fournisseur très important à Lac-Mégantic. PROJET DE CHAUFFERIE AUX GRANULES DE BOIS l augmentation importante des coûts de l huile lourde dans les dernières années et la grande consommation dans notre établissement; l engagement de notre établissement à l intérieur d une politique de développement durable de poser des actions «écoresponsables»; que le chauffage aux granules de bois offre la possibilité de contribuer au développement économique dans la MRC des Etchemins; qu un premier projet de chaufferie à la biomasse forestière a été présenté au conseil d administration et accepté par résolution le 14 juin 2012; que le marché a évolué depuis 2012 et que le programme de subvention autorise maintenant l utilisation de granules de bois; que le chauffage aux granules de bois présente certains avantages comparativement à l utilisation de la biomasse forestière; la rentabilité démontrée d un tel projet; SUR MOTION DÛMENT PROPOSÉE ET APPUYÉE, il est résolu que le conseil d administration du Centre de santé et de services sociaux des Etchemins approuve le projet de chaufferie aux granules de bois pour le CSSS des Etchemins, bâtiment sis au 331, place du Sanatorium, Lac-Etchemin. Le président remercie M. Nadeau. Etchemins tenue le 18 mars 2014, à 19 h, au centre administratif (salle multifonctionnelle, 1 er étage) 3

4 Résolution # Autorisation signatures - Effets bancaires Le président informe qu il y lieu de modifier les signatures pour les effets bancaires. AUTORISATION DE SIGNATURES EFFETS BANCAIRES Sur MOTION DÛMENT PROPOSÉE ET APPUYÉE, il est résolu : d autoriser la directrice générale, Mme Lucie Laflamme, le directeur des ressources financières et techniques, M. Roby Deblois, le président du conseil d administration, M. Harold Gagnon et le directeur du développement organisationnel et de l information, M. Martin Veilleux, à signer, pour et au nom du Centre de santé et de services sociaux des Etchemins, toute ouverture de compte et tous les effets bancaires pour tous les folios détenus par le Centre de santé et de services sociaux des Etchemins à son institution financière. Ces représentants devront exercer leurs pouvoirs sous la signature de deux (2) d entre eux; de fournir et transmettre à son institution financière toutes les signatures des personnes autorisées ainsi que copie de cette résolution. 9. AFFAIRES DU DÉVELOPPEMENT ORGANISATIONNEL ET DE L INFORMATION 9.1 Performance 9.2 Ressources humaines Résolution # RH-25 Recueil des politiques de gestion des conditions de travail du personnel cadre Le président motive l absence de M. Veilleux et invite la directrice générale à présenter la politique. Celle-ci mentionne que ce recueil contient toutes les politiques de gestion des conditions de travail du personnel cadre. Les modifications présentées concernent la politique sur l appréciation du rendement, particulièrement le formulaire d appréciation du rendement qui a été élaboré à partir d un document «Référentiel des compétences clés» développé par le CSSS de la Baie-des-Chaleurs qui a accepté de partager ce document. Un guide d accompagnement à la démarche d évaluation en complément du formulaire d appréciation du rendement a été élaboré. Elle explique l autre modification qui a été apportée à la politique sur les congés sociaux. En lien avec tous les événements qui se sont passés dans certains établissements, le MSSS fait beaucoup de vérifications et de recommandations afin que les établissements aient plus de transparence et d uniformité dans leurs politiques de gestion. Le personnel d encadrement intermédiaire et supérieur n a pas de congés de maladie comme les employés syndiqués. Ceci est compensé par cinq congés compensatoires, qui étaient appelés «congés mobiles compensatoires», qui auront une nouvelle appellation «congés pour raisons personnelles». Elle est disponible pour répondre aux questions. SUR MOTION DÛMENT FORMULÉE ET APPUYÉE, il est résolu d adopter les modifications présentées à la politique RH-25 «Recueil des politiques de gestion des conditions de travail du personnel cadre». Etchemins tenue le 18 mars 2014, à 19 h, au centre administratif (salle multifonctionnelle, 1 er étage) 4

