Optimisation de l exécution des commandes

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1 Optimisation de l exécution des commandes Quand abandonner votre système de prélèvement des commandes sur support papier L automatisation 1 Optimisation à de son l exécution meilleur des commandes

2 Optimisation de l exécution des commandes Quand abandonner votre système de prélèvement des commandes sur support papier Par Lance Resse, directeur des solutions techniques, Exécution des commandes, Intelligrated Toute entreprise utilisant un système de prélèvement des commandes sur support papier se pose un jour les questions suivantes : quel est le moment indiqué pour abandonner son système de prélèvement sur support papier et adopter un mode sans papier, comme un système à voyants lumineux ou à commande vocale? À quoi l entreprise doit-elle s attendre quand elle prendra cette décision? Ce livre blanc résume les facteurs à considérer et les avantages des technologies de prélèvement automatisées actuellement disponibles. Il passe ensuite en revue quelques-unes des améliorations de l efficacité ainsi que le rendement du capital investi (RCI) que ces technologies sont susceptibles d apporter à une entreprise. Les affaires au quotidien : une revue des défis actuels en matière d exécution des commandes De nos jours, un directeur de centre de distribution fait face à une foule de défis. Certains sont liés au territoire et d autres sont des conséquences attendues et inattendues de la conjoncture économique mondiale. Ces pressions du marché et de l économie compromettent l accroissement de la productivité et de la précision souhaité par le directeur de centre de distribution. La précision est un autre déterminant incontournable dans l exécution des commandes. Pour certaines entreprises telles que les entreprises pharmaceutiques, la précision est la carte maîtresse d un centre de distribution. Indépendamment du produit, la capacité d assurer la précision du prélèvement, de la vérification et de l emballage est primordiale. La précision de l exécution est garante d une clientèle fidèle, mais les erreurs peuvent mener à la perte de bons clients. Parmi les nouveaux défis qui ont surgi au cours des dernières années, mentionnons le besoin d accueillir, dans le bassin de main-d œuvre, des locuteurs dont la langue maternelle n est pas celle de l entreprise, ainsi que la nécessité de faire preuve d une flexibilité accrue face aux fluctuations de la croissance, aux influences économiques et aux sursauts saisonniers. 2 Optimisation de l exécution des commandes

3 Enfin, l utilisation accrue de logiciels sophistiqués de gestion (progiciels de gestion intégrés, applications de veille économique, etc.) accélère l automatisation des centres de distribution et procure à la direction une meilleure visibilité sur ce côté de la chaîne d approvisionnement. Afin de relever ces défis, de plus en plus de directeurs de centre de distribution se tournent vers des solutions d exécution des commandes automatisées, notamment les systèmes de prélèvement à voyants lumineux et à commande vocale. Par où devrait-on commencer et que devrait-on prendre en considération lorsque vient le temps de prendre une telle décision? Commencer là où vous êtes Le vieil adage «Comment pouvez-vous atteindre votre destination si vous ne savez pas où vous êtes?» s applique certainement pour évaluer la viabilité du passage d un système manuel à un système automatisé d exécution des commandes. Il convient d abord d analyser en profondeur le fonctionnement actuel du centre de distribution. Il est conseillé de considérer au moins six mois de données pour les activités non saisonnières et au moins 12 mois de données pour les activités ayant une composante saisonnière. La plupart des intégrateurs de systèmes de manutention automatisés sophistiqués ont élaboré des questionnaires d analyse opérationnelle précis. Ils peuvent aider la direction du centre de distribution à les remplir. Les données tirées de ces questionnaires indiqueront généralement clairement les systèmes et technologies les plus appropriés. Une recherche d information typique comprendra : Des données sur les installations (étagères, rayons, nombre d UGS, etc.) Des données sur la main-d œuvre (nombre de quarts de travail, nombre de préposés aux commandes, vérificateurs et emballeurs) Les coûts (main-d œuvre et retours) Méthodes actuelles de prélèvement Profil type d une commande (nombre de commandes, lignes, articles, données d expédition, taux d erreur, coûts des erreurs) Systèmes de gestion d entrepôt ou autres logiciels en place Principaux problèmes éprouvés Après avoir rempli le questionnaire avec un fournisseur, le directeur du centre de distribution aura établi sa situation de référence et déterminé les points faibles pour lesquels des solutions automatisées permettraient un accroissement de la rentabilité. 3 Optimisation de l exécution des commandes

