POLITIQUE DE GESTION DES STAGES DE FORMATION PRATIQUE

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1 POLITIQUE DE GESTION DES STAGES DE FORMATION PRATIQUE Adoptée par le Conseil d administration le 5 novembre 2013

2 Rédaction Michel Lachapelle, directeur des ressources humaines Collaboration Centre Jeunesse Gaspésie/les Îles : Direction de la qualité des services, volet stages France Conseil consultatif du personnel clinique Conseil consultatif du personnel administratif et de soutien Centre Jeunesse du Bas-Saint-Laurent : Direction des ressources humaines Université du Québec à Rimouski, Coordination des activités de placement en stage, module de travail social CÉGEP de la Gaspésie et des Îles : Coordination des stages, module travail social Mise en page et correction Mona Sirois Note : Le genre masculin utilisé dans le texte désigne aussi bien les hommes que les femmes et n est utilisé qu aux seules fins d alléger le texte. Toute reproduction partielle ou intégrale de ce document est conditionnelle à la mention de la source Politique de gestion des stages

3 TABLE DES MATIÈRES PRÉAMBULE OBJET DE LA POLITIQUE CHAMP D APPLICATION DE LA POLITIQUE OBJECTIFS DE LA POLITIQUE OBJECTIFS DES STAGES Les objectifs généraux Les objectifs spécifiques LES PRINCIPAUX SECTEURS D EXPERTISE PROPICES AUX STAGES Secteur clinique Secteur administratif LE SUPERVISEUR, LE MONITEUR ET LECONSULTANT Définitions Critères de sélection Imputabilité des superviseurs à l égard des clients Mode de reconnaissance aux superviseurs, aux moniteurs et aux consultants LES STAGIAIRES Attentes de l'établissement face aux stagiaires Dossier des stagiaires PROCESSUS DE GESTION DES STAGES Le processus de sélection : RÔLES ET RESPONSABILITÉS DANS LA GESTION DES STAGES Directeur général L établissement d enseignement Directeur des ressources humaines, gestionnaires, superviseurs,moniteurs et consultants Directeur de la qualité des services Les membres de l'équipe....10

4 ANNEXE I RESPONSABILITÉ DES SUPERVISEURS DE NIVEAU UNIVERSITAIRE...11 ANNEXE II RESPONSABILITÉS DES MONITEURS...14 ANNEXE III CIRCULAIRE ANNEXE IV RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES DIFFÉRENTS ACTEURS IMPLIQUÉS ANNEXE V ATTESTATION DE STAGE (ÉTABLISSEMENTS FRANÇAIS)...21

5 PRÉAMBULE Le Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles s associe à la formation des étudiants par leur insertion sur le marché du travail et offre une transition entre la théorie et la pratique. Nous tenons à apporter une contribution à la formation pratique d'étudiants dont les stages sont pertinents aux services offerts par l'établissement. De ce fait, notre partenariat avec les établissements d'enseignement vise à garantir un soutien de qualité aux stagiaires, tant dans l'approche pédagogique que dans le soutien administratif. Nous sommes également soucieux de valoriser les compétences de notre personnel en leur permettant de transmettre leurs connaissances. La rareté actuelle de main-d œuvre qualifiée et, conséquemment, l attraction et la rétention d un personnel qualifié posent un enjeu de taille. Cette situation est jumelée à une perte de savoir par le départ à la retraite de nombreuses personnes. Dans ce contexte, il s avère impérieux de mettre en place des stratégies comportant des mesures d attraction. L arrivée de stagiaires se veut un moyen concret pour notre établissement dans la préparation d une relève qualifiée.

