LA GESTION DU STOCK ET DES APPROVISIONNEMENTS

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1 LA GESTION DU STOCK ET DES APPROVISIONNEMENTS PLAN DU COURS 1/ LA FONCTION LOGISTIQUE 1.1/ Les flux entrées sorties 1.2/ Suivi des stocks 2/ CALCUL DU NIVEAU DES STOCKS 2.1/ Cadencier et fiche de réassort 2.2/ Différents niveaux de stocks. 3/ LES COUTS LIES AUX STOCKS ET AUX APPROVISIONNMENTS 3.1/ Le coût de passation de commande 3.2/ Le coût de possession du stock 3.3/ Les coûts liés aux ruptures de stock 4/ PROGRAMMER LES APPROVISIONNEMENTS 4.1/ En avenir certain 4.2/ En avenir incertain 4.2.1/ Dates fixes quantités variables 4.2.2/ Dates variables quantités fixes 5/ LES INDICATEURS DE GESTION DES STOCKS 5.1/ Le stock moyen 5.2/ Le coefficient de rotation des stocks 6/ VALORISER LE STOCK 6.1/ Evaluation des entrées et sorties 6.2/ CUMP 6.2.1/ Après chaque entrée 6.2.2/ En fin de période 6.3/ le PEPS ou FIFO 6.4 L inventaire 1

2 1/- LA FONCTION DE LA LOGISTIQUE Définition : Dans le domaine économique, c est l ensemble des activités ayant pour but de mettre en place, au moindre coût, la quantité de produits adaptée au moment et à l endroit de la demande. Le système logistique assure l écoulement des flux : - d approvisionnement en marchandises, - de planification des commandes, de transport, de réception des marchandises, - éventuellement de distribution physique de produits, depuis le point de vente jusqu au client si livraison à domicile. - Le SAV, - L organisation des flux d informations à travers le SI, incluant les EDI (Echanges de Données Informatiques) 1.1/ LES FLUX D ENTREE ET DE SORTIE DES MARCHANDISES Les mouvements de marchandises sont liés au fonctionnement du, selon le schéma Le rôle du gestionnaire est de suivre le déroulement de chacune de ces étapes, suivant le tableau cidessous : OPERATIONS MOYENS MIS EN ŒUVRE JUSTIFICATION Saisie des entrées Identification des articles livrés et mise en rayon des produits Saisie des sorties Détermination des quantités à commander - Contrôle de conformité entre les quantités livrées et commandées - Fiches de stocks - Etiquetage si nécessaire - Signalétique de articles en rayon - Saisie des sorties par lecture du code barre aux caisses de sorties, reliées au système informatique du point de vente Elaboration des calendriers d approvisionnement - Détection des anomalies de livraison (articles manquant ou erreurs) - Calcul des quantités restant à livrer - Mise à jour des stocks - Obligation légale - Information du consommateur - Permet la connaissance en temps réel des ventes Mise à jour automatique du stock - Commande de quantités nécessaires pour satisfaire client - Limitation des commandes pour limiter les stocks 2

3 2.1/ - LE SUIVI DES STOCKS Justification et utilité des stocks Les stocks permettent de réguler les flux et de répondre à la demande des consommateurs entre 2 réapprovisionnements. Le stock est nécessaire dans l U.C : Pour proposer un assortiment attractif ( Pour anticiper une augmentation du volume des ventes (promotions), Pour négocier, grâce à la quantité commandée, une baisse tarifaire par exemple. Pour anticiper une hausse des prix Si les produits sont soumis à une forte saisonnalité des ventes Cependant, une durée trop longue de stockage Contraintes et inconvénients des stocks retarde l encaissement des marchandises : dégradation de la trésorerie et incidence sur le BFR. Risque de stock démodé, obsolète, devant, pour être écoulé, faire l objet de promotions ou soldes Sources de frais supplémentaires : o Frais de stockage, o Frais de personnel de magasinage Risque pour les produits périssables : dont la durée de stockage est évidemment limitée : perte - - Pour atteindre ces objectifs, le gestionnaire doit : Objectifs du suivi des stocks 2 objectifs majeurs : Connaître en permanence les niveaux de stocks, pour commander les bonnes quantités au bon moment S assurer d un volume de stock optimal pour satisfaire la demande même en période de réassort. 3

