FOIRES SUBSIDIEES BONUS PME

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1 FOIRES SUBSIDIEES BONUS PME NOTICE DE PRESENTATION Introduction des dossiers et instruction des demandes : Chef de service : Marie-Christine THIRY, Directeur Agent traitant : Nadine DE MATTIA, Assistante : 02/ : n.demattia@awex.be Versement des interventions : Agent traitant : Christiane LAMBRECHTS, Première Adjointe : 02/ : c.lambrechts@awex.be Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril

2 Vous êtes une PME wallonne et vous comptez participer à titre individuel et pour la première fois à une manifestation à l étranger? Depuis plusieurs années, l Agence wallonne à l'exportation et aux Investissements étrangers soutient, au titre de son programme incitatif «Foires subsidiées», l effort de prospection et de développement de marchés à l exportation de la part de sociétés wallonnes lorsqu elles exposent des produits ou des services prestés de facture wallonne à des salons professionnels d envergure internationale se déroulant à l étranger. L AWEX entend en outre faire bénéficier les entreprises wallonnes répondant à la définition européenne de la PME des dispositions arrêtées en faveur des PME par la Commission européenne au titre de son Règlement CE n 70/2001 du 12 janvier 2001 également (publié au JO n L10 du 13 janvier 2001), pour ce qui concerne le commerce extérieur et les secteurs d activités autorisés 1. Ce règlement est communément appelé «Règlement PME» 2. L intervention de l AWEX au titre de la «mesure PME» vise ainsi la première participation d une PME à une manifestation à l étranger. Le budget éligible est formé des coûts de location (ou de participation à un congrès), mise en place et gestion d un stand, ainsi que d un forfait relatif à l envoi d un délégué sur place, au départ de la Belgique et pendant toute la durée de la manifestation. Cette disposition en faveur des PME wallonnes est spécifique et complémentaire aux possibilités d intervention qui leur sont accessibles par ailleurs en vertu du Règlement général «Foires subsidiées». Elle ne fait pas double emploi avec ces dernières mais ne peut être cumulée avec l incitant «Foires subsidiées» pour la même manifestation. Toutefois, si un subside a été octroyé au titre de la «mesure PME» pour une manifestation, les participations renouvelées ultérieurement à ladite manifestation peuvent continuer à bénéficier de l'incitant «Foires subsidiées» traditionnel ou du Bonus PME pour une même manifestation à l une des conditions suivantes : - la manifestation du même nom se déroule dans une autre ville, région ou pays ; - il s agit de la présentation principale (plus de 50 %) d un nouveau produit ou d une nouvelle gamme de produits. Dans ce cas, l intervention de l AWEX sera calculée sur la base du budget établi au prorata de la présentation du nouveau produit sur le stand. Quels sont les critères d'éligibilité? Est éligible tout opérateur économique et toute société productrice de biens ou prestataire de services disposant d un siège d exploitation en Région wallonne et répondant à la définition européenne de la PME (voir ci-dessous) ; si l entreprise dispose de plusieurs sièges dans plus d une Région, seul celui situé en Région wallonne et les activités qui y ont lieu sont pris en considération. 1 A l exception par conséquent des secteurs couverts par le traité CECA, la construction navale, le secteur des transports et des aides octroyées pour des dépenses relatives à l activité de l agriculture ou de l aquaculture. 2 Il a été complété par la Recommandation de la Commission européenne du 6 mai 2003 (publiée au JO n L 124 du 20 mai 2003) qui a pris effet au 1 er janvier Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril

3 Ne sont toutefois pas éligibles, les traders non-fabricants et les sociétés non-productrices commercialisant principalement des produits, équipements et/ou services ne relevant pas d entreprises wallonnes. Par biens, équipements et produits, on entend tout bien résultant d une activité de fabrication, de transformation ou de conditionnement exercée en Région wallonne par un opérateur économique ou une entreprise wallonne en dégageant une valeur ajoutée significative. Par «services», on entend toute prestation de services répondant aux mêmes critères. Quels sont les critères de définition de la PME? La Petite et Moyenne Entreprise (PME) au sens européen du terme répond aux 2 critères cumulés suivants (Recommandation CE n 2003/361/CE du 6 mai 2003 parue au J.O. L124 du 20/05/2003) : a) elle occupe moins de 250 personnes; b) soit son chiffre d affaires annuel n excède pas 50 millions EUR, soit le total du bilan annuel n excède pas 43 millions EUR. Le calcul de l'effectif et des montants financiers s'effectue selon des seuils précis qui déterminent que l'entreprise est autonome, partenaire ou liée (par rapport à d'éventuelles maison mère, filiale(s), société(s) sœur(s) et investisseurs publics ou en capital à risque) 3. Si un des critères précités n'est pas respecté, il s'agit alors d'une Grande Entreprise. Les services de l'awex se tiennent à votre disposition pour vous éclairer dans l'interprétation de cette recommandation et vous aider à vous définir par rapport à ces critères. Quels sont les initiatives éligibles? La première participation individuelle payante à une manifestation à l étranger (foire, salon ou congrès avec présentation active de la société). Une participation renouvelée payante à une manifestation mais pour une édition se déroulant dans une autre ville, région ou pays. La participation renouvelée payante à la même manifestation pour la présentation principale (à plus de 50%) d un nouveau produit ou d une nouvelle gamme de produits. Nous entendons par nouveau produit, un produit tout à fait innovant par rapport aux gammes existantes, un produit destiné à un nouveau public et/ou un nouveau réseau de distribution. Une simple modernisation des gammes existantes ou nouvelle collection ne peut pas être prise en considération. 3 Pour la définition complète des critères, il est conseillé de se reporter à l article 3 de la Recommandation du 6 mai 2003, consultable à l adresse internet suivante : Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril

4 Il doit s agir de manifestations de renommée et caractère professionnels et internationaux reconnus. La participation permet la promotion active des produits ou services de la PME via par exemple un stand, une table de présentation, un exposé commercial impliquant une location effective ou un droit de participation (package comprenant les coûts liés à la prise de parole dans le cas de congrès). Il est ainsi conseillé aux PME wallonnes de s informer auprès de l AWEX avant de décider de participer à une manifestation, afin de savoir si celle-ci est éligible et si les critères de subsidiation sont rencontrés. L entreprise wallonne doit exposer à titre individuel, sous son nom propre et envoyer un délégué au départ de la Belgique qui devra séjourner sur place pendant toute la durée de la manifestation concernée, pour la représenter et gérer le stand. Ne sont pas éligibles à la «mesure PME» les initiatives frontalières ne nécessitant pas un séjour sur place du délégué. Ne sont pas éligibles les participations à des foires ou autres évènements assimilés n impliquant pas de frais de location ou de droit de participation autre que le droit d inscription. Ne sont pas éligibles, en vertu du principe interdisant une double subsidiation d une même action, les participations à des collectivités organisées par l AWEX ou un opérateur bénéficiant d une intervention publique pour la même manifestation. En quoi consiste l'intervention de l'awex? L intervention financière est un subside. Quelle est l'intervention de l'awex? Les frais éligibles pour l octroi d un subside à l occasion d une première participation d une PME à une manifestation à l étranger sont 4 : 1. les coûts de location ainsi que le droit s inscription à la manifestation ; 2. les couts de mise en place d un stand aménagé (surface éligible comprise entre 6 m² minimum et 50 m² maximum) ; 3. les coûts de gestion du stand, tels que frais, honoraires d hôtesse interprète ; 4. les frais de voyage et de séjour sur place d un délégué à l occasion de la manifestation, qui font l objet des forfaits énumérés au Document 2 «Missions à l étranger» annexé à la présente notice d information. Il s agit des frais d hôtel (facture de chambre) et des frais de déplacement (billet d avion, de train, frais d essence et de péage autoroutier) et leur preuve de paiement. L AWEX intervient au maximum à 50 % du budget éligible admis, hors TVA pour les rubriques ci-dessus. 4 Pour une liste détaillée des frais éligibles, reportez-vous au document 3 en annexe. Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril

5 Le budget éligible de location et de gestion du stand est toutefois ramené, dans le cas de participation renouvelée pour présenter un nouveau produit ou une nouvelle gamme (c-à-d un produit ou une gamme destiné(e) à une nouvelle clientèle ou à un nouveau réseau de distribution), au prorata de représentation de ce dernier ou cette dernière sur le stand. Des illustrations du nouveau produit ou de la nouvelle gamme devront être transmises en annexe du formulaire de demande d intervention. La possibilité pour une PME de bénéficier d une subsidiation particulière pour sa première participation à une manifestation est indépendante des possibilités de subsidiation offertes par le Règlement général, ne les exclut pas et vice versa et ne fait pas double emploi avec ces dernières. Toutefois, la double intervention financière pour la même manifestation n est pas possible. Quand et comment introduire une demande? La demande d intervention doit être introduite par formulaire électronique 5 disponible sur le site de l AWEX, au moins trois mois et au plus tard un mois avant l ouverture de la manifestation, à défaut d être déclarée irrecevable. Cette formule permet non seulement d'imprimer le formulaire complété pour en garder une trace mais également de recevoir, quelques secondes après sa validation et son envoi, un accusé de réception qui garantit que la demande est bien parvenue à l'awex. Attention : si ce dernier ne vous parvient pas rapidement, il y a lieu dans un premier temps, de vérifier votre relevé d'envoi de formulaire et, en cas de non réception, de prendre contact avec l'awex (Nadine DE MATTIA : 02/ ou Christiane LAMBRECHTS : 02/ ), le poids excédentaire du fichier attaché peut faire échouer la transmission du formulaire électronique. Les informations et documents suivants doivent accompagner la demande : 1. la dénomination de l entreprise, sa forme juridique, son siège et son numéro d entreprise ; 2. la surface réservée ainsi que le prix de location par m², hors TVA ; 3. une copie de la facture de réservation adressée à l entreprise wallonne par les organisateurs ou à défaut, une copie de la demande de participation adressée aux organisateurs de la foire (bon de réservation) ; 4. le budget des coûts complémentaires, tels que les frais de mise en place d un stand aménagé ; coûts de gestion du stand et prestations éventuelles d une hôtesse-interprète; budgets forfaitarisés pour le déplacement d un délégué au départ de la Belgique. 5. Dans le cas de la présentation de nouveaux produits ou d une nouvelle gamme, illustration de ceux-ci. 5 Chemin d accès au formulaire électronique à partir de la page d accueil du site de l AWEX ( Nos services à l export/tous les services/voire la liste de tous les services/participer à un salon à titre individuel-1ère participation (Bonus PME) Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril

6 Quelles sont les modalités de traitement de votre demande? Le dossier est traité par la Direction des Programmes incitatifs. Celle-ci accuse réception de la demande dans les 10 jours et sollicite, le cas échéant, les renseignements complémentaires nécessaires. Ceux-ci doivent lui être fournis au plus tard une semaine avant la date d ouverture de la manifestation, à défaut de quoi la demande sera considérée comme nulle et non avenue. Sur la base d un dossier complet, l AWEX procède au calcul de l intervention maximum à laquelle l entreprise wallonne peut prétendre et soumet celle-ci à la signature du Ministre. Un courrier reprenant le détail de la proposition de subvention est adressé à l entreprise. La décision du Ministre est notifiée par l AWEX à la société dans les 10 jours suivant sa réception. Les dossiers de demande introduits dans un délai de trois mois avant l ouverture de l événement et pour lesquels une preuve de location effective du stand aura été fournie (lettre de confirmation de la réservation d un stand pour votre société par l organisateur de la manifestation, facture de l organisateur et preuve du règlement de celle-ci ou d un acompte), bénéficieront à ladite notification d une liquidation automatique d un acompte, représentant 50 % de l intervention prévue pour le déplacement du délégué (forfait) et les frais de location du stand. Peut-on bénéficier de l aide en cas de stand partagé? Si l entreprise wallonne ne parvient pas à obtenir un stand individuel ou désire partager un stand avec d autres participants, elle peut néanmoins introduire une demande d intervention. Dans ce cas, la requérante devra fournir, en plus des pièces mentionnées ci-dessus, les documents ci-après : 1. une facture adressée à la requérante et mentionnant le montant dû, le nombre de m² et le prix au m² ; 2. une copie de la facture de l organisateur de la manifestation envoyée à l entreprise qui a donné en sous-location ; 3. la preuve de paiement de la facture (copie de la facture acquittée ou de l extrait de compte ou un reçu détaillé en cas de règlement sur place). 4. des photos du stand et une photocopie de la page du catalogue de la manifestation mentionnant les coordonnées de la requérante. 5. la preuve de la présence sur place pendant toute la durée de la manifestation d un délégué de la société envoyé de Belgique. Quelles sont les modalités d intervention? Suite à la notification de la décision favorable d octroi à la société requérante, la liquidation peut être obtenue selon deux modalités : Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril

7 A. Pour les dossiers introduits minimum trois mois avant le début de la manifestation, de la façon suivante : 1. L acompte, dès réception d une déclaration de créance du demandeur appuyée des preuves de l engagement irréversible de l initiative pour laquelle une décision d octroi a été notifiée, à savoir la preuve de ce que l emplacement du stand a été définitivement confirmé à l exposant par l organisateur de la manifestation, telle qu elle peut ressortir de la facture totale de location ou de la facture portant sur l acompte à valoir sur la facturation finale. 2. Le solde du subside moyennant: I. l envoi des pièces justificatives suivantes au plus tard dans les deux mois de la clôture de la manifestation : 1. la copie conforme de la facture de location d emplacement du stand ou du droit de participation à manifestation. 2. les copies conformes des factures relatives aux frais d aménagement du stand, de gestion du stand, des consommables (eau, électricité, nettoyage, gardiennage, etc.), aux prestations de l hôtesse, à l accueil des visiteurs ; 3. la preuve du déplacement et du séjour à l étranger du délégué de l entreprise wallonne (billet d avion, train, etc. ou à défaut une déclaration sur l honneur - établie en original sur papier à en-tête de l entreprise - du déplacement en véhicule personnel, facture d hôtel, preuves de paiement de ces frais) ; 4. la preuve de paiement de ces factures (copie de la facture acquittée ou de l extrait de compte ou un reçu détaillé en cas de règlement sur place) ; 5. une déclaration de créance portant la référence AWEX du dossier (en original) établie sur papier à en-tête de l entreprise, signée par un représentant habilité de l'entreprise et envoyée exclusivement par courrier postal (modèle en annexe) ; 6. Un rapport sur papier à en-tête reprenant les coordonnées complètes de la manifestation et les résultats commerciaux de la participation. Dans le cas de nouvelle participation pour la présentation d un nouveau produit ou d une nouvelle gamme et dans le cas de stand partagé, des photos du stand. Remarque importante : les pièces justificatives à fournir doivent couvrir également l acompte qui aurait été liquidé préalablement. Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril

8 B. Pour les dossiers introduits dans un délai inférieur à trois mois, il n y a pas d acompte versé. Le subside est, dès lors, liquidé selon les modalités du point A.2 ci-dessus. Remarques : L initiative est considérée comme étant «effectivement accomplie» à la double condition que : 1 nonobstant le versement à l organisateur de la manifestation de l acompte pour le stand ou même du règlement de la facture totale de location, la participation a été effective ; 2 le délégué de l entreprise wallonne s est rendu au départ de la Belgique sur place, y a logé et a géré le stand pendant toute la durée de la manifestation. L annulation dans le chef de l entreprise wallonne de sa participation ou son désistement, rend caduque la décision d intervention de l AWEX, même si des frais ont déjà été engagés par l entreprise. L acompte éventuellement versé par l AWEX, devra dans ce cas être remboursé à l AWEX au plus tard dans le mois qui suit son versement indu. En ce qui concerne le montant qui sera effectivement pris en compte pour la liquidation du subside, il est à noter que : - si les pièces fournies confirment le budget initial repris sous «Grand total» dans la lettre d acceptation de la demande initiale, le subside liquidé sera bien celui repris dans la proposition de subside de ladite lettre; - si les dépenses définitivement approuvées devaient être inférieures «Grand total», le subside liquidé au prorata de 50% sera également inférieur à la «proposition de subside» et votre déclaration de créance sera réduite automatiquement par nos soins ; - les dépassements éventuels du budget qui a servi d'assiette au calcul de la proposition de subside sont susceptibles de faire l'objet d'une intervention complémentaire à soumettre également à la décision ministérielle, pour autant qu'ils aient été approuvés préalablement par mes services conformément au règlement de l'incitant et qu ils portent sur un budget complémentaire éligible de 200 minimum (100 de subside complémentaire). En cas de désistement ou d annulation de votre participation à la manifestation, aucun subside ne pourra vous être liquidé Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril

9 A propos du contrôle du bon usage des subsides octroyés En ne se conformant à l une ou l autre des conditions et dispositions décrites ci-dessus (entreprises et manifestations éligibles), l entreprise wallonne perd son droit à l intervention, même si cette dernière a déjà été liquidée. Il sera procédé également à la récupération des sommes versées au titre de l acompte de 50 % (voir ci-dessus), s il appert que l entreprise wallonne n a finalement pas participé à la manifestation comme elle l avait prévu, s est désistée ou n a pas envoyé sur place son propre délégué pendant toute la durée de la manifestation pour gérer le stand. Les récupérations sont opérées sur la base des dispositions légales régissant l octroi et la gestion des subventions publiques. L AWEX se réserve le droit de vérifier si les conditions annoncées de participation ont été bien respectées. Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril

10 Qui contacter pour plus d'informations? AWEX BRUXELLES Chef de service : Marie-Christine THIRY, Directeur Traitement des nouvelles demandes : Nadine DE MATTIA, Assistante : 02/ : n.demattia@awex.be Versement des subsides: Christiane LAMBRECHTS, Première Adjointe : 02/ : c.lambrechts@awex.be AWEX BRABANT WALLON Rue du Bosquet NIVELLES 067/ : 067/ Responsable : Régine PANGAERT ( : r.pangaert@awex.be ou : 0478/ ) Agent traitant : Carine LOOZE 067/ : c.looze@awex.be AWEX CHARLEROI Rue Auguste Piccard 20 1 er étage 6041 CHARLEROI (GOSSELIES) 071/ : 071/ Responsable : Eric DE CLERCQ ( : e.declercq@awex.be ou : 0499/ ) Agent traitant : Benoît DESPIEGELEER 071/ : b.despiegeleer@awex.be AWEX LIBRAMONT Grand' Rue LIBRAMONT 061/ : 061/ Responsable : Sarah HAUTFENNE ( : s.hautfenne@awex.be ou : 0499/ ) AWEX LIEGE Rue du Vertbois 13 A 4000 LIEGE 04/ : 04/ Responsable : Marielle GERMIS ( : m.germis@awex.be ou : 0478/ ) Agent traitant : Stéphane DOTRENGE 04/ : s.dotrenge@awex.be Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril

11 AWEX MONS Rue du Chapitre MONS 065/ : 065/ Responsable : Pierre LIBIOULLE ( : p.libioulle@awex.be ou : 0492/ ) Agent traitant : Daniel DELAUNOIS 065/ : d.delaunois@awex.be AWEX NAMUR Avenue Sergent Vrithoff, NAMUR 081/ : 081/ Responsable : Sarah HAUTFENNE ( : s.hautfenne@awex.be ou : 0499/ ) Agent traitant : Camille PETIT 081/ : c.petit@awex.be Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril

12 M O D E L E E X C L U S I F DOC 1 DECLARATION DE CREANCE (NB : doit être établie sur papier à en-tête de l entreprise et adressée en original par courrier postal à l AWEX les envois par fax et courrier électronique sont sans valeur). Dossier N : (voir courrier ou fax). Par la présente, je soussigné(e) NOM-PRENOM-QUALITE représentant ENTREPRISE RUE CP VILLE - déclare que l AWEX doit à (NOM DE L ENTREPRISE), la somme de (montant en chiffres) EUR (montant en toutes lettres) EUR, à verser sur le compte n :.., appartenant à l entreprise que je représente nommée ci-dessus, au titre du programme incitatif «Foires subsidiées Bonus PME» et en rapport avec sa participation individuelle à la foire : - NOM DE LA FOIRE - LIEU (Pays-Ville). - DATES.. Je reconnais que la présente demande de liquidation financière est régie par les dispositions du Règlement CE n 70/2001 du 12 janvier 2001 (publié au JO n L 010 du 13 janvier 2001) de la Commission européenne, communément appelé «Règlement PME», complété par la Recommandation CE du 6 mai 2003 (publié au JO n L 124 du 20 mai 2003), en particulier son article 3, et certifie que (NOM DE L ENTREPRISE) répond à la qualité de PME au sens du dit Règlement. Je certifie que l'entreprise que je représente, n a pas introduit et n introduira pas de demande de subsidiation pour les mêmes projets et objets, auprès d autres programmes incitatifs de l AWEX ou de tout autre organisme, institution ou pouvoir public. En cas de double subsidiation, (NOM DE L ENTREPRISE) s engage à rembourser les fonds mis à sa disposition, à la première demande. Je déclare sur l honneur (NOM DE L ENTREPRISE) que les produits exposés et/ou les services présentés sont de facture wallonne. Certifié sincère et véritable LIEU ET DATE SIGNATURE NOM ET QUALITE DE LA PERSONNE AYANT POUVOIR D ENGAGER L ENTREPRISE Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril

13 DOC 2 Tableau des budgets forfaitaires de voyage admissibles pour le calcul des interventions financières de l AWEX dans les frais de déplacements et de séjour à l étranger en rapport avec la participation de PME wallonnes à des foires, expositions et salons professionnels à vocation internationale Demandes introduites à partir du 1 er janvier Les montants sont exprimés en euros et correspondent à l évaluation des coûts moyens, sur la base de la durée moyenne d une mission au départ de la Belgique et des coûts des voyages en avion en classe économique et de la nuitée dans un hôtel de classe internationale et des frais de nourriture, déplacements intérieurs et menues dépenses pour un délégué. Zone géographique de destination Un voyage aller/retour au départ de Belgique Europe Europe hors CE sauf Suisse Suisse Europe de l Est hors CE Afrique du Nord Afrique Centrale et du Sud Amérique du Nord Amérique Centrale et du Sud Proche-Orient Moyen-Orient Extrême-Orient Océanie Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril

14 DOC 3 LISTE DETAILLEE DES FRAIS ELIGIBLES POUR LA PREMIERE PARTICIPATION 1 Frais de location d un stand de m² à une manifestation à l étranger dans le cadre du programme incitatif de l AWEX «Bonus PME»- plafonné à 50 m² 2. Supplément angle(s) : TOTAL LOCATION : 3. Frais d aménagement : 4. Frais de location de matériel : 5. Frais de location de mobiliers : 6. Frais de montage et démontage par une société externe : 7. Frais de pose de tapis plein, cloisons, luminaires (au prorata de la surface louée) : 8. Réalisation externe, panneaux, documentaires, photographies, posters, enseignes, logos : 9. Réalisation externe à l entreprise de brochures et documentations professionnelles en rapport avec la foire : 10. Frais de décoration florale : 11. Droit d inscription à la foire (ou droit de participation au Congrès) 12. Prestations d hôtesse(s) interprète(s) : 13. Frais de consommables : Frais électricité : Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril

15 Frais d eau : Frais télécommunications : Frais de nettoyage : Frais de gardiennage : 14. Frais d assurance : 15. Frais liés à l accueil de visiteurs sur le stand (boissons, snacks) plafonné à 250 : 16. Frais de démonstration, de dégustation, 17. Frais d envoi de matériel, excédent de bagages TOTAL AMENAGEMENT ET GESTION : 18. Forfait voyage et séjour pour un délégué 6 : TOTAL LOCATION : TOTAL AMENAGEMENT ET GESTION : FORFAIT VOYAGE ET SEJOUR : L intervention de l AWEX à raison de 50% de tous les postes, se monterait à : 6 Pour le montant des forfaits, se reporter au document 2 de la notice de présentation «Foires subsidiées-bonus PME». Foires subsidiées Bonus PME Révision Avril