6 1 OBJET DE LA POLITIQUE La Politique de gestion des stages de formation pratique permet de définir le cadre de gestion afin d offrir des stages de haute qualité. 2 CHAMP D APPLICATION DE LA POLITIQUE Cette politique s applique à toute personne œuvrant à l intérieur de l organisation et qui a un lien avec les stagiaires, entre autres les gestionnaires, les superviseurs, les moniteurs, les consultants, les employés et les administrateurs. 3 OBJECTIFS DE LA POLITIQUE Déterminer un cadre de collaboration et s assurer d avoir une seule porte d entrée avec les établissements d'enseignement pour la formation pratique des étudiants; Établir une coordination des stages à l'intérieur de l'établissement, tant à l égard des stages québécois que français; Soutenir et encadrer le personnel de l'établissement désireux de participer à la formation pratique d'étudiants notamment les superviseurs, les moniteurs de stage et les consultants; Préparer une relève pour notre organisation par le biais des stagiaires; Accueillir, former et superviser les stagiaires de façon efficiente. 4 OBJECTIFS DES STAGES 4.1 Les objectifs généraux Permettre aux étudiants d'intégrer les connaissances théoriques et d'expérimenter ces acquis par un vécu pratique sur le terrain; Favoriser la planification et le recrutement des effectifs futurs en assurant, par exemple, un lien entre les activités de dotation et de formation. 4.2 Les objectifs spécifiques Dans les domaines d où proviennent les stages, les objectifs des stages sont les suivants : Permettre une connaissance et une meilleure utilisation des aptitudes et des attitudes, selon les divers champs de compétence (travailleur social, psychoéducateur, agent de relations humaines, éducateur, technicien en travail social, avocat, technicien en administration, agente administrative ); Acquérir une meilleure connaissance du réseau des services de santé et des services sociaux, de l organisation et dispenser des services à la population; Favoriser un contact direct avec la clientèle et les autres partenaires du réseau et du milieu communautaire; Favoriser l'intégration théorie/pratique; Supporter les stagiaires dans l'utilisation d une méthodologie de travail propre à sa profession. 5

7 5 LES PRINCIPAUX SECTEURS D EXPERTISE PROPICES AUX STAGES 5.1 Secteur clinique Réadaptation : Encadrement régulier Encadrement intensif Unités de vie Milieu de vie Programme de qualification des jeunes Ressources de type familial Protection : Réception et traitement des signalements Évaluation/orientation Application des mesures Application de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents (LSJPA) Antécédents-Retrouvailles Adoption 5.2 Secteur administratif Bureautique Informatique Finances Ressources humaines Le Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles porte une attention particulière lors de la sélection des stagiaires, il est soucieux de préparer la relève et tient compte des besoins en ressources humaines de l organisation. 6 LE SUPERVISEUR, LE MONITEUR ET LE CONSULTANT 6.1 Définitions : En milieu universitaire, il s agit de superviseurs et de moniteurs. En milieu collégial et secondaire, il s agit de consultants Milieu universitaire Il existe deux types de superviseurs : Le superviseur institutionnel est un praticien employé par le Centre jeunesse et désigné par ce dernier pour assurer, sur ses heures de travail, l encadrement pédagogique, administratif et de soutien d un ou plusieurs stagiaires. 6

8 Le superviseur privé est un professionnel extérieur au Centre jeunesse choisi par le module universitaire sous contrat pour assurer l encadrement pédagogique, administratif et de soutien d un ou plusieurs stagiaires, et ce, dans les cas où le Centre jeunesse ne peut assurer la supervision professionnelle, par la voie d un superviseur institutionnel. Le superviseur a des responsabilités administratives, pédagogiques et de soutien (voir annexe 1). Le moniteur est la personne-ressource du Centre jeunesse qui agit au quotidien auprès du stagiaire. De par sa fonction, il assume l encadrement administratif du stagiaire (voir annexe 2). Milieu collégial et secondaire Le consultant est la personne-ressource du Centre jeunesse qui a le mandat de guider l élève dans le choix et le déroulement des activités de stage. Le stagiaire est également jumelé à un professeur du département. Le consultant est disponible; il encadre l élève dans son processus d apprentissage et le supporte afin qu il puisse effectuer les liens entre ses activités de stage et les apprentissages théoriques faits en classe. 6.2 Critères de sélection Critères généraux s'appliquant à l'ensemble des superviseurs, des moniteurs et des consultants Détenir un diplôme correspondant aux exigences des institutions d enseignement; Avoir réussi sa période de probation; Être titulaire de poste; Ne pas accuser de retard indu dans la gestion de sa charge de travail; Démontrer des aptitudes à établir et à maintenir une bonne relation professionnelle superviseur/stagiaire; Démontrer un savoir, un savoir-faire et un savoir-être en lien avec la fonction; Démontrer des aptitudes à partager ses connaissances notamment sur le plan du savoir-faire et du savoirêtre; Adhérer au code d éthique, aux valeurs et aux orientations de l établissement; Obtenir l'autorisation du supérieur immédiat Critères spécifiques additionnels pour les superviseurs de stage universitaire Environ trois ans de pratique professionnelle; Formation de base à la supervision ou engagement à suivre cette formation, lorsque requise par l établissement d enseignement; Démontrer une motivation, des habiletés et de l intérêt pour la supervision; Démontrer des aptitudes pédagogiques. 6.3 Imputabilité des superviseurs à l égard des clients L'encadrement des stagiaires et la responsabilité de supervision de la pratique et des actes professionnels au plan légal, administratif et professionnel relèvent des superviseurs. C'est pourquoi tous les dossiers des stagiaires demeurent inscrits au nom des superviseurs. Le Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles détient une assurance responsabilité en matière civile et professionnelle qui couvre l ensemble des activités des stagiaires, ce qui protège à la fois les superviseurs et les stagiaires. 7