4 Fixer les objectifs : quoi attendre d un système d exécution des commandes automatisé Au moment d investir dans une nouvelle technologie, il est important de prévoir exactement le RCI attendu, en termes quantitatifs aussi bien que qualitatifs. En général, le calcul du RCI tient compte de la productivité et de la précision, mais il peut aussi considérer des avantages comme la flexibilité, l information de gestion et l intégration d un système de gestion d entrepôt. Calcul du rendement du capital investi (RCI) : Productivité et précision L évaluation du rendement du capital investi est cruciale pour n importe quelle entreprise qui étudie la possibilité de passer d une solution de prélèvement des commandes manuelle à une solution sans papier. Une méthode simple pour calculer le RCI consiste à d abord établir l état actuel de vos opérations. Vous trouverez plus bas l exemple d une entreprise qui est passée d une solution de prélèvement des commandes sur support papier à un système sans papier. RCI par gain en productivité Beaucoup d entreprises cherchent à augmenter leur efficacité afin de maîtriser les coûts. En passant d un système papier à un système de prélèvement à voyants lumineux, une entreprise peut atteindre une productivité jusqu à 50 % supérieure. Une entreprise qui passe d un système papier à un système dirigé par radiofréquence ou par la voix accroîtra sa productivité d environ 25 %. Grâce à un logiciel permettant de suivre la productivité des travailleurs individuellement ou par zone, les technologies automatisées offrent une panoplie d options de gestion, notamment le rajustement de l effectif, la structuration des quarts de travail et l optimisation des capacités d une installation existante. Ces options sont beaucoup plus difficiles à soutirer d un système papier de rapport et de prélèvement des commandes. Si un centre de distribution enregistre une augmentation de la demande, l installation d un système automatisé pour augmenter la productivité peut s avérer plus rentable que l ajout d un quart de travail coûteux. Figure 1 Exemple d un calcul de RCI par gain en productivité Coût actuel Nombre total de préposés à l exécution des commandes 6 Heures moy./année Salaire horaire (avec avant. soc.) 30,00 $ Heures-travail totales/année pour l exécution des commandes Total des salaires/année $ Gain Augmentation de la productivité 30 % Heures-travail économisées par année Dollars économisés par année en maind œuvre $ Des choix, des choix, encore des choix : un aperçu des technologies de prélèvement et dépôt automatisées actuelles Le prélèvement à voyants lumineux a été développé il y a environ 30 ans et offre la solution de prélèvement la plus efficace pour l exécution de commandes à grande vitesse. Basé sur l utilisation de lumières colorées pour indiquer au préposé aux commandes à la fois le bon endroit et la bonne quantité de prélèvement, le prélèvement à voyants lumineux a permis de développer une multitude de procédés modernes d exécution des commandes, dont le prélèvement par grappe ou par zone et le positionnement dynamique. Le prélèvement à voyants lumineux a également permis le développement d algorithmes de prélèvement sophistiqués assurant la réduction des temps de déplacement et le traitement des prélèvements urgents. Les systèmes de prélèvement à voyants lumineux offrent couramment des fonctions sophistiquées de gestion de l ensemble des activités du centre de distribution et l intégration avec le système de gestion d entrepôt, les progiciels de gestion intégrés et les logiciels traditionnels existants. Ils donnent au directeur du centre de distribution un portrait clair en temps réel de la totalité des opérations. - Suite à la page suivante 4 Optimisation de l exécution des commandes

