GUIDE DE LA FORMATION CONTINUE MEDICALE AU CENTRE HOSPITALIER DE MAYOTTE

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1 Centre Hospitalier de Mayotte GUIDE DE LA FORMATION CONTINUE MEDICALE AU CENTRE HOSPITALIER DE MAYOTTE Direction des Affaires médicales Service Formation Continue Téléphone : Version 1 février 2015 Présenté en CME le 26/02/2015 Christiane MOIROUD CHM - Centre Hospitalier de Mayotte - BP 04 - rue de l Hôpital MAMOUDZOU MAYOTTE Tél : Fax : FINESS :

2 2 SOMMAIRE Introduction... 3 Généralités sur le DPC médical... 4 Les budgets de formation médicale... 8 Le plan de formation La Commission de formation médicale Le Comité de pilotage (COPIL) DPC Les fiches pratiques Les procédures Glossaires et contacts... 34

3 Introduction 3 Depuis 1996, les ordonnances Juppé font de la formation médicale continue une obligation légale pour personnels médicaux. 1. Définition de la FMC La formation médicale continue a pour objectif l entretien et le perfectionnement des connaissances, y compris dans le domaine des droits à la personne ainsi que les améliorations de la prise en charge des priorités de santé publique (définition Donnée par la loi du 4 mars 2002 relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé. Les lois du 4 mars 2002 pour la FMC et du 9 aout 2004 pour l EPP confirment la double obligation : La loi HPST (article 59 de la Loi n du 21 juillet 2009 portant réforme de l hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires) instaure l obligation de développement professionnel continu (DPC) pour l ensemble des professionnels de santé (médicaux et paramédicaux). 2. Les professions de santé concernées Les professions médicales o Médecins o Chirurgiens dentistes o Pharmaciens o Sages femmes Les professionnels de santé paramédicaux Quelque soit leurs modes d exercice à savoir libéraux, salariés, hospitaliers, les professionnels exerçant dans les centres de santé conventionnés et ceux relevant de la FPE et FPT 3. Le concept du DPC : Réunir dans un concept commun les notions de formation professionnelle continue et d évaluation des pratiques professionnelles (EPP). L article 59 de la loi HPST définit les objectifs : - Caractère obligatoire annuel - Contrôle du respect de l obligation - Critères de qualité des actions définis par décret 4. Définition de l EPP et de l APP : L évaluation des pratiques professionnelles consiste en l analyse de la pratique professionnelle en référence à des recommandations selon une méthode élaborée ou validée par la Haute autorité de santé et inclut la mise en œuvre et le suivi d actions d amélioration des pratiques.

4 Généralités sur le DPC 4 1. Le programme de DPC selon les décrets : o o o Il est conforme à une Orientation Nationale ou une Orientation Régionale de DPC Il comporte une des méthodes et des modalités validées par la HAS après avis de la Commission scientifique indépendante Il est mis en œuvre par un organisme de DPC (ODPC) enregistré favorablement par l organisme gestionnaire du DPC (OGDPC) 2. Les qualités requises : a. Combinaison de 2 activités : acquisition de connaissances + analyse de pratique b. Qualité des supports utilisés c. Transparence d expertise des intervenants d. Traçabilité a. Association de 2 activités : 1 - Acquisition approfondissement des connaissances et/ou compétences 2 - Analyse des pratiques DPC Suivi des actions d amélioration de la qualité Exemples à combiner : Formation continue EPP Congrès, séminaires, ateliers Stages par comparaison RMM Audit clinique

5 5 b. Qualité des supports utilisés : Utilisent des références scientifiques actualisées Ne comportent aucune promotion Identifient les auteurs, information sur leurs liens d intérêts Transparence des sources de financement Les supports issus de la presse scientifique respectent les critères de qualité c. Transparence et expertise des intervenants : Liens d intérêt portés à la connaissance de tous les participants en début de programme Expertise reconnue et portée à la connaissance des participants d. Traçabilité de l engagement des professionnels : Il est demandé au professionnel de : Décrire son implication dans le programme de DPC en renseignant chaque année un bilan individuel et annuel d activité Pouvoir justifier des actions/activités entreprises : pièces justificatives en relation avec le programme et susceptibles d être demandées (attestation de présence, CR de réunion, fiche de suivi des actions d amélioration 3. Les méthodes de DPC : 1 Approche pédagogique ou cognitive 1.1 Formation en groupe : (en présentiel - congrès scientifique, séminaire, colloque, journée, atelier, formation interactive, formation universitaire ) 1.2 Formation individuelle : (en présentiel en e-learning diplômante ou certifiante ) 2 Approche analyse des pratiques (APP) Gestion des risques : RMM, CREX, REMED, analyse de processus, analyse des modes de défaillance et de leurs effets Revue de dossiers et analyse de cas : groupe d analyse des pratiques, staff, RCP, revue de pertinence Indicateurs : suivi d indicateurs, registre, observatoire, base de données, audit clinique Analyse des parcours de soins : chemin clinique, patients traceurs Analyse de parcours professionnel : bilan de compétences 3 Approche intégrée à l exercice professionnel : gestion des risques en équipe, exercice coordonné protocolé 4 Dispositifs spécifiques : accréditation des médecins exerçant une spécialité ou une activité à risque, accréditation des laboratoires de biologie médicale, programme d éducation thérapeutique, protocole de coopération, FPTLV 5 Enseignement et recherche : publication, recherche clinique, maitrise de stage, formateur pour des activités DPC 6 Simulation : session de simulation en santé, test de concordance de script 4. Les acteurs internes :

