1. Informations générales

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1 1. Informations générales 1.1 Généralités Cadre légal Pour obtenir le diplôme de «Master en sciences de l ingénieur industriel», tout étudiant doit avoir accompli en deuxième année de master des activités d insertion professionnelle, à savoir un stage et un travail de fin d étude (TFE), durant 13 semaines au moins. Le stage sera effectué durant la 2 ème année de Master Nature de l entreprise Le stage d insertion est effectué préférentiellement dans une entreprise du secteur de formation choisi par l étudiant. Le terme «entreprise» est à comprendre au sens large : il peut s agir d un atelier, d un chantier, d un laboratoire de recherche, d un bureau d études, d une administration ou d un organisme de service privé ou public Il ne peut toutefois pas s agir de l ECAM Objectifs et contenu du stage Le stage doit permettre à l étudiant : de s insérer dans l entreprise en prenant connaissance de son organisation générale, son management, sa culture, son contexte social, sa gestion journalière, son insertion économique, les aspects techniques, les produits, de gérer un projet industriel* par une participation personnelle active, idéalement au sein d une équipe, avec un haut degré d autonomie et d initiative. 1

2 Pour conclure son stage, l étudiant est amené à : présenter oralement le travail effectué durant ce stage ; rédiger un rapport de stage. * Remarque importante : Si le TFE est lié au projet du stage, les objectifs spécifiques au stage seront alors clairement définis dans la note d activités. Il peut donc s agir d objectifs intermédiaires à atteindre avant de poursuivre le projet dans le cadre du TFE Intervenants et encadrement de l étudiant en stage L étudiant L étudiant effectue son stage d insertion idéalement dans son secteur de formation, soit suivant le cas : Electromécanique, Automatique, Construction, Géomètre, Electronique, Informatique. L entreprise L entreprise désigne une personne mandatée pour signer la convention de stage. Le plus souvent, il s agira du Directeur des Ressources Humaines (DRH). L entreprise désigne un Maître de stage qui prend en charge l étudiant dans le cadre de son stage. Le Maître de stage est la personne de contact privilégiée de l entreprise dans le cadre du stage. A ce titre, il serait souhaitable qu il puisse assurer l encadrement technique et scientifique et qu il dispose des qualifications correspondant aux objectifs de la formation d ingénieur. Il accepte également de participer à la rencontre d évaluation en fin de stage avec l étudiant et le Superviseur de stage (suivant l article 38 du règlement des études, il est interdit de participer à l évaluation d un étudiant s il est l un de ses parents ou alliés jusqu au quatrième degré inclusivement). L ECAM Le Superviseur de stage est un enseignant de l ECAM qui a pour mission de suivre le stage et son bon déroulement. Le Coordinateur d année a pour mission de suivre la phase de recherche d un stage qui se conclut par la signature finale de la proposition de stage. Le Responsable d unité donne son accord pour le stage en l acceptant dans son unité. Il répartit les Superviseurs au sein de son unité. Le Directeur adjoint assure le suivi et le contrôle administratifs du stage. A ce titre, il est habilité à signer la convention de stage au nom de l ECAM. 2

3 1.2 Organisation du stage Lieu Il n existe pas de limite concernant le lieu du stage. Toutefois, on distinguera les cas suivants : a) Si le lieu du stage est situé en Belgique ou dans un rayon de 150 km autour de Bruxelles, le suivi sera tel que décrit ci-dessous. b) Sur base d une demande motivée par l étudiant et appuyée par un enseignant, le lieu du stage peut être exceptionnellement situé dans un rayon de 300 km autour de Bruxelles (à l exception de la Grande Bretagne) moyennant une seule visite du Superviseur de stage (pour autant que la visite sur le lieu de stage puisse se dérouler en une journée). c) Si l étudiant n a pu trouver une solution dans le cas b) ou s il désire effectuer un stage dans un rayon supérieur à 300 km autour de Bruxelles, un dossier doit être introduit auprès du Directeur adjoint Stages/TFE au plus tard le 22 avril Un accord doit alors être passé avec l entreprise. Le suivi ECAM fera l objet d une convention particulière entre les parties. Dans ce cas, le TFE ne sera pas lié au stage, sauf circonstances exceptionnelles. L étudiant devra alors anticiper la démarche de recherche du TFE. Remarque : Pour les stages à l étranger d une durée minimale de 12 semaines, une bourse Erasmus-stage peut être accordée (une seule bourse par institut). Ainsi l étudiant pourra commencer son stage de manière anticipée durant les vacances afin de couvrir 12 semaines. Pour plus d informations à ce sujet, se renseigner auprès de Madame Ch. Demeuldre (dmd@ecam.be), responsable des relations internationales. 3

