Municipalité d'entrelacs. Document d'appel d'offres

Transcription

1 Municipalité d'entrelacs Document d'appel d'offres Contrat pour la coupe de gazon et entretien des surfaces gazonnées de la Municipalité d'entrelacs pour l'été 2016 Instructions aux soumissionnaires

2 Section 1 CLAUSES ADMINISTRATIVES 1.1 DÉFINITIONS Entretien des gazons: Municipalité: Terme employé pour les opérations de coupe et de support nécessaire à l'entretien des surfaces gazonnées. Désigne la Municipalité d'entrelacs. 1.2 RÔLE DE L'ENTREPRENEUR L'entrepreneur doit être prêt à diriger les opérations nécessaires à la coupe et à l entretien des surfaces gazonnées. De plus, l'entrepreneur a la responsabilité d'effectuer assidûment la vérification des espaces dont il a l'entretien. Dès la signature du contrat, l'entrepreneur doit fournir, par écrit, au bureau de la Municipalité, son nom et celui de son représentant s'il y a lieu, ainsi que le(s) numéro(s) de téléphone, où l'un ou l'autre peut être joint. 1.3 TERRAINS À ENTRETENIR Voir la description et les superficies en annexe. La Municipalité pourra retrancher ou ajouter des espaces à entretenir. Dans ce cas, le montant du contrat sera révisé en conséquence, en tenant compte du montant versé au mètre carré pour l'année concernée. 1.4 TRAVAUX D'ENTRETIEN Les travaux d'entretien comprennent : La coupe de gazon, le débroussaillage et le ramassage des débris végétaux.

3 1.5 DÉFAUTS D'EXÉCUTION Si, dans l'opinion de la Municipalité, l'entrepreneur ne procède pas avec diligence à l'exécution de ces travaux ou qu'il ne respecte pas l'une ou l'autre des clauses du devis, le représentant autorisé par le conseil municipal pourrait lui émettre un avis écrit de réprimande, dans les trois (3) jours ouvrables suivant les faits reprochés. La Municipalité peut également faire exécuter le travail nécessaire pour rétablir la situation. Suite à une telle intervention, la Municipalité facture l'entrepreneur, pour une somme calculée d'après le nombre d'heures. Toutes dépenses incidentes sont ajoutées à ces coûts. En aucun cas la Municipalité n'est tenue de dédommager l'entrepreneur pour les inconvénients et dommages résultant de cette action. L'intervention de la Municipalité n'a pas pour effet de dégager l'entrepreneur des responsabilités qui lui sont imposées. 1.6 RESPONSABILITÉ DE L'ENTREPRENEUR L'entrepreneur tient la Municipalité exempte de toutes responsabilités quant aux dommages causés aux personnes, aux matériaux et aux choses, dans l'exécution ou à l'occasion de l'exécution de son contrat, et ceux résultant de fautes, négligences, imprudences ou incuries de sa part ou de celle de ses employés, d'une mauvaise signalisation ou de tout défaut d'entretien provenant de quelque autre cause que ce soit. La Municipalité ne sera responsable ni des dommages, ni des accidents résultant de l'entretien. En aucun temps la Municipalité ne sera tenue responsable des réclamations ou poursuites pour dommages matériels, blessures corporelles ou mort d'un usager ou de toute autre personne qui utilise les lieux mis à la disposition de l'entrepreneur, les fréquente ou y travaille. 1.7 SOUS-CONTRAT L'entrepreneur ne pourra céder, en tout ou en partie, les droits et privilèges qui lui seront consentis par le contrat, sans approbation préalable et écrite de la Municipalité. Donc, aucun sous-contrat ne peut être accordé sans le consentement écrit de la Municipalité.

