Vers le nouveau centre de recherche YOURLOG O

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1 Vers le nouveau centre de recherche YOURLOG O

2 Ordre du jour Introduction et milieu de vie Vers le nouveau CRCHUM Plan de communication et ligne de temps Déménagement, technologie de l information, gestion documentaire Période de questions Jacques Turgeon 10 minutes Brigitte Lespérance Michel Leblanc Jean Huot David Normand 10 minutes 30 minutes Jacques Turgeon 40 minutes

3 Échéancier respecté Nouveau CRCHUM

4 Contribution exceptionnelle Toute l équipe du CRCHUM L équipe de construction Les directions concernées du CHUM : Direction de la logistique Direction de la qualité de la promotion de la santé et de l'expérience patient (gestion documentaire) Direction des ressources financières et des partenariats économiques Direction des ressources humaines Direction des ressources technologiques Direction des services hospitaliers (buanderie, messagerie, pharmacie) Direction des services professionnels (hygiène et salubrité, prévention des infections, unité de retraitement des dispositifs médicaux) Direction des services techniques (sécurité, décommissionning) Direction du soutien à la transformation

5 Attendu des chercheurs Communiquer / Mobiliser les équipes Écouter / Être disponible Faciliter / Encourager Parler du projet positivement; gains, bénéfices pour atteindre la vision d Excellence Transmettre l information Aux préoccupations, questions, recommandations, etc. Encourager la participation aux réunions, aux visites de chantier, aux activités de formations, etc.

6 Vers le nouveau CRCHUM Novembre 2010 Août 2011 Octobre 2012

7 15 janvier 2013

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14 Ligne de temps plan de communication Brigitte Lespérance, Directrice adjointe administration par intérim

15 Ligne de temps plan de communication Mois Jalon Dates importantes Thématique Moyens principaux de communication Services Cadre de : messagerie, référence À confirmer hygiène de numérisation et salubrité, pharmacie, buanderie, etc. Fonctionnalité du bâtiment Sécurité accès Environnement physique : stationnement, cuisinette, espaces communs, vestiaires, etc. Gestion du matériel : centre de distribution, biobar, glace Février Mars Avril sèche, etc. Cadre de référence de numérisation Session d information À confirmer Milieu de vie Session d information Projet pilote de la gestion électronique documentaire (GED) Réception plan et calendrier de formation Gestion intégrée documentaire (GID) TI Decommissionning Transfert Fonctionnement spécifique à la RF Milieu de vie Session d information Session d information Site Internet Session d information Session d information Session d information Session d information

16 Ligne de temps plan de communication Mois Jalon Dates importantes Thématique Moyens principaux de communication Mai Réception de la matrice (séquence) de déménagement Collecte papier, produits chimiques, petits équipements électroniques Présentation du mobilier Milieu de vie Activité préparatoire au déménagement Session d information Session d information Juin Attribution des espaces Séquence détaillée de déménagement TI Milieu de vie Transfert Lettre aux chercheurs Session d information Session d information Session d information

17 Ligne de temps plan de communication Mois Jalon Dates importantes Thématique Moyens principaux de communication Juillet Mise en service du réseau WiFi Milieu de vie Session d information Août Milieu de vie Session d information Sept. Collecte papier, produits chimiques, petits équipements électroniques Activité préparatoire au déménagement Milieu de vie Session d information TI Session d information Oct. Nov. Déc. Réception provisoire (1 er octobre) Début du déménagement Programme d accueil (obligatoire) Session d information/ formation

18 Déménagement Michel Leblanc, Directeur de projet

19 Le transfert ÉTAPE I DESCRIPTION DÉMARRAGE DES ACTIVITÉS DE PLANIFICATION DU PLAN DE TRANSFERT- Collecte d informations Documents Liste des locaux Liste des personnes Liste des équipements Matrices relationnelles ÉTAPE II DÉVELOPPER LES ITEMS (27) Processus/item Définition des responsabilités ÉTAPE III ÉTAPE IV TRAITER LES INFORMATIONS RÉCOLTÉES LORS DE L ÉTAPE I DÉVELOPPER L ÉCHÉANCIER DE TRANSFERT RELATIONNEL Soulever les problématiques S assurer que l ACTUEL et le FUTUR sont couverts Combiner les matrices Établir une séquence Développer l échéancier ÉTAPE V COMMUNICATION POUR LE TRANSFERT En continu

20 Les technologies de l information M. Jean Huot, Directeur des ressources technologiques, CHUM

21 Offre de soutien bonifiée et adaptée à la clientèle du CRCHUM Bonification de l offre de produits informatiques et adaptation aux besoins des chercheurs (ex. : produits Apple - MacOS, tour de calcul haut de gamme) Simplification de l accès au fureteur Internet et création d environnements virtuels pour accéder à certains contenus (ex. périodiques de l UdeM) Service de recommandation d achat et production de devis pour tous les produits (normalisés ou non) via le service de soutien à la clientèle

22 Offre de soutien bonifiée et adaptée à la clientèle du CRCHUM Un centre d appel dédié à la recherche : option 3 entre 7 h et 17 h. Intégration des ressources de soutien TI du CRCHUM à l équipe de soutien de la DRT (transfert de connaissances et flexibilité accrue, encadrement de l équipe de soutien par un coordonnateur et un répartiteur) Un soutien matériel et logiciel pour les équipements acquis par le CRCHUM Un soutien au meilleur de nos efforts pour les produits recensés, mais non normalisés (accès sécurisé aux données centralisées, à l impression réseau et à l internet) Production et diffusion des procédures d accès sécurisé à partir d un équipement personnel