4 1.2.2 Durée et période de stage Pour des questions d organisation interne et en concertation avec les entreprises, l ECAM a choisi d organiser le stage dans la première partie du premier semestre, c est-à-dire du mardi 16 septembre 2014 au vendredi 24 octobre Le premier jour de l année académique est réservé à la rentrée avec présence obligatoire de tous les étudiants à l ECAM Responsabilité de l étudiant Il est de la responsabilité de l étudiant de rechercher un stage d insertion en entreprise et d en faire la proposition au Coordinateur d année, en respectant les délais qui lui sont imposés. L étudiant est également responsable du choix de son stage. Lorsqu il recherche un stage, il est de son devoir de s assurer que les objectifs précisés du stage d insertion peuvent être atteints dans le cadre de l entreprise qu il choisit. 1.3 Dossier de stage L étudiant est tenu de constituer un «Dossier de stage». Il reprend l ensemble des documents liés au stage, notamment : - le dossier de recherche de stage et l ensemble des correspondances échangées lors des démarches de recherche du stage (copies des lettres ou messages envoyés et originaux des courriers reçus suite à ses demandes), - la proposition de stage complétée, - la convention de stage complétée, - la note d activités, - un éventuel journal de bord, - le certificat de stage, -... Ce dossier n est pas à rendre en fin de stage. Toutefois, les pièces composant ce dossier doivent pouvoir être présentées au Coordinateur d année ou au Directeur adjoint Administration & Finances à leur demande et notamment lorsque l étudiant éprouve des difficultés à trouver un stage par lui-même Recherche du stage Bien que la recherche du stage incombe à l étudiant, il lui est suggéré de se tourner vers les enseignants pour obtenir des propositions de stage ou tout simplement des conseils pour le choix de stage. 4

5 Si l étudiant rencontre des difficultés majeures dans la recherche de son stage (le dossier de stage évoqué ci-avant devant en fournir les preuves), il peut être assisté par le Coordinateur d année qui lui donnera les informations nécessaires aux contacts en entreprises et/ou des propositions de stages. Début avril, un état des lieux des recherches de stages sera établi par le Coordinateur d année et les étudiants qui n ont pas encore une perspective de stage doivent faire preuve de leurs démarches auprès de celui-ci. Quelques conseils : Assurant à l'étudiant un contact direct avec le cadre de sa future vie professionnelle, le stage constitue un élément indispensable de sa formation. Aussi, lors du choix de son stage, l'étudiant accordera une grande importance au thème, au contenu et au milieu dans lequel il se déroulera (les considérations du type distance ou facilité d'accès seront considérées comme secondaires). Les étudiants en quête de stage sont nombreux. Aussi l'étudiant entamera ses démarches auprès de l'industrie, dès que possible. Il aura ainsi plus de chance d'obtenir une réponse favorable. Certaines entreprises ne donnent pas suite aux demandes introduites directement par les étudiants et exigent de passer par l'intermédiaire de l'ecole. Dans ce cas, il conviendra de prendre contact, à ce sujet, avec le Coordinateur d année Acceptation du stage - Document «Proposition de stage» Pour se mettre d accord sur un sujet de stage avec l entreprise et l ECAM, l étudiant remplit une proposition de stage. L étudiant détermine d abord le sujet avec l entreprise. Le Responsable d unité accepte ou non le stage sur base de cette description. Le Responsable d unité est le Responsable de l unité en relation avec le sujet de stage. En cas de doute, le Coordinateur d année peut aiguiller l étudiant vers le Responsable d unité adéquat. Le Responsable d unité peut requérir de l étudiant des informations complémentaires et/ou des précisions sur le stage proposé. L acceptation se fait notamment en tenant compte de l objet social de l entreprise, de sa taille, de son organisation et des compétences de ses cadres, en liaison avec la formation de l étudiant. Si le stage est accepté par le Responsable d unité, celui-ci indique à l étudiant le nom du Superviseur pressenti. Si le stage est lié au TFE, il faut prévoir que le Superviseur sera idéalement le futur Tuteur. En cas de refus du stage par le Responsable d unité, l étudiant proposera un nouveau stage en présentant une nouvelle proposition de stage. 5

