MR4G. Manuel utilisateur Gestion des stocks. Version

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1 MR4G Manuel utilisateur Gestion des stocks Version 2.5-1

2 Fiche documentaire Organisme (s) commanditaires(s): Ministère de L Équipement, des Transports, de l'aménagement du Territoire, du Tourisme et de la Mer Direction des Routes / Bureau de l Entretien et de la Gestion du Patrimoine Bureau suiveur : Centre d Études Techniques de l Équipement - Normandie Centre / DGTI PND tél mél. Pnd-vie-des-services.AS.DGTI.CETE-NC@equipement.gouv.fr Auteur(s) : Daniel Delaitre, CETE Normandie Centre, DGTI, Groupe Études et Développement Titre et sous-titre du document : MR4G Objet : Ce document présente la description des fonctions du module Gestion des stocks Date de publication : Décembre 2003 Nombre de pages : 82 Diffusion : Proposition de mots-clés : MR4G Manuel utilisateur Parc Gestion Stock - 2

3 Table des mises à jour du document Version de l'application Indice de révision du document Date septembre novembre 2003 Objet de la mise à jour Insertion des mises à jour et des captures d écran, insertions des liens vers les éditions et intradocument Diffusion sur site Intranet juillet 2004 Non impacté février 2005 Modifications applicatives dues à la version Juillet 2005 Module impacté par la Août 2007 Traitement nouveau site intranet - 3

4 Table des matières SAISIE DES MOUVEMENTS ANALYTIQUES ET TRAITEMENTS DES CHARGES ABONNÉES I-1 Gestion des articles stockés I-2 Saisie des commandes I-7 Saisie des livraisons d articles stockés I-17 Correction des livraisons d articles stockés et des commandes d'emploi direct I-20 Saisie des entrées comptables I-23 Correction des entrées comptables I-30 Saisie des sorties comptables I-34 Sortie de carburants I-38 Suivi de Commande Fournisseur I-42 Ajustement des inventaires I-44 Transfert de stock I-46 ÉDITIONS II-1 Éditions relatives aux commandes II-2 Éditions relatives aux livraisons II-10 Historique des fiches casiers II-11 Approvisionnement par fournisseur II-13 État comptable du stock II-14 Tableau 8 II-15 Analyses du stock II-17 Approvisionnement par fournisseur II-19 TRAITEMENTS DE FIN DE GESTION III-1 Basculement d'exercice III-2 Apurement des fiches casier III-4 EXEMPLES D ÉDITION IV-1-4

5 Introduction Liens avec les autres modules et les autres applications REP CASSIOPEE Gestion prévisionnelle Titres / Mandats Comptabilité générale GESFIN Facturation Gestion des stocks MR4G Sitecentral Gestion des immobilisations OPA : Frais de déplacement Éléments variables des salaires Comptabilité analytique Suivi technique des véhicules CORAIL Généralités Le module Gestion des stocks de MR4G poursuit les objectifs suivants : - Le suivi du stock physique (gestion des casiers) et du stock comptable (gestion de l'inventaire permanent) ; - La gestion des approvisionnements ; - La production d'états comptables nécessaires à la détermination du stock de fin d'année à inscrire au bilan ; - L'alimentation de la comptabilité analytique ; - La gestion des historiques des casiers ; - 5

6 - La production d'états statistiques ; - La facturation (sorties de stock et emplois directs pour ventes aux clients) ; - Le suivi de la Commande Publique. Le module Gestion des stocks est interfacé avec la comptabilité générale : lors de l'édition du bilan, MR4G vérifie la conformité du stock final (issu du module Gestion des stocks) avec les comptes de stocks de la comptabilité générale. Le schéma comptable associé est le suivant : - 6

7 Procédure d'accès Pour accéder au module Gestion des stocks : Sélectionnez STOCK. Pour quitter le module Gestion des stocks : Revenez au menu général en appuyant sur la touche F12; Appuyez sur la touche F12 pour quitter l'application. - 7

8 - 8

9 Chapitre I Saisie des mouvements analytiques et traitements des charges abonnées Gestion des articles stockés Saisie des commandes Saisie des livraisons d articles stockés Correction des livraisons d articles stockés Saisie des entrées comptables Correction des entrées comptables Saisie des sorties comptables Sortie de carburant Suivi de commande fournisseur Ajustement des inventaires Transfert de stock I - 1

10 Gestion des articles stockés Gestion des articles stockés Objet Un article stocké est un article disposant d'un emplacement physique réservé : le casier. Le catalogue des articles stockés permet de répertorier les articles et les matières, et de connaître, à la demande, la situation physique du stock, le prix moyen pondéré (PMP 1 ) des articles et les informations à caractère permanent. Accès Module : STOCK Menu Gestion des stocks : Choix G 1 Le prix moyen pondéré est égal au montant de l'inventaire comptable d'un article à un instant donné divisé par la quantité de cet article. I - 2

11 Gestion des articles stockés Création d'un article Section de stockage Les seules sections habilitées à stocker des pièces ou des matières sont les sections Magasin, Station service, Fabrication, Stockage et leurs annexes. Le casier permet de repérer les lieux de stockage physique des articles. Pour faciliter l'inventaire, il est judicieux d'attribuer aux casiers une numérotation représentative de l'ordre de rangement des articles dans le magasin. La classification sert à ordonner le catalogue des stocks par familles "technologiques" d'articles : - S'il s'agit de carburants, la classification doit correspondre strictement au code Classification des carburants créé dans le module PARAM, Gestion des paramètres généraux. Ce code est utilisé dans la comptabilité analytique pour calculer la consommation des engins ; - S'il s'agit d'articles ou de matières, la classification est libre. Exemples : Pièces d'électricité, pièces de carrosserie La catégorie comptable permet de spécifier des familles comptables d'articles. Il est recommandé de faire coïncider les catégories comptables internes au Parc avec celles définies dans le plan comptable national (Liste nationale des catégories comptables de stock). Une ventilation excessive est préjudiciable à la tenue des comptes achats de la comptabilité générale. Il convient d'effectuer le rattachement des articles aux catégories comptables avec soin, car ces informations sont exploitées : - dans la gestion des engagements comptables (Cf. Module Engage, Suivi des engagements de dépenses). - Dans la génération des écritures d achats en comptabilité générale (Cf. module compta, Incorporation des achats sur classe 6). I - 3

