XLAB. Page 2 Paramétrage et utilitaires version 11.0

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3 Table des matières FONCTION DE TRI 6 PARAMETRER XLAB 7 PARAMETRER L APPLICATION XLAB 8 LES ORGANISMES DE GESTION 11 SAISIR LA DELEGATION DU CNRS 12 SAISIR UN AUTRE ORGANISME DE GESTION 14 MODIFIER UN ORGANISME DE GESTION 16 SUPPRIMER UN ORGANISME DE GESTION 18 LE LABORATOIRE 19 SAISIR UN LABORATOIRE 20 MODIFIER UN LABORATOIRE 23 SUPPRIMER UN LABORATOIRE 27 AJOUTER UN AUTRE LABORATOIRE 28 CHANGER DE LABORATOIRE COURANT 29 LES PARAMETRAGES DE TRANSFERT 31 SAISIR UN PARAMETRAGE DE TRANSFERT 32 MODIFIER UN PARAMETRAGE DE TRANSFERT 34 SUPPRIMER UN PARAMETRAGE DE TRANSFERT 35 LES ORIGINES DE CREDIT 37 AJOUTER UNE ORIGINE DE CREDIT 38 RETROUVER UNE ORIGINE DE CREDIT 42 CONSULTER LE BUDGET D UNE ORIGINE DE CREDIT 45 MODIFIER UNE ORIGINE DE CREDIT 49 SUPPRIMER UNE ORIGINE DE CREDIT 52 INSERER UNE ORIGINE DE CREDIT 53 CREER UNE ORIGINE DE CREDIT DE REGROUPEMENT 56 AJUSTER LES CREDITS RESERVES SUR UNE ORIGINE DE CREDIT 59 LES ENTITES DEPENSIERES 63 AJOUTER UNE ENTITE DEPENSIERE 64 MODIFIER UNE ENTITE DEPENSIERE 66 RETROUVER UNE ENTITE DEPENSIERE 69 CONSULTER LE BUDGET D UNE ENTITE DEPENSIERE 72 SUPPRIMER UNE ENTITE DEPENSIERE 77 INSERER UNE ENTITE DEPENSIERE DE REGROUPEMENT 78 AJUSTER LES CREDITS RESERVES SUR UNE ENTITE DEPENSIERE 80 Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 3

4 SUBDIVISER UNE ENTITE DEPENSIERE 83 LES UTILISATEURS 93 DECLARER UN UTILISATEUR XLAB 94 RETROUVER UN UTILISATEUR XLAB 101 MODIFIER UN UTILISATEUR XLAB 103 MODIFIER UN MOT DE PASSE 105 SUPPRIMER UN UTILISATEUR XLAB 106 SUPPRIMER UN GROUPE DE TRAVAIL 108 LES CONTACTS 110 SAISIR UN CONTACT 111 MODIFIER UN CONTACT 113 SUPPRIMER UN CONTACT 114 LES MATIERES 116 AJOUTER UNE TETE DE CHAPITRE 117 MODIFIER UNE TETE DE CHAPITRE 118 SAISIR UNE MATIERE 119 MODIFIER UNE MATIERE 120 SUPPRIMER UNE MATIERE 121 LES TABLES 122 MAINTENIR LA TABLE DES FORMATS DE DATE 124 MAINTENIR LES CONSTANTES DE L APPLICATION XLAB 127 LES UNITES FONCTIONNELLES OU OPERATIONS DE TRAVAUX 132 SAISIR UNE UNITE FONCTIONNELLE OU OPERATION DE TRAVAUX 133 MODIFIER UNE UNITE FONCTIONNELLE OU OPERATION DE TRAVAUX 135 CONSULTER UNE UNITE FONCTIONNELLE OU OPERATION DE TRAVAUX 136 SUPPRIMER UNE UNITE FONCTIONNELLE OU OPERATION DE TRAVAUX 137 DEMANDES D ACHAT EXTERNES 138 RECUPERATION DES DEMANDES D ACHATS EXTERNES DANS XLAB 139 SIMULATION DES TRAITEMENTS 146 CREER UNE BASE DE SIMULATION 147 OUVRIR UNE BASE DE SIMULATION 149 DETRUIRE UNE BASE DE SIMULATION 151 QUITTER UNE BASE DE SIMULATION 152 VERIFIER LA COHERENCE DES DONNEES 154 Page 4 Paramétrage et utilitaires version 11.0

5 LANCER LA VERIFICATION DE COHERENCE DES DONNEES 155 SAUVEGARDER ET RESTAURER LES DONNEES 160 SAUVEGARDER LA BASE DE DONNEES XLAB 161 PARAMETRER LES SAUVEGARDES AUTOMATIQUES DE LA BASE XLAB 163 RESTAURER LA BASE DE DONNEES XLAB 165 EXPORTER LES DONNEES 168 DEFINIR UN FORMAT D EXPORT 169 RETROUVER UN FORMAT D EXPORT 172 GENERER UN FICHIER D EXPORT 173 MODIFIER UN FORMAT D EXPORT 175 SUPPRIMER UN FORMAT D EXPORT 177 EXPORTER UNE LISTE XLAB VERS EXCEL 178 PARAMETRER UN BON DE COMMANDE 180 DEFINIR UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 181 RETROUVER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 189 MODIFIER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 190 PREVISUALISER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 191 SUPPRIMER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 192 GESTION DES INCIDENTS 194 INCIDENTS COMMUNS AUX DEUX PLATE-FORMES 194 REPRENDRE UN INCIDENT 195 SEMAPHORES 198 LEVER LES VERROUS 199 PURGE DES ENREGISTREMENTS MARQUES 200 PURGER LES ENREGISTREMENTS MARQUES 201 GESTION DES REFERENTIELS XLAB 202 RECUPERER LES DONNEES DEPUIS LA BASE XLAB DE REFERENCE 203 VERIFIER LES DONNEES 204 INTEGRER LES DONNEES DANS LA BASE XLAB CIBLE 206 Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 5

6 Fonction de tri XLAB Fonction de tri De manière générale, dans toutes les listes des écrans de recherche, vous avez la possibilité de trier ces listes de résultats de recherche. 1. Dans chaque liste de recherche, cliquez dans les champs contenant le nom de la colonne sur lesquelles vous souhaitez que le tri porte ; c est une clé de tri. Un numéro rouge apparaît à côté du nom de la colonne. Si vous voulez désélectionnez une clé de tri, cliquez à nouveau sur le nom de la colonne, le numéro rouge disparaît ; la liste ne sera pas triée sur cette colonne. 2. Vous pouvez positionner plusieurs clés de tri, en cliquant sur plusieurs noms de colonne. L ordre de tri sera défini par le numéro rouge ; la colonne portant le numéro 1 sera le tri principal, la numéro 2 sera le tri secondaire et ainsi de suite. 3. Une fois vos clés de tri positionnées, cliquez sur le bouton <T> placé à droite des noms des colonnes pour lancer le tri. Remarque : le tri est toujours un tri croissant alphanumérique. Exemple : Rechercher une commande Dans l exemple ci-dessus, l utilisateur a trié ces commandes par statut puis par fournisseur. Page 6 Paramétrage et utilitaires version 11.0

7 Paramétrer Xlab Paramétrer Xlab Suite à l installation d Xlab sur Mac ou PC, vous devez définir les caractéristiques de fonctionnement de votre laboratoire, notamment le fonctionnement en réseau ou non et la gestion par matière. Points abordés dans ce chapitre Adm. Paramétrer l application Xlab Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 7

8 Paramétrer Xlab XLAB Paramétrer l application Xlab Cette fonction vous permet de définir les paramètres de fonctionnement de votre application. Certains paramètres sont positionnés par défaut à l installation de l application. Avant de continuer à utiliser Xlab, il est conseillé d ajuster ces paramètres aux particularités de fonctionnement de votre site. En mode Administration, sélectionnez l option Application du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour paramétrer l application 1. Cliquez sur le bouton <Modifier> pour modifier les paramètres sélectionnés par défaut. 2. Si vous souhaitez faire une gestion de vos produits par matières, cochez la case «Matières». 3. Cliquez sur le bouton radio «Service», si vous êtes un service du siège. 4. Vous devez préciser si le laboratoire travaille en réseau, c est-à-dire sur plusieurs postes simultanément, ou en monoposte. L option par défaut est «Réseau», sinon cliquez sur «Mono». 5. Cochez la case «Imprimante» si vous possédez une imprimante Page 8 Paramétrage et utilitaires version 11.0

9 Paramétrer Xlab compatible avec l orientation automatique des impressions. Si vous ne cochez pas cette case, Xlab vous demandera à chaque impression de régler l orientation des pages à imprimer. 6. Précisez ensuite le nombre de jours d archivage dans Xlab des extractions transmises à votre délégation. Attention : si vous laissez la valeur par défaut à 0, les extractions antérieures déjà transmises seront purgées à chaque nouveau transfert. Nous vous conseillons de saisir une valeur relativement élevée (exemple 100), de manière à conserver plusieurs extractions. 7. Pour renseigner les encadrés «Sauvegarde de la base Xlab» et «Sauvegarde de la base Xlab sur la machine de comm.», reportezvous au chapitre Sauvegarder et restaurer des données de ce manuel. 8. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre mise à jour, ou sur le bouton <Annuler> pour annuler votre demande de modification. 9. Cliquez sur le bouton <Fermer>. Remarque : Les champs «Compteur» vous renseignent sur le nombre d enregistrements de la base Xlab. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 9

10 Paramétrer Xlab XLAB Page 10 Paramétrage et utilitaires version 11.0

11 Les organismes de gestion Les organismes de gestion Xlab vous permet d enregistrer les caractéristiques des organismes de gestion avec lesquels vous êtes en rapport. La description des organismes de gestion permet essentiellement d identifier les différentes sources de crédit que vous désirez suivre avec Xlab, au niveau des origines de crédit. Elle permet aussi d assurer la liaison entre le laboratoire et ses organismes de gestion. La délégation du CNRS constitue un organisme de gestion particulier qui est pré-renseigné lors de l installation d Xlab. Points abordés dans ce chapitre Adm. Saisir la délégation du CNRS Saisir un autre organisme de gestion Modifier un organisme de gestion Supprimer un organisme de gestion Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 11

12 Les organismes de gestion XLAB Saisir la délégation du CNRS Cette fonction vous permet de décrire votre délégation en tant qu organisme de gestion. En mode Administration, choisissez l option Organisme du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour saisir votre délégation Cette opération s effectue en deux étapes : Description de la délégation ; Validation de la saisie. A. Description de la délégation 1. A partir de la fenêtre principale Organisme de gestion, cliquez sur le bouton <Suivant> jusqu à faire apparaître la valeur «CNRS» dans le code Xlab. Tous les autres champs de la fenêtre sont à blanc. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier> pour saisir les informations décrivant votre délégation. 3. Dans le champ «Libellé court», saisissez le libellé court de la délégation. Ce champ est obligatoire. (Il est utilisé dans les courriers et dans les aides en ligne). Direction régionale CNRS Page 12 Paramétrage et utilitaires version 11.0

13 Les organismes de gestion 4. Dans le champ «Code interne», saisissez le numéro de votre délégation Le code RIO n est pas renseigné dans le cas où l organisme de gestion est la délégation. 6. Dans le champ «Nom de l organisme», saisissez le libellé complet de la délégation. Ce champ est obligatoire. Direction régionale 7. Dans le champ «Secteur», saisissez un nom de secteur si vous en possédez un. 8. Dans le champ «Ordonnateur», entrez le nom de l ordonnateur devant figurer sur le bon de commande. 9. Dans le champ «Nom du responsable», saisissez le nom du délégué régional. 10. Dans le champ «Comptable», entrez le titre du comptable devant figurer sur le bon de commande. 11. Dans le champ «Adresse», saisissez les informations composant l adresse de la délégation. Le code postal et la ville sont obligatoires. LE DELEGUE REGIONAL Monsieur le délégué L agent comptable de la délégation Route de Mende Toulouse 12. Dans le champ «Pays», sélectionnez un pays dans la liste déroulante, s il est différent de la France. 13. Dans le champ «Téléphone», saisissez le numéro de téléphone du délégué régional. 14. Dans le champ «Télécopie», saisissez le numéro de télécopie de la délégation Dans le champ «Télex», saisissez le numéro de télex de la délégation. 16. Cochez la case «Impression du bon de commande obligatoire» si vous souhaitez que toute commande créée pour cet organisme de gestion ne passe au statut «Complète» qu une fois le bon de commande imprimé. Remarque : la case est cochée par défaut pour le CNRS. 17. Cochez la case «Gestion des factures en cours» si vous souhaitez qu en fin d exercice, les factures en cours (factures non mandatées) et les commandes associées soient reportées sur l exercice N+1. Remarque : la case est cochée pour le CNRS, il est impossible de la décocher. B. Validation de la saisie 1. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 13

14 Les organismes de gestion XLAB Saisir un autre organisme de gestion Cette fonction vous permet de décrire un organisme de gestion différent de la délégation du CNRS. En mode Administration, choisissez l option Organisme du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour saisir un autre organisme de gestion 1. A partir de la fenêtre principale «Organisme de gestion», cliquez sur le bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter Organisme. 2. Dans le champ «Code Xlab», saisissez un code décrivant de façon unique l organisme dans Xlab. Il doit être différent de «CNRS» qui est le code réservé à la délégation du CNRS. Ce code doit être suffisamment explicite. UNIV Attention : il ne pourra plus être modifié lorsque vous aurez fini de saisir l organisme. 3. Dans le champ «Type d organisme», sélectionnez le type de cet organisme. Attention : Après validation de l organisme, le champ Type d organisme ne sera pas modifiable. 4. Dans le champ «Libellé court», saisissez le libellé court de l organisme de gestion. Ce champ est obligatoire. Il est utilisé dans les courriers, et dans les aides en ligne. Autre organisme Faculté Sciences 941 des Page 14 Paramétrage et utilitaires version 11.0

15 Les organismes de gestion 5. Dans le champ «Code interne», saisissez le numéro que s attribue l organisme de gestion. Par exemple, le n d UFR pour l Université. 6. Dans le champ «Code RIO», saisissez le numéro d identification de l organisme auprès du CNRS. 7. Dans le champ «Nom de l organisme de gestion», saisissez le libellé complet de l organisme de gestion. Ce champ est obligatoire. 8. Dans le champ «Secteur», vous pouvez saisir un éventuel complément d information. 9. Dans le champ «Ordonnateur», entrez le nom de l ordonnateur devant figurer sur le bon de commande utilisé pour l organisme de gestion. 10. Dans le champ «Nom du responsable», saisissez le nom du responsable de l organisme de gestion. 11. Dans le champ «Comptable», entrez le titre du comptable devant figurer sur le bon de commande utilisé pour l organisme de gestion. 12. Dans le champ «Adresse», saisissez les informations composant l adresse de l organisme de gestion. Le code postal et la ville sont obligatoires Faculté Toulouse M MORAND 5 boulevard Henry IV Toulouse France de 13. Dans le champ «Pays», sélectionnez un pays dans la liste déroulante, s il est différent de France. 14. Dans le champ «Téléphone», saisissez le numéro de téléphone de la personne responsable Dans le champ «Télécopie», saisissez un numéro de télécopie. 16. Dans le champ «Télex», saisissez un numéro de télex. 17. Cochez la case «Impression du bon de commande obligatoire» si vous souhaitez que toute commande créée pour cet organisme de gestion ne passe au statut «Complète» qu une fois le bon de commande imprimé. Remarque : la case est cochée par défaut pour le CNRS. 18. Cochez la case «Gestion des factures en cours» si vous souhaitez qu en fin d exercice, les factures en cours (factures non mandatés) et les commandes associées soient reportées sur l exercice N Cliquez sur le bouton <OK> pour valider l enregistrement des données de l organisme de gestion. Vous pouvez annuler à tout moment votre saisie en cliquant sur le bouton <Annuler>. Pour saisir d autres organismes de gestion, répétez les opérations de 1 à 19. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 15

16 Les organismes de gestion XLAB Modifier un organisme de gestion Cette fonction vous permet de modifier la description d un organisme de gestion. En mode Administration, choisissez l option Organisme du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour modifier un organisme de gestion 1. A partir de la fenêtre principale Organisme de gestion, sélectionnez l organisme à modifier à l aide des boutons <Suivant>, <Précédent> ou <Trouver>. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier>. Les champs modifiables sont : Libellé court ; Code interne ; Code RIO ; Nom de l organisme ; Secteur ; Nom du responsable ; Ordonnateur ; Comptable ; Adresse ; Pays ; Téléphone ; Télécopie ; Page 16 Paramétrage et utilitaires version 11.0

17 Les organismes de gestion Télex ; Impression du bon de commande obligatoire ; Gestion des factures "en cours". Attention : Le champ Type d organisme n est pas modifiable. 3. Saisissez les nouvelles valeurs. 4. Cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre principale pour valider la modification, ou sur le bouton <Annuler> pour interrompre votre demande de modification. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 17

18 Les organismes de gestion XLAB Supprimer un organisme de gestion Cette fonction vous permet de supprimer un organisme de gestion, à l exception de la délégation du CNRS. Vous ne pouvez pas supprimer un organisme de gestion si vous avez déjà travaillé avec cet organisme. En mode Administration, choisissez l option Organisme du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour supprimer un organisme de gestion 1. A partir de la fenêtre principale Organisme de gestion, sélectionnez l organisme à supprimer à l aide de l un des boutons <Suivant>, <Précédent> ou <Trouver>. 2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. 3. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la suppression, ou sur le bouton <Annuler> pour interrompre votre demande de suppression. Attention : vous ne pouvez pas supprimer un organisme de gestion référencé par une origine de crédit. Page 18 Paramétrage et utilitaires version 11.0

19 Le laboratoire Le laboratoire Points abordés dans ce chapitre Adm. Saisir un laboratoire Modifier les caractéristiques d un laboratoire Supprimer un laboratoire Ajouter un autre laboratoire Changer de laboratoire courant Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 19

20 Le laboratoire XLAB Saisir un laboratoire Cette fonction vous permet de décrire les caractéristiques de votre laboratoire. La description complète du laboratoire n est possible qu après avoir saisi dans Xlab les différents organismes de gestion qui gèrent ses crédits. Reportez-vous pour cela au chapitre sur Les organismes de gestion. En mode Administration, choisissez l option Unité dans le menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour saisir un laboratoire La description d un laboratoire se déroule en trois étapes : Saisir les informations principales ; Saisir les différentes adresses du laboratoire ; Valider la description du laboratoire. A. Saisir les informations principales du laboratoire Cette étape permet de renseigner les données principales permettant d identifier le laboratoire. 1. A partir de la fenêtre principale Unité, cliquez sur le bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter Unité. 2. Dans le champ «Code», saisissez le code du laboratoire. C est une codification libre. Ce champ est obligatoire. 3. Dans le champ «Nom de l unité», saisissez le libellé du laboratoire. Ce LABO Laboratoire Page 20 Paramétrage et utilitaires version 11.0

21 Le laboratoire champ est obligatoire. 4. Cochez la case «Délégation signature» si le laboratoire possède la délégation de signature pour les ordres de mission. Dans ce cas les ordres de mission seront imprimés dans l unité. 5. Dans le champ «Libellé long», saisissez le libellé complet de l unité. 6. Dans le champ «Nom du responsable», saisissez le nom de la personne responsable du laboratoire. Ce champ est obligatoire. 7. Dans le champ «Téléphone», saisissez le numéro de téléphone du laboratoire. 8. Dans le champ «Télécopie», saisissez le numéro de télécopie du laboratoire. Laboratoire scientifique Mme Renaudière Dans le champ «Adresse », saisissez l adresse électronique d une personne de l équipe de gestion du laboratoire. Ceci permettra à la DSI, en cas de besoin, de prendre facilement contact avec le laboratoire. B. Enregistrer les adresses du laboratoire 1. A partir de la fenêtre Unité, cliquez sur le bouton <Ajouter> puis sur le bouton <Adresses >. La fenêtre Adresses de l unité vient en superposition de la fenêtre Unité : 2. Cliquez sur le bouton <Ajouter> pour enregistrer une adresse du laboratoire. 3. Dans le champ «Type adresse», sélectionnez le type d adresse que vous voulez enregistrer en cliquant sur l un des boutons radio «Laboratoire», «Facturation» ou «Livraison». Facturation Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 21

22 Le laboratoire XLAB Selon le type d adresse choisi, l adresse que vous saisirez sera respectivement une adresse d implantation du laboratoire, une adresse de facturation ou une adresse de livraison. Remarque : vous avez la possibilité, si cela est nécessaire, de saisir plusieurs adresses d un même type (adresse de livraison par exemple). 4. Dans le champ «Org. Facturé», sélectionnez, uniquement dans le cas d une adresse de facturation, l organisme de gestion à l aide de la liste déroulante. 5. Dans le champ «Destinataire», saisissez le nom du destinataire. Ce champ est obligatoire. 6. Dans le champ «Adresse», saisissez le numéro et le nom de la rue, et éventuellement un complément d adresse. 7. Dans le champ «CP et Ville», saisissez le code postal et la ville. Ces champs sont obligatoires. 8. Le champ «Pays», est par défaut à France. Il peut être modifié. CNRS Mme BREA Faculté des Sciences Toulouse France 9. Cochez la case «Adresse par défaut sur bon de commande» pour que l adresse en cours de saisie soit par défaut celle imprimée sur le bon de commande. 10. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie de l adresse. 11. Pour enregistrer une nouvelle adresse, répétez les opérations 2 à 10. Attention : vous devez avoir au moins une adresse de facturation par organisme de gestion. 12. Lorsque vous avez fini d enregistrer vos adresses, cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Unité. C. Valider la description du laboratoire La validation de la description du laboratoire provoque l enregistrement définitif des informations que vous avez saisies lors des deux étapes précédentes. 1. Pour valider la description du laboratoire, cliquez sur le bouton <OK>. Si vous cliquez sur le bouton <Annuler>, toutes les informations sont perdues. Page 22 Paramétrage et utilitaires version 11.0