6 L étudiant doit procéder personnellement à l encodage informatique de la proposition de stage en suivant les étapes suivantes : 1. Il se connecte au site de «Gestion des Stages et Mémoires» : où il encode son matricule et son mot de passe «ECAM». (un lien est également disponible sur Eole). 6

7 2. A l aide du bouton «Introduire la proposition de stage de stage de 2 ème Master» il encode sa proposition de stage à l écran : 3. Il doit envoyer, imprimer et signer la proposition provisoire. 4. Il la fait ensuite signer, dans l ordre, par - Le Maître de stage (la proposition peut être envoyée par mail ou par fax pour éviter un deuxième passage dans l entreprise à condition que le document reste clair et lisible). - Le Responsable d unité qui se rapporte au sujet du stage. 7

8 5. Il doit se présenter au secrétariat «Accueil» muni de son document signé au plus tard le 16 mai Si le thème et le lieu du stage n'ont pas été déterminés pour cette date et si le Coordinateur d année n'en a pas été informé, l'étudiant ne pourra plus trouver chez celui-ci l'aide éventuelle nécessaire à la recherche d'un stage. De plus, l évaluation finale tiendra compte d un éventuel retard dans la remise de ce document. Le Responsable d unité désigne ensuite le Superviseur définitif pour chaque étudiant dont le stage a été accepté dans son unité. Il transmettra l information aux étudiants par voie d affichage aux valves. L étudiant remet une copie au Maître de stage et en conserve un exemplaire Convention de stage L étudiant est invité à se présenter au secrétariat «Accueil» avec sa proposition de stage dument signée. Après vérification du document, il lui sera remis 3 exemplaires originaux de la convention de stage. En cas de présentation d un document de proposition de stage incomplet, l étudiant sera invité à se représenter au secrétariat Accueil avec un document conforme. L étudiant signe la convention et prend contact avec le représentant mandaté de l'entreprise afin de lui faire signer la convention. Les 3 exemplaires munis des deux signatures seront remis au secrétariat «Accueil» pour signature par le Directeur adjoint Stages/TFE. Un exemplaire sera transmis par l ECAM à l entreprise. Un exemplaire sera à disposition de l étudiant au secrétariat accueil une semaine après la remise des exemplaires signés. Un exemplaire sera conservé par l ECAM. Une dérogation sera, le cas échéant, accordée par le Directeur adjoint Stages/TFE si l entreprise dispose d un tel document qu elle souhaite utiliser de préférence. Dans ce cas, il faut que ce document contienne au moins les renseignements requis dans le modèle de convention. Sauf circonstances exceptionnelles laissées à l appréciation du Directeur adjoint Stages/TFE la convention de stage munie des signatures doit être remise au secrétariat «Accueil» au plus tard le 13 juin Elle doit de toute manière être signée avant le début du stage. 8

9 Tout stage réalisé par un étudiant qui n a pas obtenu l accord du Coordinateur d année et/ou sans convention signée par toutes les parties ne peut être accepté et ne sera pas pris en considération. La note 0 sera alors attribuée pour le stage. De plus, en cas de convention non signée par toutes les parties, l étudiant n est pas couvert par l assurance de l ECAM. Lorsqu'une convention de stage a été signée, elle devient irrévocable pour l'étudiant (sauf cas tout à fait exceptionnel et accord préalable du Directeur adjoint Stages/TFE, en concertation avec le Maître de stage et le Superviseur de stage). Si l étudiant souhaite modifier une quelconque des données contenues dans la convention de stage après sa signature, il prend contact avec le Directeur adjoint Stages/TFE pour en convenir le plus rapidement possible. Aucune modification ne sera admise sans ce contact préalable Note d activités La note d activités doit être rédigée par l étudiant dès les premiers jours du stage. Elle permet de clarifier le rôle de l étudiant durant le stage. Elle traduit ainsi les objectifs généraux précités en objectifs spécifiques proposés par l entreprise et issus de la première discussion entre le Maître de stage et le Superviseur. Pour montrer l accord de manière formelle, la note rédigée par l étudiant sera validée par le Maître de stage et transmise au Superviseur. De plus, elle reprendra les nom, prénom, mail (et éventuellement numéro de téléphone) des trois acteurs ainsi que les coordonnées précises de l entreprise et du lieu de stage. Un exemple succinct de structure pour la note d activités est repris ci-dessous. La rédaction de la note d activités rentre en compte dans la grille d évaluation. De plus, elle apparaîtra en début du rapport de stage. Remarque : Même s il est parfois difficile pour le Maître de stage de préciser dès le début du stage les grandes lignes du travail que devra effectuer le stagiaire, un maximum d informations sera indiqué dans la note. Dans ce cas, la note d activités peut être complétée par la suite et les modifications devront être signalées au Superviseur. 9