4 1.8 CESSION DE CONTRAT Le détenteur d'un contrat ne peut, tant que ledit contrat est en vigueur, ni le céder ni le vendre à une tierce partie, sans le consentement écrit de la Municipalité. Si l'entrepreneur obtient l'autorisation de faire exploiter par une autre personne ledit contrat, ou une partie de celui-ci, l'entrepreneur et l'exploitant seront tenus conjointement et solidairement responsables vis-à-vis la Municipalité, de l'exécution de toutes et chacune des obligations découlant du contrat. 1.9 RÉSILIATION DE CONTRAT Au cas de défaut de l'entrepreneur dans l'accomplissement de l'une ou de plusieurs des conditions du contrat, notamment si la Municipalité est d'avis que l'entrepreneur ne réalise pas son contrat d'une manière satisfaisante, la Municipalité aura droit, à son option, sur avis écrit (lettre recommandée) à l'entrepreneur : a) d'exiger l'exécution de la ou des condition(s) dans le délai prescrit dans l'avis; ou b) de déclarer le contrat résilié de plein droit, sans autre formalité ou avis, sans aucune indemnité autre que celle proportionnelle au nombre de jours de contrat exécutés par rapport à la durée de la saison, sans préjudice à toute réclamation que la Municipalité pourrait avoir contre l'entrepreneur. En cas d'insolvabilité ou de faillite de l'entrepreneur, le contrat, sur avis écrit à l'entrepreneur, sera annulé de plein droit, sans préjudice à toute réclamation que la Municipalité pourrait avoir contre l'entrepreneur PRIX Le soumissionnaire détermine son prix en dollars, pour la saison, et l inscrit sur la formule de soumission en chiffres et en lettres; s il y a divergence entre le montant en chiffres et le montant en lettres, la soumission sera rejetée. Le prix soumissionné couvre tous les frais encourus pour l exécution des travaux décrits au dossier d appel d offres et inclut toutes les dépenses incidentes et connexes. Le prix soumissionné devra tenir compte de la taxe fédérale sur les produits et services, ainsi que la taxe provinciale. Le contrat sera accordé sur le prix total.

5 1.11 MODALITÉS DE PAIEMENT Les paiements sont effectués en quatre (4) versements et mis à la poste de la manière suivante : Pour la saison : - 25% du montant total du contrat, payable vers le 15 juin 2016; - 25% du montant total du contrat, payable vers le 15 juillet 2016; - 25% du montant total du contrat, payable vers le 15 août 2016; - 25% du montant total du contrat, payable à la fin de la saison Dans le cas où l'entrepreneur cause des dommages aux ouvrages de la Municipalité, il est facturé selon les directives du conseil DURÉE DU CONTRAT La durée du contrat est pour la saison d été 2016, soit du mois de mai au mois d'octobre VISITE DES LIEUX Avant de présenter leur soumission, les entrepreneurs devront faire la visite des lieux concernés, prendre toutes les informations nécessaires et examiner soigneusement tous les lieux et les conditions d exécution des travaux projetés EXÉCUTION DES TRAVAUX Aucune réclamation subséquente ne sera admise pour des travaux exécutés selon l'esprit du présent contrat qui n'auraient pas été prévus par l'entrepreneur ou dont les difficultés d'exécution auraient été sous-estimées par l'entrepreneur PROTECTION DES DOCUMENTS L entrepreneur est responsable de la protection des documents et doit s assurer de la présence de tous les documents nécessaires pour la préparation de sa soumission.

6 1.16 AMBIGUÏTÉS DES DOCUMENTS CONTRACTUELS Si le soumissionnaire trouve qu il y a des ambiguïtés, des oublis, des contradictions ou des doutes sur la signification des documents contractuels, il doit soumettre ses questions à la personne mentionnée sur le bordereau de soumission comme devant donner les renseignements VALIDITÉ DE LA SOUMISSION La soumission devra être valide pour une période de soixante (60) jours à compter de la date d ouverture des soumissions PRÉSENTATION DE LA SOUMISSION La soumission doit être présentée sur la formule officielle de la Municipalité ou une photocopie de celle-ci. Toute rature ou correction apportée à la soumission doit être initialée. La formule de soumission doit être signée par la ou les personne(s) dûment autorisée(s) conformément aux dispositions des présentes. Le soumissionnaire doit établir son prix conformément aux documents contractuels fournis par la Municipalité. Le soumissionnaire doit remettre la lettre attestant avoir reçu les documents de soumission, la formule de soumission et le bordereau de soumission dûment complétés, sous enveloppe scellée portant la mention "Soumission pour Coupe de gazon", avant le 13 mai 2016 à 10 h à : Municipalité d'entrelacs A/S Madame Ginette Brisebois 2 351, chemin d'entrelacs Entrelacs (Québec) J0T 2E RETRAIT DE SOUMISSION Le soumissionnaire peut retirer sa soumission, en personne ou par lettre recommandée, en tout temps avant la date et l heure limite de réception des soumissions, sans pour cela aliéner son droit d en présenter une nouvelle dans le délai précité.

