FRAIS DE DEPLACEMENT ET DE SEJOUR REGLES ADMINISTRATIVES

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Thérèse Chénier
il y a 7 ans
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1 FICHE PROCEDURE N 4. FRAIS DE DEPLACEMENT ET DE SEJOUR REGLES ADMINISTRATIVES Date : 12 Juillet 2000 Compte tenu de la nature juridique des Chambres d'agriculture (Etablissement Public) les règles en matière de remboursement des frais de déplacement et de séjour sont celles prévues par les textes en vigueur. Chaque agent assure l'entière responsabilité de ses demandes de remboursement. Le contrôle de l'authenticité et du bien fondé de la dépense est sous la responsabilité du management hiérarchique qui doit s'assurer avant signature, de l'engagement réel des frais déclarés par le salarié et demander, le cas échéant des explications supplémentaires. ORDRE de MISSION Tout déplacement, hors du département, nécessite un ordre de mission qui est établi et visé pour accord, 48 heures préalablement au déplacement. L'ordre de mission est établi par le collaborateur qui doit se déplacer hors du Département, que ce déplacement fasse l'objet d'un remboursement ou non. Il est visé, pour accord, par le Responsable du Département, pour les membres de son Département, le Directeur Général Adjoint pour le secrétariat et les responsables de Département. le Directeur Général pour l'équipe de Direction et la Comptabilité, Il est ensuite remis au Directeur Général pour signature, puis retourné au demandeur. L'ordre de mission est ensuite joint à la demande de remboursement des frais de déplacement et de séjour.

2 L'ordre de mission précise le mode de transport réellement utilisé (véhicule personnel, S.N.C.F., bus, taxi, avion,...) et éventuellement le mode de transport remboursé (par exemple : véhicule personnel, remboursement SNCF). L'ordre de mission précise si le déplacement est pris en charge par un Organisme tiers. Il est établi sur le document dont le modèle est joint, disponible sur Intranet. PRINCIPES DE REMBOURSEMENT Les frais de déplacement engagés par les agents, dans l'exercice de leurs fonctions, sont remboursés selon un tarif fixé par la Commission Régionale Paritaire. Le principe général est que le remboursement des frais de déplacement se fait selon le mode de transport le moins onéreux. Pour tout déplacement à longue distance, il convient d'étudier le mode de déplacement le plus approprié. Il est convenu que les déplacements en région Lorraine et dans les départements limitrophes peuvent faire l'objet d'un remboursement de déplacement par véhicule personnel. Il est enfin rappelé que les salariés doivent systématiquement chercher à se regrouper dans un même véhicule lorsqu'ils se rendent vers le même lieu de réunion. LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT Le remboursement des frais de déplacement se fait sur présentation soit : * d'un état de frais de déplacement mensuel issu des enregistrements sur le programme Chambre d'agriculture pour tous les collaborateurs à l'exception de la direction, des secrétaires, de la comptabilité, des employés de bureau de l'i.p.g. * d'un état de frais mensuel pour tous les collaborateurs qui n'utilisent pas le programme Chambre d'agriculture (modèle joint, disponible Intranet)

3 Le document de demande de remboursement est daté, signé et arrêté par le demandeur. Il est adressé pour visa avant transmission à la comptabilité : - au responsable de département, pour les membres de son département - au directeur général adjoint pour le secrétariat et les responsables de département - au directeur général pour l'équipe de direction et la comptabilité En cas d'absence, appliquer les règles de reporting indiquées dans la lettre de mission. Doivent être joints à la demande de remboursement * les ordres de mission, * les tickets de transports en commun, * les justificatifs de péage d'autoroute et autres justificatifs éventuels. Les demandes de remboursement doivent parvenir à la comptabilité au plus tard le 10 du mois qui suit les frais engagés. TARIF ET MODALITES DE REMBOURSEMENT * Les tarifs et modalités de remboursement des frais de déplacement sont fixés par la Commission Régionale Paritaire. A chaque modification, tous les collaborateurs sont informés des nouveaux tarifs. Au-delà de km/an, un abattement de 30% est appliqué sur le tarif kilométrique. * Les déplacements réalisés par un transport en commun terrestre sont remboursés aux frais réels sur présentation du titre de transport, d'une attestation ou d'une facture. * Les déplacements par la S.N.C.F. sont remboursés au tarif 2 classe (possibilité en 1ère classe pour la direction). Les frais de réservation et de supplément éventuels ainsi que les frais de parcotrain pour une durée maximale de 48 heures sont également remboursés sur présentation des justificatifs.

4 En ce qui concerne le métro ou les bus urbains, sont remboursés un trajet aller et un trajet retour entre la Gare et le lieu défini par l'ordre de mission, quelle que soit la durée du séjour. * Dans la mesure où il n'existe pas de moyen de transport en commun, l'utilisation d'un taxi est remboursée sur présentation d'un justificatif dans la mesure où il s'agit d'un déplacement urbain ou périurbain. * La Commission Paritaire Régionale n'a pas prévu de remboursement de déplacement par avion. Dans le cas où ce mode de transport s'avérerait néanmoins nécessaire, un achat de billet, par la comptabilité, est possible. * Dans des cas particuliers, compte tenu du montant élevé des frais, des avances sur frais de mission peuvent être obtenues après visa de la Direction pour une somme maximale de 80 % de la dépense prévue. * Les déplacements à l'étranger sont remboursés aux frais réels sur présentation de justificatifs. CONDITIONS DE LIEU ET D'HORAIRES * Repas : ne sont remboursables que les repas pris hors du lieu de résidence administrative ou de résidence familiale, sauf en cas de nécessité de service et après accord du responsable hiérarchique. L'absence doit être comprise entre 11 heures et 14 heures et entre 18 heures et 21 heures. Il ne doit pas être demandé de remboursement de repas dès lors qu'ils ont été pris en charge par l'organisme recevant (cas de figure rencontré lors des déplacements effectués pour des séminaires, colloques, formations ou réunions se déroulant sur une journée complète. * Découcher : L'absence doit être comprise entre 0h00 et 5h00 MODALITES DE REMBOURSEMENT Les frais de déplacement du mois précédent sont remboursés avant la fin du mois en cours s'ils sont déposés au plus tard le 10 ème jour de ce mois.

5 TABLEAU DE BORD La comptabilité tient un tableau de bord des déplacements comprenant pour tous les collaborateurs de la Chambre d'agriculture, mois par mois : le nombre de km et le montant remboursé, le nombre de repas et le montant remboursé, le montant des autres remboursements. Des totaux partiels sont réalisés, mois par mois, sur l'année calendaire. Les informations du tableau de bord sont accessibles : à chaque collaborateur, pour les informations qui le concernent, aux responsables de Département, pour les collaborateurs de leur département, aux membres de l'équipe de direction pour tous les collaborateurs.

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