l Institut belge des Services postaux et des Télécommunications

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1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 167 Archives de l Institut belge des Services postaux et des Télécommunications Dossier d étude et de préparation du tableau de tri 2014 par Madeleine Jacquemin Brussel Bruxelles 2015

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3 ARCHIVES DE L INSTITUT BELGE DES SERVICES POSTAUX ET DES TÉLÉCOMMUNICATIONS DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2014

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 167 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 167 Archives de l Institut belge des Services postaux et des Télécommunications Dossier d étude et de préparation du tableau de tri 2014 par Madeleine JACQUEMIN Brussel Bruxelles 2015

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7 REMERCIEMENTS La préparation, la conception et la finalisation du tableau de tri des archives pour l ensemble de l Institut belge des services Postaux et des Télécommunications n aurait pu se réaliser sans l engagement du management et de l ensemble des collaborateurs. Et si nous tenons à saluer le Président du Conseil, nos plus vifs remerciements vont à Ingrid Schmatz et Vincent Rogister, coordinateurs de ce dossier. Nous remercions également toutes les personnes qui ont œuvré au sein des services en vue de faciliter et permettre les contacts nécessaires à la réalisation de ce travail. Pour ce qui concerne les Archives de l État, qu il nous soit permis de remercier Kathleen Devolder, chef du service «Surveillance archivistique, avis, et coordination de la collecte et de la sélection», ainsi que nos collègues des Archives de l État pour la qualité de leurs conseils et leur grande disponibilité. 5

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9 TABLE DES MATIÈRES REMERCIEMENTS... 5 TABLE DES MATIÈRES... 7 LISTE DES ABRÉVIATIONS... 9 LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE SOURCES BIBLIOGRAPHIE PRÉPARATION DE L ÉTUDE A. LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION B. LES ÉTAPES DE LA RÉALISATION HISTOIRE ET FONCTIONNEMENT DE L INSTITUT BELGE DES SERVICES POSTAUX ET DES TÉLÉCOMMUNICATIONS (IBPT) A. BREF HISTORIQUE La Régie des Télégraphes et des Téléphones La Régie des Postes La loi du 21 mars La loi du 17 janvier B. COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS L IBPT Le Comité consultatif pour les Télécommunications et le Comité consultatif pour les services Postaux ORGANIGRAMMES LES ARCHIVES DE L IBPT ET LEUR TRI A. PRINCIPES ET CONCEPTS FONDAMENTAUX DE L ARCHIVISTIQUE Les archives Séries d archives Producteur d archives Durée d utilité administrative Le tri des archives B. PRODUCTION ET GESTION DES ARCHIVES

10 C. LE TRI DES ARCHIVES D. DESCRIPTION DES QUELQUES SÉRIES D ARCHIVES Dossiers relatifs aux réunions internationales, européennes et nationales (E.002) Procès-verbaux du Conseil (F1.001) Agendas et documents joints, procès-verbaux et avis du Comité consultatif pour les Télécommunications (F2.001-F2.003) Dossiers relatifs aux examens organisés par l IBPT (G G , G G ) Dossiers relatifs à l homologation des équipements radio (G G ) Dossiers relatifs à la régulation des opérateurs médias (non francophones et néerlandophones) à Bruxelles concernant l aspect «distribution des programmes» et concernant l aspect «édition de programmes» (O2.001-O2.002) Dossiers de conciliation devant le Collège de conciliation (P.002)

11 LISTE DES ABRÉVIATIONS AE Archives de l État AGR Archives générales du Royaume AM Arrêté ministériel ANR Autorité nationale de Régulation AR Arrêté royal BEREC Body of European Regulators of Electronic Communications BIPT Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie CE Communauté européenne/commission européenne CEM Comptabilité Électromagnétique CEPT Conférence européenne des administrations des postes et des télécommunications CSA Conseil supérieur de l Audiovisuel DG Direction générale ERGP Groupe des régulateurs européens dans le domaine des services postaux FM Fréquence modulée GHz Gigahertz GMDSS Global Maritime Distress and Safety System IBPT Institut belge des services Postaux et des Télécommunications MB Moniteur belge NCS Service national de Contrôle du Spectre OMC Organisation mondiale du commerce ORECE Organe des Régulateurs européens des Communications électroniques OSN One stop notification P&O Personnel et Organisation PSM Puissance significative sur le Marché RMD Radio Maritieme Dienst (Service radiomaritime) R.T.T. Régie des Télégraphes et Téléphones SMDSM Système mondial de détresse et de sécurité en mer SPF Service public fédéral UE Union européenne UHF Ultra High Frequency UIT Union internationale des Télécommunications UPU Union postale universelle VHF Very high Frequency VRM Vlaamse regulator voor de Media 9

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13 LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE SOURCES Guide des ministères. Revue de l administration belge, Bruxelles, Guide des ministères. Répertoire des services publics fédéraux, communautaires et régionaux de Belgique, Bruxelles, Moniteur belge, Rapports annuels, Bruxelles, IBPT, juillet Site web du Comité consultatif pour les Télécommunications : Site web de l IBPT : BIBLIOGRAPHIE CARNEL Sven, «La Poste s.a. De Post n.v.», dans YANTE Jean-Marie et TALLIER Pierre- Alain (éd.), Guide des organismes d intérêt public en Belgique. Notices des parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et de ceux supprimés auparavant, Bruxelles, AGR, 2008, tome II, volume 2, p COPPIETERS Guy, «Belgacom», dans YANTE Jean-Marie et TALLIER Pierre-Alain (éd.), Guide des organismes d intérêt public en Belgique. Notices des parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et de ceux supprimés auparavant, Bruxelles, AGR, 2008, tome II, volume 1, p COPPIETERS Guy, «Institut belge des services Postaux et des Télécommunications (IBPT)», dans YANTE Jean-Marie et TALLIER Pierre-Alain (éd.), Guide des organismes d intérêt public en Belgique. Notices des parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et de ceux supprimés auparavant, Bruxelles, AGR, 2008, tome II, volume 1, p COUTURE Carole, Les fonctions de l archivistique contemporaine, Québec, DE BRUYN Odile, Inventaire des archives de Belgacom et de ses prédécesseurs , Bruxelles, DEHOUSSE F. et GILLEROT D., «La réglementation belge des télécommunications de 1876 à 1996», dans Courrier hebdomadaire du Centre de Recherche et d Information sociopolitiques, 1997, n os DEHOUSSE F. et ZGAJEWSKI T., «La nouvelle réglementation belge des télécommunications. Quel rôle pour les pouvoirs publics?», dans Courrier hebdomadaire du Centre de Recherche et d Information socio-politiques, 1999, n os DEHOUSSE F. et ZGAJEWSKI T., «Le secteur des télécommunications en Belgique : quel bilan après cinq ans de concurrence?», dans Courrier hebdomadaire du Centre de Recherche et d Information socio-politiques, 2003, n os