23 Le laboratoire Modifier un laboratoire Cette fonction vous permet de modifier les caractéristiques d un laboratoire. Les modifications peuvent porter sur les deux fenêtres suivantes : Informations principales du laboratoire ; Adresses. En mode Administration, choisissez l option Unité dans le menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Modifier les informations principales du laboratoire 1. A partir de la fenêtre principale Unité, sélectionnez l unité à modifier à l aide des boutons <Précédent>, <Suivant> ou <Trouver>. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier>. 3. Les champs modifiables sont les suivants : Nom de l unité ; Libellé long ; Nom du responsable ; Téléphone ; Télécopie ; Adresse . Remarque : la modification du nom du responsable de l unité entraîne la mise à jour automatique de toutes les «fiches agent» rattachées à ce laboratoire (nom du responsable de l agent dans la fenêtre Données spécifiques d un missionnaire). Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 23

24 Le laboratoire XLAB Cette mise à jour concerne uniquement les agents dont le laboratoire d affectation et le responsable sont ceux de l unité modifiée. Modifier une adresse 1. A partir de la fenêtre Unité, cliquez sur le bouton <Adresses...>. La fenêtre Adresses de l unité vient en superposition de la fenêtre Unité contenant la liste des adresses déjà saisies : 2. Sélectionnez une adresse et cliquez sur le bouton <Modifier>. 3. Les champs modifiables sont les suivants : Destinataire ; Adresse ; CP et Ville ; Pays. 4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la modification d adresse. 5. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Unité. Valider les modifications du laboratoire 1. Sur la fenêtre principale, cliquez sur le bouton <OK> pour valider la modification. Vous pouvez annuler vos saisies en cliquant sur le bouton <Annuler>. Page 24 Paramétrage et utilitaires version 11.0

25 Le laboratoire Modifier le code unité Xlab du laboratoire 1. A partir de la fenêtre principale Unité, vous pouvez modifier le code unité Xlab (code interne au logiciel). 2. Au préalable, vous devez faire une sauvegarde de votre base Xlab et de votre base FACLIX. 3. Affichez l unité dont vous voulez modifier le code en cliquant sur les boutons <Suivant> et <Précédent>. 4. Cliquez sur le bouton <Changer de code >, la fenêtre Changement de code de l unité s affiche : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 25

26 Le laboratoire XLAB 5. Saisissez le nouveau code de l unité puis cliquez sur le bouton <OK>, le message suivant s affiche : 6. Cliquez sur le bouton <OK>, un message de confirmation s'affiche, cliquez sur <Oui>. 7. A l issue du traitement, la fenêtre Unité s affiche avec le nouveau code. Attention : Pour effectuer la mise à jour du code unité, vous devez être le seul utilisateur connecté à la base Xlab. Vous ne pouvez plus reporter une commande en utilisant la fonction «Report de commande» pour les unités pour lesquelles vous avez effectué un changement de code. Remarque : le changement de code est effectué dans la base courante. Les bases des exercices antérieurs et les bases de simulation ne sont pas mises à jour. Page 26 Paramétrage et utilitaires version 11.0

27 Le laboratoire Supprimer un laboratoire Vous pouvez supprimer un laboratoire uniquement si vous n avez pas encore travaillé avec. En mode Administration, choisissez l option Unité dans le menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour supprimer un laboratoire 1. A partir de la fenêtre principale Unité, recherchez l unité à supprimer à l aide des boutons <Précédent>, <Suivant> ou <Trouver>. 2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. 3. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider cette suppression. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 27

28 Le laboratoire XLAB Ajouter un autre laboratoire Dans le cas d une gestion multi laboratoires (appelée aussi coopérative de laboratoire), vous devez décrire les caractéristiques de tous les laboratoires pris en charge par Xlab. La procédure pour décrire ces laboratoires est identique à celle utilisée pour le premier laboratoire que vous avez saisi. Reportez-vous à l opération Saisir un laboratoire. Page 28 Paramétrage et utilitaires version 11.0

29 Le laboratoire Changer de laboratoire courant Dans le cas d une gestion multi laboratoires (en coopérative de laboratoires), il est possible de travailler à tour de rôle sur chacun des laboratoires enregistrés dans Xlab. Le laboratoire sur lequel l utilisateur travaille à un instant donné est appelé «laboratoire courant». Lorsqu un laboratoire courant est positionné, Xlab déduit que tous les mouvements de crédits (notifications, répartitions, ventilations) et de dépenses (demandes, commandes, factures, factures internes, etc.) saisis en mode «gestion courante» concernent ce laboratoire. Au démarrage d Xlab sur votre poste, le laboratoire courant est le premier laboratoire enregistré dans Xlab. Pour changer de laboratoire courant 1. Sélectionnez l option Changer de dans le menu Dossier puis le sousmenu Laboratoire pour afficher la liste des laboratoires : 2. Sélectionnez le laboratoire que vous voulez désigner comme laboratoire courant. Remarque : le laboratoire courant est le laboratoire coché par un # dans la liste des laboratoires. 3. Cliquez sur le bouton <OK> pour changer de laboratoire. Remarque : le nom du laboratoire courant apparaît dans la seconde ligne du menu Dossier. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 29

30 Le laboratoire XLAB Quelques compléments d information Sur Macintosh : le nom du laboratoire courant, ainsi que le code de l utilisateur courant, apparaissent dans la barre d aide en bas de l écran, lorsque vous positionnez, sans cliquer, la souris sur le menu Dossier. Sur PC : le nom du laboratoire courant apparaît dans la barre de titre de l application, en haut de l écran. Page 30 Paramétrage et utilitaires version 11.0

31 Les paramétrages de transfert Les paramétrages de transfert Xlab vous permet de renseigner toutes les caractéristiques techniques pour les liaisons entre les laboratoires et les serveurs sur lesquels sont déposés les éléments transmis aux organismes de gestion. Points abordés dans ce chapitre Adm. Saisir un paramétrage de transfert Modifier un paramétrage de transfert Supprimer un paramétrage de transfert Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 31

32 Les paramétrages de transfert XLAB Saisir un paramétrage de transfert Cette fonction vous permet de définir les informations concernant la liaison entre l unité et l organisme de gestion afin que la communication dans les deux sens puisse fonctionner. En mode Administration, choisissez l option Paramétrage de transfert du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour saisir un paramétrage de transfert 1. A partir de la fenêtre principale Paramétrage de transfert, cliquez sur le bouton <Ajouter>. 2. Dans le champ «Code unité», sélectionnez dans la liste déroulante, le code du laboratoire pour lequel vous voulez définir la connexion. 3. Dans le champ «Code Xlab», sélectionnez dans la liste déroulante, le code Xlab de l organisme qui doit être relié au laboratoire. Le nom de l organisme et le type d organisme s affichent automatiquement. 4. Dans le champ «Code pour l organisme», saisissez le code qui identifie le laboratoire pour l organisme de gestion. Attention : pour un organisme de type CNRS, le code doit se composer, impérativement, de 4 chiffres sans espace Dans le champ «Niveau 1», saisissez le code établissement NABuCo (3 caractères alphanumériques). Cette rubrique est utilisée pour les laboratoires qui échangent des données avec NABuCo. Page 32 Paramétrage et utilitaires version 11.0

33 Les paramétrages de transfert 6. Dans le champ «Chemin des fichiers Ascii», saisissez le chemin d accès au sous-répertoire TRANSF du répertoire contenant la base Xlab. Remarque : les séparateurs utilisés pour les Mac sont «:» et pour les PC «\». 7. Sélectionnez avec le bouton radio «Liaison», le type de liaison que vous voulez réaliser : le transfert par disquette : les fichiers de transfert sont créés par Xlab sur une disquette ou dans un dossier sur le disque dur. le transfert par réseau qui s appuie sur un transfert de données basé sur le protocole FTP (File Transfert Protocole). 8. Si vous avez sélectionné une liaison par réseau, choisissez le mode de transfert que vous désirez réaliser. Le transfert FTP peut être paramétré pour fonctionner en mode actif ou passif, pour chaque organisme défini dans la base Xlab. Le transfert en mode passif est plus sécurisé et fortement préconisé lors de l utilisation de transfert FTP. 9. Cochez la case «Proxy» si votre serveur en a un. Si vous cochez cette case, le champ «Proxy» apparaît dans la fenêtre, où vous devez renseigner l adresse du proxy (Reportez-vous à l écran cidessous). 10. Dans le champ «Machine de com.», saisissez l adresse IP du serveur. 11. Dans le champ «Mot de passe», saisissez le mot de passe du compte laboratoire sur le serveur de dépôt des fichiers. 12. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre saisie. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 33

34 Les paramétrages de transfert XLAB Modifier un paramétrage de transfert Cette fonction vous permet de modifier les informations concernant la liaison entre l unité et l organisme de gestion. En mode Administration, choisissez l option Paramétrage de transfert du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour modifier un paramétrage de transfert 1. Dans la fenêtre principale Paramétrage de transfert, sélectionnez une des liaisons du laboratoire au bas de l écran puis cliquez sur le bouton <Modifier>. 2. Les champs modifiables sont : Code pour l organisme ; Niveau 1 ; Chemin des fichiers Ascii ; Type de liaison ; Mode de transfert (passif ou actif) ; Mot de passe ; Proxy ; Machine de com. Pour modifier un champ, cliquez dans la zone pour modifier sa valeur. 3. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre saisie ou sur le bouton <Annuler> pour annuler à tout moment votre demande de modification. Page 34 Paramétrage et utilitaires version 11.0

35 Les paramétrages de transfert Supprimer un paramétrage de transfert Cette fonction vous permet de supprimer les informations concernant la liaison entre l unité et l organisme de gestion qui n est pas de type CNRS. En mode Administration, choisissez l option Paramétrage de transfert du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour supprimer un paramétrage de transfert 1. Dans la fenêtre principale Paramétrage de transfert, sélectionnez une des liaisons du laboratoire au bas de l écran puis cliquez sur le bouton <Détruire>. 2. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre suppression ou sur le bouton <Annuler> pour annuler votre demande de suppression. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 35

36 Les paramétrages de transfert XLAB Page 36 Paramétrage et utilitaires version 11.0

37 Les origines de crédit Les origines de crédit Ce chapitre décrit la gestion des origines de crédit du laboratoire. Les origines de crédit permettent de suivre l évolution des crédits attribués au laboratoire ainsi que les dépenses effectuées sur chacun de ces crédits. Les origines de crédit sont organisées de manière hiérarchique, de façon à contrôler les dépenses à des niveaux de détails variables, suivant le degré de finesse de votre suivi. Xlab permet de gérer au niveau du laboratoire les dépenses taxe de rémanence comprise (TRC). La TVA Rémanente est la part de TVA qui ne peut plus être déduite par l'établissement et qui est en conséquence à la charge du budget du CNRS, donc de celui des unités. Au niveau du laboratoire, les crédits quel que soit l établissement sont gérés en TRC. Pour les dépenses, lors de la commande, l engagement des crédits sur les origines se fait en TRC, la mise à jour des crédits lors de la facture également. Ce taux de rémanence est porté au niveau de chaque origine de crédit. Pour les origines de crédit CNRS, le taux de rémanence est unique, non modifiable et transféré lors d un flux de retour BFC en début d année. Avertissement : Avant de commencer à entrer vos origines de crédit dans Xlab, il convient de prévoir sur papier la façon dont vous allez les organiser. L organisation à adopter dépend, par exemple, du nombre de laboratoires que vous gérez, ou du nombre d organismes financeurs de votre laboratoire. Le nombre de niveaux d origines de crédit est théoriquement illimité. Il est, cependant, recommandé de ne pas avoir un trop grand nombre de niveaux. En effet, lors de vos diverses opérations (notifications de crédit, commandes, factures, etc ), le temps de mise à jour des disponibles sur les origines de regroupement sera d autant plus long que vous aurez de niveaux dans votre hiérarchie. Vous trouverez des indications sur la manière d agencer vos origines de crédit dans l exemple du manuel Présentation Générale. Il est possible d éditer des bilans financiers par origine de crédit (cf. Editer les états prédéfinis du Manuel d utilisation). Points abordés dans ce chapitre Adm. Ajouter une origine de crédit Retrouver une origine de crédit Consulter le budget d une origine de crédit Modifier une origine de crédit Supprimer une origine de crédit Insérer une origine de crédit dans l arborescence Créer une origine de crédit de regroupement Ajuster les crédits réservés sur l origine Pour plus de renseignements sur La saisie d une notification de crédit Voir Les notifications Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 37

38 Les origines de crédit XLAB Ajouter une origine de crédit Cette fonction vous permet de décrire l organisation des crédits du laboratoire et de faire évoluer cette structure en y ajoutant de nouvelles origines de crédit. Choisissez dans le menu Gestion courante l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour créer la première origine de crédit (correspondant au laboratoire) Dans le cas où vous ne gérez qu un seul laboratoire, il vous faut créer la première origine de crédit correspondant au laboratoire, c est le niveau 1 dans la hiérarchie des origines. Remarque : dans le cas de gestion multi laboratoires, lors de la création de la première origine, il y a création automatique de l origine de niveau 0 (appelée «GROUP»). Si vous gérez plusieurs laboratoires, reportez-vous au chapitre Pour ajouter une nouvelle origine de crédit. 1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, cliquez sur le bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter Origine. 2. Dans le champ «Code origine», saisissez le code origine de crédit. Il doit être le plus caractéristique possible. Ce champ est obligatoire. 3. Dans le champ «Nom», saisissez le libellé de l origine de crédit. Labo Laboratoire de Chimie Page 38 Paramétrage et utilitaires version 11.0

39 Les origines de crédit 4. Dans le champ «Laboratoire», sélectionnez, si vous gérez plusieurs laboratoires, le nom du laboratoire dans la liste. 5. Dans le champ «Code gestion 1», saisissez la première partie de code de gestion. Cette donnée n est pas significative pour l origine de crédit correspondant au laboratoire (niveau 1).Ce champ est obligatoire. (LABO) 6. Dans le champ «Code gestion 2», saisissez la seconde partie du code de gestion. Pour l origine de crédit correspondant au laboratoire, ce code peut être fictif. 7. Dans le champ «Nature de crédit», sélectionnez une valeur (si elle existe) dans la liste déroulante. 8. Dans le champ «Début», saisissez éventuellement la date à partir de laquelle l utilisateur peut passer des commandes. 01/01/07 9. Dans le champ «Fin», saisissez éventuellement la date après laquelle l utilisateur ne peut plus passer de commandes. 10. Cochez la case «Autorisation de dépassement», si vous voulez autoriser un dépassement sur cette origine de crédit. 11. Dans le champ «Seuil», saisissez le pourcentage du seuil d alerte. 12. Pour valider la création de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <OK>. Pour annuler à tout moment la saisie de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Annuler>. Pour ajouter une nouvelle origine de crédit 1. Placez-vous sur la fenêtre principale Origine de crédit. 2. Dans la liste des origines, sélectionnez l origine de crédit de regroupement sous laquelle vous voulez ajouter la nouvelle origine. Remarque : si l origine de crédit de regroupement a déjà fait l objet de mouvements (notifications, répartitions de crédit, commandes), vous ne pouvez pas lui rattacher de nouvelle origine avec la fonction Ajouter. Vous devez alors utiliser la fonction Insérer. Reportez-vous à l opération Insérer une origine de crédit décrite plus loin dans ce chapitre. 3. Cliquez sur le bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter Origine. 4. Dans le champ «Code origine», saisissez le code origine de crédit. Il doit être le plus caractéristique possible pour vous permettre de le reconnaître facilement. Ce champ est obligatoire. 5. Dans le champ «Nom», saisissez le libellé de l origine de crédit. 6. Vous n avez pas de saisie à faire dans le champ «Laboratoire». Il est déduit de l origine de regroupement. 7. Dans le champ «Organisme de gestion», sélectionnez le nom de l organisme de gestion si l origine de crédit est de niveau hiérarchique 2. RP Ressource Propre CNRS Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 39

40 Les origines de crédit XLAB Sinon, l organisme de gestion est celui de l organisme de regroupement. 8. Dans le champ «Code gestion 1», saisissez la première partie du code de gestion (Aide à la saisie disponible par «?» <Tabulation>). Pour une origine de crédit de niveau fin, relative à l organisme CNRS, le code de gestion doit correspondre à l'adresse analytique BFC 9. Dans le champ «Code gestion 2», saisissez la seconde partie du code de gestion. Pour une origine de crédit de niveau fin, relative à l organisme CNRS, la seconde partie du code de gestion doit correspondre à l'adresse budgétaire BFC. 9ADOXXXX 1B1CHIM Remarque : il est très important de saisir un code gestion complet et exact sur les origines de crédit de niveau fin. C est en effet ce code qui permet à l organisme de gestion d identifier précisément le crédit imputé par une commande ou une facture. Toutefois, sur les origines de regroupement, le code de gestion n a pas de sens particulier et il peut être renseigné avec des valeurs quelconques. 10. Dans le champ «Nature de crédit», sélectionnez, si elle existe, une valeur dans la liste déroulante. 11. Dans le champ «Date début», saisissez éventuellement la date à partir de laquelle l utilisateur peut passer des commandes. Par défaut, il s agit de la date du jour. 12. Dans le champ «Date de Fin», saisissez éventuellement la date après laquelle l utilisateur ne peut plus passer de commandes. 13. Cochez la case «Autorisation de dépassement» si vous voulez autoriser un dépassement sur cette origine de crédit. 14. Dans le champ «Seuil», saisissez le pourcentage du seuil d alerte. Ce champ est obligatoire. Ce seuil doit être inférieur à celui de l origine de regroupement. 15. Saisissez le taux de rémanence dans le champ «Tx rémanence» si l origine est rattachée à un organisme autre que le CNRS. Ce champ est obligatoire. 01/01/06 15/12/ Pour le CNRS, ce taux est automatiquement renseigné et n est pas modifiable. Remarque : si vous voulez faire une gestion de vos crédits en TTC, il vous suffit de saisir un taux de rémanence à 100% à l inverse si vous voulez les gérer en HT, vous devez saisir un taux de rémanence à 0%. 16. Cliquez sur le champ «Transfert organisme» si les commandes et factures doivent être transférées à l organisme de gestion. Cette case est automatiquement cochée si l organisme est le CNRS et elle n est pas modifiable. Dans les autres cas, il est déduit de l origine de regroupement, mais il est modifiable. 17. Pour valider l ajout de la nouvelle origine de crédit, cliquez sur le bouton <OK>. Page 40 Paramétrage et utilitaires version 11.0

41 Les origines de crédit Pour annuler à tout moment la saisie de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Annuler>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 41

42 Les origines de crédit XLAB Retrouver une origine de crédit Vous pouvez retrouver une origine de crédit : A partir de critères de recherche ; En parcourant la hiérarchie des origines de crédit si vous savez où se situe l origine. Choisissez l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour retrouver une origine de crédit sur critères de recherche 1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, cliquez sur le bouton <Trouver> pour accéder à la fenêtre Sélection d une origine de crédit : Page 42 Paramétrage et utilitaires version 11.0

43 Les origines de crédit 2. Saisissez un ou plusieurs critères de recherche : Code origine ; Nom origine ; Laboratoire ; Organisme de gestion ; Code gestion. Rappel : le code de gestion est la concaténation des codes de gestion 1 et 2 séparées par un «/». Ces critères peuvent être saisis de manière incomplète (les premiers caractères uniquement). 3. Dans le cas d une gestion multi laboratoires, cliquez sur le champ «Laboratoire» si vous voulez effectuer la recherche sur un laboratoire particulier. 4. Cliquez sur le bouton <Rechercher>. 5. Vous pouvez trier le résultat de la recherche sur les champs : Code ; Nom ; Niveau ; Laboratoire ; Organisme de gestion ; Code gestion. 6. Sélectionnez dans la liste, l origine que vous recherchez. 7. Cliquez sur le bouton <OK>. La fenêtre Origine de crédit s'affiche sur l origine que vous avez sélectionnée. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 43

44 Les origines de crédit XLAB Pour retrouver une origine de crédit en parcourant la hiérarchie des origines Cette méthode peut être utilisée lorsque vous savez dans quelle partie de la hiérarchie se situe l origine de crédit que vous recherchez. Dans ce cas, vous pouvez atteindre directement l origine en parcourant la liste hiérarchique des origines de crédit de la fenêtre Origine de crédit : 1. Dans la fenêtre Origine de crédit cliquez sur le bouton < >. L ensemble des origines de crédit apparaît dans la liste classée par ordre hiérarchique. 2. Déroulez la liste pour retrouver visuellement l origine de crédit recherchée. Autre façon de procéder : 1. Placez-vous sur une origine de crédit hiérarchiquement supérieure à l origine recherchée. 2. Cliquez sur le bouton <Développer>. Cela a pour effet d afficher dans la liste les origines rattachées à l origine sélectionnée. 3. Répéter l opération 2 sur l une des origines rattachées, jusqu à atteindre l origine recherchée. Remarque : la liste hiérarchique des origines de crédit est «développée» par défaut jusqu au niveau 3. Il est possible de régler ce niveau par défaut en agissant sur le paramétrage de l application (Reportez-vous au chapitre Les tables). Page 44 Paramétrage et utilitaires version 11.0

45 Les origines de crédit Consulter le budget d une origine de crédit Cette fonction vous permet de visualiser le cumul des crédits et des dépenses, ainsi que les disponibles d une origine de crédit. Vous pouvez également consulter le détail des crédits notifiés sur l origine, ou répartis à partir de l origine. Choisissez l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour consulter le budget consolidé d une origine de crédit 1. A partir de la fenêtre principale, sélectionnez l origine à consulter. Si l origine de crédit n apparaît pas dans la liste, reportez-vous au chapitre Retrouver une origine de crédit. 2. Cliquez sur le bouton <Budget >. La fenêtre Budget de l origine de crédit apparaît par-dessus la fenêtre principale Origine de crédit : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 45

46 Les origines de crédit XLAB 3. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale Origine de crédit. Remarque : le report notifié correspond au reste à engager de l exercice précédent. Pour consulter les crédits notifiés sur l origine 1. A partir de la fenêtre Budget de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Notifications >. La fenêtre Liste des notifications de l origine de crédit apparaît pardessus la fenêtre Budget de l origine de crédit : Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri) et imprimée. Page 46 Paramétrage et utilitaires version 11.0

