Mini guide des documents à l'export Douanes Certificat d origine Carnet ATA Visa Édition

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1 Mini guide des documents à l'export Douanes Certificat d origine Carnet ATA Visa Édition

2 Mini guide des documents à l export - 01 Mini guide des documents à l export Sommaire Introduction 1. Origine des marchandises a. L origine non préférentielle Certificat d origine Digichambers b. L origine préférentielle Eur 1 / eur med Form a ATR Exporter registry form 2. Certificats de conformité Certificat alimentaire / certificat phytosanitaire Certificat de produits pharmaceutiques 3. Documents de transit Carnet ATA (admission temporaire / temporary admission) Carnet tir 4. Autres documents Opérateur économique agréé (oea) Certificate of free sale Forwarders certificate of receipt Certificat halal Facture de vente Liste de colisage 5. Visa 6. Incoterms 7. Entreprise europe network 8. Contacts et informations pratiques Annexes CO ATA - carnet Halal

3 Mini guide des documents à l export - 02 Introduction Objectif Le guide qui vous est proposé a pour but de vous donner une vision globale des principaux documents nécessaires pour l exportation de vos marchandises. BECI CUSTOMS CENTER vous accompagne! C est l unique point de contact pour l ensemble de vos formalités à l export! Nous prenons en charge la réalisation de vos formalités de A à Z en collaboration avec des partenaires clés. Laissez-nous rechercher les informations à votre place, prendre les contacts nécessaires à la réalisation de vos formalités, élaborer les documents pour vous et les faire légaliser afin de faciliter vos démarches à l export. Pour tous les documents présentés dans ce guide, vous pouvez faire appel à nous. Alors n hésitez plus, contactez-nous! ata@beci.be Une information par téléphone? Elke TECK - T : Evelien JONCKHEERE - T : Pour nous rendre visite : BECI Brussels Enterprises Commerce & Industry Avenue Louise BRUXELLES

4 Mini guide des documents à l export Origine des marchandises L origine est un élément important pour votre déclaration auprès des services des Douanes. L origine d une marchandise se détermine en fonction de son pays de production et indique, de ce fait, la nationalité d une marchandise. C est une notion essentielle pour déterminer le traitement douanier à réserver à une marchandise entrée ou fabriquée sur le territoire de la Communauté ou à une marchandise exportée vers un pays tiers. Il existe deux définitions de la notion d origine qui répondent à des objectifs différents : L origine non-préférentielle L origine préférentielle a. L origine non préférentielle Les règles de l origine non-préférentielle sont utilisées pour déterminer l origine des marchandises lorsqu il n existe aucun accord préférentiel entre l Union Européenne et les pays tiers. Elles servent à appliquer les mesures de politique commerciale de l Union Européenne (droits antidumping, restrictions quantitatives, embargos commerciaux etc) afin d évaluer le montant des droits de douane. Certificat d origine Le certificat d origine est un document permettant d attester officiellement l origine non préférentielle de certains envois de marchandises à l étranger. Il sert à prouver l origine des produits livrés par le fournisseur : ainsi, les autorités douanières du pays d importation peuvent contrôler les marchandises. Les certificats d origine sont demandés : Pour dédouaner les marchandises Dans le cadre de crédits documentaires Quand le pays de destination le réclame lors de l importation Quand le pays de destination le réclame pour l application d un régime spécifique En Belgique, les Chambres de Commerce et d Industrie sont mandatées pour délivrer les certificats d origine. Deux documents à remplir : Un formulaire de demande Le certificat d origine original Comment remplir un certificat d'origine? Consultez et la liste des erreurs les plus fréquentes!

5 Mini guide des documents à l export - 04 Comment compléter le CO? 1. Case 1 & 2 : Nom et adresse d expéditeur et destinataire Veuillez toujours noter l adresse complète (pays inclus) des sociétés dans les cases 1 et Case 3 : Pays d origine Dès que le pays d origine est un pays faisant partie de l Union Europeénne, veuillez indiquer European Union Par exemple : «European Union (Spain) Pays d entière : USA, Taiwan, Russie, 3. Case 5 : Remarques Réservée à toutes autres mentions Par exemple : Numéro du bon de commande, la réference du crédit documentaire, facture de vente, 4. Case 6 : Désignation de produit Réservée aux détails de la Marchandise Description générale + détails Numéro d ordre, marques, numéros, nombre et nature des colis, désignation des marchandises Par exemple : Produit Chimique/Meubles/Biscuits 5. Case 7 : Quantité Veuillez toujours noter une unité de mesure Par exemple : 7 pièces, 10 kg, 15 collis La demande 6. Case 8 : Lieu (Bruxelles) date + Signature du Client 7. Case 10 : Indications supplémentaires nationales La valeur de votre facture de vente, le code douanier, le pays de destination 8. Case 11 : Réservée pour les fabricants- exportateur Veuillez noter l adresse complète du site de fabrication: Nom de la société, rue, ville et pays en toutes lettres. Cachet et signature du Client 9. Case 12 : Réservée aux Sociétés Négociants/Expéditeurs Veuillez mentionner les références des documents apportés comme preuves d origine Cachet et signature du Client