23 Planification du déménagement vers le CRCHUM Novembre 2012 à octobre 2013 Recensement et conditionnement des équipements existants Identification des équipements pour inventaire Vérification de leur conformité (sécurité et normalisation) Migration des données locales vers une solution de sauvegarde centralisée pour l ensemble des données du CRCHUM Normalisation des accès et création des identifiants uniques pour les utilisateurs (code P) Remplacement des équipements normalisés en fin de vie par des équipements neufs (budgets spéciaux du CHUM et de l Agence) Analyse des besoins technologiques particuliers

24 Projet PERMI Solution de service global qui répond aux besoins d impression, de télécopie, de numérisation et de photocopie Analyse des besoins Remplacement des équipements en fin de vie par des équipements neufs possédant plus de fonctionnalités Migration vers un nouveau modèle financier Solution globale numérique IP pour recevoir et envoyer des télécopies via des appareils multifonctions Solutions prévues pour répondre aux besoins des équipements spécialisés qui requiert de l impression (ex. Instrument de captation avec imprimante locale)

25 Mise en place d une solution de sauvegarde centralisée pour l ensemble des données du CRCHUM D ici quelques semaines, la solution SAN recevra toutes les données de la recherche : Augmentation de la capacité de sauvegarde individuelle ou par projet de recherche Une solution simple et efficace pour la réplication des données (backup / restores) Un accès sécuritaire et rapide à partir de l ensemble des équipements utilisés grâce à une identification unique (code P) Augmentation de la capacité d entreposage des données et de la performance pour son traitement Une solution évolutive (possibilité d'ajouter de l'espace supplémentaire)

26 Une infrastructure sur mesure pour les chercheurs Réseau filaire et sans fil (WiFi) corporatif Réseau sans fil (WiFi) public balisé Permet l utilisation d appareils personnels (téléphone intelligent, tablette, portable, etc.) Il s agit d un service internet public de base. Le téléchargement de gros fichiers et le visionnement de films sont limités. L accès à certains sites est également bloqué par des filtres. Un environnement virtuel est maintenant accessible et sera bonifié pour l accès aux données, aux logiciels corporatifs et de la recherche (ex. GRM, LabTrack, etc.) via une authentification sécurisée et accessible de l extérieur du CRCHUM Installation d une antenne (DAS) au nouveau CRCHUM assurant un accès aux différents réseaux cellulaires dans les deux tours de l immeuble (3G-4G-LTE)

27 Communications Séances d'information spécifiques aux technologies prévues en mars, en juin et en septembre 2013 Information détaillée sur les nouvelles orientations et sur les solutions proposées Période questions/réponses Recensement en cours de vos questions, idées et suggestions

28 Gestion intégrée documentaire (GID) Comment avoir moins de papier? David Normand, Conseiller senior en développement organisationnel, Direction du soutien à la transformation Une collaboration Direction de la recherche, Service de gestion de l information et gestion documentaire, Direction du soutien à la transformation

29 Saviez-vous que dans une organisation traditionnelle 90 % des documents pourraient être détruits?

30 La recherche fait exception!

31 MOYENS MIS EN PLACE - Cadre de référence de la numérisation - Stratégie globale - Salle de dossiers actifs - Possibilité d archivage passif - Projet pilote Système spécialisé - Espace d entreposage numérique augmenté - Ateliers de gestion documentaire - Formations spécialisées - Services conseils Certains documents doivent 25 ans être conservés

32 Tous les documents n ont pas la même valeur! Types de documents 1 2 Type de processus -Conservation selon des règles officiels, légales ou contractuelles -Conservation pour consultation ultérieure non officielle - Documents antérieurs (passé) - Nouveaux documents (avenir)

33 Comment faire? Le cadre de référence de la numérisation, un guide détaillé pour vous faciliter la vie

34 1) Types de document - Formulaire de consentement - Dossier des participants - Dossier de patients - Données sources - Documents financiers et administratifs 2) Respect des ententes - IRSC et FRSQ - Santé Canada et FDA - Lois fiscales et vérificateur général Cadre de référence numérisation 3) Spécifications techniques - Délais de conservation - Modalités à respecter - Support offert

35 Comment faire? Une stratégie globale bien pensée pour réduire les efforts et les coûts

36 1) Ménage des archives individuelles 2) Ménage des archives liées aux recherches 3) Rehaussement des systèmes actuels 4) Informatisation de processus 5) Numérisation Archivage et élagage Archivage et informatique Augmentation des coûts

37 Comment faire? En participant au projet pilote portant sur le logiciel de gestion documentaire

38 Un logiciel spécialisé dans la gestion des documents électroniques 1) Logiciel spécialisé dans la gestion documentaire - Conservation à long terme - Centralisation des informations - Recherche facilitée - Accès sécurisé - Possibilité d accès à distance 2) Encadrement individuel - Validation des étapes et règlements - Réduction des complications - Conseils et analyses techniques 3) Début du projet, dès mars 2013

39 Comment faire? Le Service de gestion de l information et de la gestion documentaire offre des ateliers et des conseils

40 Des services conseils 1) Des professionnels spécialisés en gestion documentaire et en classification 2) Calendrier de conservation, plan de classification et cadre de référence de la numérisation 3) Ateliers de travail sur la gestion documentaire 4) Formation de superutilisateurs

41 En résumé :

42 Période de questions

43 Conclusion Préparer le changement Participer aux sessions d information et de formation Faire circuler l information Trier, éliminer, réduire crchum.qc.ca