APERÇU GÉNÉRAL DE VOTRE JUMELAGE MÉDECINE FAMILIALE/ MÉDECINE D URGENCE DE 2016 CANDIDATS

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1 APERÇU GÉNÉRAL DE VOTRE JUMELAGE MÉDECINE FAMILIALE/ MÉDECINE D URGENCE DE 2016 CANDIDATS

2 TABLE DES MATIÈRES L année du jumelage de médecine familiale/médecine d urgence aperçu général...1 L algorithme de jumelage...4 Alerte au CaRMS...6 Ressources d aide pour les candidats...7 Ce document a pour but de vous offrir une vue d ensemble générale du processus du jumelage de médecine familiale/médecine d urgence. Pour de plus amples renseignements, visitez le site CaRMS.ca. 2

3 L ANNÉE DU JUMELAGE DE MÉDECINE FAMILIALE/ MÉDECINE D URGENCE APERÇU GÉNÉRAL PHASE 1 : PÉRIODE DE CANDIDATURE Le 15 juillet 2015, la demande d inscription en ligne est disponible pour tous les candidats admissibles. Si vous n avez pas participé à un jumelage antérieur de CaRMS, vous devrez vous inscrire sur le site Web CaRMS.ca. Une fois inscrit, vous recevez un courriel de CaRMS le 19 août contenant votre lien unique vous permettant d accéder à la plateforme CaRMS en ligne, notre système de candidature en ligne sécurisé que vous utiliserez tout au long de votre année de jumelage. Tous les candidats qui ont participé à un jumelage antérieur de CaRMS peuvent se connecter à la plateforme CaRMS en ligne en utilisant leur nom d utilisateur et mot de passe actuel afin de participer au jumelage MF/MU. La première étape est l achèvement d un bref formulaire d inscription, y compris le paiement d un frais d inscription pour participer au jumelage. Une fois que vous avez payé votre frais, vous pouvez commencer à compléter votre candidature et à télécharger des documents Les descriptions de programmes seront disponibles le 11 août sur notre site Web CaRMS. ca. Les descriptions sont mises à jour tout au long de l année de jumelage, donc nous vous encourageons de les consulter attentivement et régulièrement afin d assurer que votre candidature répond à toutes les exigences. Pendant la période de candidature, vous devriez vous concentrer à compléter les sections d information et à télécharger ou faire parvenir vos documents. Postuler aux programmes Le 15 septembre à 12 h (HE), vous pouvez commencer la sélection des programmes auxquels vous aimeriez postuler. La soumission d une candidature à un programme comprend deux étapes. Premièrement, sélectionnez le programme de votre choix. Deuxièmement, sélectionnez les documents que vous désirez assigner à ces programmes. Il n est pas nécessaire de postuler à un programme et d assigner des documents en même temps. Ce processus peut être accompli progressivement. Cependant, il est préférable de compléter le processus avant le début de la période d examen des dossiers le 29 septembre à 12 h (HE) afin de vous assurer que votre candidature n est pas considérée comme tardive. Nous vous recommandons de réviser attentivement les descriptions de programmes afin d assurer que vous assignez tous les documents requis. 1

4 Dates repères CaRMS a établi certaines dates afin d assurer que votre candidature est achevée à temps. Ces dates sont nommées des dates repères. Les dates repères ne sont pas des dates limites. Il s agit de lignes directives vous permettant de garder votre candidature sur la bonne voie et d en assurer l achèvement dans les délais prévus. Date repère de soumission des examens du CMC Toute l information concernant les examens du CMC doit être saisie dans la section des examens de CaRMS en ligne d ici le 16 septembre à 12 h (HE) afin d assurer que les résultats d examen provenant du CMC arrivent à temps pour le début de la période d examen des dossiers. Date repère pour la soumission des demandes de traduction Si vous désirez faire traduire votre relevé de notes, votre DREM ou vos lettres de recommandation par l entremise de notre service de traduction, vous devez présenter la demande via CaRMS en ligne d ici le 19 septembre afin de permettre suffisamment de temps pour compléter la traduction avant le début de la période d examen des dossiers le 29 septembre. Remarque : Nous continuerons à traiter les demandes de traduction soumises après cette date. Cependant, en raison du grand nombre de demandes que nous recevons, nous ne pouvons garantir qu elles soient téléchargées avant le début de la période d examen des dossiers. Date repère pour les lettres de recommandation et les documents Tous les documents papier, y compris les lettres de recommandation, doivent être envoyés au centre des documents de CaRMS d ici le 24 septembre afin de garantir qu ils seront traités dans votre compte d utilisateur CaRMS en ligne avant le début de la période d examen des dossiers. Les documents et les lettres de recommandation soumis électroniquement doivent être envoyés d ici le 28 septembre afin d assurer qu ils seront dans votre candidature avant le début de la période d examen des dossiers le 29 septembre. Affectation de la candidature et des documents L affectation de votre candidature et de tous les documents requis aux programmes doit être complétée d ici le début de la période d examen des dossiers le 29 septembre à 12 h (HE) afin d être considérée comme non tardive. Les candidatures aux programmes et les affectations de documents complétées après cette date seront considérées comme tardives. 2