7 1.20 REFUS DE SOUMISSION REÇUES La Municipalité se réserve le pouvoir et le droit de refuser les soumissions reçues de personnes physiques ou morales qui ne peuvent pas démontrer qu'ils possèdent des connaissances raisonnables pour la bonne exécution des travaux ENQUÊTE OU INSPECTION L'entrepreneur ou soumissionnaire reconnaît à la Municipalité le droit de procéder à des enquêtes auprès des usagers, ou à toute autre fin qu'il trouvera opportune, de façon à vérifier si les clauses et les services offerts sont conformes au contrat et/ou à toutes les lois qui s'y rattachent. L'entrepreneur sera, de plus, tenu de se conformer sans délai aux exigences et aux directives que lui donnera la Municipalité à la suite des dites enquêtes ou inspections, en ce qui a trait aux clauses, conditions et spécifications contenues dans les présentes ainsi qu'aux dispositions de toute loi qui s'y rattachent PERMIS REQUIS L'entrepreneur devra obtenir et maintenir durant toute la durée du contrat, tous les permis requis et se conformer strictement aux dispositions des lois et règlements municipaux, provinciaux et fédéraux régissant toutes les activités reliées au présent contrat ENGAGEMENT DE LA MUNICIPALITÉ La Municipalité ne s'engage à accepter ni la plus haute, ni la plus basse, ni aucune des soumissions présentées, ni à payer aucun dédommagement dans un tel cas.

8 Annexe COUPE DE GAZON À FAIRE Aucune coupe de gazon ne doit être effectuée à une distance moindre de 10 mètres de tout plan d eau. Lieu Au besoin (maximum aux 2 semaines) Superficie (Approximative, en mètres carrés) Hôtel de ville 335 Champ d'épuration (derrière l'hôtel de ville) 335 Tennis 130 Kiosque postal 65 Parc des Nénuphars Parc des Optimistes (incluant le terrain de jeu) 400 Maison de la culture (2411, chemin Entrelacs) 400 En-face du presbytère 47 Coin du chemin des Îles et chemin d'entrelacs 10 Coin de la route Montcalm et chemin d'entrelacs 28 Maison des Aînés (2682, chemin Entrelacs) Plage municipale 24 Fossé devant le Rona 465 *au "weed eater" Site de lavage à bateau / Jardin communautaire 468 Rue des Loisirs barrage 75 Chalet des loisirs (151, rue Cartier) Champs d'épuration au garage municipal 149 Total :

9 Ouverture des soumissions reçues : le 13 mai 2016 à 10 h 10 Madame, Monsieur, Je soussigné(e), déclare avoir reçu de la Municipalité d'entrelacs les documents suivants concernant l'octroi d'un contrat pour l'entretien des gazons, coupe et nettoyage, dans la Municipalité d'entrelacs pour l été 2016 : 1. Copie de la présente lettre attestant les documents de la soumission; 2. Instructions aux soumissionnaires; 3. Formule officielle de soumission; 4. Enveloppe pré-adressée. SIGNATURE DATE NOM ET PRÉNOM DU SIGNATAIRE Nom Adresse Téléphone

10 FORMULE DE SOUMISSION Municipalité d'entrelacs En réponse à votre demande de soumission, nous convenons des stipulations suivantes : 1.0 Nous certifions avoir pris connaissance des documents contractuels et avoir obtenu tous les renseignements nécessaires en vue d'éliminer toute ambiguïté et/ou tout doute de leurs significations exactes; 2.0 Nous certifions avoir visité et examiné le site des travaux projetés, avoir recueilli tous les renseignements pertinents et avoir pris connaissance des règlements municipaux, provinciaux et fédéraux requis pour entreprendre cette exploitation. 3.0 Nous convenons que cette soumission est valide pour une période de soixante (60) jours à partir de la date d'ouverture des soumissions. 4.0 Sur réception de l'acceptation de cette soumission, nous nous engageons à signer un contrat et à nous conformer aux exigences des documents contractuels. 5.0 Nous reconnaissons le fait que la Municipalité d'entrelacs ne s'engage à accepter ni la plus haute, ni la plus basse, ni aucune des soumissions présentées, ni à payer aucun dédommagement dans un tel cas. initiales

11 BORDEREAU DE SOUMISSION Municipalité d'entrelacs Pour l'exécution du mandat, en conformité aux documents contractuels reçus, nous soumettons le prix forfaitaire suivant: $ EN LETTRES SIGNATURE AUTORISÉE DATE NOM ET ADRESSE DU SOUMISSIONNAIRE Pour tout renseignement supplémentaire : Madame Ginette Brisebois, Directrice générale Municipalité d'entrelacs 2 351, chemin d'entrelacs Entrelacs (Québec) J0T 2E0 Tél. : Sans frais : g.brisebois@entrelacs.com * Les soumissions reçues seront ouvertes le 13 mai 2016 à 10 h 10 au bureau municipal. * ATTENTION Toute soumission non complète sera rejetée. Vous pouvez ajouter toute remarque opportune sur une autre feuille.