Référence pour l administrateur

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1 Référence pour l administrateur En partenariat avec ITOP - Documentation ENT V2 : Référence pour l administrateur NetEcole Version du document 1.10 Date de dernière mise à jour 13/10/2011 Rédaction Concepteurs NetEcole Validation ITOP Destinataires Dernières modifications Administrateurs d établissements et animateurs de bassin NetEcole Mises à jour évolutions Principe de l ENT de circonscription + Procédure de saisie de données via Base Elèves

2 Sommaire I. Tour d horizon de la solution 4 a) Points-clés 4 b) La première solution ENT certifiée par l AFNOR et le Ministère 4 c) L interconnexion de la communauté éducative 5 d) Principe de l ENT de circonscription 5 e) Profils utilisateurs pris en compte, et fonctionnalités accessibles 6 f) Infrastructure de déploiement 7 g) Configuration des postes d accès 8 h) Personnalisation de l ENT dans chaque établissement 9 i) Aide en ligne 10 j) Support technique 10 k) NetPlanète, le Club des utilisateurs 10 l) Approche globale de l ENT NetEcole 11 II. Présentation détaillée de l ENT Processus de connexion 12 a) Session de travail d un utilisateur 12 b) Identifiants de connexion et mots de passe 13 c) Cas d un utilisateur ayant plusieurs profils 13 d) Cas d un utilisateur appartenant à plusieurs établissements Circulation générale 14 a) Organisation de l écran 14 b) Menu utilisateur adapté au profil 14 c) Mes liens : accès rapide à ses fonctionnalités favorites Notifications et alertes par mail Page d accueil de l ENT Module Communication - Messagerie 17 a) Messagerie intégrée 17 b) Capacité de la Messagerie Vidage de la messagerie 19 c) Réception des mails ENT en POP, en dehors de l ENT 20 d) Redirection des mails ENT vers une messagerie externe 20 e) Listes de diffusion (ou listes de distribution) 23 f) Désactivation de l option d accessibilité dans Outlook 23 g) Faire en sorte que la messagerie s ouvre dans une seconde fenêtre Applications de vie scolaire : GIBII, Melia 25 a) La notion de connecteurs sur les applications externes 25 b) GIBII : Comment mettre en place un connecteur? 26 c) Comment rétablir un lien vers une application de vie scolaire? Vie scolaire : module intégré de réservation de ressources 27 a) Administration : déclaration des ressources 27 b) Administration : statistiques et listes de réservations de ressources 30 c) Utilisation : réservation d une ressource 32 d) Utilisation : suivi d une ressource par son responsable Vie scolaire : gestion des absences 37 a) Configuration du calendrier scolaire (administrateur, directeur) 37 b) Saisie des appels (enseignant) 37 c) Suivi des élèves, et saisie des absences prévues (enseignant) 38 d) Suivi des absences (élèves et parents) 39 e) Etat des absences (directeur) 39 Référence pour l administrateur 1

3 9. Vie scolaire : gestion des évaluations 40 a) Référentiels de compétences, systèmes de notation (directeur) 40 b) Saisie des évaluations (enseignant) 41 c) Saisie des bulletins (enseignant, directeur) 42 d) Suivi des évaluations (élève, parent) Vie scolaire : suivi du B2i (module intégré) 43 a) Configuration du référentiel de compétences (directeur) 43 b) Feuilles de position des élèves (enseignants, élèves, parents) 43 c) Autoévaluation - Demandes de validation (élèves, enseignants) Vie scolaire : cahier de leçons et carnet de bord 45 d) Le cahier de leçons, vu par l enseignant 46 e) Procédures pas à pas pour l enseignant 48 f) L outil «Carnet de bord» de l enseignant (cahier journal) 53 g) Le cahier de leçons, vu par l élève 55 h) Le cahier de leçons, vu par le parent 55 i) Le cahier de leçons, vu par le personnel de direction 56 j) Le cahier de leçons, vu par l administrateur ENT Mes activités : Agenda personnel Mes activités : Groupes de travail coopératif 60 a) Groupes de travail : Généralités 60 b) Groupes de travail : Partage d informations 62 c) Groupes de travail : Partage de documents 63 d) Groupes de travail : Forum 63 e) Groupes de travail : Administration / Gestion des utilisateurs 63 f) Groupes de travail : Administration / Gestion des rôles Mes activités : Gestion des tâches Espace personnel de documents 66 a) Mes documents : Liens Web 66 b) Mes documents : Images, et Documents Le module Médiathèque (BCD) 67 a) Médiathèque : Agenda 67 b) Médiathèque : Informations 67 c) Médiathèque : Liens Web, Images, Fichiers 67 d) Médiathèques : Ressources Le module Vie de l école Le module Outils Connexion d un lecteur réseau sur un espace de documents Mon profil : options et informations personnelles L éditeur de texte enrichi (forums, panneaux d information ) 76 III. Fonctions d administration de l ENT Rôle et tâches de l administrateur ENT NetEcole Création et mise à jour des comptes via extraction Base Eleves Mise à jour des écoles 78 Personnel Administratif 79 Personnel Non Enseignant 80 Enseignants 80 EnseignantsVacataires 80 Directions 80 Eleves 80 Parents 81 Référence pour l administrateur 2

4 2. Mise à jour de la circonscription 81 Personnel Administratif 81 Personnel Non Enseignant 81 Enseignants 82 EnseignantsVacataires 82 Directions 82 Eleves 82 Parents 83 Inspecteurs Recommandations Création initiale des comptes via un simple fichier Excel Comptes et mots de passe : gestion au quotidien Comptes et mots de passe : traitements par lots et exports Paramétrage établissement : personnalisation du bandeau Paramétrage établissement : personnalisation du menu Paramétrage établissement : droits par profil sur l ENT Paramétrage des modules de vie scolaire intégrés de l ENT Module de statistiques de l ENT 93 IV. Documentation disponible pour l administrateur 96 Annexe I. Droits par défaut pour chaque profil 97 Référence pour l administrateur 3

5 I. Tour d horizon de la solution a) Points-clés Portail web de services scolaires développés spécifiquement pour l école Ensemble intégré d outils pédagogiques et de vie scolaire, à authentification unique Intégration de certains outils déjà existants dans l établissement, via des connecteurs Respect des recommandations du Ministère (SDET, schéma directeur pour les ENT) Solution issue d une complémentarité d expertises et d un travail de terrain Déploiement modulaire et évolutif par établissement Usages et mode opératoire simples, à la portée de tous Pas de maintenance ni de serveurs dans l établissement Pas d installation nécessaire sur les postes clients Administration simplifiée, comptes générés à partir de l annuaire fédérateur La solution existe en version 1 depuis La version 2 est déployée depuis D un point de vue technique, NetEcole s appuie sur des technologies serveur de Microsoft éprouvées : Microsoft Office Server Sharepoint 2007 personnalisé pour l éducation, Windows 2008 Server, SQL Server, Active Directory, ISA Server, Microsoft Exchange, garantissant un socle modulaire, évolutif, performant et sécurisé (cryptage, authentification forte) adapté aux grandes communautés d utilisateurs. b) La première solution ENT certifiée par l AFNOR et le Ministère NetEcole / NetCollège est la première solution d ENT à avoir obtenu la certification ENT de l AFNOR et du Ministère de l Education Nationale en septembre Les solutions d ITOP ont été évaluées par AFNOR Certification et jugées conformes aux exigences du référentiel de certification des espaces numériques de travail (Réf , version du 29/06/2009) rédigé conjointement avec le Ministère de l Education Nationale. Synthèse des engagements de service : - L ENT est un espace de travail accessible à tout utilisateur - L ENT dispose de fonctionnalités facilitant la navigation de l utilisateur - L ENT propose des services essentiels intégrés (cf. référentiel AFNOR) - L ENT propose l accès à ces services essentiels, sans réauthentification - L utilisateur dispose d espaces personnel et de partage - Par une authentification unique, l utilisateur accède à des fonctionnalités additionnelles (cf. référentiel) - L ENT dispose de fonctionnalités facilitant son administration (cf. référentiel) - L éditeur assure un support auprès des porteurs de projet, et la maintenance de sa solution - Un accompagnement adapté permet la prise en main de l ENT - L ENT dispose de fonctions d import et d export de données facilitant leur manipulation et conservation - L ENT dispose de mécanismes de protection des données personnelles (cf. référentiel) - Un contact administrateur et un support en ligne accompagnent l utilisateur - L ENT intègre des mécanismes de transition et de continuité des comptes utilisateurs lors de leur parcours scolaire - L ENT dispose d outils et de services techniques pour son déploiement massif - L architecture de l ENT respecte les préconisations techniques du Schéma Directeur SDET v2.0 - L ENT dispose de mécanismes de sécurité et de sauvegarde - L éditeur anticipe et sécurise la phase d exploitation de l ENT - L éditeur utilise les technologies SSO Référence pour l administrateur 4

6 c) L interconnexion de la communauté éducative L ENT fournit à chaque membre de la communauté éducative un accès personnalisé, et des fonctionnalités propres à son profil. En dehors de l établissement, les familles et les autres établissements sont également connectés à la communauté. Direction (fonctionnalités variables, selon l ENT et le choix des prescripteurs) d) Principe de l ENT de circonscription Dans certains projets, un ENT de circonscription peut être créé, regroupant plusieurs écoles. Référence pour l administrateur 5

7 Tous les comptes d enseignants et enseignants vacataires créés au niveau des écoles sont multi-établissements, et accèdent à l ENT de Circonscription (pour pouvoir y consulter les informations de la circonscription). En revanche, les comptes appartenant aux autres profils de l école ne peuvent pas être multi-établissements : personnel administration, direction, personnel non enseignant, élèves et parents. Ils n accèdent donc pas à l ENT de circonscription. Au niveau de l ENT de circonscription, les inspecteurs sont automatiquement rattachés au profil Direction. Leur compte multi-établissements leur permet d accéder à chaque ENT d école. e) Profils utilisateurs pris en compte, et fonctionnalités accessibles Des comptes sont créés ou mis à jour à chaque rentrée scolaire par le support NetEcole à partir des fichiers fournis : fichiers Excel formatés, ou extractions de Base Elèves. Les profils d utilisateurs suivants sont gérés par NetEcole : (pour la gestion d autres profils personnalisés, des développements sont en cours) Administrateur, Direction, Elèves, Inspecteurs, dans l ENT de circonscription (selon les projets ENT) Parents, Personnel Administratif, Personnel Non Enseignant, Professeurs. Le tableau de l annexe I (en fin de document) résume les fonctionnalités accessibles aux profils les plus courants. Référence pour l administrateur 6

8 f) Infrastructure de déploiement Il n y a aucun déploiement à effectuer en local dans l école, ni aucune installation à opérer sur les postes d accès des utilisateurs. Le service est accessible par Internet au travers d une interface Web standard. Il est livré clés en main, sous la forme d une adresse unique pour chaque établissement, et d un ensemble de codes d accès pour chacun des utilisateurs rattachés, remis à l administrateur de l établissement qui a la charge ensuite de remettre leurs identifiants de connexion aux membres de la communauté éducative. Les services sont hébergés en dehors de l établissement sur une plateforme dédiée. Etant accessibles à tous les utilisateurs membres par une connexion Internet, ils sont consultables indifféremment depuis l établissement, le domicile, ou même le bureau pour les parents. L hébergeur du service dépend du projet ENT et du choix effectué par le prescripteur, la collectivité et/ou le rectorat : il peut s agir de NetEcole (c est le cas standard), ou d un prestataire d hébergement désigné. Dans tous les cas, l accès au service est assuré 24h sur 24, 7 jours sur 7, y compris lors des périodes de vacances scolaires. Lorsque la plateforme doit être rendue indisponible pour des raisons de maintenance, l hébergeur prévient les établissements par le biais des administrateurs d établissement. Référence pour l administrateur 7

9 g) Configuration des postes d accès Il n y a aucune installation à effectuer sur les postes pour accéder à l ENT, et par conséquent aucune configuration matérielle particulièrement recommandée : l essentiel est de disposer d une liaison Internet (haut débit recommandé) et d un navigateur compatible. Quelques limitations sont cependant connues sur certains navigateurs, sur des fonctionnalités avancées. Configuration matérielle Processeur Intel Pentium III 200 MHz ou compatible 64 Mo de mémoire vive (RAM) 50 Mo d'espace disque disponible (disque dur formaté en NTFS, FAT ou FAT32) Connexion réseau Internet via RTC / ADSL Résolution graphique : 1024x768 pixels recommandés au minimum Systèmes d'exploitation supportés Windows 98 Windows NT 4 avec le Service Pack le plus récent Windows 2000 Pro, Server ou Advanced Server avec le Service Pack le plus récent Windows Millennium Edition Windows Server 2003 avec le Service Pack le plus récent Windows XP avec le Service Pack le plus récent Windows Vista avec le Service Pack le plus récent Windows 7 MAC OS (OS X ou supérieur) Linux Navigateurs compatibles PC : Microsoft Internet Explorer 7.0 / 8.0 / 9.0, plus service pack le plus récent Mac : Safari, ou Microsoft Internet Explorer 5.2 pour Mac OS X ou ultérieur Opera, Google Chrome, Firefox, Mozilla 1.0 ou plus Remarque : l une des fonctionnalités (le «mode explorateur» sur les espaces de stockage de documents) n est accessible qu avec Microsoft Internet Explorer. Configuration optimale pour cette fonctionnalité : Windows XP/SP2 + Internet Explorer 7, ou Windows Seven avec Internet Explorer 8. Quelles sont les options à activer dans le navigateur pour accéder au site de l ENT? Le navigateur doit être configuré pour autoriser l ouverture de fenêtres pop-up Désactiver éventuellement les logiciels qui empêchent l ouverture de pop-ups Le navigateur doit être configuré pour accepter de charger les composants Active X Les options de sécurité du navigateur doivent être configurées pour accepter les cookies Référence pour l administrateur 8

10 h) Personnalisation de l ENT dans chaque établissement L ENT est fourni à chaque établissement dans une configuration initiale qui est fonction des demandes préalables à l ouverture. Mais un certain nombre de personnalisations sont possibles par la suite, grâce aux outils de gestion de l établissement par l administrateur, qui seront exposés dans la dernière partie de ce document. Mention de l établissement, logo éventuel Bandeau personnalisable (fond, texte, couleurs) Intégration des outils utilisés par l établissement : GIBII, Melia Outils de vie scolaire intégrés : Gestion des notes, Suivi des absences, cahier de leçons, suivi du B2i. Toutes les options peuvent être renommées, déplacées, désactivées Le fonctionnement des espaces partagés (BCD, tableau d affichage ) s adapte aux souhaits de l école : Quels profils peuvent contribuer, quels profils doivent valider Ainsi, en ce qui concerne les modules mis à disposition dans chaque établissement, ils sont fonction des choix qui ont été faits en amont par les prescripteurs du projet (équipes pédagogiques, collectivité, rectorat ) et des licences dont disposent les établissements. Il est possible ensuite d en ajouter ou d en supprimer. On peut dresser une liste sommaire (et évolutive) des différentes «options» qui peuvent être mises en œuvre dans un établissement : Connecteur de vie scolaire : Pronotes (Index Education), VieScolaire.Net (OMT), EducHorus, GEPI Connecteurs d applications scolaires : GIBII, GIBIC, Lauréats, Mélia, Statim Connecteurs de gestion de ressources : GRR Connecteurs de ressources en ligne : lesite.tv, Maths en poche, Encyclopedia Universalis, Petit Robert Intégration de solutions de podcasting (LibCast ) Autres connecteurs sur demande : contenus en ligne, etc (Des listes plus complètes des connecteurs sur des applications externes déjà existant seront spécifiées dans les chapitres Vie Scolaire et Ressources de ce document) Module de messagerie intégré (Microsoft Office Outlook intégré) Modules intégrés de Cahier de textes numérique NetCahier, et carnet de bord de l enseignant Module intégré de Gestion de réservation des ressources Module intégré de Livret de compétences et gestion du B2i Module intégré de Groupes de travail coopératif Espace de mutualisation de ressources : Médiathèque / CDI Espace de mutualisation d informations : Vie de l'établissement (tableau d'affichage, documents ) Outils intégrés de dessin, de retouche photo, de calculatrice Référence pour l administrateur 9