4 2/- CALCUL DU NIVEAU DES STOCKS 2.1/ - CADENCIER ET FICHE DE REASSORT *- Le niveau de stock se calcule généralement à l aide d un cadencier manuel ou informatique plus généralement, qui référence le stock initial de la période, les commandes, les entrées (livraisons) et les sorties (ventes) Il permet de calculer à partir de ces données le stock final de la période : A noter que le stock final d une période «A»correspond au Période 1 Période 2 Réf SI C L V SI C L V SI A B SI = stock initial C = commande L = livraison de la période / V = vente de la période *- La fiche de stock fonctionne selon le même principe, mais est utilisée pour obtenir des informations sur une gamme de produits en particulier. Exemple : Rayon : Petit électroménager Article : grille pain Marque : X Référence : achdsjfj Unité de livraison : 1 article Délai de livraison : 3 jours Stock de sécurité : 2 articles Dates Commandes Stock initial Entrées Soties Stock final Période Période

5 Lorsque le suivi des stocks est informatisé, la mise à jour se fait en temps réel, grâce à la lecture des codes barres des articles réceptionnés en magasin, et aux caisses de sorties. Un progiciel émet alors des ordres de commandes, transmis par EDI (Echange de données Informatisées) au fournisseur (voir cours marketing). L informatisation du système permet une réduction des coûts d approvisionnements, et une réduction des délais. La gestion des stocks se fait également plus en flux tendus. 2.2/ - LES DIFFERENTS NIVEAUX DE STOCKS STOCK ACTIF Marchandise vendue entre deux approvisionnements Niveau de stock détenu en permanence pour faire face aux imprévus : éventuels retards de livraisons, accélération des ventes pendant le délai de réapprovisionnement. Est aussi appelé «stock outil» car immobilisé d un point de vue comptable. Stock qui couvre la demande durant le délai de livraison STOCK D ALERTE (ou stock critique, ou point de commande. STOCK D ALERTE = STOCK + STOCK RUPTURE DE STOCK Niveau de stock 0, atteint avant que n intervienne une nouvelle livraison. C est une situation de pénurie de stock 5

6 Dans cet exemple, on commande une quantité fixe à des intervalles de temps égaux et, entre les livraisons, le stock diminue de façon linéaire ; en fonction du temps ; compte tenu de la demande exprimée. Le seuil d'alerte déclenche le processus de commande. Il est calculé pour couvrir les ventes entre le moment où l'on constate le besoin de réapprovisionnement, jusqu'à la mise à disposition de la nouvelle livraison. Les ventes qui se produisent durant le délai de livraison représentent le stock minimum. Si les ventes dépassent ce stock, la pénurie dans l UC est évitée grâce au stock de sécurité. Celui-ci est donc entamé si la demande exprimée au cours du délai de livraison est supérieure aux prévisions ou si le délai de livraison est exceptionnellement long, couvrant ainsi les hypothèses les plus pessimistes. 6

7 3/- LES COUTS LIES AU STOCK ET AUX APPROVISIONNEMENTS 3.1/ LES COUTS DE PASSATION DE COMMANDE Le coût de lancement ou coût de passation des commandes représente tous les frais issus de la constitution et du renouvellement des stocks. Il est supposé être proportionnel au nombre de commandes passées dans l'année. Ce coût inclue - Les salaires et charges sociales du personnel des achats, - Les frais de réception et de contrôle des produits livrés - Les frais liés à la gestion informatique du stock - Les frais de fonctionnement des services d approvisionnement (loyers, amortissements des locaux, chauffage, éclairage, frais administratifs (tél, timbres etc.) Coût de passation d une commande = De même, Coût de passation des commandes = 3.2/ / LE COUT DE POSSESSION DU STOCK Posséder un stock signifie d abord le financer, puis le conserver en réserve. Comporte : (amortissement ou loyers des locaux, amortissement du matériel de manutention, etc.) les salaires et charges sociales du personnel de magasinage : (éclairage, chauffage, entretien, assurances, sécurité, etc ) 7