14 DEHOUSSE F. et ZGAJEWSKI T., «Le cadre réglementaire européen des communications électroniques en 2003», dans Courrier hebdomadaire du Centre de Recherche et d Information socio-politiques, 2004, n o DEHOUSSE F. et MACZKOVICS C., «L ouverture du marché postal. Réglementation européenne et application en Belgique», dans Courrier hebdomadaire du Centre de Recherche et d Information socio-politiques, 2002, n os DEPOORTERE Rolande, La surveillance archivistique ou comment concilier inspection diplomatie et persuasion. Syllabus du cours sur la surveillance donné les 4, 10, 17 et 24 septembre 2007, Bruxelles, AGR, DEVOLDER Conny, Het Ministerie van Verkeer en van Post, Telegrafie en Telefonie ( ). I. Organisatie, Bruxelles, AGR, DEVOLDER Kathleen, Inventaris van het archief van het Bestuur van de Posterijen ( ). Tweede reeks, Bruxelles, AGR, «Het voormalige Ministerie van Verkeer en van Post, Telegrafie en Telefonie ( )», dans VAN DEN EECKHOUT Patricia et VANTHEMSCHE Guy (éd.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19 e -20 e eeuw, Bruxelles, 2009, p JACQUEMIN Madeleine, Archives du Bureau d Intervention et de Restitution belge. Tableau de tri. 2014, Bruxelles, AGR, ROMBOUTS F., De Postbode belde vroeger twee keer. Hoe overheidsbedrijven kunnen overleven, Tielt, SIX Caroline, Administrations des Ponts et Chaussées, Mines, Chemins de Fer, Postes, Télégraphes, Téléphones, Marines et Aéronautiques. Inventaire des arrêtés royaux et du Régent ( ) versés par le SPF Mobilité & Transports, successeur en droit du Ministère des Travaux publics et du Ministère des Communications, Bruxelles, AGR, SIX Caroline, Administrations des Ponts et Chaussées, Mines, Chemins de Fer, Postes, Télégraphes, Téléphones, Marines et Aéronautiques. Inventaire des arrêtés ministériels et du Secrétaire général ( ) versés par le SPF Mobilité & Transports, successeur en droit du Ministère des Travaux publics et du Ministère des Communications, Bruxelles, AGR, SIX Caroline et SAS Bart, «Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie (BIPT)», dans VAN DEN EECKHOUT Patricia et VANTHEMSCHE Guy (éd.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19 e -20 e eeuw, Bruxelles, 2009, p SIX Caroline et SAS Bart, «Regie der Posterijen ( ) De Post ( ) De Post nv (2000-)», dans VAN DEN EECKHOUT Patricia et VANTHEMSCHE Guy (éd.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19 e -20 e eeuw, Bruxelles, 2009, p SIX Caroline et SAS Bart, «Regie van Telegrafie en Telefonie (RTT) ( ) Belgacom (1991-)», dans VAN DEN EECKHOUT Patricia et VANTHEMSCHE Guy (éd.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19 e -20 e eeuw, Bruxelles, 2009, p

15 THIELEMANS Marie-Rose, DEPOORTERE Rolande (revu par), Inventaire des archives de l Administration des postes. Première série. Documents comptables ( ), Bruxelles, AGR, VERHOEST Pascal, Openbare telecommunicatie ( ). Twee eeuwen politieke economie van het netwerkbeheer in België, Bruxelles, 2000 (Media en Maatschappij, 2). VERHOEST Pascal, VERCRUYSSE Jean-Pierre, PUNIE Yves, Telecommunicatie en beleid in België Een reconstructie van de politieke besluitvorming vanaf de optische telegraaf tot de oprichting van Belgacom, Antwerpen,