12 Gestion des articles stockés La nomenclature permet de spécifier le rattachement de l article à un code produit de la nomenclature des marchés publics prévus à l article 27 du code des marchés (Arrêté du 13 décembre 2001). Il n'est pas obligatoire de renseigner cette information lors de la création de l'article ; elle est automatiquement mise à jour dans la fonction Saisie des commandes. Dans la mesure où le rattachement d un article peut être modifié lors de la saisie d une commande, il ne faut pas créer des codes articles complémentaires pour satisfaire à la nouvelle réglementation de la commande publique. Le rattachement des articles «polyvalents» pourra être modifié au cas par cas lors de la saisie des commandes. 1 Les quantités mini et maxi permettent de gérer les réapprovisionnements. Elles sont reprises dans l'édition Articles au seuil de commande. Pour que la fonction soit opérante, il est indispensable de saisir la quantité mini et la quantité maxi. Le stock mini diffère d'un article à l'autre : il doit être déterminé en fonction : - Du délai de réapprovisionnement ; - Du taux de rotation. Le barème de vente permet, s'il est renseigné, de valoriser la facturation des sorties de stock pour vente aux clients. S'il n'est pas renseigné, les sorties de stock sont valorisées au prix moyen pondéré 2 (augmenté des frais de section) calculé par MR4G. Le barème de vente doit être le plus voisin possible du prix moyen pondéré augmenté des frais de section. 1 2 Pour ces mêmes raisons, il n est pas non plus nécessaire, a priori, de démultiplier les codifications des emplois directs. Le prix moyen pondéré est égal au montant de l'inventaire comptable d'un article à un instant donné divisé par la quantité de cet article. I - 4

13 Gestion des articles stockés Les données fournisseurs permettent d'enregistrer les références de l'article chez les différents fournisseurs potentiels. Il n'est pas obligatoire de renseigner ces données lors de la création de l'article ; elles sont automatiquement mises à jour dans la fonction Saisie des commandes. Les quantités et les montants des données comptables actuelles sont à zéro lors de la création de l'article. Montants et quantités ne peuvent être saisis que lors de l'installation du module Gestion des stocks. Il en est de même des valeurs relatives aux entrées et aux sorties. La déduction TVA 1 permet de calculer les prix d'entrée en stock hors TVA déductible. La TVA déductible est calculée en fonction du pourcentage inscrit. Exemples : Si un article ne donne pas lieu à récupération de TVA (carburant), il convient d'inscrire 0 % ; Si la taxe est entièrement déductible, il convient d'inscrire 100 % ; Si la taxe est déductible à hauteur de 60 %, il convient d'inscrire 60 %. Un article est fabriqué s'il est réalisé à partir d'assemblage ou de mélange d'autres articles. 1 TVA (calcul de) En accord avec les dispositions du Plan Comptable Général dans toutes les fonctions de MR4G, les règles suivantes sont appliquées à la présentation des charges et des produits : - Produits : ils sont enregistrés hors TVA collectée par le Parc ; - Charges : elles sont comptabilisées hors TVA déductible. Concernant l'incorporation en comptabilité analytique des charges sur approvisionnement (entrées sur stock et emplois directs) les fonctions de MR4G renseignent l'utilisateur sur le montant de la taxe déductible à enregistrer en comptabilité générale et procèdent au calcul du coût d'achat "TVA non déductible incluse". Ce calcul est le suivant : - TVA non déductible = TVA totale - TVA déductible ; - TVA déductible = Montant hors taxe de la facture x Taux de TVA facturée x coefficient de déduction x prorata de TVA ; - Le prorata de TVA est calculé sur la base de l'exercice précédent : Prorata de TVA = CA réalisé au bénéfice de tiers assujettis / CA total I - 5

14 Gestion des articles stockés Le prix moyen pondéré 1 est actualisé dans l'utilisation des fonctions Saisie des entrées comptables, Correction des entrées comptables, Saisie des corrections de sorties de stock et Ajustement des inventaires. Une pièce rénovée doit être considérée comme un article fabriqué et donc son code article doit différer de celui de la même pièce achetée neuve. Annulation d'un article L'annulation d'un article qui n'a fait l'objet d'aucun mouvement durant l'exercice et dont le stock est nul est une annulation physique ; l'article disparaît du catalogue des stocks. L'annulation d'un article qui a fait l'objet d'un mouvement 2 ou dont le stock n'est pas nul est une annulation logique ; il n'est plus possible de passer de mouvements sur cet article. L'article disparaît du catalogue des stocks après le basculement d'exercice. En cas d'annulation logique intempestive, il est possible de réactiver l'article en utilisant l'option "Recréation". 1 2 Le prix moyen pondéré est égal au montant de l'inventaire comptable d'un article à un instant donné divisé par la quantité de cet article. Y compris un article qui fait l objet d une commande pas encore livrée. I - 6

15 Saisie des commandes Saisie des commandes Objet Cette fonction permet de gérer les commandes, qu'il s'agisse d'articles gérés en stock ou de commandes en emploi direct ; une même commande pouvant intégrer ces deux aspects. L'emploi direct ne concerne que les articles qui ne sont jamais stockés, c'est-à-dire qui n'ont pas de casier. Rappels réglementaires sur la commande publique Afin de générer automatiquement les informations des lignes d achat à associer aux propositions de mandatement, chaque bon de commande doit être rattaché à l un des types de commandes suivants - Commande sur marché avec formalités préalables ; - Commande sur marché sans formalités préalables : - pour un ensemble unique de fournitures homogènes ; - pour une livraison récurrente de fournitures homogènes. I - 7