6 6 BUREAUX DE POLES CTE DAM CME COMMISSION DPC SERVICE DE FORMATION CONTINUE DIRECTION QUALITE CLIN COMISSION FORMATION La CME et son président ont un rôle central : Ils contribuent à l élaboration de la politique d amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins Ils proposent les programmes d actions Ils donnent un avis sur le plan de formation Ils suivent les actions de DPC mise en œuvre dans l établissement Autres acteurs internes : Direction des soins DRH CSIRMT /

7 7 5. Les organismes de DPC (ODPC) : a. Organismes externes : Les organismes de formation ayant été enregistrés et non évalué défavorablement par les Comités Scientifiques Indépendants des professions concernées (médecins, chirurgiens dentistes, pharmaciens, sages femmes) ou par la Commission scientifique du HAUT Conseil des professions paramédicales peuvent proposer des programmes de DPC Ils respectent toutes les modalités décrites dans ce guide. Ils délivrent les attestations de DPC en tant qu ODPC b. Le CH de Mayotte : Au 31 décembre 2014, il été enregistré favorablement pour les professions paramédicales, les médecins, les pharmaciens. Il est en attente d un enregistrement pour les chirurgiens dentistes. Il respecte toutes les modalités décrites dans ce guide, le COPIL y veille. Il délivre ses propres attestations de DPC lorsque les actions sont organisées par le CH et validées en COPIL. 6. Les «attestations de suivi DPC» : Une attestation conforme à l arrêté de juillet 2013 est délivrée par l organisme en fin de formation. L ODPC doit la transmettre chaque année à l ordre du praticien concerné. L ordre des pharmaciens a un lien de DPC à utiliser pour faciliter les transmissions des attestations de DPC [email protected]. 7. Les «preuves de suivi DPC» : Le praticien garde les preuves de suivi de DPC lorsqu il suit une formation dans un organisme DPC externe et transmet un double de son attestation à la cellule DPC de son établissement qui le transmettra à l ANFH pour valider la prise en charge. Elles sont archivées au service formation continue du CHM lorsque la formation DPC est organisée («portée») par le CHM (fiches de présence à un staff, compte rendu, charte) 8. Comment valider son obligation annuelle et individuelle de DPC : En participant à un programme de DPC proposé par un ODPC En participant en tant que formateur à un programme de DPC dans les conditions définies dans la fiche HAS validée par les Commissions scientifiques

8 LES BUDGETS DE FORMATION MEDICALE 8 1. Les établissements publics hospitaliers ont l obligation de consacrer un budget pour la formation médicale continue de : 0,5 % de la masse salariale des praticiens hospitaliers pour les CHU 0,75 % de la masse salariale des praticiens hospitaliers pour les CH L ANFH (Association nationale de la fonction publique hospitalière) est l OPCA (organisme paritaire collecteur agréé) des établissements de la FPH Elle gère la collecte et la gestion des établissements adhérents Le CH de Mayotte a fait le choix d adhérer à l ANFH et cotise conformément aux règles définies par l ANFH Donc : Le budget consacré à la formation médicale au CHM se décline de la façon suivante : ENVELOPPE DPC ENVELOPPE HORS DPC % de cotisation d l établissement % géré par l ets si cotisation à taux partiel Soit un total de 0,75 % Co-Gestion par l ANFH Gestion par le CHM Gestion centralisée au service de formation continue du CHM Mais : Sur la cotisation collectée par l ANFH : Revient au CHM : Reste à l ANFH : Mutualisation de 2 % : - Aide aux petits établissements de moins de % de la cotisation salariés - Enveloppe de continuité territoriale pour les DOM - Financement spécifique pour les PADHUE Frais de gestion de 3 %

9 9 2. La contribution pharmaceutique L industrie pharmaceutique contribue à la formation médicale. L ANFH avec la convention signée avec l OGDPC en gère les fonds. A la suite d un départ en formation validé, un «abondement» de 2990 maximum par programme DPC est déclenché, Il est versé par l ANFH sous réserve du respect des éléments présentés précédemment (programme DPC terminé, attestation DPC transmise et dossier soldé). Il vient abonder l enveloppe DPC, favorisant ainsi d autres départ en formation. Attention : les dossiers des pharmaciens et des odontologues ne génèrent pas d abondement de l industrie pharmaceutique. 3. Aide à la continuité territoriale : Le CDPCMH instance Nationale médicale de l ANFH accorde aux établissements ultra-marins exclusivement une enveloppe spécifique en raison des frais importants liés aux déplacements des stagiaires en formation (Pour information en 2014 = l enveloppe était de 4322 ). 4. Les PADHUE Ils n émargent pas sur l enveloppe de formation DPC de l établissement car ils n ont pas d obligation de DPC Ils peuvent émarger sur l enveloppe hors DPC Le CDPCMH accorde également une enveloppe spécifique pour aider à la mise en œuvre de leurs participation à des programmes DPC (pour information en 2014 = l enveloppe était de 1100 ). 5. Le principe de répartition des fonds du DPC dans l établissement (date d effet. suite à CME du..) En 2013 et 2014, un forfait de 1900 par médecin avait été défini par la direction des Affaires médicales En 2015 : Ce forfait sera appliqué uniquement sur les frais de déplacements/hébergement (sous réserve du respect des règles de remboursement et de la production des justificatifs) Les frais pédagogiques seront pris en charge dans la mesure où la totalité des frais liés à la formation ne dépasse pas 2990 par dossier. L excédent serait à la charge du praticien. 6. Les règles de remboursement des frais de déplacement/hébergement Elles sont fixées par l arrêté du 3/07/ ,25 par repas 60 par coucher Frais de transport sur la base des transports en commun 2 e classe et avion tarif économique

