Wildix Collaboration 3.80.x

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1 Wildix Collaboration 3.80.x Guide d utilisation Version mise à jour : Août 2015 Version WMS : Remarque: Ce manuel décrit l utilisation du logiciel Wildix Collaboration avec la version du système WMS

2 1. A propos de Wildix Collaboration Caractéristiques et Exigences Première utilisation 5 2. Menu de l interface Collaboration Découverte du menu en 3 parties Changement du statut Changement de l avatar / photo de profil Configuration de la localisation Utilisation de la barre de recherche Périphériques de génération d appels Modification de la liste «Collègues» 9 3. «Collègues» et «Carte» Fonctionnalités de «Collègues» Géolocalisation des autres utilisateurs depuis la carte «Messagerie instantanée / Chat» Menu de la Messagerie instantanée A Fonctionnalités de la Messagerie B Envoi d un message C Historique des messages D Envoi d un fichier «Répertoire» Recherche d un contact Ajout d un contact : Suppression d un contact Modification d un contact Modification d un repertoire «Historique» A propos de l historique Fonctionnalités A Méthodes de recherche B Options depuis la liste de contact C Ajout et modification des Balises / Tags Fonctionnalités de la barre fixe Appel Audio et Video Chat / Messagerie instantanée Post-It Fax SMS Demande de rappel Paramètres Utilisateur Paramètrage du téléphone Programmation des touches de fonction BLF Serveur Fax - Programmation en-tête de fax Web Zero Distance Extensions Gestion d appel depuis le Poste opérateur Gestion des appels Gestion de Conférence Création d une conférence Gestion d une conférence Accessibilité de la conférence aux utilisateurs externes (administrateur système) 29 Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 2

3 11. Partage d écran Exigences Installation et démarrage du partage de bureau Prise en main à distance d un ordinateur 32 Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 3

4 Introduction : Collaboration est un logiciel complet qui permet d optimiser la communication interne en entreprise. Messagerie instantanée, visioconférence, partage de fichier, appel audio, partage de bureau, géolocalisation, accessibilité, envoi de note, envoi de sms, envoi de fax soit un concentré de fonctionnalités pour une coopération optimale des équipes. 1. A propos de Wildix Collaboration 1.1. Caractéristiques et Exigences Wildix Collaboration comprend le Poste opérateur et Softphone. (1) Caractéristiques : Connaître en temps réel la disponibilité et la position géographique de ses collaborateurs Communiquer son état de présence, le statut de son activité et son positionnement géographique en temps réel Accéder au répertoire de l entreprise Accéder à l historique de ses appels Echanger via la messagerie instantanée avec tous les utilisateurs de Collaboration Envoyer et réceptionner des fichiers avec les utilisateurs y compris les utilisateurs de Kite (transfert de fichier) 1 Envoyer et réceptionner de Post-it et des demandes de rappel Envoyer et réceptionner de SMS Convoquer et participer à une visioconférence 1 Gérer vos appels via le Poste Opérateur Recevoir ou passer vos appels depuis votre ordinateur grâce à l utilisation de Web Zero Distance 2 Faire des appels vidéos avec les utilisateurs de Collaboration (Wildix Zéro Distance) Utiliser le partage d écran et télécommander l ordinateur de votre interlocuteur depuis votre poste Appeler et envoyer des faxes depuis les composant d intégration et imprimantes Wildix En option, les applications suivantes: CDR-View: un logiciel d analyse et de contrôle des activités d appels Kite et Visio-conference MCU : un logiciel qui transforme un site internet en outil de marketing performant, au plus proche du visiteur prospect, celui-ci pourra contacter l entreprise d un simple clic. Chat, partage d écran, appel vidéo, appel audio et partage de fichiers sont les fonctionnalités qu offre KITE. Une technologie WebRTC révolutionnaire qui ne nécessite aucun téléchargement de logiciel, de création de compte ou de remplissage de formulaire. W-TAPI : Il y'a deux composant au sein du logiciel W-TAPI. Le premier est appeler WebAPI : un logiciel d interconnexion avec des applications externes tel que ERP, CRM, application de Fidélité (ERP, CRM) et les applications web. Le second est TAPI, un composant qui permet l intégration des applications Windows Microsoft (passer vos appels depuis les programme Windows comme Outlook ). 1 Le transfert de fichier et la Vidéo sont supportés par les navigateurs suivants : Google Chrome Mozilla Firefox 2 Web Zero Distance est supporté par les systèmes d exploitation suivants : Mac OS 10.8 et versions postérieures Microsoft Windows 7 et versions postérieures Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 4