47 Les origines de crédit Pour consulter la liste des répartitions de crédit depuis l origine de crédit 1. A partir de la fenêtre Budget de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Répartitions >. La fenêtre Liste des répartitions de l origine de crédit apparaît pardessus la fenêtre Budget de l origine de crédit : Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri) et imprimée. Pour consulter les crédits réservés 1. A partir de la fenêtre Budget de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Crédits réservés >. La fenêtre Liste des crédits réservés de l origine de crédit apparaît pardessus la fenêtre Budget de l origine de crédit : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 47

48 Les origines de crédit XLAB Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri) et imprimée. 2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de l origine de crédit. Page 48 Paramétrage et utilitaires version 11.0

49 Les origines de crédit Modifier une origine de crédit Cette opération vous permet de modifier les caractéristiques d une origine de crédit. Choisissez l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour modifier une origine de crédit 1. Sélectionnez dans la liste des origines de crédit, l origine de crédit sur laquelle vous voulez apporter une modification. Si l origine de crédit ne figure pas dans la liste, reportez-vous au chapitre Retrouver une origine de crédit pour pouvoir l afficher. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier> pour accéder à la fenêtre Modifier Origine. 3. Les champs modifiables sont : Nom ; Code gestion 1 ; Code gestion 2 ; Nature de crédit ; Début ; Fin ; Autorisation de dépassement ; Seuil ; Tx rémanence : organisme autre que CNRS. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 49

50 Les origines de crédit XLAB Pour modifier un champ, cliquez dans la zone pour modifier sa valeur. 4. Cliquez sur le bouton <Annuler> pour annuler à tout moment votre demande de modification. Modifier le code origine d une origine de crédit Attention : Pour effectuer la mise à jour du code origine de crédit, vous devez être le seul utilisateur connecté à la base Xlab. Au préalable, vous devez faire une sauvegarde de votre base Xlab et de votre base FACLIX. 1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, vous pouvez modifier le code origine. 2. Sélectionnez l origine de crédit dont vous voulez modifier le code en cliquant sur une origine de crédit de la liste. 3. Cliquez sur le bouton <Changer de code >, la fenêtre Changement de code de l origine de crédit s affiche : Page 50 Paramétrage et utilitaires version 11.0

51 Les origines de crédit 4. Saisissez le nouveau code de l origine de crédit puis cliquez sur le bouton <OK>, le message suivant s affiche : 5. Cliquez sur le bouton <OK>, le message d avertissement suivant s'affiche : 6. Cliquez sur le bouton <Oui> pour continuer ou sur le bouton <Non> pour annuler. 7. A l issue du traitement, la fenêtre Origine de crédit s affiche avec le nouveau code. Remarque : le changement de code est effectué dans la base courante (mouvements, états, ). Les bases des exercices antérieurs et les bases de simulation ne sont pas mises à jour. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 51

52 Les origines de crédit XLAB Supprimer une origine de crédit Cette opération vous permet de supprimer une origine de crédit existante dans la base. Pour pouvoir supprimer l origine de crédit, il faut que : Pour une origine de crédit de regroupement : le niveau soit supérieur à 2. Pour une origine de crédit de niveau fin : aucun mouvement, aucun réparti antérieur, pas en dépassement. Choisissez l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour supprimer une origine de crédit 1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, sélectionnez l origine à supprimer, puis cliquez sur le bouton <Détruire>. 2. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre suppression, ou sur le bouton <Annuler> pour annuler votre demande de suppression. Page 52 Paramétrage et utilitaires version 11.0

53 Les origines de crédit Insérer une origine de crédit Cette opération consiste à insérer une origine de crédit entre une origine de niveau fin et son origine de regroupement. Il devient ensuite possible de rattacher de nouvelles origines à l origine nouvellement insérée, pour détailler le suivi de vos crédits. Exemple : Vous voulez détailler le soutien de base (SB) en un soutien de base regroupé (SB regroupé) et un contrat (CT). Or, des commandes ont déjà été passées en soutien de base, il n est alors pas possible de rattacher de nouvelles origines à l origine de soutien de base. Il faut alors procéder en deux étapes : Insérer entre «CNRS» et «SB» une origine de crédit de regroupement «SB regroupé» : Labo Labo CNRS INSERTION DE «SB Regroupé» CNRS SB Vacation SB regroupé Vacation SB Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 53

54 Les origines de crédit XLAB Ajouter l origine «CT» sous «SB regroupé» : Labo Labo CNRS AJOUT DE «CT» A «SB Regroupé» CNRS SB regroupé Vacation SB regroupé Vacation SB SB CT Les notifications, répartitions et commandes imputées sur l origine «SB» lui restent liées. Choisissez l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour accéder à la fenêtre principale Origine de crédit. Avertissement : procédez à une sauvegarde de la base avant d insérer une origine de crédit. Reportez-vous au chapitre Sauvegarder et restaurer les données. Page 54 Paramétrage et utilitaires version 11.0

55 Les origines de crédit Pour insérer une origine de crédit 1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, sélectionnez l origine de crédit de niveau fin, au-dessus de laquelle vous voulez insérer la nouvelle origine. 2. Cliquez sur le bouton <Insérer > pour accéder à la fenêtre Insérer - Origine. Dans cette fenêtre, saisissez les caractéristiques de l origine de crédit à insérer. 3. Dans le champ «Code origine», saisissez le code Xlab de l origine à insérer. Ce champ est obligatoire. 4. Dans le champ «Nom», saisissez le libellé de l origine de crédit à insérer. SB regr Soutien de base regroupé 5. Dans le champ «Organisme de gestion», sélectionnez l organisme de gestion. Cette saisie n est en fait obligatoire que pour le niveau 2 de la hiérarchie. Dans les autres cas, il est déduit de l origine de regroupement. 6. Dans le champ «Code gestion 1», saisissez la première partie du code de gestion. La valeur saisie peut être un code fictif 7. Dans le champ «Code gestion 2», saisissez la seconde partie du code de gestion. La valeur saisie peut être un code fictif. 8. Dans le champ «Nature de crédit», sélectionnez, si elle existe, une valeur dans la liste déroulante. 9. Dans le champ «Date début», saisissez éventuellement la date à partir de laquelle l utilisateur peut passer des commandes. Par défaut, il s agit de la date du jour. 10. Dans le champ «Date de Fin», saisissez éventuellement la date après laquelle l utilisateur ne peut plus passer de commandes. 11. Cochez la case «Autorisation de dépassement» si vous voulez autoriser un dépassement sur l origine insérée. 12. Dans le champ «Seuil», saisissez le pourcentage du seuil d alerte. Ce champ est obligatoire. Ce seuil doit être inférieur à celui de l origine de regroupement et supérieur à celui de l origine rattachée. 13. Dans le champ «Tx rémanence», saisissez le taux de rémanence pour une origine non CNRS. 14. Pour valider l insertion de la nouvelle origine ; cliquez sur le bouton <OK>. Pour annuler à tout moment l insertion de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Annuler>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 55

56 Les origines de crédit XLAB Créer une origine de crédit de regroupement Cette opération consiste à créer une origine de crédit de regroupement afin d obtenir, par la suite, des résultats consolidés. Exemple : Vous voulez regrouper le soutien de base (SB) et le contrat (CT), en une origine de regroupement SB global (de manière à avoir une consolidation uniquement sur le soutien de base). Labo Labo CNRS Insérer «SB global» CNRS SB CT Vacation SB global Vacation SB CT Page 56 Paramétrage et utilitaires version 11.0

57 Les origines de crédit Choisissez l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour accéder à la fenêtre principale des origines de crédit. Pour créer une origine de crédit de regroupement 1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, sélectionnez les origines de crédit de niveau fin «sœurs» (origines de crédit de même niveau et de même organisme de gestion), au-dessus desquelles vous voulez insérer une origine de regroupement (sélection multiple possible). 2. Cliquez sur le bouton <Insérer > pour accéder à la fenêtre Insérer Origine. Dans cette fenêtre, saisissez les caractéristiques de l origine de crédit à insérer. 3. Dans le champ «Code origine», saisissez le code Xlab de l origine à insérer. Ce champ est obligatoire. 4. Dans le champ «Nom», saisissez le libellé de l origine de crédit à insérer. SB global Soutien de base globalisé 5. Dans le champ «Organisme de gestion», sélectionnez l organisme de gestion. Cette saisie n est en fait obligatoire que pour le niveau 2 de la hiérarchie. Dans les autres cas, il est déduit de l origine de regroupement. 6. Dans le champ «Code gestion 1», saisissez la première partie du code de gestion. La valeur saisie peut-être un code fictif. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 57

58 Les origines de crédit XLAB 7. Dans le champ «Code gestion 2», saisissez la seconde partie du code de gestion. La valeur saisie peut-être un code fictif. 8. Dans le champ «Nature de crédit», sélectionnez, si elle existe, une valeur dans la liste déroulante. 9. Dans le champ «Date début», saisissez éventuellement la date à partir de laquelle l utilisateur peut passer des commandes. Par défaut, il s agit de la date du jour. 10. Dans le champ «Date de Fin», saisissez éventuellement la date après laquelle l utilisateur ne peut plus passer de commandes. 11. Cochez la case «Autorisation de dépassement» si vous voulez autoriser un dépassement sur l origine insérée. 12. Dans le champ «Seuil», saisissez le pourcentage du seuil d alerte. Ce champ est obligatoire. Ce seuil doit être inférieur à celui de l origine de regroupement et supérieur à celui de l origine rattachée. 13. Dans le champ «Tx rémanence», saisissez le taux de rémanence pour une origine non CNRS. 14. Pour valider l insertion de la nouvelle origine de crédit de regroupement, cliquez sur le bouton <OK>. Pour annuler à tout moment l insertion de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Annuler>. Remarque : vous pouvez supprimer à tout moment une origine de crédit de regroupement. Page 58 Paramétrage et utilitaires version 11.0

59 Les origines de crédit Ajuster les crédits réservés sur une origine de crédit Cette fonction vous permet de réajuster la part des crédits réservés sur une origine de crédit pour une entité dépensière, sans modifier le montant global réparti sur l entité. Cette opération de réajustement de crédits réservés n est possible que pour les origines de crédit de niveau fin. Choisissez l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour ajuster les crédits réservés d une origine de crédit 1. Sélectionnez l origine de crédit pour laquelle vous voulez modifier le montant des crédits réservés. 2. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, cliquez sur le bouton <Budget > pour accéder à la fenêtre Budget de l origine de crédit : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 59

60 Les origines de crédit XLAB 3. A partir de la fenêtre Budget de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Crédits réservés > pour accéder à la fenêtre Liste des crédits réservés de l origine de crédit : Cette fenêtre affiche la liste des entités dépensières bénéficiaires de crédits réservés sur l origine de crédit sélectionnée. 4. Sélectionnez dans la liste, la ligne correspondant à l entité dépensière pour laquelle vous voulez modifier la part de crédits réservés. 5. Cliquez sur le bouton <Modifier>. 6. Modifier le montant réservé. Il peut être augmenté ou diminué, mais doit rester inférieur au montant réparti. 7. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider cette modification. Le disponible réservé pour l entité dépensière sur l origine de crédit est alors automatiquement mis à jour. Page 60 Paramétrage et utilitaires version 11.0

61 Les origines de crédit 8. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour quitter la fenêtre Liste des crédits réservés. Remarque : la modification d un montant réservé provoque la création automatique de deux répartitions, dont la somme est nulle, l une réservée et l autre non réservée. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 61

62 Les origines de crédit XLAB Page 62 Paramétrage et utilitaires version 11.0

63 Les entités dépensières Les entités dépensières Ce chapitre décrit la gestion des entités dépensières du laboratoire. Les entités dépensières permettent de décrire la structure interne de votre laboratoire de manière à pouvoir répartir les crédits, et suivre l évolution des dépenses à l intérieur du laboratoire (équipes, départements, services). Les entités dépensières sont organisées de manière hiérarchique, de façon à contrôler les dépenses à des niveaux de détail variables. Avertissement : Avant d entrer vos entités dépensières dans Xlab, il est recommandé de prévoir sur papier la façon dont vous allez les organiser. Votre organisation dépendra, par exemple, du fait que vous gériez un ou plusieurs laboratoires, que vous ayez des services communs et du degré de finesse de votre suivi. Le nombre de niveaux d entités dépensières est théoriquement illimité. Il est cependant recommandé de ne pas avoir un trop grand nombre de niveaux. En effet, lors de vos diverses opérations (répartitions de crédit, commandes, factures, etc.), le temps de mise à jour des disponibles sur les entités dépensières de regroupement sera d autant plus long que vous aurez de niveaux dans votre hiérarchie. Vous trouverez des indications sur la manière d agencer vos entités dépensières dans le manuel Présentation Générale. Reportez-vous également aux documents reçus et aux travaux effectués lors de votre formation au produit Xlab. Il est possible d éditer des bilans financiers par entité dépensière (cf. Editer les états prédéfinis du Manuel d utilisation). Points abordés dans ce chapitre Adm. Ajouter une entité dépensière Modifier une entité dépensière Retrouver une entité dépensière Consulter le budget d une entité dépensière Supprimer une entité dépensière Insérer une entité dépensière de regroupement Ajuster les crédits réservés Subdiviser une entité dépensière en plusieurs entités Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 63

64 Les entités dépensières XLAB Ajouter une entité dépensière Cette fonction permet à l administrateur du laboratoire d initialiser la structure du laboratoire et de faire évoluer cette structure en y ajoutant de nouvelles entités dépensières. Choisissez l option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour créer la première entité dépensière (Correspondant au laboratoire) 1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, cliquez sur le bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter Entité dépensière. 2. Dans le champ «Laboratoire», sélectionnez le laboratoire pour lequel vous saisissez les entités dépensières. Laboratoire 3. Cliquez dans le champ «Type entité» et sélectionnez, s il existe, le type entité parmi la liste des valeurs proposées dans la liste. 4. Dans le champ «Code entité», tapez le code entité dépensière. Il doit être unique et n est pas modifiable. Ce champ est obligatoire. La première entité doit correspondre au laboratoire. LABO 5. Dans ce champ «Nom», tapez le libellé de l entité dépensière. 6. Cliquez sur la case «Autorisation de dépassement» pour autoriser le dépassement ; cliquez à nouveau pour interdire le dépassement. Laboratoire de Chimie Page 64 Paramétrage et utilitaires version 11.0

65 Les entités dépensières 7. Dans le champ «Seuil», tapez le pourcentage du seuil d alerte Pour valider la création de l entité dépensière, cliquez sur le bouton <OK>. Pour annuler à tout moment la saisie d une entité dépensière, cliquez sur le bouton <Annuler>. Complément d information Si vous travaillez en coopérative de laboratoires, et que vous avez déjà créé plusieurs laboratoires dans Xlab, il vous faut, avant d ajouter la première entité dépensière, sélectionner dans la liste, l entité de niveau 0 correspondant au groupe de laboratoires. Pour ajouter une nouvelle entité dépensière 1. Placez-vous sur la fenêtre principale Entité dépensière. 2. Dans la liste des entités, sélectionnez l entité dépensière à laquelle vous voulez rattacher la nouvelle entité (entité «mère»). 3. Cliquez sur le bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter Entité dépensière. Remarque : si l entité de regroupement a déjà fait l objet de mouvements (répartitions de crédit, commandes, factures internes, etc.), vous ne pouvez pas lui rattacher une nouvelle entité avec le bouton <Ajouter>. Reportez-vous dans ce cas à l opération Subdiviser une entité dépensière en plusieurs entités. 4. Cliquez dans le champ «Type entité» et sélectionnez, s il existe, le type entité parmi la liste des valeurs proposées dans la liste. 5. Dans le champ «Code entité», tapez le code entité dépensière. Il est doit être unique. Ce champ est obligatoire. 6. Dans le champ «Nom», tapez le libellé de l entité dépensière. 7. Cliquez sur la case «Autorisation de dépassement» pour autoriser le dépassement ; cliquez à nouveau pour interdire le dépassement. 8. Dans le champ «Seuil», tapez le pourcentage du seuil d alerte. Le seuil doit être inférieur au seuil de l entité de rattachement. BIBLIO Bibliothèque X Pour valider la création de l entité dépensière, cliquez sur le bouton <OK>. Pour annuler à tout moment la saisie d une entité dépensière, cliquez sur le bouton <Annuler>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 65

66 Les entités dépensières XLAB Modifier une entité dépensière Cette opération permet de modifier les caractéristiques d une entité dépensière. Choisissez l option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour modifier une entité dépensière 1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, sélectionnez l entité à modifier, puis cliquez sur le bouton <Modifier> pour accéder à la fenêtre Modifier Entité dépensière. 2. Les champs modifiables sont : Type entité ; Nom ; Autorisation de dépassement ; Seuil. 3. Pour modifier un champ, cliquez dans la zone pour modifier sa valeur. 4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre modification, ou sur le bouton <Annuler> pour annuler votre demande de modification. Remarque : si l entité est déjà en dépassement (disponible sur commande négatif), il est possible de décocher la case «dépassement autorisé». Un message d avertissement s affiche lors de la validation. Page 66 Paramétrage et utilitaires version 11.0

67 Les entités dépensières Modifier le code entité d une entité dépensière Attention : Pour effectuer la mise à jour du code entité dépensière, vous devez être le seul utilisateur connecté à la base Xlab. Au préalable, vous devez faire une sauvegarde de votre base Xlab et de votre base FACLIX. 1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, vous pouvez modifier le code entité. 2. Sélectionnez l entité dépensière dont vous voulez modifier le code en cliquant sur l entité dépensière dans la liste. 3. Cliquez sur le bouton <Changer de code >, la fenêtre Changement de code de l entité s affiche : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 67

68 Les entités dépensières XLAB 4. Saisissez le nouveau code de l entité dépensière puis cliquez sur le bouton <OK>, le message suivant s affiche : 5. Cliquez sur le bouton <OK>, le message d avertissement suivant s'affiche : 6. Cliquez sur le bouton <Oui> pour continuer ou sur le bouton <Non> pour annuler. 7. A l issue du traitement, la fenêtre Entité dépensière s affiche avec le nouveau code. Remarque : le changement de code est effectué dans la base courante (mouvements, états, ). Les bases des exercices antérieurs et les bases de simulation ne sont pas mises à jour. Page 68 Paramétrage et utilitaires version 11.0

69 Les entités dépensières Retrouver une entité dépensière Vous pouvez retrouver une entité dépensière : A partir de critères de recherche ; En parcourant la hiérarchie des entités dépensières si vous savez où se situe l entité. Choisissez l option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour retrouver une entité dépensière sur critères de recherche A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, cliquez sur le bouton <Trouver> pour accéder à la fenêtre Sélection d une entité dépensière : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 69

70 Les entités dépensières XLAB 1. Saisissez un ou plusieurs critères : Code entité ; Nom entité ; Niveau dans l arborescence (tous les niveaux, rattachement, fin) ; Laboratoire (dans le cas d une gestion multi laboratoires). 3. Cliquez sur le bouton <Rechercher>. 4. Vous pouvez trier le résultat de la recherche sur les champs : Code ; Nom ; Niveau ; Fin (indicateur de niveau fin) ; Laboratoire ; Seuil. 5. Sélectionnez dans la liste l entité dépensière que vous recherchez. 6. Cliquez sur le bouton <OK> ; La fenêtre Entité dépensière s'affiche sur l entité que vous avez sélectionnée. Pour retrouver une entité dépensière en développant la hiérarchie Cette méthode peut être utilisée lorsque vous savez dans quelle partie de la hiérarchie se situe l entité dépensière que vous recherchez. Dans ce cas, vous pouvez atteindre directement l entité en parcourant la liste hiérarchique des entités dépensières de la fenêtre Entité dépensière : Page 70 Paramétrage et utilitaires version 11.0

71 Les entités dépensières 1. Dans la fenêtre Entité dépensière, cliquez sur le bouton < >. L ensemble des entités dépensières apparaît dans la liste classée par ordre hiérarchique. 2. Déroulez la liste pour retrouver visuellement l entité dépensière recherchée. Autre façon de procéder : 1. Placez-vous sur une entité dépensière hiérarchiquement supérieure à l entité recherchée. 2. Cliquez sur le bouton <Développer>. Cela a pour effet d afficher dans la liste les entités rattachées. 3. Répétez l opération 2 sur l une des entités rattachées, jusqu à atteindre l entité recherchée. Remarque : la liste hiérarchique des entités dépensières est «développée» par défaut jusqu au niveau 3. Il est possible de régler ce niveau par défaut en agissant sur le paramétrage de l application dans les tables de constantes. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 71

72 Les entités dépensières XLAB Consulter le budget d une entité dépensière Cette fonction vous permet de visualiser le cumul des crédits et des dépenses d une entité dépensière, ainsi que ses disponibles. Cette fonction permet également de consulter le détail des crédits reçus par l entité. Choisissez l option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour consulter le budget consolidé d une entité dépensière 1. A partir de la fenêtre principale, sélectionnez l entité à consulter. Si l entité dépensière n apparaît pas dans la liste, reportez-vous au chapitre Retrouver une entité dépensière. 2. Cliquez sur le bouton <Budget > La fenêtre Budget de l entité dépensière apparaît par-dessus la fenêtre principale Entité dépensière : Page 72 Paramétrage et utilitaires version 11.0

73 Les entités dépensières 3. Vous pouvez imprimer l état du budget de l entité dépensière en cliquant sur le bouton <Imprimer>. 4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale Entité dépensière. Pour consulter les répartitions de crédit reçus par l entité dépensière 1. A partir de la fenêtre «Budget de l entité dépensière», cliquez sur le bouton <Répartitions > La fenêtre Liste des répartitions de l entité dépensière apparaît pardessus la fenêtre Budget de l entité dépensière : Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri). 2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de l entité dépensière. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 73

74 Les entités dépensières XLAB Remarque : vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton <Imprimer>. Pour consulter la liste des ventilations reçues par l entité dépensière 1. A partir de la fenêtre Budget de l entité dépensière, cliquez sur le bouton <Ventilations > La fenêtre Liste des ventilations reçues par une entité dépensière apparaît par-dessus la fenêtre Budget de l entité dépensière : Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri). 2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de l entité dépensière. Remarque : vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton <Imprimer>. Pour consulter la liste des recettes internes 1. A partir de la fenêtre Budget de l entité dépensière, cliquez sur le bouton <Recettes int >. La fenêtre Liste des recettes internes de l entité dépensière apparaît par-dessus la fenêtre Budget de l entité dépensière. Page 74 Paramétrage et utilitaires version 11.0

