Présentation méthodologique de l évaluation externe en EHPAD

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1 Association Loi 1901 Présentation méthodologique de l évaluation externe en EHPAD Dans le cadre du décret sur l évaluation externe des établissements sociaux et médico-sociaux Janvier 2014 Sommaire INTRODUCTION... 2 REFERENCES DE L ORGANISME EVALUATEUR... 2 PRESENTATION D AXE PRO FORMATION... 3 HABILITATION... 4 METHODE ET CADRE DEONTOLOGIQUE... 4 LA DEMARCHE D INTERVENTION... 8 LES 6 ETAPES DE LA DEMARCHE D EVALUATION : COMPOSITION ET MISSIONS DE L EQUIPES D EVALUATEURS EN EHPAD CRITERES PRIS EN COMPTE POUR LE CALCUL DU PREVISIONNEL TEMPS LE RAPPORT D EVALUATION EXTERNE MODALITES DE SUIVI DE L EVALUATION DEVIS DESCRIPTIF DES PRESTATIONS EN EHPAD MODALITES DE FACTURATION ENGAGEMENT D AXE PRO FORMATION EN QUALITE D ORGANISME HABILITE

2 Introduction L évaluation externe a été introduite par la loi n du 2 janvier 2002 rénovant l action sociale et médico-sociale. Portant sur les activités et la qualité des prestations des établissements et services visés à l article L du code de l Action sociale et des familles (CASF), l évaluation externe porte de manière privilégiée sur la pertinence, l impact et la cohérence des actions déployées par les établissements et services. Les champs des évaluations externe et interne sont les mêmes afin d assurer la complémentarité des analyses portées sur un même établissement ou service et de fait, pouvoir apprécier les évolutions et les effets des mesures prises pour l amélioration continue du service rendu., de par la certification de ses intervenants dans le domaine de l évaluation, est en mesure d accompagner votre structure dans cette démarche à travers une méthodologie claire et adaptée à la spécificité de chaque établissement. Références de l organisme évaluateur Nom, adresse, téléphone Contacts Date et numéro de l habilitation Zone d intervention géographique couverte par l organisme dans le cadre de l évaluation externe Expérience(s) professionnelle(s) dans le champ social et médico-social AXE PRO FORMATION 4 Bd Gambetta Pelissanne BINOS Jean-Philippe (Directeur) direction@association-axe-pro-formation.fr Habilitation ANESM dans le cadre de la huitième session d habilitation - Juillet 2011 sous le N H France entière Organisme de formation spécialisé dans le champ médicosocial depuis 1996 (Maintien à domicile, établissements pour Personnes Agées) Direction assurée par Mr Jean-Philippe BINOS, directeur d EHPAD de 1993 à 2009, titulaire d un mastère spécialisé en management des structures d action sociale, médico-sociale et organisations sanitaires, évaluateur externe certifié ARAFDES depuis

3 Présentation d L association, régie par la loi de 1901, a été créée en Septembre 1996 pour répondre aux besoins de professionnalisation de plusieurs services d aide et de soins à domicile du département des Bouches du Rhône. Plusieurs milliers de salariés ont été formés depuis la création sur toutes les problématiques du vieillissement et du maintien à domicile des Personnes Agées. Le conseil d Administration d est composé de professionnels du secteur de la santé ou médico-social (Médecin, directeur de structure ou service, salariés du secteur, etc...). L inscription d dans le secteur médico-social depuis 16 ans représente pour votre organisme une garantie au titre de : sa longue expérience d accompagnement des établissements sociaux et médico-sociaux sa connaissance et la prise en compte des divers enjeux qui sont ceux des politiques publiques et du secteur médico-social, sa compréhension de la problématique des besoins des personnes accueillies sa connaissance des références qui fondent les pratiques professionnelles et institutionnelles. sa culture reconnue de soutien et d attention à la mise en œuvre de valeurs humanistes son attachement à la citoyenneté, à la solidarité et au service public l expérience de terrain de ses intervenants qui sont tous des professionnels reconnus dans leur secteur d activité Dans le cadre de la démarche d'évaluation externe, l'équipe d'intervenants d s'appuie sur des principes éthiques et s'engage : à proposer un dispositif de collaboration avec l'ensemble des acteurs de la structure évaluée afin de cerner au mieux vos attentes et vos enjeux. Car c'est à partir d'une telle démarche collaborative, qu'au-delà de l'enjeu de renouvellement d'agrément ou d autorisation, pourra s'engager une réelle dynamique de valorisation et d'amélioration de l'ensemble des prestations et projets. à mener l ensemble de cette démarche en lien ou en présence d un référent interne à respecter la stricte confidentialité et l'anonymat des personnes rencontrées et à ne divulguer aucun document fourni, aucune information reçue. Tous les documents transmis par le ou les établissements et services seront restitués à la fin de la mission. intervient sur l ensemble du champ «Personnes Agées», aussi bien pour les SAD, SSIAD, EHPAD, EHPA, PASA, UHR, etc 3

