Transmission de pièces volumineuses

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1 Transmission de pièces volumineuses CCCA CONFIDENTIEL

2 Client ou entité CCCA Notice de transfert de documents volumineux Intitulé Transfert de documents volumineux Nombre de pages 10 Rédigé par...(nom,date,visa) Nicolas LEVASSEUR Vérifié par...(nom,date,visa) Johann SCHAEFFER Yann PARIS Ivan DESJARDINS Validé par...(nom,date,visa) Diffusion Personnel CCCA Sommaire 1.Contexte Objet Domaine d application Documents liés Vocabulaire 4 2.Limitation des boites s Les pièces jointes à l envoi 5 3.Le transfert des pièces jointes volumineuses : Mails entre membres du personnel En interne dans l Hôtel de la CCCA : Vers l extérieur (sites distants tels que Centre Nautique, PASE etc.) :6 4.Le transfert des pièces jointes volumineuses : Mails hors personnel CCCA Suivi des évolutions du document Référence du document Historique Voir dernier chapitre. Date de mise en application (immédiate par défaut) Localisation du document Nom du fichier Support MAX.doc Coordonnées CCCA Internet CCCA CONFIDENTIEL Ce document est la propriété de la CCCA. Il ne doit pas être communiqué à des tiers, reproduit et/ou son contenu divulgué, sans autorisation préalable écrite.. CCCA CONFIDENTIEL

3 1. Contexte Suite aux dépassements de plus en plus fréquents des capacités de stockage du serveur de messagerie (pour information : ce n est pas la capacité des disques durs qui est en cause, mais la taille de la «base de données» d Exchange qui est limitée), nous avons établis de nouvelles procédures d envoi de documents en fonction de leurs tailles et de leurs destinataires Objet L envoi d un document de 40Mo à plusieurs personnes, surcharge énormément le serveur. 40 Mo dans la boite «éléments envoyés» de l expéditeur, 40 Mo dans chaque boite de réception ou éléments supprimés des destinataires, qui sont susceptibles de renvoyer le fichier modifié ou de le transférer à d autres personnes etc. La restriction de taille des pièces jointes permet de limiter ce phénomène. Pour le destinataire, la réception d un mail contenant un lien internet plutôt qu une pièce jointe est préférable : Sa messagerie n est pas bloquée pendant le laps de temps de la réception du message. De nombreuses boites s sont limitées en taille et sont incapables de recevoir de tels messages. Il peut lancer le téléchargement à un moment choisi. Il peut tout à fait transférer le lien internet à un autre destinataire pour une autre diffusion Domaine d application Messagerie «cote-albatre.com» 1.3. Documents liés Référence Nature/Titre du document Autres informations Les documents signalés par l image référence ou applicables. dans le présent document, sont des documents liés, de 3 / 10 CCCA CONFIDENTIEL

4 1.4. Vocabulaire Ce sous-chapitre regroupe des termes et définitions qui peuvent être nécessaires à la bonne compréhension du présent document. Terme et/ou abréviation Mo Descriptif Méga Octet : Unité de mesure de l occupation disque 4 / 10 CCCA CONFIDENTIEL

5 2. Limitation des boites s 2.1. Les pièces jointes à l envoi La taille autorisée pour les pièces jointes a été fixée à 7 Mo. Au-delà, vous recevrez une notification pour vous stipuler l échec de l envoi. Vous pouvez vérifier la taille d un fichier en effectuant un clic droit sur celui-ci, et e cliquant sur «propriétés». MEMO : 1024 Ko = 1 Mo, la limite est donc fixée à 7168 Ko 5 / 10 CCCA CONFIDENTIEL

6 3. Le transfert des pièces jointes volumineuses : Mails entre membres du personnel 3.1. En interne dans l Hôtel de la CCCA : Si le destinataire n est pas dans le même service : stockez le document ou une copie du document dans le répertoire «Public» (serveur2000) Si le destinataire est dans le même service, stockez le document ou une copie du document dans le lecteur réseau approprié, ex : «Finance» pour le service de comptabilité. (Si vous ne disposez pas de lecteurs réseaux, vous pouvez nous contacter pour en créer, ou en restaurer en cas d erreur). envoyez un mail pour prévenir le destinataire du répertoire où le document a été placé. Le document peut être alors déplacé par le destinataire dans son répertoire «Mes Documents» ou autre, ou laissé dans le lecteur réseau s il s agit d un travail collaboratif Vers l extérieur (sites distants tels que Centre Nautique, PASE etc.) : Stockez le document ou une copie du document dans le répertoire «Public\Documents communs» (serveur2000) \\serveur2000\public\documents communs Envoyez un mail pour prévenir le destinataire du répertoire où le document a été placé. MEMO : le répertoire «Public\Documents communs» est consultable depuis l intranet : L accès n est autorisé que par mot de passe (celui de la messagerie). (Si vous ne connaissez pas le votre, contactez nous). Le destinataire peut alors ouvrir/télécharger le document. 6 / 10 CCCA CONFIDENTIEL

