Manuel utilisateur APP Gestion de Projet. Manuel utilisateur APP Gestion de projet

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1 Manuel utilisateur APP Gestion de projet 1 Version / Octobre 2004

2 Table des matières A) INTRODUCTION...5 Objectifs de APP...6 Circulation de l'information...7 Liste des acteurs...8 Périmètre d intervention des acteurs...9 Schéma des phases de la clôture du CA intervenants chaque mois...10 B) DESCRIPTIF DES MENUS...11 Vue du menu projet entièrement déroulé...12 Menu Projets...13 Sous-menus du menu Projets...14 Les droits d'accès des collaborateurs sous APP...17 C) PROJET FORFAIT...20 Introduction...21 Schéma du processus de création d'un forfait...22 C.1 CREATION...24 Qui? Où? Comment?...25 Renseignement du projet...26 Création du budget par BU...28 Création du budget par collaborateur...31 Comparatif création du budget par BU / par collaborateur...32 Ajout d un sous-traitant sur le projet...35 Ventilation du budget par profil...37 Validation du budget...40 C.2 MODIFICATION...43 Le menu modification...44 Modification du projet...45 Modification de la répartition du budget...47 Modification de la répartition du budget automatique...50 Modification de la répartition du budget automatique par collaborateur...52 Ajout d un avenant au forfait...53 Remise sur forfait...54 Ajout d une sous-traitance sur le projet, en cours de projet...54 Retirer une sous-traitance sur le projet...55 Ajout d un collaborateur en cours de projet...56 C.3 RAF : Reste A Faire...57 Saisie d'un RAF...58 Validation définitive du RAF...60 RAF non renseigné...60 C.4 DETAIL PROJET : PAGE DE SYNTHESE ET DE SUIVI...61 Détail projet : page de synthèse et de suivi...62 C.5 FIN DE PROJET...66 Clôturer un projet terminé...67 D) PROJET REGIE (à date)...68 Introduction...69 Schéma du processus de création d'une régie à date...70 Renseignement du projet...72 Ajout d un sous-traitant sur le projet...75 Ajout de plusieurs remises dans la vie du projet...76 Validation du budget...77 Modification du projet...77 Renouvellement d une mission en régie...78 Fin d'une régie...78 E) PROJET REGIE FORFAITEE...79 Introduction...80 Schéma du processus de création d'une régie forfaitée...81 Renseignement du projet...83 Ajout d un sous-traitant sur le projet Version / Octobre 2004

3 Ajout de plusieurs remises dans la vie du projet...87 Validation du budget...88 Renouvellement d une mission en régie forfaitée...89 Fin d'une régie forfaitée...89 F) PROJET FORMATION...90 Introduction...91 Schéma du processus de création d'une formation...92 Renseignement du projet...94 Ajout d un sous-traitant sur le projet...96 Validation du budget...98 Fin d'une formation...98 G) PROJET NEGOCE...99 Introduction Schéma du processus de création d'une négoce Renseignement du projet Validation du budget H) CALCUL CA, CP & CHARGES H.1 FORFAIT Valorisation du CA d un projet forfait par profil Valorisation du CA d un projet forfait par collaborateur Cas d un CA négatif CA non affecté H.2 REGIE H.3 REGIE FORFAITEE H.4 FORMATION H.5 NEGOCE H.6 LES FAE / PCA H.7 CALCUL DU COUT DE PRODUCTION Définition du coût standard Valorisation du Coût de production par profil Les pertes à terminaison (PAT) Calcul des salaires Les charges I) REPORTING Le menu reporting I.1 Tableaux importants Tableau de bord Carnet de commande CA par collaborateur CA par projet CA signés Bilan forfait Bilan validation I.2 Autres tableaux Synthèse forfait Refacturations internes Avancement projet Forfait en erreur Liste des projets Négoce Imput > budget No move forfait / formation No move other Projets sans BDC Refacturations inter société Ajout colonne J) FAQ K) ANNEXES L) LEXIQUE M) NOTES Version / Octobre 2004

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5 A)INTRODUCTION A)INTRODUCTION 5 Version / Octobre 2004

6 A)INTRODUCTION Objectifs de APP Les outils intégrés à APP ont pour objectif : De fluidifier et d homogénéiser la circulation et le traitement de nos informations de gestion pour l ensemble du groupe. Les informations sont saisies au plus près du terrain, validées par les responsables avant d être synchronisées par la DAF sur les autres outils du groupe : le logiciel de paye CCMX, l'erp Agresso. De fournir le plus rapidement possible des informations de pilotage d une entité (effectif, masse salariale, CA, marge ). Le groupe est organisé en 2 types d entités : les centres de support et les agences. Les centres de support sont constitués d une équipe. Un centre de support est placé sous la responsabilité d un et d un seul manager. Les agences sont découpées en 1 entité de coût (CU) et 1 ou plusieurs entités de business (BU). Une agence est sous la responsabilité d un manager d agence. La CU est sous la responsabilité du manager d agence et une BU est placée sous la responsabilité d un manager de BU. Chaque agence dispose d une ou plusieurs assistantes. Chaque collaborateur est rattaché à une et une seule BU ou CU. APP est un outil de gestion par BU et qui fait abstraction des différentes sociétés du groupe en tant que structures juridiques. L application a pour objectif d organiser la circulation de l information. Elle facilite les échanges et la mise à disposition d informations entre les centres de support et les agences. 6 Version / Octobre 2004

7 A)INTRODUCTION Circulation de l'information Circulation de l information Agence Managers Centres de support L information est disponible L information doit être validée L information est traitée et et saisie. avant traitement synchronisée dans l ensemble Acteurs : Collaborateurs Assistantes Chefs de projets Acteurs : Directeur agence Manager BU Chefs de projets des systèmes de gestion Acteurs : CRCI Paie Contrôle de gestion Comptabilité 7 Version / Octobre 2004

8 A)INTRODUCTION Liste des acteurs Acteur Collaborateur Assistante BU Assistante Agence Manager BU/CU Manager Agence/Support DG Administrateur Paie Administrateur Agresso ou compta Administrateur CRCI Comité Exécutif Rôle Collaborateur de SQLI Assistante d une ou plusieurs BU Assistante d une agence SQLI ou d un centre de support Manager responsable d une BU ou d une CU Manager responsable d une agence ou d un centre de support Manager responsable de l ensemble des agences et des centres de support Traite les demandes et les opérations de back-office nécessaires à la synchronisation avec le service Paie (CCMX) Traite les demandes et les opérations de back-office nécessaires à la synchronisation avec le service Contrôle de gestion (Agresso) Traite les demandes et les opérations nécessaires à la synchronisation avec l informatique interne Membres du comité exécutif (permet d avoir une vision globale sur l activité) Chacun des acteurs intervient à différents niveaux de la gestion et a donc accès aux menus qui le concernent directement. 8 Version / Octobre 2004

9 A)INTRODUCTION Périmètre d intervention des acteurs Acteurs Collaborateur Assistante BU Assistante Agence Manager BU/CU Manager Agence/Support DG Administrateur Paie Administrateur Agresso et compta Administrateur CRCI Périmètre d intervention Ses informations personnelles et des traitements individuels Idem collaborateur Informations et traitements sur tous les collaborateurs de la BU Idem Assistante BU Informations et traitements sur tous les collaborateurs de l agence Idem collaborateur Informations et traitements sur tous les collaborateurs de la BU Informations salariales de sa BU Validation des informations sur tous les collaborateurs de la BU Idem Manager BU/CU Informations et traitements sur tous les managers de BU de l agence Informations salariales de son agence ou centre de support Validation des informations sur tous les managers de BU de l agence Idem Informations et traitements sur tous les collaborateurs du groupe Validation des informations des managers Agence et support Validation des informations conditionnées pour tous les collaborateurs Traite les demandes et les opérations relatives à la paie Traite les demandes et les opérations relatives à Agresso Traite les demandes et les opérations relatives à l informatique interne Un acteur peut déléguer ses droits sur un périmètre à un autre acteur pour une durée déterminée. Il hérite alors de l ensemble des informations et des traitements de l acteur qui lui a été délégué (tout ou rien). Voir manuel APP «personnel». 9 Version / Octobre 2004

10 A)INTRODUCTION Schéma des phases de la clôture du CA intervenants chaque mois 10 Version / Octobre 2004

11 B)DESCRIPTIF DES MENUS B)DESCRIPTIF DES MENUS 11 Version / Octobre 2004

12 B)DESCRIPTIF DES MENUS Vue du menu projet entièrement déroulé 12 Version / Octobre 2004

13 B)DESCRIPTIF DES MENUS Menu Projets Menu Projet Ajout Modification Validation Raf Reporting Actions Créer un nouveau projet, et ajouter un avenant à un projet forfait. Modifier les informations d'un projet, la répartition du budget, finir un projet Validation du budget des projets et des RAF, associée à un profil. Saisie du RAF par projet Suivi des coûts de production, du CA. Faq Liste de questions fréquemment posées par les utilisateurs, et réponses. Informations CVS Gestionnaire de code source. 13 Version / Octobre 2004

14 B)DESCRIPTIF DES MENUS Sous-menus du menu Projets Menu Projet / Ajout Forfait Avenant Forfait Régie Formation Régie forfaitée Négoce Actions Créer un nouveau projet de type forfait Créer un avenant au forfait qui vient directement augmenter ou diminuer le CA d un projet. Créer un nouveau projet régie à date Créer un nouveau projet formation Créer un nouveau projet régie forfaitée Créer un négoce Menu Projet / Modification Budget Budget collab Assistante Projet Répartition budget Répartition budget auto Actions Création du budget d un projet en jours par profil Créer le budget d'un projet en jours par collaborateur. Modification d'un projet au niveau assistante. Modifier les informations d'un projet, ajouter des collaborateurs, une soustraitance, supprimer le projet, le rendre inactif. Modifier la répartition du CA entre BU, et le nombre de jours alloués à chaque profil de chaque BU. Calculer une répartition du CA assurant le même niveau de marge par profil. Répart budget auto collab Même chose que la répartition budget auto mais les RAF peuvent être saisis par collaborateur. Changement de type Changer le type d'un projet BU-DP Fin des projets Accepter négoce Liste des agences et BU, consultation des projets en cours pour chaque BU, changement. Possibilité de changer : la BU signataire d'un projet, l'agence de facturation, le directeur de projet général. En construction Accépter ou refuser les négoces. 14 Version / Octobre 2004

15 B)DESCRIPTIF DES MENUS Menu Projet / Validation Budget xxx (y) Bilan validation Actions Vous avez "y" budget(s) à valider, en tant que xxx (chef de projet, directeur d'agence, manager) Tableau récapitulatif des validations en cours, précisant l'élément à valider (budget ou modif budget) et les collaborateurs impliqués sur le niveau de validation en cours. 15 Version / Octobre 2004

16 B)DESCRIPTIF DES MENUS Menu Projet / Reporting Tableau de bord Carnet de commande CA par collaborateur CA par projet Pré-facturation Synthèse forfait Refacturations internes Détail projet Actions Récapitulatif CA et charges par agence et par BU, refacturations inter-agences. Suivi du remplissage du carnet de commande par période. Suivi du CA généré par chaque collaborateur par période. Suivi du CA sur chaque projet, par projet, par collaborateur et par période. En construction Evolution des forfaits d une agence ou d une BU entre 2 périodes choisies : CA, CP, RAF, écart d avancement. Suivi des refacturations entre agences par projet et par collaborateur. Page de synthétisation des informations projets : CRA, FAE PCA PAT, Budget, suivi de la validation Avancement projet Suivi de l état de création et de validation d un projet avant sa mise en œuvre, et des validations de modification de budget Forfait en erreur CA signés Fermer un projet Liste projets Négoce Input > Budget No move forfait / formation No move other Projets sans BDC Récapitulatif des erreurs de contrôle sur les projets. Suivi des CA signés par collaborateur Fermeture d un projet par le contrôle de gestion Liste de contrôle de l état de validation des projets Coûts d'achat, prix de vente et résultat des opérations de négoce. Suivi des profil BU dont le nombre de jours imputés dépasse le nombre de jours budgétés. Liste des forfaits & formations n ayant pas eu d imputation de CRA depuis 3 mois et plus Liste des négoces et régies n ayant pas eu d imputation de CRA depuis 3 mois et plus Liste des projets dont la référence contrat n est pas renseignée. Suivi des refacturations entre sociétés par projet et par collaborateur. Refacturations inter société Ajout colonnes Permet d'ajouter une colonne supplémentaire à une feuille de calcul au format CSV. 16 Version / Octobre 2004

17 B)DESCRIPTIF DES MENUS Les droits d'accès des collaborateurs sous APP Suivant votre rôle (voir profil)vous avez accès ou non aux informations suivantes: Rôle : Menu principal: Ajout: 17 Version / Octobre 2004

18 B)DESCRIPTIF DES MENUS Modification: 18 Version / Octobre 2004

19 B)DESCRIPTIF DES MENUS Menu reporting : 19 Version / Octobre 2004

20 C)PROJET FORFAIT C)PROJET FORFAIT 20 Version / Octobre 2004

21 C)PROJET FORFAIT Introduction Qu est-ce qu un projet de type "Forfait"? Type de contrat par lequel SQLI prend en charge tout ou partie d'un projet d'une société cliente en s'engageant à la fois sur le plan des coûts et des délais. Un contrat forfait est un engagement de résultat, et entraîne une valorisation du CA en fonction du pourcentage d avancement. Le budget du projet (en jours) permet de déterminer un coût de production par profil et par BU, et une marge. Cas d un forfait entièrement sous-traité Un projet forfait entièrement sous-traité (ne faisant appel à aucun collaborateur SQLI productif) devra être enregistré comme projet négoce (Voir partie négoce). APP et les progiciels AGRESSO (comptabilité) & CCMX (paye) Les projets sont créés dans un premier temps dans la partie projet de AGRESSO par les assistantes pour la facturation. Le projet peut ensuite être créé sous APP par les assistantes, pour le suivi du CA. Les CRA saisis par les collaborateurs dans APP servent de base à l'établissement de la paye dans CCMX. Veillez donc à la fiabilité des informations que vous saisissez dans chacun des logiciels afin de conserver la cohérence entre les différentes bases de données utilisées par SQLI. Le processus général de création et de validation d un forfait Voir schéma page suivante 21 Version / Octobre 2004

22 C)PROJET FORFAIT Schéma du processus de création d'un forfait 22 Version / Octobre 2004

23 C)PROJET FORFAIT Fiche récapitulative du processus de création d'un forfait Création du projet sous AGRESSO par les assistantes. Création du projet sous APP dans Projets / Ajout / Forfait. Si le forfait est entièrement soustraité, créer une un projet négoce. Renseignement des informations administratives par les assistantes. Répartition du CA par le Manager de la BU signataire ou le directeur de projet. Le CA est automatiquement réparti entre les profils au prorata du coût de production sur chaque profil. Validation du budget par les managers de BU et le directeur de projet. Si la marge est comprise entre 20% et 25%, validation par le directeur d agence. Si la marge est inférieure à 20% ou le montant total de l opération est supérieur à k, validation par le directoire. Modification de la répartition du budget en cas d une non-validation d un des acteurs du processus de validation. Imputation de CRA par les collaborateurs sur le projet, et validation. Saisie et validation des RAF par les directeurs de projet Validation des RAF par les directeurs de projets (uniquement les invalidés), managers BU, directeurs d agence et directoire. Le CA par profil est valorisés à l avancement par la formule : CAMois = CA Budgété * [ Nb jours total imputé * (Nb jours total imputé + RAF) ] Le CA par collaborateur est valorisé à partir du CA valorisé sur le profil, au prorata du nombre de jours imputés. CA = CA profil x Nb de jours imputés par le collab sur le mois / nb total de jours imputés sur le profil Génération des FAE, PCA et PAT du mois. Fin du projet forfait : 23 Version / Octobre 2004

24 C)PROJET FORFAIT C.1 CREATION 24 Version / Octobre 2004

25 C)PROJET FORFAIT Qui? Où? Comment? Où créer un nouveau projet forfait sous APP? Pour créer un nouveau projet de type forfait, rendez vous dans : Projets / Ajout / Forfait Qui peut créer un nouveau projet forfait? Un nouveau projet peut être enregistré par les collaborateurs suivants : - Manager de BU / CU - Assistant(e)s Manager de BU / CU - Assistant(e)s BU / CU - Manager d agence - Assistant(e)s d agence - Responsable AGRESSO Quelles sont les étapes de la création d un projet? - 1ère étape : renseignement du projet. Tous les éléments administratifs sont précisés : agence signataire, n de contrat, échéancier des factures - 2 ème étape : Répartition du CA. Le CA est réparti entre les différentes BU, le risque est évalué, et les éléments de sous-traitance ajoutés au projet. - 3 ème étape : Calcul du coût de production Le coût prévisionnel du projet est évalué à partir du nombre de jours travaillé. La marge prévisionnelle du projet est calculée automatiquement par APP. - 4 ème étape : Phase de validation Le budget doit être validé par les managers sur la base des informations des étapes pour être mis en œuvre. 25 Version / Octobre 2004

26 C)PROJET FORFAIT Renseignement du projet (Accès : Projets / Ajout / Forfait ) Haut du tableau : Les champs marqués d une astérisque sont obligatoires pour pouvoir enregistrer le nouveau projet. Le haut du premier tableau contient les champs suivants : Attention : tous les champs à renseigner dans cette partie du tableau doivent strictement correspondre aux informations préalablement enregistrées dans AGRESSO pour le projet. Elément Code Agresso Libellé Projet BU Signataire Facturation (agence) Projet de rattachement Client Dates Contrat (référence et date) Indications Code projet identique à celui utilisé dans Agresso. Ce code est unique et permet d identifier le projet. Libellé du projet utilisé dans Agresso BU apporteuse de l affaire (Permet d établir les refacturations inter agence / inter sociétés.) Permet de déterminer l agence responsable de la facturation. Le collaborateur responsable de la facturation du projet est ajouté automatiquement sur la ligne "Responsable de facturation" (par défaut le directeur d'agence). Le nom du collaborateur responsable de la facturation peut toutefois être modifié en cliquant sur l icône. Permet de lier plusieurs affaires. Sélectionnez un client déjà existant en cliquant sur l icône. Les nouveaux clients sont créés par la comptabilité sur la base des informations saisies dans la fiche client (voir annexes). Le code client Agresso dépend de la structure juridique (SQLI, Abcial ou SQLI CH). Chaque numéro de client est préfixé par : SG pour SQLI AB pour Abcial SU pour SQLI Suisse Date de début et date de fin théorique du projet La référence du contrat et de la date permettent de certifier le CA. 26 Version / Octobre 2004

