Procédure 2013 de reporting environnemental de ICADE Foncière

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1 Décembre 2013 Procédure 2013 de reporting environnemental de ICADE Foncière Le présent document a pour objet de définir les conditions d élaboration du reporting environnemental annuel d ICADE Foncière, pour ses volets énergies, eau et déchets, pour Ce reporting est établi en conformité avec la loi Grenelle 2 1 qui impose aux sociétés françaises cotées, de publier et de faire vérifier par un «tiers indépendant», leurs informations relatives à leurs impacts environnementaux et sociaux. Plus précisément, il répond aux exigences de l arrêté 13 mai 2013 déterminant les modalités dans lesquelles l organisme tiers indépendant conduit sa mission d audit 2. Le présent document se compose des paragraphes suivants : 1. Référentiel de reporting 2. Périmètre d actifs immobiliers 3. Indicateurs, règles de calcul et données sources 4. Outil informatique 5. Organisation du reporting 6. Procédure de cartographie EFD Conditions de traçabilité 8. Procédure de contrôle et de validation du reporting 1 Décret n du 24 avril 2012 relatif aux obligations de transparence des entreprises en matières sociale et environnementale. 2 Arrêté du 13 mai 2013 déterminant les modalités dans lesquelles l organisme tiers indépendant conduit sa mission 1

2 1. Référentiel de reporting ICADE a retenu le référentiel de «Global Reporting Initiative (GRI)», décliné pour les métiers des foncières immobilières, par l EPRA (European Public Real Estate Association). Les principaux documents de ce référentiel sont : GRI Sustainability Reporting Guidelines Version 3.1, GRI Lignes directrices pour le reporting environnemental version 3.0, (traduction française du document de référence, ci-dessus) GRI Indicator Protocols Set Environment (EN) version 3.1, GRI Indicateurs et Protocoles : Environnement (EN) version 3.0, (traduction française du document de référence, ci-dessus) CRESS GRI Construction & Real Estate - Sector Supplement, Sustainability Reporting Guidelines, Version 3.1 EPRA «Best Practices Recommendations on Sustainability Reporting», September Ces documents sont la référence des indicateurs du reporting environnemental ICADE tels que définis au paragraphe 3 ci-dessous. 2. Périmètre de la cartographie 2.1. Actifs immobiliers Le périmètre d actifs immobiliers concernés par le reporting environnemental d ICADE, est défini par l ensemble des immeubles de bureaux de la Foncière, répartis en deux segments de portefeuille : Les Bureaux diffus, situés à Paris intramuros ou en périphérie, Les Parcs tertiaires, situés au Nord de Paris (autour de la Porte d Aubervilliers). Dans le cas où des immeubles comportent des locaux à usage de commerces ou d activité, ces locaux sont intégrés dans les indicateurs, sauf mention contraire. Toutefois, les usages privatifs de certains locataires, liés à leurs métiers peuvent être exclus dans la mesure où ces usages impactent significativement le suivi des performances énergétiques des actifs immobiliers (exemple : commerces de restauration, cinémas, activités de communication télévisuelle ). Le périmètre des actifs immobiliers de la cartographie EFD 2013 tient compte : Des ventes d actifs intervenues depuis 2012, De l intégration de nouveaux immeubles mis à la location après construction ou réhabilitation, De l intégration d immeubles existants précédemment mais exclus de la cartographie précédente (élargissement à certains immeubles d activité). La cartographie EFD 2013 comporte 54 immeubles (17 Bureaux diffus + 37 PAT Parcs tertiaires) soit m 2 SHON ou 315 contrats énergies/fluides et 96 contrats d élimination de déchets Parties d immeubles 2

3 Pour chaque immeuble de la cartographie, l ensemble des consommations d énergies et de fluides est mesuré, tant pour les parties communes que pour les parties privatives. Les flux de consommations des parties communes sont directement collectés auprès de la Direction Property Management d ICADE FONCIERE TERTIAIRE ou le cas échéant, auprès des syndics d immeubles mandatés par les copropriétés. Dans le cas de contrats d énergies ou de fluides communs à plusieurs immeubles (cas des Parcs Tertiaires, notamment), les flux de consommations associés sont répartis entre les immeubles concernés en fonction des surfaces mensuelles louées. Les flux de consommation des parties privatives sont collectés par enquête auprès des locataires occupant l immeuble. En l absence de réponse de locataires, ses flux de consommations sont estimés en fonction des surfaces louées et par rapport aux consommations des locataires ayant répondu à l enquête 3. La mesure des flux d émission de déchets suit ces mêmes règles Période d analyse La cartographie EFD 2013 porte sur la période Les données 2011 établies lors de la cartographie précédente ( ) ont été complétées dans certains cas, du fait de : L identification de contrats d énergies/fluides non recensés lors de l exercice précédent, La réalisation d une enquête complète 2013 qui a permis de recueillir auprès de locataires n ayant pas répondu lors de l enquête précédente. Les données 2012 correspondant aux estimations effectuées lors de la cartographie précédente, ont été reprises à la faveur de l enquête locataires de Si l ensemble des locataires ne répond pas à l enquête, l immeuble est retiré du périmètre de la cartographie 3