9 6.4 Mode de reconnaissance aux superviseurs, aux moniteurs et aux consultants En reconnaissance à la contribution des superviseurs et des moniteurs (milieu universitaire) et des consultants (milieux collégial et secondaire) dans le développement des compétences du stagiaire, l établissement leur remet la totalité du montant reçu de l établissement d'enseignement; Milieu universitaire : 1/2 au superviseur et 1/2 au moniteur. Dans le cas de l UQAR par exemple, en , 1 800$ stage d automne, 1 200$ stage d hiver, 3 000$ au total, donc 1 500$ chacun. Note : considérant que la totalité du montant prévu par l UQAR est versée au superviseur privé en cas de supervision au privé, le Centre jeunesse n aura pas recours au superviseur privé puisqu il ne dispose alors pas de l argent prévu pour le moniteur. Milieu collégial et secondaire : la totalité du montant au consultant (voir annexe 3 : circulaire , du au secondaire 512$ / 180 jours, collégial 512$ / 164 jours) Ces allocations constituent un revenu imposable, au même titre que la paie. 7 LES STAGIAIRES 7.1 Attentes de l'établissement face aux stagiaires Les stagiaires sont tenus de respecter les normes, de même que les attentes de l établissement d'enseignement qu'ils fréquentent notamment quant au choix, au projet et au contrat de stage. De plus, ils sont tenus de connaître et de mettre en application les normes professionnelles de l'établissement, les directives de fonctionnement, le respect de la confidentialité, du code d éthique ainsi que les méthodes administratives du Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles. Ils doivent tenir compte en tout temps des meilleurs intérêts des usagers. En ce sens, les stagiaires s engagent à le faire en signant divers formulaires d engagement requis par l établissement. Les stagiaires ne peuvent suppléer à l'absence d'un salarié, sauf s'il s'agit d'une situation exceptionnelle. Les stagiaires sont responsables de leurs acquisitions en termes de savoir, savoir-faire et savoir-être, de leur présentation dans une tenue vestimentaire appropriée à la fonction et de leur attitude respectueuse à l endroit de la clientèle et des collègues. 7.2 Dossier des stagiaires Tout comme pour l ensemble du personnel, un dossier au nom de chaque stagiaire est ouvert. Le secrétariat de la Direction des ressources humaines en assume la responsabilité. La durée de conservation est de deux ans (semiactif) suivant la date de fin du stage. Ce dossier regroupe les documents suivants : Le curriculum vitae; Les outils relatifs au processus de sélection; L engagement à la confidentialité et au respect du code d éthique; Le formulaire de vérification des antécédents judiciaires; Le formulaire d engagement relatif à la politique de sécurité des actifs informationnels; La grille d appréciation du personnel du Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles, remplie par le superviseur et approuvée par le gestionnaire. 8 PROCESSUS DE GESTION DES STAGES Une demande de stage peut parvenir 8