27 C)PROJET FORFAIT Bas du tableau Le bas du tableau contient les champs suivants : Elément R.A.Q. Commentaires Collaborateurs Echéancier Indications Nom de l éventuel responsable assurance qualité associé au projet. Eventuellement : la technologie utilisée, informations comptables C est un champ ouvert. Sélectionnez le collaborateur à ajouter au projet en cliquant sur, et cliquez sur ajouter. Recommencez l'opération pour chaque collaborateur. Ajoutez ainsi tous les collaborateurs qui pourront ainsi plus tard s'imputer sur le projet. Les directeurs de projet sont à ajouter seulement si ils sont susceptibles de s imputer directement sur le projet. Si ce n est pas le cas le nom du DP est à renseigner uniquement sur la page de création du budget, sans l ajouter dans la liste des collaborateurs prenant part au projet. Remplir l'échéancier conformément à ce qui a été prévu dans le bon de commande, en remplissant les champs "date", "libellé" et "montant" en % du total HT et cliquez sur ajouter pour ajouter une échéance de facturation. Recommencez l'opération pour chaque échéance. Finalement cliquez sur "enregistrer le projet ". 27 Version / Octobre 2004

28 C)PROJET FORFAIT Création du budget par BU (Accès : Projets / Modification / Budget ) Qui peut procéder à la répartition du chiffre d affaires? - Le Manager de la BU signataire - Le directeur de l agence - Le directeur de projet Accès à la page de répartition du CA Rendez vous dans Projets / Modification / Budget, le projet nouvellement créé apparaît dans la liste des projets sans budget : Cliquez sur le projet pour lequel vous voulez créer un budget. Une page semblable à la page de la première étape de renseignement du projet apparaît, et permet d opérer quelques modifications si nécessaire. Vous pouvez notamment changer le type de contrat (Forfait / Régie), supprimer le projet ou le passer en inactif. Cliquez sur "suivant " en bas de page pour passer à la page de répartition du CA. 28 Version / Octobre 2004

29 C)PROJET FORFAIT Page de répartition du CA : haut du tableau Les informations enregistrées lors de la première étape de création du projet apparaissent, et ne sont plus modifiables (pour opérer des modifications sur le projet, cliquez sur "Précédent " en base de la page). Elément Montant de l'opération Indications CA des prestations SQLI. Si une partie du projet est sous-traitée l ajouter dans la partie ajouter un sous-traitant (voir ci-après). Exemple pour un projet facturé au client, et incluant de sous-traitance (la marge sur la sous-traitance n est pas prise en compte sous APP : prix d achat Sous-t. = CA sous-traité). Montant de l opération SQLI Sous-traitance 4000 Montant total Seuil alerte écart en % Coefficient de risque Directeur Projet Général Autres Directeurs de Projet Permet de fixer un seuil d'alerte d'écart entre le budget initial et le budget réactualisé. Dès que l'écart est atteint, un mail est envoyé au directeur de projet général. Il existe 4 niveaux de risque suivant le nombre de critères de risque maîtrisés : client, périmètre fonctionnel, outil utilisé et équipe de réalisation. L appréciation va de 4 critères maîtrisés à un seul, et permet de fixer un taux de marge minimum. Si la marge sur le projet passe en dessous du niveau de marge conseillé par le coefficient de risque, un message d'alerte apparaît avant l'enregistrement du projet. Renseignez le nom du Directeur de Projet général. Si il a prévu de s'imputer sur le projet, pensez à l'ajouter à la liste des collaborateurs dans la 1ere étape de création du projet. Si le DPG n'a pas prévu de s'imputer directement sur ce projet, ne pas l'ajouter à la liste des collaborateurs en étape 1 et simplement renseigner ce champ. Facultatif. Ces DP seront désignés par le DP général dans le cas de projets importants impliquant une gestion des compétences métier. 29 Version / Octobre 2004

30 C)PROJET FORFAIT Répartition du CA entre BU Après négociation entre les managers de BU, le CA est réparti entre les BU. Attention : il n y a pas de garde-fou lors de l ajout d une BU. Ajoutez uniquement les BU qui ont des collaborateurs sur le projet. Cliquez sur "Ajouter une BU". La fenêtre suivante apparaît : Par défaut APP vous propose dans le champs «chiffre d'affaires affécté» un montant égal au CA restant à répartir. Sélectionnez la BU à ajouter, affecté lui un CA. Recommencez l opération pour chaque BU ayant des collaborateurs sur le projet. Une fois les BU ajoutées, elles apparaissent dans le tableau de répartition du CA : Le total des sommes allouées aux BU doit être égal au montant de l opération SQLI renseigné précédemment (ici ). Dans le cas où vous ne connaissez pas l'intégralité des BU intervenantes, intégrez une CU avec le budget restant à affecter ainsi qu'un nombre de jours «improductif» correspondant à la réalité de votre prévisionnel jours. Mode de répartition automatique du CA entre profils d une BU La répartition du CA entre BU est laissé au libre arbitre des managers. La répartition du CA entre les profils d une BU est automatisée : la répartition du CA d une BU est toujours établie au prorata du coût de production sur le profil. Exemple pour un budget BU de : 30 Version / Octobre 2004

31 C)PROJET FORFAIT Création du budget par collaborateur (Accès : Projets / Modification / Budget collab ) La répartition budget collaborateur permet de répartir le budget en affectant un nombre de jours par collaborateur et non pas simplement par profils. La marge dégagée par profil sera identique sur toutes les BU. Le TJM sur un même profil sera le même entre BU. Lorsque vous cliquez sur suivant une fenêtre s ouvre : Renseignez le montant de l opération SQLI, et le nombre de jours par collaborateur. Vous avez la possibilité de rajouter des BU et des profils supplémentaires, dans ce cas vous perdez l'intérêt de la répartition automatique qui permet d'avoir une marge identique sur toutes les BU. 31 Version / Octobre 2004

32 C)PROJET FORFAIT Comparatif création du budget par BU / par collaborateur La création du budget peut être éfféctuée de deux façons différentes : par BU ou par collaborateur. Dans cet exemple, nous allons créer un budget identique en procédant des deux façons. Création du projet (Accès : Projet / Ajout / Forfait) : 32 Version / Octobre 2004

33 C)PROJET FORFAIT Répartition du budget par BU (Accès : Projet / Modification / Budget) : On renseigne le montant de l'opération qui est de 10k : On réparti le budget de 10 k entre les deux BU qui ont des collaborateurs sur le projet : LY02 & LY04. On renseigne les nombres de jours par BU : 2 pours pour LY02 sur le profil ingénieur concepteur 2 pours pour LY04 sur le profil ingénieur concepteur 33 Version / Octobre 2004

34 C)PROJET FORFAIT L'onglet synthèse donne la répartition suivante : Répartition du budget par collaborateur (Accès : Projet / Modification / Budget) : De la même façon que pour la création du budget par BU, le montant du projet est de 10 k. et on atrribue 2 jours par BU, sur le profil ingénieur concepteur. La différence est qu'ici les jours sont attribués de façon nominative, par collaborateur. L'onglet synthèse de la répartition du budget donne une répartition identique à la répartition du budget par BU : 34 Version / Octobre 2004

35 C)PROJET FORFAIT Ajout d un sous-traitant sur le projet Quelques règles à respecter en cas de sous-traitance : - La partie sous traitée d un forfait doit être renseignée si c est SQLI qui facture le client. - Chaque opération de sous-traitance doit faire l objet d un bon de commande SQLI. - Le montant de la sous-traitance à renseigner est le montant d achat : la marge sur sous-traitance n est pas à prendre en compte. Si un sous-traitant prend part au projet, ajoutez le en cliquant sur "Ajouter un sous-traitant ". Choisissez le sous-traitant à ajouter en cliquant sur l icône. (Si le sous-traitant n existe pas dans la liste, remplissez la fiche fournisseur disponible en annexe et transmettez la au service comptabilité. Renseignez le montant de la sous-traitance (montant d achat) et les numéro et date du bon de commande (Bbc). Un projet forfait entièrement sous-traité (ne faisant appel à aucun collaborateur SQLI productif) devra être enregistré comme projet négoce (Voir partie négoce). Cliquez sur ajouter / modifier App calcule un montant total de l opération = CA sur opération SQLI + Sous TraitanceAprès avoir ajouté les BU et la sous-traitance sur le projet, la page se présente de la façon suivante : 35 Version / Octobre 2004

36 C)PROJET FORFAIT Cliquez sur "Suivant " 36 Version / Octobre 2004

37 C)PROJET FORFAIT Ventilation du budget par profil (Accès : Projets / Modification / Projet ) Renseignement du nombre de jours par profil Renseignez le nombre de jours par profil pour chaque BU, en cliquant sur l'onglet de la BU. Profil Libellé du profil Coût jour Coût standard du profil pour une journée Nb jours Déjà Nombre de jours prévus à saisir sur tout le projet (y compris les jours figurants dans le colonne déjà) sur le profil de la BU. Nombre de jours déjà imputés sur le projet (les collaborateurs peuvent saisir des CRA sur le projet, dès l'initialisation par l'assistante). Attention : tous les profils de chaque BU s affichent sur la page, et pas seulement les profils prenant part au projet. Ne renseignez que les profils des collaborateurs déclarés sur le projet lors de sa création sous APP. Inversement, si vous prévoyez l'intervention d'un profil sans connaître le nom du collaborateur, renseignez un nombre de jours sur ce profil. Le nombre de jours à renseigner est un nombre de jours par profil : si deux collaborateurs prenant part au projet ont le même profil sur une BU, le nombre de jours indiqués sera partagé entre les deux collaborateurs. Dans le projet créé dans notre exemple, trois collaborateurs de la BU LYO5 prennent part au projet : - Laetitia Audran : Ingénieur concepteur (IC1). - Sylvain Julliard : ingénieur concepteur confirmé (IC2). - Sebastien Jouve : Chef de projet (CP) (Voir annexe : code profil) On ajoute donc un nombre de jours théorique par profil sur le projet pour les profils ingénieur concepteur, ingénieur concepteur confirmé et chef de projet. Attention : Si vous cliquez sur Annuler, vous perdrez toutes les informations saisies jusqu'ici. 37 Version / Octobre 2004

38 C)PROJET FORFAIT Un collaborateur de la BU MDM2 prend part au projet :Gilles Pommier, ingénieur concepteur expérimenté (IC2). On prévoit qu il passera 7 jours sur le projet : Synthèse L onglet synthèse présente un récapitulatif du budget qui vient d être saisi : Le coût de production sera valorisé en fonction du coût standard sur chaque profil (colonne coût jour) et du nombre de jours nécessaires du profil sur le projet. 38 Version / Octobre 2004

39 C)PROJET FORFAIT Elements BU Profil Coût J/H CA Indications BU à laquelle appartiennent les profils Profil de chaque BU prenant part au projet Coût standard par jour pour chaque profil Nombre de jours prévus sur le projet pour chaque profil CA Total par BU et par profil. TJM Coût Prod Marge Le CA par BU est automatiquement réparti entre les profils au prorata du coût standard des profils dans chaque BU. Ainsi le CA généré par l'ingénieur concepteur de la BU LYO5 est calculé de la façon suivante : CA * Coût standard ingé concepteur / somme des coûts standards des profils de la BU. Soit : * 1754,97 / 10869,95 Pour le stagiaire, le calcul est le suivant : * / 10869,95 (Voir partie valorisation CA et CP) Taux journalier moyen. TJM du profil = CA profil / Nb de jours sur le profil Coût standard total sur la durée du projet. Calculé de la façon suivante : Nb de jours * Coût standard par jour. Différence entre le CA et le coût de production, exprimée en % du CA. Pour l ingénieur concepteur de la BU LYO5, la marge est calculée de la façon suivante : (CA Coût de production)/ CA ou Marge / CA Moins value / Plus value un smiley souriant/triste permet d identifier un profil créant une plus-value/moins-value sur le projet. Le tableau Bilan des collaborateurs déclarés Il permet d identifier les profils qui ont éventuellement été oubliés. Dans le cas où tous les profils prenant part au projet ont un nombre de jours sur le projet : l imputation est notée "OK" pour tous les collaborateurs : le budget peut être enregistré. Si nous avions oublié d imputer des jours sur le profil chef de projet de la BU LYO5, Sebastien Jouve, chef de projet, aurait été noté "KO"et le tableau aurait été le suivant : Si un collaborateur est noté KO, le projet ne peut pas être enregistré. Dans ce cas, cliquez sur l onglet de la BU du collaborateur KO (ici LY05), et ajoutez des jours sur le profil "Chef de projet" (CP). Lorsque tous les champs nécessaires ont été renseignés et que tous les collaborateurs sont notés "OK", vous pouvez enregistrer le projet qui est désormais budgété. Cliquez sur "Enregistrer les modifications" 39 Version / Octobre 2004

40 C)PROJET FORFAIT Validation du budget (Accès : Projets / Validation / Projet ) Qui peut valider / invalider un projet? Une fois que le nouveau projet a été enregistré, il doit être validé sous APP par : - Le manager de chaque BU impliquée dans le projet - Le directeur de projet général - Le directeur de l agence de la BU signataire si la marge est inférieur à 25% - Le directoire si la marge est inférieure à 20% ou le montant de l opération supérieur à 300 k Le projet créé dans notre exemple a une marge supérieure à 30%. Il devra donc être validé par le manager des BU LYO5 et MDM2, ainsi que par Christian Martanga, directeur de projet général. Le directeur de l agence de Lyon et le directoire n interviennent pas dans la validation de ce projet. Dans quel ordre s effectue la validation? Dans un premier temps ce sont les managers des BU qui ont des collaborateurs impliqués dans le projet qui valident / invalident un projet (puis Directeur d'agence et DG le cas échéant). Si le budget est validé par les managers de BU, c est au tour du directeur de projet de valider / invalider le projet. Si le budget est invalidé par un des managers de BU, le processus de validation s arrête : le budget doit être modifié pour pouvoir entamer une nouvelle phase de validation (Voir Modification du budget). Comment suivre l avancement de la validation? Rendez vous dans Projets / Reporting / Avancement projet ou Projets / Reporting / Détail projet / Avancement ou Projets / Détail projet / Avancement. Votre rôle sur chaque projet est précisé dans la colonne "Rôle sur le projet" Les projets sur lesquels vous n avez aucun rôle ne sont pas listés. Les états possibles pour un projet sont : Budget en cours de création Validation attendue: (N) budget (xxxx) (N) Modif budget (xxxx) Le projet a été créé par un(e) assistant(e) mais n'a pas encore de budget Le budget a été créé et est en attente de validation par xxxx (Agence, BU, DP, DG), N étant le nombre de validations à effectuer au niveau xxxx Le budget a été modifié et est en attente de validation par xxxx (Agence, BU, DP, DG), N étant le nombre de validations à effectuer au niveau xxxx Validation du budget par les managers de BU Pour valider le budget d un nouveau projet, rendez vous dans : Projets / Validation / Budget BU Sélectionnez le code AGRESSO du projet dont vous désirez valider le budget dans le menu déroulant en haut de la page. 40 Version / Octobre 2004

41 C)PROJET FORFAIT Dans notre exemple, le budget proposé à Christophe Arnaud (manager de la BU LYO5) pour le projet "PROJ1234" se présente de la façon suivante : Budget proposé à Didier Leclere (manager de la BU MDM2) pour le projet : Seul le budget de la BU dont le manager est responsable est à valider. La ligne "Total projet" ne prend en compte que les éléments relatifs à une BU. Ainsi la ligne "Total Projet" est identique à la ligne "Total BU". Lorsque le montant de l opération est égal au CA imputé à la BU, alors la BU est seule sur le projet, et la marge calculée est bien la marge réalisée sur le projet. Cliquez sur "Accepter le projet" ou sur "Refuser le projet". Validation du budget par le directeur de projet général Une fois que les managers des BU prenant part au projet ont validé leur budget, le directeur de projet général doit lui aussi valider ou refuser le budget du projet toutes BU confondues. Le budget proposé à Christian Matranga pour le projet "PROJ1234" présente la répartition du CA et du CP par profil, par BU et sur la totalité du projet. 41 Version / Octobre 2004

42 C)PROJET FORFAIT Le budget est accepté Lorsque le budget a été accepté, les collaborateurs prenant part au projet peuvent immédiatement imputer des jours sur le projet (Voir partie CRA) et valoriser du CA. Notez que l imputation de jours sur un projet sans budget est possible. Le budget est refusé Il suffit d un unique refus pour arrêter le processus de validation. Il est nécessaire de revoir la répartition du budget pour entamer une nouvelle phase de validation. Cette opération peut être réalisée par : - Le Directeur de projet général - Le manager de la BU signataire - L assistant manager Pour modifier le budget du projet rendez vous dans : Projets / modification / Répartition Budget Seul la répartition du CA entre BU peut être modifiée. Le montant total du CA ne peut être modifié : la somme des CA par BU doit être égal au Montant de l opération SQLI. 42 Version / Octobre 2004

43 C)PROJET FORFAIT C.2 MODIFICATION 43 Version / Octobre 2004

44 C)PROJET FORFAIT Le menu modification (Accès : Projets / modification) Menu Projet / Modification Budget Budget collab Projet Répartition budget Répartition budget auto Actions Création du budget d un projet en imputant des jours par profil Créer le budget d'un projet en imputant des jours par collaborateur. Modifier les informations d'un projet, ajouter des collaborateurs, une sous-traitance, supprimer le projet, le rendre inactif. Modifier la répartition du CA entre BU, et le nombre de jours alloués à chaque profil de chaque BU Calculer une répartition du CA assurant le même niveau de marge par profil en tenant compte d un RAF que vous renseignez, du CA restant, des jours consommés jusqu à la dernière clôture générale. Répart budget auto collab Même chose que la répartition budget auto mais les RAF peuvent être saisis par collaborateur. Changement de type Changer le type de projet : forfait, régie, régie forfaitée BU-DP Liste des agences et BU, consultation des projets en cours pour chaque BU, changement. Possibilité de changer : la BU signataire d'un projet, l'agence de facturation, le directeur de projet général. Fin des projets Accepter négoce Bug Acceptation / modification des négoces avec FAE 44 Version / Octobre 2004

45 C)PROJET FORFAIT Modification du projet (Accès : Projets / Modification / Projet ) Haut du tableau : Les champs marqués d une astérisque sont obligatoires pour pouvoir enregistrer le projet. Le haut du premier tableau contient les champs suivants : Attention : tous les champs à renseigner dans cette partie du tableau doivent strictement correspondre aux informations préalablement enregistrées dans AGRESSO pour le projet. Elément Code Agresso Libellé Projet BU Signataire Facturation (agence) Projet de rattachement Client Dates Indications Code projet identique à celui utilisé dans Agresso. Ce code est unique et permet d identifier le projet (le bouton synchro CRA n'est pas utilisé). Libellé du projet utilisé dans Agresso BU apporteuse de l affaire (Permet d établir les refacturations inter agence / inter sociétés.) Permet de déterminer l agence responsable de la facturation. Le collaborateur responsable de la facturation du projet est ajouté automatiquement sur la ligne "Responsable de facturation" (par défaut le directeur d'agence). Le nom du collaborateur responsable de la facturation peut toutefois être modifié en cliquant sur l icône. Permet de lier plusieurs affaires. Sélectionnez un client déjà existant en cliquant sur l icône. Les nouveaux clients sont créés par la comptabilité sur la base des informations saisies dans la fiche client (voir annexes). Le code client Agresso dépend de la structure juridique (SQLI, Abcial ou SQLI CH). Chaque numéro de client est préfixé par : SG pour SQLI AB pour Abcial SU pour SQLI Suisse Date de début et date de fin théorique du projet 45 Version / Octobre 2004

