SOMMAIRE DE LA MISE A JOUR

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1 SOMMAIRE DE LA MISE A JOUR 1. GESTION ET CLASSEMENT DU COURRIER RECEPTIONNE ET DES DOCUMENTS NUMERIQUES Dossier patient : gestion des rubriques pour le courrier réceptionné Dossier patient : affiner le mode de présentation du courrier réceptionné Dossier patient : ventiler les documents réceptionnés existants dans les rubriques Dossier patient : synthèse des différents affichages. 5 U 2. COMPTABILITE ASSISTANT POUR LA CLOTURE DE L EXERCICE Principe Mise en œuvre de la clôture Rapprochement bancaire des écritures non pointées lors de la clôture Déclaration 2035 Ajout de la rubrique BU 9 3. NOUVELLES FONCTIONS VIDAL EXPERT Principe Recherche et mémorisation d allergies MODIFICATION ET EVOLUTIONS DIVERSES Ecran journée & retour Noemie (RSP) Télétransmission > mise à jour de la base de données des organismes destinataires Encaissement des RSP > reprise de l émetteur dans le libellé de l écriture Télétransmission > édition du bordereau B Rédacteur > conservation de la mise en page des champs groupés de prescription Numérisation & XP > amélioration de la compression des documents Comptabilité > écrans Grand-Livre & Balance & Réception par APICRYPT > gestion des messages avec des pièces jointes 12

2 1. Gestion et classement du courrier réceptionné et des documents numériques Nous avons travaillé sur la gestion du courrier réceptionné et des documents numériques. L idée est de vous permettre de mieux classer ces documents, en ajoutant une rubrique personnalisable, et en affinant la présentation du dossier patient. 1.1 Dossier patient : gestion des rubriques pour le courrier réceptionné Pour mieux gérer le classement de ces documents, vous disposez désormais d une nouvelle rubrique de classement pour ces documents. Les éléments de cette rubrique sont personnalisables. Vous pouvez choisir par exemple des rubriques qui identifient le type de document (Analyses/Comptes-rendus /Imagerie/ Télécopie), ou bien la spécialité de l émetteur (Cardio/Dermato/Gynéco/MG.). Le choix est libre, mais est essentiel pour mieux optimiser le classement de ces courriers. Pour définir cette liste, il suffit d ouvrir un dossier patient, puis d ouvrir un document réceptionné existant ou bien de cliquer sur [F7 Document Réceptionné] Vous remarquerez la présence d une nouvelle liste déroulante dans le bandeau de titrage du document :

3 1.2 Dossier patient : affiner le mode de présentation du courrier réceptionné L idée est de vous permettre de mieux identifier ces documents réceptionnés. Pour consulter ces nouveaux modes de présentations et choisir votre présentation, ce placer dans [Outils-Paramètres] puis cliquer sur [Affichage] Tout d abord vous pouvez personnaliser la couleur à associer aux documents réceptionnés. Un double clic dans la zone permet d obtenir une boîte de sélection de la couleur. Selon le mode de présentation sélectionné, cette couleur sera associée au fond du classeur spécifique, ou à chaque «document réceptionné» du dossier patient Au bas de l écran vous remarquerez la présence d une nouvelle liste déroulante. Cette liste permet de définir le mode de présentation des «documents réceptionnés» Les choix sont les suivants : Ventiler dans les classeurs du dossier : dans ce mode, les événements restent dans les 5 classeurs habituels et seront repérés avec la couleur de fond définie dans le paragraphe précédent. Regrouper dans [Numériques / Réceptionnés] par événement : ce mode ajoute donc un 6 ième classeur nommé [Numériques / Réceptionnés] et permet d y centraliser les documents en conservant la date de chaque document. Ce mode peut s avérer utile mais ne permet pas de regrouper les événements. Regrouper par classeur dans [Numériques / Réceptionnés] : comme le choix précédent mais avec ici un regroupement des documents par classeur. Un double clic sur un élément permet d obtenir la visionneuse de ces documents (mode aperçu) puis de choisir le document) Regrouper par rubrique dans [Numériques / Réceptionnés] : comme le choix précédent mais avec ici un regroupement des documents par rubrique. Un double clic sur un élément permet d obtenir la visionneuse de ces documents (mode aperçu) puis de choisir le document) Regrouper dans par contexte dans [Numériques / Réceptionnés] : comme le choix précédent mais avec ici un regroupement des documents par contexte. Un double clic sur un élément permet d obtenir la visionneuse de ces documents (mode aperçu) puis de choisir le document) 1.3 Dossier patient : ventiler les documents réceptionnés existants dans les rubriques. Vos dossiers patients disposent déjà de documents numériques/réceptionnés et ces documents ne sont pas référencés dans les rubriques que vous venez de définir. Il faut donc pouvoir gérer ce classement pour un ou plusieurs documents, voici la méthode. Double cliquer sur un document numérique existant. Puis cliquer sur l icône ouvrir et choisir l option «Tous les documents numériques du dossier patient ]