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17 A. LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION PRÉPARATION DE L ÉTUDE L Institut belge des services Postaux et des Télécommunications (IBPT) n a jamais eu de vraie politique d archivage. Les documents qui ne sont plus directement utiles aux agents ou qui sont devenus encombrants, sont conditionnés dans des caisses de déménagement qui sont stockées dans plusieurs locaux d un immeuble loué par l IBPT, situé à Anderlecht, rue Robert Buycke n os Lors d une première visite, en 2004, les Archives générales du Royaume (AGR) avait estimé les archives stockées à Anderlecht à 550 mètres linéaires. En février 2008, les services centraux de l IBPT ont déménagé de la Tour Astro, située avenue de l Astronomie n 14 à Saint-Josse, vers le bâtiment occupé actuellement, au n 35 du boulevard du Roi Albert II (Ellipse building, bâtiment C). Dans ce cadre, les documents semi-statiques et statiques ont été déposés dans le bâtiment d Anderlecht, ce qui n a fait qu aggraver le problème de stockage des archives L institution manque maintenant de place pour la conservation de ses documents. Afin de trouver des solutions dans le cadre de la gestion de ses archives, l IBPT a mis en place le projet «One click» et a fait appel aux AGR. Une première réunion a eu lieu en date du 26 mai 2014, établissant un nouveau contact entre l IBPT, représenté par le président de son Conseil Monsieur Jack Hamande, Madame Ingrid Schmatz et Monsieur Vincent Rogister, et les AGR, représentées par Madame Kathleen Devolder, responsable de la section «Surveillance archivistique, avis, et coordination de la collecte et de la sélection». Il a alors été décidé que les deux institutions collaboreraient. Les trois objectifs fixés par les AGR sont : de rédiger un tableau de tri des archives des services de l Institut belge des services Postaux et des Télécommunications comprenant une description des séries d archives produites ou reçues, l indication de leurs délais d utilité administrative et de leurs destinations définitives ; de contrôler l élimination des archives produites et reçues par l IBPT, en empêcher la destruction abusive, et réorganiser la conservation des documents, tant papier que sous format électronique ; d assurer que les archives produites et reçues par l IBPT soient conservées dans de bonnes conditions matérielles, soient classées, inventoriées et accessibles éventuellement aux utilisateurs. B. LES ÉTAPES DE LA RÉALISATION Après une réunion commune rassemblant l ensemble des services de l IBPT et l auteure de ce rapport, le 4 septembre 2014 dans le but de présenter les dispositions légales et les étapes de la réalisation du tableau de tri, des visites d'inspection systématiques ont été réalisées auprès de chaque service au cours du mois de septembre 2014 (12, 16, 18, 19, 26 et 30), afin d évaluer les documents à archiver. Pendant la même période, le tableau de tri a été rédigé. Des demandes de vérification ont été introduites au début du mois d octobre 2014 à toutes les personnes de contact auprès de chaque service. 15

18 Le tableau de tri final contenant l ensemble des données relatives aux séries d archives a été présenté aux représentants de chaque service dès l acceptation du tableau de tri définitif. L auteure de ce dossier d étude a également rédigé un rapport dressant la situation des archives et proposant des solutions afin d assurer que les archives produites et reçues par l IBPT soient conservées dans de bonnes conditions matérielles, soient classées, inventoriées et accessibles aux utilisateurs. 16

19 HISTOIRE ET FONCTIONNEMENT DE L INSTITUT BELGE DES SERVICES POSTAUX ET DES TÉLÉCOMMUNICATIONS (IBPT) A. BREF HISTORIQUE Bien que créé en 1991, l histoire de l Institut belge des services Postaux et des Télécommunications (IBPT) est bien plus ancienne. Elle puise son origine dans l histoire des télécommunications en Belgique, dont le télégraphe 1 est l ancêtre, et des services postaux La Régie des Télégraphes et des Téléphones 3 Au lendemain de la Première Guerre mondiale, une importante restructuration de l organisation des télécommunications en Belgique s avère nécessaire au vu de l accroissement de la demande. Le budget de l Administration des Télégraphes et des Téléphones, qui est inscrit dans le budget annuel de l État et est de ce fait discuté chaque année au Parlement, est insuffisant pour mettre en œuvre la reconstruction et la modernisation du réseau téléphonique. L automatisation de celui-ci, qui requiert des investissements très importants, nécessite un système de gestion à caractère commercial et industriel et une plus grande autonomie financière. En 1925, l International Telegraph and Telephone Company (ITT), créée quelques années plus tôt par les frères Behn pour exploiter des réseaux concédés en Amérique du Sud et en Europe, rachète l unité anversoise de production d équipements (installée en 1882) de la Bell Telephone Manufacturing Company et introduit une offre d achat du réseau belge. Les difficultés financières auxquelles est confrontée l Administration des Télégraphes et des Téléphones et la mauvaise situation financière de l État à l époque jouent en faveur de l offre d ITT : celle-ci est soutenue par le parti libéral mais rejetée par le parti ouvrier, qui craignent qu une telle décision n entraîne la fin du service public. La création, par la loi du 19 juillet 1930, de la Régie des Télégraphes et des Téléphones constitue une solution de compromis entre les deux tendances opposées. La Régie est instituée sous la forme d une personne civile séparée de l État, représentée et gérée par le ministre ayant les télégraphes et les téléphones dans ses attributions. L État lui cède la propriété des installations et des réseaux de télégraphie et de téléphonie publics. Ces deux dispositions de la loi (attribution de la personnalité civile et cession de propriété) consacrent l autonomie financière de la Régie. Un fonds spécial de 600 millions de francs est mis à la disposition de cette dernière par l État, afin de la doter des moyens financiers 1 Pour un historique du télégraphe et du téléphone en Belgique, lire : DE BRUYN Odile, Inventaire des archives de Belgacom et de ses prédécesseurs , Bruxelles, 2013, p DEVOLDER Conny, Het Ministerie van Verkeer en van Post, Telegrafie en Telefonie ( ). I. Organisatie, Bruxelles, AGR, 1995, p , VERHOEST Pascal, VERCRUYSSE Jean-Pierre, PUNIE Yves, Telecommunicatie en beleid in België Een reconstructie van de politieke besluitvorming vanaf de optische telegraaf tot de oprichting van Belgacom, Antwerpen, 1991, p CARNEL Sven, «La Poste s.a. De Post n.v.», dans YANTE Jean-Marie et TALLIER Pierre- Alain (éd.), Guide des organismes d intérêt public en Belgique. Notices des parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et de ceux supprimés auparavant, Bruxelles, AGR, tome II, volume 2, 2008, p DEVOLDER Conny, Het Ministerie van Verkeer en van Post, Telegrafie en Telefonie ( ). I. Organisatie, Bruxelles, AGR, 1995, p , DEVOLDER Kathleen, Inventaris van het archief van het Bestuur van de Posterijen ( ). Tweede reeks, Bruxelles, AGR, DE BRUYN Odile, Op. cit., p «Het voormalige Ministerie van Verkeer en van Post, Telegrafie en Telefonie ( )», dans VAN DEN EECKHOUT Patricia et VANTHEMSCHE Guy (éd.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19 e -20 e eeuw, Bruxelles, 2009, p VERHOEST Pascal, VERCRUYSSE Jean-Pierre, PUNIE Yves, Op. cit., p