46 C)PROJET FORFAIT Contrat (référence et date) Bas du tableau La référence du contrat et de la date permettent de certifier le CA. Le bas du tableau contient les champs suivants : Elément R.A.Q. Commentaires Collaborateurs Echéancier Indications Nom de l éventuel responsable assurance qualité associé au projet. Eventuellement : la technologie utilisée, informations comptables C est un champ ouvert. Sélectionnez le collaborateur à ajouter au projet en cliquant sur, et cliquez sur ajouter. Recommencez l'opération pour chaque collaborateur. Ajoutez ainsi tous les collaborateurs qui pourront ainsi plus tard s'imputer sur le projet. Les directeurs de projet sont à ajouter seulement si ils sont susceptibles de s imputer directement sur le projet. Si ce n est pas le cas le nom du DP est à renseigner uniquement sur la page de création du budget, sans l ajouter dans la liste des collaborateurs prenant part au projet. Remplir l'échéancier conformément à ce qui a été prévu dans le bon de commande, en remplissant les champs "date", "libellé" et "montant" en % du total HT et cliquez sur ajouter pour ajouter une échéance de facturation. Recommencez l'opération pour chaque échéance. Finalement cliquez sur "enregistrer le projet ". 46 Version / Octobre 2004

47 C)PROJET FORFAIT Modification de la répartition du budget ( Accès : Projets / Modification / Répartition du budget ) A quel moment peut on modifier la répartition du budget? La répartition du budget d un projet entre les différentes BU est possible à n importe quel moment du projet : en jours en CA à hauteur du CA restant La modification de la répartition intervient pour faire évoluer le budget, en cas d ajout d avenant, en cas d ajout de profils non prévus à l initialisation du projet. Qui peut modifier le budget d un projet? - Le directeur de projet général - Le manager de la BU signataire - L assistant Manager Par quel processus le nouveau budget est-il validé? La modification d un budget est validée de la même manière que lors de sa création. Le nouveau budget est donc validé par : - Le manager de chaque BU dont le budget a été modifié. - Le directeur de projet général - Le directeur de l agence de la BU signataire si la marge est inférieure à 25% Le directoire si la marge est inférieure à 20% ou le montant de l opération supérieur à 300 k Comment suivre l avancement de la validation? Rendez vous dans Projets / Reporting / Avancement projet ou Projets / Reporting / Détail projet / Avancement. Votre rôle sur chaque projet est précisé dans la colonne "Rôle sur le projet" Les projets sur lesquels vous n avez aucun rôle ne sont pas listés. Les états possibles pour un projet sont : Budget en cours de création Validation attendue: (N) budget (xxxx) (N) Modif budget (xxxx) Le projet a été créé par un(e) assistant(e) mais n'a pas encore de budget Le budget a été créé et est en attente de validation par xxxx (Agence, BU, DP, DG), N étant le nombre de validations à effectuer au niveau xxxx Le budget a été modifié et est en attente de validation par xxxx (Agence, BU, DP, DG), N étant le nombre de validations à effectuer au niveau xxxx 47 Version / Octobre 2004

48 C)PROJET FORFAIT La modification de la répartition du budget La page de modification de la répartition du budget présente une situation du budget qui peut être modifiée (CA par BU et nombre de jours) : Colonne Element Indications Initial Rappel des valeurs actuelles du budget pour chaque BU. La ligne "total projet" en bas du tableau donne le montant de l'opération et prend en compte un avenant éventuellement ajouté au projet (dans l'exemple, un avenant de 3000 a été ajouté au projet : ( ). Le montant initial du projet et ses avenants sont récapitulés en haut à droite du tableau. CA Déjà valorisé Total du CA valorisé entre le début du projet et la dernière clôture. Dans l'exemple, les premiers CRA ont été imputés après la clôture, et ne sont pas valorisés. La valorisation du CA est donc à 0. CA restant Permet de répartir le CA restant entre BU (CA non encore valorisé à la dernière clôture).. On a CA déjà valorisé + CA restant = CA initial = Montant total du projet. 48 Version / Octobre 2004

49 C)PROJET FORFAIT Déjà consommé prend en compte le total des jours consommés avant la date de clôture. C est pourquoi un projet créé quelques jours après une clôture et ayant déjà des jours imputés verra sa colonne déjà consommé valorisée à 0 sur tous les profils, même ceux ayant déjà imputés des jours. Jour(s) Nb Mini Nb Total comptabilise le nombre de jours minimum qui peut être alloué au profil : ce minimum correspond au nombre de jours ayant déjà été imputés sur le profil à l instant de la modification (cette colonne correspond donc à l imputation réelle sur la période en cours). Nombre total de jours prévus sur le profil pour réaliser le projet. Les valeurs affichées dans les champs sont celles renseignées lors de la création ou de la dernière modification du budget. Suppression des collaborateurs KO : En cochant cette case vous supprimez tous les collaborateurs sur le profil desquels il n'y a aucun budget jours. Attention : pour enregisrer les modifications apportées à la répartition budget, il est nécessaire d'avoir un nombre de jours total > ou = au déjà consommé. Rappel : Ce tableau se comprend sans impact de la sous-traitance, qui ne fait l'objet d'aucune répartition par BU. Modification du budget d une BU et impact sur le budget collaborateur de la BU : Lors de la modification du budget d une BU, la différence de budget (négative ou positive) est automatiquement répartie au prorata du coût standard entre les profils prenant part au projet. Le CA déjà valorisé sur les périodes précédemment clôturées reste inchangé, la modification n'étant comptabilisée que lors de la prochaine clôture. Exemple d une BU qui reçoit 1500 de CA supplémentaire suite à un avenant : Profil Nb jours Cout 1500 prorata Valeur Budget Valeur Budget CA Différence imputés standard C stand. CA initiale après avenant avant / après CP IC IC Total Modification du nombre de jours total sur les profils d une BU et impact sur le budget collaborateur de la BU La modification du nombre de jours sur un profil entraîne une revalorisation automatique du CA par profil au prorata du coût de production total. Profil Valeur Nb jours budgétés C. Stand. CP Budget CA initiale Nb jours C. Stand. CP Valeur Budget CA après modif Répartition CA prorata CP CP IC IC Total Version / Octobre 2004

50 C)PROJET FORFAIT Modification de la répartition du budget automatique ( Accès : Projets / Modification / Répartition budget auto) La modification automatique du budget permet de calculer une répartition du CA assurant le même niveau de marge par profil en tenant compte : - d un RAF que vous renseignez - du CA restant - Des jours consommés jusqu à la dernière clôture générale Ainsi la modification automatique du budget peut assurer un niveau de marge égal entre tous les profils : - d une BU - de plusieurs BU suivant que vous cochez la case "A prendre " pour : - Une BU - plusieurs BU Si vous sélectionnez 2 BU en cochant "à prendre", la répartition du CA est recalculée afin d obtenir la même marge sur les profils des deux BU. CA Budget Budget de CA alloué à chaque BU et chaque profil. Déjà valorisé Somme des CA déjà valorisés sur les périodes précédentes TJM Actuel Taux journalier calculé à partir du RAF. CA restant / RAF. Tarif de vente par jour. Marge Marge calculée à partir du CA et du coût de production. [ CA Restant - (Coût Standard * RAF) ]/ CA restant CA restant CA restant à valoriser Déjà consommé Prend en compte le total des jours consommés avant la date de clôture. C est pourquoi un projet créé quelques jours après une clôture et ayant déjà des jours imputés par des collaborateurs verra sa colonne déjà consommé valorisée à 0 sur tous les profils, même ceux ayant déjà imputés des jours. 50 Version / Octobre 2004

51 C)PROJET FORFAIT RAF Nombre de jours restant à éffectuer, à partir de la dernière situation clôturée (contrairement à la modification de la répartition du budget dans laquelle on modifie le nombre total de jours prévus sur le projet). Renseignez un RAF pour chaque profil prenant part au projet. La colonne déjà consommé précise le nombre de jours consommés depuis le début du projet jusqu à la date de clôture. Si des jours ont été imputés après la clôture, il ne sont pas comptabilisés dans la colonne. Renseignez donc un RAF en tenant compte de la situation à la date de cloture. Si vous cliquez directement sur " faire les calculs" (sans cocher à prendre sur une ou plusieurs BU), APP calcule la marge de chaque profil en fonction du reste à faire, mais ne change pas la répartition du CA entre profil. Vous pouvez faire autant de calcul que vous le désirez. Exemple : LY05 CA Restant RAF TJM/RAF C Stand. CP Marge CT ,81 CM ,84 Total Pour calculer la nouvelle répartition du CA en fonction du RAF, cochez la case " à prendre" pour calculer la répartition sur les BU sélectionnées (la répartition du CA des BU non sélectionnées reste inchangée). Vous pouvez également ajouter des BU non prévues dans le budget initial en cliquant sur l icône dans la colonne BU. Le bouton RAZ permet de mettre à zéro tous les RAF. Si la nouvelle répartition du budget vous convient, cliquez sur "Enregistrer les modifications" 51 Version / Octobre 2004

52 C)PROJET FORFAIT Modification de la répartition du budget automatique par collaborateur ( Accès : Projets / Modification / Répartition budget auto) Même principe que la répartition automatique du budget, à la différence que les RAF peuvent être saisis non seulement par profil mais aussi par collaborateur. Cliquez sur RAF et renseignez le RAF pour chaque collaborateur qui peut s imputer sur le projet. Les valeurs renseignées sont automatiquement comptabilisées dans le champs RAF par profil en cliquant sur valider. 52 Version / Octobre 2004

53 C)PROJET FORFAIT Ajout d un avenant au forfait (Accès : Projets / Ajout / Avenant forfait ) Un avenant est un budget qui vient compléter le budget initial. Un avenant peut être ajouté par une assistante, un manager ou un DP. Les champs à renseigner sont les suivants : Element Indications Projet de rattachement Code AGRESSO du projet auquel l'avenant est à ajouter. Montant de l'opération Montant de l avenant au forfait Désormais si vous consultez la page détail projet / infos, le montant total de l opération est égal au montant de l opération SQLI initial + avenant. Le montant total du budget étant modifié, Il est nécessaire de procéder à une nouvelle répartition du budget : rendez vous dans : Projet / modification / Répartition budget. Sur la page "répartition budget", la ligne montant total projet tient compte de la modification du budget. Vous pouvez répartir le montant de l avenant par BU, afin que la somme des montants affectés aux BU soit égal au total projet (voir modification répartition budget). Attention : tout avenant non réparti entraînera un blocage de la phase de clôture du CA. Un récapitulatif des avenants au projet est consultable dans Projets / Reporting / Détail projet / Avenant. Le montant de l'avenant est à répartir comme le budget initial, et le nouveau montant du budget doit subir les différentes phases de validation. 53 Version / Octobre 2004

54 C)PROJET FORFAIT Remise sur forfait En cas de remise sur le projet, la procédure est la suivante : Ajouter un avenant négatif du montant de la remise Faire la répartition du CA en diminuant le CA restant des BU. Attention : si il ne reste plus suffisement de CA restant, seul le contrôle de gestion pourra faire la répartition. Cas particulier des remises en volume qui sont liées à plusieurs projets: La procédure est différente : Le contrôle de gestion créé un projet Régie. - Le collaborateur déclaré sur le projet est le manager de chaque BU qui doit supporter la remise. - En fonction du CA réalisé par chaque BU, constatation d une remise sur la ligne manager BU du projet de régie - Emission d un avoir par l assistant(e). Ajout d une sous-traitance sur le projet, en cours de projet Si vous créez une sous-traitance sur un projet déjà mis en œuvre, il est nécessaire d ajouter un avenant négatif au budget afin de conserver le montant total de l opération intact. Montant de l'opération SQLI initial Montant achat sous-traitance ajoutée 4000 Avenant négatif (ajustement sous-traitance) Montant total de l'opération Saisir un avenant négatif sur la page Projets / Ajout / Avenant forfait. Le montant de la sous-traitance (montant d achat sans tenir compte de la marge SQLI) est à ajouter sur la page Projets / Modification / Projet en cliquant sur "ajouter un sous-traitant". Attention : si le projet est terminé vous pourrez créer un avenant négatif, mais vous ne pourrez le répartir. 54 Version / Octobre 2004

55 C)PROJET FORFAIT Retirer une sous-traitance sur le projet Lors de la suppression d un sous-traitant sur un forfait, il est nécessaire d ajouter un avenant positif au budget afin de conserver le montant total de l opération intact. Montant de l'opération SQLI initial Montant achat sous-traitance retirée Avenant positif 4000 Montant total de l'opération Vous pouvez ajouter un avenant positif sur la page Projets / Ajout / Avenant forfait. Le sous-traitant est à supprimer sur la page Projets / Modification / Projet. Il faut de nouveau répartir le budget et le valider. 55 Version / Octobre 2004

56 C)PROJET FORFAIT Ajout d un collaborateur en cours de projet Si la Bu et le profil du collaborateur existent déjà Dans ce cas, le collaborateur doit pouvoir s'imputer sur le projet. Il faut donc l'ajouter à la liste des collaborateurs sur le projet en allant sur la page: Projets / modification / Assistante ou Projets / modification / Projet ou Projets / modification / Répartition budget auto collab. Vous pouvez procéder à une nouvelle répartition du CA suite à la nouvelle arrivée du collaborateur Pensez à renseigner le prochain RAF en tenant compte du nouveau collaborateur prenant part au projet. Si la Bu et le profil du collaborateur n existent pas Vous ne pouvez pas ajouter un collaborateur directement dans la page Projets / Modification / Projet ou Projets / Modification / Assistante : si vous ajoutez un collaborateur il sera noté KO puisqu il n a pas de jours budgétés. L enregistrement du nouveau collaborateur est alors impossible. Deux possibilités: - Sur la page : Projet / Modification / Répartition budget - Cliquez sur ajouter une BU : choisissez la BU et le profil à ajouter. - Ajoutez un nombre de jours sur le nouveau profil de la BU ajoutée dans le tableau de répartition du CA. - Rendez vous ensuite dans Projets / Modification / Projet ou Projets / Modification / Assistante, et ajoutez le nouveau collaborateur comme lors de la création d un nouveau projet. Le profil ayant un nombre de jours alloué, il ne sera pas noté KO. - Enregistrez les modifications du projet. Le collaborateur peut désormais imputer des CRA sur le projet. Sur la page Projets / Modification / Répartition budget auto collab Ajoutez un collaborateur dans la fenêtre qui s'ouvre automatiquement. Renseignez le RAF Relancez le calcul des marges Cliquez sur "Enregistrer les modifications". Pour plus d'information voir partie "Modification répartition budget auto collab". Trouver le profil d'un collaborateur : Vous trouverez le profil d'un collaborateur dans l'annuaire : son code profil apparaît sur la dernière ligne de sa fiche. 56 Version / Octobre 2004

57 C)PROJET FORFAIT C.3 RAF : Reste A Faire 57 Version / Octobre 2004

58 C)PROJET FORFAIT Saisie d'un RAF (Accès : Projets / Raf) La saisie des RAF intervient après la clôture des CRA (voir schéma des phases de clôture du CA). Seul les directeurs de projet et les managers peuvent saisir les RAF de leurs projets. Rendez vous sur la page Projets / RAF, et séléctionnez le mois en cours de clôture pour saisir les RAF. La liste de vos projets figure dans le menu déroulant "A créer". Séléctionnez un projet pour pouvoir saisir le RAF. La page suivante apparaît: BU Profil J/H CA Cumul J/H imputé J/H mois RAF Liste des BU ayant des collaborateurs sur le projet. Cliquez sur la flèche rouge pour avoir le cumul de jours imputés par collaborateur. Il n'y a pas de flèche pour les BU n'ayant aucun jour d'imputé sur le projet. Profil des collaborateurs sur le projet Nombre de jours du budget initial Budget CA initial Nombre total de jours imputés par le profil sur le projet Nombre de jours imputés par le profil sur le projet pour le mois en cours de clôture Renseignez le reste à faire pour chaque profil de chaque BU. Par défaut, le nombre de jours dans le champs est égal à la différence budget jour initial (colonne J/H budget référence) cumul jours imputé (colonne cumul j/h imputé). 58 Version / Octobre 2004

59 C)PROJET FORFAIT Une fois les RAF saisis cliquez sur "synthèse RAF". Budget référence Budget réactualisé Elément BU Profil J/H CA J/H Coût prod Cumul J/H imputé J/H mois RAF Cumul CA imputé CA du mois Marge Indications Liste des BU ayant des collaborateur sur le projet Profil sur projet, et liste des collaborateurs ayant imputé des jours sur le projet pour le mois en cours de clôture Nombre de jours du budget initial Budget CA initial Budget jours réactualisé Coût de production calculé à partir du nombre de jours du budget réactualisé et du coût standard sur chaque profil : CP=nb jours prévus sur profil * coût standard profil Nombre total de jours imputés par le profil sur le projet Nombre de jours imputés par le profil sur le projet pour le mois en cours de clôture Rappel du RAF saisi sur la page précédente Montant du CA déjà valorisé CA valorisé sur le mois (voir partie calcul CA) Marge réalisée sur chaque profil de chaque BU. Différence entre le CA et le coût de production, exprimée en % du CA. La marge est calculée de la façon suivante : (CA Coût de production)/ CA ou Marge / CA % Pourcentage d'avancement du projet. Calcul : Nb J. total imputés / (Nb J. total imputés + RAF) Cliquez sur "Enregistrer" si le RAF vous convient. La page de saisi du RAF du projet suivant apparaît. Attention Lorsqu'un projet est passé en inactif, le RAF n'est pas remis à 0 automatiquement. Lorsque vous passez un projet en inactif pensez donc à renseigné un RAF égal à 0 pour ce projet pendant la période de clôture. 59 Version / Octobre 2004

60 C)PROJET FORFAIT Validation définitive du RAF Votre projet apparaît désormais dans la liste "A enregistrer". Vous pouvez modifier le RAF autant de fois que vous le voulez en cliquant sur "Enregistrer" dans la page de synthèse. Lorsque vous voulez enregistrer définitivement le RAF, cliquez sur "Valider" dans la page de synthèse. A partir d'un certain niveau de marge, la page de RAF doit être validée par la DG ou le directeur d'agence (le projet passe dans la liste "A valider DA/DG", le bouton "Validation" n'étant accessible que par le DA ou la DG). RAF non renseigné Si vous omettez de renseigner le RAF de vos projets, ils seront automatiquement générés de la façon suivante: S'il reste des jours sur le profil de la BU, le RAF généré sera : Jours budget initial Cumul jours imputés S'il ne reste aucun jour sur le profil de la BU : RAF = 0. La base de calcul de la page synthèse pour les profils ayant dépassé le budget initial en jour (notamment la répartition CA), sera le cumul jours imputés par le profil. 60 Version / Octobre 2004