6 Mini guide des documents à l export - 05 Digichambers Vous préférez une procédure entièrement électronique? Digichambers vous permet de demander des certificats d origine en ligne et de les imprimer au sein de votre société, après autorisation de votre Chambre de Commerce. Ce système permet de réaliser des économies considérables : Gain de temps Pas de frais de déplacement Le certificat d origine est imprimé de chez vous avec cachet et signature en couleur Les demandes électroniques sont traitées en priorité Rendez-vous sur b. L origine préférentielle L Union Européenne a négocié des accords commerciaux avec plusieurs pays permettant de bénéficier d avantages tarifaires. En pratique, si vous expédiez vos marchandises à votre client situé hors du territoire communautaire, celui-ci pourra bénéficier de droits d importation réduits ou nuls. Le même régime s appliquera si les rôles sont inversés. Exemple : Régimes préférentiels (pour plus d'informations : cliquez ici) Pays Pan-Euro-Mediterranéens : Espace Economique Européen, Turquie, Algérie, Tunisie, Maroc, etc Pays des Balkans occidentaux : Macédoine, Croatie, Albanie, Bosnie Herzégovine, Monténégro, Serbie Autres pays ou territoires Afrique du Sud, Mexique, Chili, Pérou Eur 1 - Eur Med Le certificat EUR1 permet de bénéficier de droits de douane réduits ou nuls dans les pays ayant conclu avec l Union Européenne des accords préférentiels. En effet, l Union Européenne a développé des partenariats avec certains pays (voir régimes préférentiels plus haut) permettant aux produits d origine européenne d entrer dans le pays de l importateur avec des droits de douane réduits ou nuls.

7 Mini guide des documents à l export - 06 Cas particuliers Form A Lorsque vous importez une marchandise d un pays en voie de développement, vous pouvez profiter du Système des Préférences Généralisées (SPG). Dans ce cadre, l Union Européenne attribue unilatéralement des préférences tarifaires aux marchandises d origine d un pays bénéficiaire. L origine est prouvée par le certificat FORM A. Ce certificat est la preuve demandée pour avoir accès à des taux douaniers réduits ou nuls sur les importations dans l Union Européenne. Il est délivré par les autorités compétentes dans le pays bénéficiaire du SPG. NB : pour les envois de moins de 6000, une déclaration sur facture établie par l exportateur est suffisante. 176 pays en voie de développement sont bénéficiaires de ce système. Vous pouvez trouver la liste complète sur le site internet «Export Helpdesk» de la Commission Européenne, rubrique Régimes préférentiels > Système de préférences généralisées (SPG). (pour plus d'informations : cliquez ici) ATR Dans les échanges préférentiels avec la Turquie, le document requis n est pas un certificat EUR1, mais un certificat ATR. Il permet de bénéficier de droits de douane réduits ou nuls. En pratique, un exportateur européen qui vend ses marchandises (originaires de l Union Européenne) à un client turc doit fournir à ce dernier le certificat ATR. Exporter Registry Form Les exportateurs de vêtements et de textile, ainsi que les exportateurs de coton brut vers la Turquie, doivent fournir ce document.