8 On admet, en général, que ces frais sont D où Taux de possession = De même, Coûts de possession des stocks = Stock moyen = (Stock initial (début de période) + stock final (fin de période)) / 2. (Voir Chapitre 5) 3.3/ LES COUTS LIES AUX RUPTURES DE STOCKS Se traduisent par Le taux de rupture de stocks avoisinerait les 10 % en grande distribution, selon la source ECR France, qui est un organisme paritaire regroupant distributeurs et industriels. L évaluation des coûts de pénurie des stocks est très difficile, mais les distributeurs et leurs fournisseurs mettent en œuvre nombre d efforts pour pallier à ce problème tant l enjeu est important. 8

9 4/ PROGRAMMER LES APPROVISIONNEMENTS Plusieurs méthodes, selon que l on est sûr des dates de commandes ou non. 4.1/- PASSER LES COMMANDES EN AVENIR CERTAIN : REAPPROVISIONNEMENT A DATE FIXE ET EN QUANTITES FIXES Les livraisons de quantités égales se font à dates fixes. Cette gestion convient à des produits est et dont la demande AVANTAGES INCONVENIENTS * Risque de rupture ou d inflation du stock si * Simplicité * Possibilité de ristourne de volume si la quantité fixe est élevée *. Ce type de gestion est proche de la notion de quantité économique du modèle de Wilson. Dans ce modèle, on considère que la demande est stable sans tenir compte : ("avenir certain"). 9

10 Pour utiliser cette méthode, on émet donc les hypothèses suivantes : La demande annuelle est connue et certaine. La consommation est régulière ( ). Les quantités commandées sont. La pénurie, les ruptures de stock, sont exclues. On suppose que la gestion du stock s'effectue sur une période annuelle. La problématique est de déterminer la quantité et périodicité optimale des commandes permettant de minimiser les coûts établis en début de chapitre 3. Sur le graphique ci dessous, on considère que les coûts de passation sont proportionnels au nombre de commande et que les coûts de possession diminuent car un grand nombre de commandes diminuent la valeur du stock moyen. Coût global = coût de passation + coût de possession. Pour : Q = quantité annuelle vendue (demande exprimée à l uc) P = le prix unitaire du bien T = taux de possession du stock A = coût fixe de passation d une commande Le nombre optimal de commandes, N, permettant de minimiser le coût global de gestion du stock est : 10

11 Exemple : Prix unitaire : 5 euros Demande annuelle exprimée : 2000 unités Taux de possession : 8 % du stock moyen Coût fixe d acquisition par commande : 30 euros : N = La quantité économique de la commande est de 4.2/- PASSER UNE COMMANDE EN AVENIR INCERTAIN Appelée / DATE FIXE ET QUANTITES VARIABLES Les approvisionnements sont réalisés à intervalles réguliers, et les quantités commandées varient en fonction des besoins. Cette méthode conduit à un programme d approvisionnement, avec des dates de livraisons fixes. Cette méthode s'applique à des produits : Exemple, à partir de la base suivante : Les prévisions de ventes hebdomadaires d un produit sont les suivantes pour les semaines 11 à 15 d une année : N de semaine Prévisions des ventes Le stock de sécurité est fixé à 50 unités On dispose en stock initial de 100 unités. Le délai de livraison est d une semaine. ****************************** 11

12 Un magasin est livré tous les 15 jours, le premier jour de la semaine. Démarche : chaque semaine, il faut conduire le raisonnement suivant : (suivant la méthode du cadencier, à laquelle on ajoute le raisonnement de la livraison) 1/ Calcul du besoin en réapprovisionnements Besoin = ventes jusqu à la prochaine livraison + stock de sécurité. (exemple : besoin semaine 11 = ventes des 15 jours suivants + stock de sécurité = ( ) + 50 = 160 unités. 2/ Détermination des dates de livraisons Elles sont nécessaires si le stock initial (SI) est inférieur au besoin. Exemple : la livraison est nécessaire en semaine 11 car SI < besoin. Les livraisons suivantes interviendront donc les semaines 13 et 15. 3/ Calcul du volume de la livraison Livraison nécessaire = besoins stock avant livraison Exemple : quantité à livrer en semaine 11 = = 60 4/ Calcul du stock final Stock final SF = stock initial + livraisons ventes Exemple : stock final S11 = = 100 5/ Calcul des dates de commandes Il suffit de tenir compte des dates de livraisons. Ici, les commandes sont passées le lundi de la semaine précédant la livraison (soit le lundi de la semaine 10, et le lundi de la semaine 12) Raisonnement pour la semaine 12 : Besoin semaine 12 = ventes de la semaine suivante (car livrés début semaine 13) + stock de sécurité = = 100 unités SI semaine 12 = SF semaine 11= 100 Pas de livraison en semaine 12 car SI = au besoin SF semaine 12 = SI + livraison ventes prévues = = 50 12