5 Pour estimer le RCI résultant de l augmentation de la productivité procurée par une solution de prélèvement de commande sans papier, il faut d abord déterminer le nombre actuel total de préposés à l exécution des commandes et leur salaire respectif. Multipliez ces chiffres par (le nombre total d heures dans une année). Dans l exemple ci-dessous, le total des salaires annuels est de $. Comme discuté précédemment, l investissement dans une solution de prélèvement de commande sans papier peut augmenter la productivité de 25 à 50 %. Dans l exemple ci-dessous, un gain de 30 % en productivité procure une réduction du coût de la main-d œuvre de $. Ce gain est le fruit d une réduction de la main-d œuvre ou d une augmentation du volume. RCI par gain en précision La précision est cruciale pour le succès d un centre de distribution. La précision des commandes ne maximise pas seulement la satisfaction des clients, elle réduit également les coûts engendrés par les retours. En outre, comme mentionné précédemment, pour des entreprises comme celles du secteur pharmaceutique, la précision de l exécution est essentielle au succès global de l entreprise. Compte tenu de l évolution des besoins en main-d œuvre, le temps qu il faut pour former des préposés aux commandes précis et productifs représente toujours un problème. Ajoutez à cela des locuteurs dont la langue maternelle n est pas celle parlée dans l entreprise et la question de la formation efficace peut devenir l un des principaux tracas pour un centre de distribution. Grâce aux systèmes de prélèvement à voyants lumineux et à commandes vocales, la durée de la formation peut passer de quelques jours à quelques minutes et les taux de précision peuvent avoisiner les 100 %. Si nous tenons compte de l accroissement de 30 % de la productivité observé dans l exemple ci-dessus, le nombre total de préposés aux commandes requis aux fins de cet exemple est réduit de six à quatre et le nombre total de lignes de commande par heure passe de 250 à 325. Cette augmentation de la productivité est présentée dans la figure 2 ci-dessous. Figure 2 Exemple d un calcul du RCI par gain en précision Gain en précision Actuel Gain Nombre de préposés à l exécution 6 4 des commandes Lignes de préposés/heure (8 h par jour) Taux de précision 99,90 % 99,95 % Coût/erreur 15,00 $ 15,00 $ Erreurs/année (260 jours par année) Coût des erreurs/année $ $ Économies annuelles grâce à la précision $ Pour estimer le RCI résultant de l augmentation de la précision procurée par la technologie d exécution Aperçu des technologies automatisées actuelles de prélèvement et dépôt (suite de la page précédente) On réfère souvent au système de dépôt à voyants lumineux comme un système de prélèvement à voyants lumineux à l envers. Tout comme le système de prélèvement à voyants lumineux dirige le préposé aux commandes vers le bac où cueillir un article, le système de dépôt à voyants lumineux dirige le préposé vers le bon bac ou compartiment pour déposer l article. Principalement utilisé dans des systèmes où il faut trier des articles récupérés en lots pour préparer des commandes individuelles, le système de dépôt à voyants lumineux procure les mêmes bénéfices d augmentation de la productivité et de la précision comparativement aux processus de tri et d emballage manuels. Au lieu d utiliser des fiches de prélèvement, des listes d expédition et d autres documents papier, l opérateur d un système de dépôt à voyants lumineux balaie simplement le code à barres d un produit pour être aussitôt informé de l endroit exact où il doit placer cet article. - Suite à la page suivante 5 Optimisation de l exécution des commandes

6 des commandes, il faut d abord déterminer le taux de précision actuel, le coût d une erreur de prélèvement et le nombre actuel d erreurs par jour. Multipliez ces chiffres et vous obtenez le coût des erreurs résultant du processus d exécution des commandes actuel. Dans l exemple ci-dessous, le coût estimé des erreurs par année est de $. La mise en place d une technologie d exécution des commandes entraînera une augmentation de la précision de 0,05 % ou plus. Certains taux de précision augmenteront de jusqu à 10 %. Une augmentation de la précision aussi minime que 0,05 % procurera une économie annuelle de $. RCI total estimé Selon ces calculs, le RCI combiné de l implantation d une solution de prélèvement sans papier est de $ pour cet exemple. Cet investissement serait rentable en aussi peu qu un an pour la plupart des systèmes d exécution des commandes avec six préposés. D autres facteurs déterminants peuvent aussi accroître le RCI, notamment : la simplification de la formation; la réduction des coûts de matériel (étiquettes, listes de prélèvements); et l allégement de l effectif de soutien nécessaire. De plus, les opérations bénéficieront de la flexibilité, de la gestion en temps réel et des rapports fournis par la solution de prélèvement automatisée, ainsi que de la possibilité d intégrer la solution au système de gestion d entrepôt existant. Autres bénéfices d une solution automatisée : Flexibilité La nécessité de remplacer un système papier d exécution des commandes par un système de prélèvement à voyants lumineux est souvent motivée par le caractère dynamique de la demande, la saisonnalité et les prévisions de croissance. Les systèmes automatisés peuvent traiter les commandes urgentes ou accélérées, ce que les systèmes de prélèvement papier peuvent difficilement faire. Aperçu des technologies automatisées actuelles de prélèvement et dépôt (suite de la page précédente) Un système de prélèvement à commande vocale donne des commandes vocales claires et concises par l entremise d un réseau sans fil. Cette option rentable et/ou complémentaire élimine plusieurs inefficacités associées aux listes de prélèvement papier, tout en augmentant la rapidité du prélèvement, le taux de précision et la productivité en général. Un autre avantage est la possibilité de programmer les commandes vocales dans des langues autres que celle parlée dans l entreprise, réduisant ainsi de façon importante les besoins en formation de l opérateur du centre de distribution. Dans certains cas, le prélèvement à commande vocale peut être utilisé en complément d une solution à voyants lumineux, les deux applications interfaçant avec le système grâce au logiciel d exécution des commandes. Les systèmes de chariot de prélèvement gérés par radiofréquence sont idéaux pour les articles à rotation lente et les prélèvements à l unité distants. Conçu pour le prélèvement en grappe ou en lot de commandes d articles multiples qui pouvaient auparavant ralentir le processus et générer beaucoup d erreurs, le prélèvement au chariot combine les éléments du prélèvement à voyants lumineux et la technologie du scanneur par radiofréquence sur une plateforme unique. Idéal pour le prélèvement d un grand nombre d articles à rotation lente, le système de chariot de prélèvement peut être intégré aussi aisément au logiciel d exécution des commandes pour la communication et la génération de rapports en temps réel. 6 Optimisation de l exécution des commandes

