1) Approbation du compte rendu du conseil du 11 juin 2009 et du 11 décembre 2008

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1 C.R. n 8 (provisoire) Date de la réunion : 08/12/2009 Session ordinaire Réunion conseil de laboratoire 3S-R Personnes présentes : Edward Andò, Denis Caillerie, Grégory Chagnon, Cristian Dascalu, Jacques Desrues, Philippe Gotteland, Didier Imbault, Pierre Latil, Sonia Martinato, Shéhérazade Mezenner, Bernard Rey, Jean-Benoît Toni, Pascal Villard Invités : Gaël Combe, Gioacchino Viggiani Personnes excusées : Pierre Foray (représenté par D. Caillerie) Jacques Monnet (représenté par D. Imbault) Frédéric Donzé (représenté par J. Desrues) Secrétaire : D. Imbault Visa du directeur : J. Desrues Date de diffusion : 26 janvier 2010 Ordre du jour : 1) Approbation du compte rendu du conseil du 11 juin 2009 et du 11 décembre ) Budget prévisionnel 3) Bilan de la préparation du contrat quadriennal, préparation de la visite 4) Règlement intérieur : validation des mises à jour 2008 et ) Personnels 6) Information sur le Plan Campus : pôle EDD 7) Questions diverses 1) Approbation du compte rendu du conseil du 11 juin 2009 et du 11 décembre 2008 Les comptes rendus du 11 juin 2009 et du 11 décembre 2008 sont approuvés à l unanimité sans demande de correction ou d apport de précision. 2) Budget prévisionnel 2010 Le budget prévisionnel 2010 est présenté par le Directeur, les éléments principaux de ce budget concernent : Les recettes composées par les postes : subventions ordinaires, subventions spécifiques, contrats, neutralisation amortissements. Les dépenses composées par les postes : personnel, missions, fonctionnement, équipement, frais généraux-charges-transferts (dont les sous-rubriques : plan construction, charges infrastructures, prélèvements établissements s/ contrats, amortissements) Le budget est construit sur la base de deux sous-budgets complémentaires, équilibrés chacun indépendamment : le budget «administration» qui correspond aux dépenses communes du laboratoire, et le budget «équipes». Le budget du laboratoire est la somme des deux budgets partiels pré-cités.

2 Commentaire sur les éléments du budget : - Evaluation globale (recettes) Le montant des recettes prévisionnelles affichée pour 2010 est de 2,1M. Ce chiffre a été construit d une part sur la base de montants connus par les items récurrents du poste de recette «subventions ordinaires», et d autre part sur les montants de contrats et subventions spécifiques, soit déjà connus (programmes et contrats pluri-annuels), soit nouveaux sur la base des déclarations prévisionnelles des équipes. Cette seconde part se monte à 1,8M et constitue ainsi l essentiel des recettes de ce budget prévisionnel. - Les postes amortissement (recettes et dépenses) Les postes «neutralisation amortissements» (recettes) et amortissements (dépenses) sont voués à évoluer fortement sur les prochaines années. En effet, les dotations aux amortissements qui étaient antérieurement gérées par les tutelles en amont des laboratoires (lesquels n étaient donc pas concernés par cette gestion) sont désormais gérées par le laboratoire pour la tutelle G-INP (pas pour les autres pour l instant). Le principe (classique et universel) est que pour tout achat d équipement, le montant de l achat doit être provisionné par tranches annuelles correspondant à la durée d amortissement, pour remplacement du matériel à l issue de la période. Pratiquement, le provisionnement est effectué par versement à un compte spécifique dit «dotations aux amortissements», et le retour à la fin de la période par «neutralisation d amortissements» qui constitue une rentrée. Le fonctionnement actuel du laboratoire sur ce point, dans un souci d efficacité, consiste à gérer les amortissements au niveau collectif : les équipes n ont pas à se préoccuper de gérer les amortissements des matériels qu elles achètent : ni dotation, ni neutralisation. Il faut réaliser que dans la phase de montée en régime du système, le laboratoire doit de ce fait consentir un effort financier pour avancer les fonds à verser en dotation aux amortissements, avant que dans quelques années les neutralisations viennent chaque année équilibrer grosso modo les dotations. Cette charge lourde est assumée par le laboratoire, avec diverses autres charges, sur le produit de la mutualisation d une partie des contrats. Les durées d amortissement sont typiquement : 3 ans pour les licences logiciels, 3 à 5 ans pour des matériels informatiques, 10 ans pour des machines d essais. La rubrique «dotation aux amortissements» du poste de dépenses frais généraux-charges-transferts est estimée à 115k pour l année 2010, et la partie «neutralisation d amortissements» à 10 k, très inférieure pour les raisons exposées cidessus. - Le poste personnel (dépenses) Ce poste estimé à 570k intègre aujourd hui les salaires du service administration (82k ) et les salaires des collaborateurs de recherche (480k ) notamment pour la réalisation des programmes ANR. - Les postes missions, fonctionnement et équipement (dépenses) Les postes missions (200k ), fonctionnement (600k ) et équipement (400k ) représentent un total de 60% de l ensemble des dépenses. Les déclarations prévisionnelles des équipes ont été plus particulièrement axées sur la description des recettes. Dans le cadre du passage en 2010 à un mode de gestion avec le logiciel SIFAC, il sera demandé aux équipes de produire