13 D où calendrier d approvisionnements pour les semaines 11 à 15 : N semaine Prévision des quantités vendues Besoins en début de semaine SI Livraison Stock initial après livraison SF Avantages Inconvénients * Gestion des stocks simple. * Immobilisation financière faible ou maîtrisée * 13

14 4.2.2 DATE VARIABLE ET QUANTITES FIXES Dans un contexte de flux tiré et de juste à temps, on détermine le niveau de stock qui déclenche l'ordre d'achat (le stock d alerte), de façon à être livré juste au moment de l'utilisation de la dernière pièce. Exemple : Démarche : chaque semaine, il faut conduire le raisonnement suivant : 1/ Déterminer si l on doit être livré On calcule le stock final sans livraison. S il est inférieur au stock de sécurité, on devra être livré. Semaine 11 : si l on n est pas livré, le stock final sera de = 40 : quantité inférieure au stock de sécurité de 50 unités : il faut donc être livré. 2/ Calculer la date de livraison de commande On calcule le nombre de produits vendus par jour afin de connaître le niveau de stock journalier et déterminer le jour de livraison. Semaine 11 : ventes par jour = 60 / 5 = 12 Le jeudi, il resterait en fin de journée 100 (4 jours x 12) = 52 unités en stock ; quantité supérieure au stock de sécurité Le vendredi, le stock serait de = 40 ; inférieure au stock de sécurité : il faut donc être livré le vendredi. La date de commande est calculée en fonction du délai de livraison. Exemple : semaine 11 : pour être livré le vendredi de la semaine 11, il faudra commander le vendredi de la semaine 10 au plus tard. La commande intervient quand le point de commande (stock d alerte) est atteint. Semaine 11 : le point de commande (stock d alerte) pour la livraison de la semaine 11 = stock de sécurité + ventes pendant le délai d approvisionnement = 50 + (12 articles x 5 jours) = = 110 articles. Raisonnement pour les semaines suivantes : Semaines 12 et 13 : le niveau de stock final est suffisamment important pour faire face aux ventes, tout en respectant le stock de sécurité : pas de livraison. Semaine 14 : sans livraison, le magasin est en rupture de stock. Il faut être livré de 120 unités, dès le lundi, car le stock initial est juste égal au niveau du stock de sécurité. 14

15 D où le calendrier d approvisionnements N de semaine Prévision des quantités vendues Ventes par jour Stock initial avant livraison Stock final sans livraison Livraison Stock final Dates de livraison Vendredi Lundi Dates de commandes Vendredi S10 Lundi Vendredi Avantages Inconvénients * Evite les ruptures de stock * Adapté aux produits dont la demande est irrégulière * Simplification des la préparation des commandes par le fournisseur * Obtention de tarifs plus avantageux. * Suivi permanent * Nombre important de commandes * Tentation d un stock de sécurité trop important 15

16 5- LES INDICATEURS DE GESTION DES STOCKS 5.1/ NOTION DE STOCK MOYEN Sur une période donnée, le stock moyen est celui qui a séjourné en moyenne dans l unité commerciale D où la formule : Exemple : Un commerçant vend en moyenne 600 articles par mois. Les ventes sont régulières. Il a le choix entre 3 solutions d approvisionnements : passer une, 2 ou 3 commandes par mois. 1 commande 2 commandes 3 commandes Quantités commandées 600/1 = 600 Quantités commandées 600/2 = 300 Quantités commandées 600/3 = 200 Stock moyen Evolution stock du Une autre méthode existe, à partir des ventes et du nombre de commandes de la période : Stock moyen = 16

