Cahier des charges. Fair-Play

Transcription

1 Cahier des charges Club House / Restaurant Fair-Play

2 La campagne et les loisirs aux portes de Paris. 3 hectares de loisirs à 1km de la porte d'orléans! Hockey sur gazon: un terrain synthétique, Tennis: 16 courts en terre battue, 1 greenset 11 courts couverts l hiver, 5 l été Espace de remise en forme équipé Pelouse d activités pour les enfants, verdure et arbres, Le Fair-Play: Club-House/ bar / restaurant et sa terrasse arborée, permettant détente et restauration en regardant les échanges sur le «Central" 1400 membres fidèles

3 Le CLUB HOUSE est l espace de convivialité des membres du CAM, il est composé de : Zone du FAIR-PLAY (bar-restaurant) : Nom commercial, propriété du CAM, qui comprend l ensemble des locaux et moyens situés dans le bâtiment à l entrée du club. + Au rez-de-chaussée : une salle principale (bar) une salle annexe (restauration) des toilettes une cuisine + Au premier étage : une salle polyvalente destinée à la restauration, réunions et autres événements un appartement de fonction + A l extérieur : - devant le Central - une vaste terrasse extérieure avec un espace cuisine aux

4 Zone des courts couverts: 2 salles donnant sur les courts couverts. une vaste salle de détente dotée: d un bar et de toilettes une salle fermée pour les réunions, les ordinateurs et les jeux de société

5 Prestations à réaliser LeCAM souhaite confier à partir du 1 er septembre 2016l exploitation des espaces du CLUB HOUSE à un professionnel afin de répondre aux besoins du CAM, de ses membres, de leurs invités et des clients extérieurs en termes de: Distribution de boissons (bar et distributeurs automatiques) Distribution de boissons (bar et distributeurs automatiques) Restauration rapide (petite brasserie) et restauration de qualité Gestion d évènements sportifs ou d animations organisés par le CAM: accueil de joueurs et d équipes de tennis et de hockey, tournois et compétitions, soirées, fêtes Gestion de la location des salles de réunion ainsi que recherche de clients potentiels afin de valoriser ces dernières (accueil, restauration)

6 Le support physique L ensemble de ces lieux doit faire l objet d un programme de rénovation proposé par le candidat à l exploitation et soumis à l approbation du Conseil d Administration du club. Ce programme doit respecter les règles suivantes: Une décoration en relation avec les sports pratiqués: tennis, hockey et l histoire du CAM Un style «Art déco» en cohérence avec l architecture du bâtiment. Le financement de ce programme se fera par une franchise de loyers négociée entre l exploitant et le Bureau. Les travaux de rénovation devront être terminés à l issue de la franchise de loyers accordée, le planning des travaux sera vu avec le CAM afin de perturber le moins possible la vie du club. Les améliorations apportées aux lieux resteront la propriété du CAM sans indemnité compensatoire. Le candidat sera dans l obligation de visiter les installations afin de lui permettre de dresser un état des lieux sommaire et de déterminer le montant prévisionnel des travaux d aménagement qui seront nécessaires. Le matériel servant à l exploitation du bar restaurant est fourni par le prestataire, à l exception de celui listé appartenant au CAM et ayant fait l objet d un audit annexé au présent cahier des charges.

7 La relation client Le personnel de service devra porter une tenue en cohérence avec le projet. Elle sera décrite dans l offre remise par le candidat. Les clients non membres de l association sont les bienvenus afin de concourir au développement de la notoriétédu CAM et à la rentabilité des activités du FAIR-PLAY. Le candidat devra proposer des animations qui favorisent la rencontre entre les membres de l association. Les installations du Club House doivent être accessibles tous les jours. Il est normal que les horaires d été et ceux d hiver soient différents. Néanmoins, les bornes suivantes doivent être respectées a minima : Boissons froides ou chaudes et offre snack de 9h à 22h Repas le midi (horaire à proposer et à faire valider), le soir jusqu à 20h30 (heure d arrivée) sur réservation à partir de 8 couverts

8 Les produits et services L offre de boissons et de restauration et la tarification doivent être affichées. L offre de restauration doit comprendre un repas pour les enfants et une carte répondant aux besoins des sportifs accessibles en termes de tarif. Les sections sportives ont besoin de prestations spécifiques à l occasion de compétitions et d évènements de promotion: le candidat devra proposer une grille de prestations (articles et prix) pour répondre à ces besoins. La présentation de ces offres sera un élément important de la réponse du candidat qui devra proposer les modalités de révision des prix. Une offre de prestations de journée d étude doit être formulée pour la commercialisation d espaces du CAM à des tiers (membres du CAM, entreprises, institutions, etc.). Une redevance particulière est à proposer au CAM pour l exploitation de ces surfaces. Un distributeur automatique de boissons et de petite nourriture devrait être installé dans la zone des courts couverts pour compléter l offre du Fair-Play (le bar des courts couverts n étant pas ouvert en permanence)

