Répartiteur de documents 2

Transcription

1 1 Le Lexmark permet d'écrire des scripts personnalisés qui couvrent les différentes étapes du flux de traitement de vos. Combinez ces scripts personnalisés avec les paramètres de numérisation (format, résolution, nombre de couleurs, etc.) pour créer des profils accessibles à partir d'imprimantes multifonctions (MFP) et de postes de travail d'utilisateurs finals. Les utilisateurs peuvent ensuite soumettre un document papier ou numérique dans le flux de travail numérique. Le document est ensuite traité de la manière définie par le script. Tous vos scripts peuvent être gérés à l'aide de Document Server Manager. Avantages Avantages du : Réduction de la formation de l'utilisateur final Intégration dans les flux de travail existants Mise en oeuvre centralisée (à l'aide du Serveur de ) des modifications apportées au flux de travail Réduction du temps consacré aux tâches répétitives par regroupement dans un même script de processus en plusieurs étapes

2 2 Réduction de la formation de l'utilisateur final Les scripts automatisant les tâches répétitives, vos utilisateurs ne doivent plus assimiler qu'un seul processus. 1 Placez le document dans l'imprimante multifonction (MFP). 2 Sélectionnez votre profil. 3 Appuyez sur Reprise. Vous pouvez simplifier davantage encore le processus en créant des raccourcis pour chaque profil.

3 3 Intégration dans les flux de travail existants Comme les scripts peuvent s'intégrer aux applications standard de l'industrie, il n'est pas nécessaire de remplacer l'ensemble du processus. Automatisez simplement les parties de celui-ci qui sont constituées d'éléments répétitifs ou fastidieux. Problème : Un éditeur de logiciels utilise Lotus Notes pour son courrier électronique et sa base de données. Un service traite avec d'autres sociétés et signe fréquemment des cahiers des charges et des conventions de confidentialité. Des copies de ces doivent également être conservées pour des raisons légales. Il arrive parfois qu'un membre d'un autre service fasse référence à ces. Actuellement, leur version papier est conservée dans un dossier, classé dans le bureau de Jean. Dès qu'un nouveau document est signé, il est confié à Jean qui le range dans son bureau. Si une autre personne doit examiner un document, Jean doit consulter ses dossiers, retrouver le document, en réaliser une copie, puis le reclasser. Le service souhaite automatiser l'archivage et la récupération de ces afin de ne plus devoir recourir aux services de Jean. Toutefois les utilisateurs du service ne souhaitent pas installer ou se familiariser avec un nouveau logiciel.

4 4 Solution : Comme tous les membres du service possèdent déjà Lotus Notes et connaissent l'utilisation des bases de données Notes, une solution consisterait à stocker les sous un tel format. Un script insère les dans une base de données Notes. Le recours aux fonctionnalités de reconnaissance du permet une personnalisation plus poussée encore. Le script peut : Lire le texte contenu dans le document. Rechercher les termes "Convention de confidentialité" ou "Cahier des charges" dans la première page du texte. Insérer un enregistrement dans la base de données Notes pour le nouveau document. Chaque enregistrement comportera les informations suivantes : Date de soumission Type de document (Convention de confidentialité ou Cahier des charges) Texte du document (pour les recherches dans l'ensemble du texte) Image du document original (fichier TIF contenant toutes les pages numérisées) La base de données Notes contient désormais une vue qui comporte les Conventions de confidentialité et une qui reprend les Cahiers des charges. La base de données est indexée sur la totalité du texte afin de permettre aux utilisateurs de rechercher un document déterminé dans chaque vue. Les sont désormais accessibles à toute personne qui peut accéder à la base de données et la solution fait simplement appel au logiciel déjà en place dans l'ensemble de la société.

5 5 Mise en oeuvre aisée des modifications du flux de travail Lorsque vous utilisez un script, la logique d'entreprise de votre processus est désormais contenue dans le script. Celui-ci peut être rapidement mis à jour sans que les utilisateurs finals s'en aperçoivent. Problème : La Banque du Grand Nord possède de nombreuses agences. Les demandes de crédit et d'ouverture de compte sont télécopiées par les agences au siège principal qui est chargé de leur traitement. Chaque type de demande de crédit et d'ouverture de compte nécessite un numéro de télécopieur distinct. La Banque du Grand Nord envisage, à terme, de remplacer les télécopies par des messages électroniques afin de réduire sa note de téléphone. Toutefois, il n'est pas possible de convertir immédiatement toutes les télécopies en messages électroniques. Ce processus doit être graduel. Solution : Un script est créé pour chaque type de demande de crédit et d'ouverture de compte. Dans un premier temps, les scripts envoient les formulaires par télécopie au numéro de télécopieur approprié. Pour préserver la cohérence avec l'ancien processus, chaque profil de l'imprimante MFP se voit affecter le même numéro abrégé que le code de numérotation rapide actuellement utilisé sur le télécopieur.