5 (2) Exigences : Wildix Collaboration existe en version mobile compatible sur Android OS et ios que vous pouvez retrouver dans Google Play ou dans l App Store sous le nom : Wildix Collaboration Mobile. La version 3.80 de Wildix Collaboration est supportée par les navigateurs suivants : Google Chrome Safari Internet Explorer Mozilla Firefox Opera Remarque: Nous vous recommandons d utiliser la dernière version stable téléchargeable de votre navigateur web. Pour les autres systèmes d exploitation, il est recommandé d utiliser l ancienne version de Wildix Zéro Distance Client basée sur (Java) 1.2. Première utilisation Ouvrer votre navigateur et insérer l URL suivant : adresse IP or nom de domaine de votre PBX Wildix ] ou adresse IP or nom de domaine de votre PBX Wildix ] Exemple : [ ] ou [ ] Lorsque vous vous connectez en utilisant le protocole «http» depuis l adresse IP public de votre PBX, une page s ouvre sur une demande d utilisation du protocole «https» plus sécurisant : Cliquer sur Go to the secure version pour vous connecter depuis le protocole «https» Cliquer sur No, I want to use a non secure connection et continuer d utiliser «http» Entrer votre identifiant et votre mot de passe et cliquer Login Remarque : Au niveau du login, vous pouvez renseigner votre nom, votre numéro d extension ou votre adresse . Exemple: Mario Rossi, 123 ou mario.rossi@wildix.com - ces 3 différentes valeurs peuvent être utilisés comme identifiant (login). Vous découvrez l interface Wildix Collaboration, suivez alors les fenêtres pop-up qui vous aideront à découvrir les différentes fonctionnalités (ajout de contact, activation des notifications du bureau, géolocalisation et installation de composants pour Windows ou Mac OS X). Si le navigateur utilisé le permet, une invitation à installer Web Zéro Distance apparaîtra. Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 5

6 Remarque : Lire le chapitre 2.6 pour ajouter des contacts à votre répertoire. 2. Menu de l interface Collaboration 2.1. Découverte du menu en 3 parties A B C A - La première partie du menu comprend : Une barre de recherche, vous permet de rechercher rapidement un collègue ou un répertoire et vous offre toutes les options de contact disponibles en un clic. Un espace de selection de périphériques fournit la liste de tous les dispositifs configurés à votre compte et vous offre la possibilité de sélectionner l'appareil pour la génération des appels de Wildix Collaboration (click-to-call). Les boutons SMS, Fax et Post-It, utilisés pour l envoi de Fax, SMS (à un ou plusieurs destinataires) et Post-It. B - La seconde partie du menu en détail : (1) Collègues : Information sur l état de présence et sur l activité de vos collègues (2) Carte : Position géographique de vos collègues sur une carte (3) Messagerie instantanée : Échange direct par messages avec vos collègues (4) Répertoire : Modification et accès à votre répertoire de contacts (5) Historique des appels entrants et sortants, messages vocaux reçus, enregistrements d'appels, et faxes. (6) Paramètres (7) Autres : CDR- View : accessible seulement si la licence CDR-view a été activée sur le PBX Masquer / Afficher les utilisateurs hors ligne Masquer / Afficher les Post-it Historique des Post-it : accès à tous les messages post-it envoyés et des post-it rappel Modifier les collègues (voir le chapitre 2.6) Gestion du PBX : visible que par les administrateurs Screen sharing manager : montre les sessions actives de partage d'écran et vous permet de déconnecter des téléspectateurs. (voir le chapitre 11). Ouvrir le poste opérateur : accès et gestion du standard. (voir le Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 6

7 chapitre 9) Télécopie sortante : liste de tous les faxes envoyés depuis le PBX Déconnexion : se déconnecter de Wildix Collaboration Information identifiant la version WMS utilisée C - La dernière partie du menu indique les éléments suivants : Photo personnelle de l utilisateur Nom et prénom Numéro d extension Géolocalisation (si les permissions du navigateur le permettent) 2.2. Changement du statut Cliquer sur votre image personnelle Sélectionner votre statut : en ligne / absent / ne pas déranger Ajouter un message associé à votre statut (optionnel) Cliquer sur «Ok» Remarque : Si vous sélectionnez «Absent» ou «NpD», votre statut redevient automatiquement «En ligne» après une heure. Pour fixer une date et une heure d'expiration de votre statut renseigner le champ «jusqu à». Votre statut est alors synchronisé sur tous les supports (Ordinateur, Téléphone fixe WP, Téléphone mobile W- AIR et sur les applications mobiles ios et Android ) 2.3. Changement de l avatar / photo de profil Cliquer sur «Editer votre image» Choisir votre fichier Redimensionner votre image (optionnel) Cliquer sur «Sauvegarder» 2.4. Configuration de la localisation Cliquer sur «Indiquer la position» Sélectionner «Auto-détection» pour autoriser la détection automatique de votre position Sélectionner «Personnaliser» pour configurer manuellement votre positon : renseigner l adresse dans le champ ou déplacer l indicateur rouge. Cliquer sur «Sauvegarder» Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 7

8 2.5. Utilisation de la barre de recherche La barre de recherche permet de trouver un ou plusieurs contacts et démarrer toutes sortes de communication avec eux. Vous pouvez rechercher un contact en tapant son nom, son numéro ou son numéro d extension et sélectionner le canal de communication que vous souhaitez utiliser. Différents cas se présentent à vous : Cas 1 Cas 2 Cas 3 Cas 1 : Le contact recherché n existe pas vous pouvez cliquer sur «Ajouter un contact» et créer un nouveau contact. Cas 2 : Après avoir entrer un nom ou un numéro d extension dans la barre de recherche, retrouver votre contact dans le répertoire «Collègues». Il s agit donc d un utilisateur de votre réseau PBX, vous pouvez alors effectuer les actions suivantes: Chatter Appeler Envoyer un SMS Envoyer un Post-it Envoyer une demande de rappel Envoyer un Afficher la fiche d informations du contact Cas 3 : Après avoir entrer un nom ou un numéro d extension dans la barre de recherche, retrouver votre contact dans le répertoire «Contact». Il s agit donc d un interlocuteur externe à votre réseau PBX, vous pouvez alors effectuer les actions suivantes: Appeler Afficher la fiche d informations du contact Prendre des notes 2.6. Périphériques de génération d appels Vous pouvez sélectionner le périphérique par lequel seront générés vos appels depuis l interface de Wildix Collaboration : Cliquer sur l espace de sélection de périphériques dans le menu pour afficher la liste des périphériques enregistrés sur votre extension. (téléphone WP, Zéro Distance, téléphone mobile W-AIR, application ios ou Android, le numéro mobile d extension ou tous les périphériques) Sélectionner le périphérique que vous souhaitez utiliser Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 8