10 d un établissement d'enseignement du Québec; de la Direction de la qualité des services, dans le cas d un stage d étudiant français provenant d un Institut régional de travail social. Le processus de gestion est le suivant : Le directeur des ressources humaines (ou la personne qu il désigne) Prend contact avec les gestionnaires concernés et vérifie les possibilités d accueil en lien avec la banque de superviseurs. 8.1 Le processus de sélection Entrevue de sélection pré-stage en présence du superviseur ou du consultant selon l établissement d enseignement et de son supérieur immédiat. Dans le cas d un stage d étudiant français, cette entrevue s effectue à distance, via Skype ou autre technique semblable; Test écrit, s il y a lieu; Vérification des antécédents judiciaires (voir Politique et procédures relatives à la vérification des antécédents judiciaires); 9 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DANS LA GESTION DES STAGES 9.1 Directeur général Participe, lorsque possible, à l accueil des stagiaires; Encourage l exercice du rôle de superviseur; Signe les contrats d affiliation ou les ententes de service avec les établissements d enseignement. 9.2 L établissement d enseignement Transmet, par écrit, la description des objectifs du stage, les apprentissages à faire et les modes d évaluation; Supporte les superviseurs de stage; Offre de la formation sur la supervision pédagogique, s il y a lieu; Détient une police d assurance responsabilité civile et professionnelle; Produit un contrat d association ou de service conformément aux directives MSSS-MQ; Tient compte des milieux de stage lorsqu il évalue son programme d enseignement; Désigne un seul coordonnateur par discipline qui assure la liaison entre l institution d enseignement et le Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles. 9.3 Directeur des ressources humaines, gestionnaires, superviseurs, moniteurs et consultants Pour faciliter la compréhension des rôles et responsabilités concernant les stages québécois, voir l annexe Directeur de la qualité des services Pour faciliter la compréhension des rôles et responsabilités concernant les stages d établissement français, voir l annexe 5. 9

11 9.5 Les membres de l équipe : Facilitent l intégration du stagiaire; Proposent des activités ou des tâches pouvant être assumées par le stagiaire. S adressent au supérieur immédiat de l unité de travail où a lieu le stage s ils observent des difficultés dans le déroulement du stage; Collaborent à l appréciation du stagiaire. 10

12 ANNEXE I LES RESPONSABILITÉS DES SUPERVISEURS DE NIVEAU UNIVERSITAIRE Responsabilités administratives Le superviseur : Initie l entrevue pré-stage en vue de la sélection de l étudiant et communique les recommandations appropriées à l agente de stage. Le superviseur peut avoir accès au dossier de stage, dans le cas de changement de superviseur, en demandant à l étudiant de le lui fournir; Facilite l intégration de l étudiant dans l organisation; Assure la mise en place des conditions matérielles nécessaires à la réalisation du stage. Les responsabilités ci-dessous sont partagées avec le moniteur lorsque la supervision est externe. : Planifie, sélectionne en collaboration avec l étudiant, le professeur de stage et le moniteur, les activités de stage et ce, selon l entente au contrat pédagogique; Prépare la venue de l étudiant dans l organisation : locaux, règlements administratifs concernant les stagiaires, assignation de cas et/ou des tâches, assurant ainsi les conditions de travail nécessaires à la réalisation du stage; Assume la responsabilité administrative et professionnelle des actes professionnels posés par l étudiant dans l organisation en collaboration avec le moniteur; Consulte le professeur de stage pour toute difficulté compromettant la réussite du stage ou gestionnaire de cas; Transmet les documents à l UQAR à la suite des évaluations mi-stage et fin stage; Transmet à l UQAR, à la fin du stage, un rapport d appréciation de son expérience. Responsabilités pédagogiques Assure la responsabilité pédagogique des apprentissages en stage en favorisant l entraînement de l étudiant afin que ce dernier soit en mesure de fournir des services compétents; Prépare et assure la supervision à laquelle l étudiant a droit, selon les modalités établies par l université; Oriente et soutient l étudiant dans l élaboration d objectifs à l intérieur du contrat d apprentissage; Assure l accès et l application des divers moyens pédagogiques pour réaliser l enseignement en stage; Facilite l acquisition et l intégration théorie-pratique des connaissances concernant les principes et les techniques de la pratique du travail social; 11