4 Schématiquement, la période d analyse s établit comme suit : ère Campagne (réalisée en 2012) Contrats portés par ICADE (parties communes ou privatives) Contrats portés par les locataires (parties privatives ou communes si mono locataire) Mesuré Mesuré Mesuré Mesuré Mesuré Estimé 2 ème Campagne (réalisée en 2013) Contrats portés par ICADE (parties communes ou privatives) Contrats portés par les locataires (parties privatives ou communes si mono locataire) Mesuré Complété Mesuré Complété Mesuré Complété Mesuré Mesuré 3. Indicateurs, règles de calcul et données sources Le reporting environnemental d ICADE Foncière est composé de 14 indicateurs suivants 4 : 4 A noter que les indicateurs de mesure de la performance durable (Table 2) sont déclinés en deux unités de mesure. 4

5 Chaque indicateur fait l objet d une fiche de définition comprenant les rubriques suivantes : Cartouche d entête avec : o Identifiant de l indicateur o Libellé de l indicateur o Correspondance avec GRI Indicator Protocols Set Environment (EN) version 3.1, o Version de la fiche Définition de l indicateur avec : o Rappel de la définition générale de l indicateur donnée par EPRA «Best Practices Recommendations on Sustainability Reporting», September 2011, o Définition précise au sein d ICADE Règles de calcul ou d estimation Données sources avec lien, le cas échéant, entre les indicateurs Cartouche de signatures «rédaction/contrôle/validation» avec noms et dates. Les fiches de définition des indicateurs sont jointes en annexe. 4. Outil informatique 4.1. Cartographie Energies / Fluides Pour 2013 et les années suivantes, ICADE FONCIERE TERTIAIRE s est doté d un logiciel informatique dénommé ENERGIMMO, lui permettant d établir, par segment de portefeuille immobilier, un fichier de résultats EPRA composé des onglets suivants : EPRA Patrimoine : consolidation des indicateurs du reporting environnemental EPRA par immeuble 5 : fiche recouvrant les indicateurs de chaque immeuble, ainsi les principales rubriques de caractérisation des immeubles (surfaces, type d actif, natures d usage, taux d occupation locative, liste des locataires et surfaces louées ) CONSOS par immeuble 6 : fiche recouvrant les consommations d énergies et de fluides de chaque contrat associé à un immeuble donné ou partagé entre plusieurs immeubles ; cet onglet intègre aussi les calculs de simulation des consommations des locataires n ayant pas répondu à l enquête ou correspondant aux surfaces vacantes. Trace Conso : onglet technique permettant de tracer chaque donnée de consommation associée aux contrats d énergies-fluides par immeuble 7. Cet onglet peut permettre à l organisme tiers indépendant d effectuer ses contrôles de consommations directes par immeuble. 5 Cet onglet est répété dans le fichier, autant de fois qu il existe d immeubles composant le segment de portefeuille 6 Idem 7 Cet onglet à usage de traçabilité, permet d effectuer des contrôles élémentaires sur les données de consommation par contrat d énergie et de fluides associés à chaque immeuble 5