7 Dans des secteurs où le roulement élevé du personnel est problématique, l automatisation apporte des avantages très concrets. Si une équipe qualifiée doit être réduite en raison d une diminution du volume de commandes ou d un ralentissement économique, le directeur du centre de distribution devra peut-être ultérieurement reconstituer son effectif à partir d un bassin de travailleurs non qualifiés une fois que les affaires reprendront. Selon la disponibilité des travailleurs qualifiés et les taux de roulement du personnel, un investissement dans des technologies de pointe peut procurer un RCI plus élevé comparativement à une formation prolongée et à l ajout de travailleurs de qualité. La capacité de maintenir la flexibilité de la maind œuvre, quel que soit le roulement du personnel, est un défi qu une technologie de prélèvement de pointe peut aider à relever. Information de gestion Les systèmes actuels de prélèvement à voyants lumineux offrent au directeur de centre de distribution des données précises en temps réel sur l ensemble de la main-d œuvre. La localisation des travailleurs, les cadences de prélèvement et les taux de précision sont disponibles en tout temps sur pratiquement n importe quel appareil numérique, des assistants numériques en passant par les téléphones intelligents et les ordinateurs portables. Il est possible d obtenir instantanément des données sur l efficacité et la productivité de la maind œuvre du centre de distribution, peu importe où sont situés les bureaux de la direction, même à l extérieur du centre de distribution. Les tableaux de bord de gestion doivent présenter des données précises en temps réel afin de répondre aux exigences de la haute direction, qui demande de plus en plus de données sur tous les aspects de l entreprise. Un système sur support papier n est pas en mesure de répondre à ces exigences. Grâce à une solution d exécution des commandes automatisée, le directeur du centre de distribution obtient un portrait en temps réel pour une gestion optimale. Il peut en outre intégrer ces renseignements aux systèmes de données de l entreprise pour répondre aux exigences de la haute direction. Interfaçage avec le système de gestion d entrepôt Un des principaux avantages du passage d une solution papier à une solution de prélèvement à voyants lumineux ou à d autres solutions automatisées d exécution des commandes est la capacité d intégration avec le système de gestion d entrepôt, les progiciels de gestion intégrés ou d autres applications de gestion traditionnelles. Donner le feu vert à une solution de préparation des commandes sans papier Chaque entreprise, centre de distribution, zone géographique, bassin de main-d œuvre et industrie fait face à ses propres défis. Ceux qui envisagent de passer d un système manuel de prélèvement papier à un système de prélèvement à voyants lumineux ou à d autres systèmes de prélèvement sans papier font face à certaines situations communes, notamment : la croissance de l entreprise; des préoccupations relatives au roulement du personnel; un besoin accru d augmenter la productivité et la précision; ou le besoin d accroître l accès aux données de gestion en temps réel. Travailler avec un intégrateur de manutention automatisée et établir une base de référence en matière de rendement est la première étape vers une solution automatisée. Une analyse approfondie des demandes au cours des six à 12 mois précédents ainsi que des besoins pour les trois à cinq années à venir fournit une base solide pour le développement de la solution automatisée idéale. Il s agit de la clé du succès de sa mise en œuvre. Pour plus d information, communiquez avec Intelligrated par courriel, à info@intelligrated.com ou par téléphone, au , ou visitez le site OFOWP Intelligrated. Tous droits réservés.