Quels sont les avantages d une phase d audit bien préparée?

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1 Faciliter l audit des comptes consolidés en 10 étapes clés Quel processus suivre pour bien préparer l audit des comptes? Comment se faire assister de l outil informatique? Quels sont les avantages d une phase d audit bien préparée? Pour le groupe : ses comptes sont validés en temps et en heure et il peut réaliser le fast close Pour l équipe consolidation : elle peut se préparer efficacement à l audit, dégager du temps pour l analyse et maîtriser les honoraires versés à l auditeur et aux consultants qui devraient développer des rapports spécifiques Pour les auditeurs : face aux récentes évolutions qu a connues le métier (changements rapides des normes, responsabilité accrue, efforts de productivité nécessaires pour accroître sa compétitivité, etc), un processus optimisé est une aide indispensable pour accélérer et maintenir la qualité des missions d audit. Comment y parvenir? Anticiper les questions de l auditeur, mettre en œuvre une bonne méthodologie, s appuyer sur les fonctionnalités adéquates du logiciel de consolidation : telles sont les clés du succès. Anticiper les questions de l auditeur Qu attend l auditeur? Son travail n est pas de vérifier le paramétrage du logiciel. Son rôle est de vérifier l exactitude de calculs comptables. Des lacunes, une connaissance insuffisante ou une mauvaise utilisation de votre outil de consolidation fera que l auditeur passera beaucoup de temps à vérifier les formules, refaire tous les calculs, à contrôler les règles d élimination, à repasser certaines écritures manquant de transparence, etc. Il importe donc de tout mettre en œuvre pour que l auditeur se concentre sur sa mission, à savoir : La validation Et l analyse Comment? En répondant à sa méthodologie En exploitant au maximum les fonctionnalités d audit offertes par le logiciel de consolidation. La méthodologie La méthodologie de consolidation que nous jugeons la plus efficace tant pour le consolideur que pour le processus d audit est celle-ci : Il s agit de considérer la consolidation comme une comptabilité appliquée au niveau d un groupe.

2 Concrètement, chaque mouvement lié à la consolidation (retraitements, éliminations, etc.) doit se traduire par une écriture comptable dans un journal ad hoc. Les bilans individuels des sociétés du périmètre sont maintenus en équilibre tout au long du processus. Toute information dans l outil de consolidation peut être restituée dans un rapport ou un tableau Excel Un mouvement = une écriture Le processus d audit est alors facilité, beaucoup plus rapide, car la traçabilité est optimale. Exemple : la conversion monétaire repose sur une écriture : le logiciel de consolidation génère une écriture qui calcule l écart de conversion par société. Les avantages de cette méthode sont indéniables : en ayant les évènements traduits par une écriture, on retrouvera celle-ci dans le rapport généré par le logiciel de consolidation. Le logiciel de consolidation que vous utilisez vous donne-t-il une vision complète du processus de consolidation? Attention : un logiciel de consolidation incomplet se bornera à fournir une vision avant / après du processus de consolidation ; si le logiciel que vous avez sélectionné est professionnel, il vous fournira une vision «pendant» (détail de ce qui se passe lors du processus de consolidation), qui permettra à votre auditeur d accéder directement à de nombreuses justifications, comme le passage d une devise locale à la devise de conversion, par exemple, grâce à un rapport que vous n aurez qu à générer automatiquement.

3 Les 10 étapes du processus d audit Voici les principales étapes que l auditeur suivra dans son processus. Vous pouvez vérifier point par point comment votre logiciel pourra vous aider en éditant automatiquement bon nombre des documents utiles pour l auditeur dans son travail ; ce sont autant de tâches que votre équipe ou l auditeur n auront pas à faire manuellement lorsque le processus aura débuté. Etape 1 : la structure du groupe Une des premières choses que l auditeur vérifiera, c est la structure du groupe (le périmètre de consolidation), les variations d une période à l autre. Exemple de diagramme de groupe, généré par un logiciel de consolidation, qui sera utile à l auditeur : Etape 2 : les données de base L audit des filiales sera facilité par l utilisation d une liasse de consolidation personnalisée et la gestion de retraitements locaux. La liasse doit pouvoir générer un tableau de flux de trésorerie au niveau de chaque entité, non modifiable manuellement. Elle doit par ailleurs contenir tous les contrôles de validation garantissant la cohérence d ensemble des données, qui pourront être consultés par l auditeur.

4 Etape 3 : la conversion monétaire Il sera utile d éditer, au moyen du logiciel de consolidation, le calcul par écriture, reconstituant ainsi le taux historique de chaque compte. Faute de quoi, l auditeur est obligé de refaire le calcul par lui-même, d où une perte de temps sur le dossier

5 Etape 4 : les écarts intercos Pour faciliter le travail de l auditeur, la réconciliation doit être effectuée au préalable sur base de règles et d un seuil de matérialité. Les écarts restants doivent être dûment justifiés. Par ailleurs, l utilisation d un applicatif dédié, réalisant la réconciliation on line entre entités au fil de l eau, est très utile à partir d un certain nombre d entités, de devises dans le groupe. Etape 5 : les évènements de l exercice Un logiciel qui produit directement une check list des évènements du groupe permet de ne rien oublier : Dividendes Ecarts sur réserves d ouverture Les activités abandonnées Les déconsolidations Les cas de fusion Les écarts (goodwill/badwill) d acquisition Le logiciel peut prévoir la génération automatique ou semi-automatique des retraitements nécessaires, d analyses et annexes, ce qui garantit à l auditeur l exhaustivité et le traitement correct et uniforme de tous ces événements.