20 nécessaires pour assumer d emblée cette autonomie. La Régie doit, à l avenir, se charger, sans aucune intervention du Trésor, du financement de ses programmes d extension et de modernisation. Elle est autorisée, à cet effet, à émettre des emprunts moyennant approbation préalable des Chambres et accords du ministre des Finances, quant aux modalités d émission. Elle doit verser à l État un intérêt annuel et perpétuel de 4,5 % de la valeur d inventaire des biens cédés et du fonds spécial de 600 millions. Le monopole et les règles d exploitation de la R.T.T. sont arrêtés dans la loi du 13 octobre La Régie des Postes La Régie des Postes 4 est créée par la loi du 6 juillet L organisme qui, en 1983, emploie plus de personnes, connaît néanmoins régulièrement d importants problèmes budgétaires nécessitant l entremise quasi constante de l État. 3. La loi du 21 mars 1991 Dans le courant des années 1980, afin de freiner les dépenses publiques et donc d assainir les finances de l État, divers projets de privatisation des institutions publiques sont déposés. De plus, la Communauté européenne intervient de plus en plus activement dans le domaine des télécommunications : ses directives, qui avaient force de loi pour la R.T.T., modifient de fond en comble la réglementation et l exploitation des télécommunications. Dans plusieurs pays, des mesures sont dès lors prises pour moderniser le statut social des entreprises des T.T. et pour adapter l exploitation des télécommunications aux directives de la Communauté européenne. Tout comme la loi de 1930, le projet de loi de 1989 «portant réforme de certaines entreprises publiques économiques» 6 a pour but l adaptation de l exploitant public à un nouvel environnement politique et économique. Pour répondre aux enjeux de la libéralisation européenne, appliquée à partir du 30 juin 1987 au marché des télécommunications, et améliorer sa compétitivité, la R.T.T. a besoin d une plus grande autonomie de gestion. En ce qui concerne la Régie des Postes, il faut maîtriser les coûts de production par la modernisation des infrastructures, diminuer le nombre d employés tout en augmentant la qualité du service proposé. La loi du 21 mars réforme certaines entreprises publiques qui deviennent «entreprise publique autonome» 8. La Régie des Télégraphes et Téléphones devient Belgacom 9 et la Régie des Postes devient La Poste. La situation de monopole absolu qu a toujours détenu la R.T.T. dans le domaine des équipements et des services en matière de télécommunications est désormais modifiée. Belgacom obtient une concession exclusive pour les télécommunications publiques : l infrastructure publiques telle que les centraux, les câbles, les réseaux, ; les services télégraphiques, téléphoniques et télex ; les installations de télécommunications se trouvant sur le domaine public et accessibles au public, telles que les cabines téléphoniques. L accomplissement de cette concession exclusive conjointement avec l exécution de quelques 4 Pour un historique de la Poste en Belgique, lire CARNEL Sven, Op. cit., p DEVOLDER Conny, Op. cit., p SIX Caroline et SAS Bart, «Regie der Posterijen ( ) De Post ( ) De Post nv (2000-)», dans VAN DEN EECKHOUT Patricia et VANTHEMSCHE Guy (éd.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19 e -20 e eeuw, Bruxelles, 2009, p MB du 14 août La réforme ne concerne pas seulement la Régie des T.T., mais aussi la Régie des Postes, la Régie des Voies aériennes et la Société nationale des Chemins de Fer belges. 7 MB du 27 mars Elles deviennent société anonyme de droit public en 1994 et Guide des ministère. Revue de l Administration belge. 1996, Bruxelles, 1997, p COPPIETERS Guy, «Belgacom», dans YANTE Jean-Marie et TALLIER Pierre-Alain (éd.), Guide des organismes d intérêt public en Belgique. Notices des parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et de ceux supprimés auparavant, Bruxelles, AGR, 2008, tome II, volume 1, p VERHOEST Pascal, VERCRUYSSE Jean-Pierre, PUNIE Yves, Op. cit., p