10 Maître de stage : Nom Prénom Mail Gsm Date : Superviseur : Nom Prénom Mail Gsm Etudiant : Nom Prénom Mail Gsm Entreprise : NOM Adresse Période de stage : du au NOTE D ACTIVITES Objectifs généraux Objectifs spécifiques a) S insérer - s intégrer dans une équipe (deux ingénieurs, deux techniciens et un autre stagiaire)- participer aux réunions d entreprise hebdomadaires - b) Gérer un projet industriel : - préparer et présenter le pré-projet à «Réalisation d un banc d essai partir d un budget déterminé pour tester un moteur électrique» - commander le matériel - participer à la réalisation pratique - réaliser les essais - interpréter les résultats - rédiger un rapport d essais - Signature de l étudiant Signature du Maître de stage Journal de bord Il est conseillé à l étudiant de rédiger un document qui reprend toutes les activités journalières effectuées pendant son stage. Il y décrira de manière succincte son travail personnel ainsi que les contacts pris avec les personnes de l entreprise ou à l extérieur de celle-ci. Il pourra ainsi y faire figurer des notes qu il considère utiles à la rédaction de son rapport de stage final. 10

11 1.3.6 Certificat de stage Au terme du stage, un certificat, établi sur papier à en-tête de l entreprise, doit être produit par l entreprise et remis à l étudiant ou transmis à l ECAM Ce document doit comporter les renseignements suivants : la raison sociale de l'entreprise ; l'identification complète de l'étudiant : nom, prénom, lieu et date de naissance, adresse légale (domicile officiel) ; les dates exactes du stage. Le certificat doit être daté et porter le nom et la signature du représentant mandaté de l'entreprise. Le certificat de stage original est remis au secrétariat «Accueil» pour une date qui sera précisée dans l échéancier «STAGE/TFE» de rentrée académique Toute difficulté pouvant entraîner un retard est signalée avant cette date par écrit au Directeur adjoint Stages/TFE. Un modèle est repris ci-dessous : CERTIFICAT DE STAGE Je soussigné,., en qualité de , atteste par la présente que..., né à Localité 1, le, et domicilié à (adresse complète), a effectué un stage dans notre entreprise 2 du.. au.. 3. Fait à, le... Signature 1 Précisez le (Pays) si celui-ci n est pas la Belgique 2 Le cas échéant, dans notre organisation 3 Faire mention d une deuxième période si nécessaire 11