16 Saisie des commandes Les informations relatives à la commande publique (N de marché, N d achat, code produit) pourront être corrigées lors de la saisie des propositions de mandatement (Module Mandat, Saisie des propositions de mandatement). Pour les commandes sur marchés avec formalités préalables ou sur ensemble unique, le code de la nomenclature servira à la gestion du suivi de la programmation des besoins d achats (aspect statistique). Lors de la constitution de la proposition de mandatement, ce sont les informations de la ligne d achat prédéfinie pour le marché ou l ensemble unique qui seront récupérées. Accès Module : STOCK Menu Gestion des stocks : Choix C Création d une commande La création d une commande se déroule de la façon suivante : - Saisie de l en-tête de commande ; - Saisie des lignes de commande qui peuvent correspondre à des articles stockés ou à des articles en mise en œuvre directe ; - Validation et édition de la commande. Il n'est pas possible d'enregistrer, sur un même bon de commande, deux lignes différentes pour un même article stocké. Il est possible d'enregistrer, sur un même bon de commande, des articles en emploi direct ayant le même code article, à la condition que leurs références fournisseurs ou leurs libellés soient différents. Saisie de l en-tête de commande Le numéro d'une commande est généré par MR4G après validation de cette commande. Le code fournisseur doit exister dans la table Tiers. I - 8

17 Saisie des commandes Pour une commande sur marché avec formalités préalables : Si le fournisseur a un marché avec formalités préalables et un seul le n de marché est affiché. Si le fournisseur a plusieurs marchés, saisissez le numéro du marché. Pour une commande en référence à un ensemble unique de fournitures homogènes : Saisissez le n d achat (année + numéro). Le type d achat désignant l ensemble unique (type 21) est généré. La ligne d achat correspondant à ce numéro doit avoir été créée au préalable dans le module Mandat, Gestion des lignes d achat. Pour une commande en référence à une livraison récurrente de fournitures homogènes Ne saisissez ni le n de marché et ni le n d achat. La ligne d achat est généré de la manière suivante : - type d achat : 22 ; - numéro d achat : année commande : année de la date du bon de commande. I - 9

18 Saisie des commandes Saisie d une ligne de commande d un article stocké Le code article d un article stocké est composé de la section de stockage et du code article proprement dit. Le code de la section de stockage est reproduit lors de la création de la ligne suivante. Il faut le modifier si nécessaire. Le code produit Quel que soit le type de commande, chaque article commandé doit être rattaché à un code produit de la nomenclature. Si ce rattachement a déjà été réalisé (lors de la création de l article ou lors d une commande précédente), le code produit est affiché. Ce code est modifiable lors de la saisie de la ligne de commande et la nouvelle valeur est enregistrée dans le catalogue des stocks. I - 10

19 Saisie des commandes La nomenclature intégrée dans l application est un extrait de la nomenclature définie au code des marchés publics applicable à l activité des parcs. MR4G signale la saisie d un code ne figurant pas dans cet extrait de la nomenclature. Pour confirmer la saisie de ce code nomenclature : Validez le message d avertissement. Confirmez la valeur du code en le saisissant une deuxième fois à l identique. La saisie du code produit est particulièrement importante pour les commandes se rapportant à des livraisons récurrentes puisque la facture sera ventilée en autant de lignes d achat que de codes produits saisis. La saisie d un code nomenclature non réglementaire entraînera un refus de la prise en charge de la Proposition de mandatement par CASSIOPEE. Le coût unitaire H.T. de l'article affiché correspond à celui de la dernière facture enregistrée. Il est modifiable. Le coût unitaire de commande est utilisée seulement pour valoriser la commande 1. S'il s'agit d'une première commande, il convient d'inscrire le coût H.T. catalogue du fournisseur. Ce coût est utilisé dans le suivi des engagements de commandes et doit donc être aussi proche que possible de celui de la facture attendue. Les bons de commande sont édités avec valorisation en HT, TVA, toutes taxes. Le taux de TVA appliqué est le taux usuel renseigné dans les paramètres généraux de MR4G. La référence fournisseur est affichée si elle a été saisie lors d une commande précédente. Si cette référence est modifiée, elle vient mettre à jour la fiche "catalogue" (Cf. Gestion des articles stockés). Le disponible en stock, le stock mini et le stock maxi sont affichés. 1 Le coût de commande n'a pas de répercussion sur la valorisation du stock ni dans le calcul du prix moyen pondéré. I - 11

20 Saisie des commandes L état des commandes en cours pour cet article est affiché. La commande peut aussi être éditée en différé (Cf. Éditions, Éditions relatives aux commandes). Création d une ligne de commande en emploi direct Le code article. Le code produit Quel que soit le type de commande, chaque article commandé doit être rattaché à un code produit de la nomenclature. Si ce rattachement a déjà été réalisé (lors de la création de l article ou lors d une commande précédente), le code produit est affiché. Ce code est modifiable lors de la saisie de la ligne de commande et la nouvelle valeur est enregistrée dans la table des fournitures et matières en emploi direct (cf. module tables communes). I - 12

21 Saisie des commandes La nomenclature intégrée dans l application est un extrait de la nomenclature définie au code des marchés publics applicable à l activité des parcs. MR4G signale la saisie d un code ne figurant pas dans cet extrait de la nomenclature. Pour confirmer la saisie de ce code nomenclature : Validez le message d avertissement. Confirmez la valeur du code en le saisissant une deuxième fois à l identique. La saisie d un code nomenclature non réglementaire entraînera un refus de la prise en charge de la Proposition de mandatement par CASSIOPEE. La référence fournisseur C est cette information qui permet d identifier de façon unique l article, son libellé et son coût. Sa saisie est obligatoire. Les libellés des articles en emploi directs sont archivés sur la clé composée des informations : code fournisseur, code référence de l article, code article. Tout nouveau libellé défini sur cette même clé se substitue au libellé antérieur. Le libellé affiché est modifiable. Les articles en emploi direct sont souvent définis de façon globale dans la table fournitures et matières en emploi direct. Le libellé affiché doit donc être modifié. Si un article en emploi direct doit être refacturé à un client du Parc, c'est le libellé spécifié sur le bon de commande au fournisseur qui sera répercuté dans la facture du client. Pour reproduire sur la ligne suivante le libellé modifié, il placer le curseur dans la zone du libellé et appuyer sur la touche Tab. I - 13