8 Mini guide des documents à l export Certificats de conformité Ce sont des documents mis à la disposition de l acheteur qui attestent de la conformité des marchandises aux normes et/ou règlements techniques. Certificat alimentaire / Certificat phytosanitaire La réglementation sur les denrées alimentaires ou encore sur les produits végétaux est souvent très stricte. Il peut vous être demandé de certifier l origine ou la composition de vos produits (exemples : produits d origine animale pour la consommation humaine, fruits et légumes frais ). Plus d informations sur Certificat de produits pharmaceutiques A des fins d exportation, ce certificat atteste sur demande que le médicament destiné à l exportation a été fabriqué conformément aux règles de bonnes pratiques de fabrication. En Belgique, c est l Agence fédérale des médicaments et des produits de santé qui a autorité pour délivrer ce certificat. Plus d informations sur

9 Mini guide des documents à l export Documents de transit Les documents de transit à l exportation ont pour but de simplifier le franchissement des frontières et donc de gagner du temps jusque dans le pays de destination souhaité. Un transport de marchandises réalisé sous le régime ATA ou TIR (voir ci-dessous) au sein de la Communauté Européenne est considéré comme s effectuant sur un seul territoire. Carnet ATA (Admission Temporaire / Temporary Admission) Ce carnet vous fait gagner du temps lors d une exportation temporaire. Il permet de passer les frontières en ne payant ni taxes, ni droits d entrée dans un pays. Ainsi, les marchandises pourront circuler pendant un an dans tous les pays hors UE membres de la chaine ATA. Utilisable actuellement dans 73 pays dont plus de la moitié hors Europe (Etats-Unis, Chine, Inde, Suisse ) Liste complète sur > Products & Services > ATA Carnet On l utilise dans trois cas principaux : Foires, expositions ou autres évènements semblables Echantillons commerciaux Matériel professionnel : marchandises nécessaires en raison d une profession, d un commerce ou d une entreprise afin de réaliser un travail spécifique dans le pays d importation (exemple : caméras ) Un document à remplir : La demande recto verso

10 Mini guide des documents à l export - 09 Carnet TIR Le système TIR (Transports Internationaux Routiers) est un régime douanier international utilisé lorsque le transport des marchandises se fait sans rupture de charge d un bureau de douane à un autre. Une condition : le transport doit être effectué en partie par route. Ce système repose sur le Carnet TIR qui permet de bénéficier de la suppression des droits et taxes normalement en vigueur à l exportation. Ce document est édité par l Union internationale des transports routiers (IRU) et délivré par les organismes nationaux compétents en la matière. Plus de 60 pays, sur 4 continents, font actuellement partie du système TIR. Toute l information sur ce dispositif sur

11 Mini guide des documents à l export Autres documents Divers autres documents peuvent être requis à l export. Opérateur économique agréé (OEA) Le statut d Opérateur Economique Agréé (ou Authorised Economic Operator) est accordé à tout opérateur économique remplissant les critères communs relatifs : aux systèmes de contrôle à la solvabilité financière et aux antécédents de l'opérateur et, dans certains cas, à des normes appropriées de sécurité et de sûreté. Grâce à ce statut, l opérateur est reconnu comme fiable au regard des opérations douanières qu il accomplit sur l'ensemble du territoire communautaire. A ce titre, il bénéficie d avantages dans toute l Union. Le statut d'aeo est attesté par la délivrance d'un certificat à l'opérateur économique. Plus d informations sur le statut d Opérateur économique agréé (OEA). Certificate of Free Sale Ce document atteste que les biens que vous exportez circulent ou peuvent circuler librement en Belgique ou dans l Union Européenne. Ce document permet aux administrations étrangères de s assurer de la conformité réglementaire des marchandises. Il est requis dans un certain nombre de pays situés hors de l Union Européenne et pour certaines marchandises (médicaments, cosmétiques ). Forwarders certificate of receipt La Fédération Internationale des Associations de Transitaires et Assimilés (FIATA), une organisation non-gouvernementale, a établi plusieurs documents standards au service des transitaires dans le monde entier. Parmi eux, le FCR permet au transitaire de transmettre à l exportateur un document spécifiant qu il assume la responsabilité des marchandises. Certificat halal Ce document atteste la conformité du produit ou du service en cause par rapport aux règles de consommation prescrites par l Islam. Outre le secteur alimentaire, la certification halal s applique également aux médicaments, aux cosmétiques, aux vêtements ou encore aux services tels que la banque, la finance, les hôtels ou encore la logistique. Vous pouvez faire appel à nous pour vos certifications et légalisations halal (tous les secteurs sauf viandes). Nous vous mettrons en contact avec notre consultant.