11 i) Aide en ligne La prise en main du site est facilitée par son ergonomie, son interface s appuyant sur les outils et principes de circulation standards. Deux niveaux d aide en ligne sont proposés dans l ENT : une aide globale, vidéos de démonstration et de prise en main, une aide contextuelle dans certains modules, infos-bulles présentant les particularités de chaque fonctionnalité et détaillant les actions disponibles. Accès à l aide contextuelle du module courant Accès à une aide globale j) Support technique Support de niveau 1 : assuré par les administrateurs d établissement Réponses aux questions d utilisation ; Gestion des comptes et mots de passe Personnalisation de l ENT pour l établissement ; Paramétrage des modules Relais pour les utilisateurs de l établissement vis-à-vis du support Niveau 2 Support Niveau 2 : réservé aux administrateurs, assuré par les équipes ITOP (ou par un prestataire local désigné par la collectivité, selon le projet ENT) Assistance technique et fonctionnelle sur la solution ; Maintenance corrective Personnalisation avancée de l ENT de l établissement ; administration avancée Contact du support technique ITOP : support@netecole.fr Tél , du lundi au vendredi de 9h à 18h Attention, dans certains projets ENT l administrateur ne doit pas contacter directement le support ITOP : voir procédure locale k) NetPlanète, le Club des utilisateurs Les administrateurs ENT sont invités à s inscrire sur le site netplanète, où sont désormais publiées régulièrement les mises à jour de la documentation et les réponses aux questions fréquemment posées au support. Inscription gratuite sur : en utilisant le code : NJ &* Référence pour l administrateur 10

12 l) Approche globale de l ENT NetEcole NetEcole propose des fonctionnalités d organisation, de communication, de partage d information et de ressources, regroupées par espaces. On retrouve souvent les mêmes outils simples dans chacun de ces espaces, ce qui permet d accélérer la compréhension et la prise en main de l ENT : les outils fonctionnent toujours de la même manière, mais selon le contexte et l espace dans lequel ils sont utilisés, ils offrent des possibilités plus ou moins limitées (les droits de consultation et de publication n étant pas les mêmes). Espaces personnels Dans ces espaces-ci, le seul utilisateur autorisé à publier ou consulter est le propriétaire des espaces. Espaces communs à tous les utilisateurs Dans ces espaces, tous les membres de l ENT peuvent consulter. Dans la médiathèque les enseignants peuvent publier, alors que dans la vie de l école la publication est réservée au directeur et au compte administrateur. Espaces réservés à un ensemble limité de membres (groupes de travail) Dans un espace de ce genre, c est le créateur du groupe de travail qui définit les règles du jeu : qui peut entrer dans l espace réservé, qui peut y publier, qui peut y consulter, et qui peut l administrer (et changer ainsi les règles). Référence pour l administrateur 11

13 II. Présentation détaillée de l ENT Cette section du document passe en revue les différentes fonctionnalités proposées par l ENT, module par module, en synthétisant à chaque fois les différentes vues possibles pour les différents profils. Lorsque des options de paramétrage existent dans le menu administrateur, elles sont détaillées. 1. Processus de connexion a) Session de travail d un utilisateur Ouvrir un navigateur Web, Saisir l adresse de l ENT dans le navigateur Web, Saisir son identifiant et son code d accès. Selon les cas, l adresse peut être : - un nom de domaine spécifique, - ou : Attention à ne pas oublier le s : Une fois la connexion établie, une session de travail est ouverte pour l utilisateur authentifié, qui va accéder à son espace personnel, et les options autorisées par son profil. Par sécurité, pour éviter que d autres utilisateurs du même poste utilisent la connexion sous son compte, il est impératif que l utilisateur referme sa session lorsqu il a terminé son travail sur l ENT, en cliquant sur le bouton ou en refermant la fenêtre du navigateur. Si l on souhaite créer des raccourcis ou des liens vers son ENT, quelle adresse utiliser? L administrateur d établissement qui souhaite créer des favoris pour ses utilisateurs, des raccourcis sur les bureaux de ses postes de travail, ou simplement faire un lien vers l ENT de son établissement depuis le site Web de l établissement peut utiliser l adresse : Cette adresse est tout simplement celle qui apparaît lorsqu on s est connecté sur l ENT et qu on se trouve au niveau de la page d accueil. Lorsqu un utilisateur non connecté tentera d y accéder, ses identifiants seront demandés. À quoi sert la case à cocher «Ordinateur public» ou «Ordinateur privé»? L ENT est équipé d une sécurité qui permet de clore automatiquement la session de travail en cours sur un poste, après une certaine durée d inactivité. Par défaut, cette durée est de 40 minutes lorsque l option «Ordinateur public ou partagé» a été choisie, et de plusieurs heures avec l autre option (recommandée aux utilisateurs qui se connectent depuis leur propre poste). Référence pour l administrateur 12

14 L ENT comporte-t-il une partie consultable sans authentification? Pour l instant, non. Un visiteur non connecté ne peut rien voir d autre de l ENT que la page d authentification, laquelle pourra éventuellement comporter des informations sur la nondisponibilité du système (en cas de coupure temporaire du service, par exemple). D où l intérêt, pour l établissement, de conserver par ailleurs un site Web qui permettra de communiquer à l extérieur, pour des personnes n appartenant pas à l établissement. Mais une évolution est en cours de développement pour doter à l avenir chaque école d une partie «vitrine» consultable par des visiteurs non connectés. b) Identifiants de connexion et mots de passe Les identifiants et mots de passe sont générés automatiquement. La complexité du mot de passe généré répond aux normes imposées par le Schéma Directeur des ENT (SDET v2). La liste des comptes est transmise aux administrateurs d établissement qui les distribuent aux utilisateurs, en général au moment de la formation à la prise en main de l ENT. L utilisateur peut changer son mot de passe. S il le perd, l administrateur n a aucun moyen de retrouver le mot de passe modifié : il ne peut qu en générer un nouveau aléatoirement. Une procédure permettant à l élève de demander la re-génération automatique de son mot de passe (et l envoi sur une boîte mail personnelle) est en cours de développement. c) Cas d un utilisateur ayant plusieurs profils Un utilisateur cumulant plusieurs profils (par exemple, enseignant et parent), se voit attribuer un identifiant de connexion par profil, avec différents mots de passe, qu il peut ensuite unifier avec un mot de passe unique. Le bouton vert changer d utilisateur permet d ouvrir une autre session sans fermer le navigateur courant, pour se connecter avec son second profil. d) Cas d un utilisateur appartenant à plusieurs établissements Un utilisateur intervenant dans plusieurs établissements peut bénéficier d un code d accès unique. C est le cas notamment pour les comptes multi-établissements des ENT de circonscription (inspecteurs accédant aux ENT des écoles, ou enseignants accédant à l ENT de circonscription). Une icône spécifique permet alors de passer d un établissement à l autre sans se reconnecter : le menu s adapte à l établissement choisi. Mais les espaces personnels (documents, carnet de bord, messagerie...) restent les mêmes d un établissement à l autre. Référence pour l administrateur 13

15 2. Circulation générale a) Organisation de l écran Zone d identification de l utilisateur Fil d Ariane Fonctions transversales et gestion de la session Menu (adapté au profil) Zone des contenus b) Menu utilisateur adapté au profil Les modules accessibles varient en fonction des options retenues dans l ENT et de la personnalisation faite par l établissement. Mais les menus s adaptent également au profil de l utilisateur connecté, pour ne lui montrer que les fonctions qui le concernent. Menu enseignant type Menu élève type Menu parent type Référence pour l administrateur 14

16 c) Mes liens : accès rapide à ses fonctionnalités favorites L option «Mes liens» est accessible en permanence dans la partie gauche de la barre transversale supérieure, sous la zone d identification de l utilisateur connecté. Elle permet de se constituer une liste de liens internes à l ENT, pour accéder plus rapidement aux pages de l ENT que l on visite fréquemment. Il ne s agit donc pas d une liste de liens favoris vers des sites externes : utiliser pour cela l option «Mes documents / Liens Web». 3. Notifications et alertes par mail Pour s éviter de perdre du temps à passer en revue les différents espaces de l ENT qui l intéressent à chaque connexion, l utilisateur dispose de la possibilité de mettre en place des notifications, qui l alerteront par lorsqu il se passera quelque chose de nouveau. Cette fonctionnalité est disponible sur chacune des pages des espaces communs de l ENT, dans le menu «Actions», option «M avertir». Les modalités de déclenchement sont paramétrables. Modification ou suppression d alertes déjà mises en place Chaque utilisateur peut retrouver la liste des alertes qu il a mises en place, dans son menu «Mon profil», option «Mes alertes». Les alertes sont repérées par le nom qui leur a été donné lors de leur mise en place (par défaut, il s agit du nom de l espace sur lequel porte l alerte). L utilisateur dispose de la possibilité de supprimer, ou de re-paramétrer ses alertes : en cliquant simplement dessus, il retrouve le formulaire configuré lors de la création. Référence pour l administrateur 15

17 4. Page d accueil de l ENT La page d accueil affiche le tableau d affichage de l établissement (informations adaptées au profil de l utilisateur). Les profils ayant le droit de publier sur le tableau d affichage, par défaut direction et administrateurs, ont la possibilité d y ajouter une information. Les autres profils ne peuvent que consulter les informations, et ne voient apparaître que les informations et documents qui les concernent puisque chaque information saisie peut être ciblée par profil. Vue de l interface de saisie d une annonce, pour les profils de direction Possibilité de joindre des documents (par exemple l ordre du jour pour une réunion) Les possibilités de l éditeur de texte enrichi sont décrites au chapitre 21 de cette section Possibilité de spécifier une date d expiration (au-delà de laquelle l annonce n apparaîtra plus) Sélection des profils concernés par l information (par défaut si rien n est coché, tout le monde verra apparaître l annonce sur son panneau d affichage) Référence pour l administrateur 16

18 Navigation * sur demande Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement 5. Module Communication - Messagerie a) Messagerie intégrée Fonctionnalités du module pour chaque profil Messagerie Envoi/Réception de messages internes à l'établissement X X X X X X Envoi/Réception de messages externes à l'établissement X * X X X X Adresse électronique : chacun des membres de l ENT peut disposer d une adresse de la forme login@enteduc.fr (ou, selon le projet ENT : login@agora06.fr, login@entsomme.fr ) Un quota est alloué à chaque boîte : selon les projets ENT et les options choisies par les collectivités, la capacité des boîtes peut varier. Le module «Messagerie» de l ENT intègre Office Outlook Web Access. Il propose les mêmes fonctionnalités et la même ergonomie qu un client de messagerie classique (Microsoft Outlook, Thunderbird, Incrédimail ) et se présente ainsi : Liste des messages Panneau de lecture L affichage peut être modifié en cliquant sur Affichage pour masquer (ou non) le volet de lecture qui se présente à droite. Référence pour l administrateur 17

19 Une documentation spécifique décrivant plus en détails les fonctionnalités de la messagerie est disponible auprès du support NetEcole ou sur le site NetPlanète. Options de la messagerie (individuelles, pour chaque utilisateur) Les options d un utilisateur sont accessibles via le bandeau principal, en haut à droite de sa fenêtre de messagerie. Le bouton Options donne accès à des entrées couramment utilisées comme la gestion des réponses automatiques et les règles de la messagerie (permettant par exemple la redirection vers une boîte externe). Une fois dans les Options, un bouton permet de retourner dans la fenêtre de courrier. Référence pour l administrateur 18

20 b) Capacité de la Messagerie Vidage de la messagerie Lorsque l utilisateur met le pointeur de la souris sur le nom de sa messagerie, une bulle apparaît, indiquant la capacité de la messagerie et l espace occupé. Remarque utile pour comprendre les affichages : 1024 Ko = 1 Mo La capacité varie d un projet ENT à l autre. Pour vider sa boîte de messagerie, une fois que les messages inutiles ont été supprimés, il convient de vider le dossier des «Élements supprimés», ainsi que celui du courrier indésirable. Pour ce faire, cliquer avec le bouton droit sur la boîte à vider. Pour éviter ce vidage manuel systématique du dossier des éléments supprimés, chaque utilisateur peut s il le souhaite configurer une option de vidage automatique du dossier à chaque déconnexion du logiciel Outlook. L option est accessible dans le menu Options / Paramètres, sous la forme d une case à cocher tout en bas de la page de paramétrage. Référence pour l administrateur 19

21 c) Réception des mails ENT en POP, en dehors de l ENT Il est possible d utiliser sa messagerie ENT en dehors de l ENT, puisque le serveur de mails de l ENT est consultable en POP, à partir d un logiciel client de messagerie standard (Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Windows Live mail ) ou depuis un téléphone mobile de troisième génération, par exemple. Différentes procédures sont détaillées à ce sujet, dans des documents que chaque administrateur peut demander auprès du support NetEcole si besoin. d) Redirection des mails ENT vers une messagerie externe La redirection consiste à mettre en place une règle de message dans Outlook, pour rediriger, ou transférer (en gardant une copie sur l ENT) ses messages vers une adresse externe. Pour ce faire, dans l ENT, cliquer sur «Options» en haut à droite de la messagerie Sélectionner «Créer une règle de boîte de réception», ou bien se rendre dans «Organiser le courrier électronique / Règles de la boîte de réception». Cliquer alors sur «Nouveau». Référence pour l administrateur 20

22 Choisir alors de «Créer une règle pour les messages reçus». Une fenêtre apparaît pour créer la règle. Choisir comme condition «Appliquer à tous les messages». Sélectionner ensuite sur la ligne «Effectuer les opérations suivantes», l intitulé «Rediriger les messages vers». La fenêtre de l annuaire s ouvre, afin de pouvoir sélectionner une adresse mail vers laquelle rediriger les messages. Saisir ici l adresse externe vers laquelle doit se faire la redirection. Référence pour l administrateur 21

23 Après avoir validé sur OK, la règle de redirection est prête. Cliquer sur Enregistrer. Après confirmation, la règle s appliquera à tous les messages ultérieurs. Remarque : la règle ainsi définie redirige les messages tout en en conservant une copie dans la messagerie de l ENT. Si l utilisateur ne souhaite pas conserver de copie sur l ENT, compléter la règle en cliquant sur «Autres options», «Ajouter une action», et ajouter une action de type «Déplacer ou supprimer / Supprimer le message». Référence pour l administrateur 22

