SEV WEB MANUEL D UTILISATION A DESTINATION DES PROFESSIONNELS DU TOURIMSE ET DES LOISIRS

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1 SEV WEB MANUEL D UTILISATION A DESTINATION DES PROFESSIONNELS DU TOURIMSE ET DES LOISIRS Si vous rencontrez des difficultés techniques, une hotline est mise à votre disposition N de téléphone : (0,15 /min.) 1

2 SOMMAIRE GERER SON COMPTE PRESTATAIRE... 3 Gérer les informations sur la structure... 3 Modifier son mot de passe... 4 Faire une demande de conventionnement quand on est déjà partenaire... 4 GERER LES INSCRIPTIONS GROUPES ET INDIVIDUELS... 5 ONGLET GESTION DES INSCRIPTIONS... 5 Présentation de la page... 5 Enregistrer un groupe de porteur de projet... 6 Augmenter la capacité d un groupe... 9 Ajouter un senior dans un groupe d individuels GESTION DU CONTENU DE SON/SES OFFRE(S) ONGLET GESTION DES OFFRES Gestion des dates de séjours / du nombre de places disponibles Modifier des informations sur son équipement / sur son programme VALIDER LES LISTES DE PARTICIPANTS ONGLET VALIDATION DES LISTES DE PARTICIPANTS Accéder à la liste de participants au séjour et cocher les présences Le schéma classique de validation : liste conforme Le schéma avec A/R : liste non conforme ANNEXES A VENIR Impossibilité de soumettre une date pour validation Impossibilité d augmenter la capacité d un groupe de porteur de projet Impossibilité d enregistrer un senior dans un GIR

3 GERER SON COMPTE PRESTATAIRE L onglet «Mon Compte» permet : - de gérer les informations sur votre structure (Coordonnées, Responsable, Rib pour paiement des factures) - de modifier votre mot de passe - de faire une demande de conventionnement Gérer les informations sur la structure NB : L ensemble des informations précédées d un astérisque rouge sont obligatoires L adresse mail est particulièrement importante, car c est à cette adresse que l ensemble des mails générés par SEV WEB seront envoyés. NB : il n est pas encore possible de saisir différentes adresses mail. Vos coordonnées bancaires sont obligatoires et indispensables pour tout ce qui est relatif à la dématérialisation de la facturation. Appuyer sur «Sauvegarder» pour que les données soient enregistrées. un message d acquittement apparait NB : Si un message d erreur concernant SIREPA (notre logiciel comptable) s affiche, vous ne pourrez pas sauvegarder. => Envoyer un mail explicatif sur 3

4 Modifier son mot de passe Vous pouvez changer de mot de passe à tout moment en saisissant un nouveau mot de passe et en appuyant sur «Sauvegarder» un message d acquittement apparait pour confirmer que le changement de mot de passe a bien été pris en compte Faire une demande de conventionnement quand on est déjà partenaire EN COURS DE REDACTION Cliquez sur «Demander» 4

5 GERER LES INSCRIPTIONS GROUPES ET INDIVIDUELS ONGLET GESTION DES INSCRIPTIONS Présentation de la page Dès votre authentification, vous êtes, par défaut, dirigé sur la page «Gestion des Inscriptions» Le cadre «Recherche» Par défaut, l ensemble des séjours proposés par le prestataire connecté apparaissent. Pour une recherche facilitée, il est possible de l affiner en sélectionnant les critères proposés tels que «Mois», «Nom de l équipement», «Durée du séjour» En appuyant sur suivants: derrière «Recherche avancée» se déroule les critères supplémentaires 5

6 Le bouton «Rechercher» permet de lancer la recherche 2 Cadre «Tableau de bord» Le «tableau de bord» est un récapitulatif qui affiche des informations sur les réservations en cours/disponibles. Ce récapitulatif précise pour l ensemble de l offre de séjours : - Nombre de porteurs inscrits - Nombre de groupes inscrits - Nombre prévisionnel de séniors en groupe - Nombre de séniors inscrits en groupe - Nombre de séniors individuels inscrits - Nombre de séniors partis en groupe - Nombre de séniors individuels partis - Nombre de séjours proposés 3 Tableau d affichage des résultats Pour chaque offre : le tableau affiche le Nom de l équipement, la Ville de l équipement, le Nom du prestataire, l Environnement, le Statut, l Activité, le Nb de séjours libres / Nb total de séjours. La colonne «Détails» permet d accéder au détail des séjours proposés via le lien «Voir la liste des séjours» Enregistrer un groupe de porteur de projet Sur la page Gestion des Inscriptions : - Cliquez sur «Voir la liste des séjours» dans la colonne «Détails» Vous êtes dirigé sur la page contenant la liste des séjours proposés. Cliquez sur «Voir la liste des groupes» : 6