4 Vous obtenez alors l ensemble des documents sous la forme de miniatures et un panneau de sélection du mode de regroupement de ces documents : Les 4 possibilités sont les suivantes : Aucun : les documents sont présentés dans l ordre chronologique de saisie dans le dossier. Classeur : les documents seront regroupés par Classeur Rubrique : les documents seront regroupés par Rubrique, les documents non associés à une rubrique sont regroupés sous le terme <Sans rubrique> Contexte : les documents seront regroupés par Contexte, les documents non associés à une rubrique sont regroupés sous le terme <Sans contexte> Quelque soit le mode de regroupement choisi, l ergonomie de reclassement est la suivante : Sélectionner le document à l aide de la souris (en cas de multi-sélection) maintenir la touche [Ctrl] enfoncée Puis faire un clic droit et le menu contextuel se présente et vous permet de réaliser vos opérations de reclassement, en fonction de votre choix.

5 1.4 Dossier patient : synthèse des différents affichages. Prenons un dossier patient, disposant de quelques documents numériques/réceptionnés. Mode Image Accès aux documents Ventiler dans les classeurs du dossier Un double clic sur le document permet de l ouvrir directement. Regrouper dans [Numériques / Réceptionnés] par événement Regrouper par rubrique dans [Numériques / Réceptionnés] Regrouper par classeur dans [Numériques / Réceptionnés] Regrouper par contexte dans [Numériques / Réceptionnés] Vous ne disposez pas de la 6eme boite de classement. Les documents sont cependant repérés par la couleur de fond défini dans le paramétrage pour les documents numériques/réceptionnés. Un double clic sur le document permet de l ouvrir directement. Cet affichage permet de centraliser les documents numériques/réceptionnés, mais n offre pas de classement supplémentaire Les documents sont regroupés par rubrique. Un double clic sur un élément de la liste permet de consulter la totalité des documents de la rubrique Les documents sont regroupés par classeur. Un double clic sur un élément de la liste permet de consulter la totalité des documents du classeur. Les documents sont regroupés par rubrique. Un double clic sur un élément de la liste permet de consulter la totalité des documents du contexte.

6 2. Comptabilité Assistant pour la clôture de l exercice 2.1 Principe Permettre la clôture de l exercice et de bénéficier ainsi de la reprise des soldes pour l exercice suivant. Cette opération de clôture est facultative. Une fois la clôture réalisée, les écritures de l exercice ne sont plus modifiables. Vous pouvez cependant consulter et imprimer l exercice clôturé. Les soldes bancaires sont repris pour le 1 er Janvier de l exercice comptable suivant et ne sont plus modifiables. Les écritures non pointées lors de la clôture de l exercice, le seront dans l exercice suivant. Au niveau des écritures, plusieurs écritures sont automatiquement reportées dans le journal des «A-Nouveaux» de l exercice suivant. Ces écritures reprennent les soldes de l exercice clôturé et ne sont donc pas modifiables. 2.2 Mise en œuvre de la clôture. Dans le menu [Exercice comptable], sélectionner l exercice à clôturer. Dans le menu [Exercice comptable], sélectionner l option [Clôture de l exercice] L assistant de clôture de l exercice est alors affiché.

7 Cet assistant dispose de plusieurs onglets : 1 Synthèse avant clôture (rapprochement) : Vous obtenez plusieurs tableaux de synthèses, des comptes d attente de dépôt et du compte de caisse, et également une synthèse du rapprochement bancaire pour les comptes de banques du cabinet. Si vous avez déposé tous les chèques en attente de dépôt, le solde du compte «Chèque en attente de dépôt» doit normalement être nul. Si tel n est pas le cas, ceci indique que plusieurs chèques ne sont pas encore mis en banque, et le bouton [Remise en banque] permet de réaliser cette opération. Si aucun chèque n est en attente, c est que la remise est réalisée sur l exercice suivant. Dans ce cas l écriture «A nouveau» associée permettra de solder le compte pour l exercice suivant. Il est conseillé d avoir également le solde du compte «Espèces» à zéro. Si tel n est pas le cas le solde de ce compte sera repris pour l exercice suivant. Si le solde n est pas nul, vous devez saisir une écriture de dépôt en banque, dans le journal de banque. Le tableau de synthèse du rapprochement bancaire permet de vérifier le solde des écritures non pointées à la fermeture de l exercice. Une fois la clôture réalisée, les écritures non pointées, le seront dans le prochain exercice. Le solde bancaire sera lui reporté dans les écritures «A Nouveaux» et ce solde sera mémorisé comme solde de départ pour le nouvel exercice. 2 Prévisualisation des «A-Nouveaux» Vous obtenez le tableau récapitulatif des écritures qui seront reportées au 1 er janvier de l exercice suivant dans le journal des «A-Nouveaux» Les écritures encadrées en rouge dans cette copie écran illustre le principe de reprise du solde bancaire comme solde du compte patrimonial «Apport praticien».

8 3 Clôture de l exercice Ce dernier onglet permet de valider la clôture et de saisir un commentaire qui sera automatiquement rappelé lors de la consultation de l exercice comptable. Pour réaliser la clôture cliquer sur le bouton [Réaliser la clôture de l exercice] et vous obtenez un message d information sur l opération. Vous pourrez par la suite, continuer à consulter l exercice, mais les modifications ne seront plus autorisées.