5 9.3 Ressources informationnelles 10. AFFAIRES DE LA GOUVERNE Résolution # Rapport séquentiel du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services du 1 er janvier au 11 mars 2014 Le président invite M. Steve Gagné, commissaire local aux plaintes et à la qualité des services. M. Gagné salue l assemblée et présente le rapport séquentiel pour la période du 1 er janvier au 11 mars Au cours de cette période, il a reçu quatre plaintes, dont deux pour la mission CHSLD et deux pour la mission CLSC. Il a traité une plainte et trois ont été transmises au médecin examinateur. Aucune plainte n a été transmise en deuxième instance. Il donne des informations concernant le statut de chaque dossier, le contenu synthétique, les motifs, le niveau de traitement, les actions et mesures et des précisions sur les mesures. Il a reçu une demande d assistance générale et médicale concernant des frais de transport exigés par un organisme communautaire œuvrant sur un autre territoire. Il a informé la personne qu il ne pouvait recevoir cette demande et l a transférée à la commissaire régionale aux plaintes et à la qualité des services. Il n a reçu et traité aucune demande d intervention pour cette période. En réponse aux questions des administrateurs, M. Gagné donne des explications concernant un refus de traitement verbal et un refus de traitement signé ainsi que sur les mesures mises en place et de sensibilisation envers le personnel concerné en lien avec ce dossier. SUR MOTION DÛMENT FORMULÉE ET APPUYÉE, il est résolu d adopter le rapport séquentiel du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services pour la période du 1 er janvier au 11 mars Le président remercie M. Gagné. Résolution # Délégation à l assemblée annuelle des membres de l Association québécoise des établissements de santé et de services sociaux (AQESSS) La directrice générale informe que l assemblée annuelle des membres de l AQESSS se tiendra à Québec le 8 mai prochain, le président et celle-ci y participeront. DÉLÉGATION À L ASSEMBLÉE ANNUELLE DES MEMBRES DE L ASSOCIATION QUÉBÉCOISE D ÉTABLISSEMENTS DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX que le Centre de santé et de services sociaux des Etchemins est un membre régulier de l Association québécoise d établissements de santé et de services sociaux et que par conséquent, il a droit à trois délégués pour le représenter à toute assemblée des membres; que chaque délégué d un membre régulier a le droit : de recevoir un avis de convocation à une assemblée des membres, d y assister, d y prendre la parole et d y voter; de participer à toutes les activités et de bénéficier de l ensemble des services offerts par l Association; de recevoir l information et les publications transmises par l Association; Etchemins tenue le 18 mars 2014, à 19 h, au centre administratif (salle multifonctionnelle, 1 er étage) 5

6 SUR MOTION DÛMENT FORMULÉE ET APPUYÉE, il est résolu de : nommer M. Harold Gagnon, président et Mme Lucie Laflamme, secrétaire et directrice générale, comme délégués à l assemblée annuelle des membres de l Association québécoise d établissements de santé et de services sociaux qui se tiendra à Québec le 8 mai Résolution # Comité d évaluation du directeur général Le président fait mention que le comité, formé de Mmes Nathalie Chabot et Pascale Goudreau, dont il est le président, s est réuni ce soir pour faire l évaluation de la directrice générale à partir des objectifs organisationnels prévus à son plan de travail de la présente année financière. Il invite Mme Chabot à faire part de ses commentaires. Celle-ci mentionne que tous les objectifs étaient atteints et plus. Elle l a félicitée pour son travail et son implication sociale et dans divers dossiers en lien avec la MRC des Etchemins. Il invite Mme Goudreau qui partage les commentaires de Mme Chabot et la félicite à son tour pour l atteinte des objectifs. Le président la félicite une fois de plus pour l atteinte des objectifs et mentionne qu elle a une grande implication dans les dossiers locaux. SUR MOTION DÛMENT FORMULÉE ET APPUYÉE, il est résolu d adopter le rapport du comité d évaluation de la directrice générale. Résolution # Démission d un administrateur Le président informe qu il a reçu la lettre de démission de M. Serge Plante en raison de son horaire trop chargé. DÉMISSION D UN MEMBRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION la lettre de démission de M. Serge Plante, datée du 7 mars 2014, adressée au président du conseil d administration à titre d administrateur représentant le collège électoral de la population; SUR PROPOSITION DÛMENT FORMULÉE ET APPUYÉE, il est résolu : D accepter la démission de M. Serge Plante à titre d administrateur du Centre de santé et de services sociaux des Etchemins pour le collège électoral de la population; D adresser à M. Plante des remerciements pour sa participation au sein du conseil d administration, du comité de gouvernance et d éthique et du comité de discipline; De mandater la directrice générale pour aviser l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches et pour assurer le suivi. 11. AFFAIRES DIVERSES 12. DOCUMENTATION GÉNÉRALE Etchemins tenue le 18 mars 2014, à 19 h, au centre administratif (salle multifonctionnelle, 1 er étage) 6

7 13. PÉRIODE DE QUESTION Le président demande l opinion des administrateurs et des administratrices pour un conseil d administration sans papier, c est-à-dire que tous les documents seraient acheminés de façon électronique. Il fait un tour de table et la majorité de membres présents sont en faveur d une telle démarche; deux sont moins favorables mais démontrent une certaine ouverture. Il mentionne que cela fera partie de son mandat au cours de la prochaine année. 14. PROCHAINE RENCONTRE Le président informe l assemblée que la prochaine réunion régulière se tiendra le mardi 15 avril 2014, à 19 heures. 15. LEVÉE DE LA 69 E RÉUNION RÉGULIÈRE L ordre du jour étant épuisé, sur proposition dûment formulée et appuyée, il est résolu de lever l assemblée à 20 h 30 Harold Gagnon Président Lucie Laflamme Secrétaire Etchemins tenue le 18 mars 2014, à 19 h, au centre administratif (salle multifonctionnelle, 1 er étage) 7

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