Effectuer vos demandes de prise en charge et de remboursement auprès d Unifaf

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1 DEMANDES DE PRISE EN CHARGE ET DE REMBURSEMENT FICHE C Effectuer vos demandes de prise en charge et de remboursement auprès d Unifaf 1Les actions de formation que finance Unifaf Principes généraux de prise en charge Pour être financées sur les fonds de la formation professionnelle continue, les actions de formation doivent répondre à une triple condition : P entrer dans l une des typologies prévues aux articles L à L du Code du travail P remplir les exigences suivantes : répondre à un ou des objectifs établis correspondant au but précis que l action se propose d atteindre et visant à une évolution des savoirs et savoir-faire des salariés se dérouler conformément à un programme préalablement établi en cohérence avec son objectif définir les moyens pédagogiques et techniques ainsi que les modalités d encadrement assurer un suivi de l exécution de l action et l appréciation des résultats. P ne pas porter atteinte à l intégrité physique ou psychique tant du salarié que du public accueilli ou accompagné. Actions relevant d une prise en charge spécifique P En raison de leur nature, de leur objet ou du public visé, certaines actions ne peuvent pas être financées sur la contribution des entreprises au développement de la formation professionnelle. Cependant, pour répondre aux besoins des adhérents de la Branche, Unifaf a défini des principes pour la prise en charge dérogatoire de ces actions spécifiques comme notamment : Les activités de loisir et sensibilisation à une technique Les actions de développement personnel en lien avec l activité professionnelle Les actions relatives aux pratiques ou aux techniques à visée thérapeutique Les colloques, congrès, conférences Les formations intégrées aux situations de travail La prévention et la gestion des risques (hygiène, sécurité, sécurité incendie, ) Attention! Les actions relevant de l analyse de la pratique des professionnels dans leur intervention auprès des publics accueillis (supervision, évaluation, groupes de parole ) ne relèvent pas du financement sur les fonds de la formation professionnelle et ne peuvent pas faire l objet d une prise en charge dérogatoire par Unifaf. P Certaines actions de formation revêtant un caractère particulier peuvent, sous certaines conditions, être prises en charge au titre de la formation professionnelle continue. Il s agit, entre autres, des : Formations universitaires Formation interne Permis de conduire Stages à l étranger Formations par correspondance Formations ouvertes et à distance (FAD) C Mise à jour ctobre 2009 SMMAIRE 1 Les actions de formation concernées 2 Les dépenses que finance Unifaf 3 Les documents à joindre 4 Les documents à conserver + Les formalités à accomplir + Les imprimés à utiliser + D INFS P Vous pouvez vous reporter au guide des prises en charge spécifiques téléchargeable sur le site