13 Permet un recul pour analyser les apprentissages réalisés par l étudiant : identifier, nommer, confronter, évaluer les connaissances acquises à partir d une pratique donnée, en dégager les principes généralisateurs; Favorise les apprentissages d attitudes, d habiletés et de techniques reliés aux processus d intervention sociale; Favorise chez l étudiant le développement de sa compréhension et de sa compétence afin qu il atteigne un maximum d intégration de la théorie et de la pratique et qu il développe un degré de croissance professionnelle satisfaisant pour la durée du stage; Lorsqu il a des doutes sur la capacité de l étudiant et sur ses aptitudes à continuer sa formation en travail social, le superviseur doit en discuter le plus tôt possible avec le professeur de stage pour une meilleure orientation de cet étudiant; Permet l intégration des connaissances théoriques dans la pratique professionnelle en suscitant une réflexion permanente concernant l intervention en cours; Analyse les modes de relation de l étudiant avec les populations et les bénéficiaires auprès desquels il intervient; Fournit à l étudiant les instruments et les moyens nécessaires pour que celui-ci acquiert les habiletés propres à sa pratique professionnelle; Apporte une attention particulière au rythme d apprentissage de l étudiant et y intègre progressivement des expériences nouvelles et complémentaires; Maintient de façon régulière les contacts avec le moniteur, dans le cas d une supervision privée; Évalue les apprentissages, au fur et à mesure des supervisions. À la mi-stage et à la fin du stage, les évaluations se réalisent en collaboration avec le moniteur. L évaluation doit nécessairement contenir des observations directes des actions de l étudiant en assistant à des entrevues, à des rencontres ou minimalement en commentant des enregistrements sonores ou audiovisuels; Est responsable de la rédaction des rapports d évaluation mi-stage et fin de stage; Recommande au professeur de stage une note, selon les normes en vigueur au module et l inscrit dans le rapport de stage; Participe aux rencontres individuelles et collectives d information, d orientation et d évaluation des stages à l université. Responsabilités de soutien : Les services à rendre aux usagers, les exigences des apprentissages, les demandes de l administration sont autant de sources de stress pour l étudiant. Le superviseur doit être attentif à : Permettre à l étudiant de mieux se connaître afin de s utiliser positivement dans sa pratique auprès des systèmes-clients (individu-groupe-collectivité); 12

14 Aider l étudiant à faire une utilisation consciente de soi dans ses tâches; Fournir le soutien nécessaire pour que l étudiant puisse assumer sa tâche avec le degré d autonomie souhaitable. Source : Guide des stages en travail social UQAR Juin

15 ANNEXE 11 RESPONSABILITÉ DES MONITEURS Moniteur : Le moniteur est la personne-ressource de l organisation qui agit au quotidien auprès du stagiaire. De par sa fonction, il assume l encadrement administratif du stagiaire, c est-à-dire : Facilite et soutient au quotidien l intégration du stagiaire à l organisation et à la communauté immédiate. Par exemple : - le présente au personnel de son organisation et aux partenaires; - facilite sa participation aux différentes activités du milieu : réunions d équipe, conseils d administration, comités cliniques, tables de concertation, etc.; - l aide à préparer les dossiers à présenter aux différentes instances; - lui permet d avoir accès à la documentation nécessaire à la connaissance de l organisation et à son fonctionnement; - lui explique les politiques, règlements, code d éthique, formulaires à compléter, etc.; - contresigne, s il y a lieu, les notes évolutives. Assume la responsabilité administrative du stagiaire : s assure que le stagiaire puisse bénéficier d un espace de travail, téléphone, photocopies, ordinateur, etc.; Participe avec le stagiaire et le superviseur, dans le cadre du contrat pédagogique, au choix et à la planification des activités d apprentissage, à l orientation et voit au bon déroulement du stage. Rappelons alors que le moniteur n a pas à assumer l encadrement pédagogique du stagiaire. C est la tâche du superviseur; il doit cependant collaborer étroitement avec celui-ci et contresigner le contrat pédagogique; Participe, dans les limites de ses responsabilités, à l évaluation du stage et ce, en collaboration avec le superviseur et le professeur de stage; Maintient de façon régulière les contacts avec le superviseur; Participe aux rencontres d information ou de mise au point du stage planifiées par l université. 14