24 La règle apparaît dans la fenêtre des règles de la boîte de messagerie. Elle peut être modifiée ou supprimée par la suite, en double-cliquant sur son titre («Appliquer à tous les messages»). Elle peut également être désactivée, simplement en décochant la case associée. e) Listes de diffusion (ou listes de distribution) Les listes de diffusion (appelées Listes de distribution dans Office Outlook) sont des listes de contacts auxquels on peut écrire simultanément. Selon le projet ENT, et les choix initiaux des prescripteurs et des rectorats, des listes peuvent être créées automatiquement, qui sont alors visibles dans l annuaire (onglet «Listes de diffusions») : listes des élèves ou des parents de chaque classe, listes par profils, etc De plus, à chaque création de groupe de travail, une liste de diffusion ayant le nom du groupe (précédé de la mention groupe de travail ) est automatiquement créée. Enfin, chaque utilisateur a la possibilité de créer des listes de distribution. f) Désactivation de l option d accessibilité dans Outlook Lorsque l option d accessibilité a été mise en place dans Outlook, des messages d erreur peuvent être générés, en particulier lorsqu on utilise Microsoft Internet Explorer, lorsqu on clique sur les menus «Agenda» et «Tâches» : L accès à ce dossier à partir de composants WebPart Outlook Web Access n est pris en charge que pour Internet Explorer versions 6 et plus récentes. Pour pouvoir accéder de nouveau à ces modules, l utilisateur doit désactiver l option d accessibilité dans Office Outlook. Pour ce faire : Entrer dans Outlook, par le menu Communication / Messagerie Dans l interface de Outlook, cliquer sur Options (dans la barre supérieure, à droite) Dans la fenêtre des options qui s affiche, choisir Accessibilité dans le menu de gauche Décocher la case «Utiliser les fonctions d accessibilité pour les personnes à acuité visuelle réduite» Cliquer sur Enregistrer pour que le paramétrage soit bien enregistré Il faut ensuite se déconnecter et rouvrir l ENT pour que le paramétrage soit appliqué Référence pour l administrateur 23

25 g) Faire en sorte que la messagerie s ouvre dans une seconde fenêtre 1. Se connecter en tant qu Administrateur 2. Aller dans «Administration» 3. Cliquer sur «Gérer le menu» 4. Faire un clic droit au niveau de «l Aperçu du menu» 5. Cliquer sur l option «Ajouter une entrée au menu» du menu contextuel. 6. Sélectionnez une icône, saisissez le texte à afficher et le lien hypertexte de la forme : Début de l url pour se connecter à l ENT /owa 7. Indiquez le mode d ouverture «Nouvelle fenêtre», puis enregistrez les modifications. 8. Enfin, il est possible de paramétrer les droits d accès à cette nouvelle entrée du menu : - Cliquer sur le menu «Gérer les droits». - Sélectionner un profil (parent, élève ) - Dans la section «Personnalisé», une icône apparaît pour la nouvelle entrée du menu «Messagerie» : l activer (ou pas) en cliquant sur son icône. - Enregistrer les modifications, et modifier éventuellement les autres profils souhaités. Référence pour l administrateur 24

26 6. Applications de vie scolaire : GIBII, Melia a) La notion de connecteurs sur les applications externes Des modules de Vie scolaire sont proposés : gestion des notes, des absences, suivi du B2I Toutefois pour certaines fonctionnalités, il est possible de connecter l ENT sur un logiciel externe (par exemple, pour le suivi du B2I en utilisant l outil GIBII voir procédure en annexe de ce document). Les applications externes sont alors affichées directement par un simple clic depuis l ENT, sans avoir besoin de se ré authentifier, grâce à un «connecteur». Cela permet aux écoles de continuer à travailler sur les outils de vie scolaire les plus reconnus, et dont elles ont l habitude. L interconnexion des outils logiciels de l établissement est l un des principes fondateurs de l ENT. Elle est possible à partir du moment où l éditeur du logiciel de vie scolaire a autorisé le développement d un tel connecteur pour l ENT. Des connecteurs sont disponibles pour les applications et outils de vie scolaire suivants : BCDI Web DOKEOS Educ Horus FTP GEPI GIBII GLPI GRR Melia Pronote.net (Index Education) Scolarite.net (Lauréat) SITIZ Statim (Charlemagne) Télénotes Viescolaire.net (OMT) (Remarque : une liste de connecteurs sur des ressources en ligne est également disponible, dans le chapitre Médiathèque : Ressources de ce document) ITOP peut étudier sur demande tout développement de nouveaux connecteurs. Une application peut être connectée à un ENT à partir du moment où elle fonctionne en mode Web. Des procédures de mise en place de connecteurs, propres à chaque application, sont tenues à disposition par notre support, pour les administrateurs qui en ont besoin. Référence pour l administrateur 25

27 b) GIBII : Comment mettre en place un connecteur? La documentation décrivant la procédure de mise en place d un connecteur GIBII a été intégrée dans l annexe I en fin de ce document. c) Comment rétablir un lien vers une application de vie scolaire? Pour certaines applications de vie scolaire, le lien de chaque utilisateur vers l application sans ré authentification est possible grâce à une table de correspondance mise en place entre son identifiant ENT et son identifiant dans l application. Lorsque l application n est plus accessible pour un utilisateur alors qu elle l est toujours pour les autres, le problème est généralement dû à une perte de l identifiant de l utilisateur : la manipulation permettant de corriger ce problème consiste donc à se connecter sur la fiche de l utilisateur, et à repréciser son identifiant dans l onglet adapté. Pour procéder à cette opération, se connecter sur l ENT avec le compte administrateur de l établissement, puis se rendre dans l outil Administration / Gérer les utilisateurs. Rechercher l utilisateur dans la base établissement, ouvrir sa fiche en cliquant sur son nom, puis se rendre dans l onglet «Application vie scolaire» : Saisir l identifiant dans le champ adapté, puis cliquer sur le bouton Enregistrer. Référence pour l administrateur 26

28 Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement 7. Vie scolaire : module intégré de réservation de ressources Ce module gère des plannings de réservation des ressources de l école : salles, matériel... Déclaration d un nombre illimité de ressources Création de ressources sans limites par l administrateur Classement des ressources par type Possibilité de personnaliser la liste des types de ressources Deux modes de réservation possibles Réservation automatique : premier demandeur, premier servi Réservation par options, avec validation et arbitrage des conflits par un responsable de la ressource Paramétrage des possibilités de réservation pour chaque ressource Durée maximale d une réservation Délai minimal à respecter pour réserver une ressource Délai maximal pour réserver une ressource à l avance Autorisation ou non de la réservation périodique (par semaine ou par quinzaine) Statistiques de réservation Liste des réservations d une ressource sur l année scolaire en cours (exportable en CSV, Excel, PDF) Statistiques de réservations d une ressource, par mois, et par utilisateur (exportables en CSV, Excel, PDF) Fonctionnalités du module pour chaque profil Gestion de ressources Administration des ressources X Réservation de ressources X X X X X Suivi des ressources (*) X X X X X (*) Bien entendu, seules les ressources affectées par l administrateur sont accessibles a) Administration : déclaration des ressources L accès aux fonctions d administration et à la liste des ressources de l établissement se fait en sélectionnant l option Administration de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire (si les dénominations du menu standard de l ENT n ont pas été modifiées par l établissement). Référence pour l administrateur 27

29 L écran qui apparaît présente deux listes : types de ressources, et ressources de l établissement. Création d un nouveau type pour classer les ressources Clic sur un type de ressource existant pour accéder à sa description et le modifier Création d une nouvelle ressource partagée Liste des ressources, classées par type Déclaration de types de ressources Clic sur le nom d une ressource pour accéder à sa description et la modifier ou la supprimer, ou bien pour consulter ses statistiques et listes de réservations sur l année en cours Lorsqu on demande à ajouter un type de ressource ou modifier un type existant, c est le même formulaire qui apparaît, permettant simplement de saisir l intitulé du type de ressource. Référence pour l administrateur 28

30 Déclaration des ressources Pour créer une nouvelle ressource, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter une ressource situé au-dessus de la liste des ressources de l établissement. Un formulaire de déclaration de la ressource apparaît. Une fois la saisie terminée, cliquer sur le bouton «Enregistrer». Les champs de saisie repérés par une étoile rouge sont obligatoires. Durée maximale de la réservation : exprimée en minutes, elle permet de limiter une réservation (par exemple, pas plus de 120 minutes consécutives). Délai maximal avant la réservation : exprimé en nombre de jours, il permet de limiter les abus en évitant qu un utilisateur réserve une ressource à l avance sur toute l année. S il est par exemple fixé à 30, un utilisateur ne pourra pas réserver la ressource au-delà des 30 jours qui viennent. Délai minimal avant la réservation : exprimé en heures, il permet d éviter qu une réservation soit posée ou modifiée en dernière minute. S il est par exemple fixé à 12, une réservation ne pourra plus être modifiée ou demandée sur les 12 heures qui viennent. Périodicité de réservation : il peut être autorisé (par semaine ou quinzaine), ou pas Mode de réservation : automatique, ou par options validées par un responsable de la ressource (qu il s agit alors de désigner, dans la liste du personnel en fin de formulaire) Référence pour l administrateur 29

31 Modification des ressources Pour modifier une ressource existante, il suffit de cliquer sur son nom dans la liste des ressources de l établissement. Le formulaire de description de la ressource réapparaît. La ressource peut être supprimée, ou simplement modifiée (en cliquant sur Enregistrer). b) Administration : statistiques et listes de réservations de ressources Liste des réservations La liste des réservations d une ressource sur l année scolaire en cours est accessible : - En se connectant sur l ENT en tant qu administrateur, - En choisissant le menu Vie Scolaire / Gestion de ressources / Administration - Puis en sélectionnant une ressource dans la liste des ressources de l établissement. Dans la barre des options au-dessus du formulaire de description de la ressource, figure le lien pour accéder à la liste des réservations de la ressource. La liste de réservation s affiche à l écran, mais peut être exportée dans différents formats : - fichier Microsoft Excel version 2007 ou ultérieure (.xlsx), - format CSV (texte brut, visible avec les versions de Microsoft Excel antérieures à 2007) - format PDF Référence pour l administrateur 30

32 Statistiques de réservation d une ressource Les statistiques sont accessibles : - En se connectant sur l ENT en tant qu administrateur, - En choisissant le menu Vie Scolaire / Gestion de ressources / Administration - Puis en sélectionnant une ressource dans la liste des ressources de l établissement. Dans la barre des options au-dessus du formulaire de description de la ressource, figure le lien pour accéder aux statistiques de réservation de la ressource. Deux types de statistiques s affichent à l écran, concernant l année scolaire en cours : - Répartition des réservations par utilisateur (avec la durée moyenne et le total en minutes) - Utilisation mensuelle de la ressource (nombre de réservations, durée moyenne, et totale) Les statistiques de répartition par utilisateur peuvent être exportées dans différents formats : - fichier Microsoft Excel version 2007 ou ultérieure (.xlsx), - format CSV (texte brut, visible avec les versions de Microsoft Excel antérieures à 2007) - format PDF Référence pour l administrateur 31

33 c) Utilisation : réservation d une ressource L accès à la liste des ressources de l établissement et à leurs plannings de réservation se fait en sélectionnant l option Réservation de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire (si les dénominations du menu standard de l ENT n ont pas été modifiées par l établissement). La liste des ressources disponibles en réservation apparaît alors. La liste peut être classée par Type ou par Nom de ressource (en cliquant sur le titre de l une ou l autre des colonnes). En cliquant sur le nom d une ressource, le planning de réservations apparaît, précédé d un petit encart récapitulant les modalités de réservation de la ressource saisies par l administrateur. Sous cet encart descriptif, le planning de réservations et sa légende (voir en page suivante). Référence pour l administrateur 32

34 Les créneaux de réservation déjà posés apparaissent, avec l intitulé saisi par la personne qui a demandé la réservation (ou le nom de la personne, si elle n a pas saisi d intitulé). En cliquant sur l intitulé, on ouvre la réservation (en consultation pour les réservations demandées par d autres, et en modification pour celles qu on a demandé soi-même) Par défaut, le planning s ouvre sur la semaine courante, mais il est possible d afficher une autre semaine, en sélectionnant une date dans le mini-calendrier Saisie d une demande de réservation Lorsqu on clique sur «Faire une réservation» au-dessus du planning de réservations d une ressource, un formulaire de demande de réservation apparaît. Sélectionner les dates et saisir les heures de début et de fin Spécifier un intitulé qui apparaîtra dans le planning (si l on ne saisit rien, c est le nom du demandeur qui apparaîtra) Si l on souhaite réserver la ressource de manière récurrente, choisir l option correspondante, en précisant éventuellement une date de fin au-delà de laquelle la périodicité ne sera pas reconduite Pour finir, cliquer sur le bouton Enregistrer la réservation audessus du formulaire. Référence pour l administrateur 33

35 Modification ou suppression d une demande de réservation Au niveau du planning de réservation d une ressource, lorsque l utilisateur clique sur le titre d une demande de réservation qu il a déjà demandée, le formulaire de la réservation s ouvre en modification, avec la possibilité de changer la demande, ou même de la supprimer. Suppression de la demande Formulaire de saisie pour modifier la demande (en cliquant sur Enregistrer la réservation ensuite). Dans cet exemple, il s agit d une demande posée sur une ressource dont le mode de réservation n est pas automatique, mais par option : la zone inférieure du formulaire indique donc l état de validation de la demande (en attente ou validée). Les demandes rejetées par le responsable disparaîtront. d) Utilisation : suivi d une ressource par son responsable Lorsqu un utilisateur a été désigné comme responsable du suivi d une ou plusieurs ressources par l administrateur de l ENT, il accède à la liste de ses ressources suivies par l option Suivi de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire (si les dénominations du menu standard de l ENT n ont pas été modifiées par l établissement). Référence pour l administrateur 34

36 Après avoir cliqué sur le nom d une ressource suivie, on accède à son planning de réservation, sur lequel apparaissent toutes les options de réservation posées par les utilisateurs, sur lesquelles il faudra statuer (en cliquant sur leur titre pour les approuver ou les rejeter). Il est également possible pour le responsable d une ressource d en modifier la description. Référence pour l administrateur 35

37 Validation ou rejet d une demande de réservation Il suffit au responsable de cliquer dans le planning des réservations de sa ressource suivie, sur une réservation en attente pour ouvrir l écran qui va permettre de statuer sur la demande : Remarque : lorsqu une demande de réservation est posée sur une ressource suivie, le responsable de la ressource reçoit une notification par (sur son adresse de messagerie de l ENT), l invitant à venir valider la demande en attente. Arbitrage en cas de conflit entre plusieurs demandes Lorsqu une option de réservation est en conflit avec une autre demande concurrente, l arbitrage du responsable consiste simplement à cocher la demande qui sera satisfaite. L autre demande sera rejetée et disparaîtra. Référence pour l administrateur 36

38 Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement 8. Vie scolaire : gestion des absences Fonctionnalités du module pour chaque profil Gestion des absences Consultation X X X X X X Configuration et paramétrage X X X Saisie X X X X a) Configuration du calendrier scolaire (administrateur, directeur) L administrateur d établissement ou le personnel de direction doivent au préalable paramétrer le calendrier scolaire, en spécifiant notamment les dates de rentrée et de fin d année scolaire. Ils doivent ensuite compléter la liste des congés scolaires et jours fériés, qui sont saisis pour toutes les écoles au niveau de l ENT, en ajoutant d éventuels jours fériés spécifiques. b) Saisie des appels (enseignant) L enseignant ou les personnels de vie scolaire saisissent chaque jour deux appels, celui du matin et celui de l après-midi (pour les jours concernés). Dans la liste des élèves de la classe, les absents doivent être cochés (ceux dont les absences étaient prévues sont indiqués). Référence pour l administrateur 37