22 Saisie des commandes Le coût unitaire de l'article affiché correspond à celui de la dernière facture enregistrée. Il s'agit du coût HT. Il permet de valoriser la commande. Ce coût est modifiable. 1 S'il s'agit d'une première commande, il convient d'inscrire le coût HT catalogue du fournisseur. Ce coût est utilisé dans le suivi des engagements de commandes et doit donc être aussi proche que possible de celui de la facture attendue. La saisie de l unité est facultative. La saisie des informations analytiques (Section, destination, compte analytique) permet de réaliser une pré-imputation analytique : les informations saisies seront affichées et modifiables lors de la saisie de la facture fournisseur. Les règles de saisie des ventilations analytiques sont celles définies dans le module Comptabilité analytique (Cf. Saisie des mouvements analytiques et traitements des charges abonnées, Généralités). La référence ne doit être renseignée que pour les ventes à client. Elle permet de renseigner une référence du client, par exemple le numéro de commande du client dans les lignes de facture. (Cf. Module Facture, Prestations de travaux du parc). Une ligne de commande peut être ventilée sur plusieurs destinations analytiques mais cela génère une seule ligne sur l édition du bon de commande avec cumul des quantités commandées. Validation et édition de la commande Pour contrôler l'ensemble de la commande et la corriger si nécessaire : Choisissez Revoir. Pour valider la commande et l'éditer immédiatement : Choisissez Édition. Le numéro de la commande est généré par MR4G lors de la validation. 1 Le coût d un article suit les mêmes règles d affichage que celles du libellé. La mise à jour du coût lors de la validation de l entrée comptable. I - 14

23 Saisie des commandes La commande peut aussi être éditée en différé (Cf. Éditions, Éditions relatives aux commandes). Modification d une commande Une commande peut être modifiée en modifiant une ligne, en ajoutant une nouvelle ligne ou en annulant une ligne. Une ligne de commande d'un article stocké peut être modifiée si cette ligne n'a fait l'objet ni d'une livraison ni d'une facturation. Une ligne de commande d'un article en mise en œuvre directe peut être modifiée si cette ligne n'est pas soldée (Code solde = N). S'il s'agit d'articles stockés, les codes articles des nouvelles lignes doivent être différents des codes articles préexistants sur la commande. Il est cependant possible de créer une nouvelle commande, même si l'article commandé figure déjà sur une commande non soldée. Une ligne de commande d un article stocké peut être annulée si elle n a pas fait l'objet de livraison ou d une entrée comptable. Pour annuler une ligne de commande partiellement livrée ou partiellement facturée, il faut utiliser la fonction Saisie des livraisons et positionner le code solde de la ligne à O(ui). Il n'y a pas d'annulation globale : pour annuler une commande, il faut annuler une par une toutes les lignes de cette commande. Pour ajouter une nouvelle ligne : Procédez comme lors de la saisie de la commande initiale. Pour modifier une ligne : Positionnez le curseur sur la ligne à modifier ; Appuyez sur la touche Flèche droite ; Saisissez les modifications voulues. I - 15

24 Saisie des commandes Pour annuler une ligne : Positionnez le curseur sur la ligne à annuler ; Appuyez sur Flèche gauche. La ligne reste affichée, son annulation est effective après validation de l'ensemble de la commande. I - 16

25 Saisie des livraisons d articles stockés Saisie des livraisons d articles stockés Objet Cette fonction permet de renseigner les livraisons en entrée sur stocks et les réceptions des commandes en emplois directs.. Elle alimente : - L'historique des fiches casiers ; - La position physique du stock ; - La journalisation des livraisons ; - L état des commandes non soldées. - stocks et emplois directs I - 17

26 Saisie des livraisons d articles stockés Accès Module : STOCK Menu Gestion des stocks : Choix L Saisie de l en-tête du bon de livraison MR4G ne contrôle pas l'unicité du N de bon de livraison ; le même numéro de bon peut être utilisé pour des livraisons correspondant à des bons de commandes différents. La date de livraison affichée est la date du jour ; elle est modifiable. La saisie N du bon de commande permet d afficher toutes les informations relatives au fournisseur et au détail de la commande. Saisie d une ligne du bon de livraison Pour enregistrer la livraison d'un article, et la réception de commande en emploi direct Positionnez le curseur sur la ligne de l'article ; Appuyez sur "Flèche droite" ; I - 18

27 Saisie des livraisons d articles stockés Positionnez le curseur dans la zone "Livraison" et saisissez la quantité livrée. La quantité livrée peut être supérieure à la quantité commandée ; MR4G demande alors confirmation. La référence (article du) fournisseur affichée est celle de la dernière commande ; elle est modifiable au vu du bon de livraison. La modification est reportée dans le catalogue des stocks. Concernant la livraison de fournitures en empois direct, il est recommandé de vérifier l opportunité de mettre à jour la référence fournisseur lors de la livraison des articles pour disposer d informations actualisées dans la fonction de suivi des commandes fournisseur (module STOCK item O) le suivi des commandes fournisseur et lors de la création de nouvelles commandes Pour solder une ligne de commande : Saisissez O(ui) dans la zone "Solde" de la ligne. Ajout d une ligne Cette fonction d'ajout de lignes ne s'applique qu'aux articles en entrées sur stocks En fin de saisie, il est possible d'ajouter des lignes de livraison non référencées dans la commande : Créez une nouvelle ligne de commande avec le code article souhaité - les quantités commandées sont nulles ; Positionnez le curseur dans la zone Livraison et saisissez la quantité livrée. Quand la quantité livrée est supérieure ou égale à la quantité commandée, la ligne de commande est soldée automatiquement Quand la quantité livrée est inférieure à la quantité commandée et que la livraison est terminée (par exemple, l'article est indisponible chez le fournisseur), il convient de solder cette ligne de commande pour qu'elle soit apurée lors de la saisie de l'entrée comptable, c'est-à-dire lors de la réception de la facture correspondant à la livraison effective. I - 19