9 Obligations à la charge de l exploitant Les prestations proposées aux clients extérieurs ne doivent pas priver les membres du CAM du bar, de la salle de restaurant et de la terrasse. L heure de fin des activités doit intégrer le fait que le gardien dispose d un logement de fonction à proximité de la zone du Fair-Play et que des nuisances sonores tardives ne peuvent être tolérées de manière trop répétitive. Toute utilisation des salles et installations du CAM, hors pratiques usuelles définies contractuellement, devront faire l objet d une information et d un accord préalable de la Direction du CAM L exploitant ne pourra modifier les lieux sans l autorisation du CAM. Dans le cas contraire, il lui sera demandé de remettre les lieux dans l état d origine. Aucune forme de cession, concession, location ou sous-location ne sera autorisée. L exploitant devra exploiter directement les activités prévues. Les signalisations et /ou enseignes de l exploitant devront être composées et installées d un commun accord entre les parties Les évènements organisés par l exploitant seront sous entière responsabilité et devront recevoir l accord du CAM. Ils seront limités en nombre par mois.

10 Conditions d exploitation L exploitant devra être inscrit au registre du commerce et des sociétés. Il devra être en règle avec la législation en vigueur notamment satisfaire à ses obligations fiscales et parafiscales. Il devra être titulaire des licences adéquates pour la tenue d un restaurant. Il supportera les frais de fonctionnement (entretien, électricité, gaz, taxes locatives, assurances, compteur chauffage). Les taxes et impôts divers inhérents à son activité seront à sa charge. Il devra souscrire toutes les assurances nécessaires à la couverture des risques liés à son activité. Une redevance mensuelle sera négociée entre les parties, elle sera revalorisée chaque année selon un indice usuel. Une caution sera versée par le prestataire.

11 Obligations des parties en matière d entretien des locaux Obligations du CAM: Le CAM aura en charge les grosses réparations telles que définies à l article 606 du Code Civil à l exclusion de celles consécutives à un manquement du prestataire à ses obligations d entretien. Obligations de l exploitant : L exploitant aura la charge de l entretien et des réparations dites locatives lui incombant, notamment du fait des dégradations dues à l usure normale, de son fait ou inhérent à l exploitation des installations. Il sera tenu de maintenir en parfait état d entretien et de propreté les locaux et installations confiées. L exploitant fera son affaire du nettoyage de l ensemble des installations qui lui sont confiées. Les toilettes du FairPlay doivent être nettoyées au moins deux fois par jour et à chaque fois que nécessaire L exploitant sera tenu de remplacer à ses frais tous les objets qui viendraient à être volés, détruits ou dégradés et ne pourra prétendre à aucun doit, ni réduction de la redevance pour les réparations lui incombant.

12 Durée Le contrat pourra être signé pour une durée de trois ans à la condition que, chaque année: Une enquête de satisfaction des membres du CAM administrée par le C.A. du CAM montre un pourcentage de membres, sur au moins 150 réponses, de clients qui recommanderaient le FAIR PLAY: sur une grille de 0 à 10, de 35% des clients notant 9 ou 10 de 70% des clients notant de 6 à 10 Les analyses d hygiène et les visites des bureaux de contrôle montrent que les activités sont exercées dans le respect des normes réglementaires L entretien des matériels et installations mises à disposition soit satisfaisant Le début de l exploitation est prévu le 1 er septembre Un état des lieux et un inventaire seront réalisés avant le démarrage de l activité. Le restaurant ne pourra ouvrir qu après l accomplissement des formalités juridiques et administratives nécessaires.

13 Cadre juridique Le Contrat sera une convention d exploitation. L exploitant sera seul responsable des engagements financiers liés à l exploitation du bar restaurant notamment vis-à-vis des fournisseurs et du personnel employé par le bar restaurant. L exploitant n aura qu un simple droit d usage des locaux tels que définis ci-dessus. Il ne sera pas autorisé à y créer un fonds de commerce, ce point constituant une condition essentielle du contrat. L appel d offres n est pas soumis au Code des marchés publics. L exploitant devra assurer en totalité la responsabilité des embauches et se mettre en règle au regard de la législation.

14 Planning Les candidats devront adresser leur offre au secrétariat du club le 29 avril au plus tard. L offre devra se présenter sous la forme d un exemplaire papier et un exemplaire numérique format PDF sur support CD-ROM. Les candidats sélectionnés seront conviés à une soutenance le samedi 14 mai. Le contratqui lira les deux parties fera la synthèse du cahier des charges et de l offre sélectionnée. Il devra être signé le 27 mai au plus tard.

15 Critères de choix Les offres écrites seront examinées par une commission ad hoc composée de membres du Conseil d administration dirigée par Gilles Bertoniet Jean-Jacques Gressier assistés d un professionnel du secteur de la restauration L analyse et le classement des offres seront établis en L analyse et le classement des offres seront établis en fonction des critères de jugement suivants et de leur pondération: L expérience et l ambition du candidat La proposition de gestion et d organisation du Fair Play L intégration au projet général du club Le loyer proposé

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