10 10 LE PLAN DE FORMATION DEFINITION Le plan de formation regroupe toutes les actions de formation retenues par l établissement en fonction de ses orientations stratégiques, des besoins et aspirations en développement des compétences individuelles et collectives des praticiens hospitaliers.. RECENSEMENT DES BESOINS EN FORMATION 1 - Chaque année, entre le 1er mai et le 15 septembre, les praticiens hospitaliers émettent leurs souhaits/besoins en formation pour l année suivante (n+1) sur une fiche spécifique (voir annexe) qu ils remettent à leur chef de pôle 2 - Le chef de pôle étudie la demande et donne un avis (favorable ou non) sur la fiche. L avis repose sur différents critères : Intérêt de la demande pour le praticien Intérêt de la demande pour le service et/ou pour le pôle Nombre de départ demandé par le praticien sur la même année Budget disponible ou non selon l enveloppe budgétaire concernée 3 - Toutes les demandes de tous les pôles sont adressées au service formation continue avant le 15 septembre de chaque année 4 - Les services de formation continue : a. Vérifie les demandes : o Dossier complet ou non : programme, nombre de jours, lieu, coût o Si dossier DPC : notification impérative des 2 approches : COGNITIVE et APP b. Constitue les dossiers c. Convoque et organise la commission de formation médicale d. Assure l organisation administrative, logistique : inscription auprès de l organisme si le patricien ne l a pas fait, achat des billets d avion, information etc e. Assure l enregistrement auprès de l ANFH lorsqu il s agit d une action DPC f. Assure le suivi au retour du praticien : remboursement des frais, sur production des justificatifs uniquement, g. Renseigne les tableaux de bord, gère les budgets, suit les «abondements», édite les bilans annuels Le service formation continue est chargé également d organiser les COPIL DPC 3 fois par an.

11 11 LA COMMISSION DE FORMATION MEDICALE DEFINITION Elle ne présente pas de caractère réglementaire mais relève d une initiative locale de l établissement tendant à favoriser une cohérence et une transparence autour de la formation médicale. Elle est une émanation de la commission médicale d établissement (CME) pour ses attributions en matière de formation. COMPOSITION Les membres sont : Le président de la CME et/ou son représentant Les chefs de pôle Le directeur de l établissement Le directeur des affaires médicales et/ou l attaché d administration hospitalière des affaires médicales La responsable formation et l adjoint des cadres chargées de la formation médicale Renouvellement des membres : tous les 4 ans COMPETENCES La commission est consultée sur : CALENDRIER La politique de formation : orientations de l établissement en terme de besoins en formation, règles internes Le domaine stratégique : répartition budgétaire, procédures de formation, examen du plan, choix des actions, Le domaine technique : outils et supports méthodologiques ou d information. S il y a des actions collectives, cahiers des charges, sélection des prestataires, évaluation des actions. 2 réunions par an : mars/avril novembre En mars/avril : - Bilan de l année n -1 - Avis sur la politique formation médicale et communication sur les orientations de l année n+1 - Avis sur la répartition budgétaire de l année n+1 DPC et HORS DPC En novembre : - Avis sur le plan de formation médicale de l année n + 1 Avis sur les demandes de formations DPC et HORS DPC - Avis sur les budgets DPC et FMC de l année n + 1

12 12 LE COMITE DE PILOTAGE (COPIL) DU DPC DEFINITION Il ne présente pas de caractère réglementaire mais relève d une initiative locale de l établissement tendant à favoriser une cohérence et une transparence autour de la formation médicale et du DPC. Il traite de l ensemble des DPC médicaux et para médicaux COMPOSITION Les membres sont : Le vice président de la CME + 1 autre représentant de la CME Un représentant des pharmaciens Un représentant des chirurgiens dentistes Le directeur des affaires médicales Le directeur de la qualité ou son représentant Le médecin responsable de la gestion des risques Un cadre de pôle Le responsable du service de formation continue La gestionnaire administrative des formations médicales Selon les programmes, des experts peuvent être invités aux réunions du groupe de pilotage Renouvellement des membres : tous les 4 ans COMPETENCES Identification des actions ou dispositifs potentiellement éligibles au DPC au sein de l établissement Accompagnement des professionnels dans l élaboration des programmes DPC Vérification de la recevabilité des programmes selon les modalités de l HAS Validation des programmes élaborés Validation des intervenants Coordination et renforcement des synergies existantes entre directions CME Chefs de pôle professionnels Suivi des programmes et liens avec l OGDPC Mise en œuvre permanente et suivi des plans de communication interne CALENDRIER 3 réunions par an (avant les commissions de formation médicales) : mars/avril novembre (à réajuster selon les besoins)

13 13 LES FICHES PRATIQUES Fiche n 1 : Présentation du budget prévisionnel - plan 2015 FMC et DPC Fiche n 2 : Fiche de demande de formation DPC ou FMC - plan 2016 Fiche n 3 : Composition du Comité de pilotage (COPIL) DPC et son rôle - juin 2014 Fiche n 4 : de présentation d un programme Fiche n 5 : Grille de validation scientifique et pédagogique des programmes DPC Fiche n 6 : Fiche de suivi des stages (objectifs de stage nécessaires en cas de DPC)