4 La direction de l organisme est assurée depuis 2011 par un professionnel confirmé, directeur d EHPAD et d organisme gestionnaire durant 16 ans, évaluateur externe certifié et diplômé de niveau I (équivalent CAFDES), membre et administrateur de l Association Française des Evaluateurs Externes (AFEE). Le Directeur assure également des missions d évaluation, de formation et d accompagnement sur certaines thématiques spécifiques. Les consultants/formateurs qui interviennent pour répondent tous à des exigences de rigueur et de compétence qui garantissent la qualité de nos prestations. Tous les intervenants sont des professionnels expérimentés dans le domaine traité. Bien plus qu un simple organisme de formation ou évaluateur, Axe Pro se positionne véritablement comme un partenaire qui vous accompagne dans la réussite de vos projets. Habilitation a été habilité auprès de l Agence Nationale d Evaluation Sociale et Médico-sociale (ANESM) dans le cadre de la huitième session d habilitation - Juillet 2011 sous le N H Méthode et cadre déontologique développe une approche de l'évaluation externe dans le strict respect du décret relatif à l évaluation sociale et médico-sociale. Avant toute mission d évaluation, réalisation d un diagnostic synthétique (entretien physique ou téléphonique) permettant de confirmer l opérationnalité de la structure vis-à-vis des exigences de l évaluation externe. Ce diagnostic ne fait l objet d aucune facturation. Chaque mission d évaluation entraine la création d un questionnaire évaluatif conforme aux missions de l établissement ou du service et au cadre règlementaire applicable. Ce questionnaire peut, le cas échéant, intégrer des hypothèses évaluatives sur des éléments «remarquables» que l établissement souhaite valoriser dans son rapport. Le processus d évaluation est fondé sur l analyse des bonnes pratiques vérifiables et concrètement mises en place dans la structure. La démarche s inscrit dans une dynamique participative, en particulier par la mise en place d un comité de suivi de l évaluation au sein de l établissement ou du service (conformément au décret , sa mise en place ou non par le responsable de l ESSMS et sa composition, dans le premier cas, est précisée dans le contrat de prestation). Au contrat de prestation, il est joint une déclaration sur l honneur par laquelle, ainsi que les professionnels exerçant les fonctions d évaluateur externe pour son compte, attestent remplir les conditions énoncées dans le décret et celles figurant dans le dossier d habilitation. 4

5 Une équipe d'évaluateurs pluridisciplinaire: pour les EHPAD, l'équipe est composée de trois professionnels expérimentés du secteur social et médico-social dont obligatoirement un directeur d'essms qualifié de niveau I et certifié évaluateur externe qui assure le rôle de «chef de projet» durant la mission d évaluation ainsi que d un médecin coordonnateur en EHPAD. Tous les intervenants sont formés aux méthodes évaluatives soit par Axe Pro Formation selon un programme conforme aux attentes des autorités, soit par des organismes nationaux compétents (ARAFDES, ANDESI, etc ). Dans tous les cas, le CV des évaluateurs est joint au contrat de prestation. à : L équipe d évaluateurs externes adoptera une démarche qui s attachera S'inscrire dans la continuité de la dynamique de chaque établissement ou service - En prenant connaissance des préconisations de chaque auto-évaluation et/ou évaluation interne - Et des actions mises en œuvre (démarche d'amélioration en continu). Favoriser par ses préconisations la démarche de progrès en matière de qualité de service rendu aux usagers de dans chaque établissement et service. Produire un rapport d'évaluation de l établissement ou du service, à la préparation duquel l équipe de direction aura été associée dans la forme et dans le fond, permettant le renouvellement de l autorisation. Au plan opérationnel, notre approche, en référence aux recommandations de l ANESM, s'effectuera à partir de thématiques et de registres spécifiques développés dans un questionnaire évaluatif personnalisé pour chaque établissement. 5