28 Correction des livraisons d articles stockés et des commandes d'emploi direct Correction des livraisons d articles stockés et des commandes d'emploi direct Objet Cette fonction permet de modifier ou d'annuler les livraisons déjà enregistrées. Elle met à jour : - L'historique des fiches casiers ; - La position physique du stock ; - La journalisation des livraisons ; - Les quantités livrées sur la commande de référence. Accès Module : STOCK Menu Gestion des stocks : Choix N Choix 1 : Livraison du stock I - 20

29 Correction des livraisons d articles stockés et des commandes d'emploi direct Choix 2 : Livraison en emploi direct Cette saisie permet d avoir un suivi des livraisons partielles corrigé des erreurs de saisie initiale des quantités livrées. L accès aux données de la commande est réalisé par saisie du n du bon de commande. Après sélection de la ligne de commande d'emploi direct ("FLÈCHE BASSE" et "FLÈCHE DROITE"), renseigner dans le champ "NOUVEAU CUMUL LIVRAISON" la nouvelle situation de la livraison (et non pas la valeur de la correction). - En référence aux quantités commandées sur la ligne de commande, la saisie est soumise aux règles de gestion suivantes : Si la nouvelle situation des quantités livrées est supérieure à la commande, un message d avertissement est affiché et l utilisateur doit confirmer sa saisie. Dans ce cas le code «commande soldée» est automatiquement positionné à «O». Si la nouvelle situation des quantités livrées est inférieure à la situation antérieure des livraisons et que la commande est soldée, un message d avertissement est affiché et l utilisateur doit confirmer sa saisie. Dans ce cas le code «commande soldée» reste positionné à «O». - En référence aux quantités facturées sur la ligne de commande, la saisie est soumise aux règles de gestion suivantes : Si la nouvelle situation des quantités livrées est supérieure aux quantités facturées, un message d avertissement est affiché et l utilisateur doit confirmer sa saisie. - Si la nouvelle situation des quantités livrées devient inférieure à celle des quantités facturées et que la commande a été antérieurement déclarée soldée I - 21

30 Correction des livraisons d articles stockés et des commandes d'emploi direct en livraison, un message d avertissement est affiché et l utilisateur doit confirmer sa saisie. Si la nouvelle situation des quantités livrées est égale aux quantités facturées et que la commande est soldée, la ligne de commande est apurée. Contrôles Si la ligne de commande de référence n est plus accessible, MR4G le signale et demande confirmation de la saisie. Il est vivement conseillé, si la ligne de commande n'est plus accessible (ligne soldée et facturée), de saisir le numéro réel de commande. La correction doit être inférieure ou égale à la quantité disponible dans le stock physique et au cumul des livraisons de l'article. La correction ne doit pas rendre négatif : - Le stock physique ; - Le cumul des entrées antérieures ; - Le cumul des livraisons sur la ligne de commande. Si la nouvelle situation des quantités livrées est supérieure à la commande, MR4G le signale et demande confirmation de la saisie. Dans ce cas le code "commande soldée" est automatiquement positionné à "O". Si la nouvelle situation des quantités livrées est inférieure à la situation antérieure des livraisons et que la commande est soldée, MR4G le signale et demande confirmation de la saisie. Dans ce cas le code "commande soldée" reste positionné à "O". Si la nouvelle situation des quantités livrées est supérieure aux quantités facturées, MR4G le signale et demande confirmation de la saisie. Si la nouvelle situation des quantités livrées devient inférieure à celle des quantités facturées et que la commande a été antérieurement déclarée soldée en livraison MR4G le signale et demande confirmation de la saisie. Si la nouvelle situation des quantités livrées est égale aux quantités facturées et que la commande est soldée, la ligne de commande est apurée. I - 22

31 Saisie des entrées comptables Saisie des entrées comptables Objet Cette fonction permet d'enregistrer les factures fournisseurs correspondant à des achats d'articles stockés ou d'articles en mise en œuvre directe. Les achats d'articles stockés sont intégrés dans le calcul des prix moyens pondérés (PMP) et viennent enrichir le stock comptable ; les achats en mise en œuvre directe sont intégrés directement dans les écritures de comptabilité analytique. Les informations saisies seront affichées et modifiables lors de l incorporation des achats sur classe 6 en comptabilité générale (cf. comptabilité générale) et lors du mandatement (cf. gestion du mandatement). S'il s'avère nécessaire après contrôle des commandes en cours de supprimer une ligne qui n'a fait l'objet ni de livraison, ni d'entrée comptable, il convient d'utiliser la fonction Saisie des commandes pour solder la ligne. Intégration d'un article stocké I - 23

32 Saisie des entrées comptables Intégration d'un article en mise en œuvre directe Il est possible de traiter des emplois directs sans passer par la gestion d'une commande préalable en ajoutant des lignes supplémentaires dans cette fonction. Accès Module : STOCK Menu Gestion des stocks : Choix E Saisie de l en-tête de facture L'exercice affiché est l'exercice en cours de la gestion des stocks ; il est modifiable. L'exercice de l'entrée comptable doit correspondre à l'année civile de livraison. MR4G contrôle le respect de cette règle lors du basculement d'exercice. I - 24

33 Saisie des entrées comptables La période comptable doit être ouverte. La date affichée est celle de la commande. Exemple : Livraison le 10/11/03 Réception de la facture le 01/12/03 Exercice et période de l'entrée comptable : 03/11 Saisie d une ligne de facture d un article stocké Positionnez le curseur sur la ligne de l'article ; Appuyez sur "Flèche droite" ; Positionnez le curseur dans la zone Quantité facturée et saisissez-la pour l article. Quantité facturée - Si la ligne de commande est soldée (quantité livrée = quantité commandée ou Code solde à O(ui)), la quantité facturée ne peut excéder la quantité livrée ; - Sinon, la quantité facturée peut excéder la quantité livrée. Dans ce cas, MR4G le signale. I - 25

