Manuel Dédoubler des prospects

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1 Manuel Dédoubler des prospects CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat Bornem T F contact@caryagroup.eu CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP Osny Cergy Pontoise Cedex T F contact@caryagroup.eu

2 Table des matières 1 Dédoubler des prospects Index 1 0

3 1 Dédoubler des prospects Vous pouvez suivre la procédure suivante afin de dédoubler des prospects. Etape 1: Dans le module Comptabilité choisissez Comptabilité - Activités périodiques - Normalisation - Normalisation Prospects. La fenêtre Normalisation Prospects apparaît. Etape 2: Cliquez sur le bouton Fonctions et choisissez Copier Relations. L écran suivant apparaît: Copier Relations Cliquez sur OK. Navision mentionne ensuite le nombre de prospects trouvés. Etape 3: Cliquez sur le bouton Fonctions et choisissez Detection automatique de doubles. La boîte de dialogue Detection automatique de doubles apparait. Detection automatique de doublons Cochez Priorité 1 et Priorité 2, si vous souhaitez vous pouvez aussi rechercher sur Priorité 3 (=nom de recherche) et cliquez sur OK. De cette façon, un contrôle plus approfondi est fait pour l emplacement de doubles potentiels. Avec l option 3, le plus grand nombre de groupes sera créé. Une date de référence peut aussi être entrée dans le champ Date de référence. Comme date de référence, on utilise la date à laquelle le dernier dédoublement a été fait. De cette façon, uniquement les prospects qui ont été modifiés après cette date seront affichés dans la liste. Navision mentionne ensuite le nombre de groupes qui a été créé. 1

4 Etape 4: Vous retournez à la fenêtre Normalisation Prospects. Sous la colonne GROUPE vous voyez que tous les doubles potentiels ont étés groupés et numérotés. Cliquez sur le bouton Fonctions et choisissez Montrer tous les groupes. La fenêtre Mixed fields est ouverte. Etape 5: Dans la partie inférieure de la fenêtre Mixed fields, vous pouvez cocher les champs qui doivent être conservés après la fusion. Mixed fields Lorsque vous êtes sûr de vouloir fusionner les cartes et que vous avez parcourus tous les champs (dans la partie inférieure de la fenêtre Mixed fields), vous pouvez cochez la case Vérifié en haut de l écran. Via un batch les champs sélectionnés des deux (ou plusieurs) cartes sont fusionnés vers une nouvelle carte. Il y a 4 options afin de traiter les groupes créés: 1. Les cartes clients doivent être fusionnées cochez Vérifié comme décrit cidessus. 2. Les cartes ne peuvent pas être fusionnées via Fonctions - Supprimer groupe. Le groupe contenant les doubles potentiels identifiés par Navision n existe plus. 2

5 3. L utilisateur doit s informer auprès de ces collègues avant de prendre une décision. Le groupe reste temporairement existant afin de fusionner (options 1) ou de supprimer (option 2) le groupe plus tard. 4. Diviser un groupe en sous-groupes: Un groupe contient p.ex. 5 différentes cartes mais seul deux de ces cartes doivent être fusionnées: Pour ce faire, procédez comme suit: Marquez dans la partie supérieure de la fenêtre les cartes qui doivent être fusionnées. Choisissez Fonctions - Nouvelle création du groupe. Toutes les lignes nonsélectionnées sont effacées du groupe ouvert. Les lignes sélectionnées sont préservées dans le groupe. Les cartes restantes sont éliminées du groupe. Pour fusionner ces cartes, il faut cocher la case Vérifié en haut de l écran. Etape 6: Répétez les étapes ci-dessus jusqu à ce que tous les groupes soient terminés. Pour naviguer vers le groupe suivant, utilisez les flèches en haut à gauche de la fenêtre Mixed fields. Etape 7: Batch: Puisque le procès de dédoublage peut causer des retards, la procédure se fait généralement en batch la nuit. L utilisateur ne doit donc rien faire. Etape 8: Le bouton Executer les changements seulement pour les relations est la deuxième partie du merge process. Cette fonction est à utiliser lorsque la partie Joindre les relations est terminée et que les groupes contrôlés restent existant à cause d une modification qui a été faite sur la carte prospect après le chargement des données dans le tableau de normalisation temporaire. Cette référence apparait en rouge. L utilisateur doit alors à nouveau choisir les données correctes pour tous ces groupes et choisir ensuite Fonctions - Executer les changements seulement pour les relations. ATTENTION: Les entreprises à propriétaire unique ne peuvent pas être fusionnées, mais doivent rester existantes dans la base de données en tant que société et que personne (homme/femme). Si vous avez encore des questions concernant le dédoublage de prospects, veuillez contacter le helpdesk ou crééz un case via le portail IT. 3