6 Le processus évaluatif produira de la connaissance et comprendra des aspects d'objectivation et des éléments d'analyse partagés entre les évaluateurs externes d et les acteurs de chaque établissement et service, l ensemble permettant de porter une appréciation objective sur : La capacité du service à évaluer avec les usagers leurs besoins et attentes dans le cadre du projet de service, en prenant en compte les interactions avec l environnement familial et social de la personne. L enjeu de la personnalisation de l écoute et de la réponse téléphonique, y compris dans le traitement des demandes en urgence. Les conditions dans lesquelles est élaboré le projet personnalisé et la capacité de celui-ci à prendre en compte les besoins et droits de l usager. L effectivité du projet de l établissement ou du service sur l accès et le recours aux droits. La réponse du service aux attentes exprimées par les usagers. La capacité du service à faciliter et valoriser l expression et la participation des usagers. La capacité du service à observer les changements et adapter son organisation. La prise en compte des recommandations de bonnes pratiques professionnelles dans les modalités de réponses apportées aux usagers. La prise en compte des facteurs de risque et d insécurité selon les différents axes appropriés à chaque contexte : application de normes d hygiène et de sécurité, prévention des situations de crise, mise en place d un dispositif de régulation des conflits, techniques de prise en charge offrant la sécurité individuelle et collective en rapport avec les pratiques professionnelles et garantissant les droits fondamentaux des personnes, plus généralement politique globale de gestion des risques. La capacité du service à assurer la cohérence et la continuité des actions et interventions. Le respect des critères énoncés par la règlementation en vigueur et par les recommandations de bonnes pratiques professionnelles validées par l ANESM. Les formes de mobilisation des professionnels, en observant l organisation collective : organisation des échanges d information, méthodes de travail, dispositifs de gestion de crise, modalités de formation des personnels. La capacité du service à mettre en œuvre des dispositifs d alerte et de formation permettant de mesurer la fatigue professionnelle. 6

7 Le rôle du service au regard des missions confiées par les autorités publiques à partir notamment de la confrontation des différents points de vue, mais aussi des réalisations : Perception du service et de ses missions par les partenaires, les usagers Formalisation des collaborations et des coopérations interinstitutionnelles ou interprofessionnelles autour et avec l usager L inscription du service dans un territoire donné à partir notamment de la prise en compte du réseau de proximité et de l utilisation optimale des ressources du milieu et sa contribution aux évolutions et à la modification de l environnement. Pour chacun de ces thèmes notre méthode d approche aura pour objet : D identifier les objectifs de progrès pour le service aux usagers que s est donné l établissement à travers son projet d établissement et son évaluation interne en terme quantitatif et qualitatif, De rapprocher ces objectifs des moyens, procédures, modes de management opérationnels effectivement mobilisés par l établissement pour atteindre les objectifs affichés, De formaliser en concertation avec l équipe de direction les écarts qui apparaissent le cas échéant entre les objectifs et les moyens (ou l adéquation objectifs/moyens) Au vu de ce constat partagé pourront se dégager des pistes de progrès qu il conviendra de lister, de prioriser et d en planifier la réalisation. La démarche d'évaluation externe ne vise pas à déterminer un degré de conformité par rapport aux normes, mais à identifier la démarche de progrès entreprise, d en mesurer la cohérence par rapport aux moyens mobilisés et de rechercher en concertation des pistes de progrès pour optimiser la qualité du service rendu aux usagers. En conclusion notre démarche d évaluation externe permettra : D'identifier et d apprécier qualitativement les pratiques professionnelles et les dispositifs d'accompagnement des résidents et d'inscrire chaque établissement concerné dans la dynamique de valorisation de ses prestations. De mesurer l'adéquation "pertinence, cohérence, efficacité et efficience" des prestations sur la base d'un questionnaire évaluatif élaboré par l équipe d en tenant compte à la fois des questions évaluatives issues du projet d établissement ou de service mais également des constats et préconisations de l'évaluation interne de chaque établissement. 7