16 ANNEXE III Selon la circulaire du ministère de la Santé et des Services sociaux : Sujet : Stages en établissement : entente avec le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport et le ministère de l Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie. CETTE CIRCULAIRE REMPLACE CELLE DU 1 ER JUIN 2012 ( ) MÊME CODIFICATION OBJET MODALITÉS Cette circulaire a pour but de déterminer les tarifs applicables pour les stagiaires et technologistes médicaux lors de stages en établissement. Les tarifs pour l année scolaire sont indexés de 2,45%. Le contrat type d association et la liste des programmes de formation professionnelle et technique assujettis aux ententes sont disponibles en format PDF avec cette circulaire sur le site Internet du Ministère. L entente avec le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport et le ministère de l Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie prévoit, à l article 9 du contrat type d association, que les établissements de santé ou de services sociaux factureront aux établissements d enseignement. TARIFS Les nouveaux tarifs suivants s appliquent pour la période du 1 er juillet 2013 au 30 juin Stagiaires niveau secondaire Stagiaires niveau collégial 512 $ / 180 jours 512 $ / 164 jours 15

17 ANNEXE IV Étapes La promotion interne et externe Directeur des ressources humaines Interne Fait la promotion de l importance d accueillir des stagiaires. Externe Coordonne la présence du CJGI à des activités de promotion et d attraction (salon de stage, visite du CJ, présentation dans les cours, journée carrière, stage d un jour ) afin de faire connaître nos milieux de stage, notre clientèle, nos services, nos activités d apprentissage offertes, nos modalités d encadrement et de support. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES DIFFÉRENTS ACTEURS IMPLIQUÉS Externe Secrétariat DRH Recueille les informations pertinentes concernant les évènements d attraction (salons de stage, visite du CJ, présentation dans les cours, journée carrière, stage d un jour ). Superviseur de stage, moniteur et/ou consultant Interne Fait la promotion de l importance d accueillir des stagiaires au sein de son équipe. Externe Représente le CJGI à des activités de promotion et d attraction (salon de stage, visite du CJ, présentation dans les cours, journée carrière, stage d un jour ). Interne Gestionnaire Fait la promotion de l importance d accueillir des stagiaires au sein de son équipe. Le potentiel d accueil des milieux Sollicite auprès des gestionnaires l implication de superviseurs et de moniteurs de stage. Met à jour la banque des superviseurs et des moniteurs de stage. Fait connaître son intention, lorsque sollicité par son supérieur immédiat. Soutient les superviseurs de stage, les moniteurs et les intervenants qui accueillent les stagiaires. Consulte la banque des superviseurs et des moniteurs et les gestionnaires pour déterminer les offres de stage : nombre de stagiaires que le CJGI peut accueillir à chacune des sessions (automne, hiver et printemps), et ce, annuellement; 16

18 Étapes Les demandes des étudiants La sélection L accueil local du stagiaire et son intégration Directeur des ressources humaines Assure la liaison avec les établissements d enseignement et entretient des liens privilégiés avec ceux-ci; Informe les établissements d enseignement du nombre de places disponibles; Assure la coordination des demandes de stage français avec la DQS. Encadre le processus de sélection des stagiaires : entrevues, tests; S assure du pairage en lien avec les compétences du personnel superviseur, moniteur et consultant; Informe les établissements d enseignement des résultats d entrevues et des pairages; Informe les superviseurs, les moniteurs, les consultants, le personnel d encadrement des demandes de stages retenues et des pairages; Convient avec la DQS de la rétroaction à faire à distance auprès des stagiaires français et de son coordonnateur de stage à l IRTS. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES DIFFÉRENTS ACTEURS IMPLIQUÉS Secrétariat DRH Reçoit, traite et fait le suivi des demandes de stages. Procède aux vérifications d antécédents judiciaires Superviseur de stage, moniteur et/ou consultant Superviseurs : Suit, ou s engage à suivre, la formation de base à la supervision ou engagement à suivre cette formation lorsque requise par l établissement d'enseignement. Accepte la demande de stage proposée; Collabore aux entrevues de sélection de pré-stages (superviseur et consultant). L accueil dans son milieu de stage Accueille le stagiaire et facilite son intégration au sein de l équipe. Gestionnaire Collabore aux entrevues de sélection de pré-stages; Collabore au pairage en lien avec les compétences du personnel accompagnateur. L accueil dans son milieu de stage Met en place les conditions facilitant l accueil et l intégration du stagiaire au sein de l équipe; Soutient et encadre les superviseurs, les moniteurs et les consultants de stage; 17

