LA DEMATERIALISATION DES APPELS D OFFRES PUBLICS

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1 Lorraine LA DEMATERIALISATION DES APPELS D OFFRES PUBLICS La dématérialisation des marchés publics est confirmée dans le nouveau code des marchés publics. Il est possible de répondre à un appel d offre par voie électronique sous réserve d utiliser un certificat de signature électronique conformément aux dispositions relatives à l arrêté du 28 août 2006 pris en application de l article 48 et de l article 56 du nouveau code des marchés publics et relatifs à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés. A compter du 1er janvier 2010, l entité adjudicatrice pourra exiger la transmission des candidatures et des offres par voie électronique. Mais attention! Le nouveau CMP innove en introduisant l expérimentation. Ainsi, pour certains marchés, le pouvoir adjudicateur pourra exiger la transmission des candidatures et des offres par voie électronique avant 2010 conformément à l arrêté du 12 mars 2007 pris en application du paragraphe III de l article 56 du code des marchés publics et relatif aux expérimentations de dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés. La dématérialisation des marchés publics est aussi introduite dans deux directives européennes 2004/17/CE et 2004/18/CE relatives à la coordination des procédures de passation des marchés publics. Cette notice vous explique comment répondre à un appel d offre par voie électronique. LES MARCHÉS CONCERNÉS Les marchés publics concernés par l obligation du 1er janvier 2005 sont (sauf exception) : Les marchés supérieurs à HT pour l État et les établissements publics Les marchés supérieurs à HT pour les collectivités territoriales LES OBLIGATIONS POUR LES ENTREPRISES Jusqu en 2010 et sauf expérimentation (cf : arrêté du 12 mars), la dématérialisation des marchés publics ne s impose pas aux entreprises mais uniquement aux pouvoirs adjudicateurs. Les entreprises ont toujours la possibilité de répondre par papier. Toutefois, une réponse commencée en numérique doit se terminer en numérique. POUR LES DONNEURS D ORDRE PUBLIC L obligation concerne les donneurs d ordre public. Ils doivent être en mesure d accepter les réponses par voie électronique et donc prendre des dispositions pour : Mettre en ligne les différentes pièces constitutives d un dossier de consultation des entreprises (DCE) Page 1 sur 5

2 Proposer une solution pour accepter des candidatures et/ou des offres transmises par voie électronique Généralement, la solution mise en place pour répondre aux appels d offre est une plateforme de dématérialisation des marchés publics. Aujourd hui, on trouve environ une quarantaine d éditeurs de logiciels sur le marché. Remarque A noter que le Ministère de l Economie et des Finances, la Fédération Nationale des Travaux Publics et l association Edibuild ont mis en place le label Ce label certifie, que les plateformes qui en sont détentrices, sont bien conformes aux exigences de qualité et de conformité relevant des procédures de dématérialisation des marchés publics. LES AVANTAGES Les avantages de la réponse par voie électronique se résument en quelques points : Elargissement des offres par le biais d Internet Réduction de la masse des documents transmis Suppression des frais de déplacement Optimisation de la productivité Suppression des coûts par voie postale des réponses et des risques de délais Réduction des risques liés à l oubli de signature ou d émargement des documents Réduction des risques liés à l oubli de documents obligatoires dans la réponse grâce à des moteurs d alerte présents sur certaines plates-formes avertissant le soumissionnaire LES PRÉALABLES A LA REPONSE NUMÉRIQUE «Les candidatures et les offres transmises par voie électronique doivent être envoyées dans des conditions qui permettent d authentifier la signature du candidat selon les exigences posées aux articles 1316 à du code civil». Article 3 du décret du 30 avril Le décret fait référence à la signature électronique. C est elle qui permet de garantir les échanges dématérialisés grâce à : L identité de l expéditeur «l authentification» L intégrité des documents La non répudiation La confidentialité sous certaines conditions, «le chiffrement» La valeur juridique (loi du 13 mars 2000) En outre, elle fonctionne grâce à un certificat de signature électronique. LES CERTIFICATS QU EST CE QU UN CERTIFICAT? Le certificat de signature électronique est un véritable passeport électronique pour les échanges sur Internet. Page 2 sur 5

3 Les certificats de signature électronique sont délivrés à des personnes physiques dans le cadre de leurs missions au sein d une entreprise, d une administration ou d une collectivité territoriale. Ces personnes physiques agissent au nom, et pour le compte, de l entité juridique qu elles représentent. Le certificat contient différentes séries d informations sur : Le titulaire (nom, prénom, service, fonction) et son entreprise (dénomination, Siret) La signature électronique (validité, longueur des clés ) L autorité qui a émis le certificat L autorité de certification QUI DELIVRE LES CERTIFICATS? L autorité de certification délivre les certificats de signature électronique. Elle joue le rôle de tiers de confiance et vérifie les informations contenues dans le certificat. Par exemple, ChamberSign France est une autorité de certification, mise en œuvre par les Chambres de Commerce et d Industrie françaises. Elle s appuie sur le réseau national et européen des Chambres de Commerce et d Industrie pour délivrer des certificats électroniques. Elle contribue au développement des entreprises à travers l usage du certificat de signature électronique en organisant des actions d informations et de formations. QUEL CERTIFICAT FAUT-IL? Il existe différents types de catégories de certificats électroniques. On parle de classe de certificat. Il existe trois grandes classes de certificat électronique qui se distinguent par le niveau de contrôle des informations contenues dans le certificat. Le certificat de classe I : il ne garantit pas l identité du titulaire du certificat mais seulement l existence de l adresse mail de celui-ci. Le certificat de classe II : les informations concernant le titulaire et son entreprise sont contrôlées par l autorité de certification sur la base de pièces justificatives qui sont transmises en général par voie postale. On parle de contrôle sur pièces. Le certificat de classe III : les informations concernant le titulaire et son entreprise sont contrôlées par l autorité de certification sur la base de pièces justificatives qui sont transmises en général par voie postale. Un contrôle supplémentaire de l identité du titulaire est effectué physiquement entre un agent de l autorité de certification. On parle de contrôle en face à face. QUEL CERTIFICAT CHOISIR? La classe du certificat varie en fonction de l usage que l on souhaite en faire. Cependant, la classe de certificat est souvent imposée par l autorité utilisatrice. QUEL SUPPORT CHOISIR? Les certificats électroniques sont délivrés sur différents supports. Ils peuvent être stockés sur le disque dur de votre ordinateur (logiciel). Page 3 sur 5