61 C)PROJET FORFAIT C.4 DETAIL PROJET : PAGE DE SYNTHESE ET DE SUIVI 61 Version / Octobre 2004

62 C)PROJET FORFAIT Détail projet : page de synthèse et de suivi ( Accès : Projets / Reporting / Détail projet) Cette page est très utile puisqu elle synthétise de nombreuses informations utilisées sur un projet. Recherche avancée Dans la partie projet de APP, vous pouvez effectuer des recherches avancées pour retrouver un projet: Si vous cliquez sur "Recherche avancée", la fenêtre de recherche suivante apparaît: Renseignez un ou plusieurs champs et lancez votre recherche. Une liste de projets concernées par les critères vous sera prosposée. Vous pourrez séléctionner le projet ciblé à l'origine de votre recherche afin d'afficher la page "détail projet". Onglet Infos Informations administratives sur le projet, renseignées lors de la création du projet : BU prenant part au projet, montant de l opération, directeur de projet 62 Version / Octobre 2004

63 C)PROJET FORFAIT Onglet Facture Récapitulatif des facturations effectives sur le projet. Un F dans la colonne Affacturage signifie que SQLI a recouvré ses créances par l intermédiaire d un affactureur (Pas de F : SQLI a directement recouvré sa créance, sans affacturage). Facture - : Facture au client Facture + : Avoir Factures dont la référence fait moins de 8 caractères : ajustement. Les factures sont remontées une fois par mois par le contrôle de gestion entre le 5 et le 10 du mois. Onglet FAE PCA PAT (Facture à émettre, Produit Constaté d'avance, Perte A Terme) Récapitulatif des FAE, PCA et PAT sur le projet Onglet CRA Récapitulatif des imputations de CRA sur le projet. 63 Version / Octobre 2004

64 C)PROJET FORFAIT Onglet historique Récapitulatif de toutes les événements de la vie du projet. Onglet budget Récapitulatif du budget : - Cumul consommé - RAF - Budget actualisé à la date de consultation de la page Cumul consommé Jr Nombre de jours total imputés CA Montant du CA déjà valorisé % Marge Différence entre le CA et le coût de production, exprimée en % du CA. (CA Coût de production)/ CA ou Marge / CA TJM Taux journalier moyen, égal à CA sur le profil / Nb de jours RAF Jr Jours de RAF à la dernière cloture CA Montant du CA restant à valoriser Budget actualisé Situation du budget jours et CA sur le projet à la date d'aujourdhui. Depuis le Jr consommé Nombre de jours imputés depuis la date de la situation (en haut à droite du tableau) TJM mois Taux journalier du mois 64 Version / Octobre 2004

65 C)PROJET FORFAIT Onglet Avenant Récapitulatif des avenants : sur le projet. Le pourcentage indiqué permet de mesurer l importance de l avenant face au budget initial indiqué. Ce pourcentage est calculé par le rapport : montant de l avenant / (Montant initial de l opération) Onglet avancement : Permet de consulter le niveau de validation du projet (voir page avancement projet) Les états possibles pour un projet sont : En cours de création de budget (N) Modif/Créa ---> BU Le projet a été créé par un(e) assistant(e) mais n'a pas encore de budget Le budget a été créé ou modifié et est en attente de validation par Agence, BU, DP, DG. N étant l'ordre des validations attendues. 65 Version / Octobre 2004

66 C)PROJET FORFAIT C.5 FIN DE PROJET 66 Version / Octobre 2004

67 C)PROJET FORFAIT Clôturer un projet terminé Lorsque le projet est terminé, rendez vous dans Projets / Modification / Projets ou Projets / Modification / Assistante et passez le en statut inactif. Le statut inactif empêche toute saisie de CRA, ce qui évite les erreurs d'imputation. Toute modification du projet reste cependant possible (répartition du budget). Attention, le fait de passez le projet en inactif ne passe pas automatiquement les RAF à 0. Pensez à renseigner un RAF = 0 lors de la clôture intervenant à la fin du projet. Le contrôle de gestion, après avoir vérifié la bonne fin de la facturation clôturera définitivement le projet ( Accès : Projets / Reporting / Fermer un projet). La fin d un projet peu être détectée lorsque les FAE / PCA ne varient plus sur une longue période. La fermeture du projet ajuste la production à la facturation. Un projet peut donc être fermé aux conditions suivantes : - Le CA produit est égale au CA de l affaire (La facturation doit être vérifiée) - Le CA produit est égal au CA facturé - Le projet doit être passé en inactif - Toutes les références contrat sont renseignées.. 67 Version / Octobre 2004

68 D)PROJET REGIE (à date) D)PROJET REGIE (à date) 68 Version / Octobre 2004

69 D)PROJET REGIE (à date) Introduction Qu est-ce qu un projet de type "Régie (à date)"? Un contrat Régie permet à des sociétés clientes de trouver, pour un projet précis, le personnel qui saura, pour une durée donnée, apporter les compétences techniques ou fonctionelles nécessaires. On peut parler de «Location de prestations de service». La régie à date est limitée dans le temps par une date de fin de mission. Ce type de contrat constitue un engagement de moyens et entraîne une valorisation du CA en fonction du nombre de jours consommés et du tarif de vente journalier. APP et les progiciels AGRESSO (comptabilité) & CCMX (paye) Les projets sont créés dans un premier temps dans la partie projet de AGRESSO par les assistantes pour la facturation. Le projet peut ensuite être créé sous APP par les assistantes, pour le suivi du CA. Les CRA saisis par les collaborateurs dans APP sont identiques aux CRA signés par les clients et justifient la facturation. Veillez donc à la fiabilité des informations que vous saisissez dans les CRA. Ou créer un nouveau projet régie à date sous APP? Pour créer un nouveau projet de type Régie, rendez vous dans : Projets / Ajout / Régie Qui peut créer un nouveau projet? Un nouveau projet peut être enregistré par les collaborateurs suivants : - Manager de BU / CU - Assistant(e)s Manager de BU / CU - Assistant(e)s BU / CU - Manager d agence - Assistant(e)s d agence - Responsable AGRESSO - Responsable CRCI Quelles sont les étapes de la création d un projet Régie? - 1ere étape : renseignement du projet. Tous les éléments administratifs sont précisés : agence signataire, n de contrat, collaborateurs en régie, montant facturé par jour et par collaborateur - 2 ème étape : Validation Le projet est à valider uniquement dans le cas d une marge inférieure à 30%. Dans le cas d une marge > 30%, le budget n exige pas de validation. 69 Version / Octobre 2004

70 D)PROJET REGIE (à date) Schéma du processus de création d'une régie à date 70 Version / Octobre 2004

71 D)PROJET REGIE (à date) Fiche récapitulative du processus de création d'une régie Création du projet sous AGRESSO par les assistantes. Création du projet sous APP dans Projets / Ajout / Régie. Si la régie est entièrement soustraitée, créer une un projet négoce. Renseignement des informations administratives par les assistantes : tarif de valorisation par jours pour chaque collaborateur. Validation du budget par les managers de BU et le directeur de projet. Si la marge est comprise entre 20% et 30%, validation par le directeur d agence. Si la marge est inférieure à 20% ou le montant total de l opération est supérieur à k, validation par le directoire. Modification du budget en cas d une non-validation d un des acteurs du processus de validation. Imputation de CRA par les collaborateurs en régie et validation. Le CA est valorisé en fonction du nombre de jours consommés et du tarif de vente journalier de la façon suivante : CA = Jours de CRA imputés x Tarif journalier de vente Génération des FAE, PCA Renouvellement de la régie le cas échéant Fin de la régie 71 Version / Octobre 2004

72 D)PROJET REGIE (à date) Renseignement du projet ( Accès : Projet / Ajout / Régie) Haut du tableau : Les champs marqués d une astérisque sont obligatoires pour pouvoir enregistrer le nouveau projet. Le haut du premier tableau contient les champs suivants : Attention : tous les champs à renseigner dans cette partie du tableau doivent correspondre aux informations préalablement enregistrées dans AGRESSO pour le projet. 72 Version / Octobre 2004

73 D)PROJET REGIE (à date) Informations communes Code Agresso Libellé Projet BU Signataire Facturation (agence) Projet de rattachement Client Commentaire Code projet identique à celui utilisé dans Agresso. Il doit être unique. Libellé du projet utilisé dans Agresso Permet d identifier la BU qui a signé l affaire et de déterminer les règles de calcul de refacturation interne (90/10 pour les régies) Permet de déterminer l agence responsable de la facturation. Le collaborateur responsable de la facturation du projet et donc du recouvrement est ajouté automatiquement sur la ligne "Responsable de facturation ". Le nom du collaborateur responsable de la facturation peut toutefois être modifié en cliquant sur l icône (contact avec le client, managers / Directeur de BU ou d Agence) Permet de lier plusieurs affaires Sélectionnez un client déjà existant en cliquant sur l icône. Les nouveaux clients sont créés par la comptabilité sur la base des informations saisies dans la fiche client (voir annexes). Le code client Agresso dépend de la structure juridique (SQLI, Abcial ou SQLI CH). Chaque numéro de client est préfixé par : SG pour SQLI AB pour Abcial SU pour SQLI Suisse Dates Date de début et date de fin théorique du projet Renouvelable Précisez si la régie peut être renouvelée ou non, à la date de fin de contrat. (voir renouvellement d'une régie) Contrat (référence et date) La référence du contrat et de la date permettent de certifier le CA. RAQ Frais refacturés Commentaires Projet interne Responsable assurance qualité le cas échéant Suivant les dispositions du contrat signé, certains frais peuvent être pris en charge par le client. Dans ce cas, SQLI prend en charge les frais et les refacture au client. Cliquez sur la puce oui si le client prend en charge les frais des collaborateurs en régie. Information purement indicative, d'autant que la refacturation des frais n'entre pas dans la valorisation du CA. Champs ouvert Tous les projets internes sont créés par le contrôle de gestion. Bas du tableau Renseignez le nom d un Directeur de Projet général le cas échéant (non obligatoire pour enregistrer le projet). Cette information est utile pour la validation des CRA si le responsable du projet n'est pas le manager de la BU signataire. 73 Version / Octobre 2004

74 D)PROJET REGIE (à date) Cliquez sur "ajouter un collaborateur". La fenêtre suivante apparaît : Element à renseigner Collaborateur Tarif Remise Coeff de présence Indications Cliquez sur l icône et choisissez un collaborateur dans la liste alphabétique. Tarif de vente journalier qui doit être défini pour chaque collaborateur. Un montant de remise positif/négatif indique une diminution/augmentation du montant total de la prestation. Le montant de la remise sera automatiquement déduit/ajouté au CA lors de la première valorisation uniquement. Nature des remises: Jours offerts Marge sur sous-traitance Ajustement du tarif de vente Possibilité de définir un coefficient de présence permettant de calculer un carnet de commande et un CA signé plus proche de la réalité dans le reporting (Si le coefficient est 0,5 un jour sur 2 sera valorisé dans le carnet de commande). Le coefficient de présence est établi avec le client. On compte un coefficient 1 pour 250 jours de présence par an ou 20 jours par mois environ. Sur une période d un an, si la présence du collaborateur prévue chez le client est de 125 jours environ, le coefficient de présence à renseigner sera de 0.5. Sous-traitance sans prestation SQLI Créer un projet de type "Négoce" avec le prix de vente et le prix d'achat dans APP et AGRESSO avec le même code projet sous les 2 systèmes (voir partie Projet Négoce). Finalement cliquez sur "enregistrer le projet ". 74 Version / Octobre 2004

75 D)PROJET REGIE (à date) Ajout d un sous-traitant sur le projet Quelques règles à respecter en cas de sous-traitance : - La partie sous traitée d une régie doit être renseignée si c est SQLI qui facture le client. - Chaque opération de sous-traitance doit faire l objet d un bon de commande SQLI. - Le montant de la sous-traitance à renseigner est le montant d achat. Si un sous-traitant prend part au projet, ajoutez le en cliquant sur "Ajouter un sous-traitant ". Choisissez le sous-traitant à ajouter en cliquant sur l icône. (Si le sous-traitant n existe pas dans la liste, remplissez la fiche fournisseur disponible en annexe et transmettez la au service comptabilité). Les éléments à renseigner lors de l'ajout d'un sous-traitant : le montant de la sous-traitance (montant d achat, ici 4000) les numéro et date du bon de commande (Bbc). Si une marge est dégagée sur la prestation sous-traitée, il faut valoriser cette marge par le biais d'une remise négative à ajouter sur un collaborateur. Ici la marge dégagée est de 500, et est prise en compte sur le collaborateur emouton : Le montant facturé au client sera dans cet exemple de = 4500 Vous pouvez ajouter un sous-traitant à n'importe quel moment de la vie du projet, y compris pour un projet terminé. De la même façon, vous pouvez retirer un sous-traitant à tout moment, à la condition d'annuler la marge passée en remise. Un projet régie entièrement sous-traité (ne faisant appel à aucun collaborateur SQLI productif) devra être enregistré comme projet négoce (Voir partie négoce). Cliquez sur ajouter / modifier App calcule un montant total de l opération = CA sur opération SQLI + Sous Traitance. 75 Version / Octobre 2004

76 D)PROJET REGIE (à date) Exemple du calcul du montant total de l'opération: Montant opération SQLI Christian Hartz 658 * n jours Marc Eric Trioullier 618 * n jours Montant sous-traitance Montant total facturé Montant opération SQLI + Montant sous-traitance Ajout de plusieurs remises dans la vie du projet Si vous avez déjà saisi une remise sur le projet dans les mois précédents et que vous devez saisir une nouvelle remise, le montant de la remise à renseigner est: Montant de la nouvelle remise + montant des anciennes remises 76 Version / Octobre 2004

77 D)PROJET REGIE (à date) Validation du budget ( Accès : Projet / Validation) Qui peut valider / invalider un projet du type régie? La validation d un projet Régie est simplifiée et n intervient que dans certains cas. Un projet régie doit être validé sous APP dans les cas suivants : - 20% < Marge < 30% : le projet doit être validé par le directeur d agence de la BU signataire. - Marge < 20% : le projet doit être validé par le directeur d agence de la BU signataire et par le directoire. Pour une marge > 30%, le budget n exige pas de validation. Comment suivre l avancement de la validation? Rendez vous dans Projets / Reporting / Avancement projet ou Projets / Détail projet / Avancement. Votre rôle sur chaque projet est précisé dans la colonne "Rôle sur le projet" Les projets sur lesquels vous n avez aucun rôle ne sont pas listés. Les états possibles pour un projet sont : Budget en cours de Le projet a été créé par un(e) assistant(e) mais n'a pas encore de budget création Validation Le budget a été créé et est en attente de validation par xxxx (Agence, attendue: (N) DG), N étant le nombre de validations a effectuer au niveau xxxx budget (xxxx) (N) Modif budget (xxxx) Le budget a été modifié et est en attente de validation par xxxx (Agence, DG), N étant le nombre de validations a effectuer au niveau xxxx Modification du projet ( Accès : Projet / Modification / Projets) Voir partie renseignement du projet (les informations pouvant être modifiées sont les mêmes que celles renseignées lors de la création du projet). 77 Version / Octobre 2004

78 D)PROJET REGIE (à date) Renouvellement d une mission en régie ( Accès : Projet / Modification / Assistante soit Projet / Modification / Projet ) Une régie peut être renouvelée : le renouvellement permet de définir une nouvelle date de fin de contrat pour chaque collaborateur, et éventuellement un nouveau tarif en évitant la resaisie des informations administratives. Code projet de la régie renouvelée : Le renouvellement d une régie génère automatiquement un nouveau projet avec le code projet suivant : "code_projet_renouvelé_-_numéro_d ordre". Le renouvellement du projet REG1234 générera donc un projet REG Un autre renouvellement générera un projet REG et ainsi de suite. Renouveler une régie Pour être renouvelée, une régie doit avoir été déclarée comme renouvelable lors de sa création sous APP. Si la régie ne peut être renouvelée, vous pouvez la rendre renouvelable dans : Projet / modification et cliquez sur la puce "Oui " sur la ligne renouvelable. Pour renouveler la régie rendez vous dans Projet / modification et cliquez sur la puce renouvellement en bas de page. Pour renouveler un projet qui a déjà été renouvelé, renouvelez le dernier renouvellement effectué (Projet ABCD-X où X est le x ème renouvellement du projet initial). Une nouvelle fenêtre s ouvre, contenant l ensemble des informations renseignées à propos de la régie initiale. Le nouveau projet généré débute le jour suivant la date de fin du contrat de régie initial. Ce qui peut être modifié par rapport au projet initial : - Le tarif de chaque collaborateur - La date de fin - le commercial - le responsable de facturation - la refacturation des frais Cliquez finalement sur enregistrer le projet Fin d'une régie Lorsque le projet est terminé, allez sur la page Projets / Modification / Projets ou Projets / Modification / Assistante et passez le en statut inactif. Le statut inactif empêche toute saisie de CRA, ce qui évite les erreurs d'imputation. Toute modification du projet reste cependant possible (répartition du budget). Le contrôle de gestion, après avoir vérifié la bonne fin de la facturation clôturera définitivement le projet ( Accès : Projets / Reporting / Fermer un projet). 78 Version / Octobre 2004

79 E)PROJET REGIE FORFAITEE E)PROJET REGIE FORFAITEE 79 Version / Octobre 2004

80 E)PROJET REGIE FORFAITEE Introduction Qu est-ce qu un projet de type "Régie forfaitée"? Un contrat Régie permet à des sociétés clientes de trouver, pour un projet précis, le personnel qui saura, pour une durée donnée, apporter les compétences techniques nécessaires. On peut parler de «Location de prestations de service». La régie forfaitée est limitée dans le temps par un nombre de jours prévus. Ce type de contrat constitue un engagement de moyens et entraîne une valorisation du CA en fonction du nombre des jours consommés dans la limite du nombre de jours prévus. APP et les progiciels AGRESSO (comptabilité) & CCMX (paye) Les projets sont créés dans un premier temps dans la partie projet de AGRESSO par les assistantes pour la facturation. Le projet peut ensuite être créé sous APP par les assistantes, pour le suivi du CA. Les CRA saisis par les collaborateurs dans APP sont identiques aux CRA signés par les clients et justifient la facturation. Veillez donc à la fiabilité des informations que vous saisissez dans les CRA. Ou créer un nouveau projet régie forfaitée sous APP? Pour créer un nouveau projet de type régie forfaitée, rendez vous dans : Projets / Ajout / Régie forfaitée Qui peut créer un nouveau projet régie forfaitée? Un nouveau projet peut être enregistré par les collaborateurs suivants : - Manager de BU / CU - Assistant(e)s Manager de BU / CU - Assistant(e)s BU / CU - Manager d agence - Assistant(e)s d agence - Responsable AGRESSO - Responsable CRCI Quelles sont les étapes de la création d un projet Régie forfaitée? - 1ere étape : renseignement du projet. Tous les éléments administratifs sont précisés : agence signataire, n de contrat, collaborateurs en régie, montant facturé par jour et par collaborateur - 2 ème étape : Validation Le projet est à valider uniquement dans le cas d une marge inférieure à 30%. Dans le cas d une marge > 30%, le budget n exige pas de validation. Le processus général de création et de validation d une Régie Voir schéma page suivante 80 Version / Octobre 2004