7 Seuls les membres du personnel disposent d un login/mot de passe permettant de consulter l intranet. Ne diffusez donc pas vos documents par ce moyen pour d autres destinataires. 7 / 10 CCCA CONFIDENTIEL

8 4. Le transfert des pièces jointes volumineuses : Mails hors personnel CCCA Stockez le document ou une copie dans le dossier «Docweb» (serveur2000). Un lecteur réseau à été ajouté sur vos postes pour accéder rapidement à ce répertoire. Vous pouvez créer des sous répertoires pour trier les documents. Envoyez un message à votre destinataire en créant un lien internet vers ce fichier : ex : M E M O : P r o c é d u r e d e c r é a t i o n d e l i e n i n t e r n e t Le début de l adresse commence systématiquement par : « si le fichier se nomme «nom_de_fichier.ext» et qu il a été placé dans un dossier «nom_du_dossier» dans le répertoire «Docweb» l adresse sera donc : « Outlook converti automatiquement l adresse en lien internet : le résultat obtenu est : Ex : NOTE IMPORTANTE : Dans l exemple ce dessus, les noms du document et du dossier contiennent volontairement pas d espace ni d accent. A priori, cela ne gênerait pas la construction du lien internet dans Outlook qui converti en conséquence (rappel : une adresse internet ne contient jamais d espace ni d accent). Dans la mesure du possible, renommez les fichiers destinés à être diffusés par ce biais, en supprimant les espaces et les accents (et tous caractères spéciaux). Ex : «compte rendu réunion (050613).doc» -> compte_rendu_reunion doc 8 / 10 CCCA CONFIDENTIEL

9 M E M O : C h a q u e n o m d e f i c h i e r / r é p e r t o i r e d o i t r e s p e c t e r c e r t a i n e s r è g l e s Un nom de fichier ne doit pas dépasser 255 caractères Les caractères spéciaux sont interdits : / \ + - # * $ () [ ] ' & ~ '!, ; % «Pour que la publication sur l'intranet soit possible, les caractères accentués sont interdits (é è à ç ù ê â...) Les noms de fichiers (par exemple pour les délibérations) doivent être le plus synthétique possible (afin de faciliter la lecture des documents lors d'une recherche) Une profondeur de répertoire raisonnable (la profondeur : c'est le nombre de sous-répertoire qu'il peut y avoir). Tout comme le «nettoyage» régulier de la messagerie, une attention toute particulière devra être apportée aux fichiers placés dans le répertoire «docweb». Chaque fichier sera supprimé automatiquement un mois après sa «diffusion», ce qui signifie que les destinataires auront un mois pour télécharger le document. Si vous souhaitez le rendre disponible plus longtemps, contactez nous, ou redéposez-le dans le répertoire après sa suppression. NOTE IMPORTANTE : Le service informatique se réserve la possibilité de faire du tri dans le répertoire «docweb» (ou tout autre répertoire) si certaines règles ne sont pas respectées. De même, la sauvegarde des documents «hors normes» n est pas garantie. M E M O : U t i l i s a t i o n d e s f i c h i e r s «. p d f» Dans le cas d une diffusion d un document à titre consultatif (le document n a pas la vocation d être modifié par ses destinataires), préférez l utilisation du format PDF. Il permet d être lu même si le destinataire ne dispose pas de la suite bureautique appropriée (Microsoft Office pour Word, Excel, Publisher, Powerpoint), et ne pourra être modifié dans son contenu. Si vous ne savez pas convertir un fichier en «.pdf», contactez-nous. 9 / 10 CCCA CONFIDENTIEL

10 5. Suivi des évolutions du document Version et date Chapitre Modification /06/2005 Tous Création 10 / 10 CCCA CONFIDENTIEL