21 autres tâches, définies par un contrat de gestion, constituent les «missions de service public» dont Belgacom est chargée. La Poste exerce des missions de service public ainsi que d autres activités commerciales. La loi de 1991 prévoit également que les relations avec l État soient déterminées par un contrat de gestion, d une durée de cinq années renouvelable. Le monopole dans les secteurs des postes et des télécommunications est également aboli. Dans le nouveau marché totalement libéralisé des communications électroniques et celui des services postaux, Belgacom et La Poste doivent faire face à d éventuels concurrents. En effet, l Institut belge des services Postaux et des Télécommunications (IBPT) est créé par la loi de Opérationnel depuis juillet , l IBPT assure dorénavant des missions de régulation économique, d organisation technique et de respect des cadres réglementaires, dans deux secteurs : celui des communications électroniques, dont les radiocommunications, et le secteur postal. L IBPT veille à la protection des intérêts des acteurs et utilisateurs, au profit de la collectivité. La loi crée également, au sein de l IBPT, deux comités consultatifs : un pour les télécommunications et un autre pour les services postaux La loi du 17 janvier 2003 L article 13 de la loi du 17 janvier , relative au statut du régulateur des secteurs des postes et des télécommunications belges, dote l IBPT d un statut propre afin de garantir son autonomie vis-à-vis du pouvoir exécutif. L IBPT est chargé d une mission de régulation couvrant quatre domaines de compétence : le marché des communications électroniques 13, le marché postal, le spectre électromagnétique des radiofréquences et la radiodiffusion sonore et télévisuelle dans la Région de Bruxelles- Capitale 14. Au sein de chaque domaine de compétence, l IBPT doit concrétiser une série d objectifs qui découlent directement du cadre réglementaire belge et européen. Dans le domaine des communications électroniques, l IBPT a par exemple pour mission de promouvoir la concurrence, de contribuer au développement du marché interne et de veiller aux intérêts des utilisateurs. Pour pouvoir concrétiser ces objectifs, l IBPT dispose d instruments légaux : prendre des décisions administratives [loi du 17/1/2003, art. 14], imposer des sanctions, lancer des consultations et des études ou se poser en médiateur. Bien que l IBPT possède un statut indépendant, le législateur a prévu une multitude de mécanismes de contrôle. Ainsi, le Conseil de l IBPT établit un plan stratégique triennal. Le plan stratégique est soumis à la consultation publique durant deux semaines. Le plan stratégique finalisé est présenté à la Chambre des Représentants. Pour élaborer son plan 10 Institut belge des services Postaux et des Télécommunications. Rapport annuel, 2011, Bruxelles, IBPT, 2012, p cf. Articles 80, de la loi du 21 mars 1991 et articles 3 et 8 de la loi du 17 janvier et 12 MB du 24 janvier L expression «communications électroniques» recouvre toutes les formes de communications par l intermédiaire des ondes hertziennes et des lignes fixes (fil de cuivre, câble coaxial, fibre optique). Cette définition «ouverte» permet d inclure les futurs développements technologiques et également de refléter le principe de la neutralité technologique qui est l un des dispositifs fondamentaux dans le cadre de régulation européen des communications électroniques. Institut belge des services Postaux et des Télécommunications. Rapport annuel, 2009, Bruxelles, IBPT, 2010, p Depuis l entrée en vigueur de la loi du 16 mars 2007, qui modifie la loi du 30 mars 1995 concernant les réseaux de distribution d émissions de radiodiffusion et l exercice d activités de radiodiffusion dans la région bilingue de Bruxelles-Capitale. Ibidem, p

22 stratégique , le Conseil de l IBPT a rencontré les parties prenantes, comme les acteurs du marché, les opérateurs, les fournisseurs de services, les acteurs globaux, mais aussi les représentants des utilisateurs, des travailleurs et des entreprises, les organismes publics, les syndicats et bien sûr le personnel de l IBPT. La mission générale de l IBPT est amplifiée et revue grâce à la loi du 10 juillet 2012, portant des dispositions diverses en matière de communications électroniques, qui a modifié la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques qui lui servait de base 15. L IBPT est divisé en quatorze services 16 différents, dont huit services horizontaux. B. COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS 1. L IBPT L IBPT 17 remplit les fonctions 18 suivantes : - Il est le régulateur du marché des communications électroniques. L IBPT a notamment pour mission de favoriser la concurrence, de contribuer au développement du marché intérieur et de protéger les intérêts des utilisateurs. - Il est le régulateur du marché postal. L IBPT surveille, entre autres, les tarifs et la qualité des services du prestataire du service postal universel. Il est aussi attentif aux autres prestataires de services postaux. Il octroie des licences aux opérateurs qui entrent sur le marché postal afin de fournir certains services compris dans le service postal universel. - Il gère le spectre électromagnétique des fréquences radio. L IBPT est chargé de la répartition des ressources rares que constituent les radiofréquences et les numéros, afin d en garantir une utilisation la plus efficace possible. Il remplit également le rôle de «police des ondes» pour mettre fin à toute forme d interférence préjudiciable. Il contrôle le spectre électromagnétique, les opérateurs et les équipements. - Il est régulateur média à Bruxelles-Capitale et veille à ce que les opérateurs dans la région bilingue de Bruxelles-Capitale respectent la réglementation spécifique en matière de radiodiffusion sonore et télévisuelle, pour autant que les activités de l organisme de radiodiffusion ne puissent pas être spécifiquement liées à la Communauté française ou à la Communauté flamande. - Il agit également, en tant qu administration belge, pour l accomplissement de diverses missions d intérêt public. L IBPT prend des décisions administratives qui peuvent imposer des obligations aux entreprises : - il formule des avis de sa propre initiative ou à la demande du ministre ; - il peut imposer des sanctions administratives ; - il veille au respect de la législation spécifique au secteur et peut réaliser des études en collectant toutes les informations utiles ou en organisant une consultation publique ; - il peut agir en tant que conciliateur en cas de litiges. Institut indépendant, l IBPT doit rendre compte de ses activités : 15 cf. Site web de l IBPT 16 Voir l organigramme ci-après. 17 Rapport annuel 2013, Bruxelles, 2014, p Loi du 17 janvier 2003 relative au statut du régulateur des secteurs des postes et des télécommunications belges (MB du 24 janvier 2003). 20