75 Les entités dépensières Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri). 2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de l entité dépensière. Remarque : vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton <Imprimer>. Pour consulter les crédits réservés 1. A partir de la fenêtre Budget de l entité dépensière, cliquez sur le bouton <Crédits réservés >. La fenêtre Liste des crédits réservés de l entité dépensière apparaît pardessus la fenêtre Budget de l entité dépensière : Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri). Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 75

76 Les entités dépensières XLAB 2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de l entité dépensière. Remarque : vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton <Imprimer>. Page 76 Paramétrage et utilitaires version 11.0

77 Les entités dépensières Supprimer une entité dépensière Cette opération vous permet de supprimer une entité dépensière existante dans la base. Pour pouvoir supprimer l entité dépensière, il faut que : L entité ne possède pas de mouvements de crédit ; L entité ne possède pas de mouvements de dépense. Remarque : vous pouvez supprimer une entité dépensière de regroupement si son niveau est supérieur à 1 et si elle n a pas reçu directement de répartitions, de ventilations, de recettes internes. Vous pouvez supprimer une entité dépensière dont le disponible est déjà à zéro même si un mouvement a déjà été imputé. Choisissez l option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour supprimer une entité dépensière 1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, sélectionnez l entité à supprimer, puis cliquez sur le bouton <Détruire>. 2. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre suppression, ou sur le bouton <Annuler> pour annuler votre demande de suppression. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 77

78 Les entités dépensières XLAB Insérer une entité dépensière de regroupement Cette opération consiste à insérer une entité dépensière entre des entités de niveau fin et leur entité de regroupement. Il devient ensuite possible de rattacher de nouvelles entités à l entité nouvellement insérée, pour détailler le suivi de vos crédits. Cette insertion n est possible que si : L entité dépensière mère des entités à regrouper n a pas fait de ventilation sur l une des entités dépensières à regrouper ; Les entités dépensières sélectionnées sont toutes de même niveau (supérieur à 2) ; Les entités dépensières sélectionnées ont toutes la même entité mère. Exemple : vous voulez insérer une entité de regroupement «équipe A» au dessus des entités dépensières Mr X et Mr Y. Labo Labo Chimie moléculaire Insérer «Équipe A» Chimie moléculaire Mr X Mr Y Equipe B Equipe A Equipe B Mr X Mr Y Choisissez l option Entités dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale Entités dépensières. Avertissement : procédez à une sauvegarde de la base avant d insérer une entité dépensière. Reportez-vous au chapitre Sauvegarder et restaurer les données. Page 78 Paramétrage et utilitaires version 11.0

79 Les entités dépensières Pour insérer une entité dépensière de regroupement 1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, sélectionnez les entités dépensières de niveau fin (niveau supérieur à 2), au-dessus desquelles vous voulez insérer la nouvelle entité (sélection continue ou discontinue). 2. Cliquez sur le bouton <Insérer > pour accéder à la fenêtre Insérer Entité. Dans cette fenêtre, saisissez les caractéristiques de l entité dépensière à insérer. 3. Dans le champ «Code entité», saisissez le code Xlab de l entité à insérer. Ce champ est obligatoire. 4. Dans le champ «Type entité», sélectionnez le type d entité à insérer. 5. Dans le champ «Nom», saisissez le libellé de l entité dépensière à insérer. EQ A Equipe Equipe A 6. Cochez la case «Autorisation de dépassement» si vous voulez autoriser un dépassement sur l entité insérée. 7. Dans le champ «Seuil», saisissez le pourcentage du seuil d alerte. Ce champ est obligatoire Pour valider l insertion de la nouvelle entité, cliquez sur le bouton <OK>. Pour annuler à tout moment l insertion de l entité dépensière, cliquez sur le bouton <Annuler>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 79

80 Les entités dépensières XLAB Ajuster les crédits réservés sur une entité dépensière Cette fonction vous permet de réajuster la part des crédits réservés pour une entité dépensière, sans modifier le montant global réparti sur l entité. Cette opération de réajustement de crédits ne peut se faire que pour les entités dépensières de niveau fin. Choisissez l option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour ajuster les crédits réservés d une entité dépensière 1. Sélectionnez l entité dépensière pour laquelle vous voulez modifier le montant des crédits réservés. 2. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière cliquez sur le bouton <Budget> pour accéder à la fenêtre Budget de l entité dépensière. Page 80 Paramétrage et utilitaires version 11.0

81 Les entités dépensières 3. A partir de la fenêtre Budget de l entité dépensière, cliquez sur le bouton <Crédits réservés >. La fenêtre Liste des crédits réservés de l entité dépensière apparaît : Cette fenêtre affiche la liste des origines de crédit ayant fait l objet d une répartition de crédits réservés pour cette entité dépensière. 4. Sélectionnez l origine de crédit pour laquelle vous voulez modifier la part de crédits réservés à l entité dépensière. 5. Cliquez sur le bouton <Modifier>. 6. Modifiez le montant réservé. Il peut être augmenté ou diminué, mais doit rester inférieur au montant réparti. 7. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider cette modification. Le disponible réservé sur l origine de crédit pour l entité dépensière, est alors automatiquement mis à jour. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 81

82 Les entités dépensières XLAB 8. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour quitter la fenêtre Liste des crédits réservés Remarque : la modification d un montant réservé provoque la création automatique de deux répartitions dont la somme est nulle, l une réservée et l autre pas. Page 82 Paramétrage et utilitaires version 11.0

83 Les entités dépensières Subdiviser une entité dépensière L opération de subdivision permet de modifier la structure des entités dépensières, en cours d exercice. Elle peut être utile lorsque l on veut affiner le suivi d une entité dépensière alors que celle-ci a déjà fait l objet de mouvements tels que demandes d achat, commandes, factures internes, etc. Attention : pour être subdivisée, l entité doit être de niveau fin. Choisissez l option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour subdiviser une entité dépensière Avertissement : Il est vivement conseillé de procéder à une sauvegarde de la base de données avant de procéder à une subdivision (Reportez-vous au chapitre Sauvegarder et restaurer les données). Cette opération ne peut être menée qu en utilisation mono utilisateur : l utilisateur doit être la seule personne connectée sur Xlab pour pouvoir effectuer une subdivision. 1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, sélectionnez l entité à subdiviser. 2. Cliquez sur le bouton <Subdiviser >. La fenêtre Subdivision d une entité dépensière apparaît : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 83

84 Les entités dépensières XLAB Pour réaliser la subdivision, il faut successivement : Décrire les nouvelles entités ; Répartir les crédits sur les nouvelles entités ; Répartir les demandes d achat ; Répartir les commandes ; Répartir les factures ; Répartir les factures internes ; Répartir les missions ; Valider la subdivision de l entité dépensière. Page 84 Paramétrage et utilitaires version 11.0

85 Les entités dépensières A. Décrire les nouvelles entités A partir de la fenêtre Subdivision d une entité dépensière, cliquez sur le bouton <Nlles EDP >, une nouvelle fenêtre apparaît : Pour saisir une nouvelle entité : 1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>. 2. Saisissez les champs : Code entité ; Libellé. 3. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider cette saisie. 4. Recommencez les opérations 1 à 3 pour chaque nouvelle entité à saisir. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 85

86 Les entités dépensières XLAB B. Répartir les crédits sur les nouvelles entités A partir de la fenêtre Subdiviser Entité dépensière, cliquez sur le bouton <Répartitions >, la fenêtre suivante apparaît : Cette fenêtre permet de redistribuer les crédits reçus par l entité subdivisée sous la forme de répartitions de crédit, vers les nouvelles entités. Dans l encadré «Répartitions» apparaît la liste des origines de crédit à partir desquelles des crédits ont été répartis sur l entité dépensière. Dans l encadré «Nouvelles répartitions» s inscrit la liste des répartitions de crédit que vous voulez définir sur les nouvelles entités dépensières. Pour saisir une nouvelle répartition 1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>. Remarque : après avoir cliqué sur le bouton <Ajouter>, la sélection d une ligne dans la liste du haut provoque le rapatriement des données (origine et montants) dans la nouvelle répartition. 2. Dans l encadré «Nouvelles répartitions», cliquez dans le champ «Origine». Sélectionnez l origine de crédit dont le montant est de redistribuer sur une nouvelle entité en double-cliquant dessus. 3. Dans le champ «Répartition», saisissez le montant à répartir sur la nouvelle entité. 4. Dans le champ «Dont réservé», saisissez le montant de crédit réservé sur la nouvelle entité. 5. Cliquez dans le champ «Entité» pour sélectionner la nouvelle entité. 6. Cliquez sur le bouton <OK>, pour valider cette répartition. Page 86 Paramétrage et utilitaires version 11.0

87 Les entités dépensières 7. Vous pouvez saisir plusieurs répartitions en répétant les opérations 1 à Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Subdivision d une entité dépensière. C. Répartir les demandes d achat Cliquez sur le bouton <Demandes >, la fenêtre suivante apparaît : La liste des demandes contient uniquement les demandes «En cours» ou «En attente». Les demandes d achat «Traitées» sont perdues et ne sont pas redistribuées sur les nouvelles entités. 1. Dans la liste des «Demandes», sélectionnez la ou les demandes à redistribuer sur une nouvelle entité. 2. Dans la liste des «Nouvelles entités», sélectionnez l entité devant recevoir la ou les demandes. 3. Cliquez sur le bouton <Attribuer>, pour attribuer les demandes d achat à la nouvelle entité. Les demandes seront réaffectées à la nouvelle entité à la validation de la nouvelle subdivision. Répétez ces opérations pour toutes les demandes d achat à redistribuer. 4. Pour revenir à la fenêtre Subdivision d une entité dépensière, cliquez sur le bouton <Fermer>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 87

88 Les entités dépensières XLAB D. Répartir les commandes Cliquez sur le bouton <Commandes >, la fenêtre suivante apparaît : 1. Dans la liste des «Commandes», sélectionnez la ou les commandes à redistribuer sur une nouvelle entité. 2. Dans la liste des «Nouvelles entités», sélectionnez l entité devant recevoir ces commandes. 3. Cliquez sur le bouton <Attribuer>, pour attribuer les commandes à la nouvelle entité. Les lignes détail des commandes seront réaffectées à la nouvelle entité à la validation de la subdivision. Répétez ces opérations pour toutes les commandes à redistribuer. 4. Pour revenir à la fenêtre Subdivision d une entité dépensière, cliquez sur le bouton <Fermer>. Remarque : les lignes facture associées aux commandes seront automatiquement redistribuées sur les nouvelles entités. Page 88 Paramétrage et utilitaires version 11.0

89 Les entités dépensières E. Répartir les factures Cliquez sur le bouton <Factures >, la fenêtre suivante apparaît : Les factures à redistribuer sont celles qui possèdent des lignes facture imputées sur l entité dépensière à subdiviser, mais dont la commande n a pas de ligne détail sur cette entité. 1. Dans la liste des «Factures», sélectionnez la ou les factures à redistribuer sur une nouvelle entité. 2. Dans la liste des «Nouvelles entités», sélectionnez l entité devant recevoir ces factures. 3. Cliquez sur le bouton <Attribuer>, pour attribuer les factures à la nouvelle entité. Les lignes détail factures seront réaffectées à la nouvelle entité à la validation de la subdivision. Répétez ces opérations pour toutes les factures à redistribuer. 4. Pour revenir à la fenêtre Subdivision d une entité dépensière, cliquez sur le bouton <Fermer>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 89

90 Les entités dépensières XLAB F. Répartir les factures internes Cliquez sur le bouton <Factures int >, la fenêtre suivante apparaît : 1. Dans la liste des «Factures internes», sélectionnez la ou les factures internes à redistribuer sur une nouvelle entité. 2. Dans la liste des «Nouvelles entités», sélectionnez l entité devant recevoir ces factures internes. 3. Cliquez sur le bouton <Attribuer>, pour attribuer les factures internes à la nouvelle entité. Les factures internes seront réaffectées à la nouvelle entité à la validation de la subdivision. Répétez ces opérations pour toutes les factures internes à redistribuer. 4. Pour revenir à la fenêtre Subdivision d une entité dépensière, cliquez sur le bouton <Fermer>. Page 90 Paramétrage et utilitaires version 11.0

91 Les entités dépensières G. Répartir les missions Cliquez sur le bouton <Missions >, la fenêtre suivante apparaît : 1. Dans la liste des «Missions», sélectionnez la ou les missions à redistribuer sur une nouvelle entité. 2. Dans la liste des «Nouvelles entités», sélectionnez l entité devant recevoir ces missions. 3. Cliquez sur le bouton <Attribuer>, pour attribuer les missions à la nouvelle entité. Les missions seront réaffectées à la nouvelle entité à la validation de la subdivision. Répétez ces opérations pour toutes les missions à redistribuer. 4. Pour revenir à la fenêtre Subdivision d une entité dépensière, cliquez sur le bouton <Fermer>. H. Valider la subdivision d une entité dépensière Les réaffectations que vous avez décrites lors des étapes précédentes sont rendues effectives lors de la validation de la subdivision. Remarques : Tous les crédits réservés doivent avoir été redistribués avant la validation. Sinon, ils seront conservés au niveau de l entité subdivisée, mais ne seront plus réservés. Après la subdivision, vous pouvez distribuer le reste des crédits de l entité subdivisée en utilisant les ventilations de crédit (Reportez-vous au chapitre Ventiler des crédits). 1. Cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre Subdivision d une entité dépensière pour valider la subdivision de l entité dépensière et l ensemble de ses répartitions. Vous revenez sur la fenêtre principale Entité dépensière. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 91

92 Les entités dépensières XLAB Page 92 Paramétrage et utilitaires version 11.0

93 Les utilisateurs Les utilisateurs Ce module permet de définir les différents utilisateurs d Xlab dans le laboratoire, ainsi que les fonctions auxquelles ils sont autorisés et leur groupe de travail. Les fonctions autorisées : Il est possible d indiquer pour chaque utilisateur : Quels modules sont accessibles. Quelles sont les actions autorisées sur chacun de ces modules (accès, ajout, modification, suppression ) Pour faciliter l ajout d un nouvel utilisateur, Xlab propose des modèles prédéfinis d habilitation aux fonctions permettant d initialiser les droits d accès aux fonctions avec des valeurs par défaut. Ces habilitations peuvent ensuite être modifiées et personnalisées pour chaque utilisateur. Groupe de travail : Un groupe de travail définit l habilitation d un ou plusieurs utilisateurs à un même ensemble d origines de crédit et d entités dépensières. Remarque : la version d Xlab est livrée avec un utilisateur «Administrateur» (mot de passe Xlabadm) qui appartient à un groupe STANDARD donnant accès à l ensemble des origines de crédit et entités dépensières décrites dans la base Xlab. Points abordés dans ce chapitre Adm. Déclarer un utilisateur Xlab Retrouver un utilisateur Xlab Modifier un utilisateur Xlab Modifier un mot de passe Supprimer un utilisateur Xlab Supprimer un groupe de travail Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 93

94 Les utilisateurs XLAB Déclarer un utilisateur Xlab Cette fonction permet à l administrateur Xlab de déclarer de nouveaux utilisateurs d Xlab ainsi que les fonctions auxquelles ils sont autorisés et le (ou les) groupe (s) de travail auquel (auxquels) il (s) appartient (appartiennent). En mode Administration, choisissez l option Habilitation/Utilisateurs du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour déclarer un utilisateur Xlab Cette opération s effectue en trois étapes : Saisir les informations générales de l utilisateur ; Habiliter cet utilisateur à des fonctions ; Habiliter cet utilisateur à un groupe de travail. A. Saisie de l utilisateur 1. A partir de la fenêtre Habilitation utilisateur, cliquez sur le bouton <Ajouter>. 2. Dans le champ «Code utilisateur», saisissez un code utilisateur (trois lettres au maximum). Il est obligatoire et doit être unique. VIA Page 94 Paramétrage et utilitaires version 11.0

95 Les utilisateurs 3. Dans le champ «Mot de passe» saisissez un mot de passe. Ce champ est obligatoire. MAISON 4. Cliquez dans le champ «Qualité» et sélectionnez la qualité de la personne dans la liste proposée. 5. Dans le champ «Nom», saisissez le nom de l utilisateur. Ce champ est obligatoire. 6. Dans le champ «Prénom», saisissez le prénom de l utilisateur. Madame VIAN Louise 7. Dans le champ «N de Téléphone» vous pouvez saisir les coordonnées téléphoniques de l utilisateur. 8. Dans le champ «Complément», vous pouvez saisir toute information complémentaire. 9. Dans le champ «adresse mail», vous devez saisir l adresse mail telle qu elle est présente dans labintel. Si l utilisateur n est pas déclaré dans Labintel, saisissez son adresse mail professionnelle. Un utilisateur qui a plusieurs codes utilisateurs correspondants à plusieurs profils par exemple (administrateur/gestionnaire ) devra saisir son adresse mail dans chacun de ses codes utilisateurs. B. Habilitation de l utilisateur à des fonctions 1. Dans le champ «Modèle d accès», sélectionnez dans la liste déroulante l un des cinq modèles d accès prédéfinis que vous pourrez ensuite modifier (pour le détail des modèles d accès, reportez-vous au tableau ci-dessus) : Administration de Xlab ; Consultation ; Gestion d équipe ; Gestion du laboratoire ; Utilisation simplifiée. Gestion du laboratoire Le tableau ci-dessous vous indique les habilitations des modèles prédéfinis : Légende : C : Consulter A : Ajouter M : Modifier D : Détruire E : Editer I : Insérer T : intégrer G : engager Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 95

96 Les utilisateurs XLAB MODULES MODELES D HABILITATIONS Valeurs possibles Administrateur Consultation Gestion de Labo Gestion d équipe Utilisation simplifiée Agent CAMD CAMD C CAMD CA CA Attendus sur notification CAMD C C CAMD Attendus sur répartition CAMD C C CAMD Commande CAMDE C C CAMDE Commande de CAMDG C C CAMDG personnel Contacts CAMD C C CAMD Demande d achat CAMD C C CAMD CAMD CAMD Demande d achat CT C C CT C C externe Demande de mission CAMDEG C C CAMDEG CAMD CAMD Echanges Xlab-NaBuco C C C Entité dépensière CAMDIS CAMDIS C C C Etats divers C C C C Etats entités C C C C C C Etats origines C C C C Etats requêtes C C C Export CAMD CAMD C Exports vers Excel C C C C C C Facturation client C C C C Facture CAMD C C CAMD Facture interne CAM C C CAM Fin d exercice C C C Fournisseur CAMD CAMD C CAMD CA CA Gestion des incidents C C Habilitation CAMD CAMD C Intégration des données CT CT Interface Xlab/Labintel C C C C C C Inventaire C C C C Laboratoire CAMD CAMD C Marché CAMD CAMD C CAMD Matière CAMD CAMD C Notification CAM C C CAM Organisme de gestion CAMD CAMD C Origine de crédit CAMDI CAMDI C C Paramétrage de bon de CAMD CAMD commande Paramétrage de Xlab CM CM C Paramétrage des CAMD CAMD C Transferts Produit CAMD CAMD C CAMD C C Purge des Marchés CD CD C Répartition CAM C C CAM Restaurer la base C C Retour vers Xlab C C C Sauvegarde de la base C C Page 96 Paramétrage et utilitaires version 11.0

97 Les utilisateurs Service fait CAMD C C CAMD Sémaphores CD C Simulation C C C C C C Tables CAMD CAMD C Transferts C C C Ventilation CAM C C CAM CAM Vérification de C C cohérence Vérification de la base C C Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 97

98 Les utilisateurs XLAB 2. Cliquez sur le bouton <Détail >. La fenêtre suivante apparaît : 3. Pour habiliter l utilisateur sur une nouvelle fonction, vous devez : Si le module est déjà autorisé (présent dans la liste de droite) : Cliquez dans la liste de droite sur la ligne correspondant au module. Cochez/décochez les cases relatives aux actions à autoriser / interdire (Accès, Ajouter, Modifier, Détruire, etc ). Si le module n est pas autorisé (présent dans la liste de gauche) : Sélectionnez dans la liste de gauche le module concerné. Cliquez sur le bouton >> pour autoriser le module ce qui le fait passer dans la liste de droite. Procédez ensuite comme précédemment décrit. Remarque : pour retirer l accès complet d un module à un utilisateur, il suffit de sélectionner le module dans la liste de droite et de cliquer sur le bouton << : le module est retiré de la liste de droite et passe dans la liste de gauche. 4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale. Remarque : dans le cas d un utilisateur habilité à un modèle prédéfini qui a été modifié, le champ «Modèle d accès» se positionne sur «Personnalisé» alors que le champ «Modèle initial» indique le modèle d origine. Page 98 Paramétrage et utilitaires version 11.0

99 Les utilisateurs C. Habilitation d un utilisateur à un groupe de travail 1. Dans la fenêtre principale Habilitations utilisateurs, sélectionnez dans le champ «Groupe» le groupe sur lequel vous souhaitez habiliter cet utilisateur. Remarque : les utilisateurs appartenant au groupe STANDARD sont habilités sur l ensemble des entités dépensières et des origines de crédit. 2. Si vous souhaitez créer un nouveau groupe, double cliquez sur l option «Nouveau» pour faire apparaître la fenêtre suivante : Remarque : vous pouvez également réaliser ces opérations à partir du menu Habilitation/Groupe en cliquant sur le bouton <Ajouter>. 3. Dans le champ «Code groupe» saisissez un code groupe : il doit être unique. Ce champ est obligatoire. 4. Dans le champ «Libellé groupe», saisissez le libellé de ce groupe. Ce champ est obligatoire. GR1 Groupe 1 5. Vous venez de définir le groupe. Vous devez maintenant déterminer pour ce groupe les autorisations d accès à un ensemble d origines de crédit. Pour cela, cliquez sur le bouton <Origines > pour accéder à la fenêtre Habilitation sur origine de crédit. 6. Sélectionnez, dans la liste des origines de crédit du laboratoire, les origines pour lesquelles vous habilitez les utilisateurs du profil à travailler, et cliquez sur le bouton <Habiliter>. Remarque : si vous habilitez une origine de regroupement, toutes les origines qui lui sont rattachées sont également sélectionnées. Les origines, pour lesquelles vous avez donné l habilitation, sont maintenant précédées d un «H». Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 99