3 également des descriptifs précis par poste de dépenses aussi bien pour les subventions spécifiques et les contrats. - Travaux d aménagement et «plan construction» Il avait été provisionné pour l année 2009 une somme de 80 k afin de poursuivre les travaux d aménagements des bâtiments E et I. La décision de Grenoble INP fin décembre 2008 de lancer un programme de travaux de réhabilitation partielle aux bâtiments E et I a conduit le laboratoire à surseoir à ses propres travaux d aménagement en 2009; cette disposition sera conservée pour 2010, le budget prévisionnel «travaux d infrastructure et aménagements» est donc fixé à un montant intermédiaire de 40 k. La dépense prévisionnelle 2010 répertoriée «plan construction» correspond à des charges imposées par G-INP. Suite à cette présentation, le budget prévisionnel 2010 a été approuvé à l unanimité. 3) Bilan de la préparation du contrat quadriennal, préparation de la visite Il est rappelé que les deux documents relatifs à la préparation du contrat quadriennal Rapport_Bilan Rapport_Prospectives sont disponibles sur l intranet du laboratoire à l adresse P:Labo/Dossier quadriennal. Les dates proposées au comité de visite de l'agence d'evaluation de la Recherche et de l'enseignement Supérieur (AERES) sont les mercredi 10 et jeudi 11 février 2010, ceci au titre de la période visée par les évaluations menées en vague A. Ces dates proposées ne sont pas encore confirmées. Le comité d évaluation relatif à la visite du Laboratoire 3S-R est en cours de composition. L organisation de cette visite se fait par l intermédiaire des établissements. A la date de validation du présent compte rendu, les dates ont été mises à jour : 23 et 24 février Cette visite s inscrit à l échelle nationale au sein du calendrier suivant : * Novembre 2009-Février 2010 : Visites des laboratoires de la vague A * Mars-Avril 2010 : Retour de l AERES vers les tutelles et les laboratoires * Fin de la vague A : Publication des rapports sur le site AERES Parallèlement au printemps 2010 : Expertise du dossier par le CoNRS (Comité National de la Recherche Scientifique) sur demande du CNRS Fin de la vague A : Décision CNRS concernant les attributions de l association UMR Une première version du Plan des deux journées de visite AERES a été élaborée. Ce Plan de Visite débute par une présentation générale du laboratoire par le Directeur, en séance plénière, en début d après-midi de la première journée de visite. La deuxième journée de visite, (matin et après-midi), est consacrée à des présentations d équipes et des entretiens spécifiques. De sorte à aboutir à un Plan de Visite précis, le comité de Direction du laboratoire composé du Directeur, du Directeur Adjoint et des responsables d équipes vont poursuivre l élaboration en cours. Ce programme est susceptible d évoluer à la demande du comité de visite. Parmi les entretiens spécifiques de la deuxième journée de visite, un entretien est dédié aux représentants du personnel. Les membres du laboratoire participant à cet entretien seront issus

4 du Conseil de Laboratoire et du Conseil Scientifique, plus d autres membres si nécessaire pour une bonne représentation de toutes les composantes du laboratoire. 4) Règlement intérieur : validation des mises à jour 2008 et 2009 Le règlement intérieur du laboratoire 3S-R en date du 6 avril 2007 a été corrigé et complété en date du 08 janvier 2008 puis du 25 novembre Les articles concernés par ces deux corrections successives sont : article I «nomination du Directeur», article II-4 «Durée du travail», article II-5 «Hygiène et sécurité», article III-3 «Informatique». Concernant l article II-4, les personnels ITA/IATOS rappellent les interrogations et difficultés décrites lors du conseil de laboratoire du 11/06/2009 concernant les différences de gestion des horaires de travail quotidien et des jours de congés/artt par les trois tutelles. La question de l harmonisation du temps de travail entre les tutelles reste ouverte. De manière commune à toutes les tutelles, les jours de RTT ne sont pas cumulables d une année civile à l autre. La version réactualisée du règlement intérieur en date du 25 novembre 2009 est adoptée par 4 voix «contre» et 12 voix «pour». 5) Personnels Concernant les mouvements de personnels : Arrivées : Ana Garcia sur un poste de secrétariat Simon Pla sur un poste d ingénieur d études Stéphane Grange sur un poste de maître de conférences à l UJF Robert Peyroux sur un poste de chargé de recherche CNRS (mutation) Départs : Panos Kotronis sur un poste de professeur à Nantes Jola Lewandowska sur un poste de professeur à Montpellier Fredéric Pellet sur un poste de professeur à Lyon Olivier Michel suite à une fin de contrat Madeleine Petitjean pour départ à la retraite Sylvie Berthier pour prise de poste en détachement 6) Information sur le Plan Campus : pôle EDD Le pôle EDD s inscrit au sein du projet Grenoble Université de l'innovation (GUI) dans le cadre de l'opération campus. Le pole EDD concerne plus particulièrement les thématiques Planète et Ingénierie de l Environnement. Parmi les aménagements inclus au sein du pole EDD, la plateforme «Mécanique-Risques» concerne directement les installations expérimentales du laboratoire 3SR. Il s agit de construire à l horizon 2015 un bâtiment neuf ayant pour fonction de regrouper l ensemble des dispositifs expérimentaux du laboratoire. Concernant le regroupement des chercheurs au sein