23 - Le Conseil de l IBPT rédige tous les trois ans un plan stratégique, soumis à l approbation du Conseil des ministres depuis la loi du 10 juillet 2012 portant des dispositions diverses en matière de communications électroniques, à l exception des aspects relatifs à la régulation du marché ex ante et aux litiges entre opérateurs, et dont la version finale est présentée à la Chambre des Représentants. Sur cette base, le Conseil prépare alors un plan opérationnel annuel. Enfin, un rapport annuel relatif aux activités menées et à l évolution des marchés des services postaux et des télécommunications est présenté au Gouvernement. - Les ministres du Budget et des Finances exercent également un contrôle sur le projet de budget confectionné par l IBPT et la Cour des comptes contrôle les comptes annuels. Depuis sa création, l IBPT est entièrement financé par des ressources issues des secteurs régulés, sans aucune dotation des pouvoirs publics. - Les décisions de l IBPT peuvent être contestées devant la Cour d appel de Bruxelles. La Cour d appel peut suspendre les décisions de l IBPT ainsi que prononcer l annulation avec effet rétroactif. Un recours contre une décision n a, en tant que tel, pas d effet suspensif. L Institut comprend quatorze services 19, dont huit services horizontaux : - Le service Communication : Communication interne et corporate. - Le Greffe : Secrétariat du Conseil de l IBPT. - Le service Finances : Budget et comptabilité. - Le service Traduction : Traduction, relecture, correction et adaptation des documents en français-néerlandaisallemand-anglais. - Le service Relations Internationales : Coordination des travaux au niveau de l ORECE (Organe des régulateurs européens des communications électroniques), l IRG (Independent Regulators Group), de l ERGP (Groupe des régulateurs européens dans le domaine des services postaux), des institutions européennes, de l UIT (Union internationale des Télécommunications), de l OMC (Organisation mondiale du Commerce), de l UPU (Union postale universelle) et de la CEPT (Conférence européenne des Administrations des Postes et des Télécommunications), etc ). - Le service Marché Télécoms & Medias : Tous les aspects économiques et techniques en matière de télécommunications, y compris les tarifs de service public (analyses de marchés, PSM (puissance significative sur le marché), tarifs, modèles de coûts, calcul des coûts du service universel), l accès et l interconnexion (offres de référence BRIO, BROBA, BRUO, BROTsoLL). - Le service Contrôle : Contrôle de l utilisation des fréquences (y compris les radios dans la bande FM) et des perturbations, Commission mixte des télécommunications, exécution de la législation en matière d écoutes téléphoniques et services d urgence; suivi des problématiques relatives à la sécurité des réseaux ; contrôle de l équipement et notifications conformément à la directive R&TTE (équipements hertziens et équipements terminaux de télécommunications) et la Sécurité des réseaux. - Le service IT : Gestion des projets, équipements et logiciels informatiques, gestion du réseau interne, développement et mise en production de solutions logicielles. - Le service Attributions : Stratégie et coordination de la gestion du spectre radioélectrique (niveaux international et national), organisations internationales en matière de 19 cf. Note reçue de l IBPT. 21

24 radiocommunications, gestion opérationnelle du plan de fréquences, normalisation (internationale), attribution des autorisations en matière de radiocommunications (en ce compris l organisation des mises aux enchères) et des autorisations en matière de téléphonie vocale et de réseaux fixes, déclarations des services de télécommunications, organisation des examens, gestion du plan de numérotation, portabilité des numéros, utilisation des numéros. - Le service Juridique : Cadre réglementaire en matière de télécommunications et de radiocommunications, aspects juridiques de la régulation des marchés de communications électroniques, support juridique général aux autres services, gestions des litiges, conciliation, traités internationaux. - Le service Gestion du Personnel : Gestion du personnel de l IBPT, recrutements, Comité de secteur, formation continue. - Le service Consommateurs : Aspects économiques, techniques et juridiques liés à la protection et l information des consommateurs, relations avec les organisations de consommateurs et les médiateurs ( aspects économiques et juridiques de l application des obligations en matière de service universel et du contrat de gestion de Belgacom, contrôle du service universel, gestion opérationnelle de l octroi des tarifs sociaux, neutralité du réseau, Commission d Éthique pour les Télécommunications ( - Le service Marché Postal : Stratégie, aspects juridiques et économiques, contrôle du respect de la législation (autorisations, service universel, normes de qualité, tarifs) et du contrat de gestion de bpost, informations statistiques. - Le service Achat et Logistique : Service des achats et de l équipement. Le personnel de l Institut compte près de 225 personnes, un chiffre qui comprend les contractuels, les statutaires et le personnel détaché. Il existe deux services de médiation : pour les télécommunications ( et pour le secteur postal ( qui disposent de leurs propres locaux et qui administrent leurs documents. 2. Le Comité consultatif pour les Télécommunications et le Comité consultatif pour les services Postaux En outre, l IBPT assure le secrétariat du Comité consultatif pour les services Postaux (CCSP) 20 et du Comité consultatif pour les Télécommunications (CCT) 21. Le CCT a été créé au sein de l Institut en vertu de l article 80 de la loi du 21 mars Depuis l entrée en vigueur de l article 3 de la loi du 17 janvier 2003, ce Comité consultatif est désormais affecté au SPF Économie, P.M.E., Classes moyennes et Énergie. L IBPT prend les frais de fonctionnement du Comité à sa charge et continue également d en assurer le secrétariat. Le Comité donne, soit de sa propre initiative, soit à la demande du ministre compétent ou de l Institut, des recommandations sur chaque matière portant sur les télécommunications. En outre, le Comité fournit des recommandations 22 sur les activités de l IBPT et sur certains aspects du service universel. L arrêté royal du 14 juin 2006 qui règle la composition et le fonctionnement du comité consultatif pour les télécommunications, a été édicté suite à l article 3, 2, de la loi du 17 janvier Le CCSP a été institué au sein de l Institut belge des services Postaux et des Télécommunications par les articles 138 et 139 de la loi du 21 mars 1991 portant réforme de 20 (consulté le 23 septembre 2014) (consulté le 23 septembre 2014). 22 Les avis et recommandations sont publiées au Moniteur belge et sur le site internet du CCT. 22

25 certaines entreprises publiques économiques. La loi du 17 janvier 2003 relative au statut du régulateur des secteurs des postes et des télécommunications belges a abrogé ces dispositions. Désormais, en vertu de l article 8 de la loi du 17 janvier précitée, «il est créé un Comité consultatif pour les services postaux auprès du SPF Économie, P.M.E., Classes moyennes et Énergie». La loi du 17 janvier 2003 stipule que «les modalités de fonctionnement et de composition du CCSP sont définies par arrêté royal délibéré en Conseil des Ministres». À ce jour, cet arrêté royal n a pas été adopté. Ce Comité consultatif fonctionne dès lors sur base de l arrêté royal du 5 mars 1992 relatif à la composition et au fonctionnement du Comité consultatif pour les services Postaux, pris en exécution de la loi du 21 mars Il est compétent pour donner au ministre ou à l Institut des recommandations 23 relatives à toute question concernant le secteur postal. Il publie sur son site internet un rapport annuel rendant compte de ses activités et contenant des recommandations relatives aux activités de l Institut. Les frais de fonctionnement du CCSP sont à charge de l Institut qui en assure le secrétariat. 23 Les avis et recommandations sont publiées au Moniteur belge et sur le site internet du CCSP. 23