9 Remarque : Si vous avez sélectionné «Tout», tous vos appareils sonneront. Si un second appel vous parvient et si vous avez coché «Appel en attente» dans les paramètres de Collaboration, ce second appel arrivera sur le périphérique que vous utilisez Modification de la liste «Collègues» Cliquer sur l icône «Autres» du menu de l interface Collaboration Sélectionner «Modifier les Collègues» Cocher les utilisateurs que vous souhaitez ajouter à votre liste (vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver un utilisateur grâce à son nom ou son numéro d extension) Cliquer sur «Sauvegarder» 3. «Collègues» et «Carte» 3.1. Fonctionnalités de «Collègues» Les utilisateurs qui apparaissent dans le menu «Collègues» sont subdivisés dans des sous-catégories préalablement configurés dans le système WMS Profil (par exemple sur la photo ci-dessus nous retrouvons les sous-catégories : Administration, Management Sales, Maketing, Sales, Testing). On y retrouve aussi l état de présence et le statut de disponibilité en temps réel de chaque utilisateur. (1)Pour visualiser les informations d un utilisateur (numéro d extension, Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 9

10 position géographique, statut) positionnez le curseur de la souris sur l utilisateur. (2)Pour démarrer une communication, effectuer un clic-droit sur le contact et choisir la fonctionnalité que vous souhaitez utiliser (Appel, Messagerie instantanée, Post-it ou demande de rappel) (3)Pour supprimer un contact, effectuer un clic-droit sur le contact et cliquer sur «Retirer». (4) Pour connaître l état de présence des utilisateurs en ligne / connecté déconnecté ne pas déranger (statut choisi par l utilisateur) absent (statut choisi par l utilisateur) ne pas déranger (statut choisi par l utilisateur avant de se déconnecter ) absent (statut choisi par l utilisateur avant de se déconnecter ) en conversation téléphonique reçoit un appel entrant 3.2. Géolocalisation des autres utilisateurs depuis la carte Cliquer sur l icône «Carte» Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 10

11 4. «Messagerie instantanée / Chat» Cliquer sur l icône messages., pour accéder au menu «Messagerie instantanée» et commencer à saisir vos D A B 4.1. Menu de la Messagerie instantanée A C 1. Appeler 2. Créer une visioconférence MCU (licence Kite est requis) 3. Envoyer un fichier 4. Commencer un streaming video 5. Commencer un partage d écran 6. Envoyer un Post-It 7. Envoyer un SMS 4.2. Fonctionnalités de la Messagerie B Le bouton «Conférence» situé sur la partie inférieur gauche de l écran vous permet de démarrer une nouvelle conférence ou de continuer une conférence déjà commencé: + Conférence Chat : Echanger via des messages ou de l audio avec plusieurs utilisateurs, si le configuration du Dialplan le permet vous pouvez intégrer des participants externes à votre conférence. + Conférence Vidéo : conférence Wildix MCU basé sur le technologie du WebRTC (Pour plus d informations lire le guide d utilisation Kite WebRTC & Visioconférence MCU), la licence KITE est requise. Dans la partie gauche apparaît la liste des chats actifs. Effectuer un clic-droit sur le contact pour pouvoir : Appeler Envoyer une demande rappel Fermer une session de chat avec l utilisateur Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 11

12 4.3. Envoi d un message C Placer le curseur dans le champ de saisie. Taper votre message ( Cliquer sur l icône pour afficher la liste d émoticônes à utiliser dans le chat). Appuyer sur le bouton «Entrer» de votre clavier pour envoyer le message Historique des messages D Pour retrouver l historique de votre chat: sur la partie supérieur gauche de votre fenêtre de chat, sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez revenir ( hier, 7 jours, 30 jours ) Envoi d un fichier Cliquer sur l icône et sélectionner le fichier à envoyer sinon vous pouvez juste glisser-déposer le fichier dans le champ de saisie en appuyant sur le bouton «Envoyer» de votre clavier. Pour démarrer le transfert du fichier, le destinataire doit appuyer sur l icône Pendant le transfert, vous pouvez observer la progression du téléchargement. Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 12

13 5. «Répertoire» Le menu Répertoire vous permet d organiser vos contacts et de consulter l ensemble du répertoire de l entreprise. 5.1 Recherche d un contact Entrer le nom dans la barre de recherche au dessus de la liste de contacts. Sur la droite de la barre de recherche, sélectionner un répertoire spécifique dans lequel effectuer votre recherche Ajout d un contact : Cliquer sur le «+» à droite de la liste déroulante de répertoires Remplir les champs Cliquer sur l icône 5.3. Suppression d un contact Sélectionner un contact Cliquer sur le «-» à droite de la liste déroulante de répertoires Modification d un contact Sélectionner un contact Cliquer sur l icône Effectuer les modifications Cliquer sur l icône 5.5. Modification d un repertoire Cliquer sur la liste déroulante de répertoires et cliquer sur «Modifier les annuaires» Pour ajouter un répertoire cliquer sur le «+» Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 13