8 La démarche d intervention Le processus de l évaluation externe n a de sens que s il est communiqué, échangé et négocié. Pour ce faire, l existence d instances est incontournable. Car cette volonté de transparence dans une gestion de communication partagée à tous les niveaux des organigrammes est un atout de réussite Naturellement ce schéma de communication peut être adapté à une configuration autre en prenant en compte les contraintes propres à chaque établissement ou service. A - Les instances : Elles seront garantes de la dynamique d un diagnostic partagé, de la transmission des informations relatives à la démarche au sein de chaque établissement et service et de la pré-élaboration du rapport final. Instance au niveau regroupement (s il existe. Exemple: siège social, GCSMS, organisme gestionnaire): groupe de coordination et d harmonisation Composé de membres du regroupement, d administrateurs, du délégué régional si il existe et des directions de chaque établissement et toutes autres personnes inscrites dans la démarche. Ce groupe sera garant de la démarche globale et de sa cohérence pour l ensemble des établissements et services. Son fonctionnement s établira autour d au moins une séance de travail, avant le démarrage de la démarche d évaluation externe et au terme de la démarche. Il s agira : - Au démarrage de la mission pour l ensemble des établissements et services : de définir le cadre d intervention de valider la démarche globale entreprise de planifier les différentes étapes d apprécier la constitution des sous-groupes (personnels, résidents et usagers, familles, partenaires). - En fin de démarche d évaluation externe pour chaque établissement et service: de prendre en compte et d élaborer les préconisations particulières à l établissement ou le service concerné. - En fin de mission pour l ensemble des établissements et services : de présenter le rapport final d organiser sa restitution à chaque établissement et service 8

9 Instance au niveau de chaque établissement et service : groupe ou comité de suivi de l évaluation externe Ce groupe sera composé par des personnels d encadrement, des professionnels (administratif, médical, paramédical, social, services généraux ), des représentants des résidents/usagers et de leurs familles, et autres personnes. Ce groupe sera garant de la démarche au sein de l établissement ou du service et assurera le relais des informations et de la coordination de la démarche d investigation. Il s agira : Plusieurs séances sont prévues pour assurer ce fonctionnement. - Au démarrage de la mission pour chaque établissement et service: d organiser la mise en place du cadre d intervention d amender un plan d action pour les différentes étapes de la démarche d évaluation de constituer les groupes d acteurs qui seront rencontrés. - Au cours de la démarche pour chaque établissement et service : de coordonner les travaux inter et intra sessions de communiquer si besoin sur l état d avancement aux personnels - En fin de mission pour chaque établissement et service : de mener une réflexion collective sur les pistes d amélioration et les préconisations à proposer dans le rapport final. 9

10 Les 6 étapes de la démarche d évaluation : Le processus d évaluation externe mis en œuvre par participe d une démarche de gestion de projet. Ce processus s organise en six étapes : 1ère étape: l élaboration du projet évaluatif Cette première étape est conduite à partir des éléments communiqués par l établissement dans le cadre d une mise en concurrence (cahier des charges) et/ou au terme d une première rencontre permettant une étude documentaire. L analyse documentaire visera à situer l établissement ou le service et son évaluation interne, à partir notamment des éléments suivants : projet associatif (charte ), projet d établissement ou de service, projet de soins, projet d animation, termes des conventions tripartites, accord d agrément, rapport d évaluation interne, dispositions relatives aux droits des usagers (règlement de fonctionnement, règles de vie, cahier de liaison, etc ), l ensemble des outils de la loi (livret d accueil, contrat de séjour ou de prestations, etc ), rapports d activité annuels, comptes rendus de réunion, écrits internes, procédures et protocoles, tout document concernant la gestion des risques et de la sécurité pour les résidents/usagers et les salariés et tout autre document que, par concertation, le groupe de suivi et les évaluateurs d jugeront utiles à la connaissance de l activité et du fonctionnement de l établissement ou du service. A l issue de cette étude documentaire par les évaluateurs externes d Axe Pro Formation, une réunion avec le groupe de suivi sera organisée afin : de déterminer les informations complémentaires qui préciseront cette connaissance et de compléter les outils nécessaires à enrichir la connaissance contextuelle de l établissement ou du service, de son fonctionnement (questionnaires, entretiens, observations, examens documentaires sur site). Il s agira de formaliser, pour chaque établissement et service, un projet évaluatif qui se traduit par un plan d évaluation présentant les modalités et le planning pour l équipe d évaluateurs engagés. Ce projet évaluatif comprend trois parties : a) le cadre de référence de l évaluation Le fondement des activités déployées : cadre réglementaire, missions et/ou objectifs généraux L établissement ou le service, son organisation et son fonctionnement b) Le questionnement évaluatif Les objectifs de l évaluation Les hypothèses évaluatives 10