12 Mini guide des documents à l export - 11 Facture de vente Etablir une facture est un préalable à toute exportation. Il existe deux types de facturation à l export : La facture pro forma c est une offre commerciale du vendeur destinée à l acheteur. Elle contient tous les détails relatifs à la future vente potentielle (produits, prix proposés, quantité ). Elle permet à l acheteur, par exemple, d obtenir l autorisation d importer. La facture commerciale elle se substitue à la facture pro forma et matérialise, de ce fait, la créance. Ce document est primordial car il permet le dédouanement et le calcul des droits et taxes dans le pays importateur. La facture commerciale doit obligatoirement contenir l identification de l entreprise exportatrice et importatrice, la date et le numéro de facture, la quantité et la dénomination des produits, le prix, le numéro d identification à la TVA des deux parties etc. Elle peut également contenir d autres éléments comme l origine des marchandises, la monnaie de paiement, le moyen de paiement, l Incoterm choisi Enfin, elle doit être conforme à la législation en vigueur du pays de l acheteur et du vendeur. Liste de colisage Ce document recense le contenu de chaque envoi de marchandises à l étranger. C est un complément de la facture qui permet, facilement et rapidement, une fois à la douane, de vérifier la conformité de l expédition à la commande. Elle doit notamment contenir : La date Les informations du client Les conditions de paiement Le moyen de paiement (lettre de crédit, crédit documentaire ) Le contenu de l envoi

13 Mini guide des documents à l export Visa Informez-nous de votre pays de destination et nous vous envoyons tous les documents nécessaires à l établissement d un visa. Une fois remplis, nous nous occupons de la procédure de demande de visa. Un gain de temps non négligeable qui vous évitera les files d attente et les dossiers incomplets! Vos avantages? Gains de temps: une solution rapide et facile pour demander un visa. Professionnalisme: des informations correctes et une prise en charge complète pour l'obtention de votre visa. Sécurité: le traitement de vos données en toute confidentialité. Disponibilité: notre guichet est ouvert de 8h-16h non-stop. Prix du service consulaire? 50,00 frais administratives pour le traitement du dossier (frais de l Ambassade, du Consulat, etc. exclus).

14 Mini guide des documents à l export Incoterms Définition Les «International Commercial Terms» sont des outils créés en 1936 par l International Chamber of Commerce (ICC) pour l acheminement des marchandises. Ils sont régulièrement mis à jour : la dernière actualisation date de Ils définissent : Le point de transfert des frais : répartition des frais de transport, assurance et douanes entre exportateur et importateur Le point de transfert des risques : à partir de quel lieu l importateur est responsable des risques encourus par la marchandise durant le transport Les documents dus par l exportateur à l importateur Ils ne définissent pas : Le point de transfert de propriété Forme Il existe présentement 11 Incoterms, dont 7 utilisables pour tout type de transport et 4 exclusivement pour les transports maritimes. Ils sont formés de 3 lettres et classés en 4 catégories : Le groupe E (pour Ex-work) : l exportateur est tenu à une obligation minimum, l ensemble de la chaîne logistique incombera à l importateur ; Le groupe F (pour Free) : l exportateur n assume ni les risques, ni les frais de transport international. Il se contente de remettre les marchandises à un transporteur situé dans son pays et désigné par l importateur ; Le groupe C (pour Cost) : l exportateur assume les frais du pré-acheminement et du transport international, mais n assume pas les risques qu encourt la marchandise durant le transport international ; Le groupe D (pour Delivered) : l exportateur assume les risques et les frais liés au transport jusqu au point convenu, généralement situé dans le pays de l importateur.

15 Mini guide des documents à l export Entreprise Europe Network Trouver votre partenaire à l export! Ce réseau, initié par la Commission Européenne, compte 3100 partenaires dans 54 pays, au service de votre entreprise. Son objectif? Etre présent auprès de votre entreprise à toutes les phases de son développement international! Nos services Nous vous aidons dans votre expansion en Europe : recherche d un partenaire commercial, information sur la création d entreprise à l étranger ; Nous privilégions l innovation avec des partenaires européens : développer un nouveau produit en collaboration avec un partenaire étranger ; Nous vous informons sur les matières communautaires et les opportunités européennes de financement ; Nous veillons sur les marchés publics européens et vous tenons informés des appels d offres européens ; Nous relayons à la Commission Européenne les problèmes rencontrés par votre entreprise visà-vis de la législation européenne et nationale des PME. Toute entreprise basée à Bruxelles peut bénéficier gratuitement de ces services. Vous êtes une PME? Votre projet a une dimension européenne? Contactez-nous! Jean-Philippe Mergen - T : : jpm@beci.be Ou rendez-vous sur