4 Il peut également s agir de supports physiques, une carte à puce ou une clé USB équipée d un module spécifique pour l hébergement des certificats (module cryptographique). Les supports physiques permettent à vos certificats électroniques d être utilisables aisément d un ordinateur à l autre. Côté sécurité, ils présentent certains avantages : aucune duplication de vos clés de signature n est possible et l accès au certificat se fait grâce à un code PIN personnalisé comme pour une carte bancaire (code librement choisi). Enfin, les certificats sur supports physiques peuvent vous permettre de vous identifier au niveau de votre ordinateur et de vos applications courantes. Plus besoin de retenir une multitude de mots de passe, le certificat sur carte à puce ou clé sur USB devient votre sésame. DUREE ET COUT D UN CERTIFICAT Un certificat électronique a une durée de vie de 2 à 3 ans. Son prix oscille entre 80 et 200 HT par an. Il varie en fonction du support du certificat (logiciel, carte à puce ou clé USB). COMMENT REPONDRE A UN APPEL D OFFRE? La réponse s effectue en différentes étapes. RETRAIT DU DOSSIER DE CANDIDATURE SUR LA PLATEFORME DE LA COLLECTIVITE Cette opération nécessite obligatoirement une inscription préalable sur le site. Certaines plateformes proposent, lors de l inscription, la création d un compte pour recevoir par courriel l ensemble des consultations émises par la collectivité. CONSTITUTION DE L OFFRE Il s agit de préparer différents éléments du dossier d appel d offre DC4 et DC5. DC4 : lettre précisant la nature juridique de la candidature (seul, groupement, sous-traitant). DC5 : document décrivant les moyens matériels, humains et techniques de l entreprise candidate (situation fiscale et sociale). Il convient ensuite de signer les documents à l aide du certificat de signature électronique et de constituer des enveloppes d offres et de candidatures. Sur certaines plates-formes la signature s effectue lors du dépôt du dossier. DEPOT DU DOSSIER D APPEL D OFFRE Le dépôt s effectue en ligne, généralement sur le site de la collectivité, en fonction de la solution choisie. Suit un accusé de réception du dépôt de l offre. SITES D APPELS D OFFRES Il s agit d une liste non exhaustive. Page 4 sur 5

5 LES SITES SPECIALISES DANS LES MARCHES PUBLICS NATIONAUX Dans ce portail sont consultables les avis d appels publics à la concurrence et les avis d attribution de marchés publics dont le montant dépasse, pour la plupart, les , parus au BOAMP et au JOUE et qui sont toujours en vigueur. Ce portail propose la consultation et la soumission d appels d offres dont les montants sont inférieurs à La consultation des avis est gratuite, la soumission, quant à elle, est payante. Vous trouverez des guides de recommandations selon les secteurs d activité. Ce site, créé à l origine par la Caisse des Dépôts et Consignations, le groupe «le Moniteur» et France Télécom, propose aux collectivités publiques et aux entreprises qui sont leurs fournisseurs, un panel de services : Des informations et des conseils visant à favoriser la sécurité juridique des procédures de mises en concurrence Une plateforme électronique leur permettant de dématérialiser la passation des marchés publics et d organiser leurs séances d enchères électroniques inversées. Elle est proposée aux personnes publiques dépourvues d une solution opérationnelle. Cela leur évite de développer eux-mêmes des outils techniques et coûteux Ce site permet de trouver les appels d offres des sites de 500 collectivités et de vous abonner gratuitement à un système d alerte. Signalons que certaines fédérations professionnelles et sociétés de presse spécialisée fournissent des renseignements sur les marchés publics dans leur secteur. Enfin, il existe dans la plupart des sites web des conseils généraux et régionaux une rubrique «appels d offres» dans laquelle on trouve uniquement les appels d offres du département et de la région concernés. LES SITES SPECIALISES DANS LES MARCHES PUBLICS EUROPEENS Ce site permet l accès en ligne aux avis de marchés publics, publiés au journal officiel des communautés européennes. Initié par la communauté européenne afin d encourager l utilisation des nouvelles technologies de l information dans le cadre des marchés publics, ce site est spécialisé dans le système d information des marchés publics. Page 5 sur 5

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