11 c) Le plan d évaluation Les modalités de mise en œuvre de l évaluation et les phases de concertation à prévoir tout au long du processus évaluatif Les partenaires à mobiliser aux différentes étapes du processus évaluatif : professionnels, usagers, proches Le planning d intervention 2ème étape: Le contrat de prestation Le contrat de prestation comprend les éléments suivants: a) Présentation du projet évaluatif Le cadre de référence de l évaluation Le questionnement évaluatif Le plan d évaluation b) La composition du comité de suivi de l évaluation : direction, représentants des professionnels, membres du CVS c) La composition de l équipe d évaluateurs d) Les documents de référence à mettre à la disposition des évaluateurs Les documents de cadrage réglementaire Les documents à consulter sur place e) Les modalités concrètes d élaboration et de rendu du rapport d évaluation Le plan du rapport Les modalités de remise du rapport (pré-rapport et rapport définitif) f) Le Coût de la prestation 11

12 3ème étape : Démarche de questionnaire (facultatif) Il s agira, sur la base d entretiens individuels et/ou collectifs et de questionnaires, d interroger les différents acteurs qui participent du fonctionnement et de l activité de chaque établissement et service. Ce questionnement sera articulé aux éléments constitutifs de l évaluation interne. Afin de garantir une mobilisation et une implication des différents acteurs concernés par l évaluation externe, trois types d outils et de procédures de recueil d information pourront être utilisés : Méthodologie 1. La passation d entretiens individuels Elle se fera sur la base d un questionnaire évaluatif élaboré par. Les thématiques traitées au travers de cette grille d entretien seront relatives aux domaines référencés lors de l évaluation interne et des éléments à prendre en compte pour l évaluation externe. 2. La passation de questionnaires anonymes Ces questionnaires semi-directifs comporteront des questions ouvertes (approche qualitative) et des questions fermées. Passation des questionnaires en groupes accompagnés. Effectif variable selon possibilité des personnes en perte d autonomie sévère 3. Les entretiens collectifs (5 à 10 personnes), par établissement ou service Ces entretiens collectifs seront animés par des intervenants d. La présence des intervenants aura pour objectif de favoriser si nécessaire les prises de parole individuelles des résidents ou usagers et d en effectuer la synthèse. o o o o o o o o o o Acteurs concernés Membres du siège social ou du conseil d administration Des cadres de direction Des personnels de chaque structure. Le panel des personnels devra être constitué des différents métiers et fonctions Eventuellement, des partenaires institutionnels Des résidents ou usagers en capacité de renseigner les items du questionnaire. Le panel de résidents/usagers sera défini par le groupe de suivi Des familles de résidents/usagers volontaires pour participer à la démarche. Des instances représentatives du personnel (DP-CE-CHSCT) Des personnels qui n auront pas participé aux entretiens individuels D éventuels résidents et usagers qui ne seraient pas en capacité de renseigner le questionnaire Des familles. Le panel de résidents et usagers pouvant participer aux entretiens et questionnaires sera déterminé préalablement avec «le groupe de suivi de l évaluation externe» de chaque établissement ou service. 12

13 4ème étape : Observations sur site, analyse des données et synthèse (En fonction de l organisation formelle de chaque établissement et service) Il s agit pour les évaluateurs externes d de prendre connaissance in situ du fonctionnement de l établissement ou du service à partir de : La visite des locaux et la présence à certains temps forts de la vie quotidienne (repas, activités ) La consultation et l analyse de dossiers des résidents et usagers, dossiers de soins, outils de transmissions, dossiers des personnels, documents financiers (mais pas comptables), emplois du temps, comptes-rendus des instances représentatives du personnel, registre de présence, relevé d incidents, et tout autre document susceptible de fournir des informations recherchées sur le fonctionnement de l établissement. A la suite de cette démarche, des réunions seront envisagées pour échanger avec les professionnels sur leurs pratiques. Le choix et l organisation des thèmes seront affinés dans le plan d évaluation. L analyse est conduite, en cohérence avec le décret du 15 mai 2007 fixant le contenu du cahier des charges pour l évaluation, dans une double perspective: «Confronter la situation observée au cadre de référence spécifique de l évaluation» «Examiner la prise en compte des procédures, références et recommandations de bonnes pratiques professionnelles validées ou élaborées par l Agence nationale de l évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ANESM).» La synthèse de l évaluation, s articulera autour de trois axes: La qualité et la pertinence des activités (adaptation des objectifs aux besoins, missions imparties et priorités des acteurs, adéquation des moyens aux objectifs, atteinte des objectifs, etc.) L évaluation de la dynamique d amélioration engagée par l établissement (modalités de mise en œuvre de l évaluation interne) L examen exhaustif des thématiques et registres spécifiques définis réglementairement (15 points définis dans le décret) : appréciation des écarts entre les pratiques constatées et les exigences réglementaires ou les recommandations de «bonnes pratiques professionnelles» 13