100 Les utilisateurs XLAB En cas d erreur, vous pouvez faire l opération inverse, c est-à-dire enlever l habilitation sur une origine. Pour cela, sélectionnez à nouveau l origine, et cliquez sur le bouton <Retirer>. Le «H» s efface automatiquement devant cette origine. 7. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Profil utilisateur. 8. De même que pour les origines, vous devez déterminer les autorisations d accès à un ensemble d entités dépensières. Pour cela, cliquez sur le bouton <Entités > pour accéder à la fenêtre Habilitation sur entité dépensière. 9. Sélectionnez, dans la liste des entités dépensières du laboratoire, les entités sur lesquelles vous habilitez les utilisateurs du profil à travailler, et cliquez sur le bouton <Habiliter>. Remarque : si vous habilitez une entité de regroupement, toutes les entités qui lui sont rattachées sont également sélectionnées. Les entités pour lesquelles vous avez donné l habilitation, sont maintenant précédées d un «H». En cas d erreur, vous pouvez faire l opération inverse, en retirant l habilitation sur une entité. Pour cela, sélectionnez à nouveau l entité, et cliquez sur le bouton <Retirer>. Le «H» s efface automatiquement devant cette entité. 10. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Habilitation utilisateur. 11. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie de votre profil utilisateur, ou sur le bouton <Annuler> pour annuler votre saisie. Page 100 Paramétrage et utilitaires version 11.0

101 Les utilisateurs Retrouver un utilisateur Xlab Cette fonction permet de retrouver un utilisateur Xlab. En mode Administration, choisissez l option Habilitation/Utilisateurs du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour retrouver un utilisateur Xlab 1. Cliquez sur le bouton <Trouver> pour faire apparaître la fenêtre suivante : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 101

102 Les utilisateurs XLAB 2. Saisissez ou sélectionnez un ou plusieurs critères de recherche : Nom utilisateur ; Groupe ; Modèle d accès aux fonctions. Remarque : la saisie du nom d utilisateur peut se faire indifféremment en minuscules et en majuscules. 3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour afficher la liste des utilisateurs correspondants aux critères de recherche. Remarque : vous pouvez trier le résultat de la recherche sur les champs «Nom», «Prénom», «Groupe», «Modèle d accès». 4. Sélectionnez dans la liste l utilisateur que vous recherchez. 5. Cliquez sur le bouton <OK>. Xlab affiche la fenêtre avec les caractéristiques de l utilisateur. Page 102 Paramétrage et utilitaires version 11.0

103 Les utilisateurs Modifier un utilisateur Xlab Cette fonction permet à l administrateur Xlab de modifier les caractéristiques d un utilisateur. (Mot de passe, accès aux fonctions ou groupe de travail). En mode Administration, choisissez l option Habilitations/Utilisateurs du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour modifier un utilisateur Xlab En fonction de vos habilitations, vous pouvez modifier : Les informations principales ; L accès aux fonctions ; L accès aux données (groupe de travail). 1. A l aide des boutons <Précédent>, <Suivant> ou <Trouver>, sélectionnez l utilisateur pour lequel vous souhaitez apporter certaines modifications. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 103

104 Les utilisateurs XLAB A. Modifier les informations principales 1. Cliquez sur les champs «Qualité», «Nom», «Prénom», «N de téléphone» «Complément» et «adresse mail» et saisissez les nouvelles valeurs. B. Modifier les accès aux fonctions 1. Cliquez sur la liste déroulante «Modèle d accès» et sélectionnez le nouveau modèle. 2. Cliquez sur le bouton <Détails > pour consulter ou modifier ce modèle (Reportez-vous au chapitre Déclarer un utilisateur Xlab). 3. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider ces modifications. C. Modifier le groupe de travail 1. Dans le menu Paramétrage, choisissez l option Habilitations/Groupe. La fenêtre Habilitation groupe apparaît. 2. Sélectionnez le groupe à modifier à l aide des boutons <Suivant> ou <Précédent>. Cliquez sur le bouton <Modifier> et saisissez éventuellement le nouveau libellé. 3. Cliquez sur les boutons <Origines> (ou Entités) et modifiez les habilitations en appuyant sur les boutons <Habiliter> ou <Retirer>. 4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale. 5. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider ces modifications. Page 104 Paramétrage et utilitaires version 11.0

105 Les utilisateurs Modifier un mot de passe Cette fonction permet à l administrateur Xlab de modifier un mot de passe d un utilisateur. En mode Administration, choisissez l option Habilitations/Utilisateurs du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour modifier un mot de passe 1. Connectez-vous en Administrateur (Menu Dossier/Changer de /Utilisateur) 2. Sélectionnez l utilisateur pour lequel vous souhaitez modifier le mot de passe (Reportez-vous au chapitre Retrouver un utilisateur). 3. Cliquez sur le bouton <Modifier le mot de passe>. 4. Dans le champ «Mot de passe», saisissez le nouveau mot de passe (maximum 7 caractères). 5. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 105

106 Les utilisateurs XLAB Supprimer un utilisateur Xlab Cette fonction permet à l administrateur de supprimer un utilisateur Xlab. Il peut le faire : Au démarrage de l application ou en cours d année. Après un changement d exercice pour purger les utilisateurs qui ne travaillent plus sur Xlab. En mode Administration, choisissez l option Habilitations/Utilisateurs du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour supprimer un utilisateur Xlab 1. Sélectionnez l utilisateur concerné (Reportez-vous au chapitre Retrouver un utilisateur). 2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. 3. Répondez <Oui> au message de confirmation. Remarque : cette suppression ne supprime pas le groupe de travail (Reportez-vous au chapitre Supprimer un groupe de travail). Page 106 Paramétrage et utilitaires version 11.0

107 Les utilisateurs Remarques : Lorsque vous détruisez un utilisateur pour lequel il existe des mouvements dans la base, le message non bloquant suivant apparaît : Le temps d exécution peut être long lorsque vous détruisez un utilisateur en raison des vérifications effectuées. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 107

108 Les utilisateurs XLAB Supprimer un groupe de travail Cette fonction permet à l administrateur Xlab de supprimer un groupe de travail (si aucun utilisateur n appartient à ce groupe de travail). En mode Administration, choisissez l option Habilitations/Groupe du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour supprimer un groupe de travail 1. Sélectionnez le groupe de travail que vous souhaitez supprimer en utilisant les boutons <Suivant>, <Précédent> ou <Trouver>. 2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. 3. Répondre <Oui> au message de confirmation. Page 108 Paramétrage et utilitaires version 11.0

109 Les utilisateurs Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 109

110 Les contacts XLAB Les contacts Ce module permet de définir les différents contacts d Xlab dans le laboratoire. Ces contacts pourront apparaître sur le bon de commande à côté de la mention : «personnes à contacter :». De plus, pour les porteurs d une carte d achat, les informations relatives à la carte doivent être renseignées au niveau des données contact. Points abordés dans ce chapitre Adm. Saisir un contact Modifier un contact Supprimer un contact Page 110 Paramétrage et utilitaires version 11.0

111 Les contacts Saisir un contact Cette fonction permet à l administrateur Xlab de déclarer de nouveaux contacts qui pourront apparaître sur le bon de commande. En mode Administration, choisissez l option Contacts du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour ajouter un nouveau contact 1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>. 2. Dans le champ «Code Contact», saisissez un code pour le contact. 3. Cliquez dans le champ «Qualité» et sélectionnez la qualité de la personne dans la liste proposée. 4. Dans le champ «Nom», saisissez le nom de l utilisateur. Ce champ est obligatoire. 5. Dans le champ «Prénom», saisissez le prénom de l utilisateur. 6. Dans le champ «Tél», vous pouvez saisir les coordonnées téléphoniques du contact. APA Madame PASSE Albertine Dans le champ «Complément», vous pouvez saisir toute information complémentaire. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 111

112 Les contacts XLAB Les 3 champs suivants servent à saisir les informations relatives à la carte achat. Le numéro de carte est composé de 3 informations : numéro carte achat, date fin de validité, nom du porteur. 8. Dans le champ «N Carte», saisissez les 4 derniers chiffres du numéro de la carte d achat. 9. Dans le champ «Date fin validité», saisissez la date de fin de validité de la carte d achat.ce champ doit respecter le format mmaaaa. 10. Dans le champ «Nom du porteur», saisissez le nom du porteur de la carte d achat. Ce champ est saisi sur 10 positions alphabétiques maximum PASSEALBER 11. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider l ajout de ce contact. Le nouveau contact s affiche dans la liste des contacts. Page 112 Paramétrage et utilitaires version 11.0

113 Les contacts Modifier un contact Cette fonction permet à l administrateur Xlab de modifier les caractéristiques d un contact. En mode Administration, choisissez l option Contacts du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour modifier un contact 1. Sélectionnez dans la liste le contact pour lequel vous souhaitez apporter certaines modifications. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier>. 3. Placez le curseur dans les champs à modifier (Qualité, Nom, prénom, téléphone, complément, n carte achat, Date fin validité, nom du porteur) et saisissez les nouvelles valeurs. Attention : le code contact n est pas modifiable. 4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider les modifications. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 113

114 Les contacts XLAB Supprimer un contact Cette fonction permet à l administrateur Xlab de supprimer un contact. En mode Administration, choisissez l option Contacts du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour supprimer un contact 1. Sélectionnez dans la liste le contact concerné. 2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. 3. Répondez <Oui> au message de confirmation. Page 114 Paramétrage et utilitaires version 11.0

115 Les contacts Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 115

116 Les matières XLAB Les matières Xlab vous permet de gérer une nomenclature de matières. Les matières définissent des ensembles d articles homogènes. Dans Xlab, il existe deux niveaux de matières : Les têtes de chapitres ; Les matières du laboratoire. Xlab propose au départ une liste de têtes de chapitres commune à tous les laboratoires. Cette liste est modifiable. Vous pouvez ajouter des têtes de chapitre ou modifier leur libellé. Les matières propres au laboratoire sont définies par l administration en fonction de ses besoins. La seule contrainte est de rattacher chaque matière à une tête de chapitre : les codes matières doivent donc commencer par le code de la tête de chapitre. Les têtes de chapitres sont des matières de niveau «0». Les autres matières sont de niveau «1». Points abordés dans ce chapitre Adm. Ajouter une tête de chapitre Modifier une tête de chapitre Saisir une matière Modifier une matière Supprimer une matière Page 116 Paramétrage et utilitaires version 11.0

117 Les matières Ajouter une tête de chapitre Cette fonction vous permet d ajouter des têtes de chapitre à la liste prédéfinie par Xlab. Le laboratoire peut ainsi personnaliser la nomenclature («tête de chapitre», niveau «0») en fonction de ses spécificités. Attention : vous ne pourrez pas détruire cette tête de chapitre. En mode Gestion courante, choisissez l option Matière dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale : Pour ajouter une tête de chapitre 1. Sélectionnez la ligne «Cliquez ici pour ajout tête de chapitre» 2. Cliquez sur le bouton <Ajouter>. 3. Saisissez le code matière de la tête de chapitre Xlab. Le code comprend un caractère. 7 Attention : choisissez bien ce code car il n est pas modifiable ultérieurement. 4. Utilisez la zone «Libellé» pour préciser quel type de dépense est répertorié sous ce code. Reprographie 5. Pour valider la saisie, cliquez sur le bouton <OK>. La nouvelle tête de chapitre apparaît dans la liste. Elle est de niveau 0. Vous pouvez annuler la saisie à tout moment en cliquant sur le bouton <Annuler>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 117

118 Les matières XLAB Modifier une tête de chapitre Cette fonction vous permet de modifier les libellés des têtes de chapitre. En mode Gestion courante, choisissez l option Matière dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale : Pour modifier le libellé d une tête de chapitre 1. Sélectionnez la tête de chapitre à modifier. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier>. Attention : seul le libellé est modifiable. 3. Saisissez le nouveau libellé de la tête de chapitre. 4. Pour valider la saisie, cliquez sur le bouton <OK>. Le nouveau libellé apparaît dans la liste. Page 118 Paramétrage et utilitaires version 11.0

119 Les matières Saisir une matière Cette fonction vous permet d ajouter des matières sous les têtes de chapitre prédéfinies par Xlab. Le laboratoire affine ainsi le premier niveau de nomenclature («tête de chapitre», niveau «0») en fonction de ses spécificités en créant des sous-chapitres de niveau «1». En mode Gestion courante, choisissez l option Matière dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale : Pour saisir une matière 1. Sélectionnez la tête de chapitre dont la matière va dépendre. 2. Cliquez sur le bouton <Ajouter>. 3. Saisissez le code matière Xlab. Le code comprend quatre caractères. Le premier caractère doit correspondre à la tête de chapitre à laquelle la matière se rattache. Attention : choisissez bien ce code car il n est pas modifiable ultérieurement. 4. Utilisez la zone «Libellé» pour préciser quel type de dépenses est répertorié sous ce code. 5. Pour valider la saisie, cliquez sur le bouton <OK>. La nouvelle matière apparaît dans la liste des matières. Vous pouvez annuler la saisie à tout moment en cliquant sur le bouton <Annuler>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 119

120 Les matières XLAB Modifier une matière Cette fonction vous permet de modifier une matière déjà présente dans la base. En mode Gestion courante, choisissez l option Matière dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour modifier une matière 1. Sélectionnez la matière que vous désirez modifier en cliquant sur la ligne qui vous intéresse dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier>. 3. Modifier le libellé du code matière Xlab. Seule cette zone est modifiable. 4. Pour valider la modification, cliquez sur le bouton <OK>. La matière modifiée apparaît dans la liste des matières. Pour annuler la modification de la matière, cliquez sur le bouton <Annuler>. Page 120 Paramétrage et utilitaires version 11.0

121 Les matières Supprimer une matière Cette fonction vous permet de supprimer une matière de niveau «1» enregistrée dans Xlab. En mode Gestion courante, choisissez l option Matière dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour supprimer une matière 1. Sélectionnez la matière que vous désirez supprimer en cliquant sur la ligne qui vous intéresse dans la liste des matières. Seules les matières non référencées par un produit de la base peuvent être supprimées. 2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. Un message s affiche. 3. Cliquez sur <Oui> pour accepter la suppression. Attention : cette suppression est irréversible. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 121

122 Les tables XLAB Les tables Xlab permet de gérer un ensemble de valeurs de référence utilisées par le logiciel. Au cours de l utilisation d Xlab, il vous sera possible de modifier ou d ajouter certaines valeurs dans ces tables (exemple : vous pourrez ajouter un nouveau taux dans la table des taux de TVA). Maintenir une table consiste à : Ajouter une valeur à la table ; Modifier une valeur dans la table ; Invalider une constante de la table ; Revalider une constante de la table. Maintenir les constantes utilisées par Xlab consiste à modifier la valeur prise par ces constantes. Vous pouvez par exemple : Modifier la désignation d une constante ; Invalider une constante ; Revalider une constante ; etc Points abordés dans ce chapitre Adm. Maintenir la table des formats de date Maintenir les constantes Page 122 Paramétrage et utilitaires version 11.0

123 Les tables Liste des tables des constantes Code table Désignation Long. Ajout Modification Suppression AEX Archivage exercice 3 Non Oui Non CEN Centre de dépense 8 Oui Oui Non CG1 Code de gestion 1 8 Oui Oui Oui CHG Compatib Xlab-BFC 10 Non Non Non CFN Code famille/nature 4 Non Oui Non CMP Code famille 4 Non Non Non DES Destination états 10 Non Non Non ECA Ecart fact HT permis 8 Non Oui Non EDS Ecart date service 8 Non Oui Non ETA Organisme cofinanceur. 1 Oui Non Oui FDX Basc. Ex N-1/N 1 Non Non Non GRP Groupe agent 1 Oui Non Oui IET Etat équipement 8 Non Non Non LRM Limite repas mission 10 Non Non Non MAF Mod. accès aux fonctions 3 Non Non Non MIS Type de mission 2 Non Non Non MRE Type missionnaire 1 Non Non Non MTR Moyen de transport 2 Non Non Non NIV Niveau 10 Non Oui Non NTC Nature de crédit 2 Oui Oui Oui NTD Nature de dépense 2 Non Non Non NTI Notificateur 2 Oui Non Oui PMI Objet principal mission 2 Non Non Non QUA Qualité 3 Oui Non Oui REJ Code rejet 10 Non Non Non TEU Taux de l euro 7 Non Non Non TXR Taux rémanence 6 Non Non Non TRS Type raison sociale 5 Oui Non Oui TSJ Type de séjour 2 Oui Non Oui TVA Taux de TVA 10 Oui Non Oui TYC Type de crédit 2 Oui Oui Oui TYE Type d entité 2 Oui Oui Oui TYI Type d imputation 3 Oui Oui Non TYO Type d organisme 5 Oui Non Oui Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 123

124 Les tables XLAB Maintenir la table des formats de date Cette fonction vous permet de maintenir la liste des formats de date que vous utilisez dans la définition des formats d export. Vous pouvez : Ajouter un format de date ; Invalider un format de date ; Revalider un format de date. En mode Administration, choisissez l option Tables/Formats de date dans le menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour ajouter un format de date 1. A partir de la fenêtre principale Liste des formats de date, cliquez sur le bouton <Ajouter>. La fenêtre suivante apparaît : Page 124 Paramétrage et utilitaires version 11.0

125 Les tables 2. Saisissez le code du format de date que vous souhaitez créer. D/M/Y Symboles et exemple : Y (année : 99) y (année : 1999) M (mois : 12) m (mois : DEC) n (mois : Décembre) D (jour : 12) d (jour : 12 ème ) W (jour de la semaine : 5) w (jour de la semaine : vendredi) H (heure : 0 à 23) h (heure : 1 à 12) N (minutes) S (secondes) 3. Tapez sur la touche <TAB> pour voir l exemple s afficher dans la fenêtre. 05/12/06 4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie. Pour invalider un format de date 1. A partir de la fenêtre principale Liste des formats de date, sélectionnez le format de date que vous souhaitez invalider. 2. Cliquez sur le bouton <Détruire> puis sur <Oui> pour confirmer. Le format de date est invalidé : il apparaît dans la liste avec une «*». Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 125

126 Les tables XLAB Pour revalider un format de date 1. A partir de la fenêtre principale Liste des formats de date, sélectionnez le format de date que vous souhaitez revalider et qui a une «*». 2. Cliquez sur le bouton <Modifier>. 3. Cochez la case «Code valide» si vous souhaitez que ce format soit de nouveau utilisable. 4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre action. Page 126 Paramétrage et utilitaires version 11.0

127 Les tables Maintenir les constantes de l application Xlab Xlab vous permet de maintenir les constantes utilisées dans l application. Maintenir les constantes consiste à : Ajouter une constante ; Modifier une constante ; Invalider une constante ; Revalider une constante. En mode Administration, choisissez l option Tables/Constantes dans le menu Paramétrage pour faire apparaître la liste des constantes : Pour ajouter une constante 1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 127

128 Les tables XLAB 2. Dans le champ «Code Table», saisissez le code table de la constante à créer. (Aide à la saisie disponible par «?» <Tabulation>) 3. Dans le champ «Code Constante», indiquez la valeur de la constante. Ce champ est obligatoire. 4. Dans le champ «Libellé constante», saisissez la désignation de cette constante. NTC PR Privé Attention : le libellé n étant pas obligatoire, si vous le supprimez, vous ne verrez plus apparaître ce libellé dans la liste d aide lors de la saisie d une demande d achat, d une commande ou d autres entités. 5. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie. La nouvelle constante apparaît dans la liste des constantes. Pour modifier une constante 1. A partir de la fenêtre principale Liste des constantes, sélectionnez le type de constante que vous désirez modifier. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier>. Page 128 Paramétrage et utilitaires version 11.0

129 Les tables 3. Dans le champ «Libellé constante», indiquez la désignation de la constante. PRIVE Remarque : la désignation (libellé) est la seule caractéristique d une constante qui soit modifiable. 4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la modification. Le libellé modifié apparaît dans la liste des constantes. Pour invalider une constante 1. A partir de la fenêtre principale Liste des constantes, sélectionnez la constante que vous souhaitez invalider. 2. Cliquez sur le bouton <Détruire> puis sur <Oui> pour valider la destruction logique de la constante. La constante est invalidée : elle apparaît dans la liste avec une «*». Pour revalider une constante 1. A partir de la fenêtre principale Liste des constantes, sélectionnez la constante que vous souhaitez revalider et qui a une «*». Pour cela, faites défiler la liste jusqu à voir apparaître le type de constante concernée. 2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. Répondez <Oui> au message de confirmation. La nature de crédit est revalidée et l «*» disparaît. OU BIEN Cliquez sur le bouton <Modifier> La fenêtre suivante apparaît : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 129

130 Les tables XLAB 3. Cochez la case «Code valide» si vous souhaitez que cette constante soit de nouveau utilisable. 4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre action. Page 130 Paramétrage et utilitaires version 11.0

131 Les tables Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 131

132 Les unités fonctionnelles ou opérations de travaux XLAB Les unités fonctionnelles ou opérations de travaux Ce module permet de définir les différentes unités fonctionnelles ou opérations de travaux d Xlab pour le laboratoire. Ces unités fonctionnelles ou opérations de travaux devront être saisies en amont de la création des commandes fournisseurs à caractère ponctuel. Points abordés dans ce chapitre Adm. Saisir une unité fonctionnelle ou opération de travaux Modifier une unité fonctionnelle ou opération de travaux Consulter une unité fonctionnelle ou opération de travaux Supprimer une unité fonctionnelle ou opération de travaux Page 132 Paramétrage et utilitaires version 11.0