6 6 Au fil du temps, les différents scripts sont modifiés afin que les demandes soient envoyées par message électronique plutôt que par télécopie. Toutefois, les utilisateurs continuent d'utiliser les mêmes numéros abrégés du profil. Aucune formation nouvelle n'est requise, puisque le flux de travail passe simplement des télécopies aux messages électroniques. De cette évolution, les agences tirent un bénéfice supplémentaire puisque leurs anciens télécopieurs sont remplacés par une imprimante MFP qui peut être utilisée non seulement pour télécopier, mais aussi pour photocopier, imprimer et numériser.

7 7 Réduction du temps consacré aux processus répétitifs Problème : Une société reçoit des commandes et doit livrer des produits. Dès qu'une commande est reçue un employé doit exécuter la procédure suivante : Envoyer une copie de la facture au Service Expédition qui se charge d'expédier la commande. L'adresse est obtenue à partir de la facture et une étiquette d'expédition est alors imprimée. Envoyer une copie de la facture au Service Facturation afin qu'une facture puisse être envoyée au client. Ranger une copie de la facture dans les archives de la société.

8 8 Solution : Le permet de simplifier cette procédure en plusieurs étapes. Lorsque la société reçoit une facture, le responsable de l'expédition la pose sur l'imprimante MFP, sélectionne un profil et appuie sur la touche Reprise. Dès que le Serveur de reçoit le travail de l'imprimante MFP, le script exécute les étapes suivantes : Envoi d'une copie au Service Facturation. Enregistrement d'une copie dans une base de données pour les archives de la société. Lecture de l'adresse sur la commande et impression d'une étiquette et d'une liste d'expédition sur une imprimante située dans le Service Expédition. Désormais, l'employé qui reçoit les commandes se contente d'exécuter une procédure en une seule étape.

9 9 Caractéristiques La suite est constituée des outils logiciels suivants : Application serveur Serveur de Exécute les tâches du script sur des provenant d'une imprimante MFP Lexmark ou du poste de travail d'un utilisateur final. Il s'acquitte des tâches suivantes : Manipulation (conversion du format, nettoyage des images et rognage) Acheminement (impression, télécopie et message électronique) Archivage (enregistrement dans un fichier, sur un site FTP et dans une base de données) Traitement (conversion en texte modifiable, lecture du texte, et lecture des codes à barres) Intégration avec GroupWare (Lotus Notes, Microsoft Exchange et Novell GroupWise) Intégration avec les systèmes de gestion des (Lotus Domino.Docs et Microsoft SharePoint Portal)

10 10 Applications clientes Workflow Composer Ecrivez des scripts personnalisés qui gèrent le flux de travail des sur votre réseau. Document Server Manager Gérez les serveurs, les scripts, les formulaires et les imprimantes MFP. Document Server Manager peut être installé sur le même ordinateur que le serveur ou sur le poste de travail d'un utilisateur final. Print'N'Send Imprimez vers le serveur à partir de n'importe quelle appplication Windows. Un pilote d'imprimante configuré par l'administrateur convertit le document imprimé en une image TIFF et l'envoie au serveur. Select'N'Send Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel fichier dans l'explorateur Windows et envoyez le fichier au serveur.

11 11 CD Les CD suivants peuvent être obtenus auprès de votre représentant : Evaluation 60 jours Contient l'ensemble des applications serveur et client disponibles pour. Il s'agit d'une version d'essai gratuite du logiciel. Contient tous les composants du CD d'évaluation à l'exception des modules OCR, Barcode et EDMS Integration destinés au serveur. CD Workflow Composer Contient le logiciel Workflow Composer. Ecrivez des scripts personnalisés pour gérer le flux des sur votre réseau. OCR (nécessite le serveur ) Permet au Serveur de de convertir des images en texte modifiable et de lire des formulaires élémentaires.

12 12 Barcode (nécessite le serveur ) Permet au Serveur de de lire et d'écrire des codes à barres. EDMS Integration (nécessite le serveur ) Permet au Serveur de de s'intégrer à Microsoft SharePoint Portal et Lotus Domino.Doc.