2 2Les dépenses que finance Unifaf Coûts pédagogiques P Unifaf rembourse uniquement les coûts liés à des heures de formation réellement effectuées. Si tel n est pas le cas, les frais de formation ne peuvent pas être imputés sur la participation B1 des employeurs au développement de la formation professionnelle continue. En conséquence, Unifaf : P ne règle ou ne rembourse aucune somme à titre d acompte si le salarié inscrit n a pas suivi la formation ; P ne règle ou ne rembourse, en cas d interruption de la formation, que les frais de formation au prorata du temps de formation réellement suivi Salaires et charges de remplacement P Unifaf rembourse uniquement les salaires et charges du remplaçant du salarié parti en formation. Cas particulier : Unifaf rembourse les salaires et charges directs du stagiaire dans les cas suivants : P stagiaire ayant à mettre en œuvre des actes professionnels dans les Centres Médico-Psychologiques et Pédagogiques (CMPP) ; P stagiaire ayant été remplacé par du personnel intérimaire. Allocation de formation P Unifaf prend en charge l allocation de formation versée au salarié lorsque la formation a lieu hors temps de travail (dans le cadre de la catégorie 3 du Plan de formation ou du DIF ou de la période de professionnalisation) Frais de transport P Unifaf prend en charge les frais de transport dans l Union Européenne sur la base du tarif SNCF 2 e classe en vigueur / sur la base du tarif des transports en commun. Compte-tenu de la réglementation, les frais de transport hors Union Européenne ne sont pas remboursables. L avion ou l automobile ne doivent être utilisés que si les transports en commun (train, autobus, métro ) n existent pas ou entraînent une grande perte de temps. En cas de déplacement en automobile, le remboursement s effectue sur la base des taux kilométriques conventionnels en vigueur dans l établissement. Frais d hébergement et repas P Unifaf rembourse les frais de repas et d hébergement, directement liés à une action de formation, aux frais réels et dans la limite des plafonds définis chaque année par le Conseil d administration paritaire (CAP) d Unifaf ; ils sont communiqués dès décision aux adhérents (généralement en mars). Si l organisme de formation facture lui-même les frais d hébergement, ces derniers doivent être clairement distingués des frais de formation. LES IMPRIMÉS À UTILISER PLAN DE FRMATIN Plan +10 DAP Plan +10 B3 DRS PRFESSINNALISATIN D1 Contrat de professionnalisation 3Les documents à joindre Documents à joindre lors de la demande de prise en charge et à adresser au plus tard deux mois avant le démarrage de la formation Programme de formation P Le programme de formation sert à assurer l instruction des dossiers. Il est indispensable pour pouvoir accorder une prise en charge ; sauf pour les formations qualifiantes : soit enregistrées au RNCP (Répertoire Nationale des Certifications Professionnelles); soit reconnues dans les classifications d une convention collective de branche; soit figurant sur une liste établie par la CPNE (Commission Paritaire Nationale de l Emploi) de notre Branche. Convention de formation P Les conventions classiques sont recommandées pour les formations lourdes en intra ainsi que les formations pluriannuelles, car elles permettent de contractualiser la relation de l établissement avec l organisme de formation. Les conventions factures seront plutôt utilisées dans le cadre de formation inter-établissement de courte durée. La convention-facture doit contenir des informations indispensables : l intitulé de l action, la nature de la formation, la durée, les effectifs concernés, les modalités de déroulement, les sanctions de la formation, le coût de la prestation, les contributions financières éventuelles de personnes publiques Imprimés P Vous devez compléter les imprimés de demande d accord préalable de prise en charge conçus et diffusés par Unifaf (accompagnés du formulaire «liste nominative des stagiaires» si l action concerne plusieurs salariés de l établissement.) Ils sont téléchargeables sur le site ou peuvent vous être adressés par votre Service régional. D3 D5 D7 Tutorat Période de professionnalisation Formation tuteur