39 L option «Appels non saisis» permet de saisir de manière différée des appels qui n avaient pas été saisis informatiquement le jour même : Pour chaque date où l appel n a pas été saisi, on a la possibilité de saisir les absences (on retrouve alors une grille de saisie comparable à la saisie de l appel du jour), ou de cocher directement toutes les journées pour lesquelles il n y a pas eu d absences. Il est très important de saisir les grilles d appel manquantes dans l ordre chronologique. c) Suivi des élèves, et saisie des absences prévues (enseignant) L enseignant a la possibilité de consulter le calendrier des absences de chaque élève, ainsi que le détail de ses absences passées et prévues dans l option «Suivi des élèves». L option «Absences prévues» lui permet de saisir les absences à venir pour chaque élève (cette option étant également accessible au personnel de direction). Référence pour l administrateur 38

40 d) Suivi des absences (élèves et parents) L élève et ses parents ont la possibilité de retrouver le calendrier des absences de l élève, ainsi que le détail de ses absences passées et prévues. Chaque parent a en outre la possibilité de signaler une absence le jour-même (qui sera visible par l enseignant, le directeur, ainsi que l autre parent de l enfant). e) Etat des absences (directeur) L état des absences récapitule en direct pour le personnel de direction les absences en cours, en indiquant celles qui étaient prévues, et celles qui n ont pas été justifiées. Le directeur a la possibilité de déclencher des notifications aux parents (par mail, puis dans un avenir proche par SMS ou message vocal). Le directeur a ensuite la possibilité (une fois les parents joints) de saisir la justification de chaque absence. Enfin, il peut à tout moment consulter le calendrier et le détail des absences sur l année pour chacun des élèves de l école. Référence pour l administrateur 39

41 Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement 9. Vie scolaire : gestion des évaluations Fonctionnalités du module pour chaque profil Suivi des évaluations Consultation X X X X X Configuration et paramétrage X X Saisie X a) Référentiels de compétences, systèmes de notation (directeur) Une classe ne peut pas utiliser le suivi des évaluations tant que ne lui ont pas été affectés : Un référentiel, arborescence des compétences à acquérir (par discipline). Par défaut, trois référentiels sont proposés pour les 3 cycles, conformes au programme officiel. Un système de notation : par lettres, par chiffres de 0 à 10 ou de 0 à 20 Par défaut, trois systèmes sont proposés. L administrateur d établissement et le directeur ont la possibilité de définir des référentiels de compétences en utilisant l option «Gestion des évaluations / Référentiels de l école». Trois modèles sont proposés (référentiels de base pour les 3 cycles), qui sont communs à toutes les écoles. L administrateur peut choisir d utiliser ces référentiels, ou bien d en créer de nouveaux en partant de zéro, ou à partir d une duplication d un des modèles. Référence pour l administrateur 40

42 On associe à chaque référentiel un système de notation parmi ceux disponibles. Par ailleurs, dans un référentiel spécifique à l école, chacune des compétences de l arborescence peut être modifiée, on peut en ajouter ou en supprimer. L option «Suivi des évaluations / Systèmes de notation» permet de définir les différents systèmes de notation utilisables dans l école. Par défaut, trois sont proposés. L administrateur peut aussi éventuellement en définir un nouveau, en saisissant une suite de valeurs (et leur équivalence dans un système chiffré entre 0 et 20). Affectation des référentiels aux classes Une fois définis les référentiels de compétences et systèmes de notations de l école, l option «Suivi des évaluations / Affectations aux classes» permet d affecter à chaque classe un référentiel (avec son système de notation associé). Cette étape est indispensable avant de pouvoir utiliser le module de suivi des évaluations dans une classe. b) Saisie des évaluations (enseignant) Pour chacune des compétences du référentiel associé à sa classe, l enseignant peut saisir une ou plusieurs évaluations, identifiées par un titre et une date, et associées à un trimestre. Référence pour l administrateur 41

43 L évaluation est ensuite associée à une série de résultats individuels pour chacun des élèves de la classe. La moyenne est calculée automatiquement en fin de saisie (et exprimée dans le système de notation choisi). c) Saisie des bulletins (enseignant, directeur) Le bulletin trimestriel de chaque élève fait la moyenne de ses évaluations pour chacun des groupes de compétences du référentiel de sa classe, en indiquant les moyennes les plus élevées et les plus faibles de la classe, ainsi que le rang de l élève. Le bulletin est établi automatiquement à partir des évaluations du trimestre. En utilisant son option «Saisie des bulletins», l enseignant peut le compléter par des appréciations sur chaque discipline, ainsi qu une appréciation générale. Visibilité des bulletins par les élèves et les parents : les bulletins trimestriels ne sont consultables par les élèves de la classe et leurs parents qu une fois que l enseignant a décidé de les rendre visible pour sa classe. Le paramétrage de cette option est accessible dans «Evaluations / Saisie des bulletins / Paramétrage de l affichage des bulletins». d) Suivi des évaluations (élève, parent) Les élèves peuvent consulter leurs évaluations en utilisant l option «Suivi des évaluations». Ils ont accès en consultation à la liste de toutes les évaluations, pour chacune des compétences du référentiel de leur classe, ainsi qu à leurs bulletins (si l enseignant les a rendus visibles). Les parents peuvent consulter les évaluations de leur enfant (ils ont accès aux mêmes informations). Lorsqu ils ont plusieurs enfants scolarisés dans l école, ils doivent au préalable choisir l enfant dont ils souhaitent consulter les résultats. Référence pour l administrateur 42

44 Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement 10. Vie scolaire : suivi du B2i (module intégré) Un module intégré de gestion du B2i est proposé, qui peut être désactivé et remplacé par un connecteur sur le logiciel GIBII (voir annexe I). Fonctionnalités du module pour chaque profil Gestion du B2I Consultation X X X X X Configuration et paramétrage X X Saisie X X a) Configuration du référentiel de compétences (directeur) Tant que le référentiel de compétences B2i de l établissement n a pas été initialisé, le module n est pas utilisable (un message le signale à chaque tentative d accès, pour tous les profils). L administrateur d établissement doit donc créer un référentiel en utilisant l option «Référentiel B2i» de son menu «Vie scolaire / Suivi du B2i». Le référentiel créé automatiquement sera ensuite personnalisable par le directeur et l administrateur. Dans l arborescence, chaque compétence est cliquable et modifiable. b) Feuilles de position des élèves (enseignants, élèves, parents) Référence pour l administrateur 43

45 Chaque élève dispose d une feuille de position, qui peut le suivre d année en année et de classe en classe lors de sa scolarité, et qui fait le point sur sa maîtrise des compétences du référentiel. L enseignant peut accéder aux feuilles de position de chacun de ses élèves, et agir pour valider les compétences acquises grâce à son option «Validation du B2i». Chaque élève peut consulter sa propre feuille de position, ainsi que ses parents. c) Autoévaluation - Demandes de validation (élèves, enseignants) Le principe du B2i est d inviter les élèves à s auto-évaluer. L outil proposé dans l ENT permet donc aux élèves de s auto-évaluer, en intervenant dans leur feuille de position : lorsqu ils pensent maîtriser une compétence, ils ont la possibilité d en demander la validation, en précisant en commentaire pourquoi ils pensent la maîtriser. L enseignant accède aux demandes d élèves en attente grâce à l option «Demandes des élèves» de son menu «Suivi du B2i». Dans le cas particulier d une classe suivie par plusieurs enseignants, chaque enseignant a la possibilité de spécifier les domaines de compétences qu il peut valider, grâce à l option «Compétences suivies» de son menu «Suivi du B2i». Seules les demandes qui le concernent lui seront alors communiquées. Les validations peuvent ainsi être partagées par les enseignants dans les différentes disciplines. Dans le référentiel du B2i, il est également possible de spécifier pour une compétence qu elle doit être validée par plusieurs enseignants (ce qui est intéressant au niveau collège) : l outil de suivi des demandes de validation conserve dans l état actif une demande d élève tant qu elle n a pas été validée par le nombre nécessaire d enseignants. Référence pour l administrateur 44

46 Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement 11. Vie scolaire : cahier de leçons et carnet de bord Remarque : ce module expérimental n est déployé qu à la demande, il est tiré d un module de «cahier de textes» niveau collège (NetCahier de la solution NetCollège). Une documentation utilisateurs plus complète du module est disponible auprès du support, expliquant notamment toutes les fonctions concernant le collège qui ne sont pas évoquées ici. Fonctionnalités du module pour chaque profil Cahier de textes Consultation (*) (*) (*) X X Saisie (*) Export des données d une séance (*) X X Signature des séances Verrouillage/déverrouillage X X Paramétrage, import EDT Archivage / Nettoyage des données en fin d année scolaire Carnet de bord Consultation et saisie X (*) Uniquement pour les classes et groupes qui le concernent X = pour tous les groupes/classes Le cahier de leçons d une classe est partagé par tous les enseignants qui y interviennent. Ils peuvent y décrire les objectifs de chaque séance, et les leçons données aux élèves. Les élèves et leurs parents accèdent au cahier de leçons en consultation. L entrée par défaut se fait sur la liste du travail à faire, mais le calendrier des séances est également consultable. La direction peut consulter tous les cahiers de leçons (par classe, groupe ou enseignant). L administrateur d établissement peut paramétrer le module (voir plus loin), consulter tous les cahiers de leçons. Une possibilité d export des données du cahier de leçons permet leur archivage. En option dans certains ENT, une fonction de consultation par l Inspecteur peut être mise en œuvre. Elle permet à l inspecteur de consulter les cahiers de leçons d un établissement (par classe, groupe, discipline, enseignant) après que la direction lui ait ouvert un accès en consultation : la consultation par l inspecteur n est pas possible en dehors des périodes d inspection, et dans tous les cas les séances visées par l inspecteur en gardent la trace. X X X Référence pour l administrateur 45

47 d) Le cahier de leçons, vu par l enseignant L enseignant peut accéder aux cahiers de leçons des classes et/ou groupes dans lesquels il intervient. La vue proposée par défaut fait la synthèse de toutes les séances de l enseignant dans chacun de ses groupes/classes, pour la semaine en cours. La liste en haut d écran permet d accéder à l un ou l autre des cahiers de textes des groupes et classes suivis par l enseignant Lorsqu on a sélectionné le cahier de leçons d une classe ou d un groupe, d autres vues deviennent disponibles dans d autres onglets : la charge de travail, la progression sur l année complète, et l archivage. Ces onglets restent grisés dans la vue «Toutes mes séances». Le calendrier est consultable par jour, par semaine ou par mois. Il suffit de cliquer dans le mini calendrier pour changer la période affichée. L enseignant peut accéder ainsi à toute l année scolaire en cours, et éventuellement remonter s il le souhaite à l année scolaire précédente. Pour ouvrir une séance, il suffit de double-cliquer dessus dans le calendrier. On peut aussi faire glisser une séance dont l horaire a changé. Pour créer une nouvelle séance : double-cliquer sur une case vide La couleur des séances indique leur nature (cours, DS, TP ) Différents pictogrammes donnent des indications sur le contenu de la séance Remplissage de la séance La séance est encore vide Le titre et les objectifs ont été saisis Des documents ont été joints Lorsque le cahier de leçons d un groupe ou d une classe est affiché, les séances des autres disciplines créées par les autres enseignants apparaissent en bleu. L enseignant peut ouvrir ces séances, mais en consultation seulement. Particularités de la séance Séance verrouillée par le chef d établissement Séance visible uniquement par moi pour l instant Un casier de remise de devoir est associé à la séance (clignotant s il y a du nouveau dedans) Que faire s il manque des groupes ou des classes? Les groupes d un enseignant listés en haut d écran sont tirés de l annuaire de l établissement. Si la liste est incomplète, il s agit d un problème d affectation des groupes de l enseignant. Référence pour l administrateur 46

48 Le double-clic sur une séance permet de l ouvrir pour la saisir et la compléter. L onglet principal comporte les seuls champs obligatoires : titre, groupe/classe, date, heure et discipline Les différents onglets réunissent toutes les options des séances Les champs sont pré-remplis À la différence du mode d édition rapide, les objectifs pédagogiques peuvent ici être saisis avec une mise en forme, intégrant éventuellement des liens, tableaux, etc et des images tirées des documents personnels de l enseignant. On peut aussi coller directement du texte mis en forme depuis un traitement de textes comme Word (utiliser l option : «coller depuis Word»). Pourquoi y a-t-il deux onglets pour les devoirs? L onglet «Prochains devoirs» récapitule les travaux donnés au cours de cette séance, pour une séance à venir. L onglet «À rendre ce jour» permet de retrouver les travaux donnés lors de séances précédentes. Que faire si la liste des matières enseignées est incomplète? Cette liste est tirée de l annuaire d établissement, qu il convient de renseigner correctement. Toutefois, en attendant l administrateur ENT a la possibilité d activer une option qui rajoutera dans cette liste toutes les matières du carnet de bord de l enseignant. Les opérations les plus courantes peuvent être réalisées sans avoir à ouvrir les séances, à l aide du menu contextuel sur chaque séance, qui s ouvre par simple clic sur le bouton droit. L ouverture complète est l équivalent du double-clic : accès à tous les onglets de saisie et de paramétrage de la séance L édition rapide permet d ouvrir la séance dans un mode de saisie simplifiée, en texte brut (sans mise en forme possible) pour éviter le temps de chargement de la séance complète Cette option permet d ajouter ou supprimer des documents joints à la séance, qui seront consultables par les élèves La gestion du travail à faire permet d accéder à la liste des devoirs à faire pour la séance. Lorsque des travaux donnés ont été munis d un casier de devoirs, l enseignant peut accéder aux options de suivi des devoirs rendus (collège) Les options de copier-coller permettent de copier facilement le contenu (ou une partie du contenu) d une séance à une autre. Il faut que la séance de destination existe, pour pouvoir la sélectionner et faire «coller». Cette option permet de copier le contenu de la séance (description, prochains devoirs, documents) dans le carnet de bord de l enseignant (voir plus loin) Référence pour l administrateur 47

49 e) Procédures pas à pas pour l enseignant En début d année : Rentrer son emploi du temps dans le calendrier Comme indiqué dans la page précédente, en début d année scolaire deux méthodes permettent de remplir le calendrier de l enseignant sur toute l année. La méthode 2 concerne surtout les collèges dans NetCollège, et peu les écoles - qui ne sont pas équipées du logiciel EDT. Méthode 1 : remplir la première semaine avec des séances récurrentes sur l année Cette méthode est utilisée par l enseignant lui-même. Pour chaque créneau de son emploi du temps, créer une séance en double-cliquant sur son horaire dans le calendrier. Une nouvelle séance vide s ouvre. Sélectionner : - la bonne classe ou le bon groupe - la matière (en particulier si vous enseignez dans plusieurs disciplines) - la durée de la séance - et éventuellement le type (TP-TD ) s il ne s agit pas d un cours classique. Cocher la case «récurrente chaque semaine». La même séance sera ainsi recopiée pour toutes les semaines jusqu à la date souhaitée, que vous pouvez sélectionner à l aide du petit calendrier (par exemple, pour aller jusqu à la fin d un trimestre si votre cours s arrête là). Par défaut, si vous ne précisez rien, la récurrence durera jusqu à la fin de l année scolaire. Les jours fériés et les vacances de votre zone de congés scolaires seront sautés automatiquement. Enregistrez la séance, et recommencez pour les autres séances de votre semaine. Notez qu il est possible de spécifier des séances récurrentes par quinzaines, et non par semaines. Si ces séances alternent avec d autres séances tous les quinze jours ( «semaines A et B»), saisir les séances de la semaine A, puis se rendre sur la semaine suivante du calendrier, et saisir les séances récurrentes par quinzaines de la semaine B. Méthode 2 : importer l emploi du temps EDT (tout est alors fait par l administrateur ENT). Cette méthode concerne plutôt les utilisateurs du cahier de textes (collèges). Référence pour l administrateur 48