34 Saisie des entrées comptables Montant facturé ou prix unitaire. Il est possible de saisir le montant HT de la ligne de facture ou le prix unitaire HT de l'article. MR4G demande confirmation si le montant ou le prix unitaire saisi génère un prix moyen pondéré supérieur à trois fois le prix moyen pondéré actuel. La remise (par ligne de facture) peut être saisie en montant ou en pourcentage. Le taux de TVA est celui renseigné dans les paramètres généraux de l'application (Module : PARAM"). Il est modifiable et peut être nul. Le coefficient de déductibilité de la TVA est celui indiqué pour l'article considéré dans la fonction Gestion des articles stockés. Saisie d une ligne de facture de fournitures ou matières en emploi direct Positionnez le curseur sur la ligne de l'article ; Appuyez sur Flèche droite ; I - 26

35 Saisie des entrées comptables Positionnez le curseur dans la zone Quantité facturée et saisissez-la pour l article. Solde - Si la quantité saisie est supérieure ou égale à la quantité commandée, MR4G génère O(ui) dans la zone "Solde" et demande confirmation de la saisie. La ligne de commande est apurée des commandes en cours ; elle n'est plus accessible. - Si la quantité saisie est inférieure, MR4G génère N(on) dans la zone "Solde". Si vous considérez que la commande est soldée, inscrivez O(ui) dans la zone "Solde". - L'apurement des engagements de commandes de fournitures et de commandes de services extérieurs est possible selon les règles suivantes : - Si le bon de commande sélectionné dans le traitement est intégralement soldé en livraison et en facturation, le montant de l engagement de commande est aligné sur le montant facturé toutes taxes. - Si le bon de commande sélectionné dans le traitement est partiellement soldé en facturation, le montant de l engagement est recalculé par application aux quantités commandées du coût d achat toutes taxes obtenu par le traitement de la facture partielle. Montant facturé ou prix unitaire Il est possible de saisir le montant HT de la ligne de facture ou le prix unitaire HT de l'article. La remise (par ligne de facture) peut être saisie en montant ou en pourcentage. Saisie des ventilations analytiques des emplois directs Les ventilations analytiques saisies lors de la commande sont affichées. Elles sont modifiables. Si ces ventilations n ont pas été saisies, il faut le faire en respectant les règles définies dans le module Comptabilité analytique (Cf. Saisie des mouvements analytiques et traitements des charges abonnées, Généralités). Si une ligne de facture rattachée à une commande doit être ventilée sur plusieurs destinations analytiques, il convient de dupliquer la ligne de commande. Après la saisie de la première ligne de ventilation : I - 27

36 Saisie des entrées comptables Ne validez pas ; Appuyez deux fois sur la touche "Esc". MR4G génère une nouvelle ligne où sont reproduits le code emploi direct, le libellé, la remise et la TVA. Section destinataire Type de destination Compte analytique Parc 0 Ventes à client 1 Code client Bâtiments 3 Frais de section Non renseigné Administration générale Magasin 0 Ventes à client Code client 3 Frais de section Non renseigné Atelier 1 Activités Code activité Centre de maintenance radio 2 Engins 2 Code engin 3 Frais de section Non renseigné 4 Fabrications Article fabriqué Stock 3 Frais de section Non renseigné Exploitation 1 Activités Code activité Cellule d'analyse 3 Frais de section Non renseigné Station service 0 Ventes à client'" Code client 1 Activité Code activité 2 Engins Code engin 3 Frais de section Non renseigné Saisie d une facture regroupant plusieurs bons de commande Si la facture correspond à plusieurs bons de commande, vous pouvez appeler la commande suivante. Attention ces bons de commande être de même type : sur marché avec formalités préalables ou bien sur marché sans formalités préalables. 1 2 Dans le cas des ventes à clients, il est possible de saisir la référence de ligne qui sera éditée sur la facture (Cf. module Facturation). Si les postes mobiles sont enregistrés comme engins. I - 28

37 Saisie du pied de facture et contrôles Saisie des mouvements analytiques et traitements des charges abonnées Saisie des entrées comptables Après validation des lignes d'articles stockés et des lignes d'articles en mise en œuvre directe, MR4G affiche l'écran de saisie du pied de facture : - Remise ou majoration globale ; - Frais de port ou d'emballage... Les informations du pied de facture sont saisies en montant ou en pourcentage. MR4G recalcule le montant de la facture et demande confirmation de la conformité avec la facture du fournisseur : - Si ces montants diffèrent, les écritures correspondantes ne sont pas intégrées dans les calculs de coût ; - Le détail des lignes est stocké pour permettre la vérification et la correction si nécessaire. Après validation du pied de facture, MR4G effectue la journalisation de l'écriture comptable et calcule le prix moyen pondéré en coût complet d'achat : - Prix de l'article HT - TVA non déductible calculée sur le montant remisé (remise à la ligne et à la facture) - Frais annexes (port, emballage, remise...) au prorata des montants hors taxes remisés. I - 29

38 Correction des entrées comptables Correction des entrées comptables Objet Cette fonction permet de corriger la saisie des lignes de facture fournisseur correspondant à des articles stockés au niveau des quantités ou des montants (l'un ou l'autre ou les deux). Accès Module : STOCK Menu Gestion des stocks : Choix M Choisissez le type de correction (positive ou négative). Saisie d une correction positive Le N de bon de commande saisi sera reporté sur le journal comme référence de la correction. I - 30