19 Étapes L accueil régional et l intégration Directeur des ressources humaines L accueil régional S assure d un accueil des stagiaires similaire à celui des nouveaux employés : - Information relative au CJGI et remise d une pochette d accueil des stagiaires. L intégration (formations de base) S assure que les formations de base du programme d intégration des nouveaux employés soient dispensées aux stagiaires (réf : formation de base stage en réadaptation et formation de base stage en protection de la jeunesse). RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES DIFFÉRENTS ACTEURS IMPLIQUÉS Secrétariat DRH L accueil dans l établissement Communique, à chacune des sessions, à la responsable des communications la liste des stagiaires, des superviseurs, des moniteurs et des consultants pour information au personnel. Superviseur de stage, moniteur et/ou consultant L accueil régional et l intégration Facilite et favorise la participation du stagiaire aux formations et à diverses activités reliées à son stage; Effectue un suivi des apprentissages théorie-pratique réalisés afin de favoriser le transfert des apprentissages; Maintient un lien avec le professeur de l établissement d enseignement tout au long du stage. L accueil régional Gestionnaire Collabore à l accueil. Accès informatique PIJ Windows - lotus - Transmet les informations requises au responsable PIJ pour la saisie dans le système clientèle, en tant que collaborateur, soit : le numéro ainsi que les mêmes clés d accès que le superviseur. Transmet l information reçue par le service informatique au stagiaire. L encadrement et le soutien au superviseur de stage Soutient et encadre le superviseur, le moniteur et le consultant de stage; S assure que le programme de stage est appliqué;; S assure que le superviseur, le moniteur et le consultant favorisent le transfert des apprentissages des 18

20 Étapes L encadrement et le soutien du stagiaire Directeur des ressources humaines Intervient lors des situations particulières entre le superviseur et le stagiaire. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES DIFFÉRENTS ACTEURS IMPLIQUÉS Secrétariat DRH Superviseur de stage, moniteur et/ou consultant S assure du développement des compétences du stagiaire : - Effectue un suivi des apprentissages théorie-pratique réalisés; - Favorise le transfert des apprentissages; - Propose l inscription du stagiaire aux formations pertinentes auprès de son chef de service. Gestionnaire formations reçues par le stagiaire. Observe l évolution des compétences du stagiaire; Informe le superviseur des différentes formations qui se présentent en cours de stage; Choisit qui inscrire aux formations; Confirme l inscription du stagiaire, s il y a lieu, auprès de la Direction des ressources humaines. L appréciation des stagiaires Évaluation avec l établissement d enseignement L appréciation du stage Évaluation du stagiaire en vue du recrutement Achemine le formulaire d appréciation du stagiaire au superviseur, trois semaines avant la fin; Reçoit et comptabilise les appréciations; Fait le suivi auprès de la personne responsable du recrutement Participe à l évaluation du stagiaire en collaboration avec l établissement d enseignement; Reçoit les commentaires de l équipe et du supérieur; Complète le rapport de l appréciation de l expérience de supervision et de monitorat le cas échéant, s il y a lieu (selon l établissement d enseignement) Complète et transmet une appréciation pour recommander l embauche ou non du stagiaire à la DRH; Fait entériner son appréciation auprès de son supérieur; Encourage, s il y a lieu, le stagiaire à déposer son curriculum vitae. Participe à l évaluation du stagiaire en communiquant ses observations au superviseur. Prend connaissance, bonifie et signe l appréciation du stagiaire; Encourage, s il y a lieu, le stagiaire à déposer son curriculum vitae. 19