14 14 Fiche pratique n 1 Centre Hospitalier de Mayotte Direction des Affaires Médicales Budget prévisionnel Plan de formation 2015 DPC et HORS DPC EXEMPLE PÖUR LE PLAN 2015 DPC (gestion par l'anfh) Hors DPC (budget H) Budget prévisionnel Cotisation x % de la masse salariale MONTANT Provision x % de la masse salariale Montant Soit un total de 0,75 % de la masse salariale XXXXX La Répartition de la Cotisation ANFH Cotisation du CHM = Retour à l ets de 95 % de la cotisation = xxxxx Ce budget est actualisé mensuellement au regard des évolutions de la masse salariale Cotisation 2 % de la mutualisation (gestion ANFH) soit en 2015 xxxxxx - - Aide aux petits établissements de moins de 10 salariés - - Enveloppe de continuité territoriale pour les DOM Abondement de la contribution de l industrie pharmaceutique L'abondement complète le budget au fur et à mesure des dossiers pris en charge. Il est fixé à par médecin et par programme. Les dossiers des pharmaciens et odontologues ne génèrent pas d'abondement de l'industrie pharmaceutique. Cotisation 3 % consacrés aux frais de (gestion ANFH soit en 2015 xxxxxxx - Frais de structure - Logiciel de gestion GESFORM par exemple En synthèse, le budget prévisionnel de 2015 peut se constituer de : Plan de formation : xxxx% DPC + xxxxx % HORS DPC) = xxxxxxxxx + Report éventuel de budget n - 1 non utilisé + Les abondements déclenchés par des programmes DPC conformes (2990 par programme) + Une aide spécifique à la continuité territoriale + Un financement spécifique pour les PADHUE

15 15 Fiche pratique n 2 Fiche de Recueil des besoins individuels de formation FORMATION MEDICALE (DPC et HORS DPC) Plan de Formation année.. A retourner avant le 15 septembre. au Service de Formation Continue Nom :. Prénom : Grade :.. PH PH prioritaire Autre praticien date de fin de contrat Service/Pôle :... Date d entrée au CHM : / / / Intitulé de l action de formation demandée pour le plan :.. Action DPC : OUI NON Pour les actions qui peuvent valoir DPC remplir impérativement les 3 parties ci dessous : Ce sont les prérequis à l examen de votre demande de formation Attention : votre demande sera rejetée si tous les éléments ne sont pas précisément mentionnés Organisme de formation N ODPC :. Lieu de la formation Dates de la formation Durée de la formation Date(s) de départ et de retour souhaitée(s) Coût pédagogique. Merci de joindre impérativement le programme et les modalités administratives 1 -Acquisition ou approfondissement de connaissances (volet formation) : Méthode : Objectifs pédagogiques. 2 - Analyse des pratiques professionnelles (volet APP) : Suivant les méthodes validées par la HAS (voir au dos) Méthode(s) vous pouvez présenter une ou plusieurs méthode, voir au dos :.. Présentation de la mise en œuvre :..... Date(s) prévisionnelle(s) de la mise en œuvre.. Date : Signature du médecin : Suite au verso

16 16 Avis du chef de pôle Avis favorable DPC Avis défavorable DPC Avis favorable HORS DPC Avis défavorable HORS DPC Observations : Nom du chef de pôle :... Date :.Signature : Date de réception au service formation :. N d enregistrement :.. Pour vous aider à remplir ce document et à tracer votre implication dans un parcours DPC Liste des méthodes HAS utilisables dans le cadre du DPC 1 Approche pédagogique ou cognitive 1.3 Formation en groupe : (en présentiel - congrès scientifique, séminaire, colloque, journée, atelier, formation interactive, formation universitaire Formation individuelle : (en présentiel en e-learning diplômante ou certifiante ) 2 Approche analyse des pratiques 2.1 Gestion des risques : RMM, CREX, REMED, analyse de processus, analyse des modes de défaillance et de leurs effets 2.2 Revue de dossiers et analyse de cas : groupe d analyse des pratiques, staff, RCP, revue de pertinence 2.3 Indicateurs : suivi d indicateurs, registre, observatoire, base de données, audit clinique 2.4 Analyse des parcours de soins : chemin clinique, patients traceurs 2.5 Analyse de parcours professionnel : bilan de compétences 3 Approche intégrée à l exercice professionnel : gestion des risques en équipe, exercice coordonné protocolé 4 Dispositifs spécifiques : accréditation des médecins exerçant une spécialité ou une activité à risque, accréditation des laboratoires de biologie médicale 5 Enseignement et recherche : publication, recherche clinique, maitrise de stage, formateur pour des activités DPC 6 Simulation : session de simulation en santé, test de concordance de script Pour votre information : Forfait hébergement : 60 petit déjeuner compris Forfait repas : 15, 25

17 17 Fiche n 3 Réf : DRH/FC/DPC PROGRAMME DE DPC Page :../.. «Service rédacteur» Date : REDACTEUR VALIDEUR ENREGISTREMENT COPIL DPC THEMES TRAITES SELON LES ORIENTATIONS CONSTAT DE DEPART LES OBJECTIFS DU PROGRAMME DE DPC LISTE DES PUBLICS CIBLES (PAR CATEGORIES PROFESSIONNELLES ET PAR MODE D EXERCICE)

18 18 METHODES ET MODALITES VALIDEES PAR LA HAS 1 Approche pédagogique ou cognitive :. 2 Approche Analyse des pratiques :.. LES ELEMENTS DE TRACABILITE RELATIFS A LA PARTICIPATION DES PROFESSIONNELS AU PROGRAMME DPC LES MOYENS MIS EN ŒUVRE ATTESTANT DE LA RECHERCHE DE LA VALIDITE ET DE L EFFICACITE DES PROGRAMMES DUREE DU PROGRAMME Date de début : Date de fin :