3 Documents à joindre pour le remboursement des actions et à adresser au plus tard six mois après la date de fin de formation Imprimés P L imprimé de demande de remboursement, pré-rempli par Unifaf, vous est envoyé automatiquement si votre demande de prise en charge est acceptée. L imprimé vaut accord de prise en charge de l action. Il doit être complété par vos soins et nous être retourné accompagné des justificatifs nécessaires. Attestations de présence P Dans tous les cas, quels que soient les frais demandés en remboursement ou en paiement à Unifaf, vous devez obligatoirement joindre un justificatif de présence. Pour les actions interentreprises, les attestations de présence doivent comporter : l en-tête, la date et la signature de l organisme de formation, les nom et prénom du stagiaire, la dénomination de l établissement employeur, l intitulé de l action, les dates et durée de la formation, les lieux de formation. Pour les actions intra-établissements, les feuilles d émargement par ½ journée doivent comporter : l entête et la signature de l organisme de formation, la signature du formateur, la dénomination de l établissement employeur, l intitulé de l action, les dates, heure de début et heure de fin de la formation, le lieu de la formation, nom, prénom et signature des participants. Facture de l rganisme de Formation P Si vous demandez à Unifaf le règlement des frais pédagogiques, deux possibilités existent : soit vous optez pour le paiement direct par Unifaf à l rganisme de Formation vous devez alors nous joindre l original de la facture au plus tard dans les 30 jours après la date de fin de formation ; soit vous choisissez de payer vous-même l rganisme de Formation et vous nous en demandez le remboursement. Vous devez alors nous joindre une copie ou un duplicata de la facture de l rganisme de Formation avec les attestations de règlement (date et n de chèque ou de virement). À Noter : P Pour les actions de formation de longue durée, se déroulant sur plusieurs années scolaires : la part de la formation réalisée sur l année civile doit être demandée en remboursement au plus tard le 30/09 de l année suivante. 4Les documents à conserver par l employeur Dorénavant, les pièces justificatives suivantes ne sont plus demandées par Unifaf pour effectuer un remboursement. Les cochages portés sur les Demandes d accord préalable et les Demandes de remboursement et les attestations signées de votre part valent engagement contractuel. Par contre, elles doivent être conservées pendant 6 ans (10 ans pour les dossiers cofinancés) au sein de votre établissement et devront pouvoir être adressées à Unifaf sur simple demande. En effet, en contrepartie de ces allègements, Unifaf procèdera à des contrôles par échantillonnage. Procès verbaux de réunion du CE ou procès verbaux de carence Concernant la rémunération du remplaçant : le contrat de travail du remplaçant les bulletins de paie du remplaçant DIF H1 DIF CDI H2 DIF CDD CIF CIF CDI CIF CDD Concernant le versement de l allocation : les bulletins de paie du stagiaire sur lesquels figure le versement de l allocation de formation Concernant le reclassement pour les actions de formation financées sur l enveloppe «Qualification» du Fonds d Intervention : tout document attestant du reclassement du salarié en fin de formation (annexe au contrat de travail, fiche de paie, etc.) Concernant les frais annexes (transport, hébergement, repas) : les justificatifs originaux. Formulaire à demander par téléphone à votre Service régional À VENIR v Bientôt, vous pourrez remplir les formulaires directement en ligne.

4 Les formalités à accomplir Une démarche sécurisant la décision de prise en charge : la Demande d Accord Préal Une fois que votre action de formation a été déterminée, suivez les étapes de votre demande de financement. À venir : les Démandes d Accord Préalable de financement et les Demandes de Remboursement pourront directement être saisies en UNIFAF Conseil Instruction En amont de l action, Unifaf vous conseille! Contactez votre Service régional d Unifaf. Envoyez votre DAP au moins 2 mois avant le début de l action de formation. Déroulement de l action de formation.. VUS REMPLISSEZ ET ENVYEZ À VTRE SERVICE RÉGINAL VTRE IMPRIMÉ DEMANDE D ACCRD PRÉALABLE DE FINANCEMENT.1.2 VUS RECEVEZ UN IMPRIMÉ DEMANDE DE REMBURSEMENT PRÉ-REMPLI PAR UNIFAF Dès réception de votre Demande d Accord Préalable, Unifaf procède à l étude des conditions de prise en charge de votre demande (éligibilité de l action et conditions de financement) avant la réalisation de l action. La réception de cet imprimé vaut accord de prise en charge. ù trouve-t-on ces imprimés? La plupart des Demandes d Accord Préalable (DAP) sont téléchargeables sur le site Pour les autres, contactez votre Service régional d Unifaf. Quand envoyer ces imprimés? La DAP doit être reçue par Unifaf environ 2 mois avant le début de l action de formation. Quand vous sont-ils adressés? La Demande de Remboursement vous est adressée pré-remplie directement par Unifaf dès lors que l analyse de la DAP confirme la prise en charge de l action que vous demandez. Documents à joindre 1 Le programme de formation sauf pour les actions de formation «qualifiantes» : soit enregistrées au RNCP (Répertoire National des Cer - tifications Profession - nelles); soit reconnues dans les classifications d une convention collective de branche; soit figurant sur une liste établie par la CPNE (Commission Paritaire Nationale de l Emploi) de notre Branche. 2 Le formulaire «liste nominative des stagiaires» si l action de formation concerne plusieurs salariés de l établissement (formulaire téléchargeable sur le site Internet d Unifaf). Cas particuliers Û Dans le cadre de certains dispositifs, d autres pièces justificatives peuvent être demandées (cf verso des imprimés).