81 E)PROJET REGIE FORFAITEE Schéma du processus de création d'une régie forfaitée 81 Version / Octobre 2004

82 E)PROJET REGIE FORFAITEE Fiche récapitulative du processus de création d'une régie forfaitée Création du projet sous AGRESSO par les assistantes. Création du projet sous APP dans Projets / Ajout / Régie forfaitée. Si la régie forfaitée est entièrement sous-traitée, créer une un projet négoce. Renseignement des informations administratives par les assistantes : tarif de valorisation par jours et nombre de jours forfaités pour chaque collaborateur. Validation du budget par les managers de BU et le directeur de projet. Si la marge est comprise entre 20% et 30%, validation par le directeur d agence. Si la marge est inférieure à 20% ou le montant total de l opération est supérieur à k, validation par le directoire. Modification du budget en cas d une non-validation d un des acteurs du processus de validation. Imputation de CRA par les collaborateurs en régie forfaitée et validation. Le CA est valorisé en fonction du nombre de jours consommés et du tarif de vente journalier de la façon suivante : CA = Jours de CRA imputés x Tarif journalier de vente Génération des FAE, PCA Renouvellement de la régie forfaitée le cas échéant Fin de la régie forfaitée 82 Version / Octobre 2004

83 E)PROJET REGIE FORFAITEE Renseignement du projet Haut du tableau : Les champs marqués d une astérisque sont obligatoires pour pouvoir enregistrer le nouveau projet. Le haut du premier tableau contient les champs suivants : Attention : tous les champs à renseigner dans cette partie du tableau doivent correspondre aux informations préalablement enregistrées dans AGRESSO pour le projet. 83 Version / Octobre 2004

84 E)PROJET REGIE FORFAITEE Informations communes Code Agresso Libellé Projet BU Signataire Commentaire Code projet identique à celui utilisé dans Agresso. Il doit être unique. Libellé du projet utilisé dans Agresso Permet d identifier la BU qui a signé l affaire. Contrat (référence et date)la référence du contrat et de la date permettent de certifier le CA. Facturation (agence) Permet de déterminer l agence responsable de la facturation. Le collaborateur responsable de la facturation du projet et donc du recouvrement est ajouté automatiquement sur la ligne "Responsable de facturation ". Le nom du collaborateur responsable de la facturation peut Projet de rattachement Client toutefois être modifié en cliquant sur l icône (contact avec le client, managers / Directeur de BU ou d Agence) Permet de lier plusieurs affaires Sélectionnez un client déjà existant en cliquant sur l icône. Les nouveaux clients sont créés par la comptabilité sur la base des informations saisies dans la fiche client (voir annexes). Dates Renouvelable RAQ Frais refacturés Commentaires Projet interne Le code client Agresso dépend de la structure juridique (SQLI, Abcial ou SQLI CH). Chaque numéro de client est préfixé par : SG pour SQLI AB pour Abcial SU pour SQLI Suisse Date de début et date de fin théorique du projet Précisez si la régie est renouvelable en fin de contrat ou non (Cette information pourra être modifiée en cours de projet) Responsable assurance qualité le cas échéant Suivant les dispositions du contrat signé, certains frais peuvent être pris en charge par le client. Dans ce cas, SQLI prend en charge les frais et les refacture au client. Cliquez sur la puce oui si le client prend en charge les frais des collaborateurs en régie forfaitée. Information purement indicative, d'autant que la refacturation des frais n'entre pas dans la valorisation du CA. Champs ouvert Créé uniquement par le contrôle de gestion. Bas du tableau Renseignez le nom d un Directeur de Projet général le cas échéant (non obligatoire pour enregistrer le projet). Cette information est utile pour la validation des CRA si le responsable du projet n'est pas le manager de la BU signataire. 84 Version / Octobre 2004

85 E)PROJET REGIE FORFAITEE Cliquez sur "ajouter un collaborateur". La fenêtre suivante apparaît : Elément à renseigner Collaborateur Tarif Date début / fin Remise Nb de jours Indications Cliquez sur l icône et choisissez un collaborateur dans la liste alphabétique. Tarif de vente journalier qui doit être défini pour chaque collaborateur. Date prévues de début et de fin de la régie. Les dates sont à renseigner à titre indicatif, et ne bloquent pas les CRA d'un collaborateur qui dépasserait la date de fin. Un montant de remise positif/négatif indique une diminution/augmentation du montant total de la prestation. Le montant de la remise sera automatiquement déduit/ajouté au CA lors de la première valorisation uniquement. Nature des remises: Jours offerts Marge sur sous-traitance Ajustement du tarif de vente Nombre de jours forfaités, et qui seront consommés par le client sur la période prévue. Sous-traitance sans prestation SQLI Créer un projet de type "Négoce" avec le prix de vente et le prix d'achat dans APP et AGRESSO avec le même code projet sous les 2 systèmes (voir partie Projet Négoce). Cliquez sur "enregistrer le projet ". 85 Version / Octobre 2004

86 E)PROJET REGIE FORFAITEE Ajout d un sous-traitant sur le projet Quelques règles à respecter en cas de sous-traitance : - La partie sous traitée d une régie doit être renseignée si c est SQLI qui facture le client. - Chaque opération de sous-traitance doit faire l objet d un bon de commande SQLI. - Le montant de la sous-traitance à renseigner est le montant d achat. Si un sous-traitant prend part au projet, ajoutez le en cliquant sur "Ajouter un sous-traitant ". Choisissez le sous-traitant à ajouter en cliquant sur l icône. (Si le sous-traitant n existe pas dans la liste, remplissez la fiche fournisseur disponible en annexe et transmettez la au service comptabilité). Les éléments à renseigner lors de l'ajout d'un sous-traitant : le montant de la sous-traitance (montant d achat, ici 4000) les numéro et date du bon de commande (Bbc). Si une marge est dégagée sur la prestation sous-traitée, il faut valoriser cette marge par le biais d'une remise négative à ajouter sur un collaborateur. Ici la marge dégagée est de 500, et est prise en compte sur le collaborateur emouton : Le montant facturé au client sera dans cet exemple de = 4500 Vous pouvez ajouter un sous-traitant à n'importe quel moment de la vie du projet, y compris pour un projet terminé. De la même façon, vous pouvez retirer un sous-traitant à tout moment, à la condition d'annuler la marge passée en remise. Un projet régie entièrement sous-traité (ne faisant appel à aucun collaborateur SQLI productif) devra être enregistré comme projet négoce (Voir partie négoce). Cliquez sur ajouter / modifier App calcule un montant total de l opération = CA sur opération SQLI + Sous Traitance. Après avoir ajouté les BU et la sous-traitance sur le projet, la page se présente de la façon suivante : 86 Version / Octobre 2004

87 E)PROJET REGIE FORFAITEE Exemple du calcul du montant total de l'opération: Montant opération SQLI Eric Bangerter 525 * 127 jours Montant sous-traitance Montant total facturé Montant opération SQLI + Montant sous-traitance = Ajout de plusieurs remises dans la vie du projet Si vous avez déjà saisi une remise sur le projet dans les mois précédents et que vous devez saisir une nouvelle remise, le montant de la remise à renseigner est: Montant de la nouvelle remise + montant des anciennes remises 87 Version / Octobre 2004

88 E)PROJET REGIE FORFAITEE Validation du budget ( Accès : Projet / Validation) Qui peut valider / invalider un projet du type régie forfaitée? La validation d un projet Régie est simplifiée et n intervient que dans certains cas. Un projet régie doit être validé sous APP dans les cas suivants : - 20% < Marge < 30% : le projet doit être validé par le directeur d agence de la BU signataire. - Marge < 20% : le projet doit être validé par le directeur d agence de la BU signataire et par le directoire. Pour une marge > 30% le budget n exige pas de validation Comment suivre l avancement de la validation? Rendez vous dans Projets / Reporting / Avancement projet ou Projets / Détail projet / Avancement. Votre rôle sur chaque projet est précisé dans la colonne "Rôle sur le projet" Les projets sur lesquels vous n avez aucun rôle ne sont pas listés. Les états possibles pour un projet sont : Budget en cours de création Validation attendue: (N) budget (xxxx) (N) Modif budget (xxxx) Le projet a été créé par un(e) assistant(e) mais n'a pas encore de budget Le budget a été créé et est en attente de validation par xxxx (Agence, DG), N étant le nombre de validations a effectuer au niveau xxxx Le budget a été modifié et est en attente de validation par xxxx (Agence, DG), N étant le nombre de validations a effectuer au niveau xxxx 88 Version / Octobre 2004

89 E)PROJET REGIE FORFAITEE Renouvellement d une mission en régie forfaitée ( Accès : Projet / Modification / Assistante soit Projet / Modification / Projet ) Une régie peut être renouvelée : le renouvellement permet de définir une nouvelle date de fin de projet et un nombre de jours pour chaque collaborateur (éventuellement un nouveau tarif), en évitant la resaisie des informations administratives. Code projet de la régie forfaitée renouvelée : Le renouvellement d une régie forfaitée génère automatiquement un nouveau projet avec le code projet suivant : "code_projet_renouvelé_-_numéro_d ordre". Le renouvellement du projet REG1234 générera donc un projet REG Un autre renouvellement générera un projet REG et ainsi de suite. Renouveler une régie forfaitée Pour être renouvelée, une régie forfaitée doit avoir été déclarée comme renouvelable lors de sa création sous APP. Si la régie forfaitée ne peut être renouvelée, vous pouvez la rendre renouvelable dans : Projet / modification / Assistante ou Projet / modification / Projet et cliquez sur la puce "Oui " sur la ligne renouvelable. Pour renouveler la régie forfaitée rendez vous dans Projet / modification et cliquez sur la puce renouvellement en bas de page. Pour renouveler un projet qui a déjà été renouvelé, renouvelez le dernier renouvellement effectué(projet ABCD-X où X est le x ème renouvellement du projet initial). Une nouvelle fenêtre s ouvre, contenant l ensemble des informations renseignées à propos de la régie forfaitée initiale. Le nouveau projet généré débute le jour suivant la date de fin du contrat de régie forfaitée initial. Ce qui peut être modifié par rapport au projet initial : - Le tarif de chaque collaborateur - Le nombre de jours - La date de début et de fin du collaborateur - La remise - La date de fin du projet - le commercial - le responsable de facturation - la refacturation des frais Cliquez finalement sur enregistrer le projet Fin d'une régie forfaitée Lorsque le projet est terminé, allez sur la page Projets / Modification / Projets ou Projets / Modification / Assistante et passez le en statut inactif. Le statut inactif empêche toute saisie de CRA, ce qui évite les erreurs d'imputation. Toute modification du projet reste cependant possible (répartition du budget). Le contrôle de gestion, après avoir vérifié la bonne fin de la facturation clôturera définitivement le projet ( Accès : Projets / Reporting / Fermer un projet). 89 Version / Octobre 2004

90 F)PROJET FORMATION F)PROJET FORMATION 90 Version / Octobre 2004

91 F)PROJET FORMATION Introduction Qu est-ce qu un projet de type "Formation"? Un contrat de formation permet à des sociétés clientes de former son personnel sur un domaine de compétences maîtrisé par SQLI. Ce type de contrat constitue un engagement de moyens et entraîne une valorisation du CA en fonction du nombre des jours d animation et de formation. Un projet formation peut être animé par plusieurs collaborateurs, et peut comporter plusieurs clients. Formation Intra-entreprise : la formation est destinée à une ou plusieurs personnes issues de la même entreprise. Le rythme est défini par le formateur et le ou les stagiaires. Les stagiaires ont la possibilité de travailler sur des cas réels, notamment ceux tirés de leur environnement professionnel. Formation Inter-entreprises : la formation rassemble des salariés issus d'horizons différents, par groupes. Les stagiaires peuvent ainsi confronter leurs expériences respectives. APP et les progiciels AGRESSO (comptabilité) & CCMX (paye) Les projets sont créés dans un premier temps dans la partie projet de AGRESSO par les assistantes pour la facturation. Le projet peut ensuite être créé sous APP par les assistantes, pour le suivi du CA. Ou créer un nouveau projet sous APP? Pour créer un nouveau projet de type formation, rendez vous dans : Projets / Ajout / Formation Qui peut créer un nouveau projet? Un nouveau projet peut être enregistré par les collaborateurs suivants : - Manager de BU / CU - Assistant(e)s Manager de BU / CU - Assistant(e)s BU / CU - Manager d agence - Assistant(e)s d agence - Responsable AGRESSO - Responsable CRCI Quelles sont les étapes de la création d un projet formation? - 1ere étape : renseignement du projet. Tous les éléments administratifs sont précisés : agence signataire, n de contrat, collaborateurs animant la formation, montant facturé par jour et par collaborateur - 2 ème étape : Validation Le projet est à valider uniquement dans le cas d une marge inférieure à 30%. Dans le cas d une marge > 30%, le budget n exige pas de validation. 91 Version / Octobre 2004

92 F)PROJET FORMATION Schéma du processus de création d'une formation 92 Version / Octobre 2004

93 F)PROJET FORMATION Fiche récapitulative du processus de création d'une formation Création du projet sous AGRESSO par les assistantes. Création du projet sous APP dans Projets / Ajout / Formation. Si la formation est entièrement sous-traitée, créer une un projet négoce. Renseignement des informations administratives par les assistantes : montant de l opération SQLI pour chaque client, et nombre de participant, nombre de jours pour chaque collaborateur, formation inter / intra. Validation du budget par les managers de BU et le directeur de projet. Si la marge est comprise entre 20% et 30%, validation par le directeur d agence. Si la marge est inférieure à 20% ou le montant total de l opération est supérieur à k, validation par le directoire. Modification du budget en cas d une non-validation d un des acteurs du processus de validation. Imputation de CRA par les collaborateurs en formation et validation. Le CA est calculé à partir du TJM : CA = TJM x nb de jours Prévus & TJM = Montant de l opération / Nb de jours total Génération des FAE, PCA Fin du projet de formation : 93 Version / Octobre 2004

94 F)PROJET FORMATION Renseignement du projet Haut du tableau : Les champs marqués d une astérisque sont obligatoires pour pouvoir enregistrer le nouveau projet. Le haut du premier tableau contient les champs suivants : Attention : tous les champs à renseigner dans cette partie du tableau doivent correspondre aux informations préalablement enregistrées dans AGRESSO pour le projet. Elément Code Agresso Libellé Projet BU Signataire Indications Code projet identique à celui utilisé dans Agresso. Il doit être unique. Le nom du projet utilisé dans Agresso Permet d identifier la BU qui a signé l affaire. Facturation (agence) Permet de déterminer l agence responsable de la facturation. Le collaborateur responsable de la facturation du projet et donc du recouvrement est ajouté automatiquement sur la ligne "Responsable de facturation ". Le nom du collaborateur responsable de la facturation peut Client toutefois être modifié en cliquant sur l icône (contact avec le client, managers / Directeur de BU ou d Agence) Sélectionnez un client déjà existant en cliquant sur l icône. Les nouveaux clients sont créés par la comptabilité sur la base des informations saisies dans la fiche client (voir annexes). Dates RAQ Commentaires Type de formation Le code client Agresso dépend de la structure juridique (SQLI, Abcial ou SQLI CH). Chaque numéro de client est préfixé par : SG pour SQLI AB pour Abcial SU pour SQLI Suisse Date de début et date de fin de la formation Responsable assurance qualité le cas échéant Champs ouvert Précisez si la formation est inter-entreprises (La formation rassemble des salariés issus d'horizons différents) ou intra-entreprise (La formation est destinée à une ou plusieurs personnes issues de la même entreprise).purement indicatif. 94 Version / Octobre 2004

95 F)PROJET FORMATION Bas du tableau Directeur de projet général : A ajouter le cas échéant (n empêche pas l enregistrement du projet). Il ne pourra pas imputer de jours de CRA sur le projet (il pourra s imputer des jours administratifs comme son activité vient en support du projet). Le DP pourra s imputer des jours de CRA sur le projet uniquement si il figure dans la liste des collaborateurs prenant part au projet. Cliquez sur "ajouter un collaborateur". La fenêtre suivante apparaît : Elément à renseigner Collaborateur Nb de jours Indications Cliquez sur l icône et choisissez un collaborateur dans la liste alphabétique. Nombre de jours forfaités, et qui seront consommés par le client sur la période prévue. Sous-traitance sans prestation SQLI Créer un projet de type "Négoce" avec le prix de vente et le prix d'achat dans APP et AGRESSO avec le même code projet sous les 2 systèmes (voir partie Projet Négoce). Finalement cliquez sur "enregistrer le projet ". 95 Version / Octobre 2004

96 F)PROJET FORMATION Ajout d un sous-traitant sur le projet Quelques règles à respecter en cas de sous-traitance : - La partie sous traitée d une formation doit être renseignée si c est SQLI qui facture le client. - Chaque opération de sous-traitance doit faire l objet d un bon de commande SQLI. - Le montant de la sous-traitance à renseigner est le montant d achat. Si un sous-traitant prend part au projet, ajoutez le en cliquant sur "Ajouter un sous-traitant ". Choisissez le sous-traitant à ajouter en cliquant sur l icône. (Si le sous-traitant n existe pas dans la liste, remplissez la fiche fournisseur disponible en annexe et transmettez la au service comptabilité).. Renseignez le montant de la sous-traitance (montant d achat) et les numéro et date du bon de commande (Bbc). Attention: Au contraire des régies,on ne peut pas saisir de remise sur les projets formation, donc la marge éventuelle sur la sous-traitance est à répartir sur le tarif de vente des clients. Vous pouvez ajouter un sous-traitant à n'importe quel moment de la vie du projet, y compris pour un projet terminé. De la même façon, vous pouvez retirer un sous-traitant à tout moment, en corrigeant le prix de vente des clients. Le montant total client + sous-traitance doit toujours être égale au montant à facturer au client. Projet formation entièrement sous-traité : créer un projet formation avec la marge sur la sous-traitance répartie sur les clients. Il faudra néanmoins ajouter un collaborateur qui imputera une journée afin de valoriser le CA (conseil : manager de la BU signataire). (ne faisant appel à aucun collaborateur SQLI productif) devra être enregistré comme projet négoce (Voir partie négoce). Cliquez sur ajouter / modifier App calcule un montant total de l opération = CA sur opération SQLI + Sous Traitance. Après avoir ajouté les BU et la sous-traitance sur le projet, la page se présente de la façon suivante : 96 Version / Octobre 2004

97 F)PROJET FORMATION Exemple du calcul du montant total de l'opération: AMADEUS 977,19 FAFIEC 148,18 DIVA NETWORK 148,18 Montant opération 1273,55 SQLI Montant sous-traitance 5670,95 Montant total facturé Montant opération SQLI + Montant sous-traitance = 6944,5 Attention : le montant client renseigné lors de la création du projet ne comprend pas la sous-traitance. Vous trouverez ci-dessous la facturation réelle au client. 97 Version / Octobre 2004