133 Les unités fonctionnelles ou opérations de travaux Saisir une unité fonctionnelle ou opération de travaux Cette fonction permet à l utilisateur Xlab de déclarer de nouvelles unités fonctionnelles (UF) ou opérations de travaux (OT) qui pourront être utilisées lors de la saisie des lignes de commande. En mode Administration, choisissez l option Tables/CMP UF et OT du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour ajouter une nouvelle unité fonctionnelle ou opération de travaux 1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>. 2. Choisissez Unité Fonctionnelle ou Opération de Travaux en sélectionnant sur le bouton radio correspondant. 3. Dans le champ «Libellé», saisissez le libellé. Ce champ est obligatoire. 4. Le champ laboratoire est inaccessible, il vous informe du nom du laboratoire pour lequel vous créez cette unité fonctionnelle ou opération de travaux. 5. Décochez la case «Code valide»si vous souhaitez que cette unité fonctionnelle ou opération de travaux ne soit pas utilisable. Par défaut la case est cochée. 6. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre saisie. Le numéro attribué par Xlab s affiche et la nouvelle unité fonctionnelle ou opération de travaux s affiche dans la liste Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 133

134 Les unités fonctionnelles ou opérations de travaux XLAB Remarque : une unité fonctionnelle ou opération de travaux n est pas liée à un organisme de gestion mais uniquement à un laboratoire. Tableau synthétique des liens possibles entre code nomenclature, caractère de l achat et numéro d UF/OT pour le CNRS : Code nomenclature Caractère de l achat Numéro d UF/OT Travaux (D02x, D03x, D04x) Ponctuel OTXXXXX Fournitures et services Régulier (vide) Ponctuel UFXXXXX OTXXXXX Page 134 Paramétrage et utilitaires version 11.0

135 Les unités fonctionnelles ou opérations de travaux Modifier une unité fonctionnelle ou opération de travaux Cette fonction vous permet de modifier les caractéristiques d une unité fonctionnelle ou opération de travaux. En mode Administration, choisissez l option Tables/CMP UF et OT du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour modifier une unité fonctionnelle ou opération de travaux 1. Sélectionnez dans la liste l unité fonctionnelle (UF) ou l opération de travaux (OT) pour laquelle vous souhaitez apporter certaines modifications. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier>. 3. Placez le curseur dans les champs à modifier (Libellé, Indicateur de validité) et saisissez les nouvelles valeurs. 4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider les modifications. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 135

136 Les unités fonctionnelles ou opérations de travaux XLAB Consulter une unité fonctionnelle ou opération de travaux Cette fonction vous permet de consulter l ensemble des unités fonctionnelles (UF) ou opérations de travaux (OT) du laboratoire courant. En mode Administration, choisissez l option Tables/CMP UF et OT du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour visualiser une unité fonctionnelle ou opération de travaux 1. Sélectionnez dans la liste en partie basse de l écran, l unité fonctionnelle ou l opération de travaux dont vous voulez voir le détail. 2. Les informations apparaissent dans la partie haute de l écran. Vous pouvez imprimer la liste en cliquant sur le bouton <Imprimer>. Page 136 Paramétrage et utilitaires version 11.0

137 Les unités fonctionnelles ou opérations de travaux Supprimer une unité fonctionnelle ou opération de travaux Cette fonction vous permet de supprimer une unité fonctionnelle ou opération de travaux. En mode Administration, choisissez l option Tables/CMP UF et OT du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour supprimer une unité fonctionnelle ou opération de travaux 1. Sélectionnez dans la liste l unité fonctionnelle ou l opération de travaux concernée. 2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. 3. Répondez <Oui> au message de confirmation. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 137

138 Demandes d achat externes XLAB Demandes d achat externes Xlab vous permet de récupérer dans votre base Xlab des demandes d achats saisies dans un autre système (EXCEL, WORD, fichier texte) afin de les transformer ultérieurement en commandes Xlab. Le transfert des demandes d achat externes et de leurs lignes détail se fait par l intermédiaire de deux fichiers texte. Remarque importante : La modification dans le système de saisie initial (Excel, Word, fichier texte, ) d une demande d achat n est pas automatiquement répercutée dans la base Xlab (et inversement). Points abordés dans ce chapitre Adm. Récupérer des demandes d achat externes dans Xlab Pour plus de renseignements sur La gestion des demandes d achat Voir Les demandes d achat Page 138 Paramétrage et utilitaires version 11.0

139 Demandes d achat externes Récupération des demandes d achats externes dans Xlab Cette fonction vous permet de récupérer dans Xlab les demandes d achat externes saisies dans un autre système. Pour récupérer les demandes d achats externes Cette récupération s effectue en 3 étapes : Extraire les demandes d achat du système de saisie initial ; Charger les demandes d achat dans un fichier d attente ; Intégrer les demandes d achat dans Xlab. A. Extraction des demandes d achat du système de saisie initial La récupération par Xlab des demandes d achat externes s effectue par l intermédiaire de 2 fichiers texte au format tabulé : DEMANDES.TXT : Fichier qui contient les données du «corps» de la demande d achat. DETAILS.TXT : Fichier qui contient les données des lignes détail de la demande d achat. Pour créer ces deux fichiers texte tabulé, l administrateur Xlab doit se reporter aux deux tableaux ciaprès. Ces tableaux présentent les informations (obligatoires et non obligatoires) qui doivent être présentes dans les deux fichiers texte. Tableau «corps d une demande» (constitution du fichier DEMANDES.TXT) Ordre de saisie Données Longueur max. Champ Obligatoire 1 Le numéro externe de la demande 15 caractères Obl. 2 Le libellé de la demande 50 caractères 3 Le numéro externe du fournisseur 4 La raison sociale du fournisseur 30 caractères Obl. 5 L auteur de la demande 30 caractères 6 Le code entité dépensière 6 caractères 7 Le bénéficiaire de la demande 30 caractères 8 La date de saisie 4 caractères 9 La date de lancement 4 caractères 10 Le total commandé hors taxe 2 décimales Obl. 11 Un commentaire 200 caractères 12 Le nombre de lignes détail Obl. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 139

140 Demandes d achat externes XLAB Tableau «ligne détail» (constitution du fichier DETAILS.TXT) Ordre de saisie Données Longueur max. Champ Obligatoire 1 Le numéro externe de la demande 15 caractères Obl. 2 Le code externe de l article commandé 10 caractères 3 La désignation de l article commandé 50 caractères Obl. 4 La référence fournisseur de l article 15 caractères 5 La quantité commandée 2 décimales 6 Le prix unitaire hors taxe 2 décimales 7 Le taux de TVA applicable 2 décimales 8 Le taux de remise 1 décimale Attention : - La séparation de deux données se fait par une tabulation. - Le passage d un enregistrement à un autre s effectue par un retour chariot. Exemple : Une demande d achat a été saisie sur un système de saisie (par exemple WORD). Elle contient les informations suivantes : Numéro externe demande : 1 Libellé de la demande Raison sociale du fournisseur Auteur de la demande : Ordinateur Macintosh : Accom : VIGO Jean Date de saisie : 12 octobre 2006 Total commandé hors taxe : euros Nombre de lignes détail : 2 1ère ligne Désignation : 1 Quadra 650 Référence fournisseur : 231F48 Prix unitaire hors taxe : euros 2ème ligne Désignation Référence fournisseur Prix unitaire hors taxe : 1 imprimante laser couleur : 451I30 : euros Les fichiers texte à créer par l administrateur d Xlab à partir de cette demande d achat sont : Fichier DEMANDES.TXT 1<TAB>Ordinateur Macintosh<TAB><TAB>Accom<TAB>Jean VIGO<TAB><TAB><TAB>12/10/06<TAB><TAB>6000<TAB><TAB>2 Fichier DETAILS.TXT 1ère ligne du fichier : 1 <TAB><TAB>Quadra 650<TAB>231F48<TAB>1<TAB>4500<TAB><TAB> 2ème ligne du fichier : <TAB><TAB>Imprimante laser couleur<tab>451i30<tab>1<tab>1500<tab><tab> Page 140 Paramétrage et utilitaires version 11.0

141 Demandes d achat externes Remarque : Le numéro externe du fournisseur n est utile que s il correspond au code d un fournisseur Xlab existant. (Il en est de même pour le code entité dépensière et le code externe de l article). Vous devez donc : 1. Créer ces deux fichiers texte au format tabulé. 2. Sauvegarder les fichiers DEMANDES.TXT et DETAILS.TXT. 3. Sur votre poste Xlab, placer les deux fichiers texte dans le dossier (ou répertoire) contenant la base Xlab (fichier Xlab.DF1). B. Chargement des demandes d achat externes 1. Choisissez dans le menu Dossier l option Autres fonctions puis l option Demandes d achat externes pour faire apparaître la fenêtre suivante : Remarques : Le bouton <Demandes> actif signifie qu il reste des demandes d achat externes en attente d intégration dans Xlab (vous pouvez les consulter en cliquant sur le bouton <Demandes>). Le bouton <Lancer> inactif signifie qu il n y a pas de fichier texte à importer. 2. Cliquez sur le bouton <Lancer>. Un message s affiche vous indiquant la progression du changement. 3. Cliquez sur bouton <Demandes>. La fenêtre suivante apparaît : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 141

142 Demandes d achat externes XLAB Les demandes d achat externes à intégrer sont affichées dans la liste avec : N externe : numéro de la demande dans le système de saisie initial ; Fournisseur : raison sociale du fournisseur ; Montant : montant total commandé HT de la demande d achat ; Date : date de saisie de la demande d achat externe ; Libellé demande : libellé de la demande d achat externe ; Auteur : nom de l auteur de la demande d achat ; Entité : code de l entité dépensière de la demande d achat. Attention : une demande d achat externe n est pas récupérée si son format n est pas correct. Lors de la récupération d une demande d achat, si son numéro correspond à une demande déjà récupérée mais non encore intégrée, la nouvelle demande écrase la précédente. A ce stade vous pouvez : a) Consulter une demande d achat Sélectionnez la demande d achat et cliquez sur le bouton <Consulter demande>. La fenêtre suivante apparaît : Page 142 Paramétrage et utilitaires version 11.0

143 Demandes d achat externes Pour consulter les lignes détail, cliquez sur le bouton <Lignes>. La fenêtre suivante apparaît : Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale. b) Supprimer une demande d achat de la liste d intégration Sélectionnez la demande d achat et cliquez sur le bouton <Supprimer demande>. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 143

144 Demandes d achat externes XLAB 4. Dans la liste, sélectionnez les demandes d achat n ayant pas l indication d une entité dépensière (donnée obligatoire pour Xlab). 5. Cliquez sur le bouton <Imputer sur entité > pour obtenir la fenêtre suivante : 6. Sélectionnez l entité dépensière désirée. 7. Répétez cette opération pour toutes les demandes d achat. Remarque : vous pouvez imputer simultanément plusieurs demandes d achat sur la même entité dépensière. Dans ce cas, sélectionnez les demandes d achat (sélection multiple possible sur la liste) et cliquez sur le bouton <Imputer sur entité pour choisir l entité voulue. C. Intégration des demandes d achat externes dans Xlab 1. A partir de la fenêtre principale Liste des demandes d achat externes à intégrer, sélectionnez les demandes d achat externes que vous désirez intégrer. Remarque : seules pourront être intégrées les demandes d achat dont les entités dépensières : sont renseignées appartiennent au laboratoire courant pour lesquelles l utilisateur est habilité. 2. Cliquez sur le bouton <Intégrer>. Mise à jour automatique dans Xlab Pour le «corps» de la demande d achat dans Xlab : Le n de la demande d achat est le numéro attribué automatiquement par Xlab lors d une création. Page 144 Paramétrage et utilitaires version 11.0

145 Demandes d achat externes Le libellé est le n externe de la demande d achat + la raison sociale du fournisseur + libellé de la demande d achat ; Le fournisseur est : - le fournisseur de la demande externe (s il existe dans Xlab) - le fournisseur «AUTRE» dans les autres cas. Le statut est «En attente». La provenance est «Externe». Pour les lignes détail dans Xlab : Le statut est mis «En attente». Tous les autres champs renseignés dans la demande d achat externe sont affichés dans les champs correspondants. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 145

146 Simulation des traitements XLAB Simulation des traitements Xlab vous permet de tester sur une base de simulation certaines actions de gestion sans risquer d altérer votre base opérationnelle Xlab. Vous pouvez ainsi tester : Les effets d une fin d exercice ; Des schémas d organisation des arborescences ; Des scénarios de répartition des crédits et de dépenses ; Les prévisions de crédits et de dépenses. Mais aussi : Vous former en essayant de nouvelles fonctions du logiciel sans risque de perturber votre gestion. Préparer à l avance des manipulations spécifiques et en étudier le résultat sur une base d essai. Remarques : En mode simulation, les fonctions de transfert avec la délégation du CNRS ne sont pas accessibles. L utilisation d une base de simulation est signalée par le mot Simulation en haut à gauche de votre écran (à la place de dossier) et par un fond d écran jaune pâle. Attention au risque de saisie sur la base de simulation alors que vous pensez être sur votre base opérationnelle (et inversement)! Points abordés dans ce chapitre Adm. Créer une base de simulation Détruire une base de simulation Ouvrir une base de simulation Quitter une base de simulation Page 146 Paramétrage et utilitaires version 11.0

147 Simulation des traitements Créer une base de simulation Cette fonction vous permet de créer et sauvegarder une base de simulation ; Plusieurs choix sont proposés : Création d une base vide (base vierge) ; Création d une base intermédiaire (base paramétrée mais sans mouvements) ; Création d une base complète (Copie de votre base en l état courant). Choisissez dans le menu Administration, l option Créer une base de simulation du menu Simulation pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour créer une base de simulation 1. Saisissez dans le champ «Création d une base de simulation» le nom de la base que vous voulez créer (sans saisir l extension «.DF1»). essai Remarque : le nom de la base ne doit pas dépasser 8 caractères et contenir uniquement les caractères suivants : Les majuscules de A à Z ; Les minuscules de a à z ; Les chiffres de 0 à Choisissez, en cliquant sur le bouton radio correspondant, le type de base que vous souhaitez obtenir : Vide : base vierge (ni paramétrage ni mouvement) ; Intermédiaire : base paramétrée sans mouvement ; Complète : copie de votre base en l état courant. 3. Cliquez sur le bouton <OK> pour lancer la création de cette base. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 147

148 Simulation des traitements XLAB Un message vous indique le traitement en cours (traitement assez long pour une création de base «intermédiaire»). Remarque : la base de simulation créée est stockée dans le répertoire (ou dossier) SIMUL qui se trouve dans le répertoire (ou dossier) contenant votre base opérationnelle. Attention : pensez à détruire les bases de simulation que vous n utilisez plus car elles occupent inutilement beaucoup de place mémoire sur votre disque. (Reportez-vous au chapitre Détruire une base de simulation). Page 148 Paramétrage et utilitaires version 11.0

149 Simulation des traitements Ouvrir une base de simulation Cette fonction vous permet de passer de votre base opérationnelle à une base de simulation que vous avez créée. Choisissez dans le menu Dossier, l option Changer de puis l option Bases de simulation pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour ouvrir une base de simulation 1. Sélectionnez la base de simulation que vous souhaitez ouvrir (elle doit se trouver dans le dossier ou répertoire SIMUL du dossier ou répertoire contenant votre base opérationnelle). 2. Cliquez sur le bouton <Open>. La fenêtre d identification apparaît : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 149

150 Simulation des traitements XLAB 3. Saisissez votre identité et votre mot de passe et validez par <OK>. Remarque : Dans le cas d une base de simulation «vide», l identité disponible est «administrateur» et le mot de passe est «xlabadm». 4. Vous pouvez alors travailler sur la base de simulation. ATTENTION : Il est important de savoir à tout moment quelle est la base active : la base opérationnelle ou la base de simulation. Toutes les fenêtres de la base de simulation ont un fond jaune. Page 150 Paramétrage et utilitaires version 11.0

151 Simulation des traitements Détruire une base de simulation Cette fonction vous permet de supprimer une base de simulation lorsqu elle n est plus utilisée. Remarque : il est important de détruire régulièrement les bases de simulation pour libérer de l espace sur votre disque dur. Choisissez dans le menu Administration, l option Détruire une base de simulation du menu Simulation pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour détruire une base de simulation 1. Sélectionnez la base de simulation que vous souhaitez détruire (elle doit se trouver dans le dossier ou répertoire SIMUL du dossier ou répertoire contenant votre base opérationnelle). 2. Cliquez sur le bouton <Ouvrir>. La destruction de la base s effectue. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 151

152 Simulation des traitements XLAB Quitter une base de simulation Cette fonction vous permet de quitter une base de simulation pour revenir à votre base opérationnelle. Afin d éviter des confusions de saisie entre base opérationnelle et base de simulation, il est impératif de quitter une base de simulation dès qu elle n est plus utilisée. Pour quitter une base de simulation 1. Sélectionnez dans le menu Dossier l option Quitter la base de simulation pour faire apparaître la fenêtre d identification : 2. Pour revenir à votre base opérationnelle, saisissez votre identité, votre mot de passe et validez par le bouton <OK>. Page 152 Paramétrage et utilitaires version 11.0

153 Simulation des traitements Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 153

154 Vérifier la cohérence des données XLAB Vérifier la cohérence des données Xlab vous permet de lancer un traitement de contrôle qui vérifie la cohérence interne des données stockées dans la base de données. Suite à un incident sur votre poste de travail ou sur le serveur de réseau local (coupure d électricité, manipulation accidentelle du bouton marche/arrêt, etc ), des anomalies peuvent en effet se présenter. Des incohérences peuvent ainsi apparaître au sein des données, si par exemple, Xlab était en train de mettre à jour des montants cumulés ou des liens physiques au moment de l interruption du traitement. L utilitaire de vérification de cohérence d Xlab vous permet donc, dans un premier temps, de détecter les anomalies présentes, à savoir : Les cumuls erronés. Par exemple, les factures dont le montant est différent du cumul des lignes détail ; Les anomalies de la base physique (connexions entre fichiers OMNIS). Les 6 vérifications réalisées et les états imprimés (si anomalie détectée) sont : Vérification des commandes Vérification des factures Vérification des origines de crédit Vérification des entités dépensières Vérification des crédits réservés Vérification du disponible réservé des origines de crédit FDX04 FDX05 FDX06 FDX07 FDX12 FDX13 Au terme de la vérification, des états d anomalies sont édités pour information. Dans un second temps, et sur demande expresse de votre part, le système peut corriger automatiquement les anomalies qu il a détectées sur la base Xlab (recalcul des cumuls erronés). Points abordés dans ce chapitre Adm. Lancer la vérification de cohérence des données Page 154 Paramétrage et utilitaires version 11.0

155 Vérifier la cohérence des données Lancer la vérification de cohérence des données Cette fonction vous permet de lancer le traitement de vérification de cohérence des données dans la base, et éventuellement de corriger automatiquement les incohérences détectées. Le tableau qui suit détaille les anomalies recherchées et les corrections automatiques éventuellement effectuées par l outil de vérification. Le signe «:=» signifie «est calculé comme». Pour chaque Anomalie détectée Correction (si demandé) Commande 1.1 total commandé cumul des lignes détail 1.2 total facturé sur exercice cumul des lignes facturé sur exercice 1.3 total facturé sur ex. antérieur cumul des lignes facturées sur exercice antérieur Facture 2.1 total facturé cumul des lignes facturées Origine de crédit de niveau fin Origine de crédit de regroupement Entité dépensière de niveau fin Entité dépensière de regroupement total commandé := cumul des lignes détail total facturé := cumul des lignes factures total facturé := cumul des lignes factures total facturé := cumul des lignes factures 3.1 total notifié cumul des notifications total notifié := cumul des notifications 3.2 total réparti cumul des répartitions total réparti := cumul des répartitions 3.3 total engagé cumul des engagés de chacune des commandes 3.4 total facturé cumul des facturés des commandes 3.5 total taxe cumulé cumul des taxes des factures 3.6 total notifié somme des totaux notifiés de ses origines 3.7 total réparti somme des totaux répartis de ses origines 3.8 total engagé somme des totaux engagés de ses origines 3.9 total facturé somme des totaux facturés de ses origines 3.10 total taxe cumulé somme des taxes cumulées de ses origines 4.1 total engagé cumul des engagés des lignes détail des commandes 4.2 total facturé cumul des facturés des lignes facture 4.3 total crédits reçus cumul des répartitions, des recettes internes et des ventilations 4.4 total dépenses internes cumul des factures internes total engagé := cumul des engagés de chacune des commandes total facturé := cumul des facturés des commandes total taxe cumulé := cumul des taxes des factures total notifié := somme des totaux notifiés de ses origines regroupées total réparti := somme des totaux répartis de ses origines regroupées total engagé := somme des totaux engagés de ses origines regroupées total facturé := somme des totaux facturés de ses origines regroupées total taxe cumulé := somme des taxes cumulées de ses origines regroupées total engagé := cumul des engagés des lignes détail des commandes total facturé := cumul des facturés des lignes facture total crédits reçus := cumul des répartitions, des recettes internes et des ventilations total dépenses internes := cumul des factures internes 4.5 total engagé somme des engagés total engagé := somme des engagés Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 155

156 Vérifier la cohérence des données XLAB Demandes d achat de ses entités-filles 4.6 total facturé somme du facturé de ses entités-filles 4.7 total des crédits reçus somme des crédits reçus par ses entité-filles + crédits reçus par l EDP 4.8 total ventilé somme des crédits ventilés 5.1 total demandé de l entité somme des montants des lignes détail des demandes d achat de ses origines-filles total facturé := somme du facturé de ses entités total des crédit reçus := somme des crédits reçus par ses entités-filles + crédits reçus par l EDP total ventilé := somme des crédits ventilés total demandé de l entité := somme des montants des lignes détail des demandes d achat En mode Administration, choisissez l option Vérification cohérence dans le menu Outils pour faire apparaître la fenêtre suivante : Sélectionnez la destination de l état (imprimante, écran ou fichier) et cliquez sur le bouton <OK> pour confirmer. Pour vérifier la cohérence des données dans Xlab Attention : le traitement de vérification de cohérence peut être très long car il passe toutes les données de la base en revue et effectue un grand nombre de calculs. En fin d année, il peut immobiliser un poste pendant plusieurs heures, voire une journée. Il est donc important que vous planifiez ce traitement et que les autres utilisateurs en soient avertis car il n est pas possible d utiliser Xlab pour saisir des mouvements durant toute la durée du traitement de vérification. Page 156 Paramétrage et utilitaires version 11.0