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27 ORGANIGRAMMES Direction I. Direction II. Direction III. Direction IV. Direction V. Stratégie générale et Réglementation. Le Comité consultatif Agréments de l appareillage terminal et de l appareillage de radiocommunications. Déclaration des services non-réservés Service national de Contrôle du Spectre Licences pour les appareils émetteurs et/ou récepteurs de radio privés, la Gestion des fréquences, le service de Contrôle Services postaux : stratégie générale et missions opérationnelles Personnel, Finances et Logistique L organisation d examens externes destinés aux radioamateurs 24 Premier rapport d activités de l Institut belge des services Postaux et des Télécommunications. Juillet 1993-décembre 1994, Bruxelles, IBPT, 1995, p

28 Direction I Télécommunications Politique générale Conciliation et décision administrative Direction II Télécommunications Options stratégiques Cadre réglementaire et questions juridiques Gestion des réseaux et des services publics : licences et déclarations Numérotation Relations internationales Statistiques Secrétariat du Comité consultatif pour les Télécommunications Contrôle en rapport avec la loi du 21 mars 1991 Direction III Télécommunications Service national de contrôle du spectre Gestion des fréquences Attribution des licences pour réseaux privés de radiocommunication Gestion rayonnement RF Examens pour utilisateurs radio Surveillance du marché pour les équipements hertziens et terminaux Direction IV Secteur postal Options stratégiques et questions réglementaires Relations internationales Secrétariat du Comité consultatif pour les services Postaux Direction V Soutien logistique et financier Ressources humaines Formation et documentation Budget-achat-logistique Informatique Traduction 25 Guide des ministères. 2003, Bruxelles, 2004, p

29 Achats et Logistique - Budget et Finances o Budget o Comptabilité - Communication o Communication o Porte-paroles o Accueil - Traduction - Relations internationales - Greffe o Secrétariat du Conseil o Secrétariat du Comité consultatif pour les Télécommunications o Factage - Service Attributions o Opérateurs publics mobiles et Stratégie Gestion des Fréquences o Licences, Services & Réseaux et Notifications o Numérotation - Service Contrôles - Service Informatique - Service Netsec - Service Consommateurs o Utilisateurs o Commission d éthique pour les Télécommunications o Service universel o Tarifs sociaux - Service Marché postal o Marché postal o Secrétariat du Comité consultatif pour les services Postaux - Service Juridique - Gestion du personnel o Formation o Service du Personnel o Ressources humaines - Service Marché Télécoms & Médias o Marché Télécoms o Médias - Collège de Conciliation 26 Site intranet de l IBPT (aimablement communiqué par Monsieur Vincent Rogister). 27

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31 LES ARCHIVES DE L IBPT ET LEUR TRI A. PRINCIPES ET CONCEPTS FONDAMENTAUX DE L ARCHIVISTIQUE 1. Les archives Les archives sont les documents qui, quel que soit leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme, une personne ou un groupe de personnes dans l exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme, personne ou groupe de personne. Il s agit donc de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. En revanche, les livres et les périodiques imprimés ne sont pas considérés comme des archives, de même que les publications électroniques. 2. Séries d archives Les archives se présentent en séries, c est-à-dire en groupes de documents ou de dossiers qui sont réunis du fait qu ils ont un élément commun, généralement de caractère formel, et qu ils sont classés selon un même critère chronologique, alphabétique, numérique ou alphanumérique. Par exemple : les dossiers de personnel, la correspondance reçue, les dossiers d affaires traitées par un service dans le cadre d une de ses compétences spécifiques, ou les registres de l indicateur de la correspondance expédiée. 3. Producteur d archives Le producteur d archives est tout organisme, toute personne ou tout groupe de personne qui, dans l exercice de ses fonctions ou activités, constitue ou a constitué des archives. Dans ce cas précis, le producteur d archives est l Institut belge des services Postaux et des Télécommunications et ses prédécesseurs en droit, c est-à-dire les producteurs dont les archives ont été dévolues entièrement ou partiellement à l IBPT qui a repris tout ou partie de leurs fonctions ou activités. 4. Durée d utilité administrative Utilisée dans le tableau de tri, ce terme fixe la période d usage du document au sein de l institution qui a produit ou utilise le dit document. La fixation de ce terme se fait soit sur la base des textes législatifs encadrant la procédure de travail (ex. : possibilités de recours dans le cadre d un appel d offre) ou le document (ex. : dossier de personnel nécessaire au calcul de la pension de l agent), soit sur base des pratiques existant au sein du service. 5. Le tri des archives Les archives feront l objet d un tri, après le terme du délai d utilité administrative. L Archiviste général du Royaume ou ses délégués évaluent l intérêt scientifique, historique ou sociétal des archives. Ils déterminent de ce fait la destination définitive des archives. Leurs décisions sont consignées dans des tableaux de tri ou des autorisations de destruction spécifiques : élimination ou conservation définitive (au sein des Archives de l État). 29