19 19 Fiche n 4 DRH/DAM/service FC N du programme : Présenté par : GRILLE DE VALIDATION SCIENTIFIQUE ET PEDAGOGIQUE DES PROGRAMMES DPC 1 - Deux des phases obligatoires sont présentes : OUI NON 2 Adéquation du programme avec l exercice OUI NON professionnel 3 Indépendance financière des intervenants OUI NON Si NON à 1 2 ou 3 : le projet est rejeté Si OUI : le projet est évalué à l aide des critères ci-dessous Echelle de notation de 0 à 3 (0 = faible, 1 = médiocre, 2 = bon, 3 = excellent) et une pondération des items Note de 0 à 3 Coefficient Résultat 1 - Qualité scientifique du programme : adéquation avec les 4 recommandations de la HAS ou de l AFSSAPS ou des sociétés savantes 2 Existence d une grille d évaluation du contenu de la formation 4 et des méthodes pédagogiques des intervenants par les participants 3 Qualité des intervenants (CV et déclaration d indépendance 4 financière impérativement) 4 Faisabilité du programme (adéquation au public visé) 4 5 Adéquation des méthodes pédagogiques 4 6 Identification des perspectives d amélioration des pratiques 4 7 Présence d une évaluation à priori 3 8 Présence d une évaluation à postériori 3 NOTE GLOBALE SUR 30 Projet validé par le COPIL : CONCLUSION Projet validé par le COPIL avec recommandation : Projet rejeté par le COPIL : Pour chaque projet, l argumentaire doit être rédigé avec soin, que le programme soit validé ou Rejeté Date : Nom et signature du président du COPIL.

20 20 Fiche n 5 Centre Hospitalier de Mayotte «Service DAM/Formation continue» ATTESTATION DE PARTICIPATION À UN PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT PROFESSIONNEL CONTINU I. Participant Nom :... Nom de naissance (si différent du nom) :... Prénom :... Date de naissance :... Adresse d exercice principal :... Adresse électronique (facultatif) :... Profession : Médecin - Dentiste ou Chirurgien-dentiste - Pharmacien - Sage-femme Mode d exercice dominant : salarié libéral - mixte - service de santé des armées II. Numéro RPPS ou ADELI No RPPS :... ou No ADELI :... A remplir si le professionnel est enregistré au répertoire partagé des professionnels de santé (RPPS) ou au répertoire ADELI (arrêté du 27 mai 1998 Journal officiel du 17 juillet 1998). III. Conditions de participation Programme pluriannuel (oui/non) : en cours : Date de début :... Date de fin (si en cours date envisagée) : Année(s) civile(s) de participation :... L attestation est délivrée au professionnel de santé et transmise à l entité en charge du contrôle au titre de chaque année civile. IV. Organisme de DPC Nom/sigle... Adresse... No enregistrement OGDPC... V. Programme de développement professionnel continu

21 21 Intitulé du programme :... Orientation nationale dans laquelle le programme s inscrit... Orientation régionale dans laquelle le programme s inscrit (préciser la région)... Préciser l année ou l arrêté auquel cette orientation fait référence :... Nom du responsable de l organisme de DPC :... Atteste que le professionnel de santé a participé au programme de DPC susmentionné. Fait à..., le... Nom du directeur de l établissement : Cachet et signature

22 22 Service FC/DRH/DAM FORMATION CONTINUE MEDICALE FICHE DE SUIVI DES STAGES PERSONNEL MEDICAL Nom du professionnel :..Prénom :. Service : Statut : Lieu du stage :... Adresse de l établissement :.. Service d accueil :. Nom du directeur : (impératif pour établir la convention) :.. Date du stage :... Nom de la personne encadrant le stage : (tuteur, référent )... Un stage par comparaison peut valider un DPC s il réunit toutes les conditions de ce document et transmission au service de formation continue pour traçabilité. DPC : OUI NON LES OBJECTIFS GENERAUX DU STAGE (ou programme) : LES OBJECTIFS SPECIFIQUES DU STAGE :

23 23 LES PROCEDURES 1 Le Comité de Pilotage Organisation validée en Procédure «Dispositifs de communication des règles des liens d intérêt aux participants» 3 Procédure «Modalités de sélection des concepteurs d actions DPC» 4 Procédure «Dispositif de contrôle de la qualité des programmes DPC»

24 24 Centre Hospitalier de Mayotte Service de formation continue LE COMITE DE PILOTAGE (validé en 2014) DPC (Développement Professionnel Continu) Médical et Paramédical 1 Les membres du comité de pilotage : - 2 représentants de la CME - 1 cadre de pôle - Le directeur de la qualité ou son représentant - Le responsable de la gestion des risques - La responsable formation - L adjoint des cadres chargée de la formation médicale + COPIL élargi : un Pharmacien et un chirurgien dentiste Le COPIL DPC se réserve la possibilité de convier toutes ressources expertes au regard de l ordre du jour. 2 Le rôle du Comité de pilotage - Identifier les actions ou dispositifs potentiellement éligibles au DPC au sein de l établissement - Accompagner les professionnels dans l élaboration des programmes DPC - Valider les programmes élaborés et présentés selon les modalités de l HAS - Coordonner et renforcer les synergies existantes entre direction CME direction des soins direction des ressources humaines chefs de pôle professionnels médicaux et non médicaux - Suivre les programmes et faire les liens avec l OGDPC - Assurer un plan de communication interne permanent 3 - Les réunions du Comité de pilotage 3 par an Mars/avril : Bilan annuel Orientations annuelles sur les actions DPC Etude et validation des actions DPC présentées par les pôles et à enregistrer sous le numéro OPDC du CHM Juin/juillet : Etude et validation des actions DPC présentées par les pôles et à enregistrer sous le numéro OPDC du CHM Novembre/ Décembre : Plan de formation année n+1 Avis - Etude et validation des actions DPC présentées par les pôles et à enregistrer sous le numéro OPDC du CHM Validation : 20 juin 2014