5 Certains programmes n examineront pas les candidatures ou les documents tardifs. Nous vous encourageons à examiner les descriptions de programmes afin d assurer que les programmes examineront votre candidature si elle est soumise après le début de l examen des dossiers. PHASE 2 : PÉRIODE D EXAMEN DES DOSSIERS Le 29 septembre à 12 h (HE), les programmes commencent l examen des dossiers et des documents assignés par les candidats. Remarque : les candidatures aux programmes et les affectations de documents complétées après le début de la période d examen des dossiers seront considérées comme tardives. PHASE 3 : ENTREVUES La période désignée pour les entrevues est du 30 octobre au 27 novembre. Les entrevues des candidats sont organisées entre le personnel des programmes et les candidats. CaRMS ne participe pas au processus d entrevue. PHASE 4 : CLASSEMENT Début de la période de classement Le 17 novembre, la fonction de classement de CaRMS en ligne est disponible et les candidats peuvent commencer leur liste de classement. DATE LIMITE de classement Les candidats doivent soumettre leur liste de classement via CaRMS en ligne d ici le 7 décembre à 15 h (HE). Cette date limite est ferme : aucune liste de classement ne peut être soumise après cette date et heure. N attendez pas à la dernière minute pour entrer et soumettre votre liste de classement. Votre liste de classement doit être SOUMISE d ici cette date et heure, sinon vous serez automatiquement retiré du jumelage. PHASE 5 : RÉSULTATS DE JUMELAGE Le 17 décembre à 12 h (HE), vous pouvez accéder à vos résultats de jumelage en vous connectant à votre compte d utilisateur CaRMS en ligne. 3

6 L ALGORITHME DE JUMELAGE CaRMS utilise un algorithme reconnu mondialement et primé pour jumeler des étudiants à des programmes de formation postdoctoraux en médecine partout au Canada. L algorithme de jumelage fait l objet d un accord de licence avec le National Matching Service Inc. (NMS), basé au Canada et est utilisé depuis plus de 50 ans afin d effectuer des jumelages de résidence en Amérique du Nord. CaRMS a utilisé un processus informatisé utilisant l algorithme de jumelage pour la première fois lors du jumelage principal R-1 (jumelage R-1) de Depuis ce temps, l algorithme de jumelage a été utilisé afin d exécuter le jumelage R-1, ainsi que nos trois jumelages de sous-spécialités : le jumelage de médecine familiale/médecine d urgence, le jumelage des spécialités médicales et le jumelage des spécialités pédiatriques. L algorithme de jumelage, connu sous le nom de l algorithme Roth-Peranson, a été conçu par Alvin Roth et Elliott Peranson, président du NMS et a été un des facteurs importants qui ont permis à monsieur Roth de remporter le Prix Nobel en économie en COMMENT FONCTIONNE L ALGORITHME DE JUMELAGE? L algorithme du jumelage de CaRMS compare les listes de classement soumises par les candidats et les programmes et effectue un jumelage entre les candidats et les programmes selon les préférences indiquées par les deux parties. Les listes de classement soumises par les candidats indiquent, par ordre de préférence, les programmes auxquels le candidat aimerait être formé. Les listes de classement soumises par les programmes indiquent, par ordre de préférence, les candidats que le programme désire former. Les préférences finales des candidats et des programmes, comme indiquées par leurs listes de classement, déterminent le résultat du jumelage. 4

7 L algorithme propose aux candidats d abord : il tente de placer le candidat dans le programme qu il ou elle préfère. Ainsi, l algorithme fournit au candidat le meilleur résultat possible selon la liste de classement soumise. À la fin du processus de jumelage, soit que chaque candidat ait été jumelé au meilleur choix préféré possible selon la liste de classement ou bien tous les choix soumis ont été épuisés et le candidat n a pas été jumelé. L ALGORITHME DE JUMELAGE EN ACTION : UN SCÉNARIO TYPE Le jumelage de candidats à des postes de formation postdoctorale en médecine au Canada est un processus complexe impliquant des centaines de programmes et des milliers de candidats. Le scénario type ci-dessous explique comment l algorithme fonctionnerait sur une plus petite échelle s il n y avait que quatre candidats avec des intérêts de carrière divers et quatre programmes de résidence au pays avec seulement un poste disponible. UN SCÉNARIO TYPE DU JUMELAGE LISTES DE CLASSEMENT DES CANDIDATS Priya Sharma 1. Alberta Pédiatrie 2. Western Médecine familiale 3. Memorial Neurologie 4. Sherbrooke Anesthésie Stéphanie Fortin 1. Sherbrooke Anesthésie 2. Memorial Neurologie 3. Alberta Pédiatrie 4. Western Médecine familiale Claudia Neilson 1. Memorial Neurologie 2. Alberta Pédiatrie Pierre Chang 1. Alberta Pédiatrie 2. Western Médecine familiale LISTES DE CLASSEMENT DES PROGRAMMES Western Médecine familiale 1. Priya Sharma 2. Pierre Chang 3. Stéphanie Fortin 4. Claudia Neilson Alberta Pédiatrie 1. Priya Sharma 2. Stéphanie Fortin Memorial Neurologie 1. Claudia Neilson 2. Stéphanie Fortin 3. Priya Sharma Sherbrooke Anesthésie 1. Priya Sharma 2. Pierre Chang RÉSULTATS Western Médecine familiale Pierre Chang Alberta Pédiatrie Priya Sharma Memorial Neurologie Claudia Neilson Sherbrooke Anesthésie Vacant Si vous avez des questions concernant le jumelage ou l algorithme de jumelage, veuillez communiquer avec le service à la clientèle à l adresse aide@carms.ca ou au