14 Pour supprimer un répertoire cliquer sur le «-» Pour renommer un répertoire sélectionner un répertoire et cliquer sur l icône Entrer un nouveau nom dans le champ Cliquer sur «Sauvegarder» Remarque : Vous pouvez déplacer un contact dans un autre répertoire en modifiant le champ «Annuaire» du profil du contact. 6. «Historique» Depuis le menu «Historique» vous pouvez retrouver l ensemble des appels entrants et sortants, reçus et manqués, des faxes reçus et envoyés ainsi que des messages vocaux A propos de l historique Les appels manqués sont en rouge Les appels sortants sont associés à l icône suivant : Les appels entrants sont associés à l icône suivant : Les appels enregistrés sont associés à une pièce jointe téléchargeable, il suffit de cliquer sur l icône pour démarrer le téléchargement. Les messages vocaux sont associés à une pièce jointe téléchargeable, il suffit de cliquer sur l icône pour démarrer le téléchargement. Les faxes sont associés à une pièce jointe téléchargeable, il suffit de cliquer sur l icône pour démarrer le téléchargement. B A C 6.2. Fonctionnalités A Le bouton «CDR-View» vous permet d accéder directement depuis le menu Historique à l application CDR-View, si celle-ci est activée sur votre PBX. Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 14

15 Le bouton «Notes» vous permet d accéder à l historique des notes de tous les utilisateurs de votre réseau PBX Méthodes de recherche B La barre de recherche permet de filtrer selon différents critères : Par le nom ou le numéro d extension pour afficher l historique spécifique à un contact. Par le type d évènement : Tous les appels / Appels manqués / Messagerie Vocale / Fax entrant / Fax sortant 6.4. Options depuis la liste de contact C Effectuer un clic - droit sur le contact sélectionné pour afficher les options suivantes : Appeler ( utilisateur Collaboration et contact externe ) Appeler portable ( utilisateur Collaboration seulement ) Envoyer un télécopie ( utilisateur Collaboration seulement ) Envoyer un SMS ( utilisateur Collaboration seulement ) Afficher le contact ( utilisateur Collaboration et contact externe ) 6.5. Ajout et modification des Balises / Tags Pour activer la colonne «Tags» Aller dans le système WMS Paramètres PBX CDR CDR Remplir le champ «TAGS» (Pour ajouter plusieurs tag, les séparer par des virgules) Pour ajouter ou modifier un tag Effectuer un clique - droit sur votre selection Sélectionner «Tags» Cocher le tag à apposer sur votre sélection Remarque : Il est aussi possible d ajouter un tag depuis la fenêtre pop-up qui s ouvre lors d un appel entrant, en cliquant sur l icône «Tag» et cochant le tag à associer. 7. Fonctionnalités de la barre fixe Nous avons décrit dans les précédents chapitres, différentes façon d entrer en communication avec vos contacts depuis les différents menus du portail Collaboration. Dans ce chapitre 7, nous allons découvrir les différents options de communication accessibles depuis la barre fixe du portail et le menu «Collègues». Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 15

16 7.1. Appel Audio et Video Remarque : Pour faire et recevoir des appels, vous devez avoir au moins un périphérique enregistré. Passer un appel (1) Appeler un utilisateur Depuis le Menu «Collègues» Sélectionner un contact et effectuer un clic-droit sur celui-ci Sélectionner l option «Appeler» Depuis la barre de recherche fixe Renseigner le nom ou le numéro d extension du contact recherché Sélectionner le nom Sélection l option «Appeler» (2) Appeler un numéro externe Depuis la barre de recherche. Renseigner le numéro de téléphone avec le préfixe Cliquer sur «Appeler» Remarque : vous pouvez sélectionner «Ajouter contact» pour l intégrer à un répertoire Répondre à un appel / Gérer un appel Lorsque vous avez un appel entrant, une fenêtre pop-up s affiche vous permettant de gérer l appel. Pour répondre à l appel, cliquer sur l icône Pour rejeter l appel, cliquer sur l icône. Cet icône vous permet aussi de raccrocher pendant l appel. Pour transférer un appel sans répondre, cliquer sur l icône et entrer le numéro dans le champ qui apparaît, appuyer sur le bouton «Entrée» de votre clavier ou une seconde fois sur l icône valider le transfert. pour Pour démarrer une session de messagerie instantanée, cliquer sur l icône Pour démarrer un appel vidéo, cliquer sur l icône Pour enregistrer un appel, cliquer sur l icône Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 16