14 Non conformités et réalisations remarquables L analyse des données recueillies conduit au repérage des «non-conformités» (écarts entre les pratiques constatées et les obligations légales ou réglementaires, ou les recommandations de «bonnes pratiques»), mais vise également à l identification des «réalisations remarquables», c est à dire des dispositions prises ou des activités mises en œuvre ne relevant d aucune obligation ou recommandation mais dont l effet sur le public en terme de bientraitance est «remarquable». 5ème étape : Restitution-débat autour du pré-rapport Restitution collective des analyses et des constats par les évaluateurs externes auprès des membres du groupe de suivi. Cette restitution collective, suivie d un débat, s appuiera sur les éléments constitutifs du pré-rapport (chapitre 5 point 2.2 du décret relatif à l évaluation externe) et des préconisations résultant de la démarche d enquête et de la phase d observation. Cette phase constitue un temps d échanges et de confrontation des points de vue, pouvant enrichir la réflexion collective. 6ème étape : Rédaction et présentation du rapport Les conclusions de l évaluation seront présentées au groupe de coordination et d harmonisation. Le rapport définitif est ensuite remis à la personne physique ou à la personne morale de droit public ou de droit privé gestionnaire de l établissement ou du service social ou médico-social conformément aux dispositions prévues à l article R Dans ce rapport d évaluation externe figureront également une synthèse et un abrégé reprenant les items contenus dans la synthèse et pour lesquels il est fait des propositions ou préconisations. (3.7 de la section 3 du chapitre V de l annexe 3-10 du CASF). Dans la perspective de l amélioration continue de la qualité des activités et prestations délivrées par l établissement ou le service, l évaluation externe conduira à la formulation de propositions et/ou préconisations. Outre ces propositions et/ou préconisations, l évaluation externe produira également toute observation utile à l aide à la décision du commanditaire concernant l adaptation des modalités d accueil et d accompagnement, au regard de l évolution des besoins des usagers et en tenant compte des ressources. Composition et missions de l équipes d évaluateurs en EHPAD Les évaluateurs qui interviennent pour répondent tous à des exigences de rigueur et de compétence qui garantissent la qualité de nos prestations. Axe Pro dispose de plusieurs équipes opérationnelles complétées de la présence d un professionnel de santé en EHPAD (Médecin coordonnateur). D autres futurs évaluateurs sont actuellement en formation. Tous les évaluateurs sont des professionnels expérimentés dans le domaine traité. Trois profils d évaluateurs composent les équipes d évaluation d Axe Pro (présence d un profil A, B et C dans chaque équipe, le choix de chaque évaluateur ayant et validé préalablement) : 14

15 Profil Evaluateur A Chef de projet Missions dans le cadre de l évaluation d un EHPAD Chef de projet Evaluation des dimensions suivantes : Profil Evaluateur B Missions dans le cadre de l évaluation d un EHPAD Evaluation des dimensions suivantes : Profil Evaluateur C Médecin évaluateur ou professionnel de santé Missions dans le cadre de l évaluation d un EHPAD Evaluation des éléments suivants (en EHPAD uniquement): Le projet d établissement et ses modalités de mise en œuvre Le projet au regard des besoins identifiés Cohérence du projet au regard des missions La place du projet dans son organisation institutionnelle Efficacité-Efficience et impact du projet Prévention des risques liés à la santé inhérents à la vulnérabilité des Résidents Sécurité des personnes et des biens Prévention des risques liés à la maltraitance L organisation générale de l établissement La prévention des risques professionnels L évaluation interne et amélioration continue Système documentaire Gestion des ressources humaines Ressources financières Continuité et cohérence de la prise en charge L établissement dans son environnement L insertion de l établissement dans le contexte territorial L ouverture à et sur l environnement L accessibilité de l établissement La garantie des droits individuels et collectifs Les droits individuels et collectifs Information-Accueil-Admission-Adaptation Gestion du dossier de la personne accueillie La personnalisation de l accompagnement Le cadre de vie Le projet personnalisé La personnalisation des activités individuelles et collectives L articulation vie collective/vie privée Prévention des risques liés à la santé inhérents à la vulnérabilité des Résidents Le projet de soins Le dossier de soins La prévention et la pris en charge de la douleur, des chutes, des escarres, de la dénutrition, des troubles de l humeur et du comportement, Gestion du dossier de la personne accueillie Le maintien des capacités dans les actes de la vie quotidienne et accompagnement de la situation de dépendance Le maintien des capacités de déplacement et l accompagnement des personnes non valides La toilette Continuité et cohérence de la pris en charge L accompagnement de la fin de vie L accompagnement de la personne Le soutien des proches et des professionnels 15