12 1.4 Mission du Superviseur de stage Le Superviseur et le Maître de stage veillent ensemble au bon déroulement du stage. A cet effet, un échange régulier d informations est souhaitable entre le Superviseur et le Maître de stage. a) Le Superviseur de stage prend contact avec le Maître de stage avant le début du stage (ou, à défaut, dès les premiers jours du stage) afin de préciser de commun accord son objectif exact et ses conditions de déroulement. b) Dans les deux premières semaines du stage, le Superviseur rend une première visite à l étudiant pour s assurer du bon déroulement du stage. c) A l approche du terme du stage, l étudiant prend contact avec le Superviseur et le Maître de stage pour organiser la rencontre de présentation et d évaluation. Cette rencontre réunira notamment le Maître de stage, le Superviseur de stage et l étudiant. Remarque : Il est demandé au Maître de stage de se manifester au Superviseur de stage ou auprès du Directeur adjoint Stages/TFE si le comportement de l'étudiant est incorrect, porte atteinte aux intérêts de l entreprise ou ne permet pas de satisfaire aux objectifs du stage. En cas d exclusion du stagiaire, le Directeur adjoint Stages/TFE décidera, après concertation avec les personnes concernées, si l étudiant peut poursuivre son stage dans une nouvelle entreprise. S il est reconnu en tort, l étudiant se verra attribué une note de 0/20 pour l évaluation finale du stage. 1.5 Conditions d exécution Confidentialité Le caractère confidentiel de certaines données et/ou de résultats d études doit être annoncé et délimité précisément, en nature et en étendue, avant l établissement et la signature de la convention de stage. L attention est attirée sur le fait que le stage doit pouvoir faire l objet d une présentation écrite et orale permettant à suffisance d apprécier le travail produit par l étudiant Communications Les communications et informations aux étudiants relatives au stage de 2 ème Master seront faites, selon le cas, via les valves et/ou via un lien sur le site Eole. 12

13 1.5.3 Assurances Tout stagiaire en ordre concernant la convention de stage est couvert par une assurance souscrite par l'ecam, tant en responsabilité civile envers les tiers, qu'en accidents corporels (chemin du stage compris). Cette assurance n'intervient que pour la (ou les) période(s) de stage figurant sur la convention de stage, dans le cadre des activités liées à ce stage. Il est donc indispensable en cas de modification que l'étudiant prenne contact avec le Directeur adjoint Stages/TFE. Cette assurance couvre : d'une part, le remboursement, après intervention de la Mutuelle, des frais médicaux, pharmaceutiques et frais assimilés, qui sont la conséquence d accidents survenus aux étudiants durant leurs stages en usines, sur chantiers et dans les entreprises, et ce même pendant les vacances qui pourraient être incluses dans la période de stage; d'autre part, les responsabilités pouvant reposer sur l assuré en vertu des articles 1382 à 1386 du code civil, du chef d accidents causés aux tiers. Cette garantie est accordée dans les limites du contrat jusqu à concurrence des capitaux suivants : Dommages corporels : Dommages matériels : ,49 par accident ,25 par accident y compris les dommages causés par feu, explosion, fumée et eau à concurrence de ,52 Dommages aux objets confiés aux stagiaires ,38 Une clause de renonciation de recours contre les personnes physiques et morales qui auraient employé des étudiants en qualité de stagiaire est prévue au contrat. Dans le cas où des objets seraient confiés aux étudiants en dehors de leur présence en entreprise, il y a lieu d en informer préalablement le Directeur adjoint Stages/TFE. 13

14 2. Déroulement et évaluation du stage Voici les différentes étapes chronologiques du stage : 1) L étudiant prend d abord contact avec le Superviseur : il lui présente l entreprise dans laquelle il va effectuer son stage, les grandes lignes du travail qui lui est proposé et échange les coordonnées pour d éventuels contacts. 2) Avant le début du stage (ou, à défaut, dès les premiers jours du stage), le Superviseur prend contact avec le Maître de stage afin de préciser de commun accord son objectif exact et ses conditions de déroulement. Ceci se retrouvera sous forme d une note d activités rédigée par l étudiant, validée par le Maître de stage et transmise au Superviseur. Le Superviseur et le Maître de stage en profiteront pour fixer la date de la première visite. 3) Dans les deux premières semaines du stage, le Superviseur rend une première visite à l étudiant pour s assurer du bon déroulement du stage. 4) Au plus tard à mi-stage, le Maître de stage complète la première partie de la grille d évaluation, à savoir l évaluation continue. Il s agit là d une évaluation formative. De son côté, l étudiant s auto-évaluera également à l aide de cette partie de la grille d évaluation. L évaluation du Maître de stage et l autoévaluation de l étudiant sont alors confrontées par ces deux personnes lors d une rencontre pour un échange constructif. Le Superviseur veille à ce que cet échange soit réalisé et s assure ainsi du bon déroulement du stage. 5) A l approche du terme du stage, l étudiant prend contact avec le Superviseur et le Maître de stage pour organiser la rencontre de présentation. Lors de celle-ci, il effectue une présentation personnelle de maximum 20 minutes (suivie de 10 minutes de questions-réponses) qui reprend le canevas de son rapport de stage, notamment les activités réalisées pendant le stage. Cette présentation est évaluée par le Superviseur et par le Maître de stage. Lors de cette présentation, il est également demandé au Maître de stage de réaliser l évaluation continue de l étudiant. 6) A la fin du stage, l étudiant rédige un rapport de stage dont il fait parvenir une copie papier au Maître de stage et au secrétariat «Accueil» pour une date qui sera précisée dans l échéancier «STAGE/TFE» de rentrée académique Ce rapport a pour but d'amener l'étudiant à effectuer un travail de rédaction lié à l ensemble des activités effectuées pendant le stage et à présenter ses réflexions inspirées par le stage. Pour cette même date, il dépose également au secrétariat «Accueil» le certificat de stage ainsi que le 14