17 Remarque : Vous recevrez le fichier d enregistrement de votre appel par ou le retrouvez dans «Historique». Sous réserve que votre PBX est associé à un serveur SMTP et que votre soit renseigné dans la fiche utilisateur. Pour couper votre micro pendant votre appel, cliquer sur l icône Pour ouvrir le pavé numérique, cliquez que l icône Remarque : Lire le chapitre 9 et 10 pour en savoir plus sur la gestion d appel depuis la fenêtre «Ouvrir le poste opérateur» Chat / Messagerie instantanée Depuis le Menu «Collègues» Sélectionner un contact et effectuer un clic-droit sur celui-ci Sélectionner l option «Chatter» Depuis la barre de recherche fixe Renseigner le nom ou le numéro d extension du contact recherché Sélectionner le nom Sélectionner l option «Chatter» 7.3. Post-It Depuis la barre fixe Cliquer sur le bouton de la barre fixe du portail Collaboration Une fenêtre pop-up s ouvre Renseigner le numéro d extension ou le nom dans le champ «A» Cocher «Rappel» pour recevoir ce même post-it pour vous même. Taper votre message dans le champ de saisi Cocher «Envoyer un Post-it» sous forme de SMS pour que le destinataire le réceptionne également sur son mobile. Si vous souhaitez changer la priorité du message, cliquer sur «Normal» et sélectionner «Important». Le message est alors reçu sur fond rouge. Cliquer sur «Envoyer» Depuis la barre de recherche fixe Renseigner le nom ou le numéro d extension du contact recherché Sélectionner le nom Sélection l option «Poster MSG» Depuis le Menu «Collègues» Sélectionner un contact et effectuer un clic-droit sur celui-ci Sélectionner l option «Poster MSG» Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 17

18 Historique des Post-It Dans la barre fixe du portail Collaboration, cliquer sur le menu «Autres» soit le bouton Cliquer sur «Historique des Post-it» pour voir les messages reçus et envoyés sur «Afficher» Cliquer sur «Effacer l historique» pour supprimer tous les vieux messages 7.4. Fax Depuis la le barre fixe Cliquer sur le bouton de la barre fixe du portail Collaboration Une fenêtre pop-up s ouvre Renseigner le ou les numéro(s) de fax(es) ou le(s) nom(s) dans le champ «numéro de la télécopie» Sélectionner le fichier à envoyer Cocher «Page de garde» pour ajouter un en-tête à votre fax Cocher «Différer la livraison» et renseigner la date et l heure d envoi souhaitées pour envoyer la télécopie ultérieurement. Cliquer «Envoyer» Depuis la barre de recherche fixe Renseigner le nom ou le numéro d extension du contact recherché Pointer votre curseur sur votre contact qui apparaît Sélection l option «[ Fax : numéro de fax ]» Remarque: l option «Fax» n apparaitra pas, le numéro de fax du contact n est pas renseigné dans sa fiche d information. Une fenêtre pop-up s ouvre Choisissez le fichier à envoyer Cocher la case «Page de Garde» pour afficher les options d envoi et insérer l en-tête paramètré dans «Serveur Fax» Renseigner les champs Cliquer sur «Envoyer» Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 18

19 7.5. SMS Depuis la barre fixe Cliquer sur le bouton de la barre fixe du portail Collaboration Une fenêtre pop-up s ouvre Renseigner le numéro d extension ou le nom dans le champ «Numéro mobile». Ajouter d autres destinataires en séparant les numéros par une virgule. Taper votre message dans l espace prévu à cet effet Cocher «Différer la livraison» et renseigner la date et l heure d envoi souhaitée pour envoyer le SMS en différé Cliquer sur «Envoyer» Depuis la barre de recherche fixe Renseigner le nom ou le numéro d extension du contact recherché Sélectionner le nom Sélectionner l option «SMS» 7.6. Demande de rappel Depuis la barre de recherche fixe Renseigner le nom ou le numéro d extension du contact recherché Sélectionner le nom Sélectionner l option «Rappelez-moi» Depuis le Menu «Collègues» Sélectionner un contact et effectuer un clic-droit sur celui-ci Sélectionner l option «Rappelez-moi» Remarque : Le destinataire pourra effectuer le rappel depuis la fenêtre pop-up apparait sur son portail Collaboration en cliquant directement sur le bouton vert Depuis la barre de recherche fixe Renseigner le nom ou le numéro d extension du contact recherché Sélectionner le nom Sélectionner l option « [ adresse ]» Remarque: si l du destinataire n apparait pas dans votre répertoire vous pouvez toujours effectuer la manipulation, en cliquant sur l de votre recherche qui apparaît sous la barre de recherche. Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 19

20 8. Paramètres 8.1. Utilisateur Depuis ce menu vous pouvez changer votre mot de passe, votre adresse , votre numéro de téléphone, la langue du portail, votre avatar et ajouter un URL pop-up (cliquer sur l icône «?» pour en savoir plus sur l ajout d un URL). Cliquer sur «Sauvegarder» pour enregistrer les changements Paramètrage du téléphone Depuis cette section, paramétrer les appels selon les catégories : interne, externe, liste noire, liste blanche. Catégorie «Interne» (1) Ne pas déranger (NpD): en cochant cette case, activer la fonctionnalité «Ne pas déranger», en dessous sélectionnant les effets de ce choix de statut: Sonnerie silencieuse : le statut «NpD» est activé, vous recevez les appels entrants en muet Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 20