50 En fin de séance : saisie rapide de la séance et de la leçon donnée Ce mode de saisie convient pour un remplissage rapide de la séance, par exemple à la fin du cours si vous disposez d un ordinateur connecté en classe et de peu de temps. Il peut éventuellement être complété ensuite par une saisie normale en ouverture complète. En cliquant avec le bouton droit sur la séance dans le calendrier, choisissez l option «Edition rapide». Vous ouvrirez alors une fenêtre de saisie rapide de la séance, permettant de compléter l essentiel : titre et description (sans mise en forme, en texte brut), ainsi que de donner une leçon pour une séance à venir. Saisie du titre de la séance Saisie éventuelle des objectifs de la séance (en texte brut : pas de mise en forme possible ici) Re-précision du type, s il a changé Les autres informations sont toutes pré-remplies Pour donner un travail à faire pour une prochaine séance : saisir l intitulé, et éventuellement la consigne détaillée. Là aussi la saisie est simplifiée : s il y a plus d un travail à donner, de la mise en forme à saisir ou des documents à joindre, il faudra utiliser l option «Gérer le travail à faire». Eventuellement, précisez la durée estimée du devoir (cette information ne sera visible que par les enseignants, elle n est utile que dans le graphique d estimation de la charge de travail) Si le travail à faire est un document à rendre, cocher la case de suivi : un casier permettra de recueillir les travaux (collège) Si vous donnez un travail à faire, il est indispensable de sélectionner la séance pour laquelle ce travail est à faire. Si elle n apparaît pas dans la liste des séances à venir, sélectionnez «Aucune» et spécifiez la date et l heure voulues à l aide du calendrier et du réveil : une nouvelle séance sera créée sur ce créneau Référence pour l administrateur 49

51 Pour compléter la séance : Joindre des documents Dans le calendrier, cliquer sur la séance avec le bouton droit, puis choisir l option «Gestion des documents joints». La fenêtre de gestion des documents apparaît. Remarque : la même fonctionnalité est accessible dans l édition complète de la séance, onglet «Documents joints». La liste des documents déjà joints à la séance apparaît. Pour supprimer un document joint, il suffit de le cocher dans la liste, puis de cliquer sur le bouton «supprimer les documents cochés» Pour ajouter un document depuis le poste local : - Cliquer sur le bouton parcourir - Dans la seconde fenêtre qui s ouvre, naviguer dans l arborescence des dossiers de votre poste, jusqu à sélectionner le document souhaité, puis valider. La seconde fenêtre se referme. - - Une fois revenu dans cette fenêtre-ci, ne pas oublier de cliquer sur «Ajouter ce document du poste local» Pour ajouter un document de votre espace personnel : (c est-à-dire de votre espace Mes documents sur l ENT) - Cliquer sur le bouton parcourir - Dans la seconde fenêtre qui s ouvre, naviguer dans l arborescence de vos documents personnels jusqu à localiser le document souhaité, et double-cliquer dessus. La seconde fenêtre se referme. - Une fois revenu dans cette fenêtre-ci, ne pas oublier de cliquer sur «Ajouter ce document de mes documents» Les documents joints à la séance sont immédiatement visibles en consultation par toutes les personnes ayant accès à la séance : les élèves, leurs parents, les autres enseignants de la classe ou du groupe, la direction de l établissement et l administrateur ENT. Limitations : pas de limite au nombre de documents joints, mais sur la taille (pas plus de 5 Mo par document) et les formats (certains sont interdits : il faut alors compresser les fichiers). Référence pour l administrateur 50

52 Pour copier-coller des séances Rendez-vous dans le cahier de leçons de la classe ou du groupe concerné. Dans le calendrier, naviguez jusqu à atteindre la séance à copier. Déroulez le menu contextuel en cliquant sur la séance avec le bouton droit, et cliquez (clic gauche) sur l option «Copier». Rendez-vous à présent sur la séance sur laquelle vous souhaitez faire le copier-coller. Il peut s agir d une autre séance du même groupe, ou bien d une séance d une autre classe ou d un autre groupe : sélectionnez alors le cahier de leçons de la classe ou du groupe concerné, comme à l étape 1. Cliquez avec le bouton droit sur la séance souhaitée. Notez qu il faut donc forcément que la séance existe déjà pour pouvoir copier des données dedans. Si elle n existe pas encore, créez-la très simplement en double-cliquant sur le créneau de votre choix dans le calendrier, puis en l enregistrant sans saisir d informations. Avec le clic droit de la souris sur la séance, vous faîtes apparaître le menu contextuel qui vous permet différentes modalités de copie. Choisissez celle qui vous convient le mieux. Vous pouvez en effectuer plusieurs successivement, si vous le souhaitez. Simple collage de la description de la séance : titre, type de séance, et objectifs (en conservant leur éventuelle mise en forme) Simple collage des documents joints, lesquels viennent s ajouter aux éventuels documents déjà joints à la séance Collage du travail à faire (devoirs à rendre pour la séance), qui viennent s ajouter aux éventuels devoirs déjà à rendre. Par défaut, ils sont considérés comme des devoirs donnés lors de la séance précédente avec le groupe (à modifier ensuite si besoin) Collage des «prochains devoirs» (devoirs donnés lors de la séance, à faire pour une séance ultérieure). Par défaut, ils seront à rendre pour la séance suivante (ou resteront sans date s il n y a pas de séance suivante) La dernière option permet de coller à la fois la description, les documents joints, et les prochains devoirs (qui sont collés selon les mêmes règles que pour chacune de ces actions prises isolément) Référence pour l administrateur 51

53 Consulter la progression sur l année complète (vue synthétique) Cet onglet propose une vue de la progression de la classe ou du groupe sur toute l année. Il donne un résumé séance par séance, en indiquant les particularités de chaque séance (documents joints, devoirs suivis, etc ) La liste des séances s arrête à la date courante, elle ne présente donc pas les séances à venir qui seraient déjà complétées. Par ailleurs, seules les séances saisies apparaissent : celles pour lesquelles l enseignant n a rentré aucune donnée ne figurent pas dans la synthèse. Les élèves, les parents, le directeur de l école disposent tous d un onglet similaire. Pour accéder à l onglet, il faut avoir sélectionné une classe ou un groupe Par défaut, seuls les titres et dates des séances apparaissent, mais on peut détailler les objectifs et le travail à faire Une version imprimable peut être affichée, par exemple pour un archivage papier ou pour une inspection Les pictogrammes indiquant les particularités de la séance sont reproduits : devoirs suivis, séances masquées, verrou ou visa du chef d établissement Les pictogrammes de devoir suivi clignotent en cas d alerte. Chaque titre de séance est cliquable, et permet de l ouvrir en édition : pratique pour pouvoir ré-ouvrir rapidement une séance lointaine sans avoir à re-parcourir tout le calendrier de l année Les documents joints sont indiqués Référence pour l administrateur 52

54 f) L outil «Carnet de bord» de l enseignant (cahier journal) Le carnet de bord est un outil complémentaire du cahier de leçons. Il est strictement personnel, et permet à l enseignant de conserver son travail et son expérience d une année sur l autre. À la différence des données du cahier de leçons qui ne sont plus consultables après deux années scolaires, les données du carnet de bord sont conservées dans le compte enseignant, aussi longtemps qu il existe et qu il est actif. Elles le suivent donc d année en année, voire d établissement en établissement, si son nouvel établissement est également équipé de NetCahier et hébergé sur la même plateforme que l ancien (dans la même académie). L enseignant peut y organiser ses séquences pédagogiques par disciplines et par niveaux. Une séance peut aisément être basculée d un cahier de leçons vers le carnet de bord et inversement, pour pouvoir être réutilisée l année suivante par exemple. L arborescence du carnet de bord est organisée par disciplines et par niveaux. Elle est complètement personnalisable : on peut y ajouter des disciplines, des niveaux, des séquences pédagogiques et des séances, sans limitation. La manipulation du carnet de bord se fait à l aide de menus contextuels, activables grâce au bouton droit de la souris. Référence pour l administrateur 53

55 Saisir une séance dans son carnet de bord Les séances saisies dans le carnet de bord sont en fait des modèles de séances, sans date, sans créneau horaire, sans affectation à une classe ou un groupe précis : ces données n interviennent que lorsque les séances sont exportées dans un cahier de leçons. La saisie des séances du carnet de bord s effectue dans une fenêtre comparable à celle des cahiers de leçons, avec simplement quelques différences dans les onglets proposés. L onglet Documents joints fonctionne exactement comme celui vu dans la section «Cahier de leçons». L onglet Devoirs associés fonctionne comme l onglet des Prochains devoirs d un cahier de leçons, excepté que les devoirs n ont pas de date de rendu : il s agit de «modèles de devoirs» qui seront affectés à des séances précises une fois les données exportées dans un cahier de leçons. L onglet Notes personnelles est spécifique au carnet de bord. Il permet à l enseignant de saisir des notes sur la manière dont s est déroulée la séance avec ses classes (tel pré-requis est nécessaire, attention à la gestion du temps, etc ) et de capitaliser ainsi son expérience pour les prochaines utilisations de cette séance en classe. Ce champ n est évidemment jamais recopié lorsque les séances sont exportées dans les cahiers de leçons, il s agit de notes strictement personnelles, lisibles uniquement par leur auteur. L onglet Ressources ne comprend évidemment pas de possibilité de réservation. L onglet Exports permet d exporter la séance dans un cahier de leçons, dans le carnet de bord (sous la forme d une duplication) ou dans divers formats de fichiers. Référence pour l administrateur 54

56 g) Le cahier de leçons, vu par l élève À la différence de l enseignant, l élève entre dans son cahier de leçons par l entrée du «travail à faire» : il s agit de la vue qui l intéresse le plus. Par défaut s affiche donc la liste des leçons à apprendre, sur toutes les séances à venir. L élève a la possibilité d ouvrir les pièces jointes à chaque devoir, en cliquant simplement sur leur lien. Il peut également ouvrir en consultation les séances associées à chaque devoir. La vue qui s affiche par défaut est celle du travail à faire. L élève peut également accéder en consultation au calendrier des séances, ou à la synthèse des séances qui le concernent sur toute l année, grâce aux autres onglets Différents tris des travaux sont possibles L élève peut choisir de n afficher que la liste des travaux à faire sur une période précise. Mais il ne peut pas remonter jusqu à l année précédente. L élève peut cocher les leçons apprises L élève peut copier le travail donné et les devoirs surveillés à venir dans son agenda personnel, qu il peut ensuite par exemple synchroniser avec son téléphone (pour certains modèles). L agenda génère alors une alerte de rappel pour chaque devoir à la veille de la date d échéance. Le casier de devoir permet à l élève de rendre un devoir à l enseignant, sans que les autres élèves puissent voir son travail (collège) Les liens sur les séances sont cliquables et permettent de les ouvrir en consultation. Par ailleurs, les documents joints aux devoirs apparaissent à ce niveau sous forme de liens et sont consultables. h) Le cahier de leçons, vu par le parent Si le parent a plusieurs enfants scolarisés dans l établissement, il dispose d une liste déroulante qui lui permet de choisir l enfant dont il veut consulter le cahier de leçons. Une fois qu un enfant a été choisi, l interface du cahier de leçons du parent est exactement la même que celle de son enfant : il dispose donc des mêmes fonctionnalités de consultation, mais il ne peut pas cocher les travaux de l élève. Référence pour l administrateur 55

57 i) Le cahier de leçons, vu par le personnel de direction Le chef d établissement (ou le profil «personnel de direction» en général) a la possibilité de consulter l ensemble des cahiers de leçons de toutes les classes et tous les groupes de l établissement. Il peut aussi consulter les séances saisies par un enseignant donné. Il suffit de sélectionner un affichage dans l une ou l autre des listes déroulantes. L accès sur chaque séance s effectue ensuite en consultation (pas de saisie possible). Comme l enseignant, le profil «personnel de direction» dispose des pictogrammes indiquant l état de saisie des séances. Dans le second onglet, le profil «personnel de direction» peut consulter la charge de travail d une classe. Il dispose également de possibilités de verrouillage des séances, et d application de «visas» (fonctions concernant plutôt le collège). Référence pour l administrateur 56

58 Consulter les statistiques de saisie du cahier de leçons Le chef d établissement, ainsi que l administrateur de l ENT, ont accès à un tableau statistique donnant pour chaque classe ou chaque groupe une vue synthétique de l état de saisie du cahier de leçons. L onglet «Statistiques» n est accessible que lorsqu on a sélectionné «le cahier d une classe» ou «le cahier d un groupe». Lorsqu on a sélectionné les «séances d un enseignant», il reste grisé. Le tableau présente, pour chaque matière enseignée dans la classe ou le groupe, le nombre total de séances prévues dans l année, puis le nombre de séances complétées jusqu à la date courante, avec à chaque fois la date de la dernière séance remplie. Il indique en outre le nombre total de leçons données et de documents joints. Il est possible de trier le tableau en fonction de chacune des colonnes, en cliquant sur le titre de la colonne souhaitée. j) Le cahier de leçons, vu par l administrateur ENT Les seules tâches d administration du module cahier de leçons sont : - En cours d année : le paramétrage du module, si nécessaire, - En fin d année scolaire : l archivage physique des données, en particulier des données datant de l année scolaire antérieure, qui sont supprimées après 2 ans, durant l été. En outre, l administrateur dispose des mêmes fonctionnalités de consultation que le personnel de direction, pour chaque classe et chaque groupe. Il ne peut pas apposer la signature du chef d établissement sur les séances, mais il peut les verrouiller ou déverrouiller pour dépannage. Référence pour l administrateur 57

59 Paramétrer le calendrier de l établissement Dans l onglet Paramétrage, l apparence des calendriers peut être paramétrée, ainsi que la plage horaire d ouverture de l école (ex : de 8h15 à 16h15, de 8h30 à 16h30 ) Archiver le cahier de leçons d un groupe ou d une classe Cette fonction permet d exporter l ensemble des séances du cahier de leçons d une classe ou d un groupe, sur une période donnée : une semaine, un mois, un trimestre, ou l année complète, en choisissant ensuite le format d export (texte brut, PDF, docx, xlsx, zip joint ) Référence pour l administrateur 58

60 Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement 12. Mes activités : Agenda personnel Fonctionnalités du module pour chaque profil Agenda personnel Consultation X X X X X X Gestion X X X X X X L outil d agenda personnel accessible dans le menu «Mes activités» est l agenda Office Outlook de l utilisateur. Il donne accès à toutes les fonctionnalités classiques de ce standard : Ajout/modification/suppression d événements par simples clics dans le calendrier Possibilité de joindre des fichiers à un événement, ainsi qu un descriptif plus complet Possibilité de définir des événements réguliers en leur appliquant une périodicité Possibilité d être alerté par message avant un événement (le moment de déclenchement de l alerte étant lui-même paramétrable) L agenda permet surtout de partager des rendez-vous avec d autres utilisateurs de l ENT, et donne la possibilité de se synchroniser avec leurs propres calendriers pour fixer une date (assistant de planification). Référence pour l administrateur 59