17 Dans l exemple, avec 3 commandes, le stock moyen est de 600 / (3x2) = 100 Ces méthodes ont l inconvénient de ne prendre en compte que les stocks de début et fin de période ; elles peuvent s avérer peu représentatives en cas d activité saisonnière par exemple, car le stock réel entre les deux périodes serait inégal LA ROTATION DES STOCKS La rotation des stocks représente C est une notion importante à évaluer car elle permet : 5.2.1/ COEFFICIENT DE ROTATION DES STOCKS (CR) : Exemple : Dans un commerce de prêt-à-porter, les quantités de pantalons vendues dans l année sont de 360. Le stock moyen possédé est de 120 articles. La rotation des stocks est de 360 / 120 = 3 Le stock est donc renouvelé 3 fois dans l année / DUREE MOYENNE DE STOCKAGE La durée moyenne de stockage indique Indicateur encore appelé «couverture de stock» : il indique alors le nombre de jours 17

18 Formule : Dans l exemple précédent, la durée moyenne de stockage est de 12 mois/ 3 = 4 mois Autre possibilité : Dans l exemple ci-dessus, la durée moyenne du stockage est de (120/360) x 12 mois = 4 mois 5.3/ LES PRINCIPES ESSENTIELS DE GESTION DES STOCKS Le gestionnaire des stocks cherche à obtenir elle permet d améliorer la rentabilité du point de vente : Une rotation accélérée diminue mécaniquement le montant du BFR, (Besoin en Fond de Roulement) :, car Elle diminue aussi l immobilisation financière du stock : o moins d investissement pour acquérir un stock moins important ; donc les couts financier (emprunts..) induits sont moindres. Un stock limité permet d être plus réactif La rotation de stockage d un produit peut aussi être un indicateur de choix lors de la : le gestionnaire peut renoncer à des produits qui tournent peu et qui occupent inutilement un espace de linéaire du point de vente. Cependant, une rotation élevée implique deux limites majeures : La fragmentation des commandes peut pénaliser le distributeur, en le privant de réductions commerciales liées au volume d achat. (sauf si l Uc fait partie d un réseau.) Risque de rupture de stock majoré : les méthodes d approvisionnements en flux tendus diminuent la marge d erreurs. 18

19 6 LA VALORISATION DES STOCKS Connaître la valeur de son stock est une obligation en comptabilité, et une nécessité pour le calcul des coûts et la gestion de la trésorerie. Les entreprises procèdent donc à un inventaire permanent des stocks, qui consiste à suivre les flux d entrée et de sorties des marchandises, à partir des données relatives aux quantités et aux couts d achats. 6.1/ L EVALUATION DES ENTREES EN STOCKS Les entrées en stocks sont évaluées au coût d achat Coût d achat = PA + frais d achat (coût de passation de commande, coût de transports, de réception, etc. Voir cour fixation du prix) 6.2/- LE CUMP Consiste à valoriser les sorties et le stock en calculant une moyenne des coûts d achat et du stock initial, pour déterminer une / LA METHODE DU CUMP APRES CHAQUE ENTREE Il s agit de calculer le, après chaque entrée (= livraison) dans la période, et les sorties sont valorisées à ce coût jusqu à l entrée suivante. Exemple 19

20 ENTREES SORTIES STOCK Quantité Coût unitaire Montant Quantité Coût unitaire Montant Quantité Coût unitaire Montant S. I 40 1,50 60,00 Lundi 200 1,80 360, ,75 175, ,75 245,00 Mardi 90 1,75 157, ,75 87,50 Mercredi 200 2,10 420, ,03 162, ,03 345,10 Jeudi 90 2,03 182, ,03 162,40 Vendredi , ,98 217, , Samedi ,98 39,60 Il y a trois entrées dans la semaine, il faut donc calculer 3 CUMP CUMP du lundi ( )/( ) = 1,75 Le CUMP est utilisé pour valoriser les sorties de stock jusqu'à l'entrée suivante. Le montant en stock est obtenu par le calcul : Stock = montant du stock précédent + valeur des entrées - valeur des sorties. Stock du samedi = 336, ,00 = 39, / LA METHODE CUMP EN FIN DE PERIODE Il s agit de calculer ce Coût Moyen Unitaire Pondéré une seule fois en fin de période : semaine, mois, trimestre, année. Méthode valable si le gestionnaire Formule : 20