16 Mini guide des documents à l export Contacts et informations pratiques Pourquoi choisir BECI? Un service efficace : nous nous engageons à faire légaliser vos documents dans les 24 heures. Notre disponibilité : nous vous accueillons du lundi au vendredi de 8h à 16h en continu. Notre multilinguisme : nous traitons vos demandes en français, en néerlandais, en anglais et en allemand. Vos démarches sont facilitées : nous nous occupons de vos formalités à votre place. Un gain de temps : nous vous proposons une solution personnalisée afin de faciliter vos démarches. Un service professionnel : le traitement de votre dossier est confidentiel. Liens pratiques Brussels Enterprises Commerce & Industry (BECI) : Chambres de Commerce Belges : Digichambers : Brussels Invest & Export : Enterprise Europe Brussels : Comment contacter BECI Customs Center? Une seule adresse pour nous contacter : ata@beci.be Une information par téléphone? Elke TECK - T : Evelien JONCKHEERE - T : Pour nous rendre visite : BECI Brussels Enterprises Commerce & Industry Avenue Louise BRUXELLES

17 Votre certificat d origine en quelques clics Epoque révolue, celle où vous deviez attendre indéfiniment avant de recevoir votre certificat d origine. Grâce à l application en ligne DigiChambers, votre document vous est délivré par votre imprimante. Introduisez votre demande sur Dès son approbation, il vous suffit de télécharger le certificat officiel depuis le site sécurisé. Imprimez-le et vous voilà prêt à exporter. Sans soucis. Sans tracas! Contactez nous par ata@beci.be tél. +32 (0) tél. +32 (0)

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20 1 Expéditeur (nom, ou raison sociale, et adresse complète tels qu'ils figurent, le cas échéant, au registre de commerce) B DEMANDE DE DELIVRANCE 2 Destinataire (nom, ou raison sociale, et adresse complète tels que connus ou mention "à ordre") UNION EUROPEENNE CERTIFICAT D'ORIGINE 3 Pays d'origine (Union européenne ou pays d'origine concerné) 4 Informations relatives au transport (mention facultative) Transport details (Optional) 5 Remarques 6 N o d'ordre; marques, numéros, nombre et nature des colis; désignation des marchandises (pour les marchandises non emballées nombre d'objets ou mention "en vrac") Item number; marks, numbers, number and kind of packages; description of goods 7 Quantité (exprimée en masse brute ou masse nette ou en d'autres unités de mesure) Quantity 8 JE SOUSSIGNE - DEMANDE la délivrance d'un certificat d'origine indiquant que les marchandises désignées ci-dessus sont originaires du pays figurant dans la case n 3. - DECLARE que les indications de cette demande ainsi que les pièces justificatives présentées et les renseignements fournis aux autorités ou organismes habillés en vue de la délivrance de ce certificat sont exacts, que les marchandises auxquelles se rapportent ces pièces et renseignements sont celles pour lesquelles le certificat est demandé, que ces marchandises remplissent les conditions prévues par la réglementation relative à la définition commune de la notion d'origine des marchandises. - M'ENGAGE à présenter, à la demande des autorités ou organismes habillités, les renseignements et pièces justificatives supplémentaires que ceux-ci jugeraient nécessaires en vue de la délivrance du certificat. 9 Demandeur (s'il est autre que l'expéditeur) Lieu et date Signature du demandeur(1) (1) La signature d'un fondé de pouvoir doit être suivie de son nom en caractères d'imprimerie. E4-0030

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22 N d ordre Désignation commerciale des marchandises et, le cas échéant, marques et numéros LISTE GENERALE Nombre de pièces Poids ou volume * Valeur ** Pays d origine Ne rien écrire dans cette colonne REPORT TOTAL ou A REPORTER * Valeur commerciale dans le pays d émission et dans sa monnaie, sauf indication contraire. ** Indiquer le pays d origine s il est différent du pays d émission du Carnet, en utilisant le code international des pays ISO. N.B. : La Chambre de Commerce émettrice décline toute responsabilité quant aux difficultés qui pourraient surgir si la valeur indiquée (colonne 5) par le titulaire est jugée insuffisante parles autorités douanières d un pays étranger. * Valeur commerciale dans le pays d émission et dans sa monnaie, sauf indication contraire. ** Indiquer le pays d origine s il est différent du pays d émission du Carnet, en utilisant le code international des pays ISO. N.B. : La Chambre de Commerce émettrice décline toute responsabilité quant aux difficultés qui pourraient surgir si la valeur indiquée (colonne 5) par le titulaire est jugée insuffisante parles autorités douanières d un pays étranger.

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