21 Rejet des appels : le statut «NpD» est activé, les appels entrants sont transférés sur une autre extension ou sur votre boîte . (2) Renvoi d appel si occupé : vous êtes déjà en communication, les appels entrants sont transférés vers un autre numéro d extension ou sur votre messagerie vocale. (3) Renvoi d appel si non disponible : le statut «absent» est activé, tous les appels entrants sont transférés vers un autre numéro d extension ou sur votre messagerie vocale (4) Renvoi d appel systématique : quelque soit votre statut ou votre activité, tous les appels entrants sont transférés vers un autre numéro d extension ou sur votre messagerie vocale Remarque : Pour les différents renvoi d appel, taper le mot «VOIC » dans le champ avoisinant la case coché. (5) Appel en attente : permet de recevoir plusieurs appels simultanément (6) Délai d appel écoulé : permet de gérer le temps d attente d un appel Cocher la case et ajouter le temps en secondes dans le champ prévu à cet effet (7) Activer l extension de mobilité avec temporisation : permet d activer l appel sur votre mobile en différé Cocher la case et ajouter le temps en secondes dans le champ prévu à cet effet Remarque : Pour utiliser cette fonctionnalité, renseigner votre numéro de téléphone mobile dans Paramètres Utilisateur Numéro de portable (8) Confirmation de mobilité : une fois votre extension de mobilité avec temporisation activée, cocher cette case pour activer le message d entrée du PBX qui énumère le numéro de l appelant et qui propose d y répondre ou pas. (9) Notifier les appels perdus via pour activer la notification par ou/et SMS des appels manqués (10)Sonnerie personnalisée : pour choisir une sonnerie Cocher la case et choisir une sonnerie depuis la liste. Pour écouter les sons cliquez sur le bouton «Play» Cliquer sur «Sauvegarder» pour enregistrer vos modifications Autres catégories: De la même façon, configurer vos préférences pour les autres catégories d appels : «externe», «liste noire», «liste blanche»: Cocher «Activer la classe» Effectuer les modifications Cliquer sur «Sauvegarder» Remarque : Vous retrouverez le même menu sur votre téléphone WP mais pas subdivisé en catégorie. Cocher la case «Modifier à partir du téléphone», pour afficher tous les paramètres enregistrés depuis le téléphone et une fois que vous ferez un changement de paramètre sur votre téléphone celui sera répercuté dans cette partie de l interface Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 21

22 8.3. Programmation des touches de fonction BLF Depuis collaboration, vous pouvez programmer les touches de fonction clé (BLF) de votre téléphone mais aussi de votre extension : Touches BLF Dans un premier temps, cliquer sur «Lignes» et ajouter autant de lignes à gérer depuis des touches BLF dans la limite de ce que votre périphériques vous permet. Exemple : Si votre téléphone WP a 3 lignes, vous pouvez configurer 2 touches de gestion de vos lignes et paramétrer la 3ème touche de telle sorte qu elle deviendra un moniteur du statut d un autre utilisateur. Ainsi une secrétaire pourra savoir si son supérieur est en ligne ou disponible, en fonction du clignotement de cette 3ème touche BLF. Ci dessous, une explication de chaque paramétrage de touche BLF que vous pouvez mettre en place depuis l interface Collaboration. (1) Collègue: entrer un numéro d extension dans le champ de saisi et vous pourrez: Connaître le statut de présence de cet utilisateur en fonction du clignotement de la touche BLF correspondante Appeler directement l utilisateur en appuyant sur la touche BLF correspondante Prendre un appel entrant sur la ligne de l utilisateur en appuyant sur la touche BLF correspondante Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 22

23 (2) Ligne: ajouter une ligne et vous pourrez : appuyer sur la touche BLF correspondante pour répondre à un appel entrant (3) Touche vide: ajouter une touche BLF vide (4) Trunk: ajouter un Trunk et vous pourrez : connaître le statut de votre Trunk (disponible/utilisé) * en fonction du clignotement de la touche BLF correspondante passer un appel depuis le Trunk (5) Tableau des horaires : Un ou plusieurs tableau(x) commun(s) à l entreprise ont été créé dans le WMS définissant des actions téléphoniques spécifiques associées à certaines plages horaires. Depuis cette touche BLF vous pourrez: connaître le statut du tableau en fonction du clignotement de la touche BLF correspondante appuyer sur le bouton pour changer le statut du switch (activer/désactiver) (6) Switch : pour activer ou désactiver un schéma d appel connaître le statut du switch en fonction du clignotement de la touche BLF correspondante appuyer sur le bouton pour changer le statut du switch (activer/désactiver) (7) Switch 3 états : permet d activer un schéma d appel et de lui attribuer 2 statuts différents et de le désactiver. Vous pourrez ainsi : connaître le statut activé en fonction du clignotement de la touche BLF correspondante appuyer sur le bouton pour changer statut du schéma (Statut activé/statut 2 Extra activé/schéma désactivé) Exemple : Vos horaires sont flexibles et donc votre présence au bureau aussi. Grâce à cette touche vous pourrez vous même activer la messagerie le soir (statut1), activer le messagerie du déjeuné (statut2) et désactiver toutes les messageries (schéma désactivé) (8) Réponse pour groupe : permet en appuyant sur le touche BLF correspondante de répondre à un appel entrant destiné à un groupe ACL Remarque : cette fonctionnalité ne marche pas sur le réseau WMS. (9) Statut du groupe en réponse : permet de connaître le statut groupe en fonction du clignotement de la touche BLF correspondante (10)Appel au groupe en réponse : permet en appuyant sur la touche BLF de joindre directement un membre du groupe ACL (11)DTMF : une fois le numéro identifiant ou mot de passe entré dans le champ de saisi, vous pourrez lors d un appel appuyer sur cette touche BLF qui composera le code pour vous. Remarque: Une fonctionnalité apprécié par un portier qui doit valider l entrée d un visiteur en tapant le digicode ou une secrétaire qui doit très souvent composer le code identifiant d un compte lors de ses appels à la banque. (12)Annuaire local ou privé : permet de créer un annuaire privé qui ne sera accessible que depuis cette touche BLF appuyer sur la touche BLF correspondante et créer/effacer/modifier votre annuaire et aussi appeler les contacts de cet annuaire Remarque : cet annuaire est volatile, éphémère, si votre poste vient à être supprimé du PBX ou que vous réalisez une réinitialisation du téléphone ; l ensemble de l annuaire disparaitra. L annuaire n est exportable d aucune façon. Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 23