21 Étapes Directeur des ressources humaines RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES DIFFÉRENTS ACTEURS IMPLIQUÉS Secrétariat DRH Superviseur de stage, moniteur et/ou consultant Gestionnaire L appréciation du stage Évaluation du milieu de stage par le stagiaire Analyse les résultats et identifie les pistes d amélioration afin d évaluer le processus de gestion des stages et de faire sa mise à jour, s il y a lieu. Achemine le formulaire d appréciation du stage au stagiaire et l informe des modalités pour déposer sa candidature au CJGI, s il y a lieu; Fait le suivi approprié. Allocation de stage Contrat d affiliation Procède aux démarches administratives avec l établissement d enseignement afin de recevoir la contribution prévue; Informe le superviseur, le moniteur et le consultant de l ajout sur sa paie de l allocation reçue par l établissement. S assure d avoir les contrats d association des établissements d enseignement; Fait le suivi pour signature auprès de la Direction générale. 20

22 ANNEXE :V Attestation de stage 21

23 Partenariat franco-québécois pour la mobilité dans le secteur de l intervention sociale Nouveau logo du partenariat (à venir) Protocole de stage Version 8 octobre

24 PRODUCTION Ce protocole a été élaboré et bonifié par un collectif de partenaires : Directrices et Directeurs généraux des Centres jeunesse de Québec-Institut universitaire, de la Montérégie, de la Gaspésie/Les Îles, de l Estrie, du Saguenay/Lac St- Jean ; Directrices et Directeurs des Instituts régionaux de travail social de Bretagne, de Poitou-Charentes, de Basse-Normandie, de Lorraine, de l Île de la Réunion et d ASKORIA; Coordonnatrices et coordonnateurs de stage des cinq Centres jeunesse ; Coordonnatrices et coordonnateurs de stage des cinq Instituts régionaux de travail social ; Superviseurs de stage. NOTE Le genre masculin utilisé dans le texte désigne aussi bien les hommes que les femmes et n est utilisé qu aux seules fins d alléger le texte. 23

25 PROTOCOLE D ACCUEIL ET D INTÉGRATION EN STAGE Nom du candidat : ÉTAPES ACTIONS PRÉVUES RÉALISATION (COCHER) IDENTIFICATION DU PORTRAIT GLOBAL DES STAGIAIRES DES CENTRES DE FORMATION FRANÇAIS TRANSMISSION D INFORMATION SUR LES STAGIAIRES AUX COORDONNATEURS DE STAGE DES CENTRES JEUNESSE Production de la liste globale (tableau) par le coordonnateur mobilité français, des candidatures de stagiaires des centres de formation français : - Le 31 octobre : pour la session de stage débutant en septembre-octobre suivant - Le 1 mars : pour la session de stage débutant en décembre-janvier suivant et envoi de ce tableau au coordonnateur mobilité québécois qui doit valider auprès des CJ leur nombre de places de stage disponibles et les confirmer au coordonnateur mobilité français. Jumelage des stagiaires par le coordonnateur mobilité français en regard des places de stage offertes en centres jeunesse et avis à tous les coordonnateurs québécois.. Mise en contact entre coordonnateurs de stage, français et québécois, et transmission du dossier des stagiaires selon les dates convenues. PLANIFICATION ET ORGANISATION TECHNIQUE DE L ENTRETIEN AVEC LES STAGIAIRES Complétion du formulaire d attestation de stage (logo du CJ, sceau officiel du CJ apposé sur le document original avec les initiales du DG Utiliser le formulaire officiel du partenariat) et transmission rapide au stagiaire ainsi qu au coordonnateur mobilité français, de l attestation numérisée par courriel. Important d acheminer l original de l attestation au stagiaire. Réalisation d entretien avec les stagiaires par les centres jeunesse. Feedback donné aux coordonnateurs des centres de formation français sur le résultat des entrevues - Avis au coordonnateur mobilité québécois (pour le bilan semestriel). PRODUCTION DE LA LISTE FINALE DES PROJETS DE STAGE Production de la liste finale par le coordonnateur mobilité québécois des projets retenus et transmission de cette liste aux coordonnateurs québécois et français. IMPORTANT : Dans le cas du désistement d un étudiant, le centre de formation français s assure de combler sa place par un autre étudiant intéressé ou d interpeller ses collègues coordonnateurs français pour offrir cette place disponible. 24