25 25 «Procédure» Centre Hospitalier de MAYOTTE «Service DRH/Formation continue» «Liens d'intérêt : dispositif de communication des règles aux participants DPC» Version : 1 Classement Biblioweb : Rédaction, le 10/12/2013 Validation, le 06/02/2014 Enregistrement qualité Nom, Prénom, Fonction, Signature Christiane Moiroud Cadre supérieur de santé Responsable de formation Nom, Prénom, Fonction, Signature Frédéric Lecenne DRH : Jean guillaume Platon DAM : Secteur(s) Formation continue DIFFUSION Générale Spécifique x OGDPC Direction générale DRH DAM COPIL DPC Destinataire(s) Table des matières 1- Objet de la procédure Domaine d application Responsabilités Documents de référence Définitions et abréviation Description du processus de réalisation d un document qualité Objet de la procédure Elle a pour objectifs de déterminer : - Les moyens mis en œuvre pour informer les participants (formateurs, intervenants, animateurs ) sur d éventuels liens d intérêt susceptibles d influencer d une façon ou d une autre une intervention (formation, séminaire, animation ) réalisée au Centre Hospitalier de Mayotte et inscrite au DPC. Elle est un gage de transparence qui participe directement à la qualité et à la crédibilité de l information délivrée. 2- Domaine d application Un conflit d intérêt existe lorsque le jugement, les décisions ou les interventions d un professionnel sur un sujet d intérêt principal risque d être modifié par un intérêt secondaire. (L intérêt secondaire pour un intervenant, retenu pour diffuser une information validée scientifiquement et de qualité sur un produit de santé, serait de percevoir une rémunération ou un avantage en nature de la part du fabricant ou du vendeur, ceci risquant d altérer la diffusion de l information. Sont notamment considérés comme liens d intérêt : - les rémunérations : salaire, honoraire, rémunération boursière,

26 26 - Les avantages financiers ou en nature : cadeaux, frais de déplacements, frais de congés, matériel médical ou informatique... - La détention de participations financières : actions, obligations, de la part d un organisme privé, industriel ou commercial qui pourrait tirer profit ou désavantage de la prise de parole ou des documents remis aux participants durant l intervention ou le séminaire. La procédure s applique à tous les professionnels au Centre Hospitalier de Mayotte : - personnel médical (médecins, pharmaciens, dentistes, sages femmes) - et paramédical, ayant à intervenir dans le domaine d un programme pédagogique organisé sous la responsabilité de la direction (générale, DRH et/ou DAM) mis en œuvre par le service de formation continue et inscrit sur le site de l OGDPC. 3- Responsabilités Le professionnel concerné renseigne et signe une déclaration sur l honneur qui l engage vis-à-vis de l établissement, de l OGDPC, de l HAS, du conseil de l ordre pour les professionnels concernés. Le comité de pilotage DPC du centre Hospitalier valide les attestations. Il est composé des membres suivants : - 2 représentants de la CME - Le médecin responsable de la gestion des risques - 1 cadre de pôle - La responsable formation - La gestionnaire formation des affaires médicales - Le directeur qualité ou son représentant Le COPIL DPC se réserve la possibilité de convier toutes ressources expertes au regard de l ordre du jour. 4- Documents de référence - Déclaration d intérêt (modèle type de l OGDPC, cf doc joint) - Loi OGDPC n du 21 juillet Arrêté du relatif à la composition du dossier de demande d enregistrement en qualité d organisme DPC et du dossier d évaluation. 5- Définitions et abréviation - DPC : Développement professionnel continu - OGDPC : Organisme gestionnaire du développement professionnel continu - COPIL : Comité de pilotage - CME : Commission médical d établissement - DRH : Direction des ressources humaines - DAM : Direction des affaires médicales 6- Description du processus de réalisation d un document qualité Que la demande de participer, d intervenir ou d animer un programme pédagogique soit faite par l intéressé, par une Direction ou par le service de formation continue du centre hospitalier : 1 - Le (la) Responsable du Service de Formation Continue expose à l intéressé les liens qui pourraient influencer son intervention.

27 27 2 L intéressé rempli le formulaire intitulé par l OGDPC «Déclaration d intérêt» et le signe. En cas de doute sur des situations susceptibles d être incompatibles avec sa participation, il peut saisir pour avis le Président de la CME ou un des deux représentants du COPIL. Il a l obligation de signaler dans un délai d un mois, tout changement de situation susceptible de modifier sa déclaration. 3 - Les déclarations sont présentées en comité de pilotage DPC qui se réunit une fois par trimestre. Le COPIL s assure du respect des «non conflits d intérêts», valide la participation de l intéressé à un programme ODPC puis donne son accord pour l inscription du programme sur le site de l OGDPC. 4 Le (la) Responsable du Service de Formation Continue conserve et archive les déclarations en version papier et version informatisée au service de la formation continue. Il (elle) produit un tableau de bord annuellement sur lequel sont recensées toutes les déclarations, il présente ce tableau de bord au COPIL. Il conserve le PV de toutes les séances.