15 questionnaire d évaluation de l entreprise. Le rapport de stage est évalué par le Superviseur. La grille d évaluation se trouvera en temps utile dans la rubrique document de la plateforme stage ( Remarque : Le stage étant réalisé pendant les périodes de cours et faisant l objet d une «évaluation continue» (semblable à celle des activités de laboratoire), la note d évaluation obtenue est liée à la première session d examens et est par conséquent non ré-évaluable en cas de deuxième session. En effet, il est impossible de pouvoir refaire un stage pendant les vacances d été étant donné l indisponibilité des Maîtres de stage et des Superviseurs de stage pendant cette période de l année. 15

16 Le déroulement de la période de stage : Semaine S1 S2 - Contacts : Etudiant Superviseur Superviseur Maître de stage Début de la période de stage - Rédaction de la note d activité signée par tous les acteurs - Première visite du Superviseur dans l entreprise - Autoévaluation et évaluation formative S3 S4 S5 S6 S7 S8 - Présentation orale organisée par l étudiant : évaluation à réaliser : «évaluation continue» et «présentation orale» Fin de la période de stage - Echéance pour la remise du rapport et du certificat de stage. - Evaluation du rapport écrit par le Superviseur - Encodage de l évaluation complète par le Superviseur (S9) Clôture - Échéance pour l encodage définitif des cotes 16

17 Echéancier RECHERCHE DU STAGE Mardi 22 avril 2014 : - rencontre avec le Coordinateur d année si aucune piste sérieuse n a été trouvée dans la recherche du stage ; - date limite de remise du dossier au Directeur adjoint Stages/TFEdans le cas d un stage à l étranger. Vendredi 16 mai 2014 : date limite de remise de la proposition de stage signée par le Responsable d unité et par l entreprise. (les 3 exemplaires de la convention de stage sont directement remis à l étudiant si le dossier est complet). Vendredi 13 juin 2014 : date limite de remise des 3 exemplaires signés de la convention de stage (secrétariat «Accueil») DEROULEMENT ET EVALUATION Du mardi 16 septembre 2014 au 24 octobre 2014 : période de stage Avant le stage : contact pris par l étudiant avec le Superviseur contact pris par le Superviseur avec le Maître de stage Semaine 1 : rédaction de la note d activités et envoi au Superviseur Semaine 1-2 : visite du Superviseur Mi-stage : auto-évaluation et échange avec le Maître de stage Semaine 5 : contact pris par l étudiant avec le Maître de stage et le Superviseur pour l organisation de la rencontre de présentation Semaines 6 et 7 : rencontre de présentation A préciser dans l échéancier «STAGE/TFE» de rentrée académique : - date limite de remise des : rapport de stage (secrétariat «Accueil» et Maître de stage) certificat de stage (secrétariat «Accueil») - date limite de remise des évaluations du Maître de stage et du Superviseur 17

18 Coordinateurs des stages & travaux de fin d études : Stages de 3 ème Bachelier : Monsieur David KIMPLAIRE d.kimplaire@ecam.be Stages et TFE de 2 ème Master : Monsieur René VANBEVEREN r.vanbeveren@ecam.be Renseignements et informations : stages@ecam.be ECAM, Institut Supérieur Industriel ASBL Promenade de l Alma Bruxelles n entreprise : Tél : 02/ Fax : 02/ Internet : secretariat@ecam.be Informations générales 1MA_Stages 2MA _édition