6 4.2. Cartographie Déchets La cartographie Déchets est établie sur une base EXCEL définie comme suit : Sous-répertoire Fichiers EPRA - Fiches de synthèse déchets Bureaux diffus.xlsx Base Déchets (BD) EPRA - Fiches de synthèse déchets Parcs tertiaires.xlsx SYNTHESE DECHETS CARTOGRAPHIE 2013.xlsx Les 2 fichiers «EPRA Fiches de synthèse déchets xlsx» sont composés des 3 onglets suivants : Données globales annuelles : fiche recouvrant les quantités de déchets produits à l échelle du Parc concerné par année. Données par type de déchets : fiche présentant le détail par type de déchets des quantités globales produites à l échelle du Parc concerné par année, ainsi que par type de traitement (recyclables ou non). Données par bâtiment : fiche recouvrant les quantités globales de déchets produits par bâtiment et par an. Le fichier «BD - Fiches de synthèse déchets Parcs tertiaires.xlsx» dispose d un 4 ème onglet : Détails déchets PDM1: fiche recouvrant les quantités annuelles de déchets produits par type par le siège d ICADE. Le fichier «SYNTHESE DECHETS CARTOGRAPHIE 2013.xlsx» présente les indicateurs EPRA n 7 et 8 par bâtiment et par an, ainsi que les indicateurs annuels globaux de l ensemble du périmètre de la cartographie (Pacs tertiaires et Bureaux diffus). 5. Organisation du reporting L organisation du reporting environnemental repose sur : Un responsable du reporting environnemental, Un réseau d interlocuteurs «énergies/eau/déchets» situés au sein des unités suivantes : o ICADE Direction Property Management, o Les syndics de copropriété, le cas échéant. 6

7 ICADE FONCIERE TERTIAIRE a mis en œuvre de la cartographie EFD 2013, selon le processus cidessous décrit. 7

8 6. Processus de cartographie EFD 2013 Le processus de cartographie EFD 2013 est établi en cinq étapes successives : P1 : Initialisation des bases ENERGIMMO (immeubles, contrats, contrats) Création de la base Immeubles Création de la base Tarifs Création de la base Contrats P2 : Première vacation cartographie 2013 (contrats énergies/eau gérés par ICADE) Saisie et contrôle des données Saisie et contrôle des données 2013 (1er semestre) P3 : Enquête locataires (contrats énergies/ eau/déchets) Revue des baux actifs Préparation et envoi des courriers aux locataires Ajustement des bases / baux P4 : Seconde vacation de cartographie 2013 (contrats énergies/eau ) Collecte et saisies des données des contrats gérés par ICADE (2ème semestre 2013) Collecte (avec relances) et saisies de données des contrats locataires (années 2011, 2012 et 2013) Traitement des données et résultats P5 : Cartographie déchets 2013 Collecte et saisies des données (années 2011, 2012 et 2013) Traitement des données et résultats 8

9 7. Conditions de traçabilité Les conditions de traçabilité de la cartographie EFD 2013 sont établies comme suit : 7.1. Données de consommation et d émission Les données de consommations d énergies/fluides ainsi que les données d émission des déchets sont issues des plusieurs sources : Factures ou feuillets de gestion des fournisseurs d énergies/fluides, collectées auprès de la Direction du Property Management d ICADE FONCIERE TERTIAIRE ou des syndics de copropriété, pour les contrats afférents aux parties communes et à certaines parties privatives des immeubles, Factures ou feuillets de gestion des fournisseurs d énergies/fluides, collectées auprès des locataires, pour les contrats afférents aux parties privatives louées des immeubles, Factures des fournisseurs de services d élimination des déchets émis, collectées auprès des Facility Manageurs, des Mairies ou des locataires en cas de contrats spécifiques. L exhaustivité de l inventaire des contrats est assurée par rapprochement avec une base interne ICADE de synoptiques de distribution des énergies et fluides, internes ou inter-immeubles Autres données Les autres données concernent : Surfaces SHON et utiles des immeubles : tableaux géomètres ou données internes ICADE. Locataires et baux : fichier de gestion Interne ICADE OPX-10-Etat Locatif - ICADE Parcs tertiaires et versions antérieures. Surfaces louables, louées : idem 7.3. Saisies informatiques Les saisies informatiques sur ENERGIMMO font l objet : D un contrôle de vraisemblance au moment de la saisie par simulation de la facture associée D une trace des flux définie pour chaque contrat de chaque immeuble ; cette trace permet à l organisme tiers indépendant d effectuer ses contrôles de consommations directes par immeuble Résultats Les résultats sont exportés sur un serveur d ICADE FONCIERE TERTIAIRE en sus de la base ENERGIMMO. 8. Procédure de contrôle et de validation du reporting 9

10 Les données de reporting RSE publiées par Icade Foncière sont soumises à l audit d un tiers extérieur conformément à la réglementation en vigueur depuis les lois Grenelle. Les données publiées sont contrôlées selon le processus suivant : - Consolidation des données - Calcul d indicateurs - Test d incohérence - Exploitation des données dans les fiches RSE de la foncière (rapport annuel) - Envoi des données et fiches à la Direction de l audit, des risques et du développement durable - Contrôle des données par un tiers extérieur (CAC) - Corrections éventuelles suite à l audit du CAC - Publication du rapport final. 10