28 28 «Procédure» Centre Hospitalier de MAYOTTE «Modalités de sélection des concepteurs de programmes ODPC :» «Service DRH/Formation continue» Version : 1 Classement Biblioweb : Rédaction, le 10/12/2013 Validation, le 06/02/2014 Enregistrement qualité Christiane Moiroud Cadre supérieur de santé Responsable de formation Nom, Prénom, Fonction, Signature Frédéric Lecenne DRH Jean Guillaume Platon DAM Secteur(s) Formation Continue DIFFUSION Générale Spécifique x Destinataire(s) OGDPC Direction générale du Centre Hospitalier DRH DAM COPIL DPC Table des matières 1- Objet de la procédure Domaine d application Responsabilités Documents de référence Définitions et abréviation Description du processus de réalisation d un document qualité Objet de la procédure Elle a pour objectifs de déterminer : - Les modalités de sélection des concepteurs des programmes de formation répertoriées sous le terme de DPC (développement professionnel continu) enregistrés sur le site de l OGDPC. Elle est un gage de transparence qui participe directement à la qualité et à la crédibilité de l information délivrée. 8- Domaine d application La procédure s applique aux concepteurs de programme de formation continue : Définition synthétique Concevoir, mettre en œuvre et évaluer des dispositifs de formation selon différents processus d acquisition (stages, formation en ligne, formation ouverte et à distance, tutorat ), concevoir l ingénierie éducative, administrative et financière de ces dispositifs.

29 29 Activités Analyse des besoins des publics concernés et définition des modalités pédagogiques adaptées Conception de parcours de formation selon la modalité la plus adaptée (parcours individualisé, présentiel et/ou à distance), élaboration des contenus, du déroulement et des supports pédagogiques Prospection et recherche de marchés Rédaction d appels d offres, dépouillement et évaluation des prestations proposées Réponse à des appels d offres Identification et recrutement des formateurs Mise en œuvre des actions de formation Évaluation des dispositifs de formation et de la qualité des enseignements Savoir-faire Utiliser les méthodes appropriées de l ingénierie de formation et de l ingénierie pédagogique Travailler en mode projet Négocier, établir et gérer un budget Passer un marché et suivre son exécution Connaissances Droit et financement de la formation Environnement professionnel Transmission des savoirs Règles en matière d achat public Techniques et outils d évaluation 9- Responsabilités Le concepteur principal est garant de la qualité de tous les programmes enregistrés sur le site. Les co-concepteurs engagent également leur responsabilité sur le contenu, le déroulé pédagogique et les outils. Le comité de pilotage DPC du Centre Hospitalier programmes, documents et curriculum produits. a une obligation de supervision de tous les Le Comité de pilotage est composé des membres suivants : - 2 représentants de la CME - Le médecin responsable de la gestion des risques - La coordinatrice des soins - 1 cadre de pôle - La responsable formation - La gestionnaire formation des affaires médicales Le concepteur et les co-concepteurs travaillent sur proposition de la direction, des formateurs médicaux et para médicaux ou directement à partir des besoins des professionnels et de l institution. Ils s appuient sur les programmes proposés par les formateurs, les animateurs, les intervenants. Ils s appuient sur le plan de formation de l établissement validé en CTE Ils s appuient sur les orientations nationales Ils s appuient sur les orientations régionales Les programmes sont ensuite proposés au comité de pilotage DPC du centre Hospitalier qui en assure une relecture, une analyse et les valide à l aide de la grille de validation scientifique. Le concepteur au centre hospitalier de Mayotte a un profil d ingénieur formation Les co-concepteurs sont des professionnels médicaux, chaque catégorie professionnelle est représentée : médecins, pharmaciens, dentistes, sages femmes. 10- Documents de référence

30 30 - Loi OGDPC n du 21 juillet Arrêté du relatif à la composition du dossier de demande d enregistrement en qualité d organisme DPC et du dossier d évaluation. - Procédure «liens d intérêts : dispositif de communication des règles aux participants DPC» 11- Définitions et abréviation - DPC : Développement professionnel continu - OGDPC : Organisme gestionnaire du développement professionnel continu - COPIL : Comité de pilotage - CTE : Comité technique d établissement - DRH : Direction des ressources humaines - DAM : Direction des affaires médicales 12- Description du processus de réalisation d un document qualité 1 - Le (la) Responsable du Service de Formation Continue du Centre Hospitalier conçoit le programme de formation sur demande de l établissement ou d un formateur, animateur ou intervenant. 2 Il prend appui sur l expertise des co-concepteurs «formateurs» pressentis avec qui il affine le contenu, le déroulé et les outils pédagogiques. 3 Les formateurs fournissent leur CV sur lequel ils présentent leurs compétences pédagogiques et leur(s) expérience(s) dans le (s) domaine(s) requis. 4 Les concepteurs et les formateurs complètent, signent et transmettent le document de déclaration de liens d intérêt. 5 Le concepteur présente les propositions au COPIL qui se réunit une fois par trimestre au Centre Hospitalier. 6 Le COPIL s assure du respect du programme et valide son inscription sur le site de l OGDPC. 7 Tous les programmes sont conservés en version papier et version informatisée au service de la formation continue du Centre Hospitalier, pour le temps de leur durée d utilité administrative (règles de gestion des archives hospitalières)