7 Vous accédez aux détails des groupes (GIR et groupes constitués) Les informations sur le séjour sont reprises dans le cadre «Recherche» Par défaut, toutes les places qui ne sont pas attribuées à un groupe constitué sont attribuées aux GIR Pour ajouter un groupe, appuyez sur le bouton «Ajouter un groupe de porteur» Vous accédez à l espace d enregistrement du groupe. Cet écran permet d insérer un porteur à un séjour ou de modifier un porteur. Si le porteur n existe pas ou n est pas reconnu un message d erreur s affiche. 7

8 Saisissez le numéro de convention du Porteur de projet : ancvxxxx Appuyer sur le bouton «Rechercher» Le Nom du porteur, son numéro de convention, le Type du porteur, le département du porteur, s affichent dans le cadre «Inscription d un groupe de porteur» Renseignez le Nombre de places et appuyez sur le bouton «Ajouter un groupe de porteur» Un message d acquittement ou d erreur apparaît. 8

9 Augmenter la capacité d un groupe Un porteur de projet que vous avez déjà inscrit sur un séjour vous fait une demande pour augmenter (ou diminuer) la taille de son groupe. Gestion des Inscription Voir la Liste des Séjours : sélectionnez le bon séjour Voir la Liste des Groupes : Cliquez pour accéder au groupe enregistré. Cliquez sur «Editer» dans la colonne «Actions» : Vous êtes dirigé vers l écran ci-dessous : Augmentez ou diminuez le «nombre de places» et cliquez sur «Mettre à jour un groupe de porteur» pour sauvegarder la modification». 9

10 Un message d acquittement apparaît : 10

11 Ajouter un senior dans un groupe d individuels Sur la page de la liste des groupes, cliquez sur «Voir la liste des seniors» Vous êtes dirigé sur la page Liste des seniors Cliquez sur «Ajouter un senior» Vous êtes dirigé vers la page de recherche ci-dessous Ce cadre sert à faire une recherche du senior par : son nom, son prénom et le numéro d identifiant qui lui a été attribué. Les trois informations doivent être renseignées. Si les informations correspondent à un senior, sa fiche apparait dans la zone d informations du senior, sinon un message apparait expliquant que le senior n existe pas. 11

12 La zone «Inscription d un senior» présente l ensemble des informations personnelles d un senior qui ne sont pas modifiables. Le type d éligibilité du senior apparaît sur sa fiche. Dans l exemple : Mme Fache est éligible à l aide, en revanche il est indiqué qu elle n a pas le droit à la subvention. Ceci s explique par le fait qu elle a déjà été inscrite sur un séjour et qu elle ne peut pas bénéficier plus d une fois de l aide financière de l ANCV par année civile. Vous devez remplir les «Informations sur le séjour» : les données saisies alimenteront la roominglist. Pour valider l inscription du senior : appuyer sur «Enregistrer» 12

13 Vous êtes dirigé sur la page contenant la liste des seniors. Un message d acquittement ou d erreur apparait. Une fois le senior enregistré, vous pouvez, jusque 17 jours avant le départ : - «Editer sa fiche» pour y faire des modifications - «Effacer» le senior en cas d annulation de séjour Pour cela, cliquez sur le bouton «Actions» Passé le délai de 17 jours : vous ne pouvez plus inscrire de seniors 13

14 GESTION DU CONTENU DE SON/SES OFFRE(S) ONGLET GESTION DES OFFRES Gestion des dates de séjours / du nombre de places disponibles Rubrique Gestion des Offres Colonne Actions Bouton Dates de séjours Sélectionnez le type de programme sur lequel vous souhaitez ajouter une ou plusieurs date(s) Si vous proposez deux types de programme par défaut, apparait les dates du «Programme 5 jours» 14

15 Lorsque vous cliquez sur le bouton «Ajouter un séjour» un masque de saisie de dates apparait. A l aide du calendrier (icône à droite du 1er champ «date de début), sélectionnez un jour. La date de fin se renseigne automatiquement. Renseignez le nombre de places que vous mettez à disposition du programme Seniors en Vacances sur cette période. NB : Vous avez la possibilité d indiquer que vous n acceptez pas les GIR sur cette période spécifique en décochant la case «Séniors individuels acceptés». Dans le cas où vous avez un programme été et un programme hiver, vous pouvez sélectionner le type de programme rattaché à ce séjour. NB : Vous avez également la possibilité de modifier le nombre de places mise à disposition du programme Seniors en Vacances en modifiant le nombre de places directement sur une date existante. Sauvegardez avant d envoyer à validation du gestionnaire ANCV 15

16 Un message d acquittement apparait Le séjour créé passe au statut «En édition». Pour envoyer à validation du gestionnaire, cliquez sur le bouton «Envoyer pour validation» Un message d acquittement apparait pour vous informer que l ANCV a bien reçu votre demande de validation. Tant que la date n est pas validée ou refusée par l ANCV, le séjour apparaît au statut «En attente de validation» 16

17 Modifier des informations sur son équipement / sur son programme Dans l onglet «Gestion des offres» Pour modifier une information dans le descriptif de l équipement ou le programme : cliquez sur «Editer». 17