98 F)PROJET FORMATION Validation du budget ( Accès : Projet / Validation) Qui peut valider / invalider un projet du type formation? La validation d un projet Régie est simplifiée et n intervient que dans certains cas. Un projet régie doit être validé sous APP dans les cas suivants : - 20% < Marge < 30% : le projet doit être validé par le directeur d agence de la BU signataire. - Marge < 20% : le projet doit être validé par le directeur d agence de la BU signataire et par le directoire. Pour une marge > 30% le budget n exige pas de validation. Comment suivre l avancement de la validation? Rendez vous dans Projets / Reporting / Avancement projet ou Projets / Détail projet / Avancement. Votre rôle sur chaque projet est précisé dans la colonne "Rôle sur le projet" Les projets sur lesquels vous n avez aucun rôle ne sont pas listés. Les états possibles pour un projet sont : Budget en cours de création Validation attendue: (N) budget (xxxx) (N) Modif budget (xxxx) Le projet a été créé par un(e) assistant(e) mais n'a pas encore de budget Le budget a été créé et est en attente de validation par xxxx (Agence, DG), N étant le nombre de validations a effectuer au niveau xxxx Le budget a été modifié et est en attente de validation par xxxx (Agence, DG), N étant le nombre de validations a effectuer au niveau xxxx Fin d'une formation Lorsque le projet est terminé, allez sur la page Projets / Modification / Projets ou Projets / Modification / Assistante et passez le en statut inactif. Le statut inactif empêche toute saisie de CRA, ce qui évite les erreurs d'imputation. Toute modification du projet reste cependant possible (répartition du budget). Le contrôle de gestion, après avoir vérifié la bonne fin de la facturation clôturera définitivement le projet ( Accès : Projets / Reporting / Fermer un projet). 98 Version / Octobre 2004

99 G)PROJET NEGOCE G)PROJET NEGOCE 99 Version / Octobre 2004

100 G)PROJET NEGOCE Introduction Qu est-ce qu un projet de type "négoce"? Projet d achat pour revente. Il s agit le plus souvent de revente de matériel ou de logiciel. Le projet de type négoce est également utilisé dans le cas de projets forfait, régie et régie forfaitée entièrement sous traités. Cas d un projet de vente de négoce de matériel et/ou licence AVEC prestations SQLI Il faut créer un projet pour enregistrer l'opération de négoce du matériel ET un projet pour les prestations de SQLI dans APP et dans AGRESSO. Le projet sera donc facturé en 2 parties sous AGRESSO : le négoce d'un côté et les prestations SQLI de l'autre. Le montant du projet concernant les prestations de SQLI ne doit contenir que la partie dédiée à SQLI (hors négoce). Le projet de négoce doit être rattaché au projet (Code projet de rattachement dans APP). APP et les progiciels AGRESSO (Comptabilité) CCMX (paye) Les projets sont créés dans un premier temps dans la partie projet de AGRESSO par les assistantes pour la facturation. Le projet peut ensuite être créé sous APP par les assistantes, pour le suivi du CA. Ou créer un nouveau projet négoce sous APP? Pour créer un nouveau projet de type négoce, rendez vous dans : Projets / Ajout / Négoce. Qui peut créer un nouveau projet? Un nouveau projet peut être enregistré par les collaborateurs suivants : - Manager de BU / CU - Assistant(e)s Manager de BU / CU - Assistant(e)s BU / CU - Manager d agence - Assistant(e)s d agence - Responsable AGRESSO - Responsable CRCI Quelles sont les étapes de la création d un projet négoce? - 1ere étape : renseignement du projet. Tous les éléments administratifs sont précisés : agence signataire, n de contrat, fournisseur, montant facturé - 2 ème étape : Validation Le projet est à valider uniquement dans le cas d une marge inférieur à 15%. Dans le cas d une marge > 15%, le projet de négoce n exige pas de validation. 100 Version / Octobre 2004

101 G)PROJET NEGOCE Schéma du processus de création d'une négoce 101 Version / Octobre 2004

102 G)PROJET NEGOCE Fiche récapitulative du processus de création d'une négoce Création du projet sous AGRESSO par les assistantes. Création du projet sous APP dans Projets / Ajout / Négoce. Renseignement des informations administratives par les assistantes : montant de l achat, prix de vente, client. En cas de facturation par mois/trimestre, créé un projet chaque mois/trimestre du montant total de l achat/vente divisé par le nombre de périodes de facturation prévu. Le code projet sur chaque mois/trimestre sera PROJET1234, puis PROJET etc. Validation du budget par les managers de BU et le directeur de projet. Si la marge est comprise entre 10% et 15%, validation par le directeur d agence. Si la marge est inférieure à 10% ou le montant total de l opération est supérieur à k, validation par le directoire. Modification des montants de la négoce en cas d une non-validation d un des acteurs du processus de validation. Valorisation du CA par période : CA = Montant facturé au client Prix d achat Génération des FAE, PCA Fin de la négoce : 102 Version / Octobre 2004

103 G)PROJET NEGOCE Renseignement du projet Haut du tableau : Les champs marqués d une astérisque sont obligatoires pour pouvoir enregistrer le nouveau projet. Le haut du premier tableau contient les champs suivants : Attention : tous les champs à renseigner dans cette partie du tableau doivent correspondre aux informations préalablement enregistrées dans AGRESSO pour le projet. 103 Version / Octobre 2004

104 G)PROJET NEGOCE Informations communes Code projet AGRESSO Libellé projet BU Signataire Agence de facturation Projet de rattachement Client Montant de l'opération RAQ Périodicité de facturation Commentaires Commentaire Code projet identique à celui utilisé dans Agresso. Il doit être unique. Libellé du projet utilisé dans Agresso. Permet d identifier la BU qui a signé l affaire. Permet de déterminer l agence responsable de la facturation. Le collaborateur responsable de la facturation du projet et donc du recouvrement est ajouté automatiquement sur la ligne "Responsable de facturation ". Le nom du collaborateur responsable de la facturation peut toutefois être modifié en cliquant sur l icône Vous pouvez lier le projet de négoce à un autre projet Sélectionnez un client déjà existant en cliquant sur l icône. Les nouveaux clients sont créés par la comptabilité sur la base des informations saisies dans la fiche client (voir annexes). Le code client Agresso dépend de la structure juridique (SQLI, Abcial ou SQLI CH). Chaque numéro de client est préfixé par : SG pour SQLI AB pour Abcial SU pour SQLI Suisse Montant facturé par SQLI au client. Ce montant ne pourra être modifié une fois le projet enregistré. Responsable assurance qualité Vous pouvez choisir de facturer le client, selon les dispositions du contrat, en une fois, tous les mois, tous les trimestres. Si vous facturez sur n mois avec une périodicité mensuelle, crééz un projet avec un montant de facturation et un prix d'achat divisé par n. Champ ouvert Exemple de création d'une négoce avec une facturation mensuelle: Montant global de l'opération: Coût d'achat Prix de vente Si vous avez créé un projet avec une facturation mensuelle, vous devez créer chaque mois un projet avec un coût d'achat et un prix de vente divisé par 12: Champ montant fournisseur Champ montant de l'opération SQLI Version / Octobre 2004

105 G)PROJET NEGOCE Bas du tableau Cliquez sur "ajouter un fournisseur". La fenêtre suivante apparaît : Elément à renseigner Montant Bbc (bon de commande) Indications Montant HT de l achat facturé par le fournisseur. Ce montant ne pourra être modifié une fois le projet enregistré. Numéro du bon de commande et date du bon commande Dans le cas ou le projet de négoce fait appel à un nouveau fournisseur non listé, remplissez une fiche fournisseur (joint en Annexe), et envoyez la au service comptabilité fournisseur. Dans le cas d'un projet type redevance pour lequel il n'y a pas de coût d'achat, seul le contrôle de gesiton pourra créer le projet. Finalement cliquez sur "enregistrer le projet ". 105 Version / Octobre 2004

106 G)PROJET NEGOCE Validation du budget ( Accès : Projet / Validation) Qui peut valider / invalider un projet du type négoce? La validation d un projet négoce est simplifiée et n intervient que dans certains cas. Un projet négoce doit être validé sous APP dans les cas suivants : - 10% < Marge < 15% : le projet doit être validé par le directeur d agence de la BU signataire. - Marge < 10% : le projet doit être validé par le directeur d agence de la BU signataire et par le directoire. Pour une marge > 15% le projet de négoce n exige pas de validation. Comment suivre l avancement de la validation? Rendez vous dans Projets / Reporting / Avancement projet ou Projets / Détail projet / Avancement. Votre rôle sur chaque projet est précisé dans la colonne "Rôle sur le projet" Les projets sur lesquels vous n avez aucun rôle ne sont pas listés. Les états possibles pour un projet sont : Budget en cours de Le projet a été créé par un(e) assistant(e) mais n'a pas encore création de budget Validation attendue: Le budget a été créé et est en attente de validation par xxxx (N) budget (xxxx) (Agence, DG), N étant le nombre de validations a effectuer au niveau xxxx (N) Modif budget (xxxx) Le budget a été modifié et est en attente de validation par xxxx (Agence, DG), N étant le nombre de validations a effectuer au niveau xxxx 106 Version / Octobre 2004

107 H)CALCUL CA, CP & CHARGES H)CALCUL CA, CP & CHARGES 107 Version / Octobre 2004

108 H)CALCUL CA, CP & CHARGES Chaque mois le CA du groupe est arrêté en suivant chacune des étapes du schéma ci-après. Le CA est la valorisation non pas de la facturation émise du mois, mais de la production, qui est l'exact reflet des CRA saisis par les collaborateurs. La comptabilité fait le lien entre la facturation et la production par le calcul de FAE (Factures à emettre), et de PCA (produits constatés d'avance). Chaque type de projet est valorisé, seuls les forfaits nécessitent la saisie et la validation de RAF. Les jours indiqués sur le schéma sont des jours ouvrés et restent indicatifs. 108 Version / Octobre 2004

109 H)CALCUL CA, CP & CHARGES 109 Version / Octobre 2004

110 H)CALCUL CA, CP & CHARGES H.1 FORFAIT 110 Version / Octobre 2004

111 H)CALCUL CA, CP & CHARGES Valorisation du CA d un projet forfait par profil Valorisation du CA par mois Le CA produit est valorisé à l avancement du projet, c est à dire en fonction : - Du nombre de jours imputés par les collaborateurs sur le projet - Du nombre de jours de RAF à la cloture Le CA par profil est calculé par la formule suivante : CAMois = CA Budgété * [ Nb jours total imputé / (Nb jours total imputé + RAF) ] Le CA peut être négatif si le % d avancement régresse. Le CA est valorisé deux fois par jour : aux environs de 6h et 14h.. Exemple de valorisation du CA d un projet sur 3 mois : Budget initial Profil 1 Profil 2 BU Eléments de calcul Jours budgétés 80,00 100,0 180,0 CA Budgété 38054, , ,7 Mois 1 Jours imputés sur projet 20,00 10,0 30,0 CRA des collaborateurs sur le projet RAF 60,00 90,0 150,0 Renseigné par le CP / manager BU sign. Avancement 0,25 0,1 0,2 Nb J. total imputés / (Nb J. total imputés + RAF) CA mois , , ,4 CA budgété * avancement - CA déjà imputés Mois 2 Jour sur projet 22,00 30,0 52,0 CRA des collaborateurs sur le projet RAF 50,00 70,0 120,0 Renseigné par le CP / manager BU sign. Avancement 0,46 0,36 0,8 Nb J. total imputés / (Nb J. total imputés + RAF) CA Mois ,0 9150, ,4 CA budgété * avancement - CA déjà imputés Mois 3 Jour sur projet 40,00 40,0 80,0 CRA des collaborateurs sur le projet RAF 0,00 0,0 0,0 Renseigné par le CP / manager BU sign. Nb J. total imputés / (Nb J. total imputés Avancement 1,00 1,00 1,00 CA Mois , , ,9 TOTAL CA Valorisé 38054, , ,7 + RAF) CA budgété * avancement - CA déjà imputés L'avancement est à 100% pour le mois 3. La somme des CA valorisés par mois est donc égale au CA budgété qui a été totalement consommé. 111 Version / Octobre 2004

112 H)CALCUL CA, CP & CHARGES Valorisation du CA d un projet forfait par collaborateur Le CA valorisé par un collaborateur est la répartition, au prorata du nombre de jours imputés, du CA valorisé sur le profil. Formule de calcul du CA valorisé par un collaborateur : CA = CA profil x Nb de jours imputés par le collab sur le mois / nb total de jours imputés sur le profil Exemple de valorisation du CA par collaborateur : Budget initial Profil 1 Profil 2 BU Elements de calcul Jours budgétés 80,00 100,0 180,0 CA Budgété 38054, , ,7 Mois 1 Jours Collab A 20,00 20,0 CRA des collaborateurs sur le projet Jours Collab B 10,0 10,0 Jours Collab C 0,0 Total jours sur le profil 20,00 10,00 30,00 RAF 60,00 90,00 150,00 Renseigné par le CP / manager BU sign. Avancement 0,25 0,10 0,17 Nb J. total imputés / (Nb J. total imputés + RAF) CA mois , , ,4 CA budgété * avancement - CA déjà imputés CA Collab A 9513,55 CA valorisé à 20 jours / 20 sur le profil CA Collab B 3470,9 CA valorisé à 10 jours / 10 sur le profil CA Collab C 0,0 CA valorisé à 0 jours / 10 sur le profil Mois 2 Jours Collab A 22,00 22,0 CRA des collaborateurs sur le projet Jours Collab B 20,0 20,0 Jours Collab C 10,0 10,0 Total jours sur le profil 22,00 30,00 52,00 RAF 50,00 70,00 120,00 Renseigné par le CP / manager BU sign. Avancement 0,46 0,36 0,41 Nb J. total imputés / (Nb J. total imputés + RAF) CA Mois ,0 9150, ,9 CA budgété * avancement - CA déjà imputés CA Collab A 7859,0 CA valorisé à 22 jours / 22 sur le profil CA Collab B 6100,3 CA valorisé à 20 jours / 30 sur le profil CA Collab C 3050,1 CA valorisé à 10 jours / 30 sur le profil Mois 3 Jours Collab A 40,00 40,0 CRA des collaborateurs sur le projet Jours Collab B 30,0 30,0 Jours Collab C 10,0 10,0 Total jours sur le profil 40,00 40,00 80,00 RAF 0,00 0,0 0,0 Renseigné par le CP / manager BU sign. Avancement 1,00 1,00 1,00 Nb J. total imputés / (Nb J. total imputés + RAF) CA Mois , , ,9 CA budgété * avancement - CA déjà imputés CA Collab A 20681,63 CA valorisé à 40 jours / 40 sur le profil CA Collab B 16565,4 CA valorisé à 30 jours / 40 sur le profil CA Collab C 5521,8 CA valorisé à 10 jours / 40 sur le profil TOTAL CA Valorisé 38054, , ,7 112 Version / Octobre 2004

113 H)CALCUL CA, CP & CHARGES Cas d un CA négatif Pour certains mois, sous certaines conditions, il peut arriver que sur une BU un profil ait un CA négatif. Cela est du à un lissage de la valorisation dans le temps. Pour avoir un CA négatif il est nécessaire que le pourcentage d avancement régresse d un mois à un autre. Exemple: Budget de CA 10k pour 10 jours Budget initial Profil 1 Elements de calcul Jours budgétés 10,00 CA Budgété 10000,00 Mois 1 Jour imputés sur projet 5,00 CRA des collaborateurs sur le projet RAF 5,00 Renseigné par le CP / manager BU sign. Avancement 0,50 Nb J. total imputés / (Nb J. total imputés + RAF) CA mois ,00 CA budgété * avancement - CA déjà imputés Mois 2 Jour sur projet 1,00 CRA des collaborateurs sur le projet RAF 7,00 Renseigné par le CP / manager BU sign. Avancement 0,46 Nb J. total imputés / (Nb J. total imputés + RAF) CA Mois 2-384,6 CA budgété * avancement - CA déjà imputés Mois 3 Jour sur projet 6,00 CRA des collaborateurs sur le projet RAF 0,00 Renseigné par le CP / manager BU sign. Avancement 1,00 Nb J. total imputés / (Nb J. total imputés + RAF) CA Mois ,6 CA budgété * avancement - CA déjà imputés TOTAL CA Valorisé 10000,00 Pour le mois 2, le collaborateur ne s impute qu un seul jour, et le RAF passe à 7. Du mois 1 au mois 2, l avancement passe donc de 0.5 à Le CA est donc négatif sur le profil 1 pour la période du mois 2. Au final, le CA valorisé est bien égal au CA budgété : la valorisation négative du CA ne résulte que d un lissage de la valorisation dans le temps. 113 Version / Octobre 2004

114 H)CALCUL CA, CP & CHARGES CA non affecté Du CA non affécté est généré dans les deux cas suivants: Mise à jour d'un RAF sur un profil et aucun CRA saisis sur ce profil le mois de valorisation Mise à jour du budget et aucun CRA saisis sur ce profil le mois de valorisation. L'absence de CRA empêche APP d'affecter du CA à un collaborateur. Le CA est donc attribué à un collaborateur fictif. Le CA non affecté reste dans la BU initiale. Exemple d'une mise à jour du RAF: Cas simple, 1 BU, 2 collabs d'un même profil M-1 profil Jrs Budget Jrs imputés CA total RAF budgétés du mois valorisé Collaborateur 1 IC Collaborateur 2 IC IC En M pas d'imputation de jours, mais modification du RAF de 5 jours M profil Jrs Budget cumul jours CA total RAF budgétés imputés valorisé Collaborateur 1 IC Collaborateur 2 IC Ca non affecté Votre nouvelle répartition augmente le TJM du projet qui passe de 1000 Euros / jrs à 1142,86 Euros / jrs. Du fait de la non imputation de cras sur le mois en cours, la différence de valorisation se retrouve sur le CA non affecté. Exemple d'une mise à jour du budget: Cas simple, 1 BU, 2 collabs d'un même profil M-1 profil Jrs Budget Jrs imputés CA total RAF budgétés du mois valorisé Collaborateur 1 IC Collaborateur 2 IC IC M profil Jrs Budget cumul jours CA total valorisé budgétés imputés Collaborateur 1 IC Collaborateur 2 IC Ca non affecté 1285, ,71 14 En M pas d'imputation de jours, mais Ajout d'un avenant de 5000 euros pour 2 jours. 114 Version / Octobre 2004

115 H)CALCUL CA, CP & CHARGES H.2 REGIE 115 Version / Octobre 2004

116 H)CALCUL CA, CP & CHARGES Valorisation du CA d'une régie Valorisation du CA Le CA est calculé par collaborateur et par mois. Le CA est valorisé en fonction du nombre de jours consommés et du tarif de vente journalier de la façon suivante : CA = Jours de CRA imputés x Tarif journalier de vente Si un collaborateur fait l objet d une remise (positive ou négative), celle-ci sera retirée / ajoutée au montant global de l opération lors du premier calcul de valorisation. La marge est calculée de la façon suivante : M = (Tarif de vente journalier Cout Standard du collab) / Tarif de vente journalier Pour plusieurs collaborateurs sur la mission : M = [ (Tarifs de vente journaliers) - (Coûts standards) ] / (Tarifs de vente journaliers) Exemple pour un Coût standard = 343 & Tarif de vente journalier = 550 : Jours CA Coût de Production Avril Mai Juin Version / Octobre 2004