16 Critères pris en compte pour le calcul du prévisionnel temps Pour chaque établissement, nous prenons en compte : le type d agrément/mission et spécificité des publics accueillis la diversité des offres de service proposées la taille de l établissement et son implantation (nombre de places occupées et organigramme des personnels. Base de calcul pour la phase 3 démarche de questionnaire : Entretien individuel : 30 à 45 minutes Entretien collectif pour 1 groupe inférieur à 8 personnes : 1 heure Entretien collectif pour 1 groupe supérieur à 8 personnes : 1 h 30 Passation de questionnaires semi-directifs pour groupes de résidents accompagnés de 12 à 15 personnes : 1 h Tous les personnels figurant sur les organigrammes sont pris en compte, quel que soit leur temps de travail effectif. Les temps de traitement des questionnaires sont offerts Le rapport d évaluation externe Le rapport d évaluation constitue le «produit de sortie» de l évaluation externe. C est sur la base de ce document, en fonction de sa pertinence, que l autorité administrative décidera ou non du renouvellement de l autorisation par tacite reconduction (article L313-5 du Code de l action sociale et des familles). Sa rédaction répond donc à un double objectif : mettre en évidence l efficience du projet au regard des besoins des personnes accompagnées, et garantir la mise en œuvre des dispositions nécessaires à leur sécurité. Le rapport d évaluation externe intègrera une synthèse permettant une meilleure connaissance du service rendu au travers des activités et prestations et un abrégé annexé au rapport d évaluation externe, conformément à l annexe 3-10 du code de l action sociale et des familles (section 3 du chapitre V). 16

17 Modalités de suivi de l évaluation, au-delà de l évaluation en elle-même, s engage à apporter tous les éclairages utiles auprès des autorités sur le contenu du rapport au moment du renouvellement de l autorisation. Ainsi et dans l hypothèse où les autorités compétentes considèreraient le rapport incomplet, réalisera l évaluation complémentaire nécessaire sans aucune facturation supplémentaire. Devis descriptif des prestations en EHPAD Présence des trois évaluateurs sur l ensemble des deux journées d évaluation, le total cumulé des journées d évaluation correspond à 6 journées. Coût de la prestation pour l évaluation d un EHPAD Elaboration du projet évaluatif/etude documentaire Evaluation (mise en œuvre du plan d évaluation) Durée en journées/homme 2 (800 /jour) 2x3 évaluateurs (correspond à 6 journées sur site) 900 /jour Honoraires* (HT) Montant Analyse et synthèse (pré-rapport) 2 (800 /jour) Présentation du rapport 0.5 (800 /jour) Total HT TVA 20.% Total TTC Le tarif proposé comprend la prestation des trois évaluateurs sur l ensemble de la mission. Compte tenu de son statut associatif, a la possibilité de générer chaque année une activité commerciale non assujettie à la TVA dans la limite d un chiffre d affaire n excédant pas Si ce seuil n est pas atteint à la date de réalisation de l évaluation externe, le coût de la prestation pourra âtre ramené au montant HT (spécificité réservée uniquement aux ESSMS associatifs). Forfait déplacement & hébergement en plus calculé au plus juste en fonction de la situation géographique de l établissement ou du service demandeur. 17

18 Dans l hypothèse où notre organisme serait retenu dans la liste des structures référencées, s engage à travailler, les cas échéant, avec les autres organismes retenus sur le plan national (pour les groupes d établissements), ceci dans l objectif de développer une méthodologie commune et conforme aux attentes des établissements du réseau, du groupe ou de la fédération. Modalités de facturation La facturation s effectue au terme de la démarche, après la remise du rapport d évaluation externe. Le montant des honoraires facturés est précisé en même temps que le projet évaluatif est défini. Ce montant dépend de plusieurs facteurs : La nature des activités de la structure (éducatives, pédagogiques, thérapeutiques ) La taille de la structure (nombre de salariés et de personnes accompagnées) Le regroupement dans la même évaluation de plusieurs établissements ou services rattachés à un même siège social La nature des hypothèses ou questions évaluatives soumises aux évaluateurs externes par l établissement ou le service Engagement d en qualité d organisme habilité «Ces obligations ne se substituent pas aux dispositions législatives et règlementaires applicables». Elles complètent et précisent, notamment, les dispositions de même nature contenues dans le décret n du 15 mai 2007 fixant le contenu du cahier des charges pour l évaluation des activités et de la qualité des prestations des établissements et services sociaux et médico-sociaux, et son annexe, dispositions qui s imposent à tout organisme habilité. Règles de conduite applicables aux organismes et à leurs équipes intervenant dans le cadre de missions d évaluation externe 1. Intégrité 1.1. Accomplir une mission avec honnêteté, diligence et responsabilité Respecter la loi et faire les révélations requises par les lois et les règlements Ne pas prendre part à des activités ou prises illégales d intérêts Respecter et contribuer aux objectifs éthiques et légitimes de leur activité Déclarer sans délai au commanditaire et à l Agence toute modification affectant la situation, le statut, les capacités de l organisme habilité ou des personnes chargées de réaliser les évaluations Ne pas avoir de conflit d intérêt avec un organisme gestionnaire, une fédération ou tout groupement d organismes gestionnaires, en lien avec un établissement ou service qu il évalue. 2. Objectivité 2.1. Ne pas prendre part à des activités ou établir des relations qui pourraient compromettre ou risquer de compromettre le caractère impartial d une évaluation externe. 18