24 Cliquer sur «Module d extension» pour créer une nouvelle programmation de touche BLF. Ce programme vous permet de programmer les touches BLF de votre module d extension (ranger de touches exclusivement sur téléphone WP90) Cliquer sur «Sauvegarder» pour enregistrer vos modifications Serveur Fax - Programmation en-tête de fax C est via cette fenêtre que vous pouvez configurer l en-tête de vos faxes : téléchargement du logo nom de la société bureau d emission titre d en tête Ces informations apparaissent sur votre fax si lors de l envoi vous cochez la case «Couverture de fax». Cliquer sur «Sauvegarder» pour enregistrer vos modifications Web Zero Distance Le menu vous permet de régler les paramètres Web Zéro Distance et de faire un test sonore. Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 24

25 Cliquer sur «Test sonore» pour effectuer un test son Cliquer sur «Sauvegarder» pour enregistrer vos modifications. Remarque : Ce menu est disponible si votre navigateur web est compatible avec Web Zero Distance. Si vous utilisez Web Zero Distance depuis le navigateur Internet Explorer, il est possible d utiliser Web Zero Distance seulement depuis ce navigateur (Wildix Collaboration doit alors être fermé dans les autres navigateurs) 8.6. Extensions Depuis cette section, lancer le téléchargement des extensions suivantes: Web Zero Distance : Cette extension permet d effectuer des appels audio et vidéo depuis votre ordinateur Composant d intégration pour Mac Os X ou Windows : Ce composant permet d effectuer les appels depuis différentes applications Mac Os X ou Windows et d envoyer des télécopies via l imprimante Fax Wildix Сomposant de partage d écran 9. Gestion d appel depuis le Poste opérateur Le Poste opérateur est une fenêtre qui permet aux opérateurs de gérer jusqu à 8 lignes simultanément depuis leur souris (via des boutons rapides) ou depuis leur clavier ( via le pavé numérique ) Gestion des appels Via des boutons rapides Lorsque vous avez des appels actifs, cliquez sur les boutons rapides ( Répondre, Raccrocher, Mise en Attente, Transférer, Enregistrer, Refuser et Renvoi ) et décider d un simple clic des actions associés à chaque appel. Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 25

26 Via le pavé numérique du clavier Cliquer sur l icône pour voir la liste des raccourcis clavier qui vous permettent de gérer les appels depuis votre pavé numérique. (1) Pour passer un nouvel appel Appuyer sur le «+» de votre clavier Taper le nom ou le numéro de téléphone (interne ou externe) dans le champ de saisi Cliquer sur le nom et appuyer sur la touche «Entrée» de votre clavier (2) Pour mettre une appel en attente et le reprendre Appuyer sur le «0» de votre clavier pour mettre un appel actif en attente. Appuyer sur le chiffre entre 1 et 8 de la ligne correspondante pour reprendre l appel. (3) Pour répondre ou raccrocher à un appel Appuyer sur la touche «Entrée» de votre clavier pour répondre à un appel entrant Appuyer sur la touche «-» de votre clavier pour raccrocher (4) Faire un transfert d appel aveugle Il s agit de transférer un appel reçu ou appelé sans l annoncer à l interlocuteur destiné à recevoir l appel. Appuyer sur la touche «*» de votre clavier Entrer le nom ou le numéro (interne ou externe) dans le champ de saisi Appuyer sur la touche «Entrée» de votre clavier Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 26

27 (5) Mette en attente un appel en transfert Si vous souhaitez avoir une conversation privée avec le destinataire du transfert avant que celui-ci prenne l appel, vous devez: Appuyer sur la touche «+» de votre clavier pour créer un nouvel appel (l appel en cours est alors mise en attente) Entrer un nom ou un numéro de téléphone (interne ou externe) Maintenant vous pouvez discuter avec le destinataire en privée, une fois la discussion terminée Appuyer sur la touche «*» de votre clavier Sélectionner l appel en attente que vous souhaitez transférer (6) Enregistrer un appel Appuyer en simultanée sur les touches «Alt», «Shift», «R» pour démarrer l enregistrement et sur ces mêmes lettres pour arrêter l enregistrement 10. Gestion de Conférence Création d une conférence Aller dans le menu «Chat / Messagerie instantanée» Cliquer sur le bouton «Créer une conférence» en bas à gauche Renseigner le «Titre» de la conférence Taper le nom ou numéro d extension des participants dans le champ «Participants» pour les ajouter à la conférence Cliquer sur «Créer» Gestion d une conférence La conversation multi-utilisateurs démarre dès que les participants rejoignent la conférence: (1) Pour démarrer une conférence audio : Cliquer sur l icône microphone à côté de votre nom Un appel entrant de la conférence apparaît, y répondre Cliquer sur l icône du microphone des participants pour les inviter à rejoindre la conférence audio Les participants rejoignent la conférence audio aussitôt qu ils répondent à l appel Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 27