117 H)CALCUL CA, CP & CHARGES H.3 REGIE FORFAITEE 117 Version / Octobre 2004

118 H)CALCUL CA, CP & CHARGES Valorisation du CA d'une régie forfaitée Le CA est calculé par collaborateur et par mois. Le CA est valorisé en fonction du nombre de jours consommés et du tarif de vente journalier de la façon suivante : CA = Jours de CRA imputés x Tarif journalier de vente => Dans la limite du nombre de jours prévus. Dès que cette limite est dépassée, il n'y a plus de valorisation du CA. Le CA passé n'est pas remis en cause. Si un collaborateur fait l objet d une remise (positive ou négative), celle-ci sera retirée / ajoutée au montant global de l opération lors du premier calcul de valorisation. La marge réalisée est calculée de la façon suivante : M = (Σ Tarif de vente journaliers * nb de jours réalisés dans la limite du forfait Σ coûts * nombre de jours réalisés. ) / (Σ Tarif de vente journaliers * nb de jours réalisés dans la limite du forfait) 118 Version / Octobre 2004

119 H)CALCUL CA, CP & CHARGES H.4 FORMATION 119 Version / Octobre 2004

120 H)CALCUL CA, CP & CHARGES Valorisation du CA d'une formation Le CA est calculé à partir du TJM. CA = TJM x nb de jours Prévus Avec TJM = Montant de l opération / Nb de jours total Calcul de la marge réalisée : M = (Σ TJM x nb de jours Σ côuts * nombre de jours) / Σ TJM x nb de jours 120 Version / Octobre 2004

121 H)CALCUL CA, CP & CHARGES H.5 NEGOCE 121 Version / Octobre 2004

122 H)CALCUL CA, CP & CHARGES Valorisation du CA d'une négoce Le CA valorisé dépend de la périodicité de facturation du client. Valorisation du CA pour une périodicité unique CA valorisé = Montant facturé au client Prix d achat Valorisation du CA pour une périodicité mensuelle/trimestrielle Exemple de création d'une négoce avec une facturation mensuelle: Montant global de l'opération: Coût d'achat Prix de vente Si vous avez créé un projet avec une facturation mensuelle, vous devez créer chaque mois un projet avec un coût d'achat et un prix de vente divisé par 12: Champ montant fournisseur Champ montant de l'opération SQLI Le CA valorisé chaque mois sera donc Opération SQLI Montant FNR = = 1000 Par trimestre : Même principe que pour une périodicité mensuelle. 122 Version / Octobre 2004

123 H)CALCUL CA, CP & CHARGES H.6 LES FAE / PCA 123 Version / Octobre 2004

124 H)CALCUL CA, CP & CHARGES Le caclul des FAE et PCA ne répond qu'à des éxigences comptables et permet d'ajuster la facturation sur la production. Ils sont calculés sur tous les projets sauf négoce. Le calcul est réalisé par structure juridique et par projet. On a : CA Produit = Cumul CA produit et sous-traité sur le projet toutes BU et tous profils confondus CA facturé = Cumul CA des factures émises sur le projet CA produit > CA facturé : enregistrement d une FAE Montant FAE (HT) = CA Produit CA Facturé CA produit < CA facturé : enregistrement d un PCA Montant PCA (HT) = CA Facturé CA Produit CA produit = CA facturé PCA = 0 et FAE = 0 Quand le projet est terminé, c'est à dire entièrement produit et facturé, il n'ya plus ni PCA ni FAE. 124 Version / Octobre 2004

125 H)CALCUL CA, CP & CHARGES H.7 CALCUL DU COUT DE PRODUCTION 125 Version / Octobre 2004

126 H)CALCUL CA, CP & CHARGES Définition du coût standard Le coût de production des collaborateurs ne correspond pas au coût réél de leur salaire et charges à un instant t, mais est calculé à partir d'un coût standard établi pour l'année en fonction du profil de chaque collaborateur. A chaque profil est attribué un coût, calculé sur les éléments salariaux de l' année précédente. Formule de calcul du coût standard par profil: (Moyenne des salaires fixes + Moyenne salaire variable)*tx de charges sociales / (Nb jours ouvrés*coeff de productivité) * ( % de congés) Le taux de charges sociales retenu est de 48% pour Les coûts standards sont mis à jour une fois par an (tous les 1er Janvier), et sont constants sur l'année. Vous aurez peut être remarqué que les coûts standards sur un profil sont différents entre agences. En effet le calcul des coûts standards par profil est établi à partir d un coût de référence au niveau du groupe SQLI, et d un coefficient par BU. Ainsi le coût standard sur chaque profil diffère entre agence, et donc entre les BU d agences différentes. A titre indicatif pour 2004 les coûts standards sont les suivants: Cout standard Maroc Paris Suisse Autres Code profil Intitulé Jour Coeff 1 0,5 1,035 1,35 1 IC1 Ingénieur concepteur 250,71 125,36 259,48 338,46 250,71 Ingénieur concepteur IC2 expérimenté 302,14 151,07 312,71 407,89 302,14 CP Chef de projet 1000,00 500, , , ,00 Consultant technique et CT fonctionnel 372,01 186,01 385,03 502,21 372,01 ST Stagiaire 77,63 38,82 80,35 104,80 77,63 MO Manager opérationnel 508,51 254,26 526,31 686,49 508,51 Consultant fonctionnel CM métier et usabilité 317,77 158,89 328,89 428,99 317,77 IM Improductifs 286,08 143,04 296,09 386,21 286, Version / Octobre 2004

127 H)CALCUL CA, CP & CHARGES Valorisation du Coût de production par profil Coût de production par mois Le coût de production est valorisé en fonction du nombre de jours imputés sur un profil. La formule du coût de production par profil et par mois est la suivante : CP Mois = Cout standard * Nb jours imputés sur le mois Coût de production réactualisé (uniquement pour les forfaits) Pour chaque profil, le coût de production total sur le projet est réactualisé en fonction : - Du nombre de jours déjà imputés - Du RAF enregistré à chaque fin de période. Le coût de production réactualisé n a qu une valeur indicative, et se calcule de la façon suivante : CP Réactualisé = CP Budgété +/- Ecart en jours * Coût standard Exemple de valorisation du CP d un projet sur 3 mois : Budget initial Profil 1 Profil 2 BU Eléments de calcul Jours budgétés 80,00 100,0 180,0 Cout standard 344,00 251,0 595,0 Cout de production 27520, , ,0 Nb jours budgétés * cout standard Mois 1 Jours imputés sur projet 20,00 10,0 30,0 CRA des collaborateurs sur le projet RAF 60,00 90,0 150,0 Renseigné par le CP / manager BU sign. Cout de production 6880, ,0 9390,0 CP réactualisé 27520, , ,0 Mois 2 Jours sur projet 22,00 30,0 52,0 CRA des collaborateurs sur le projet RAF 50,00 70,0 120,0 Renseigné par le CP / manager BU sign. Cout de production 7568, , ,0 Nb jours imputés * Cout standard CP budgété + Cout standard * ecart en CP réactualisé 31648, , ,0 jours Mois 3 Jours sur projet 40,00 40,0 80,0 CRA des collaborateurs sur le projet RAF 0,00 0,0 0,0 Renseigné par le CP / manager BU sign. Cout de production 13760, , ,0 Nb jours imputés * Cout standard CP réactualisé 28208, ,00 CP budgété + Cout standard * ecart en 41910,00 jours CP Fin de projet 28208, , ,00 Pour le mois 3, l avancement est à 100%. On vérifie bien que le CP réactualisé est égal à la somme des coûts de production de chaque mois. 127 Version / Octobre 2004

128 H)CALCUL CA, CP & CHARGES Les pertes à terminaison (PAT) Qu'est-ce qu'une PAT Une PAT est un constat de dépassement en cours de projet : coût prévu > CA prévu. Les PAT sont à constater lorsque Cprod. total > CA total du projet. c est à dire lorsque la marge finale attendue sur le projet devient négative On a Cprod. total = CSP x (CC + CRAF) CSP = Coût standard profil CC = Cumul temps passé jours/homme CARF=Temps restant à produire en jours/homme Calcul de la PAT PAT = (Cprod. Total Montant Budget CA) (CSP x CC CA imputé) 128 Version / Octobre 2004

129 H)CALCUL CA, CP & CHARGES Calcul des salaires Les charges prisent en compte sous APP pour les parties fixes et variables des salaires sont les suivantes : Elements de salaires fixes Salaires Absences maladies-maternité Salaires expatriés Indemnités maladies-maternité Absences diverses Congés payés pris RTT Pris Primes vacances payées Provision primes vacances Indemnités journalières Avantage en nature Indemnités stagiaires Elements de salaires variables Primes exceptionnelles Commissions Variables expatriés Indemnités de Licenciement Autres primes et commissions 129 Version / Octobre 2004

130 H)CALCUL CA, CP & CHARGES Les charges Les principales charges comptabilisées dans le tableau de bord sont les suivantes (cf partie Reporting-tableau de bord et page APP Projets / Reporting / Tableau de bord) : Salaires fixes Salaires bruts, congés RTT pris, primes vacances, provisions primes vacances., Salaires variables Primes exceptionelles, commissions, variables, indemnités de licenciement. CP-RTT Provisions CP RTT (jours à prendre) Charges sociales Cotisations sociales, charges sociales sur provisions de CP RTT Locaux EDF, loyers, assurances Téléphone - Timbres Téléphone, flotte portables, poste Fournitures Divers fournitures Flotte voiture location et entretien véhicules Frais déplacement Frais de mission Frais commerciaux Marketing, événementiel, communication Honoraires Affacturage, recrutement, juridique Informatique Location parc informatique, maintenance Autres charges Frais bancaires, pertes sur créances irrecouvrables Taxes Taxe professionnelle, Impôt sur les bénéfices. Provisions-risques Provisions pour PAT, clients douteux, FAE Projets internes Valorisation projets réalisés en interne. Exclusion Sous-traitance, achat de matériel, comptes intra-groupe Contrairement aux coûts standards utilisés dans la gestion des projets, il s'agit de charges réelles remontées chaque mois de l'erp AGRESSO. Calcul des provisions clients : Provision de 100% du montant HT des factures ayants 90 jours de retard sur la date d'échéance. Calcul des provisions FAE: Sur la régie: provision de 50% du montant du CA produit non facturé (FAE) >1 mois. Sur les forfaits régies forfaitées, formations : provision de 10% du montant du CA produit non facturé (FAE) >3 mois. 130 Version / Octobre 2004

131 I)REPORTING I)REPORTING 131 Version / Octobre 2004

132 I)REPORTING Le menu reporting (Accès : Projets / Reporting) Menu Projet / Reporting Actions Tableau de bord Récapitulatif CA et charges par agence et par BU, refacturations inter-agences. Carnet de commande Suivi du remplissage du carnet de commande par période. CA par collaborateur Suivi du CA généré par chaque collaborateur par période. CA par projet Suivi du CA sur chaque projet, par projet, par collaborateur et par période. Pré-facturation Pas utilisé Synthèse forfait Evolution des forfaits d une agence ou d une BU entre 2 périodes choisies : CA, CP, RAF, écart d avancement. Refacturations internes Suivi des refacturations entre agence par projet et par collaborateur. Détail projet Synthèse des informations projets : CRA, facturation, FAE PCA PAT, Budget, suivi de la validation. Avancement projet Suivi de l état de création et de validation d un projet avant sa mise en œuvre, et des validations de modification de budget. Forfait en erreur Récapitulatif des erreurs de contrôle sur les projets. CA signés Suivi des CA signés par collaborateur Fermer un projet Fermeture d un projet par le contrôle de gestion Liste projets Liste de contrôle de l état de validation des projets Input > Budget Récapitulatif des jours budgets, jours imputés et écarts en jours sur le projet No move forfait / formation Liste des forfaits & formations n ayant pas eu d imputation de CRA depuis 3 mois et plus No move other Liste des négoces et régies n ayant pas eu d imputation de CRA depuis 3 mois et plus Projets sans BDC Liste des projets dont la référence contrat n est pas renseignée. Refacturations inter société Suivi des refacturations entre sociétés par projet et par collaborateur. Ajout colonnes Permet d'ajouter une colonne supplémentaire à une feuille de calcul au format CSV. 132 Version / Octobre 2004

133 I)REPORTING I.1 Tableaux importants 133 Version / Octobre 2004

134 I)REPORTING Tableau de bord ( Accès : Projets / Reporting / Tableau de bord) Tableau récapitulatif du CA et charges par agence et par BU, refacturations inter-agences. Le CA comptabilisé sur le tableau de bord est celui généré par les collaborateurs de la BU prise en compte. Note 1 : Comptabilisation des éléments du tableau de bord dans le temps : - Les CA sont mis à jour deux fois par jour, y compris les "CA plus" et "CA moins" (v. descriptif tableau page suivante). Le CA peut donc être suivi pratiquement en temps réel. - Les charges sont remontées par le service comptabilité autour du 20 de chaque mois pour le mois précédent. Note 2 : Profil collaborateur et valorisation dans le tableau de bord : - Les managers de BU : les managers de BU peuvent afficher les tableaux de bord des BU dont ils sont responsables uniquement. Le tableau de bord sur l agence ou "total général" ne comptabilise que les éléments des BU dont le manager est responsable. - Les directeurs d agence : ils peuvent afficher les tableaux de bords de toutes les BU. L affichage du tableau de bord de l agence comptabilise bien toutes les BU de l agence, et le tableau "total général" correspond donc bien au total sur l agence. Afficher le tableau de bord de l agence - Sélectionnez la période de reporting. - Sélectionnez " toutes " les BU dans le menu de sélection des BU. - Appuyez sur "Faire". Afficher le tableau de bord d une BU - Sélectionnez la période de reporting. - Sélectionnez la BU dont vous voulez afficher le tableau de bord dans le menu de sélection des BU. - Appuyez sur "Faire". Afficher le tableau de bord de l agence ET le tableau de bord d UNE BU Cette opération n est pas possible : si vous sélectionnez une BU dans le menu déroulant de sélection des BU, et que vous cochez Détail agence, le total général ne prendra en compte que le total de la BU sélectionnée. Afficher le tableau de bord de l agence ET le tableau de bord de TOUTES les BU - Sélectionnez la période de reporting. - Sélectionnez " toutes " les BU dans le menu de sélection des BU. - Cochez la case détail BU. - Appuyez sur "Faire". Les tableaux de bord de chaque BU s affichent de haut en bas. Le dernier tableau affiche la situation de l agence. 134 Version / Octobre 2004

135 I)REPORTING Descriptif du tableau de bord CA CA interne CA généré sur des opérations en interne. Régie CA généré sur les projets régie à date, et régie forfaitée Forfait CA généré par les forfaits Négoce Seule la marge est prise en compte, et non le CA généré sur la négoce. (Les achats ne sont pas comptabilisés dans les charges du tableau) Charges CA Plus CA obtenu par refacturation des autres BU sur un projet (refacturation de 10/20 % du CA des BU prenant part à un projet signé par la BU) CA Moins 10/20% du CA généré par une BU sur un projet, est reversé à la BU signataire. Récapitulatif de l'ensemble des charges. Ne sont pas comptabilisés : - le montant des achats de matériel (pour le négoce, seule la marge est affichée dans la partie CA, et non le CA) - la sous-traitance - les opérations comptables inter - sociétés. Consultez le détail des charges par poste de charge dans partie charges dans calcul du coût de production) Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 135 Version / Octobre 2004

136 I)REPORTING Carnet de commande ( Accès : Projets / Reporting / carnet de commande) Permet de connaître le volume de CA signé pour chaque mois et le CA non encore produit. Note : Profil du collaborateur sous APP et valorisation du carnet de commande : - Les managers de BU : les managers de BU peuvent afficher le carnet de commande des BU dont ils sont responsables uniquement. Le carnet de commande "Bilan du groupe" ne comptabilise que les éléments des BU dont le manager est responsable. - Les directeurs d agence : ils peuvent afficher les carnets de commande de toutes les BU de leur agence. L affichage du carnet de commande de l agence comptabilise bien toutes les BU de l agence. Le tableau "Bilan groupe correspondra au carnet de commande de l agence et non au véritable bilan du groupe, puisque les BU des autres agences ne sont pas comptabilisées. Afficher le Bilan du groupe - Sélectionnez la période (le mois de fin de période sera inclus) - Ne cochez aucune case (Ni détail agence, ni détail BU) - Séléctionnez "Toutes" dans le menu déroulant Agences et "Toutes" dans le menu déroulant BU" - Cliquez sur "Faire " Afficher le carnet de commande d une agence - Sélectionnez la période (le mois de fin de période sera inclus) - Cochez " Détail agence " - Sélectionnez toutes dans le menu déroulant de sélection des BU. Le bilan du groupe s affiche sous le carnet de commande de l agence, mais ne tient compte que des BU de l agence. Afficher le carnet de commande d une BU - Sélectionnez la période (le mois de fin de période sera inclus) - Cochez " Détail agence " - Sélectionnez la BU dans menu déroulant de sélection des BU. Le bilan du groupe s affiche sous le carnet de commande de l agence, mais ne tient compte que de la BU sélectionnée. Les 2 tableaux sont donc identiques. Afficher le tableau de bord de toutes les BU - Sélectionnez la période (le mois de fin de période sera inclus) - Séléctionnez une agence - Séléctionnez "Toutes " dans le menu déroulant des BU - Cochez " Détail BU " Le bilan du groupe s affiche sous le carnet de commande des BU, mais ne tient compte que des BU dont vous êtes responsable. Ce tableau ne correspond donc pas au véritable Bilan du groupe mais au bilan des BU affichées. 136 Version / Octobre 2004

137 I)REPORTING Descriptif d un carnet de commande : M / 200x Reste Total CA restant à valoriser à la fin du mois M Valeur du CA restant à valoriser à la fin de la période séléctionnée Somme des CA restant à valoriser sur les 3 mois et du reste Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). CA par collaborateur ( Accès : Projets / Reporting / CA par collaborateur) Tableau de suivi du CA généré par chaque collaborateur par période. Le reporting ne prend pas en compte le négoce. Note : Profil du collaborateur et CA pris en compte - Les managers de BU : les managers de BU peuvent afficher le CA des BU dont ils sont responsables uniquement. Le CA "Total agence" ne comptabilise que les CA des BU dont le manager est responsable. - Les directeurs d agence : ils peuvent afficher les CA de toutes les BU d une agence. L affichage du CA de l agence comptabilise bien toutes les BU de l agence. La ligne "Total agence" correspond bien au CA de l agence Note : niveau de détail par collaborateur Lorsque vous cochez la case "détail par collaborateur", suivant le niveau de détail il y a parfois plusieurs lignes pour chaque collaborateur : le tableau affiche une ligne par collaborateur et par projet. Un collaborateur qui a valorisé du CA sur plusieurs projets aura donc plusieurs lignes (Ces lignes peuvent être dispersées). 137 Version / Octobre 2004