61 Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement 13. Mes activités : Groupes de travail coopératif Fonctionnalités du module pour chaque profil Sites collaboratifs / Groupes de travail Création des groupes X X X Gestion des groupes X X X Suppression des groupes X Participation aux groupes X X X X X X X a) Groupes de travail : Généralités Les groupes de travail permettent de mettre à disposition d une communauté réduite d utilisateurs (un groupe d élèves, un groupe d enseignants ) un ensemble complet d outils de travail coopératif qui leur sont strictement réservés : échange d informations, partage de documents, espaces de communication, création de site collaboratif. Groupe des enseignants de cycle III Groupe des CM2 de la classe unique de Mme Durand Les groupes peuvent rassembler : Des utilisateurs de même profil (par exemple, un groupe d enseignants) Des utilisateurs de différents profils (par exemple, un enseignant et ses élèves) Des élèves de différentes classes (par exemple, des groupes inter-classes) Des profils non enseignants et non élèves Eventuellement, des utilisateurs d établissements différents (l administrateur d établissement doit en faire la demande spécifique auprès de NetEcole) Référence pour l administrateur 60

62 Accès aux groupes de travail Chaque utilisateur de l ENT peut accéder dans «Mes activités» à la liste des groupes de travail dont il est membre. Les profils enseignants et administrateur d établissement disposent en outre de la possibilité de créer de nouveaux groupes de travail. Le créateur d un groupe de travail (dénommé «Responsable» du groupe) dispose de tous les droits d administration sur son groupe de travail, pour : - paramétrer les modules, - ajouter/supprimer des membres, - redéfinir les rôles de chacun et les droits d accès pour chaque rôle - et ajouter éventuellement d autres membres avec le profil «administrateur de groupe», qui hériteront alors des mêmes droits. Suppression d un groupe de travail La fonctionnalité de suppression d un groupe de travail est pour l instant réservée à l administrateur d établissement. Celui-ci accède en effet à la liste de tous les groupes de travail, qu il peut administrer comme s il en était «administrateur de groupe». En outre, un petit menu contextuel dans la liste des groupes lui permet de les supprimer, ou de les superviser, c est-à-dire de consulter des informations sur l occupation disque, le nombre de membres du groupe et la date de sa dernière mise à jour (afin de détecter ceux inutilisés). Référence pour l administrateur 61

63 Interface du groupe de travail L interface s adapte légèrement lorsqu on entre dans un groupe de travail, puisque la barre de menu verticale classique se réduit (elle reste accessible en cliquant sur le bouton Mon espace à gauche), pour laisser place à une nouvelle barre de menu verticale intitulée Mon travail. Ce menu donne accès à toutes les fonctionnalités réservées aux membres du groupe. En fonction des utilisateurs, les options accessibles peuvent varier (car tous les utilisateurs n ont pas forcément accès à tous les modules, en particulier aux fonctions d administration). De la même manière, les administrateurs du groupe peuvent choisir de désactiver ou réactiver certains modules. Enfin, on peut noter que l entrée dans l espace du groupe de travail s effectue sur une page dite d accueil du groupe, qui constitue un mini-tableau de bord puisqu elle présente une synthèse des dernières contributions dans chacun des espaces d échange du groupe. b) Groupes de travail : Partage d informations L outil Informations donne une succession de nouvelles brèves, triées par ordre chronologique inverse (les plus récentes apparaissent en tête de liste). Chaque information est constituée d un titre, d un corps (en texte formaté) et d éventuels documents joints. Le nom de l auteur est toujours visible et cliquable (pour accéder à son profil). Il est possible d attribuer à chaque information une date d expiration, au-delà de laquelle elle disparaîtra. Référence pour l administrateur 62

64 c) Groupes de travail : Partage de documents Ces espaces de partage de documents fonctionnent exactement de la même manière que les espaces personnels Mes documents, sauf qu ils sont à l usage de tout le groupe. Pour connaître le mode de fonctionnement de ces espaces et en particulier leurs limitations de sécurité se référer aux explications données sur Mes documents : chapitre 15 Remarque : un lecteur réseau peut être relié aux documents du groupe (voir chapitre 19). d) Groupes de travail : Forum Il s agit d un espace de discussion réservé aux membres du groupe de travail. On peut éventuellement spécifier des droits de contribution limités, pour certains profils d utilisateurs (si l on souhaite par exemple que les contributions des élèves ne soient affichées qu après validation par des modérateurs enseignants). L éditeur de texte utilisé pour saisir les contributions dans les forums est le même que celui décrit dans la section «Editeur de texte enrichi» de ce document (chapitre 21) e) Groupes de travail : Administration / Gestion des utilisateurs C est l outil qui permet de gérer les membres du groupe, d en supprimer ou d en ajouter. Il doit forcément s agir d utilisateurs de l ENT, sélectionnés dans l annuaire par un membre ayant le rôle d administrateur du groupe (c est-à-dire, le responsable, ou un autre membre désigné comme administrateur par le responsable). Un «rôle» est affecté à chaque membre du groupe. Ce rôle peut varier d un groupe de travail à l autre, puisqu il est affecté par les administrateurs du groupe. Chaque rôle donne des droits d accès différents sur le groupe de travail (droits de modification, d ajout, de suppression ) Au départ, lorsqu un utilisateur est ajouté au groupe de travail, il a par défaut le rôle qui correspond à son profil : élève, professeur Par la suite, le rôle de l utilisateur peut être complètement redéfini (dans l absolu, un élève pourrait même hériter du rôle Administrateur du groupe de travail si on le souhaite). Référence pour l administrateur 63

65 f) Groupes de travail : Administration / Gestion des rôles Cet outil permet de gérer les droits d accès conférés aux différents membres du groupe. Ils sont définis sous forme de «roles» par les administrateurs du groupe. Chaque rôle possède sur chaque module du groupe de travail des droits d accès plus ou moins limités (de la simple consultation, jusqu à l administration, en passant par la possibilité d ajouter, de supprimer, de modérer les contributions, etc ) La copie d écran ci-dessus montre les droits affectés par défaut à chaque rôle sur chaque module, lors de la création d un groupe. Référence pour l administrateur 64

66 Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement 14. Mes activités : Gestion des tâches Fonctionnalités du module pour chaque profil Gestion des tâches personnelles Consultation X X X X X X Gestion X X X X X L outil de gestion des tâches personnelles est celui de Microsoft Office Outlook, intégré dans l interface du navigateur Web. Il permet d organiser ses tâches personnelles, en leur attribuant un descriptif, une date d échéance, un état d avancement. Des alertes peuvent être déclenchées à un moment défini par l utilisateur, pour lui rappeler une échéance sur une tâche en cours. Enfin, une tâche peut être transférée à d autres utilisateurs de l ENT (qui la reçoivent alors en pièce jointe dans leur messagerie). Liste cliquable des tâches assignées à l utilisateur Actions sur la tâche affichée Affichage de la tâche sélectionnée dans la liste Référence pour l administrateur 65

67 Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement 15. Espace personnel de documents Fonctionnalités du module pour chaque profil Documents personnels Consultation X X X X X X Gestion X X X X X X Le menu «Mes documents» permet de disposer d un espace privatif de stockage en ligne, dans lequel l utilisateur pourra placer des fichiers et des liens auquel il pourra ensuite accéder depuis n importe quel poste de travail - y compris à domicile, hors de l établissement. L espace alloué (tous documents confondus, images, fichiers, liens web) est en standard de : 10 Mo pour les élèves, 100 Mo pour les utilisateurs des autres profils Mais il s agit uniquement de l espace privé de chacun : pour les espaces mutualisés (Groupes de travail, Médiathèque, Vie de l école) il n y a aucune limitation. On conseille donc l usage de ces espaces commun. a) Mes documents : Liens Web Cet espace permet de gérer des liens Web (sous la forme d une URL, d un titre et de remarques éventuelles), et de les organiser par dossiers. L ajout d un nouveau lien se fait par le biais du bouton «Nouveau», «Nouvel élément». b) Mes documents : Images, et Documents Ces espaces permettent de stocker des fichiers, et de les organiser en dossiers. Le dossier «Images» permet en plus un aperçu des images stockées, et un affichage en diaporama. Le téléchargement sur le serveur (ou upload ) s effectue en cliquant sur le bouton «Télécharger», qui envoie les fichiers depuis le poste local vers l espace Mes documents. Remarque : un lecteur réseau Windows peut être relié à Mes documents (voir chapitre 19). Sur certains postes sous Internet Explorer : le téléchargement est possible avec l affichage en «Mode explorateur Windows», en sélectionnant l option correspondante dans le menu «Afficher» sur la droite de l écran. Dans ce cas, le navigateur affiche une fenêtre avec les mêmes possibilités qu un explorateur classique pour agir sur les fichiers (via le menu contextuel du bouton droit de la souris) et la possibilité de glisser-déplacer des fichiers depuis une autre fenêtre, comme si on transférait les fichiers d un dossier à l autre sur le poste local. Caractères interdits dans les noms de fichiers : ~ # % & * { } \ : < >? / (et le. en début et fin de nom) Formats interdits : Pour des raisons de sécurité, certains formats de fichiers sont systématiquement «bannis», c est-à-dire refusés lors du téléchargement. Les extensions concernées sont les suivantes : ade, adp, app, asa, ashx, asmx, asp, bas, bat, cdx, cer, chm, class, cmd, com, config, cpl, crt, csh, der, dll, exe, fxp, gadget, hlp, hta, htr, htw, ida, idc, idq, ins, isp, its, jse, ksh, lnk, mad, maf, mag, mam, maq, mar, mas, mat, mau, mav, maw, mda, mdb, mde, mdt, mdw, mdz, msc, msh, msh1, msh1xml, msh2, msh2xml, mshxml, msi, msp, mst, ops, pcd, pif, prf, prg, printer, pst, reg, rem, scf, scr, sct, shb, shs, shtm, shtml, soap, stm, url, vb, vbe, vbs, ws, wsc, wsf, wsh Taille limite : Les fichiers de plus de 5 Mo sont refusés. Pour s affranchir de ces limitations, compresser les fichiers à télécharger en format ZIP. Référence pour l administrateur 66

68 Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement 16. Le module Médiathèque (BCD) Fonctionnalités du module pour chaque profil Agenda Médiathèque Consultation X X X X X X Gestion X X X Informations Médiathèque Consultation X X X X X X Gestion Liens Web Médiathèque Consultation X X X X Gestion Fichiers Médiathèque Consultation X X X X X X Gestion X X Images Médiathèque Consultation X X X X X X Gestion Ressources Médiathèque X X X X X X Le module «Médiathèque» (ou «BCD») est un espace d accès à des informations et des ressources, mises à disposition par les enseignants, à destination de tout l établissement. X X X a) Médiathèque : Agenda L agenda est un calendrier, consultable par jour, par semaine ou par mois, et dans lequel les événements sont cliquables pour permettre d en obtenir un descriptif (et d accéder à d éventuels documents joints). Les événements peuvent être réguliers et périodiques. b) Médiathèque : Informations L affichage Informations donne une succession de nouvelles brèves, triées par ordre chronologique inverse (les plus récentes en tête de liste). Chaque annonce est constituée d un titre, d un corps saisi à l aide de l éditeur commun de textes (qui sera décrit dans le chapitre Editeur de texte enrichi de cette section) et d éventuels documents joints. Il est possible d attribuer à chaque annonce une date d expiration, au-delà de laquelle elle disparaît. c) Médiathèque : Liens Web, Images, Fichiers Cet espace partagé fonctionne d une manière similaire à l espace personnel Mes documents. Remarque : un lecteur réseau peut être relié aux Documents de la médiathèque (voir paragr. 19). Référence pour l administrateur 67

69 d) Médiathèques : Ressources Cet espace propose des ressources en ligne, accessibles directement dans l interface du navigateur Web, et reliées à l ENT par un Connecteur d application. La liste des ressources est définie lors du déploiement de l ENT, en fonction des licences de contenus auxquels les établissements ont accès, et pour lesquels un connecteur d application a été développé par ITOP (en relation avec l éditeur de la ressource). Des connecteurs existent pour les outils, ressources et manuels numériques suivants : Cabri 3D Cadmos CNS Encarta INA ITOP Éducation KNE LeSite.tv LIBCAST Lytext Math en poche Maxicours ME2! Moodle (selon version) Pack Collège ParaSchool Technilab Televic Universalis Cette liste est évolutive, et peut donc être modifiée sur demande auprès de l équipe NetEcole à chaque nouvelle ressource en ligne disponible dans l établissement. Remarque : une autre liste de connecteurs, pour des outils et applications de vie scolaire, est également présentée dans le chapitre correspondant de ce document. Référence pour l administrateur 68

70 Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement 17. Le module Vie de l école a) Vie de l école : Agenda L agenda de l école est basé sur le même outil que l agenda de la médiathèque (voir plus en amont dans le document). La seule différence se situe au niveau des droits d accès par les utilisateurs : ici, ce sont les profils de direction et non les enseignants qui peuvent éditer les événements apparaissant dans le calendrier. b) Vie de l école : Tableau d affichage Fonctionnalités du module pour chaque profil Tableau d'affichage de l établissement Consultation X X X X X X X Gestion X X Le tableau d affichage de l établissement est repris sur la page d accueil de l ENT. Ce tableau d affichage est basé sur le même outil que le panneau Information de la Médiathèque. La seule différence se situe au niveau des droits d accès : ici, ce sont les profils de direction et non les enseignants qui peuvent publier des informations. L ajout d une information se fait en cliquant sur le bouton «Nouveau», «Nouvel élément». Le texte est saisi dans l éditeur décrit dans la section «Editeur de texte enrichi» de ce document. L utilisateur a la possibilité de spécifier les profils d utilisateurs auxquels l information s adresse : elle n apparaîtra alors que pour ces profils-là. c) Vie de l école : Documents, liens Fonctionnalités du module pour chaque profil Documents de l'établissement Consultation X X X X X X X Gestion X X Référence pour l administrateur 69

71 Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement Liens de l'établissement Consultation X X X X X X X Gestion X X Les espaces de documents ou de liens Web sont semblables à ceux de la Médiathèque (voir plus en amont dans le document). La seule différence se situe au niveau des droits d accès par les utilisateurs : ici, ce sont les profils de direction et non les documentalistes ou les enseignants qui peuvent ajouter, modifier ou supprimer des fichiers et des liens Web. 18. Le module Outils Fonctionnalités du module pour chaque profil Boite à Outils Consultation X X X X X X Gestion X Logiciel de dessin X X X X X X Logiciel de retouche photo X X X X X X Calculatrice X X X X X X a) Outils de calculatrice, dessin, retouche photos La calculatrice scientifique, l outil de dessin et celui de retouche photos sont des logiciels utilitaires très simples d emploi, mis à disposition de tous les utilisateurs de l établissement. b) Boîte à outils La boîte à outils est un espace de téléchargement de fichiers (semblable à ceux de la Médiathèque ou de l école) dans lequel l administrateur ENT de l école peut mettre des logiciels utilitaires à disposition de tous les utilisateurs, en téléchargement. Il peut s agir par exemple de visionneuses Office Word Viewer 2007 ou Office Powerpoint, qui permettent de visualiser des documents.docx et.pptx aux formats Office 2007 (tels que ceux générés par l outil d export du cahier de textes) sans avoir la suite Microsoft Office. Référence pour l administrateur 70