19 2.2. S interdire, à l exception des opérations de facturation qui sont la contrepartie de cette opération, d avoir, au moment de l évaluation externe, ou avoir eu, au cours de l année précédente, d intérêt financier direct ou indirect dans l organisme gestionnaire de l établissement ou du service concerné. Ne pas avoir directement ou indirectement conseillé ou assisté l établissement ou le service, au cours des trois dernières années, pour la mise en oeuvre de ses obligations au titre de l évaluation interne. 2.3 S interdire, avant l expiration d un délai d une année après la fin de la mission, toute relation professionnelle directe ou indirecte avec l établissement ou le service qui a été évalué en tout ou partie, ou avec l organisme gestionnaire Ne rien accepter qui pourrait compromettre ou risquer de compromettre un jugement professionnel Révéler dans le rapport d évaluation externe tous les faits matériels dont les organismes habilités auront connaissance et qui, s ils n étaient pas révélés, auraient pour conséquence de fausser leur rapport A compter du premier jour de la mission d évaluation et pendant une année après la remise du rapport d évaluation externe, ne pas prendre, recevoir ou conserver, directement ou indirectement, un intérêt auprès de l établissement, du service ou de l organisme gestionnaire dont il est chargé pour tout ou partie de l évaluation externe, d'une personne qui le contrôle, ou qui est contrôlé par lui au sens de l article L du code de commerce Lorsqu'un organisme habilité est affilié à un réseau national ou international, dont les membres ont un intérêt économique commun et qui n'a pas pour activité exclusive l évaluation externe, il ne peut postuler auprès d un établissement, d un service ou d'un organisme gestionnaire qui, en vertu d'un contrat conclu avec ce réseau ou avec un membre de ce réseau, bénéficie d'une prestation de services, non directement liée à la mission d évaluation externe telle que prévue à l article L du code de l action sociale et des familles A compter de son habilitation, ne pas prendre, recevoir ou conserver, directement ou indirectement, un intérêt de quelque nature avec une personne dépositaire de l'autorité publique amenée à intervenir dans la décision d autorisation de l établissement ou du service dont il assure tout ou partie de l évaluation Ne pas avoir contribué à l évaluation interne de l établissement ou du service concerné qui précède l évaluation. 3. Confidentialité 3.1. Se tenir à une obligation de réserve et de secret à l égard de toute information connue dans le cadre de l évaluation exercée Protéger les informations recueillies dans le cadre des évaluations pratiquées Ne pas utiliser ces informations pour en retirer un bénéfice, ou d une manière qui contreviendrait aux dispositions légales et règlementaires. 19

20 4. Compétence 4.1. Ne s engager que dans des travaux pour lesquels les connaissances, le savoir-faire et l expérience nécessaires sont acquis Toujours s efforcer d améliorer la compétence, l efficacité et la qualité des travaux Appliquer les principes fondamentaux déterminés par l ANESM conformément à ses missions fixées par l arrêté du 13 avril 2007 approuvant sa convention constitutive, garantissant notamment la qualité des procédures suivies en matière d évaluation interne et externe, ainsi que leur articulation et leur complémentarité Contribuer à faire progresser les principes fondamentaux visés à l alinéa précédent en transmettant à l ANESM, un détail des procédures suivies Alimenter le système d information conçu par l ANESM renseignant la mise en œuvre et le suivi des évaluations dans les établissements et services et la publicité des habilitations des organismes d évaluation». 20