8 ALERTE AU CaRMS Le site Web alerteaucarms.ca a été lancé en 2013 et fournit aux utilisateurs des mises à jour précises et en temps réel concernant tout problème technique systématique qui pourrait surgir avec les systèmes en ligne de CaRMS. Alerteaucarms.ca aide à garder tous les utilisateurs des systèmes en ligne de CaRMS mieux informés et nous permet de cibler plus efficacement les efforts de nos agents du service à la clientèle et de nos spécialistes des technologies de l information. Vérifiez d abord le site alerteaucarms.ca si vous rencontrez des problèmes avec nos systèmes en ligne afin de voir si le problème a déjà été identifié. Tous les problèmes systématiques globaux seront énumérés, ainsi que toutes solutions de contournement, les utilisateurs affectés, le statut des problèmes et les temps de résolution prévus. Les problèmes particuliers rencontrés par des utilisateurs individuels ne seront pas indiqués. 6

9 CaRMS possède une variété de ressources à la disposition des candidats afin de faciliter leur année de jumelage. Service à la clientèle Notre équipe de représentants bilingues à temps plein des relations avec la clientèle est disponible afin de répondre aux questions tout au long de l année du jumelage. Les candidats peuvent communiquer avec le service à la clientèle au ou à l adresse aide@ carms.ca. Les heures d ouverture du service à la clientèle sont du lundi au vendredi de 8 h (HE) à 18 h (HE). MÉDIAS SOCIAUX RESSOURCES D AIDE POUR LES CANDIDATS Facebook et Twitter Nous avons une page Facebook dédiée et un fil Twitter conçu pour fournir de l information et des mises à jour concernant nos jumelages et de l information générale concernant l organisation. Visitez-nous sur Facebook à l adresse facebook.com/carms.ca et suivez-nous sur Twitter à l YouTube La chaîne YouTube de CaRMS contient plusieurs vidéos d instruction afin de guider les candidats lors du processus du jumelage. Vous pouvez accéder aux vidéos sur notre chaîne YouTube au lien suivant : youtube.com/user/carmsvideo. SITE WEB DE CARMS CaRMS.ca Pages d utilisateurs pour les candidats Nos pages d utilisateur pour les candidats offrent des renseignements détaillés spécifiquement pour les deux principaux groupes de candidats : les diplômés en médecine formés au Canada et les diplômés en médecine formés à l étranger. Chaque section contient des réponses à des questions fréquemment posées (FAQ) et des conseils de jumelage conçus pour fournir aux candidats tous les renseignements nécessaires pour participer à un jumelage de CaRMS. Pages de jumelage Les pages de jumelage de CaRMS offrent des renseignements généraux à propos de chacun de nos jumelages, y compris les critères d admissibilité, de l information concernant l inscription, de l information concernant les universités et les frais. 7

10 Calendriers de jumelage Les calendriers de jumelage à l intention des candidats sont une ressource importante tout au long de l année de jumelage. Les calendriers incluent des dates repères afin d aider les candidats à assurer l achèvement de la candidature dans les délais prévus. Répertoires de descriptions de programmes Nous regroupons des descriptions de programmes pour tous les établissements d études supérieures qui participent aux jumelages de CaRMS, offrant aux candidats et aux programmes un répertoire centralisé de descriptions de programmes. Les programmes fournissent tout le contenu et ce dernier est laissé à leur discrétion. Statistiques CaRMS publie des rapports annuels détaillés sur chacun de ses jumelages et conserve des statistiques nationales regroupées sur l enseignement médical au Canada depuis Webinaires de CaRMS CaRMS offre une série de webinaires interactifs tout au long de l année de jumelage. Chaque webinaire est conçu afin de fournir aux utilisateurs une introduction solide à la plateforme CaRMS en ligne et à son fonctionnement. Connexion Résidence Connexion Résidence est notre série de conseil et de renseignements utiles pour l année de jumelage. COMMUNIQUÉS Les communiqués envoyés par courriel sont les principaux outils de communication utilisés par CaRMS et contiennent de l information et des instructions importantes pour les utilisateurs enregistrés. 8

11 Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est un organisme sans but lucratif opérant en vertu du principe de la rémunération des services, établi en 1969 à la demande des étudiants en médecine à la recherche d une entité indépendante pour offrir un service de candidature et de jumelage équitable et transparent à des programmes de formation médicale postdoctorale partout au Canada. CaRMS.ca , rue Nepean Street Ottawa, Ontario K2P 0B4, Canada (Toll free / Sans frais) 877.CARMS.42