5 able de financement ligne! LA DEMANDE DE REMBURSEMENT SIMPLIFIÉE (DRS).3 Envoyez votre Demande de Remboursement au plus tard 6 mois après la fin de l action de formation. VUS CMPLÉTEZ ET RENVYEZ L IMPRIMÉ DEMANDE DE REMBURSEMENT À VTRE SERVICE RÉGINAL Documents à joindre 3 l original de la facture dans le cas où vous mandatez Unifaf pour régler directement l organisme de formation. U Un duplicata ou une photocopie de la facture de l organisme de formation avec attestation du règlement (date et n du chèque) 4 Les attestations de présence délivrées par l organisme de formation ou les feuilles d émargement pour les formations organisées en intra. Remboursement Vous sollicitez le remboursement total ou partiel de l action engagée en complétant et en retournant l imprimé Demande de Remboursement (DR) adressé pré rempli par Unifaf. Quand renvoyer ces imprimés? Attention aux dates limites de remboursement Pour solder toute action de formation, la ou les demandes de remboursement doivent parvenir au Service régional d Unifaf au plus tard 6 mois après la fin de la formation et avant le 31/12 de l année N pour une imputation sur le BFA de l année N. Passé ce délai, Unifaf ne sera plus en mesure de procéder aux remboursements des actions concernées. Les demandes de remboursement (DR ou DRS) peuvent être envoyées en cours de formation afin d obtenir des remboursements partiels ou uniquement en fin de formation pour solder l action. Cas particuliers des formations pluriannuelles : La ou les demandes de remboursement partiel correspondant aux actions réalisées sur l année N doivent nous parvenir au plus tard le 30/09/ N+1. Passé ce délai, Unifaf ne sera plus en mesure d imputer les coûts de la formation de l année N sur le Budget Formation Adhérent de l année N. Cas particuliers. Û Dans le cadre de certains dispositifs, et d actions de formation bénéficiant de co-financements externes, d autres pièces justificatives peuvent être demandées (cf verso des imprimés). La Demande de Remboursement Simplifiée (DRS) est une démarche allégée, limitée à certaines actions du Plan de Formation. 1 étape et 1 formulaire uniques Vous adressez à Unifaf l imprimé de Demande de Remboursement Simplifiée (DRS) au plus tard 6 mois après la fin de l action de formation. Avantages : Vous avez une activité formation soutenue qui se traduit par la mise en œuvre annuelle d un nombre important d actions du plan de formation. Vous assurez un suivi financier qui vous permet de juger de la capacité d Unifaf à rembourser l action et vous savez déterminer l éligibilité des actions de formation au regard du cadre légal de la Formation Professionnelle Continue. Dans ce cas, Unifaf vous offre la possibilité de demander directement le remboursement d une action de formation après sa réalisation. Limites : La procédure simplifiée s applique uniquement aux actions du «Plan de formation» La procédure simplifiée ne s applique pas : aux actions de formation faisant appel à une demande de Fonds d Intervention aux actions de formation à l étranger aux actions spécifiques (colloques, congrès ) Vous ne bénéficiez pas de l étude préalable d Unifaf garantissant la décision de financement. Vous prenez le risque que l action ne soit pas remboursée si elle n est pas éligible au titre de la Formation Professionnelle continue et/ ou s il y a insuffisance de Budget Formation Adhérent. ù trouve t-on cet imprimé DRS? Il est téléchargeable sur le site Internet d Unifaf. Quand envoyer cet imprimé DRS? La DRS, accompagnée des justificatifs nécessaires est à envoyer au plus tard 6 mois après la fin de l action de formation. Documents à joindre : Les documents à joindre sont strictement les mêmes que pour la Demande d Accord Préalable de financement (DAP) et la Demande de Remboursement (DR).

6 Le Fonds d Assurance Formation de la Branche sanitaire, sociale et médico-sociale, privée à but non lucratif bl Effectuer vos demandes de prise en charge et de remboursement auprès d Unifaf 1 Les actions de formation concernées 2 Les dépenses que finance Unifaf 3 Les documents à joindre 4 Les documents à conserver Les formalités à accomplir Les imprimés à utiliser

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