32 B. PRODUCTION ET GESTION DES ARCHIVES Chaque service classe ses archives comme il l entend, mais nous avons constaté que la plupart appliquent assez bien les règles élémentaires de l archivistique. Les archives sont conservées dans les bureaux et dans un local d archives (Greffes) de l Ellipse building. Les archives semi-dynamiques et définitives sont conservées dans cinq locaux et un espace de parking d un bâtiment loué par l IBPT situé à Anderlecht, rue Robert Buycke n os Les espaces de stockage situés dans l Ellipse building sont globalement satisfaisants. La plupart des archives y sont généralement bien conditionnées et posées sur des étagères métalliques. L ensemble des services de l IBPT utilise du bon matériel pour la conservation des documents. Par contre, dans le cadre du versement des archives à Anderlecht, celles-ci sont conditionnées dans des cartons de déménagement, souvent très lourds. Ce qui n est pas idéal vu le poids que cela peut représenter. Aussi, les conditions de conservation des espaces de stockage situés à Anderlecht ne sont vraiment pas idéales pour la conservation d archives : humidité, température élevée, poussière, pollution de l air (cf. voitures dans le garage), luminosité, aucune protection contre l incendie, etc. La plupart des locaux ne respectent pas les règles de base pour la conservation de documents. D autant plus, qu à l exception des armoires et de quelques étagères, l équipement de conservation est quasi nul Les caisses de déménagement sont empilées dans tous les coins et à même le sol. On constate un réel manque d étagères et d armoires ou elles sont mal utilisées : plusieurs d entre elles sont vides alors que des boîtes traînent partout. Par ailleurs, depuis quelques années, l IBPT a mis au point une politique de «paper less» ou «tout au numérique». Depuis juillet 2012, le courrier entrant et sortant est géré via le programme de GED. D autre part, parmi les séries d archives produites par l IBPT, j ai relevé un site Internet, un site Intranet et plusieurs bases de données, telles que «AXI», «FreudMob», «Accompting», «Dzine-i», etc. C. LE TRI DES ARCHIVES Les principes généraux qui ont guidé nos critères de sélection des séries d archives à conserver éventuellement après tri reposent sur la valeur intrinsèque des documents et leur importance pour la recherche scientifique comprise dans son acceptation la plus large (et, il va sans dire, dans le respect de la législation). L IBPT conserve à ce jour environ mètres linéaires de documents répartis comme suit : Environ mètres linéaires dans les bureaux de l Ellipse building ; Environ mètres linéaires dans le bâtiment d Anderlecht. Il n est pas possible de tout garder. C est pourquoi, après l élimination complète de séries et le tri d autres séries, ne seront conservées que les archives essentielles témoignant de l ensemble des activités de l institution afin, comme l écrit Carol Couture, d «avoir un maximum d informations dans un minimum de documents» 27. Ces mètres d archives représentent 230 séries d archives papier et électroniques. Des 230 séries d archives identifiées, 71 doivent être conservées et intégralement transférées aux AGR, 136 devront être éliminées à terme et 23 doivent être triées et transférées aux AGR. 27 COUTURE Carole, Les fonctions de l archivistique contemporaine, Québec, 1999, p

33 D. DESCRIPTION DES QUELQUES SÉRIES D ARCHIVES Il est impossible de décrire toutes les séries d archives du tableau de tri. Vous trouverez donc ci-dessous une description de quelques séries d archives produites par l IBPT. 1. Dossiers relatifs aux réunions internationales, européennes et nationales (E.002) L IBPT participe 28 de manière active aux activités de différents organismes nationaux, européens et internationaux, tels que l organe des régulateurs européens des communications électroniques (BEREC, Body of European Regulators of Electronic Communications) qui réunit les autorités de régulation nationales (ARN) compétentes en matière de communications électroniques des pays membres de l Union européenne ; l Union Postale Universelle (UPU) qui compte 192 pays membres qui se réunissent en vue d adopter une nouvelle stratégie postale mondiale et de fixer les futures règles concernant les échanges postaux internationaux ; l Union internationale des Télécommunications (UIT) qui a pour but de développer davantage les services internationaux de télécommunications ; etc. Il coordonne des travaux au niveau de l ORECE (Organes des régulateurs européens des communications électroniques), l IRG (Independent Regulators Group), de l ERGP (Groupe des régulateurs européens dans le domaine des services postaux), des institutions européennes, de l OMC (Organisation mondiale du commerce), de la CEPT (Conférence européenne des administrations des postes et des télécommunications), etc 29. Dans ce cadre, le service constitue des dossiers classés par année et par institution. Ils contiennent les documents de travail reçus par les institutions concernées, qui se trouvent généralement sur le site internet des institutions 30, ainsi que des notes de travail. Ces dossiers devront faire l objet d un tri, après la fin du délai d utilité administrative de 5 ans. Il faudra conserver et transférer aux AGR les documents reflétant une prise de position belge. Les autres documents, comme les procès-verbaux, rapports et documents reçus de ces organismes, seront éliminés. 2. Procès-verbaux du Conseil (F1.001) Le service du Greffe comprend le secrétariat du Conseil, qui assiste le Conseil en tant que collège. Il est chargé, entre autres, de la préparation et du suivi des réunions du Conseil (agenda, documents, minutes, engagements et rapports) 31. Les procès-verbaux du Conseil sont classés par année depuis Ils sont produits sous forme papier et électronique. Ils contiennent l invitation, les documents joints et le procèsverbal signé. Ils ont un délai d utilité administrative de dix ans. Cette série doit bien entendu être conservée et transférée aux AGR. 3. Agendas et documents joints, procès-verbaux et avis du Comité consultatif pour les Télécommunications (F2.001-F2.003) Le Comité consultatif pour les Télécommunications est créé au sein de l IBPT en vertu de l article 80 de la loi du 21 mars Depuis l entrée en vigueur de l article 3 de la loi du 17 janvier 2003, ce comité est désormais affecté au SPF Économie, P.M.E., Classes moyennes et Énergie. 28 Institut belge des services Postaux et des Télécommunications Rapport annuel, Bruxelles, IBPT, 2013, p Institut belge des services Postaux et des Télécommunications Rapport annuel, Bruxelles, IBPT, 2011, p etc. 31 Ibidem, p