72 19. Connexion d un lecteur réseau sur un espace de documents Il est possible sous Windows de connecter un lecteur réseau sur un espace de documents de l ENT : espace personnel, documents du groupe de travail, ou Documents de la Médiathèque. Le contenu de l espace peut alors être visualisé et accédé au travers d une fenêtre d exploration de Windows, ce qui facilite notamment les manipulations de fichiers. Pour mettre en place un lecteur de ce type, commencer par ouvrir l explorateur Windows. Dans la barre d outils, cliquer sur Outils puis choisir l option Connecter un lecteur réseau Cliquer alors sur le lien Se connecter à un site Web Il va suffire ensuite de suivre l Assistant d ajout d emplacement de réseau, en cliquant sur le bouton Suivant à chaque étape. Référence pour l administrateur 71

73 Au moment de choisir un emplacement réseau personnalisé : Ouvrir l ENT dans un navigateur Web en parallèle, se rendre dans l espace de documents sur lequel on souhaite relier un lecteur réseau (ici, un espace de documents personnels). Récupérer alors le début de l adresse Web, tout ce qui précède le mot Forms : Copier ce début d adresse, et le coller dans le champ de saisie Adresse réseau de l assistant : Référence pour l administrateur 72

74 La connexion s établit alors avec l ENT. L opération peut prendre plusieurs minutes, et le système va demander une nouvelle authentification : Pour s authentifier, utiliser son nom d utilisateur ENT (login), précédé de : itop-ent \ (comme dans l exemple ci-dessus pour l utilisateur sandra.barraud) Une fois la connexion établie, il ne reste plus qu à donner un nom au raccourci : En cliquant sur Suivant, le connecteur sera créé, et disponible sur le poste de travail. Il est possible de faire en sorte que ce lecteur réseau soit disponible à chaque future ouverture de session de l utilisateur, en cochant bien la case Se reconnecter à l ouverture de session proposée à la première étape par l assistant d ajout d emplacement réseau. Référence pour l administrateur 73

75 20. Mon profil : options et informations personnelles a) Mon profil : Infos personnelles Le formulaire des informations personnelles permet de compléter son profil, en donnant des renseignements qui permettront de se présenter aux autres utilisateurs de l ENT. Le profil d un utilisateur est consultable lorsque son nom apparaît dans l ENT, lorsqu il contribue dans un espace d information, d échange ou de partage de documents par exemple. Il permet notamment d afficher une photo, qui apparaîtra dans les forums : l image doit être en jpg, gif ou png. Le format 61x77 est recommandé pour éviter les déformations Référence pour l administrateur 74

76 b) Mon profil : Mes alertes L option «Mes alertes» permet à l utilisateur d accéder à la liste des notifications qu il a mis en place (voir la section «Circulation générale / Notifications et alertes»). Dans cet espace, il a la possibilité de modifier ses alertes ou d en supprimer. c) Mon profil : Mot de passe Cette option permet à l utilisateur de modifier lui-même son mot de passe. Pour maintenir un niveau minimal de sécurité (exigé par les recommandations du SDET), des règles sont imposées sur le choix du mot de passe. Elles sont rappelées à l utilisateur dans un message préalable, et sont explicitées à nouveau s il propose un nouveau mot de passe non conforme. Le mot de passe doit notamment être différent de l identifiant de l utilisateur : il n est donc pas possible de réutiliser son nom ou son prénom qui en seraient trop proches. Par mesure de sécurité, pour éviter notamment qu un utilisateur change le mot de passe d un autre à son insu pendant qu il s absente de son poste de travail, l ancien mot de passe doit être reprécisé en même temps qu on saisit le nouveau mot de passe (deux fois, pour éviter toute faute de frappe puisque la saisie se déroule à l aveugle). Remarque : le nouveau mot de passe n est connu que de l utilisateur, aucune notification n est envoyée à l administrateur, ni aucun mail de confirmation à l utilisateur lui-même. S il perd ce mot de passe, l utilisateur n a donc pas de moyen de le retrouver : il doit demander à l administrateur d établissement de lui en générer un nouveau aléatoirement. Référence pour l administrateur 75

77 21. L éditeur de texte enrichi (forums, panneaux d information ) Cet outil permet de saisir un texte et de le mettre en forme. Il est utilisé dans les espaces de saisie d information (panneau d affichage, zone d information du CDI et des groupes de travail) ainsi que dans les forums de discussion. Passage en plein écran (pour faciliter la saisie) Vérificateur orthographique Impression du contenu Recherche / remplacement de texte dans le contenu Insertion d un lien ou transformation d un texte en lien Sélection de tout le texte Défaire / Refaire les dernières actions Couper / Copier / Coller du contenu (on retrouve toutes ces options dans un menu contextuel) Coller à partir d un éditeur bureautique en supprimant la mise en forme, pour ne garder que le texte. Supprimer le format sur le texte sélectionné (la flèche permet de choisir le type de format : style, police ) Insertion d une image depuis l ENT Définition de zones réactives (liens) sur une image Transformation en exposant ou en indice Insertion d une ligne horizontale Transformation du texte en minuscule ou majuscule Basculement mode saisie / mode HTML Insertion de la date ou de l heure courante Insertion d un tableau, et options d édition du tableau (insérer/supprimer des éléments, diviser une cellule, combiner des cellules) Mise en forme du texte (gras, italique, souligné, barré) Mise en forme des paragraphes (l option barrée permet de supprimer l alignement) Sélection de la police (27 sont disponibles) Insertion d un symbole Référence pour l administrateur 76

78 III. Fonctions d administration de l ENT 1. Rôle et tâches de l administrateur ENT NetEcole Démarrage de l ENT : Tâches de configuration Préparation des données en amont (fichiers transmis au support) pour créer les comptes : Soit création et mise à jour via une extraction de Bases Eleves (à chaque rentrée scolaire) Soit création et mise à jour via un simple fichier Excel (à chaque rentrée scolaire) Mise en place de connecteurs éventuels o Sur les applications de vie scolaire (GIBII, Melia ) o Sur les logiciels de ressources numériques (lesite.tv, manuels numériques, Maxicours ) Paramétrage initial des modules intégrés o Déclaration de ressources dans le logiciel de gestion de ressources o Paramétrage des référentiels dans le module Gestion des Evaluations (et Suivi B2i) o Paramétrage du calendrier de l école dans le module Gestion des absences o Paramétrage du calendrier de l établissement dans le cahier de leçons Personnalisation de l ENT pour l établissement o Informations et image du bandeau supérieur o Personnalisation éventuelle des droits par profil o Personnalisation éventuelle du menu de l ENT, désactivation des modules inutiles Démarrage de l ENT : Distribution des codes d accès aux utilisateurs Récupération des codes d accès générés automatiquement par la plateforme Vérification des codes créés, traitements éventuels (regénération de mots de passe ) Impression ou publipostage de la liste des codes d accès et distribution aux utilisateurs Gestion de l ENT au quotidien, en cours d année scolaire Gestion des comptes o En cas de nouveaux arrivants, demande de codes d accès et récupération o Re-génération de mots de passe si nécessaire Vie de l ENT o Support technique de niveau 1 (information des utilisateurs, assistance, personnalisations) o Relais dans l établissement des informations du support (nouveautés, indisponibilités ) o Accès aux statistiques d utilisation de l ENT dans l établissement o Supervision des groupes de travail, demandes de création de groupes inter-établissements Tâches d administration en fin d année scolaire Suppression des groupes de travail inutiles pour l année suivante Archivage des cahiers de leçons de l année antérieure (si module utilisé) Référence pour l administrateur 77

79 2. Création et mise à jour des comptes via extraction Base Eleves Lors de la création d un établissement, les comptes utilisateurs sont générés ou mis à jour par le support NetEcole à partir des fichiers qui lui sont communiqués. Deux éléments vont être distingués : - Les mises à jour des écoles (paragraphe 1) - La mise à jour de l ENT de Circonscription (paragraphe 2) On conseille dans les deux cas d être attentif aux recommandations du paragraphe Mise à jour des écoles La mise à jour d une école va être constituée de trois fichiers : - Une extraction Base Elèves des élèves - Une extraction Base Elèves des parents - Un fichier Excel avec les informations pour le personnel d éducation de toutes les écoles 1. L extraction Base Elèves des élèves Afin de garantir le bon fonctionnement de la mise à jour, il est nécessaire que le fichier respecte les conditions suivantes. - Les différentes colonnes ne doivent pas contenir de caractères spéciaux (&, ; «/ ) - La date de naissance doit être valide - Les colonnes doivent rigoureusement être les suivantes : o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Nom Elève Nom d usage Elève Prénom Elève Date naissance Sexe Adresse1 Cp1 Commune1 Pays1 Adresse2 Cp2 Commune2 Pays2 Cycle Niveau Classe Attestation fournie Autorisations associations Autorisations photos Décision de passage Une mauvaise saisie de tous ces paramètre peut amener à un dysfonctionnement de l ENT ou bien à un compte crée avec de mauvaises valeurs. Pour les mises à jour, les données des champs «Nom», «Prénom» et «Date naissance» doivent être rigoureusement les mêmes que les données présentes dans l ENT. Référence pour l administrateur 78

80 2. L extraction Base Elèves des parents Afin de garantir le bon fonctionnement de la mise à jour, il est nécessaire que le fichier respecte les conditions suivantes. - Les colonnes doivent rigoureusement être les suivantes : o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Civilité Responsable Nom Usage responsable Nom Responsable Prénom Responsable Adresse Responsable CP Responsable Commune Responsable Pays Courriel Téléphone domicile Téléphone travail Numéro de poste Nom d usage d enfant Nom de famille enfant Prénom enfant Classes enfants Nom d usage enfant Nom de famille enfant Prénom enfant Classes enfants 3. Le fichier Excel du personnel d éducation Le fichier Excel du personnel d éducation contient tout le personnel d éducation de toutes les écoles. Ceci permettra de réaliser les liaisons multi-établissements pour les enseignants notamment. Attention, ce fichier ne doit pas contenir le personnel devant être présent dans la circonscription. (se référer au fichier fourni par le support) Voici un descriptif des champs présents dans ce fichier pour chaque profil. Personnel Administratif o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Date de naissance de l utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (une seule valeur requise) Référence pour l administrateur 79

81 Personnel Non Enseignant o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Date de naissance de l utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (une seule valeur requise) Enseignants o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Date de naissance de l utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Classe : Classe de l enseignant de la forme : RNE$Nom de la classe (si l utilisateur n est rattaché qu à un seul établissement, vous pouvez ne mettre que le nom de la classe). Attention, le libellé de la classe doit être rigoureusement identique au libellé de la classe des élèves. Si l enseignant appartient à plusieurs classes, les différentes classes seront séparées par des points virgules. o Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs séparées par un $ : A$ M) EnseignantsVacataires o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Date de naissance de l utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Classe : Classe de l enseignant de la forme : RNE$Nom de la classe (si l utilisateur n est rattaché qu à un seul établissement, vous pouvez ne mettre que le nom de la classe). Attention, le libellé de la classe doit être rigoureusement identique au libellé de la classe des élèves. Si l enseignant appartient à plusieurs classes, les différentes classes seront séparées par des points virgules. o Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs séparées par un $ : A$ M) Directions o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Ne pas renseigner de date o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (une seule valeur requise) Eleves Afin de vous permettre de créer des comptes de démonstration, nous vous avons laissé la possibilité de gérer des élèves et des parents dans le fichier Excel. o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Date de naissance de l utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Classe : Classe de l utilisateur de la forme : Nom de la classe. Attention, le libellé de la classe doit être rigoureusement identique au libellé de la classe des enseignants. Référence pour l administrateur 80

82 o o Famille : Numéro de famille permettant de lié cet élève à ses parents. Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (une seule valeur requise) Parents Afin de vous permettre de créer des comptes de démonstration, nous vous avons laissé la possibilité de gérer des élèves et des parents dans le fichier Excel. o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Date de naissance de l utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Famille : Numéro de famille permettant de lié cet élève à ses parents. o Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (une seule valeur requise) 2. Mise à jour de la circonscription La mise à jour de la circonscription s effectue au travers d un seul fichier Excel. (se référer au fichier fourni par le support) Voici le détail des onglets et des champs de ce fichier. Personnel Administratif o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Date de naissance de l utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs séparées par un $ : A$ M) Personnel Non Enseignant o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Date de naissance de l utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs séparées par un $ : A$ M) Référence pour l administrateur 81

83 Enseignants o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Date de naissance de l utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Classe : Classe de l enseignant de la forme : RNE$Nom de la classe (si l utilisateur n est rattaché qu à un seul établissement, vous pouvez ne mettre que le nom de la classe). Attention, le libellé de la classe doit être rigoureusement identique au libellé de la classe des élèves. Si l enseignant appartient à plusieurs classes, les différentes classes seront séparées par des points virgules. o Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs séparées par un $ : A$ M) EnseignantsVacataires o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Date de naissance de l utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Classe : Classe de l enseignant de la forme : RNE$Nom de la classe (si l utilisateur n est rattaché qu à un seul établissement, vous pouvez ne mettre que le nom de la classe). Attention, le libellé de la classe doit être rigoureusement identique au libellé de la classe des élèves. Si l enseignant appartient à plusieurs classes, les différentes classes seront séparées par des points virgules. o Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs séparées par un $ : A$ M) Directions o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Date de naissance de l utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs séparées par un $ : A$ M) Eleves Afin de vous permettre de créer des comptes de démonstration, nous vous avons laissé la possibilité de gérer des élèves et des parents dans le fichier Excel. o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Date de naissance de l utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Classe : Classe de l utilisateur de la forme : Nom de la classe. Attention, le libellé de la classe doit être rigoureusement identique au libellé de la classe des enseignants. o Famille : Numéro de famille permettant de lié cet élève à ses parents. o Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (une seule valeur requise) Référence pour l administrateur 82

84 Parents Afin de vous permettre de créer des comptes de démonstration, nous vous avons laissé la possibilité de gérer des élèves et des parents dans le fichier Excel. o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Date de naissance de l utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Famille : Numéro de famille permettant de lié cet élève à ses parents. o Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (une seule valeur requise) Inspecteurs Les utilisateurs saisis dans cette rubrique seront automatiquement transformés en personnel de Direction dans un premier temps. Les comptes seront multi-établissements avec toutes les écoles. o Nom : Nom de l utilisateur o Prénom : Prénom de l utilisateur o Date de naissance : Date de naissance de l utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA o Sexe : Sexe de l utilisateur de la forme M ou F o Civilité : Civilité de l utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M. o Famille : Numéro de famille permettant de lié cet élève à ses parents. o Rattachement : RNE de l établissement auquel rattaché l utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs séparées par un $ : A$ M) 3. Recommandations Les classes saisis au niveau du fichier PersEducNat doivent être rigoureusement les mêmes avec celles des écoles. Les champs «Nom», «Prénom» et «Date naissance» doivent être identiques avec les valeurs de l ENT pour que la mise à jour fonctionne Ne pas utiliser la ponctuation «point virgule» dans les champs de Base Elèves. Au moment de l exportation, le «point virgule» permet la séparation des différents champs. Commentaires - Tous les enseignants créés au niveau des écoles seront multi-établissements l ENT de Circonscription. - Tous les fichiers non conformes aux spécifications et aux recommandations ne pourront être traités convenablement. - Les profils suivants créés au niveau des écoles ne peuvent être multi-établissements : o o o o o Personnel Administration Direction Personnel Non Enseignant Elèves Parents - Les profils suivants créés au niveau des écoles peuvent être multi-établissements : o Enseignants o EnseignantsVacataires - Au niveau de l ENT de circonscription, les inspecteurs sont automatiquement rattachés au profil Direction. Référence pour l administrateur 83

