L espace client. La formation par excellence

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1 L espace client La formation par excellence

2 Pourquoi créer son espace client? L espace client est l outil qui vous permettra de travailler en toute autonomie. Vous maîtriserez toutes les étapes de la gestion de vos formations et accéderez rapidement à l historique complet de votre compte (depuis 2007).» Un service gratuit» Un accès simple et rapide» Une information en temps réel» Tous vos documents disponibles en ligne Demandez votre accès Ce service est accessible depuis la page d accueil du site orsys.fr. Munissez-vous de votre identifiant (votre adresse mail) et de votre mot de passe. Obtenir un mot de passe Faites votre demande au ou par mail à info@orsys.fr vous recevrez toutes les informations sur votre messagerie dans un délai de 2 heures. Mot de passe oublié Au moment de vous identifier sur notre site internet, saisissez votre adresse de messagerie et cliquez sur «Mot de passe oublié», un message est instantanément envoyé à nos services qui, après vérification, vous renvoient vos données. NB : Votre mot de passe peut être modifié à votre convenance, dans la rubrique «Mes données personnelles» de votre espace client. La Grande Arche Paroi Nord Paris La Défense cedex Tél : Fax : info@orsys.fr page 2

3 Comment l utiliser? L utilisation de cet espace est très simple. Les pages ci-après vous guideront dans son utilisation. 1- Les demandes d inscription Saisir une demande Valider une demande Le brouillon 2- Accéder à vos données Les inscriptions en cours La gestion des intras Vos informations personnelles 3- Consulter/télécharger ses documents Les documents administratifs Les factures La dématérialisation Information Votre session se déconnecte automatiquement après 30 mn d inactivité. La Grande Arche Paroi Nord Paris La Défense cedex Tél : Fax : info@orsys.fr page 3

4 Les demandes d inscription Saisir une demande d inscription(s) En fonction de vos besoins, deux procédures sont possibles : Inscription par participant : vous saisissez le nom du participant pour l inscrire à une ou plusieurs sessions. Inscription par session : permet de sélectionner un cours puis d y inscrire un ou plusieurs participants. NB : toute inscription non enregistrée à cette étape sera perdue. Validation de la demande Une fois les données validées, une page récapitulative vous permet de vérifier les informations saisies, de les modifier ou encore d ajouter d autres inscriptions (pour un même participant ou pour une même session). Votre commande sera validée lorsque vous aurez cliqué sur «valider et envoyer». Un numéro de commande est attribué et notre service inscription traite votre demande (vous recevrez un accusé de réception par mail). Enregistrer un brouillon Pour une saisie provisoire, la sauvegarde en mode «Brouillon» vous permettra d y accéder ultérieurement pour la modifier, la valider ou la supprimer. Un seul brouillon est disponible à la fois. La Grande Arche Paroi Nord Paris La Défense cedex Tél : Fax : info@orsys.fr page 4

5 Accéder à vos données Vos demandes en cours La rubrique «mes demandes en cours» permet de consulter l état de toutes les inscriptions en attente de réalisation : confirmée, convoquée ou reportée. Vous y trouverez également les courriers de convocation ainsi que les conventions lorsqu elles sont demandées. Vous pouvez filtrer votre consultation par année, nom de l inscrit, code stage ou fourchettes de dates. Astuce : dans la rubrique «demandes en cours», pour une recherche plus facile et rapide, utilisez les filtres pour affiner votre recherche, ou cliquez sur les intitulés de colonnes pour trier les informations par ordre croissant/décroissant. La gestion des intras Ces informations sont utilisables pour les sessions interentreprises mais aussi pour les sessions intras qui sont disponibles séparément. Vos informations personnelles Dans le menu «Mes données personnelles», modifiez les informations liées à votre compte : adresses, numéros de téléphone, noms, mot de passe La Grande Arche Paroi Nord Paris La Défense cedex Tél : Fax : info@orsys.fr page 5

6 Consulter/télécharger des documents Les documents administratifs Grâce à l espace client, retrouvez facilement tous vos documents. Visualisez, téléchargez ou imprimez les convocations, les attestations de présence ou encore les feuilles d émargement. Les factures Les factures sont disponibles à la consultation et à l impression : il suffit de cliquer sur l icône «Factures». Elles peuvent être envoyées par courrier à votre demande. Astuce : dans les rubriques «Documents administratifs» et «Factures» pour une recherche plus facile et rapide, utilisez les filtres pour affiner votre recherche, ou cliquez sur les intitulés de colonnes pour trier les informations par ordre croissant/décroissant. La dématérialisation Dans le cadre de notre politique de développement durable, nous vous proposons de ne plus recevoir certains documents par courrier : accusés de commande, conventions, convocations. Ces documents sont disponibles sur votre espace client et peuvent vous être envoyés uniquement par mail. Pour mettre en place cette démarche, contactez-nous au La Grande Arche Paroi Nord Paris La Défense cedex Tél : Fax : info@orsys.fr page 6

7 FAQ Je travaille au sein d un groupe, puis-je accéder aux actions de formation gérées par les autres entités? L accès aux informations des autres entités de votre groupe est possible, il suffit d en faire la demande auprès de votre consultant formation Orsys ou d envoyer un mail à info@orsys.fr. Pour des raisons de confidentialité, nous nous assurerons néanmoins que cette action est autorisée par vos confrères. Notre société dispose de procédures internes qui ne nous permettent pas d utiliser l espace client pour passer nos commandes. Pouvons-nous néanmoins l utiliser pour accéder aux historiques et documents disponibles en ligne? Oui, l accès aux historiques et aux documents est possible quel que soit votre mode de commande. Il m arrive de quitter involontairement l espace client et de devoir m identifier à nouveau pour y revenir, est-ce normal? Oui, c est normal cela s appelle le "délai d'attente expiré". Au bout de 30 minutes sans action de votre part sur l'espace client, votre session se ferme automatiquement pour des raisons de sécurité. Comment faire pour annuler une commande? Il vous suffit d envoyer un mail à info@orsys.fr : le service administratif procédera à l annulation et celle-ci sera effective dès le lendemain. Il en est de même si vous voulez modifier le nom d un participant. La Grande Arche Paroi Nord Paris La Défense cedex Tél : Fax : info@orsys.fr page 7