9 2.3 Rapprochement bancaire des écritures non pointées lors de la clôture. Lorsque vous avez réalisé la clôture de l exercice, il est possible que toutes les écritures de l exercice ne soient pas encore débitées/créditées et donc pointées. Elles sont pourtant comptabilisées et désormais figées dans l exercice clôturé. Le solde bancaire obtenu à la clôture de l exercice doit donc tenir compte de ces écritures, donc le pointage bancaire doit permettre de pointer ces écritures relatives à l exercice clôturé. Le principe reste simple, l écran de rapprochement bancaire présente une case à cocher permettant d afficher ces écritures en attente de pointage. Une fois la liste des écritures affichées, les fonctions de pointages sont identiques. Le solde bancaire rapproché prendra donc en compte ces écritures. 2.4 Déclaration 2035 Ajout de la rubrique BU La rubrique 2035 «251 Charges sociales personnelles facultatives (BU) est ajoutée. Pour paramétrer le compte à associer à cette rubrique : [Outils-Paramètres] > [Par. Comptab.] > [Onglet Plan Comptable]

10 3. Nouvelles fonctions VIDAL Expert 3.1 Principe Les utilisateurs du VIDAL EXPERT, peuvent désormais mémoriser dans le dossier patient, des allergies et des hypersensibilités, en recherchant les substances depuis un dictionnaire propre au VIDAL EXPERT. Une des fonctions intéressantes est de rechercher les substances et excipients à partir du nom commercial du produit. 3.2 Recherche et mémorisation d allergies L onglet [Allergies Hypersensibilité] permet désormais de réaliser une recherche par la substance, l excipient ou le nom commercial du produit. Il vous reste ensuite à décocher les éléments de ce tableau puis à cliquer sur le bouton [Mémoriser dans le Profil Thérapeutique] Autre exemple de recherche : Par la substance active : Par l excipient

11 4. Modification et évolutions diverses 4.1 Ecran journée & retour Noemie (RSP) Depuis plusieurs mises à jour, dans l écran «Journée», les actes en tiers payant réglés par un RSP (Retour NOEMIE) sont repérés dans la colonne «Différés» par un fond vert. Un clic sur la ligne de l acte, permet désormais d obtenir directement le détail du RSP, et de ne plus aller le chercher dans le journal de télétransmission. Si le remboursement de l acte en tiers payant n a pas encore été détecté par SHAMAN, l acte n apparaît pas sur un fond vert, et la consultation du Journal de Télétransmission, présente alors les RSP réceptionnés depuis la facturation de l acte afin de simplifier la recherche. 4.2 Télétransmission > mise à jour de la base de données des organismes destinataires Courant décembre 2006, une série de nouvelles codifications des organismes destinataires a été diffusé par le GIE SESAM-Vitale. Cette version automatise la mise à jour de cette base de données (exemple caisse RSI Nord pour le régime AMPI). Au lancement de cette mise à jour, les bases sont actualisées. Cependant, et en prévision d autres actualisations, il est possible d actualiser à tout moment cette base des organismes destinataires. En 4 étapes : [Télétransmission] > [Paramètres] > [Divers] > Bouton [Gestion des organismes destinataires] 4.3 Encaissement des RSP > reprise de l émetteur dans le libellé de l écriture Pour favoriser l identification des écritures associées au virement RSP, le libellé de l organisme émetteur est repris dans le libellé de l écriture (Exemple : Virement de

12 4.5 Télétransmission > édition du bordereau B2 Lors de la mise en LOT, si certains lots «IRIS-B2» ont été généré, le logiciel présente un bordereau afin de l imprimer. 4.6 Rédacteur > conservation de la mise en page des champs groupés de prescription La marge gauche affectés aux champs groupés #ORDO_CONS# et #ORDO_CONSALD# dans les documents de prescription est conservée. 4.7 Numérisation & XP > amélioration de la compression des documents Modification de la routine de compression des documents numériques de SHAMAN, qui permet d obtenir des fichiers moins volumineux. Cette routine est appliquée si le logiciel est installé sur un environnement Windows XP et si la case est cochée dans Outils-Paramètres > Affichage > Onglet Divers 4.8 Comptabilité > écrans Grand-Livre & Balance & 2035 Pour vous permettre de faciliter les recherches et identification des écritures, ces écrans Grand-Livre & Balance sont consultables simultanément. 4.9 Réception par APICRYPT > gestion des messages avec des pièces jointes La présence des pièces jointes, dans les messages APICRYPT, posait des problèmes de décryptage et d identification du contenu. Certains de vos correspondants, émettent des messages «apicryptés» en plaçant dans la pièce jointe, le document original. Le contenu de cette pièce jointe est repris dans le corps du message. Cependant pour conserver la mise en forme du courrier initial, il est intéressant de mémoriser le document original et non la «Copie Texte» du contenu. L équipe OuvrezLaboite.

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