39 Correction des entrées comptables La correction positive d une commande non apurée n est pas accessible par cette fonction. Il faut utiliser la fonction Saisie des entrées comptables. La référence de facture permet de rappeler la facture du fournisseur. La situation comptable du stock s affiche. Si la correction ne porte que sur le montant, la quantité à ajouter au stock doit être égale à 0. Si la correction ne porte que sur la quantité, le montant à ajouter au stock doit être égal à 0. Le montant à saisir est le coût complet d'achat 1 incluant les frais annexes (port, emballage, remise ) et la TVA 2 non récupérable. Les calculs préalables du montant à saisir doivent être effectués manuellement. Dans le cas d'articles en ruptures comptables de stock, la correction doit être réalisée sur la quantité et sur le montant. Le futur prix moyen pondéré 3 s affiche. 1 Prix catalogue HT de l'article diminué des remises (à la ligne et à la facture), augmenté de la TVA non déductible appliquée au montant remisé et des frais annexes (port et emballage) au prorata des montants HT remisés. 2 TVA (calcul de) 3 En accord avec les dispositions du Plan Comptable Général dans toutes les fonctions de MR4G, les règles suivantes sont appliquées à la présentation des charges et des produits : - Produits : ils sont enregistrés hors TVA collectée par le Parc ; - Charges : elles sont comptabilisées hors TVA déductible. Concernant l'incorporation en comptabilité analytique des charges sur approvisionnement (entrées sur stock et emplois directs) les fonctions de MR4G renseignent l'utilisateur sur le montant de la taxe déductible à enregistrer en comptabilité générale et procèdent au calcul du coût d'achat "TVA non déductible incluse". Ce calcul est le suivant : - TVA non déductible = TVA totale - TVA déductible ; - TVA déductible = Montant hors taxe de la facture x Taux de TVA facturée x coefficient de déduction x prorata de TVA ; - Le prorata de TVA est calculé sur la base de l'exercice précédent : Prorata de TVA = CA réalisé au bénéfice de tiers assujettis / CA total Le prix moyen pondéré est égal au montant de l'inventaire comptable d'un article à un instant donné divisé par la quantité de cet article. I - 31

40 Correction des entrées comptables Vérifiez la plausibilité du nouveau PMP avant de valider la saisie. Saisie d une correction négative N de bon de commande Il est vivement conseillé, si la ligne de commande n'est plus accessible (ligne soldée et facturée), de saisir le numéro réel de commande. La référence de facture permet de rappeler la facture du fournisseur. La situation comptable du stock s affiche. Si la correction ne porte que sur le montant, la quantité à déduire du stock doit être égale à 0. Si la correction ne porte que sur la quantité, le montant à déduire du stock doit être égal à 0. I - 32

41 Correction des entrées comptables Le montant à saisir est le coût complet d'achat 1 incluant les frais annexes (port, emballage, remise ) et la TVA 2 non récupérable. Les calculs préalables du montant à saisir doivent être effectués manuellement. Contrôles MR4G refuse les corrections qui : - Sont supérieures à la quantité (respectivement au montant) facturé sur cette commande ; - Rendent négatif le cumul des quantités (respectivement des montants) facturés depuis le début de l'exercice ; - Rendent négatif l'inventaire comptable ; - Rendent un montant nul si la quantité correspondante ne l'est pas et inversement. 1 Prix catalogue HT de l'article diminué des remises (à la ligne et à la facture), augmenté de la TVA non déductible appliquée au montant remisé et des frais annexes (port et emballage) au prorata des montants HT remisés. 2 TVA (calcul de) En accord avec les dispositions du Plan Comptable Général dans toutes les fonctions de MR4G, les règles suivantes sont appliquées à la présentation des charges et des produits : - Produits : ils sont enregistrés hors TVA collectée par le Parc ; - Charges : elles sont comptabilisées hors TVA déductible. Concernant l'incorporation en comptabilité analytique des charges sur approvisionnement (entrées sur stock et emplois directs) les fonctions de MR4G renseignent l'utilisateur sur le montant de la taxe déductible à enregistrer en comptabilité générale et procèdent au calcul du coût d'achat "TVA non déductible incluse". Ce calcul est le suivant : - TVA non déductible = TVA totale - TVA déductible ; - TVA déductible = Montant hors taxe de la facture x Taux de TVA facturée x coefficient de déduction x prorata de TVA ; - Le prorata de TVA est calculé sur la base de l'exercice précédent : Prorata de TVA = CA réalisé au bénéfice de tiers assujettis / CA total I - 33

42 Saisie des sorties comptables Saisie des sorties comptables Objet Cette fonction permet de saisir les sorties de stock en alimentant : - L'historique des fiches casiers ; - La position comptable et la position physique du stock ; - La journalisation des sorties ; - La comptabilité analytique ; - Le cas échéant, la facturation. Elle permet également de saisir les corrections de sorties de stock. I - 34

43 Saisie des sorties comptables Accès Module : STOCK Menu Gestion des stocks : Choix S Saisie des sorties de stock Les quantités sorties du stock doivent être inférieures au stock physique. Si le stock comptable est insuffisant 1, les sorties de stock sont valorisées en comptabilité analytique au prix moyen pondéré du moment. La mise à jour de la position comptable du stock est faite lors de l'entrée comptable de la facture. Les ruptures du stock comptable peuvent être suivies avec l'état Écart sur coût de sortie du stock (Cf. module Comptabilité analytique). 1 Cas des factures fournisseurs non parvenues. I - 35

44 Saisie des sorties comptables Les règles de saisie des ventilations analytiques sont celles définies dans le module Comptabilité analytique (Cf. Saisie des mouvements analytiques et traitements des charges abonnées, Généralités). Section destinataire Type de destination Compte analytique Parc 0 Ventes à client1 Code client Bâtiments 3 Frais de section Non renseigné Administration générale Magasin 0 Ventes à client Code client 3 Frais de section Non renseigné Atelier 1 Activités Code activité Centre de maintenance 2 Engins 2 radio Code engin 3 Frais de section Non renseigné 4 Fabrications Article fabriqué Stock 3 Frais de section Non renseigné Exploitation 1 Activités Code activité Cellule d'analyse 3 Frais de section Non renseigné Station service 0 Ventes à client Code client 1 Activité Code activité 2 Engins Code engin 3 Frais de section Non renseigné Le Prix de sortie ne doit être renseignée que si le prix moyen pondéré est nul car il s'agit d'un article nouveau dont la facture n'est pas encore parvenue. Dans ce cas, MR4G demande une nouvelle saisie du prix de sortie pour contrôle. Si la saisie n est pas identique à la première, toute la ligne est effacée et doit être ressaisie. Saisie des corrections de sorties de stock Les corrections de sorties de stock entraînent la mise à jour de l'inventaire comptable et un nouveau calcul du prix moyen pondéré qui est affiché pour contrôle avant validation. 1 2 Dans le cas des ventes à clients, il est possible de saisir la référence de ligne qui sera éditée sur la facture (Cf. module Facturation). Si les postes mobiles sont enregistrés comme engins. I - 36

