LE FICHIER DE LICENCES CONTENU DANS LE LOGICIEL

Transcription

1 LE FICHIER DE LICENCES CONTENU DANS LE A DEUX UTILITÉS Faciliter l inscription sur place des participants grâce à la saisie intuitive. Si le fichier des licences n est pas chargé, il faudra saisir complétement toutes les informations lors de l inscription. Par contre s il est chargé, il suffit de retrouver le judoka avec le début de son nom puis de cliquer. Contrôler la licence. En effet, si le fichier chargé provient d une source officielle et que le participant y est, c est que sa licence est à jour. A retenir : Le fichier LICENCE est utile pour faciliter la saisie et contrôler mais il n est pas indispensable au fonctionnement du logiciel. 3 POSSIBILITES POUR ALIMENTER CE FICHIER DES LICENCES Un fichier récupéré sur l extranet FFJDA au format.txt Il suffit de s identifier sur l extranet, d aller dans la gestion du club/consultation extraction puis de télécharger le fichier au format TXT Un fichier récupéré sur l extranet FFJDA au format.dat C est le format de fichier utilisé par le logiciel officiel de tirage au sort. Pour le récupérer, même que pour le format TXT. le principe est le Un fichier EXCEL format CSV contenant les informations minimum. 1ere colonne Le nom 2eme colonne Le prénom 3eme colonne Le sexe (M ou F) 4eme colonne La date de naissance (JJ/MM/AAAA) 5eme colonne Le nom du club 6eme colonne le grade (1 à n pour les DAN) cette donnée est facultative Dans le cadre d une compétition officielle, l organisation dispose du fichier DAT ou TXT global au niveau du comité ou de la ligue. Par contre, pour un tournoi amical, vous devrez demander ces fichiers aux clubs participants et dans ce cas vous aurez sans doute à charger plusieurs fichiers pour constituer votre fichier des licences. Les 3 formats peuvent être chargés successivement. Attention, les judoka(te)s chargé dans le fichier des licences ne sont pas pour autant inscrits à la compétition. C est seulement une aide pour accélérer la saisie des inscriptions NOTE : Le logiciel ne stock que le nom, le prénom, le sexe, la date de naissance, le club et le grade. Toutes les autres informations telles que l adresse, le mail etc ne sont jamais chargées dans le logiciel.

2 COMMENT CHARGER LE FICHIER DES LICENCES OUVRIR LE PARAMÉTRAGE Cliquer sur «PARAMETRAGE» Remplacer tout le fichier du logiciel par un fichier.txt Remplacer tout le fichier du logiciel par un fichier.dat Remplacer tout le fichier du logiciel par un fichier EXCEL CSV Ajouter un fichier.txt au fichier du logiciel Ajouter un fichier.dat au fichier du logiciel Ajouter un fichier EXCEL CSV au fichier du logiciel Pas la peine de faire une dissertation sur les 6 boutons du haut. Il y en a 2 pour chaque type de fichier.txt.dat ou.csv. Le premier pour remplacer complétement, le second pour ajouter.

3 REMPLACER LE FICHIER DES LICENCES DU PAR UN FICHIER.TXT 1ere étape : cliquer sur le bouton remplacement par un fichier.txt L explorateur WINDOWS s ouvre alors et vous pouvez sélectionner le fichier à charger. Lorsque le fichier est sélectionné, vous pouvez cliquer sur «Ouvrir» pour lancer la suite, c est-à-dire le contrôle du fichier. Lorsque le contrôle du fichier est terminé, vous obtenez le message ci-contre A ce niveau, le fichier des licences du logiciel n est pas encore modifié et donc si vous annulez, il restera en état. Pour information, la vitesse de chargement est d environ 100 à 150 licences par seconde sur un micro ordinateur pas trop performant.