138 I)REPORTING Note : CA non affecté Voir partie CA non affécté Retrouver le CA généré par un collaborateur sur une période donnée Collaborateur Code collaborateur et nom du collaborateur Recherchez le collaborateur : Période Période sur laquelle sont comptabilisés les éléments du tableau. Projet Code AGRESSO et libellé du projet Type projet Type de projet sur lequel le collaborateur a imputé des jours Nb jours Nombre de jours imputés par le collaborateur, par période et par projet TJM Taux journalier moyen, égal à CA sur le profil / Nb de jours CA CA généré sur la période, par collaborateur et par projet. CP Coût de production du collaborateur par projet et par période - En sélectionnant directement son matricule dans le menu déroulant en sélectionnant "toutes les agences" et "toutes les BU" ou - en affinant votre recherche : sélectionnez son agence et sa BU si vous les connaissez. Choisissez le collaborateur dans la liste Appuyez ensuite sur "faire" pour afficher le CA généré par le collaborateur sur la période choisie. Afficher le CA généré par tous les collaborateurs d une agence - Sélectionnez la période à prendre en compte. - Sélectionnez une agence - Sélectionnez " toutes " les BU dans le menu de sélection des BU. - Cochez la case "Détail par collaborateur" si vous désirez afficher le CA généré par chaque collaborateur. - Cochez la case "Détail par BU" si vous désirez afficher le CA total généré par chaque BU. - Appuyez sur "Faire". Afficher le CA généré par tous les collaborateurs d une BU - Sélectionnez la période à prendre en compte. - Sélectionnez la BU dont vous voulez afficher le CA dans le menu de sélection des BU. - Cochez la case "Détail par collaborateur" si vous désirez afficher le CA généré par chaque collaborateur. - Appuyez sur "Faire". Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 138 Version / Octobre 2004

139 I)REPORTING CA par projet ( Accès : Projets / Reporting / CA par projet) Tableau de suivi du CA sur chaque projet, par projet, par collaborateur et par période. Le CA comptabilisé pour une BU est celui des projets dont la BU est signataire et généré par ses propres membres. Note : Profil collaborateur et valorisation dans le tableau de bord : - Les managers de BU : les managers de BU peuvent afficher le CA des BU dont ils sont responsables uniquement. Le tableau de bord sur l agence ou "total agence" ne comptabilise que les éléments des BU dont le manager est responsable. - Les DP peuvent afficher le CA de leurs projets uniquement. - Les directeurs d agence : ils peuvent afficher les CA de toutes les BU. L affichage du CA comptabilise bien toutes les BU de l agence, et le tableau "total agence" correspond donc bien au total sur l agence. Type projet Période Collaborateur Type de projet sur lequel le collaborateur a imputé des jours Période sur laquelle sont comptabilisés les éléments du tableau. Code collaborateur et nom du collaborateur BU BU de rattachement du collaborateur Nb jours Nombre de jours imputés par le collaborateur, par période et par projet TJM Taux journalier moyen, égal à CA sur le profil / Nb de jours CA CA généré sur la période, par collaborateur et par projet. CP Coût de production du collaborateur par projet et par période Afficher le CA d un projet Recherchez le projet : - En le sélectionnant directement dans le menu déroulant en sélectionnant "toutes les agences" et "toutes les BU" - en affinant votre recherche : sélectionnez une agence et une BU si vous les connaissez. Choisissez le projet dans le menu déroulant mis à jour. Appuyez ensuite sur "faire" pour afficher le CA généré par le projet. 139 Version / Octobre 2004

140 I)REPORTING Afficher les CA des projets d une BU - Sélectionnez la période de reporting. - Sélectionnez la BU dont vous voulez afficher le tableau de bord dans le menu de sélection des BU. - Sélectionnez tous dans le menu de sélection des projets. - Cochez la case détail projet pour avoir le CA par projet et le CA de la BU. - Appuyez sur "Faire". Afficher le CA des projets d une agence Vous devez être directeur d agence pour pouvoir comptabiliser toutes les CA des projets de toutes les BU de toutes les agences. - Sélectionnez la période de reporting. - Sélectionnez l agence - Sélectionnez " toutes" dans le menu de sélection des BU. Sélectionnez tous dans le menu de sélection des projets. - Cochez la case détail projet pour avoir le CA par projet - Cochez la case détail BU pour avoir le CA total par BU Appuyez sur "Faire". Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 140 Version / Octobre 2004

141 I)REPORTING CA signés ( Accès : Projets / Reporting / CA signés) Tableau des contrats signés à une date appartenant à la période choisie. Permet de connaître le volume de CA signé pour une période donnée. Possibilité d'obtenir le détail des projets signés. Période Commercial Projet Client Type projet Montant Période sur laquelle sont comptabilisés les éléments du tableau. Nom du commercial de l'affaire Code AGRESSO et libellé du projet Code client et libellé Type de projet sur lequel le collaborateur a imputé des jours Montant du CA signé (donc budgété) sur le projet Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 141 Version / Octobre 2004

142 I)REPORTING Bilan forfait ( Accès : Projets / Reporting / Bilan forfait) Nb forfaits valorisés Taux marge TJM Nb jours Valo Nb jours Valo < CS CA forfait Coût prod Marge perdue TJM jours < CS Nombre de forfaits ayants une valorisation sur le mois (des jours ont été imputés sur le projet Taux de marge moyen sur les forfaits pour l'agence TJM moyen sur les forfaits valorisés sur la période Nombre de jours imputés sur des forfaits pour chaque agence Nombre de jours pendant lesquels le CS jour a été supérieur au CA valorisé sur le profil TJM moyen * Nb de jours valorisés Côut de production total sur les forfaits Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 142 Version / Octobre 2004

143 I)REPORTING Bilan validation (Accès : Projets / Validation / Bilan validation) Tableau récapitulatif des validations en cours, précisant l'élément à valider (budget ou modif budget) et les collaborateurs impliqués sur le niveau de validation en cours : Elements Code Nom A faire Validable par Indications Code AGRESSO du projet Libellé du projet Element à valider (nouveau budget ou modif budget) Collaborateurs pouvants rentrer dans le processus de validation. Un click sur un collaborateur permet de lui écrire un mail. 143 Version / Octobre 2004

144 I)REPORTING I.2 Autres tableaux 144 Version / Octobre 2004

145 I)REPORTING Synthèse forfait ( Accès : Projets / Reporting / Synthèse forfait) La page synthèse forfait permet de consulter l évolution des projets forfaits entre deux périodes choisies. Cette page permet notamment de trouver la liste des projets en cours en consultant leur avancement. Code Nom DP Jr CA CP Marge RAF Avance Dérive Code projet libellé du projet Directeur de projet Nb total de jours imputés sur le projet CA généré sur la période par projet. Coût de production du projet par période Différence entre le CA et le coût de production, exprimée en % du CA. (CA Coût de production)/ CA ou Marge / CA RAF renseigné à la fin de la période Pourcentage d'avancement du projet. Nb jours imputés / (nombre de jours imputés + RAF) Différence de marge entre les deux périodes Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 145 Version / Octobre 2004

146 I)REPORTING Refacturations internes ( Accès : Projets / Reporting / Refacturations internes) Tableau de suivi des refacturations entre agence par projet et par collaborateur. Pour les forfaits, 10% du CA généré par les collaborateurs d une BU sur un projet sont affectés à la BU signataire du projet. Le taux est de 20% pour les formations. Cette réaffectation du CA passe par une refacturation au niveau des agences, chaque mois. Ainsi un projet faisant intervenir des BU d une même agence ne fait intervenir aucune opération de refacturation. Refacturation pour la BU LYO0 : BU et projet qui facture du CA Collaborateur affecté de 10 / 20% Montant Partie gauche Partie droite Montant + ou - BU signataire qui reçoit les 10 % de CA collaborateur sur lequel les 10% de CA sont facturés Les colonnes sont valorisées en fonction de l'affichage demandé. Ici nous avons choisi d'afficher les opérations de refacturations pour l'agence de Lyon. - Une valorisation dans la colonne - signifie que la BU Lyon s'est faite facturer du CA sur un collaborateur. - Une valorisation dans la colonne + signifie que la BU Lyon est signataire du projet et a refacturé du CA à une BU d une autre agence. Dans le tableau global des refacturations, la somme CA plus et CA moins est égale à Version / Octobre 2004

147 I)REPORTING Agence Agence de rattachement de la BU qui facture du CA BU BU qui facture du CA Période Période de refacturation Projet Projet sur lequel porte la refacturation BU BU signataire Société Société de rattachement de la BU signataire Type projet Type du projet refacturé Collab Collaborateur sur lequel porte la refacturation BU Bu du collab sur lequel porte la refacturation Société Société du collab sur lequel porte la refacturation Jour Nombre de jours du collab sur le projet TJM TJM calculé sur le profil du collaborateur : CA sur le profil / Nb de jours CA CA généré par le profil sur le projet Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 147 Version / Octobre 2004

148 I)REPORTING Avancement projet ( Accès : Projets / Reporting / Avancement projet ou Projets / Détail projet / Avancement) Tableau de suivi de : - création et validation d un projet avant sa mise en œuvre - modification de budget et validation en cours de projet. Votre rôle sur chaque projet est précisé dans la colonne "Rôle sur le projet" Les projets sur lesquels vous n avez aucun rôle ne sont pas listés. Code projet Code AGRESSO du projet libellé projet libellé du projet Rôle sur le projet Votre rôle sur le projet (Directeur Projet, coptabilité ) Validations attendues Statut du projet et avancement de la validation Les états possibles pour un projet sont : En cours de création de budget (N) Modif/Créa ---> BU Le projet a été créé par un(e) assistant(e) mais n'a pas encore de budget Le budget a été créé ou modifié et est en attente de validation par Agence, BU, DP, DG. N étant l'ordre des validations attendues. 148 Version / Octobre 2004

149 I)REPORTING Forfait en erreur ( Accès : Projets / Reporting / Forfait en erreur) Deux erreurs les plus courantes : - "Budget BU pas égal au Budget Total" : Cette erreur peut apparaître lors d un ajout d avenant au projet par l assistant(e), lorsque l avenant n a pas été réparti par le manager - "Pour with Max Manque Profil" : Un collaborateur s impute alors que son profil n est pas prévu dans la liste des profils d une BU sur un projet. Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 149 Version / Octobre 2004

150 I)REPORTING Liste des projets ( Accès : Projets / Modification / Liste des projets) Récapitulatif de l état d avancement des projets, de leur statut actif / inactif. Etats d'avancement possibles Pour lire Validé / complet Création et budget Création En cours validation Etat standard d un projet Le projet a été validé Le projet a été créé et est en cours de création de budget Le projet de type régie a été créé Le projet est en cours de validation - Les managers de BU : les managers de BU peuvent afficher les projets qui ont été signés par leurs BU uniquement. - Les DP peuvent afficher les projets dont ils sont responsables. - Les directeurs d agence : ils peuvent afficher les projets signés par les BU de leur agence. Si vous cliquez sur le code AGRESSO du projet, une fenêtre s ouvre avec la vue "détail projet" (accessible dans Projet / Reporting / Détail projet) Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 150 Version / Octobre 2004

151 I)REPORTING Négoce ( Accès : Projets / Reporting / Négoce) Tableau récapitulatif des négoces sur une période donnée. Le tableau incorpore également la partie sous-traitance des projets forfaits/régie/formation (la marge n est pas prise en compte : on a toujours coût d achat = CA vendu), et des écritures de régularisation comptable (projet dont le code Agresso se termine par R). Projet Nom projet Type projet Période CA vendu Coût d'achat CA Analytique Code AGRESSO du projet Libéllé du projet Négoce ou partie sous-traitée des forfait/régie/formation. Périodicité de facturation du négoce (uniquement pour les projets de type négoce). Prix de vente du matériel / logiciel Coût d'achat du matériel / logiciel Marge du négoce = CA vendu- Coût d achat Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 151 Version / Octobre 2004

152 I)REPORTING Imput > budget ( Accès : Projets / Reporting / Imput budget) Suivi des profils BU dont le nombre de jours imputés dépasse le nombre de jours budgétés : calcul du dépassement en jours. BU Nom projet Type projet Collab BU signataire du projet Libéllé du projet concerné par le dépassement Type du projet Code et nom du collaborateur qui dépasse le nombre de jours budgétés BU BU du collaborateur en dépassement Profil Code profil du collab en dépassement Jours budget Nombre de jours prévus lors de lla création du budget Jours CRA Différence Nombre de jours imputés par le collaborateur Différence : jours budget - jours CRA Note : Profil collaborateur et valorisation: - Les managers de BU : les managers de BU peuvent afficher les écarts des BU dont ils sont responsables uniquement. La ligne "total agence" ne comptabilise que les éléments des BU dont le manager est responsable. - Les directeurs d agence : ils peuvent afficher les CA de toutes les BU. L affichage du CA comptabilise bien toutes les BU de l agence, et le tableau "total agence" correspond donc bien au total sur l agence. Afficher l écart sur un projet : - Sélectionnez directement le projet ou sélectionnez l agence puis sélectionnez la BU et le projet. - Cochez la case "détail projet" pour avoir le CA par profil (si vous ne cochez pas cette case, seul le total sera affiché). - Cliquez sur "Faire" 152 Version / Octobre 2004

153 I)REPORTING Afficher l écart sur une BU : - Sélectionnez l agence puis sélectionnez la BU et choisissez "tous" dans le menu de sélection des projets. - Cliquez sur "Faire" Cochez la case "détail projet" pour avoir le CA par profil (si vous ne cochez pas cette case, seul le total sera affiché). Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 153 Version / Octobre 2004

154 I)REPORTING No move forfait / formation ( Accès : Projets / Reporting / no move forfait formation) Récapitulatif des forfaits et formations n ayant pas eu d imputations de CRA depuis 3 mois et plus. Les jours budgétés, les CRA imputés et le RAF sont précisés. BU BU signataire du projet Projet Code AGRESSO du projet Nom projet Libéllé di projet Type projet Négoce ou partie sous-traitée des forfait/régie/formation. Dernière imputation Date de la dernière imputation sur le projet BU BU de la dernière imputation Profil Dernier profil à avaoir imputé des jours Jours budget Nombre de jours prévus lors de lla création du budget Jours Conso Nombre de jours imputés par le collaborateur Raf RAF sur le projet à la date de la dernière cloture Les dernières dates d imputation pour chaque profil de chaque projet de chaque BU d une agence peuvent être affichées suivant le niveau de détail choisi : - Détail Projet - Détail BU - Détail agence Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 154 Version / Octobre 2004

155 I)REPORTING No move other ( Accès : Projets / Reporting / no move other) Récapitulatif des projets autres que forfait et formation n ayant pas eu d imputations de CRA depuis 3 mois et plus. Les jours budgétés, les derniers CRA imputés et le RAF sont précisés. Les dernières dates d imputation pour chaque profil de chaque projet de chaque BU d une agence peuvent être affichées suivant le niveau de détail choisi : - Détail Projet - Détail BU - Détail agence Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 155 Version / Octobre 2004

156 I)REPORTING Projets sans BDC ( Accès : Projets / Reporting / projets sans BDC) Récapitulatif des projets dont la référence contrat n a pas été renseignée. Pour ajouter un numéro de contrat à un projet, rendez vous dans : Projets / Modification / Assistante Renseignez la ligne référence contrat. " Cliquez sur Enregistrer " Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 156 Version / Octobre 2004

157 I)REPORTING Refacturations inter société ( Accès : Projets / Reporting / refacturations inter société) Tableau récapitulatif des refacturations inter société. Pour les forfaits, 90% du CA généré par les collaborateurs d une société sur un projet sont affectés à la société signataire du projet. Le taux est de 80% pour les formations. Cette réaffectation du CA passe par une refacturation au niveau des sociétés, établie chaque trimestre. Ainsi un projet faisant intervenir des BU d une même société ne fait intervenir aucune opération de refacturation BU Société et projet qui facture du CA Collaborateur refacturé Mt Partie gauche Partie droite Refacturation Agence BU Période Projet BU Société Type projet Collab BU Société Jour TJM CA Refac Société signataire qui reçoit les 90/80 % du CA sur le profil Collaborateur sur lequel 10/20 % de CA sont facturés. Montant affecté à la société signataire Agence de rattachement de la BU qui facture du CA BU qui facture du CA Période de refacturation Projet sur lequel porte la refacturation BU signataire Société de rattachement de la BU signataire Type du projet refacturé Collaborateur sur lequel porte la refacturation Bu du collab sur lequel porte la refacturation Société du collab sur lequel porte la refacturation Nombre de jours du collab sur le projet TJM calculé sur le profil du collaborateur : CA sur le profil / Nb de jours CA généré par le profil sur le projet Montant de la refacturation Dans l exemple choisi, les projets ont tous été signés par ABCIAL et tous les collaborateurs ayant pris part au projet sont chez SQLI. 90% du CA généré par ces collaborateurs est alloué à ABCIAL. SQLI refacture 60 k à ABCIAL. 157 Version / Octobre 2004

158 I)REPORTING Vous pouvez choisir le niveau de détail en cochant les case "Détail agence", Détail "BU", "Détail Projet". Pour avoir le montant total des refacturation entre sociétés, cochez la case "Synthèse". Ces refacturations sont totalement transparentes au niveau de la présentation des tableaux de bord. Elles ne sont enregistrées qu'en comptabilité. Cliquez sur "charger le fichier xxxxxx.csv" pour exploiter le tableau dans une feuille de calcul (Excel, open office ). 158 Version / Octobre 2004

159 I)REPORTING Ajout colonne Permet d'ajouter une colonne à une feuille de calcul au format CSV. Indice pour le mois Numéro de la colonne mois de votre feuille de calcul initiale (Le n de la première colonne est 0) Indice pour l'année Numéro de la colonne année de votre feuille de calcul initiale (Le n de la première colonne est 0) DP & RAQ Pour chacun des DP et RAQ que vous voulez ajouter, précisez le numéro de la colonne où ils seront ajoutés. La colonne choisi devra être une colonne déjà éxistante, soit la première colonne vide à l'éxtrême droite du tableau. Fichier.CSV Séléctionnez le fichier CSV auquel ajouter une/des colonnes Exemple : Nous avons récupéré sous APP le tableau CA par projet avec le détail collaborateur au format CSV. Attention : le tableau qui a été généré par APP utilise comme séparateur de colonnes le caractère Le séparateur utilisé par l'ajout de colonne est ; Utilisez un éditeur de texte pour remplacer tous les par des ; Indice pour le mois : 5 Indice pour l'année : 6 Indice pour le code projet : 3 Nous voulons ajouter la colonne Directeur projet général en colonne 12 qui est la première colonne vide à l'extrême droite du tableau (Le n de la pre mière colonne est 0). On renseigne 12 dans le champ Directeur projet général. On séléctionne le fichier CSV en cliquant sur "parcourir". Générez le nouveau tableau en cliquant sur "Valider". APP vous proposera alors de télécharger la nouvelle feuille de calcul au format CSV. 159 Version / Octobre 2004