5 d un même bâtiment, le potentiel du bâtiment «Thermo» de Phelma est aujourd hui à l étude. Un comité EDD a été constitué au sein du laboratoire. Des réunions de ce comité seront programmées dès le mois de décembre 2009 de sorte à formaliser les besoins et les futurs projets du laboratoire dans le cadre de l opération Campus. 7) Questions diverses Bernard Rey signale des difficultés récurrentes concernant des livraisons et réceptions de colis. De nombreux colis ne sont pas orientés correctement vers leurs destinataires (erreur sur les bâtiments), d autres erreurs engendrent des délais de livraisons particulièrement longs. La fermeture de l accueil du site Bergès a conduit, entre autres, à l apparition de ces dysfonctionnements. L ordre du jour étant épuisé la séance est levée à 12h35. D. Imbault, secrétaire de séance et J. Desrues, président du conseil de laboratoire

6 Budget GLOBAL 3SR 2010 prévisionnel renseigner uniquement les cases jaunes budget v recettes ,00 dépenses ,00 subventions ordinaires ,00 Personnel ,00 CNRS ,00 CDI INPG SA / INPG / UJF ,00 soutien de base ,00 collaborateurs de recherche ,00 bourses et stages 5 000,00 GINP ,00 Missions ,00 Quadriennal recherche ,00 BQR ,00 Fonctionnement ,00 UJF ,00 Equipement ,00 Quadriennal recherche ,00 pôle SMING ,00 Frais généraux - Charges - Transferts ,00 subventions spécifiques ,00 Plan construction ,00 Charges infrastructure ,00 CNRS 6 000,00 Prélèvements établissements s/ contrats ,00 amortissements ,00 INPG ,00 UJF ,00 contrats ,86 totaux seulement CNRS ,00 INPG ,80 UJF ,56 INPG SA ,50 Floralis ,00 régulation probable des ressources attendues/réalisées ,00 neutralisation amortissements ,00 E/S des réserves Admin & Equipes ,14 (>0 = prélèvement sur réserve) recettes ,00 dépenses ,00

7 Budget Administration 3SR 2010 prévisionnel renseigner uniquement les cases jaunes budget v recettes ,00 dépenses ,00 subventions ordinaires ,00 Personnel ,00 CNRS ,00 CDI INPG SA / INPG / UJF ,00 soutien de base ,00 collaborateurs de recherche 0,00 bourses et stages 0,00 Missions 2 000,00 GINP ,00 Quadriennal recherche ,00 Fonctionnement ,00 BQR si global général ,00 repro 3 000,00 UJF ,00 tel 2 500,00 Quadriennal recherche ,00 frais postaux 5 000,00 pôle SMING si global papet 5 000,00 fournitures - subventions spécifiques si globales - maintenance, entretien 2 000,00 frais divers CNRS consommables manips Formation Perm ,00 INPG colloques 1 500,00 communication, animation scientifique 3 500,00 UJF séminaires 5 300,00 ressources biblio ,00 mutualisation contrats infrastructure, petits aménagements 15% (sauf salaires doc) ,00 cellule technique fonctmt ,00 bureautique dont consommables ,00 neutralisation amortissements ,00 Démarche Qualité 5 000,00 E/S réserve admin ,00 Equipement ,00 (>0 = prélèvement sur réserve) travaux infrastructure, aménagements ,00 balance budget admin : - installations expérimentales PCs et mat. info. de bureau ,00 informatique scientifique ,00 réserve admin ,00 mobilier ,00 utilisation ,00 cellule technique équipement solde réserve ,00 Frais généraux - Charges - Transferts ,00 Plan construction ,00 Charges infrastructure ,00 Prélèvements établissements s/ contrats amortissements ,00

8 Budget Equipes 2010 prévisionnel renseigner uniquement les cases jaunes budget v recettes ,00 dépenses ,00 subventions ordinaires ,00 Personnel ,00 CNRS - CDI INPG SA / INPG / UJF collaborateurs de recherche ,00 bourses et stages 5 000,00 GINP ,00 Missions ,00 BQR ,00 Fonctionnement ,00 UJF ,00 Equipement ,00 pôle SMING ,00 Frais généraux - Charges - Transferts ,00 subventions spécifiques ciblées équipes ,00 Plan construction Charges infrastructure contrats ,86 Prélèvements établissements s/ contrats ,00 indicatif 15% ,23 amortissements mutualisatio15% sur les contrats sauf salaires docs ,00 régulation probable des ressources attendues/réalisées ,00 indicatif régulation : ,86 recettes sans régulation : ,86 E/S réserve équipes ,14 réserve équipes ,00 (>0 = prélèvement sur réserve) utilisation ,14 balance budget équipes : - solde réserve ,86