4 LES DIFFÉRENTS MESSAGES QUI PEUVENT APPARAITRE Au moment de sélectionner le fichier dans l explorateur WINDOWS, vous cliquez sur «Annuler» à la place de «Ouvrir». Dans ce cas le traitement s arrête et le fichier des licences reste comme il était. Le fichier sélectionné dans l explorateur WINDOWS n est pas un fichier de type.txt». Dans ce cas le traitement s arrête et le fichier des licences reste comme il était. Le contrôle du fichier a détecté des anomalies et dans ce cas, c est à vous de lui indiquer ce qu il doit faire. Si vous cliquez sur NON, le traitement s arrête et le fichier des licences reste comme il était. Si vous cliquez sur OUI, le traitement continue, mais uniquement pour les licence sans anomalies. A noter que si le nombre d anomalies est faible, ce n est pas très grave de continuer. Si le judoka(te)s concerné par la licence en anomalie se présente, il sera toujours possible de faire un ajout manuel à la saisie des inscrits. A noter que pour retrouver les anomalies, il suffit de consulter le fichier avant chargement et là, les anomalies sont indiquées.

5 LE FORMAT DU FICHIER.TXT DE LA FFJDA Un fichier de type.txt FFJDA se présente comme indiqué ci-dessus. La première ligne contient le nom de la donnée et ensuite, il y a une ligne par licence. Lors du chargement, cette première ligne va sortir en anomalie et c est normal. Il suffit de confirmer le chargement et cette ligne se sera pas chargée. LES CONTROLES REALISES 1) Format de la date de naissance : la date indiquée doit être une date valide. Pas de 32 janvier et seulement 12 mois par an. Pas non plus de 29 février ) Sexe : on se limite à M pour masculin et F pour féminin. 3) Nom : doit être présent. 4) Prénom : doit être présent. 5) Club : le nom du club doit être renseigné. 6) Le numéro de licence : doit être correctement formaté

6 LA CONSULTATION DU FICHIER AVANT CHARGEMENT A retenir : La consultation permet de vérifier un fichier sans le charger dans le logiciel Cliquer sur le bouton consulter pour pouvoir sélectionner un fichier Sélectionner le fichier à consulter puis «Ouvrir»

7 RESULTAT DE LA CONSULTATION AVANT CHARGEMENT Le fichier est trié de manière à remonter les anomalies en début de liste. Puis il est trié par numéro de ligne Ligne de début du fichier.txt qui sort en anomalie Manque le nom Manque le prénom Manque le club Nombre de lignes dans le fichier Numéro de licence mal formaté Date de naissance erronée «OUI» s il y a une erreur sur cette licence Numéro de ligne dans le fichier.txt

8 POUR UN FICHIER.DAT OU.CSV C est exactement le principe. Exemple de fichier format CSV

9 LES CONSULTATIONS DU FICHIER DES LICENCES DU Lors des opérations d initialisation du fichier des licences, il peut être intéressant de faire des vérifications au fur et à mesure. La consultation du fichier des licences et là pour ça. LES CONSULTATIONS DU FICHIER DE SAUVEGARDE DES LICENCES DU Comme on l a vu, lors de chaque opération de chargement d un fichier externe, qu il s agisse de remplacer le fichier des licences ou d ajouter, on fait une sauvegarde avant et donc cette sauvegarde et consultable en permanence. RECHARGER LA SAUVEGARDE Très simplement, le contenu du fichier de sauvegarde des licences vient remplacer le fichier principal. A retenir : Le rechargement remet le fichier des licences dans l état ou il était avant la dernière opération, mais attention : seulement pour la dernière opération.

10 SAUVEGARDES Lors du démarrage du logiciel, vous avez dû indiquer un disque de sauvegarde. Dans le cas le plus courant, c est le disque C: Le logiciel a créé sur ce disque une série de dossiers sous le dossier principal JITA_KYOEI. Tout d abord le dossier SAUVEGARDE qui comme son nom l indique contient des sauvegardes. Dans le dossier sauvegarde, il y a un sous dossier FICHIER_LICENCE qui lui-même contient un dossier par mois. Enfin, dans ce dossier par mois, vous trouverez une copie de tous les fichiers.txt,.dat,.csv qui ont étés utilisés pour charge le logiciel ainsi que des copies du fichier des licences du logiciel. Tout cela peut être utile en cas de catastrophe. Bien entendu, toutes ces sauvegardes peuvent être rechargées dans le logiciel comme n importe quel fichier.