31 31 «Procédure» «Dispositif de contrôle de la qualité des programmes DPC» Centre Hospitalier de MAYOTTE «Service DRH/Formation continue» Version : 1 Classement Biblioweb : Rédaction, le 5/02/2015 Validation, le 19/11/2014 Enregistrement qualité Christiane Moiroud Cadre Supérieur de Santé Responsable Formation Nom, Prénom, Fonction, Signature Mme Aurélie Boiron Zéli DRH Secteur(s) Service de Formation Continue/DRH DIFFUSION Générale Spécifique x Destinataire(s) Direction Générale du Centre Hospitalier DRH DAM Table des matières 1- Objet de la procédure Domaine d application Responsabilités Documents de référence Définitions et abréviations Description du processus Objet de la procédure Elle a pour objectifs de décrire : - Les critères et indicateurs des mesures d impact des programmes DPC - Le dispositif de contrôle de la qualité des programmes DPC 14- Domaine d application La procédure s applique à tous les programmes DPC élaborés par l établissement Définition synthétique Concevoir les critères et les indicateurs permettant de mesurer l impact des programmes de formation en DPC ainsi que le dispositif de contrôle de la qualité. 15- Responsabilités Le directeur de l établissement ainsi que les membres du Comité de pilotage du DPC sont responsables et garants de la qualité des programmes DPC 16- Documents de référence - Loi OGDPC n du 21 juillet Arrêté du relatif à la composition du dossier d enregistrement et du dossier d évaluation - Procédure du du CHM «Conception de programmes ODPC : modalités de sélection»

32 32 - Procédure du 6/02/2014 du CHM «Liens d intérêt : dispositif de communication des règles aux participants DPC» 17- Définitions et abréviation - DPC : développement professionnel continu - FMC : Formation médicale continue - FC : formation continue - CSI : Conseil scientifique indépendant - EPP : évaluation des pratiques professionnelles - APP : Analyse des pratiques professionnelles - OGDPC : organisme gestionnaire du DPCDRH : direction des ressources humaines - ODPC : organisme de DPC - HAS : Haute autorité de santé - OPCA : Organisme Paritaire collecteur Agréé 18- Description du processus 1- Le comité de pilotage (COPIL) du centre Hospitalier est garant de la qualité de tous les programmes enregistrés sur le site de l ODPC 2- Les membres du COPIL sont au nombre de 7 permanents et 2 à titre d expertise 2 représentants de la CME Le médecin responsable de la gestion des risques 1 cadre de pôle La responsable formation La gestionnaire formation des affaires médicales Le directeur qualité ou son représentant Et selon les programmes à valider : - Un chirurgien dentiste - Un pharmacien - Autres invités selon l ordre du jour 3- Le concepteur principal et les co- concepteurs engagent leur responsabilité sur le contenu et les avis émis. 4- Les programmes sont étudiés 3 fois par an lors de la réunion des membres du COPIL. 5 L analyse se fait à l aide d une grille de validation scientifique et pédagogique (voir annexe). Elle est soumise à différents critères : - La vérification que le programme comporte bien les 2 phases obligatoires : une approche cognitive et une analyse des pratiques. - La vérification que le programme est bien en adéquation avec l exercice professionnel (et la faisabilité du programme). - L adéquation avec les méthodes utilisables validées par l HAS (et avec les recommandations de l HAS ou de l AFSSAPS ou des sociétés savantes). - L identification des perspectives d amélioration des pratiques professionnelles : La présence d une méthode de recueil des données simples d utilisation et la présence d une procédure d analyse des données de restitution identifiée. - La qualité des intervenants et leur indépendance financière. - La pertinence de références bibliographiques.

33 33 6 Le COPIL DPC délivre ses conclusions : Le programme peut être validé : les personnes à l origine de la demande en sont informées, les documents sont numérotés et enregistrés. Le programme peut être validé mais des recommandations peuvent être émises : les recommandations sont consignées sur la grille de validation, les personnes à l origine de la demande en sont informées par écrit et invitées à modifier si nécessaire le programme ou à se conformer aux recommandations. Le programme peut être rejeté : l argumentaire est consigné avec soin par écrit, les personnes à l origine de la proposition de programme sont informées par écrit. 7 Annexe Grille de validation scientifique et pédagogique des programmes DPC.

34 GLOSSAIRE ET CONTACTS GLOSSAIRE CDPCMH : Conseil du Développement Professionnel Continu Médical Hospitalier FMC : Formation médicale continue DPC : Développement professionnel continu EPP : Evaluation des Pratiques Professionnelles APP : Analyse des Pratiques professionnelles ODPC : organisme de développement professionnel continue OGDPC : Organisme gestionnaire du développement professionnel continu CSI : Commission scientifique indépendante DAM : Direction des Affaires médicales PADHUE : Praticien à diplôme hors union européenne FPTLV : Formation professionnelle tout au long de la vie ANFH : Association Nationale de la Formation Hospitalière INFORMATIONS UTILES Service de formation continue du Centre Hospitalier de Mayotte : Responsable Formation (cadre supérieur de santé) : Marie Christine FAUVEL Adresse mail : [email protected] N de téléphone : Poste 3146 Direction des Affaires Médicales : Catherine BARBEZIEUX - BETINAS Mail : [email protected] N de téléphone : ANFH Océan Indien Adresse : 11, Avenue de la grande ourse Saint-Gilles les bains N de téléphone : N de fax : Répertoire national des certifications professionnelles RNCP : Le CHM est enregistré comme Organisme de DPC ODPC pour les médecins et pharmaciens