157 Vérifier la cohérence des données Après avoir choisi la destination de l état, la fenêtre suivante apparaît : 1. Par défaut, les deux options de la vérification de cohérence de la base sont lancées. Si vous désirez ne lancer qu une seule des deux options, décochez la case correspondant à l option que vous ne désirez pas lancer. 2. Cliquez sur le bouton <Lancer> pour lancer le traitement de vérification des données. Le message d avertissement suivant apparaît : 3. Cliquez sur le bouton <OK> pour confirmer la poursuite du traitement. Le message suivant apparaît : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 157

158 Vérifier la cohérence des données XLAB 4. Le système vous demande si vous voulez régulariser les anomalies dans la base suite à la vérification. Si vous le désirez, cliquez sur <Oui>. Attention : il est recommandé de procéder à une sauvegarde de la base avant de lancer une vérification de cohérence avec correction automatique. Cliquez sur <Non> si vous ne souhaitez pas régulariser les anomalies suite à la vérification de la base. 5. La vérification de la cohérence est maintenant lancée et le système vérifie chacune des anomalies possibles. Toute anomalie détectée apparaîtra sur les états imprimés au terme du traitement. 6. La fin du traitement est signalée par un message. Remarque : lors de la vérification de la cohérence de la base, le message suivant peut apparaître : Dans ce cas-là, la base doit être envoyée à la DSI pour correction. En cas de problème Si la vérification de cohérence est interrompue accidentellement pendant la phase de correction automatique, il est possible que de nouvelles incohérences apparaissent. Pour remédier à ce problème, il suffit de relancer une nouvelle vérification de cohérence sur la base Xlab. Page 158 Paramétrage et utilitaires version 11.0

159 Vérifier la cohérence des données Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 159

160 Sauvegarder et restaurer les données XLAB Sauvegarder et restaurer les données Xlab vous permet de sauvegarder la base de données dans laquelle sont stockées les informations saisies dans le logiciel. Il est important d effectuer régulièrement une sauvegarde de votre base afin de prévenir tout problème lié à une panne de courant, une interruption de traitement ou un endommagement accidentel du disque dur. En effectuant des sauvegardes régulières, vous limiterez la perte de données en cas de restauration. Il est possible de faire une sauvegarde de la base à tout moment ou de paramétrer une périodicité pour des sauvegardes automatiques de la base. Il est fortement recommandé d effectuer des sauvegardes régulières du fichier Xlab.DF1 sur un support externe à votre disque dur. L application propose également des sauvegardes automatiques sur le serveur de communication de la délégation. Renseignez-vous pour cela auprès de votre correspondant Xlab. La restauration de la base Xlab consiste à récupérer la dernière sauvegarde et à écraser votre base courante avec cette sauvegarde. Attention : n utilisez la restauration de la base qu en dernier recours car vous perdrez lors de cette opération toutes les données saisies depuis la dernière sauvegarde. Avant de restaurer, vérifiez qu il n est pas possible de réparer vos données endommagées : Réorganiser la base : réparation physique des données ; Vérifier la cohérence des données : réparation logique des données (vérification et recalcul des totaux). Points abordés dans ce chapitre Adm. Sauvegarder la base de données Xlab Paramétrer les sauvegardes automatiques de la base Xlab Restaurer la base de données Xlab Page 160 Paramétrage et utilitaires version 11.0

161 Sauvegarder et restaurer les données Sauvegarder la base de données Xlab Cette fonction vous permet de sauvegarder votre base de données Xlab. Sauvegarder vos données revient à prendre une photographie de votre base et à la conserver sur un support informatique accessible depuis Xlab (disque dur de votre poste, disquette ou serveur du réseau). En mode Administration, choisissez l option Sauvegarde base dans le menu Outils pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour sauvegarder votre base de données Assurez-vous, avant de sauvegarder, que vous êtes en mode mono utilisateur dans Xlab. 1. Sélectionnez le support sur lequel vous souhaitez sauvegarder votre base : disque dur, lecteur interne (disquette) ou par exemple un serveur. 2. Cliquez sur le bouton <OK>. En cliquant sur le bouton <Annuler>, vous revenez à la barre de menu sans avoir effectué de sauvegarde. 3. Si vous avez choisi une sauvegarde sur disque dur ou sur un serveur, vous devez, dans la fenêtre suivante, sélectionner (en double-cliquant dessus) le répertoire ou dossier dans lequel la sauvegarde sera placée et cliquer sur le bouton <OK>. Un message s affiche et la sauvegarde s effectue. Si vous avez choisi une sauvegarde sur disquette, insérez la première disquette Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 161

162 Sauvegarder et restaurer les données XLAB de sauvegarde et cliquez sur le bouton <OK>. Un message s affiche et la sauvegarde s effectue. Si la sauvegarde occupe plus d une disquette, la fenêtre suivante s affiche : Xlab vous demande d insérer une deuxième disquette. Xlab attribue automatiquement un nom à la sauvegarde que vous avez réalisée : jjmmaaxs%%n («n» indique le numéro de la disquette) XS%%0 Attention : la sauvegarde peut être longue, il ne faut pas interrompre le traitement. Page 162 Paramétrage et utilitaires version 11.0

163 Sauvegarder et restaurer les données Paramétrer les sauvegardes automatiques de la base Xlab Cette fonction vous permet de paramétrer les sauvegardes automatiques de la base activées lors de la déconnexion du dernier utilisateur. En mode Administration, sélectionnez l option Application du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour paramétrer les sauvegardes 1. Dans l encadré central nommé «Sauvegarde de la base Xlab», vous pouvez modifier les informations concernant le paramétrage de la sauvegarde automatique de la base Xlab : Si vous désirez activer la sauvegarde automatique de la base Xlab et définir la fréquence des sauvegardes, cochez la case «Sauvegarde automatique» et saisissez sur la même ligne le nombre de jours séparant deux sauvegardes. Si vous désirez compresser les bases lors de la sauvegarde, cochez la case «Sauvegarde avec compression». Si vous désirez modifier le répertoire de sauvegarde par défaut, modifiez le chemin indiqué dans le champ «Dossier MAC» si votre ordinateur est un Macintosh sinon modifiez le chemin indiqué dans le champ «Répertoire PC». Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 163

164 Sauvegarder et restaurer les données XLAB 2. Dans l encadré au bas de l écran nommé «Sauvegarde de la base Xlab sur la machine de comm», vous pouvez modifier les informations concernant le paramétrage de la sauvegarde automatique sur la machine de communication : Si vous désirez activer la sauvegarde automatique de la base Xlab sur la machine de communication et définir la fréquence des sauvegardes, cochez la case «Sauvegarde automatique» et saisissez sur la même ligne le nombre de jours séparant deux sauvegardes. Sélectionnez les paramètres de transfert correspondant à la liaison établie entre l unité et l organisme de gestion. 3. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre mise à jour, ou sur le bouton <Annuler> pour annuler votre demande de modification. 4. Cliquez sur le bouton <Fermer>. Remarques : Les champs «Dernière sauvegarde», «le» vous renseignent sur le nom du fichier et la date de la dernière sauvegarde automatique réalisée avec succès. Toutes les sauvegardes automatiques se déclenchent quand le dernier utilisateur se déconnecte de l application Xlab si le délai depuis la dernière sauvegarde automatique réalisée avec succès est atteint. Dans le cas d une sauvegarde sur la machine de communication, le format de la base est toujours compressé. Avec l option format compressé, le format du fichier est le même que lors des sauvegarde traditionnelle : AAMMJJXS.%%0. Avec l option format non compressé, le format du fichier est : AAMMJJXS.dfs. Page 164 Paramétrage et utilitaires version 11.0

165 Sauvegarder et restaurer les données Restaurer la base de données Xlab Cette fonction vous permet de restaurer votre base à partir d une sauvegarde, au cas où celleci aurait été endommagée par une coupure de courant, un incident, etc Restaurer vous permet de récupérer l état de votre base au moment de votre dernière sauvegarde. Toutes les informations éventuellement saisies depuis cette dernière sauvegarde seront définitivement perdues. Avant d effectuer une restauration : 1) Collectez les informations éventuellement perdues (bons de commandes, factures, ordres de mission, bordereaux de transfert, etc ). 2) Mettez-vous impérativement en rapport avec votre délégation et avec le réseau d assistance pour synchroniser la nouvelle saisie des informations dans Xlab avec BFC. Pour restaurer une base sauvegardée sur le poste ou sur le réseau local, en mode Administration, choisissez l option Restauration Base dans le menu Outils pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour restaurer la base de données Xlab Assurez-vous, avant de restaurer, que vous êtes en mode mono utilisateur dans Xlab. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 165

166 Sauvegarder et restaurer les données XLAB 1. Sélectionnez le support de sauvegarde (disque dur, serveur local ), retrouvez votre dernière sauvegarde et sélectionnez-là. Attention : si vous validez votre sélection, le fichier que vous avez sélectionné viendra écraser votre base de données Xlab courante. Toutes les informations que vous avez saisies depuis votre dernière sauvegarde seront irrémédiablement perdues. 2. Cliquez sur le bouton <OK> pour écraser la base de données Xlab actuelle avec la sauvegarde sélectionnée. Note : la restauration peut être longue, il ne faut pas interrompre le traitement. Remarque : lorsqu une base qui a un nom différent de la base courante est restaurée, le message suivant apparaît : La base courante reste la base avant restauration. Pour restaurer une base sauvegardée sur le serveur de communication, en mode Administration, choisissez l option Restauration Base machine de com. dans le menu Outils pour faire apparaître la fenêtre suivante : Page 166 Paramétrage et utilitaires version 11.0

167 Sauvegarder et restaurer les données Pour restaurer la base de données Xlab Assurez-vous, avant de restaurer, que vous êtes en mode mono utilisateur dans Xlab. 1. Sélectionnez la base Attention : si vous validez votre sélection, le fichier que vous avez sélectionné viendra écraser votre base de données Xlab courante. Toutes les informations que vous avez saisies depuis votre dernière sauvegarde seront irrémédiablement perdues. 2. Cliquez sur le bouton <OK> pour écraser la base de données Xlab actuelle avec la sauvegarde sélectionnée. Remarque : la restauration peut être longue, il ne faut pas interrompre le traitement. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 167

168 Exporter les données XLAB Exporter les données Xlab permet d exporter, à destination d autres logiciels, les informations stockées dans Xlab. Deux types d export sont possibles : 1. L export des données vers un fichier texte. Cette opération s effectue en deux temps : Définition d un format d export à partir des données d Xlab. Ce format décrit la structure du fichier texte à constituer. Pour spécifier ce format, il est souhaitable de connaître la structure de la base de données Xlab, à savoir les noms de fichiers OMNIS et les rubriques de ces fichiers. Génération du fichier d export à partir de ce format d export : cette fonction permet de créer physiquement le fichier texte avec le contenu de la base de données Xlab. Cette manière de procéder permet de produire, à des instants différents, des fichiers d export possédant une structure identique. 2. L export interactif à destination d une feuille de calcul EXCEL. Cet utilitaire permet d envoyer instantanément vers une feuille de calcul Excel, toute liste affichée dans une fenêtre Xlab. Cette fonction permet, par exemple, d exporter vers Excel les listes résultantes des fenêtres de sélection. Points abordés dans ce chapitre Adm. Définir un format d export Retrouver un format d export Modifier un format d export Supprimer un format d export Générer un fichier d export à partir d un format Exporter une liste Xlab vers EXCEL Page 168 Paramétrage et utilitaires version 11.0

169 Exporter les données Définir un format d export Cette fonction vous permet de créer un nouveau format d export. En mode Administration, dans le menu Outils, choisissez l option Exports / Définir pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour définir un format d export La saisie d un nouveau format d export s effectue en trois étapes successives : Saisir les informations générales du format d export ; Saisir la structure du format d export ; Valider la saisie. Saisir les informations générales du format d export 1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>. 2. Dans le champ «Nom», saisissez le nom du format d export. Cette donnée vous servira ensuite à retrouver le format lorsque vous générez le fichier. Commandes Xlab 3. Dans le champ «Description», apportez d éventuelles précisions. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 169

170 Exporter les données XLAB 4. Saisissez, à partir de la liste déroulante, le fichier principal d Xlab à exporter dans le fichier d export. FCOMMANDE 5. Sélectionnez le format ASCII voulu. Si vous choisissez le format «ASCII taille fixe», vous devrez ensuite indiquer pour chaque rubrique de fichier d export sa taille en nombre de caractères. 6. Sélectionnez dans la liste déroulante «Format date» le format de date sous lequel les données de type date seront exportées. (Reportez-vous au chapitre Tables) Saisir la structure du format d export Pour ajouter des rubriques d export 1. Cliquez sur le bouton <Insérer en fin>. La liste des fichiers d Xlab (colonne de gauche) et les rubriques correspondantes (colonne de droite) apparaissent. 2. Cliquez sur le nom du fichier qui vous intéresse. Les rubriques de ce fichier apparaissent dans la liste de droite. Sélectionnez la ou les rubriques à ajouter dans la liste de droite des rubriques du format d export. FCOMMANDE COM_LIB_COM 3. Cliquez sur le bouton <OK>. Les rubriques sélectionnées sont ajoutées à la fin de la liste des rubriques du format. Page 170 Paramétrage et utilitaires version 11.0

171 Exporter les données Pour insérer les rubriques d export Vous pouvez insérer de nouvelles rubriques entre deux lignes de la liste des rubriques du format d export. 1. Dans la liste des rubriques du format d export, cliquez sur la ligne avant laquelle vous voulez insérer la ou les nouvelles rubriques. 2. Cliquez sur le bouton <Insérer en fin> à droite de l écran. La liste des fichiers d Xlab et les rubriques correspondantes apparaissent. 3. Cliquez sur le nom du fichier qui vous intéresse. Les rubriques de ce fichier apparaissent dans la liste de droite. Sélectionnez la ou les rubriques à ajouter dans la liste des rubriques du format d export. 4. Cliquez sur le bouton <OK>. Les rubriques sélectionnées sont ajoutées à la position choisie au milieu du format. Pour supprimer une rubrique du format d export 1. Dans la liste des rubriques du format d export, cliquez sur la ligne que vous voulez supprimer. 2. Cliquez sur le bouton <Supprimer> à droite de l écran. 3. La rubrique sélectionnée disparaît de la liste. 4. Si besoin est, répétez les étapes 1-3 pour supprimer d autres rubriques. Pour modifier la taille d une rubrique du fichier d export Si vous avez défini le format d export en «ASCII taille fixe» comme format ASCII, vous pouvez modifier la taille de chaque rubrique du format d export. 1. Dans la liste des rubriques, cliquez sur la rubrique dont vous voulez modifier la taille. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier la taille> à droite de l écran. 3. La donnée apparaît en bas de la liste des rubriques. 4. Placez le curseur dans la zone de la colonne «Taille» et saisissez la nouvelle taille en nombre de caractères. 5. Pour valider la saisie, cliquez sur le bouton <OK>. Valider la saisie du format d export 1. Pour valider la saisie du format d export, cliquez sur le bouton <OK>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 171

172 Exporter les données XLAB Retrouver un format d export Cette fonction vous permet de retrouver un format d export enregistré dans Xlab. En mode Administration, dans le menu Outils, choisissez l option Exports / Définir pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour retrouver un format d export 1. Cliquez sur le bouton <Trouver>. 2. Dans le champ «Nom», saisissez le nom ou les premières lettres du format d export que vous recherchez. 3. Cliquez sur le bouton <OK>. 4. Si vous avez saisi le nom exact, le format d export apparaît dans la fenêtre. Sinon, Xlab affiche le format dont le nom vient immédiatement après dans l ordre alphabétique. Vous pouvez alors utiliser les boutons <Suivant> et <Précédent> pour retrouver le format d export qui vous intéresse, ou, répéter les étapes 1 à 3, en modifiant le nom du format d export recherché. Page 172 Paramétrage et utilitaires version 11.0

173 Exporter les données Générer un fichier d export Cette fonction vous permet de générer un fichier d export à partir d un format d export défini au préalable. En mode Administration, dans le menu Outils, choisissez l option Exports / Utiliser pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour générer un fichier d export 1. Sélectionnez dans la liste déroulante le nom du format d export à générer. 2. Sélectionnez le délimiteur des champs du fichier d export. 3. Précisez le format de date voulu. C est par défaut le format défini dans le format d export. 4. Sélectionnez éventuellement un format de recherche. Cette recherche vous permet de ne sélectionner que certaines données du fichier à générer (ex. les enregistrements effectués après une date précise). Si vous voulez définir un nouveau format de recherche, sélectionnez la ligne <nouveau> et reportez-vous à la documentation Omnis. 5. Cliquez sur le bouton <Lancer>. La fenêtre suivante apparaît : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 173

174 Exporter les données XLAB 6. Saisissez le nom du fichier d export à générer et sélectionnez le répertoire dans lequel vous voulez le stocker. Commande 7. Cliquez sur le bouton <OK> pour générer le fichier d export. Sinon, cliquez sur le bouton <Annuler>. Page 174 Paramétrage et utilitaires version 11.0

175 Exporter les données Modifier un format d export Cette fonction vous permet de modifier un format d export enregistré dans Xlab. En mode Administration, dans le menu Outils, choisissez l option Exports / Définir pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour modifier un format d export Modifier les informations générales du format d export 1. Sélectionnez le format d export que vous désirez modifier (Reportezvous au chapitre Retrouver un format d export). 2. Cliquez sur le bouton <Modifier>. 3. Vous pouvez modifier la description générale du format d export. Placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur. Les zones suivantes sont modifiables : Description ; Fichier principal ; Format de date ; Format ASCII. Vous pouvez également modifier la structure du format d export (Reportez-vous au chapitre Définir un format d export). Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 175

176 Exporter les données XLAB Valider les modifications du format d export 1. Pour valider les modifications du format d export, cliquez sur le bouton <OK>. Page 176 Paramétrage et utilitaires version 11.0

177 Exporter les données Supprimer un format d export Cette fonction vous permet de supprimer un format d export enregistré dans Xlab. En mode Administration, dans le menu Outils, choisissez l option Exports / Définir pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour supprimer un format d export 1. Sélectionnez le format d export que vous désirez supprimer (Reportezvous au chapitre Retrouver un format d export). 2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. 3. Cliquez sur le bouton <Oui> pour accepter la suppression. Attention : cette suppression est irréversible. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 177

178 Exporter les données XLAB Exporter une liste Xlab vers Excel Cette fonction vous permet d exporter les données affichées dans une liste quelconque d Xlab et de les récupérer dans une feuille de calcul du tableur Excel. Vous pouvez ensuite utiliser les fonctions classiques d Excel pour reformater les données selon vos propres besoins. L exemple ci-dessous décrit l exportation vers Excel de la liste des origines de crédit. Vous pouvez adapter cet exemple à n importe quelle fenêtre de l application Xlab comprenant une liste d informations. Attention : cette fonction n est utilisable que si vous disposez du tableur Excel sur votre poste de travail ; EXEMPLE : choisissez l option Origine de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour exporter une liste Xlab vers Excel 1. Cliquez sur une ligne quelconque de la liste des origines de crédit. 2. Dans le menu Edition, sélectionnez l option Envoyez vers Excel 3. S il s agit du premier export vers Excel depuis que vous avez lancé Xlab, vous devez indiquer le chemin d accès à Excel. Par défaut, le document créé se trouvera dans le dossier (ou répertoire) TEMP qui se trouve dans le dossier (ou répertoire) contenant l application Xlab. Page 178 Paramétrage et utilitaires version 11.0

179 Exporter les données 4. Une feuille de calcul d Excel s ouvre automatiquement et se remplit avec la liste d Xlab que vous avez sélectionnée. Vous pouvez maintenant utiliser les commandes et les fonctions d Excel pour manipuler la liste (somme sur colonne, formatage du texte, etc ). Lorsque vous quittez Excel, vous revenez dans Xlab. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 179

180 Paramétrer un bon de commande XLAB Paramétrer un bon de commande Xlab vous permet de définir des bons de commande dans le cas où les bons standards fournis avec le logiciel ne répondent pas à vos propres besoins. Vous pouvez ainsi imprimer vos bons de commandes sur des formulaires pré-imprimés (commandes universitaires, liassils, etc ). Points abordés dans ce chapitre Adm. Définir un format de bon de commande Retrouver un format de bon de commande Modifier un format de bon de commande Pré-visualiser un format de bon de commande Supprimer un format de bon de commande Pour plus de renseignements sur L impression d un bon de commande Voir Les commandes Page 180 Paramétrage et utilitaires version 11.0

181 Paramétrer un bon de commande Définir un format de bon de commande Cette fonction vous permet de décrire les données à intégrer dans le bon de commande en leur spécifiant leur taille et leur position sur un document de format A4. En mode Administration, choisissez l option Bon de commande dans le menu Paramétrage. La fenêtre suivante apparaît : Pour définir un format de bon de commande Cette fonction s effectue en 4 étapes : Saisir les informations générales ; Saisir les données à imprimer dans le bon de commande ; Positionner les données sur le bon de commande ; Valider la saisie du format. A. Saisir les informations générales 1. Cliquez sur le bouton <Grille> à droite de l écran afin d imprimer une grille qui vous aidera à positionner les rubriques sur le bon de commande. 2. Cliquez sur le bouton <Ajouter>. 3. Saisissez le nom du format du bon de commande. Cette donnée vous servira ensuite à retrouver le format de bon dans Xlab. BCBONUNI Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 181

182 Paramétrer un bon de commande XLAB 4. Utilisez le champ «Description» pour apporter d éventuelles précisions au format du bon. 5. En tapant sur <Tabulation>, les informations suivantes s affichent : Le nombre de lignes détail à imprimer par page ; Le nombre de caractères à imprimer au maximum en largeur ; Le nombre de lignes maximum comprises entre le haut et le bas du bon de commande. BON DE COMMANDE UNIVERSITE Le bon de commande se décompose de trois sections : Entête correspondant aux informations générales de la commande (n de commande, date, adresse de livraison, adresse de facturation, etc ) ; Détail correspondant aux lignes détail de la commande (référence, quantité, TVA, etc ). Total contenant les totaux calculés (pourcentages TVA, taux de remise, etc ). B. Positionner les sections sur le bon de commande 1. Cliquez sur la ligne «Détail» (respectivement «Total»). 2. Cliquez sur le bouton <Positionner> à droite de l écran (sauf pour l entête qui ne peut pas être déplacée). Page 182 Paramétrage et utilitaires version 11.0