6 Etape 6 : les retraitements et éliminations de l exercice Les écritures sont regroupées au sein de journaux selon leur nature. Il convient de faire une distinction entre les retraitements historiques et les nouveaux. L usage de comptes de liaison permet de conserver l équilibre des bilans par société. En cas de déconsolidation, les écritures doivent être contrepassées. Si le logiciel que vous utilisez stocke chaque écriture de manière individuelle dans chaque période et permet la visualisation des écritures d élimination, l auditeur aura accès rapidement à toutes les informations et ne sera pas obligé d aller rechercher l information dans les périodes précédentes. Etape 7 : les calculs de consolidation Certains comptes, essentiels en consolidation (exemple ci-dessous : les minoritaires), seront plus particulièrement étudiés par l auditeur ; utiliser les analyses prédéfinies, fournies par le logiciel de consolidation, permettra de faciliter la phase d audit. Etape 8 : la validation des comptes consolidés Il est important que les validations des données consolidées soient les mêmes que les validations des données statutaires. Générer un tableau des flux de trésorerie consolidé permettra de justifier le solde en fin d exercice. Etape 9 : le contrôle de qualité Le contrôle doit être effectué autant sur le paramétrage du logiciel que sur les données elles-mêmes et la consolidation proprement dite : variation anormale de cours de devises, de soldes de comptes, intérêts de tires négatifs. C est grâce à cet ensemble complet de validations à tous les niveaux et à toutes les étapes du processus (qui garantit aussi la consistance du modèle) que l auditeur peut s atteler à sa vraie tâche.

7 Etape 10 : l analyse des comptes consolidés Les rapports suivants sont utiles à l auditeur pour la rédaction du rapport de gestion consolidé. Tax proof Variation des capitaux propres Tableur de passage Analyses contributives, par société, par segment Impact des changements de périmètre Assurez-vous que le logiciel que vous utilisez permet de les générer automatiquement. Conclusion Nous venons de voir quelques exemples de points qui peuvent être automatisés et sont garants de qualité, fiabilité et rapidité en phase d audit. Avez-vous utilisé toutes ces fonctionnalités lors de votre dernier audit? Quels ont été les points bloquants? Essayez de voir dès maintenant comment votre logiciel peut vous aider ; ce sera un temps précieux gagné pour la prochaine clôture! Contactez-nous si nous pouvons vous être utiles dans l amélioration de votre processus de consolidation.

8 A propos de Sigma Conso La consolidation et le reporting sont au cœur de notre métier. La lettre grecque Σ (Sigma) symbolise la notion de sommation, à la base des principes de consolidation. Elle est à l origine du nom de notre société. Nous vous apportons notre expertise et le meilleur de la technologie couplés au pragmatisme qui nous caractérise pour vous aider à faire parler vos chiffres (make figures talk) et les mettre au service de votre stratégie. Allen White est à l origine de Sigma Conso. Il a plus de 25 ans d expérience en consolidation et a développé l un des tous premiers logiciels de consolidation dans les années 80. Il est par ailleurs l auteur d ouvrages de référence dans le domaine et a créé un centre de formation reconnu où plus de consolideurs, auditeurs et institutions de contrôle ont approfondi leurs connaissances. Une équipe pluridisciplinaire de professionnels de la consolidation et du reporting et de spécialistes IT ont contribué à positionner aujourd hui Sigma Conso comme acteur de référence dans le domaine. Notre solide expérience de terrain auprès d une grande diversité de groupes à actionnariat privé ou public, à structure complexe et présents internationalement nous ont permis de concevoir et de développer des solutions : Où l ergonomie et la facilité de prise en main sont privilégiées Où le client a la complète maîtrise de l outil : paramétrage, évolutivité Packagées, incluant des fonctions expertes natives accélérant la mise en œuvre Alliant la rigueur comptable à la flexibilité propre au reporting Multilingues, multidevises, multinormes Notre logiciel Mona Group Reporting est une solution 100% web de consolidation et de reporting financier pour les groupes. Prête à l emploi, d une prise en main facile, entièrement paramétrable par l utilisateur, elle réalise la collecte et la consolidation des données réelles, budgétaires et prévisionnelles. Le soin apporté à la traçabilité et à la navigation dans l information en font une solution particulièrement adaptée aux utilisateurs exigeants en matière d audit. La solution Mona Group Reporting est actuellement déployée auprès de plus de 50 groupes internationaux dont la taille varie de moins de dix à plusieurs centaines d entités légales. CONTACTS : Sigma Conso Belgique : Sigma Conso France : Sigma Conso Luxembourg :