85 Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement 3. Création initiale des comptes via un simple fichier Excel Fonctionnalités du module pour chaque profil Gestion des comptes Ajout d'un utilisateur (sauf prof. et élève) Modification d'un compte Suppression d'un compte Régénération de mot de passe Gestion des matières X X X X X Lors de la création d un établissement, les comptes utilisateurs sont générés automatiquement par NetEcole à partir des fichiers Excel qui nous sont communiqués. Remarque : prochainement les comptes élèves et parents pourront être importés directement et de manière automatique depuis le logiciel national Base Eleve renseigné par les écoles. (1) Création initiale des comptes pour l établissement Attention : les fichiers doivent être complétés avec rigueur pour que les procédures automatisées de création de comptes fonctionnent. En particulier, il s agit d être attentif aux noms donnés aux groupes d élèves (qui doivent être les mêmes côté élèves et côtés enseignants, au caractère près). Par ailleurs, les groupes d élèves ne doivent pas être vides, faute de quoi ils ne pourront pas être pris en compte. Format des fichiers Excel pour la création initiale des bases Le fichier comporte un onglet par profil, listant l ensemble des comptes à créer. Référence pour l administrateur 84

86 Colonnes pour le profil Enseignants Colonnes pour le profil Eleves : la Classe doit figurer parmi celles listées chez les enseignants Colonnes pour le profil Parents : la Famille doit être identique avec celle saisie pour l enfant Colonnes pour les profils Personnels Administratifs, Personnels Non enseignants, Direction Création initiale des comptes et génération des mots de passe La procédure standard pour la création initiale de comptes dans l ENT est la suivante : La création des comptes est lancée à partir des fichiers Excel fournis par la collectivité ou le rectorat Les comptes générés (avec leurs codes d accès et mots de passes générés automatiquement) sont communiqués à l administrateur d établissement sous la forme d un export au format Excel CSV, placé dans son dossier documents de l administrateur. C est à l administrateur d établissement de redistribuer ensuite leurs codes d accès aux utilisateurs. Concernant les mots de passe : Les mots de passe générés automatiquement sont conformes aux niveaux de sécurités recommandés. En cas de perte d un mot de passe, l administrateur dispose de la possibilité de regénérer un mot de passe pour un compte donné, qui est aussitôt envoyé à l administrateur par . Attention : ne pas le communiquer à l utilisateur par car sans mot de passe, il ne peut pas accéder à ses s. Chaque utilisateur dispose de la possibilité de changer lui-même son mot de passe, dans son profil. (2) Mise à jour et création de nouveaux comptes avec le module administrateur Référence pour l administrateur 85

87 4. Comptes et mots de passe : gestion au quotidien L outil de Gestion des utilisateurs permet : de rechercher un compte existant (ou un ensemble de comptes) en fonction de son profil et/ou de son appartenance à une classe ou à un groupe, en spécifiant les premières lettres de son nom. pour les comptes existants, de regénérer un mot de passe, ou de modifier leurs données, ainsi que de saisir les mouvements à la fin de chaque année scolaire. les comptes peuvent également être désactivés (les utilisateurs ne peuvent alors plus se connecter, mais leur compte reste intact et leurs données sont conservées), ou réactivés. Et dans certains projets ENT seulement, de créer un nouveau compte (voir les règles au paragraphe suivant) Données saisies dans un compte (ici un compte d enseignant) : Référence pour l administrateur 86

88 Règles importantes pour la création de comptes avec l outil administrateur : Attention : dans certains projets (exemple : ENT NetEcole de la Somme) la création de comptes n est pas possible directement par l établissement (à demander auprès de l Inspection Académique). Lorsque la création est possible au niveau de l administrateur ENT de l établissement : Le traitement de création d un nouveau compte n est pas instantané. Dans un premier temps, les traitements de création sont en mode semiautomatique. NetEcole contrôle les demandes de création de comptes faites jusqu à 8:00 du matin un jour J et lance les traitements manuellement afin de mettre à disposition les fichiers contenant les nouveaux comptes utilisateur dans le dossier «documents de l administrateur d établissement» dans le courant de la journée J. À terme, l ensemble des traitements seront automatisés, les créations demandées un jour J dans le module administrateur seront effectives dans l ENT avec les fichiers déposés dans les documents de l administrateur à J+1. Les demandes de nouveaux comptes utilisateurs restent accessibles dans le module d Administration, menu «Nouveaux utilisateurs» jusqu aux traitements de création dans l ENT. Cela permet de supprimer (la modification n est pas possible) un compte qui aurait été mal crée, avant que ne se déroulent les traitements. A l issue des traitements, la liste est vidée. Aucun mail n est envoyé pour informer de la création des comptes. Cependant, l administrateur peut mettre en place une alerte sur son dossier «documents de l administrateur», et recevoir un à chaque dépôt de fichiers dans ce dossier, pour être averti de la disponibilité des nouveaux comptes après le traitement automatique de création. Les comptes parents ne peuvent pas être crées avant leurs enfants : au moins un des enfants d un parent doit déjà avoir été créé dans l ENT (et fait l objet du traitement automatique) pour qu un compte parent correspondant puisse être créé et associé à l enfant. Cela signifie donc que la création des parents ne peut être faite en même temps que l on crée le premier de leurs enfants : il s agit de créer le premier enfant d une famille le jour J, attendre qu il soit disponible dans l ENT (le fichier Excel contenant son compte étant disponible dans les documents de l administrateur), et il sera alors possible de créer les parents de cet enfant au jour J+1. Les comptes parents créés doivent tous être rattachés à des élèves. Il n y a pas de fichier généré à vide lorsqu aucun compte n est à créer. Il n est pas possible de créer plus de 2 parents pour un compte élève. (attention, les demandes non traitées ne sont pas forcément signalées) Référence pour l administrateur 87

89 3. Comptes et mots de passe : traitements par lots et exports Lorsqu une liste d utilisateurs est affichée, la fonction «Export» permet d obtenir un export des données affichées au format.csv. Le fichier généré peut être ouvert directement ou enregistré sur le poste local. Dans tous les cas, les données exportées sont uniquement celles à l écran (nom, prénom, , profil et statut), cette fonction ne permet pas de retrouver la liste des codes d accès. La fonction «Traitements» permet de lancer des tâches sur un ensemble d utilisateurs ayant le même profil : - Exportation au format CSV : un fichier contenant la liste des utilisateurs est généré instantanément et déposé dans le dossier de l administrateur. - Regénérer les mots de passe (par exemple, pour couper l accès au service avant la rentrée scolaire) : un fichier contenant les nouveaux codes d accès est déposé dans le dossier de l administrateur après quelques minutes de traitement (5 à 10 minutes au maximum). Il suffit de sélectionner l action, le profil, et de cliquer sur Traiter cette action. Référence pour l administrateur 88

90 4. Paramétrage établissement : personnalisation du bandeau Dans le menu accessible à l administrateur d établissement, la fonction de personnalisation du bandeau est accessible dans l option «Gérer l établissement» du module «Administration». Cette fonctionnalité permet de modifier le bandeau qui identifie l établissement sur toutes les pages de l ENT. Différentes personnalisations sont disponibles : modifier le nom de l établissement dans le fil d Ariane de navigation (option «libellé de navigation») et l allure de la barre transversale supérieure (image de fond avec l option «bandeau», et texte éventuel à faire figurer dans le bandeau avec l option «texte du bandeau»). Référence pour l administrateur 89

91 5. Paramétrage établissement : personnalisation du menu Dans le menu accessible à l administrateur d établissement, la fonction de personnalisation du menu est accessible dans l option «Gérer le menu» du module «Administration». Elle permet d agir sur toutes les options du menu : ordre dans lequel apparaissent les éléments, activation ou désactivation, nom, icône associée, lien déclenché En cliquant sur une option dans «l aperçu du menu», ses paramètres peuvent être redéfinis : Éléments du menu de l ENT (les propriétés de l élément sélectionné apparaissent à droite) Un menu contextuel accessible par clic droit sur chaque élément du menu permet de le déplacer, de le renommer ou de changer son icône Dans le formulaire des propriétés sur la droite de l écran, la description de chaque élément du menu peut être modifiée : son intitulé, ainsi que sa description (qui apparaît sous forme d info-bulle lorsqu on amène la souris sur l élément dans le menu). Référence pour l administrateur 90

92 Les icônes sont à choisir parmi une banque prédéfinie. On peut ajouter des entrées de menu, qui peuvent pointer sur des pages internes du site de l ENT (par exemple, un groupe de travail important que l on souhaite mettre en avant dans le menu) ou bien sur des adresses externes. Il est possible de désactiver les entrées du menu standard de l ENT, mais attention : en cas de désactivation, l option n apparaît plus pour aucun membre de l ENT (seul l administrateur peut encore la retrouver dans son aperçu, grisée). Si l on souhaite désactiver une entrée standard du menu, uniquement pour certains profils d utilisateurs (par exemple, couper l accès aux documents de l établissement pour les élèves, en faisant disparaître cette option de leurs menus), il convient de laisser l entrée de menu active dans cet outil, et d utiliser l autre module d administration, intitulé «Gérer les droits», pour paramétrer les profils ayant droit à accéder à cette entrée et ceux pour lesquels elle ne doit pas apparaître. En effet, l activation / désactivation à ce niveau-ci vaut pour tous les profils de l ENT. Si vous souhaitez que les modifications opérées soient bien appliquées, ne pas oublier de cliquer sur le bouton enregistrer les modifications avant de quitter l outil. Restauration d une version précédente du menu L outil est doté d une fonction qui permet de revenir en arrière, soit à la dernière version du menu avant l enregistrement courant, soit à la version initiale (sauvegardée automatiquement lors de la première modification du menu de l établissement). Référence pour l administrateur 91

93 6. Paramétrage établissement : droits par profil sur l ENT La gestion des droits par profil sur chaque module de l ENT est accessible dans l option «Gérer les droits» du module «Administration». Elle permet de spécifier les droits d accès sur certains modules du menu de l ENT, pour chaque profil : en effet, il n est pas possible de personnaliser les droits par utilisateur, mais par profil d utilisateur. En cliquant sur chaque profil, on peut spécifier en regard ses droits d accès sur certains modules de l ENT, sous la forme d une série d icônes activées ou désactivées. Les icônes dégrisées indiquent les droits disponibles, les icônes grisées indiquent les droits bloqués. Pour griser/dégriser une icône, il suffit de cliquer dessus. Les modules concernés sont les espaces mutualisés (Vie de l école, Médiathèque) et les connecteurs d application (comme Gibii, ). Pour les application connectées, on spécifie simplement si le profil a accès à l application (qui apparaîtra donc ou pas dans son menu, selon que l option est activée ou pas). Pour les espaces mutualisés (Médiathèque, Vie de l école ) on peut spécifier différents droits qui correspondent aux droits classiques des utilisateurs sur les dossiers et les fichiers de l espace mutualisé : consultation, ajout, modification, suppression et approbation. Le droit d approbation permet de décider quels fichiers seront visibles : si un utilisateur ajoute un fichier sans avoir le droit d approbation, son fichier ne sera pas visible tant qu un utilisateur ayant le droit d approbation ne l aura pas validé, ce qui permet une modération. Référence pour l administrateur 92

94 7. Paramétrage des modules de vie scolaire intégrés de l ENT On l a vu au fil de la revue des différents modules, l administrateur dispose de possibilités de paramétrage ou de fonctionnalités spécifiques, notamment pour les modules de vie scolaire spécifiques ITOP qu il pourra retrouver dans son menu personnalisé : Vie Scolaire / Gestion des ressources : administration des ressources, et affectation de personnels au suivi des ressources Vie scolaire / Gestion des évaluations, des absences, du B2i Vie scolaire / Cahier de leçons : paramétrage, archivage en fin d année scolaire Mes activités / Groupes de travail : création, supervision, administration (paramétrage, gestion des membres et des rôles) et suppression sur tous les groupes. Pour plus d information sur ces fonctionnalités, se reporter aux paragraphes des modules concernés. Pour certains modules, des documentations complètes spécifiques existent. 8. Module de statistiques de l ENT L administrateur peut accéder à un module de consultation de statistiques d utilisation de l ENT de son établissement, grâce à l option «Statistiques» du menu «Administration». Dans certains cas (pour les administrateurs d un rectorat, ou inscrits dans plusieurs établissements) les statistiques peuvent porter sur plusieurs établissements. L administrateur doit d abord spécifier la période sur laquelle portera l étude statistique. Le choix d une période «personnalisée» permet de spécifier une date de début et une date de fin dans l année scolaire en cours. Une fois complétés les choix (obligatoires) de la période et de l établissement, l administrateur peut choisir sur quels modules et quels profils de l ENT portera le rapport statistique. Par «Modules», on entend les grands domaines d application de l ENT. Référence pour l administrateur 93

95 Les «sous modules» correspondent aux sousoptions disponibles dans chacune des grandes options ouvrables du menu de l ENT. Il est ainsi possible de procéder à une analyse assez fine de l usage de chacune des fonctionnalités de l ENT dans l établissement. Après quelques secondes de calcul (la durée exacte dépendant de la longueur de la période demandée, et du nombre de modules et de profils souhaités), le rapport statistique apparaît. Il est composé de différents tableaux et graphiques permettant de comparer les données sur les modules et profils choisis, pour la période donnée. Nombre de consultations Consultations par profil et par heure Nombre d accès à l ENT en fonction du profil et de l heure de connexion Référence pour l administrateur 94

96 Remarque sur le paramétrage : la page d accueil de l ENT est considérée comme un module. La consultation de cette page étant systématique à chaque connexion d utilisateur, son nombre de visites donne une bonne idée de la fréquentation de l ENT. Toutefois, pour rendre plus significative l étude comparée de la fréquentation des différents modules, on peut conseiller d exclure cette page d accueil dont les résultats écrasent en général tous les autres. En outre, d autres résultats plus génériques sont inclus en fin de rapport : - Le top 5 des modules les plus visités, - Le top 5 des modules les moins visités, - L usage des différents modules de l ENT sur les 13 derniers mois. Référence pour l administrateur 95

97 IV. Documentation disponible pour l administrateur Documents pouvant être utilisés lors la création de l établissement (selon le projet ENT) Documents délivrés au départ : la fiche d information et le «guide d installation» (en fait, un guide décrivant le processus de création de l ENT). Les tableaux des droits et des modules permettent à l administrateur de spécifier la configuration du futur ENT de l établissement. Cette série de documents concerne surtout les recommandations à suivre pour la saisie des données Sconet, pour permettre la construction initiale de la base des utilisateurs de l ENT dans les meilleures conditions possibles. Elle n est pas utile dans le cas d un établissement qui ne tire pas ses données de l annuaire fédérateur ou de Sconet. Documents délivrés pour la mise en place de connecteurs d applications (selon les besoins) Documents délivrés lors de l ouverture du site ENT de l établissement Le «compte administrateur» donne l URL du site de l établissement, et le code d accès de l administrateur. Le document de référence administrateur est le présent document. Il est délivré lors de l ouverture de l ENT ou de la formation de l administrateur. Documents techniques de procédure, délivrés par le support ITOP au fil des besoins ( ) Référence pour l administrateur 96