18 La page propose deux onglets qui permettent de gérer les informations contenues dans : - d une part, le descriptif de votre équipement - d autre part, le descriptif du programme associé jour par jour NB : tous les champs précédés d un astérisque rouge sont obligatoire 18

19 La rubrique «Contacts» est structurée en deux parties : - Contact groupe - Contact Individuel IL EST NECESSAIRE DE REMPLIR LES DEUX RUBRIQUES MEME SI CE SONT LES MEMES INFORMATIONS QUI Y SONT RENSEIGNEES La rubrique «Adresse» peut ne pas être renseignée si l adresse de l équipement correspond à l adresse du contact. Dans ce cas, cliquez sur «oui» devant le champ «Utiliser l'adresse de l'équipement comme adresse du contact» : le bloc adresse disparait. 19

20 N oubliez pas d aller en bas de page Les informations sur le classement et les bases de participants (groupes et individuels) doivent être obligatoirement renseignées Cliquez sur le bouton «sauvegarder» pour ne pas perdre les informations que vous avez renseignées : un message d acquittement apparait. Cliquez sur l onglet «programme» pour modifier des informations dans le programme 20

21 Lorsque vous revenez sur la page de la liste de vos offres après sauvegarde des modifications : l offre modifiée apparaît au statut «en création» Pour envoyer l offre modifiée à validation de l ANCV : cliquez sur le bouton Action / Editer de l offre «En création». Cliquez sur le bouton «Envoyer pour validation» Un message d acquittement apparait. L offre envoyée passe au statut «En attente de validation». Vous ne pouvez plus la modifier. Vous pouvez seulement la consulter en appuyant sur le lien «Voir» 21

22 SI LE MESSAGE D ERREUR SUIVANT APPARAIT EN HAUT DE PAGE : Cette offre n'a pas été modifiée, veuillez mettre à jour au moins un élément de cette offre avant d'envoyer la demande de validation. ALORS cliquez d abord sur «Sauvegarder» et ensuite sur «Envoyer pour validation» 22

23 DIFFICULTE POUR L ENVOI DE L OFFRE POUR VALIDATION Cas pouvant se produire : Vous faites des modifications Vous sauvegardez Vous envoyez pour validation le message d erreur ci-dessous apparait Dans ce cas, appuyez sur le bouton «Revenir aux offres» Et reprenez la manipulation expliquée en page

24 VALIDER LES LISTES DE PARTICIPANTS ONGLET VALIDATION DES LISTES DE PARTICIPANTS Conformément aux termes de la convention, une fois le séjour réalisé vous disposez de 15 jours pour valider la liste de participants. Accéder à la liste de participants au séjour et cocher les présences Cliquez sur la rubrique «Validation des listes de participants» Un tableau «Séjours passés à valider» apparait contenant : - la liste des structures sur lesquelles se sont déroulés des séjours - les dates de séjour - un lien «Editer» qui permet d accéder à la liste nominative de participants pour valider leur présence Cliquez sur «Editer» 24

25 1 2 1 Un tableau affiche le nom du «Groupe», Nom et Prénom de chaque «Senior» déclaré comme participant au séjour et une case à cocher en fonction de la présence ou non du senior sur le séjour. Pour valider la présence d un participant, vous devez cocher la case dans la colonne «Présent?» ATTENTION!!!! En attendant des ajustements ultérieurs, vous devez impérativement, lorsque vous validez les partants d un séjour, valider la présence (ou non) des personnes de tous les groupes constitués et GIR. Il n est pas possible à l heure actuelle de soumettre une requête pour chaque groupe dans un même séjour Exemple : Si vous ne validez que les présences des participants du CCAS XXX, sans celle de la Commune XXXX et que vous soumettez la requête : les participants de la Commune XXXX seront considérés comme n étant pas venus. 25

26 2 Le bouton «Soumettre la requête» situé en bas du tableau donne accès à un cadre de «Code de validation» pour soumettre la liste soit au porteur de projet soit à l ANCV après saisie d un double code. Il vous est demandé deux codes pour valider la présence des participants : - un code de profil - un code instantané Le code de Profil Vous le trouvez la rubrique «Mon compte» : c est le «Code de validation». Il ne change pas. Le code instantané A chaque validation d une liste de participants à un séjour vous recevrez un code par mail (adresse mail indiquée dans le formulaire d informations de «Mon compte»). Une fois les deux codes saisis : - le porteur de projet reçoit un mail lui demandant de contre-valider votre liste. Il dispose d un délai de 15 jours pour la contre-valider - le service personnes reçoit la liste du groupe d individuels regroupés et validera la liste en fonction des Bons d échange que vous lui aurez transmis. 26

27 Le schéma classique de validation : liste conforme Le schéma avec A/R : liste non conforme 27

28 ANNEXES A VENIR Impossibilité de soumettre une date pour validation Impossibilité d augmenter la capacité d un groupe de porteur de projet Impossibilité d enregistrer un senior dans un GIR 28

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