28 (2) Les privilèges du modérateur de la conférence (la personne qui a créé la conférence): Changer le titre de la conférence en cliquant sur l icône crayon. Ajouter des participants en cliquant sur le «+» à côté du code PIN de la conférence. Exclure des participants en cliquant sur «x» à côté du nom des participants que vous souhaitez exclure (3) Pour quitter la salle conférence : Cliquer sur «x» à côté du code PIN de la conférence (4) Appeler la salle de conférence (pour les utilisateurs) : Composez le code de fonction 98 Composez le code PIN généré automatiquement qui est affiché au dessus de la liste des participants. De la même manière, il est possible de transférer un appel conférence. Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 28

29 10.3. Accessibilité de la conférence aux utilisateurs externes (administrateur système) L administrateur système peut configurer le Dialplan pour permettre à des utilisateurs externes de participer à la conférence. Créer une nouvelle procédure de Dialplan «Conférence» Modifier la procédure Dialplan des appels entrants ("Main" par défaut) en spécifiant un numéro de bureau consacré à la gestion des conférences comme «numéro appelé» Un exemple de configuration de cette procédure Dialplan est fournie ci-dessous: Modifier la procédure du Dialplan «Conference». Un exemple de configuration de cette procédure Dialplan est fournie ci-dessous: 1. «Jouer le son et attendre le numéro» : l utilisateur est invité à saisir le code PIN de la conférence 2. «Attendre le numéro» : le système attend pendant 4 secondes 3. Si le code PIN de la conférence est valide, l'appel est acheminé vers la salle de conférence 4. Si le code est faux, il est invité à réessayer 5. «Jouer le son et attendre le numéro» : l utilisateur est invité à saisir le code PIN de la conférence 6. Après une seconde tentative infructueuse, l appel est raccroché Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 29

30 11. Partage d écran Exigences Les exigences prévues ci-dessous se réfèrent à l'utilisateur qui démarre le partage de bureau. Les spectateurs n ont besoin d'installer aucun logiciel, il n'y a pas de limitations concernant le navigateur et le système d'exploitation qu'ils utilisent. Ainsi ce composant supporte le partage d écran à distance de plusieurs utilisateurs. Exigences des systèmes d exploitation : Le partage d écran Wildix, ne peut être démarré que depuis Mac OS et Microsoft Windows Mac OS X: 10.8 et versions postérieures Microsoft Windows: XP et versions postérieures Java est nécessaire seulement pour Microsoft Windows Installation et démarrage du partage de bureau Mac OS X (1) Aller sur le menu paramètre de Collaboration Extensions Composant de partage d écran Installer (2) Aussitôt que le téléchargement est terminé, cliquer sur l élément téléchargé. (3) Glisse et dépose «Wildixscreenshare» dans le fichier «Application». 3) L'icône du menu de commande de partage d'écran apparaîtra sur votre panneau de contrôle. Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 30

31 4) Sélectionner l utilisateur avec lequel vous souhaitez partager votre écran. 5) Cliquer sur le bouton «Ecran» : Remarque: Selon le navigateur que vous utilisez et les paramètres de sécurité de votre ordinateur, vous devrez peut-être donner votre accord pour lancer l application. Cliquer sur «Lancer la demande» et «Ouvrir». 6) Votre interlocuteur doit accepter de recevoir le flux de partage d'écran : 7) Vous recevez une notification de votre messagerie instantanée vous confirmant que le partage d écran a démarré avec succès et que votre interlocuteur a accepté votre invitation. Microsoft Windows 1) Sélectionnez l'utilisateur avec lequel vous souhaitez partager votre bureau 2) Cliquez sur le bouton «Screen» Remarque: la première fois que vous cliquez sur le bouton «Screen», le composant de partage d'écran sera téléchargé et installé. Chaque fois qu'il y a une nouvelle version du composant disponible, l'application va télécharger et installer automatiquement la nouvelle mise à jour, aussitôt que vous cliquez sur le bouton «Screen». 3) Cliquez sur "Exécuter" l application Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 31

32 4) L'utilisateur doit accepter votre invitation de partage d'écran pour démarrer Prise en main à distance d un ordinateur Accessible depuis le menu de contrôle du partage d écran sur votre bureau: Cliquez sur «Remote Control» pour fournir au deuxième utilisateur le droit de prendre le contrôle et de votre souris et de votre clavier et donc de contrôler votre ordinateur à distance. Dans le cas où vous avez deux écrans, sélectionnez l écran que vous souhaitez partager avec l'utilisateur distant (Cliquez sur «Monitor 0» ou «Monitor 1»). Cliquez sur «Disconnect» pour interrompre la session de partage de bureau. Remarque: le bouton «Disconnect» vous permet d'interrompre la séance pour une minute, après quoi la session sera automatiquement déconnectée. Cliquez sur «Connect» pour poursuivre la session de partage de bureau. Cliquez sur «About» pour afficher les informations sur la version. Cliquez sur «Exit» pour quitter la session de partage de bureau. Au cours d'une session de partage d'écran active, vous pouvez cliquer dans le menu «Autres» de Collaboration Screen Sharing Manager, pour être en mesure de voir les téléspectateurs actuels et pour arrêter le partage de bureau pour chaque utilisateur sélectionné. Guide d utilisation - Wildix Collaboration 3.80.x 32