45 Saisie des sorties comptables Les corrections de sorties comptables imposent de se reporter au journal des sorties pour y relever : - Le code section ; - Le code article ; - La destination ; - L'ordre de travail ; - Le compte analytique ; - Les quantités ; - Et surtout, le prix de sortie qui doit être strictement identique à celui de la sortie erronée sur le journal. Toute erreur à ce niveau génère : - Des erreurs difficiles à détecter dans le calcul des prix de revient ; - Des anomalies dans le stock (existant comptable erroné ou prix moyen pondéré erroné) Pour réaliser des corrections sur un article sorti de stock à des prix différents, il est nécessaire de saisir plusieurs lignes de correction (une par prix de sortie). Contrôles MR4G bloque les corrections de sorties de stock qui rendent négatif : - Le cumul des quantités sorties (physiques ou comptables) depuis le début de l'exercice - Le cumul des montants incorporés en comptabilité analytique ; - Le cumul des montants dans l'inventaire comptable. MR4G bloque aussi les corrections de sorties de stock qui rendent les quantités nulles si les montants correspondants ne le sont pas et réciproquement. I - 37

46 Sortie de carburants Sortie de carburants Objet Ces fonctions permettent de gérer les sorties de carburant en exploitant les informations enregistrées dans les bornes de saisie. Deux fonctions sont disponibles : - La mise à jour du stock qui permet de transférer les données enregistrées sur la borne de saisie automatique, c'est-à-dire les litrages cumulés par engin depuis le dernier transfert ; - L'édition du dernier transfert traité qui permet de rééditer la liste du transfert précédent. Elle est disponible jusqu'au lancement du transfert suivant. Accès Module : STOCK Menu Gestion des stocks : Choix P I - 38

47 Instruction de la demande de transfert Saisie des mouvements analytiques et traitements des charges abonnées Sortie de carburants Les données relatives aux carburants ne sont pas reprises dans l'historique des casiers (la borne gère son propre historique). MR4G demande la saisie : - De l'exercice comptable de rattachement ; - De la période comptable ; - Du centre de stockage géré par la borne. Ce centre doit être la section Station service ou l'une de ses annexes. Le fichier à traiter est recherché sur la partition /util/com_recep du serveur MR4G. Sa dénomination répond aux règles suivantes : xxxxxxyyy. Cb, avec xxxxxx = n chronologique et yyy = code section de la station service. Le numéro chronologique doit être supérieur au dernier fichier traité pour le centre de stockage choisi. I - 39

48 Sortie de carburants Codification des carburants MR4G demande la correspondance entre la codification standard des carburants de la borne et celle décrite dans les fiches de carburant (Cf. Gestion des articles stockés). La saisie est contrôlée par rapport au catalogue des stocks MR4G (existence du code et vérification du rattachement de celui-ci à la classification carburant mentionnée dans les paramètres généraux de MR4G). Seules les correspondances effectivement utilisées doivent être renseignées. Contrôles et mises à jour En cas d'anomalie ou d'interruption lors du transfert, MR4G édite un message sur l'état précité. La gestion de la reprise est automatique. Le traitement peut être interrompu dans les cas suivants : - La codification des badges est erronée ; le code carburant diffère de B (sans pb98), C (sanspb95), S(upercarburant), F(ioul), G(asoil), P(GPL) ; - Un des codes carburant de la borne n'a pas de codification correspondante dans la gestion des stocks ; - Le prix moyen pondéré d'un carburant est nul ; - Le stock physique est inférieur à la sortie à réaliser. I - 40

49 Sortie de carburants La relance de la mise à jour après correction des anomalies, reprend le traitement au dernier enregistrement traité. Les litrages non traités, édités sur l'état Liste des engins dont les litrages devront être saisis manuellement, correspondent - aux consommations des engins non répertoriés dans MR4G ; - Le code nature de carburant n'est pas conforme ceux affichés dans le tableau de correspondance en début du traitement. - La quantité est exprimée dans un unité non conforme (décilitres sans décimales). Ces consommations doivent être saisies manuellement, avec la fonction Saisie des sorties de stock, après création, s'il y a lieu, des engins manquants (Cf. Gestion des tables communes, Véhicules et engins). Vérifications à opérer Pour vérifier l incorporation en comptabilité analytique des sorties automatiques de carburant, il est souhaitable de demander l édition du dernier transfert traité en mise à jour (option 2 de la présente fonction) et de contrôler le journal des sorties analytiques de stock. I - 41

50 Suivi de Commande Fournisseur Suivi de Commande Fournisseur Objet Cette fonction fournit, en consultation à l'écran, la situation des commandes des fournisseurs en livraison et en facturation. Ce suivi concerne les commandes d'approvisionnement sur stocks et en emplois directs. Accès Module : STOCK Menu Suivi des Commandes Fournisseurs : choix O Cette fonction permet également de solder en livraison une ligne de commande et de précéder, le cas échéant, à son apurement. I - 42

51 Suivi de Commande Fournisseur Contrôles Etat de la ligne de commande Saisie en modification du solde Traitement Articles stockés Qtés livrées > Qtés facturées et solde = «O» «N» Refus : «La ligne est soldée» Qtés livrées > Qtés facturées et solde = «N» «O» Mise à jour du solde à «O» Qtés livrées < Qtés facturées et solde = «N» «O» Mise à jour du solde refusée Qtés livrées < Qtés facturées et solde = «O» «N» Mise à jour du solde refusée Qtés livrées = Qtés facturées et solde = «N» «O» Apurement de la ligne de commande Emplois directs Qtés livrées > Qtés facturées et solde = «O» «N» Refus : «La ligne est soldée» Qtés livrées = Qtés facturées et solde = «N» «O» Apurement de la ligne de commande Qtés livrées < Qtés facturées et solde = «O» Confirmation de «O» Apurement de la ligne de commande I - 43