183 Paramétrer un bon de commande 3. Saisissez dans la fenêtre qui s'affiche, la ligne à partir de laquelle doit commencer la section "Détail" (respectivement "Total"). 4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider. C. Saisir les données à imprimer dans le bon de commande Pour ajouter une rubrique dans une section 1. Cliquez sur la ligne correspondant à la section où vous voulez ajouter la rubrique (Entête, Détail ou Total). 2. Cliquez sur le bouton <Saisir>. La liste des fichiers d' Xlab (colonne de gauche) et les rubriques correspondantes (colonne de droite) apparaissent : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 183

184 Paramétrer un bon de commande XLAB 3. Cliquez sur le nom du fichier qui vous intéresse. Les rubriques du fichier apparaissent dans la liste de droite. Sélectionnez la rubrique à ajouter dans la liste de droite. Sélectionnez la rubrique à ajouter dans la liste des rubriques du format du bon de commande. 4. Cliquez sur le bouton <OK>. 5. La rubrique sélectionnée est récupérée dans la liste des champs du bon de commande. Pour définir la position des rubriques à l'intérieur de chaque section 1. Dans la liste des rubriques, cliquez sur la ligne correspondant à la rubrique à positionner. 2. Cliquez sur le bouton <Positionner> à droite de l'écran. Une fenêtre s'ouvre. 3. Indiquez la ligne sur laquelle doit s'imprimer la rubrique (excepté pour la section Détail). 4. Saisissez la colonne à partir de laquelle doit être imprimée la rubrique. 5. Indiquez éventuellement la taille de la rubrique en nombre de caractères à imprimer. Par défaut, il s'agit de la taille de la rubrique dans le fichier Xlab. Page 184 Paramétrage et utilitaires version 11.0

185 Paramétrer un bon de commande 6. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie. 7. Répétez les étapes 1 à 6 pour positionner les autres rubriques. Pour supprimer une rubrique du format de bon de commande 1. Dans la liste des rubriques, cliquez sur la ligne que vous voulez supprimer. 2. Cliquez sur le bouton <Supprimer> à droite de l'écran. Vous voyez que la ligne sélectionnée disparaît de la liste. 3. Si besoin est, répétez les étapes 1 à 2 pour supprimer d'autres champs. D. Valider la saisie du format 1. Pour valider la saisie du format du bon de commande, cliquez sur le bouton <OK>. Ce format de bon de commande apparaîtra dans la liste des bons de commande proposés pour l'impression de la commande. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 185

186 Paramétrer un bon de commande XLAB Page 186 Paramétrage et utilitaires version 11.0

187 Paramétrer un bon de commande Remarque : pour les délégations qui possèdent un secteur, celui-ci sera imprimé, s'il est renseigné, sous le nom de la D.R. (en haut à gauche sur le bon). Chaque zone décrite par un numéro sur le bon correspondant à une rubrique dans un fichier Xlab. La liste suivante vous permet d'identifier ces rubriques pour pouvoir les utiliser dans vos propres bons de commandes. N Zone Désignation Fichier Rubrique Long. Maxi Nom de l org. de gestion Nom du Laboratoire Qualité + Nom Adresse livraison ligne 1 Adresse livraison ligne 2 Code postal Ville Pays Qualité + Nom Adresse facturation ligne 1 Adresse facturation ligne 2 Code postal Ville Pays Nature de dépense N Commande N Cde complémentaire Date de la commande Type RS Fournisseur Raison Sociale Fournisseur Adresse fournisseur ligne 1 Adresse fournisseur ligne 2 Adresse fournisseur ligne 3 Code postal Ville Pays Délai de livraison Numéro de marché Code Origine de crédit Nom Ordonnateur de la dépense Adresse Ordonnateur Comptable assignataire Adresse Comptable Quantité commandée FETABLISSEMENT FUNITE FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE FCONSTANTE FCOMMANDE FCOMMANDE FCOMMANDE FFOURNISSEUR FFOURNISSEUR FFOURNISSEUR FFOURNISSEUR FFOURNISSEUR FFOURNISSEUR FFOURNISSEUR FINTERNE FINTERNE FCOMMANDE FORIGINE FCOMMANDE FETABLISSEMENT FETABLISSEMENT FETABLISSEMENT FETABLISSEMENT FLDETAIL ETA_LIB_ETA ETA_SECTEUR UNI_LIB_LL1 UNI_LIB_LL2 INT_CAR10_35 INT_CAR11_35 INT_CAR12_35 INT_CAR01_05 INT_CAR05_30 INT_CAR13_35 INT_CAR14_35 INT_CAR15_35 INT_CAR16_35 INT_CAR02_05 INT_CAR06_30 INT_CAR17_35 CON_LIB_CON COM_NUM_COM COM_NUM_CPL COM_DATE_COM FOU_TYPE_RS FOU_RAI_SOC FOU_LIG1_ADR FOU_LIG2_ADR FOU_LIG3_ADR FOU_CP FOU_VILLE INT_CAR18_35 INT_DAT01 COM_NUM_MAR ORI_CODE_TUT COM_CONTA_LAB ETA_ORDONNATEUR ETA_LIG1_ADR ETAT_LIG2_32 ETA_CP ETA_VILLE ETA_COMPTABLE ETAT_LIG1_ADR ETAT_LIG2_ADR ETA_CP ETA_VILLE LDE_QTE_COM Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 187

188 Paramétrer un bon de commande XLAB Désignation article Référence article Prix unitaire HT Taux de remise Prix total HT Montant total net HT Taxe totale Montant total TTC FLDETAIL FLDETAIL FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE LDE_LIB_LDE LDE_REF_ART INT_NUM12_02 INT_NUM21_01 INT_NUM14_02 INT_NUM09_02 INT_NUM10_02 INT_NUM11_ Page 188 Paramétrage et utilitaires version 11.0

189 Paramétrer un bon de commande Retrouver un format de bon de commande Cette fonction vous permet de retrouver un format de bon de commande enregistré dans Xlab. En mode Administration, choisissez l option Bon de commande dans le menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour retrouver un format de bon de commande 1. Cliquez sur le bouton <Trouver>. 2. Dans le champ «Nom», saisissez le nom ou les premières lettres du format de bon que vous recherchez. 3. Cliquez sur le bouton <OK>. 4. Si vous avez saisi le nom exact, le format de bon de commande apparaît dans la fenêtre. Sinon, Xlab affiche le format dont le nom vient immédiatement après dans l ordre alphabétique. Vous pouvez alors utiliser les boutons <Suivant> et <Précédent> pour retrouver le format de bon qui vous intéresse, ou, répéter les étapes 1 à 3 en modifiant le nom du format de bon recherché. Remarque : un modèle de bon de commande paramétré existe. Il permet à l utilisateur de l adapter à ses besoins sans être obligé de le créer de toutes pièces. Le nom de ce bon de commande est «MODELE». Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 189

190 Paramétrer un bon de commande XLAB Modifier un format de bon de commande Cette fonction vous permet de rajouter, repositionner ou supprimer une donnée éditée sur le bon de commande. En mode Administration, choisissez l option Bon de commande dans le menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour modifier un format de bon de commande Modifier les informations générales du format de bon de commande 1. Sélectionnez le format de bon que vous désirez modifier (Reportez-vous au chapitre Retrouver un format de bon de commande). 2. Cliquez sur le bouton <Modifier>. 3. Vous pouvez modifier la description générale du format de bon. Placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur. La zone «Description» est modifiable. 4. Vous pouvez également modifier la structure des données à imprimer dans le bon (Reportez-vous au chapitre Définir un format de bon de commande). Valider les modifications du format de bon de commande 1. Pour valider les modifications du format de bon, cliquez sur le bouton <OK>. Page 190 Paramétrage et utilitaires version 11.0

191 Paramétrer un bon de commande Prévisualiser un format de bon de commande Cette fonction vous permet de prévisualiser un bon de commande avant de l imprimer. En mode Administration, choisissez l option Bon de commande dans le menu Paramétrage. La fenêtre suivante apparaît : Pour prévisualiser un format de bon de commande 1. Sélectionnez le format de bon que vous désirez prévisualiser (Reportezvous au chapitre Retrouver un format de bon de commande). 2. Cliquez sur le bouton <Prévisualiser>. 3. Cliquez sur le radio bouton <Prévisualisation> pour vérifier le format du bon avant de l imprimer. Vous pouvez également choisir de l imprimer directement (bouton <Imprimante>) ou de ne le visualiser que sur l écran (bouton <Ecran>). 4. Cliquez sur le bouton <OK> pour afficher la prévisualisation. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 191

192 Paramétrer un bon de commande XLAB Supprimer un format de bon de commande Cette fonction vous permet de supprimer un format de bon de commande enregistré dans Xlab. En mode Administration, choisissez l option Bon de commande dans le menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour supprimer un format de bon de commande 1. Sélectionnez le format de bon de commande que vous désirez supprimer (Reportez-vous au chapitre Retrouver un format de bon de commande). 2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. 3. Cliquez sur <Oui> pour accepter la suppression. Attention : cette suppression est irréversible. Page 192 Paramétrage et utilitaires version 11.0

193 Paramétrer un bon de commande Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 193

194 Gestion des incidents XLAB Gestion des incidents Incidents communs aux deux plate-formes Xlab vous permet de gérer les incidents susceptibles de survenir sur votre poste de travail ou sur le serveur de réseau local : coupure de courant, manipulation accidentelle du bouton marche/arrêt, etc Xlab lance automatiquement une procédure de diagnostic et de gestion des incidents lorsque l administrateur Xlab entre sur le logiciel. Xlab établit un compte-rendu d incident : selon la nature de celui-ci (problème sur la base de données ou non), Xlab vous proposera de lancer un traitement de contrôle interne des données stockées dans votre base Xlab. Si le compte-rendu d incident ne met pas en cause votre base de données, Xlab vous permettra de reprendre votre travail après avoir pris connaissance de ce compte-rendu et lever les verrous sur la base. D autre part, lorsqu un incident est survenu, Xlab n est plus utilisable par les utilisateurs de type «gestionnaire» ou «demandeur simple». Seul l administrateur est habilité à effectuer les opérations nécessaires. Points abordés dans ce chapitre Adm. Reprendre un incident Pour plus de renseignements sur La vérification de la cohérence des données Voir Vérifier la cohérence des données Page 194 Paramétrage et utilitaires version 11.0

195 Gestion des incidents Reprendre un incident Lorsque Xlab procède à une mise à jour de la base de données, il crée un fichier dans lequel il garde la trace des opérations élémentaires qu il réalise. A la fin de cette mise à jour, Xlab détruit automatiquement ce fichier trace. Si la mise à jour est interrompue accidentellement, le fichier trace n est pas détruit : Xlab détecte alors qu un incident s est produit. Si l administrateur se connecte à Xlab, et qu un incident est répertorié, l utilitaire de gestion des incidents est automatiquement lancé. Xlab vous permet de prendre connaissance des incidents survenus sur la base et de lancer les traitements de réparation adéquats. Reprendre un incident comporte 4 étapes : Visualiser l incident ; Vérifier et éventuellement rétablir la cohérence de la base ; Lever les verrous ; Purger l incident. Il est également possible de lancer l utilitaire en mode Administration en sélectionnant l option Gestion des incidents dans le menu Outils : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 195

196 Gestion des incidents XLAB Pour gérer un incident A. Visualiser l incident 1. A partir de la fenêtre Liste des incidents sur la base de données, cliquez sur une ligne identifiant un incident. Cette ligne correspond au fichier trace de l incident. 2. Cliquez sur le bouton <Visualiser > pour accéder au compte-rendu de l incident. La fenêtre Gestion des incidents Transactions effectuées apparaît : B. Vérifier et éventuellement rétablir la cohérence de la base Si la fenêtre «Gestion des incidents Transactions effectuées» est vide : Dans ce cas, l incident survenu est sans conséquence sur la base de données. 1. Cliquez sur le bouton <Fermer> en haut à gauche pour revenir à la fenêtre Liste des incidents sur la base de données. Si la fenêtre «Gestion des incidents Transactions effectuées» fait apparaître un compterendu d incident : Dans ce cas, l incident survenu peut avoir une incidence sur votre base de données. Vous devez lancer un traitement de contrôle qui va vérifier la cohérence interne des données stockées dans la base de données. 1. Cliquez sur le bouton <Fermer> de la fenêtre Gestion des incidents Transactions effectuées en haut à gauche pour revenir à la fenêtre Liste des incidents sur la base de données. 2. A partir de la fenêtre Liste des incidents sur la base de données, cliquez sur le bouton <Vérifier la cohérence >. La fenêtre Vérification de la Page 196 Paramétrage et utilitaires version 11.0

197 Gestion des incidents cohérence des données apparaît. Ce traitement passe la base en revue et vous permet, si vous le demandez, de corriger automatiquement les incohérences sur les différents totaux et cumuls. Pour lancer le traitement de vérification de cohérence des données, reportez-vous à «Lancer la vérification de cohérence des données». C. Lever les verrous Après avoir lancé le traitement de vérification de cohérence des données, vous devez lever les «verrous» qu Xlab a mis en place sur la base avant de reprendre votre travail (Reportez-vous au chapitre Les sémaphores). D. Purger l incident Enfin, pour rendre à nouveau possible l accès à Xlab aux autres utilisateurs, il vous faut purger l incident. 1. A partir de la fenêtre Liste des incidents sur la base de données, sélectionnez la ligne correspondante à l incident. 2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. Xlab va alors supprimer le fichier trace correspondant à l incident. La ligne identifiant l incident disparaît de la liste. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 197

198 Sémaphores XLAB Sémaphores Xlab est un logiciel réseau. Il autorise donc l accès aux informations stockées dans sa base à plusieurs utilisateurs simultanément. Pour éviter les conflits d accès aux données (exemple : deux personnes essayant de modifier en même temps la même commande), Xlab pose des verrous sur certaines données au moment des mises à jour. En fonctionnement normal, ces verrous sont automatiquement levés quand les mises à jour sont terminées. En cas d interruption intempestive d un traitement, il est possible que certains verrous ne soient pas levés. Il appartient alors à l administrateur Xlab, lors du traitement de l incident, de venir lever les verrous encore positionnés. Points abordés dans ce chapitre Adm. Lever les verrous Page 198 Paramétrage et utilitaires version 11.0

199 Sémaphores Lever les verrous Cette opération vous permet de lever manuellement des verrous placés par Xlab lors de l utilisation en réseau et qui bloque l utilisation du logiciel. En mode Administration, choisissez l option Gestion des sémaphores dans le menu Outils pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour lever les verrous 1. A partir de la fenêtre Gestion des sémaphores, triez si vous le souhaitez les enregistrements selon les critères suivants : Numéro de transaction ; Utilisateur ; Fichier ; Numéro d enregistrement. 2. Cliquez sur la ligne identifiant le verrou que vous souhaitez débloquer. Vous pouvez sélectionner simultanément plusieurs enregistrements. 3. Cliquez sur le bouton <Débloquer les enregistrements sélectionnés> pour que les verrous soient levés. 4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la barre de menu. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 199

200 Purge des enregistrements marqués XLAB Purge des enregistrements marqués Xlab vous permet d invalider temporairement des enregistrements (constantes par exemple) et de les revalider. Ce module vous permet, par contre, de purger définitivement des enregistrements inutilisés par Xlab. Points abordés dans ce chapitre Adm. Purger les enregistrements marqués Pour plus de renseignements sur Les constantes Voir Les tables Page 200 Paramétrage et utilitaires version 11.0

201 Purge des enregistrements marqués Purger les enregistrements marqués Cette opération vous permet de purger les enregistrements marqués (invalidés) de la base Xlab. En mode Administration, choisissez l option Purge enreg. marqués dans le menu Outils pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour purger les enregistrements marqués Xlab affiche dans la fenêtre Suppression physique des enregistrements marqués, les enregistrements qui ont été invalidés dans la base. 1. Cliquez sur la ligne correspondant à l enregistrement que vous souhaitez supprimer 2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. L enregistrement est supprimé «physiquement» de la base Xlab. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 201

202 Gestion des référentiels Xlab XLAB Gestion des référentiels Xlab Les fonctions de gestion des référentiels vous permettent d extraire les fournisseurs, les marchés, les matières et les produits d une base Xlab de référence et de les intégrer dans la base Xlab cible. La mise à jour des référentiels s effectue en 3 étapes : Récupération des données depuis la base Xlab de référence ; Vérification des données ; Intégration des données dans la base Xlab cible. Attention : Les mises à jour d une base Xlab cible donnée doivent toujours être effectuées à partir de la même base Xlab de référence mais il n y a aucun contrôle automatique de cette condition. Les suppressions effectuées dans la base Xlab de référence ne sont pas transmises vers la base Xlab cible mais doivent être reportées manuellement. Ces opérations doivent être lancées en mode mono utilisateur. Points abordés dans ce chapitre Adm. Récupérer les données depuis la base Xlab de référence Vérifier les données Intégrer les données dans la base Xlab cible Pour plus de renseignements sur La gestion des fournisseurs La gestion des marchés La gestion de matières La gestion des produits Voir Les fournisseurs Les marchés Les matières Les produits Page 202 Paramétrage et utilitaires version 11.0

203 Gestion des référentiels Xlab Récupérer les données depuis la base Xlab de référence Cette manipulation vous permet de récupérer l ensemble des fournisseurs, marchés, matières et produits de la base Xlab de référence et de les placer dans des fichiers textes intermédiaires. En mode Administration, dans le menu Outils, choisissez l option Exports / Export référentiels pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour récupérer les données 1. Indiquez le chemin du dossier, du répertoire ou de la disquette où les fichiers d export seront stockés. Attention : pour PC, le chemin doit se terminer par «\» et pour Mac par «:». 2. Cliquez sur le bouton <OK>. Toutes les données sont alors extraites et placées dans des fichiers d export. Attention : Seuls les fournisseurs de type «Prestataire externe» sont extraits (pas de récupération des agents). Si vous exportez les données vers une disquette, vous devrez vérifier que le format (MAC ou PC) est compatible avec le poste sur lequel se fera l import. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 203

204 Gestion des référentiels Xlab XLAB Vérifier les données Cette fonction vous permet de lister et de contrôler les données issues de la base Xlab de référence. La vérification consiste à : S assurer de la validité des données ; Détecter leur existence ou leur absence dans la base Xlab cible. A l issue du contrôle de chaque fichier de données, le résultat est obtenu sous forme d un état. Cet état permet à l utilisateur de déterminer s il doit effectuer des modifications dans la base Xlab cible avant de lancer l import. En mode Gestion courante, dans le menu Traitements, choisissez l option Référentiels / Contrôles pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour vérifier les données 1. Indiquez le chemin du dossier, du répertoire ou de la disquette où les fichiers d import sont stockés. 2. Cliquez sur le bouton <OK>. Toutes les données sont contrôlées et un état est imprimé. A. Validité des données La détermination de la validité des données issues de la base Xlab de référence est effectuée selon les critères détaillés ci-après : Page 204 Paramétrage et utilitaires version 11.0

205 Gestion des référentiels Xlab 1. Les fournisseurs : Numéro de fournisseur renseigné Raison sociale renseignée Code pays renseigné. 2. Les matières : Code matière renseigné Libellé matière renseigné Niveau renseigné. 3. Les produits : Référence article renseignée Libellé produit renseigné Code matière renseigné et présent dans la liste des matières à importer Numéro de fournisseur renseigné et présent dans la liste des fournisseurs à importer. 4. Les marchés : Numéro de marché renseigné Organisme renseigné Numéro de SIREN du bénéficiaire renseigné Raison sociale du titulaire renseignée Si le numéro de marché existe dans la base Xlab cible, l organisme et le n de SIREN du titulaire doivent être identiques dans le marché à importer et dans le marché de la base Xlab cible. B. Existence des données L existence des données dans la base Xlab cible est déterminée selon les critères détaillés cidessous. 1. Les fournisseurs : Le numéro de fournisseur de la base de référence est identique, ou Le numéro de SIREN/SIRET est identique, ou Le numéro de SIREN/SIRET du fournisseur à importer est vide et la raison sociale est identique, ou Le numéro de SIREN/SIRET du fournisseur à importer est alimenté (mais n existe pas dans la base Xlab cible), la raison sociale est identique et le numéro de SIREN/SIRET de la base Xlab cible est vide. La recherche s effectue dans l ordre indiqué et se termine dès qu une condition est remplie. 2. Les matières : Le code matière est identique. 3. Les produits : La référence et le libellé des produits sont identiques et le fournisseur existe dans la base Xlab cible ou dans la liste des fournisseurs à importer. 4. Les marchés : Le numéro de marché, le numéro de SIREN du titulaire et l organisme sont identiques. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 205

206 Gestion des référentiels Xlab XLAB Intégrer les données dans la base Xlab cible Cette fonction vous permet d intégrer dans la base Xlab cible (après vérification) les données issues de la base Xlab de référence. L intégration des données dans la base Xlab cible consiste à créer les nouvelles données et à mettre à jour les données déjà existantes. Attention : Les étapes de vérification des données et d intégration des données dans la base Xlab cible doivent être lancées à la suite. Il est recommandé d effectuer une sauvegarde de la base Xlab cible avant de lancer la procédure d import des données. Lors de la création ou de la mise à jour d un enregistrement, toutes les données sont alimentées à partir des fichiers intermédiaires à l exception du numéro séquentiel et de la date de création. Seules sont intégrées les données ayant l indicateur «correct» dans la colonne «cohérence» de l état obtenu lors des contrôles. En mode Gestion courante, dans le menu Traitements, choisissez l option Référentiels / Intégrations pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour intégrer les données dans la base cible 1. Cliquez sur le bouton <OK>. Toutes les données valides sont importées dans la base Xlab cible. Mise à jour automatique de la base Les fournisseurs, produits, marchés et matières ayant été créés ou mis à jour à partir d une base Xlab de référence auront l indication IMPORT dans la rubrique d affichage «Provenance» de leur fenêtre principale ou d informations. Page 206 Paramétrage et utilitaires version 11.0