21 Quantités Exemple Coût unitaire Montant Quantités Coût unitaire Montant Stock initial 40 1,50 60,00 Entrées ,00 Sortie s Stock final 620 1, , ,40 Total 640 1, ,00 Total 640 1, ,00 CUMP = ( )/( } = 1, 925 arrondi à 1,93,. Le stock final est obtenu parle calcul: Stock final = stock initial + entrées - sorties. = ,60 Les sorties de la période sont évaluées au CUMP de 7,93,. *********************** A noter que les résultats des 2 moyennes sont différents : le CUMP après chaque entrée est plus proche des derniers coûts d acquisition, le CUMP de fin de période donne une moyenne des coûts d achats dans la période. Il faut savoir que la législation interdit de pratiquer plusieurs méthodes de calcul pour un même produit. *********************** 6.3/ METHODE PEPS = PREMIER ENTRE, PREMIER SORTI (OU FIRST IN, FIRST OUT : FIFO). Cette méthode considère que les matières ou les produits entrés les premiers doivent sortir les premiers. On évalue donc les sorties de magasin. 21

22 ENTREES SORTIES STOCK Quantité Coût unitaire Montant Quantité Coût unitaire Montant Quantité Coût unitaire Montant S. I 40 1,50 60,00 Lundi 200 1,80 360, ,50 1, , Mardi 90 1, ,80 90 Mercredi 200 2,10 420, ,80 2, , Jeudi 90 2, , Vendredi , ,10 1, , ,96 333,20 Samedi 150 1, ,96 39,20 Le Lundi, le premier lot (stock initial) est épuisé en premier, et on puise 60 unités dans le second lot (entrée du lundi) pour valoriser les 100 unités sorties. Il reste alors en stock le lundi soir un lot de 140 unités, valorisées au coût d achat de 1,80. Le mardi, les sorties sont valorisées à partir du coût d achat du lot restant le lundi, et il reste encore un stock de 50 unités à 1,80, qui seront sorties le mercredi. POUR INFORMATION : METHODE DEPS OU LIFO : Dernier entré, premier sorti (ou last in,first out : LIFO). Selon cette méthode, les dernières unités à avoir intégré les stocks de marchandises sont les premières à les quitter. L évaluation du stock est établie selon la valeur des derniers entrants. Cette méthode de valorisation des stocks n est pas acceptée par le plan comptable. VALORISATION DES STOCKS ET PLAN COMPTABLE Les méthodes du CUMP et FIFO sont les méthodes d évaluation des stocks admises par le plan comptable. 22

23 6.4/- L INVENTAIRE Exercice de comptage des références qui répond à une double obligation comptable et fiscale. L obligation légale est de 1 inventaire physique par an, à la fin de l exercice comptable, pour évaluer le stock physique en quantité et en valeur. Procédure lourde, qui nécessite une planification rigoureuse : Préparation des fiches d inventaires, du matériel de saisie, Prévision, mobilisation et formation du personnel nécessaire, Coordination de la réalisation de inventaire Il représente également une occasion de vérifier la qualité de la gestion du point de vente, en décelant par exemple la (différence non expliquée entre stock réel et stock théorique. La démarque inconnue est représentée par le résultat. Cet écart, rapporté au chiffre d'affaires T.T.C annuel du magasin, exprime le taux annuel de démarque inconnue. Les causes de la démarque inconnue résultent non seulement des vols, mais aussi de nombreuses erreurs administratives Le taux de démarque inconnue avoisine en France les 1,5 % en Une différence d inventaire peut également être liée à une démarque connue : détériorations, casse préalablement déclarées pendant les mises en rayons, au magasinage etc. Les différences positives d inventaire indiquent «trop» d articles en stocks par rapport aux résultats des stocks théoriques : ce «surstock» est majoritairement dû à des erreurs de saisie ou de calcul. 23