Archipol User Days 2016

Transcription

1 Archipol User Days 2016

2 Bienvenue à notre journée des utilisateurs 1 Introduction - Bart Decuypere 2 Archipol 6 : utilisation optimale de l application sur les différentes versions Ivan Vanhaecht 3 Pause 4 Dernières nouveautés Ivan Vanhaecht; Bart Decuypere 5 IT Services Paul Fonteyn 6 Lunch

3 Introduction Bart Decuypere Business Services Division, Ricoh Belgium

4 Cela ne sera plus jamais comme avant

5 Questions efficacité : moins d administrations mobilité : travaillez n importe où vitesse: information plus rapide relations : la bonne information, dans le bon format au bon moment une vrai smart workplace

6

7 Partenariat efficace Depuis 2003! 125 installations Archipol Archipol+ BI Dashboard RH Dossier personnel Doma Explorer AAL MFP Connector Gestion des contacts Connector Apps Equipe efficace 7 temps pleins Arco: Développement Ricoh: Vente + Support (préventif / correctif / adaptif)

8 Utilisation optimale Ivan Vanhaecht

9 Etapes documents ISLP Scanning: Multifonctionnel serveur Scansplitter DRUM : charger dans le système Full text OCR Indexation full text Prêt à l utilisation

10 Archipol Types ISLP (Barcode dans template - contrôle numéro de zone) Procès verbaux Lettres Autres Imprimer fiche lettre Digitaliser Fiche + lettre Recherche sur le contenu Distribution papier Variante : Archipol+ (voir plus loin)

11 Etapes documents ISLP Scanning: Scan -> Répertoire Scansplitter DRUM : charger Full text OCR Full text indexing Prêt pour l utilisation

12 Scansplitter Le code barre commence/termine par * Contient : Numéro de zone Type de PV (exemple : JU = Judiciaire) Numéro de PV + Année Optionnel : numéro de dossier ISLP

13 Archipol : fonction de recherche Recherche globale Rechercher toutes les propriétés et le contenu du texte

14 Archipol : fonction de recherche Ecran de recherche spécifique

15 Archipol Automated Login (ISLP) Fonctionnement Login utilisateur via le numéro P Mot de passe = mot de passe Windows

16 Versions Archipol 6: 109 Archipol 5: 8 Archipol 4: 8

17 Versions Archipol 6: 109 Archipol 5: 8 Archipol 4: 8 Support actif jusqu au 31/12/2014 Microsoft Windows 2003 Server: Support jusqu au 31/12/2013 Possibilité d évolution : Ancien serveur Avantages d Archipol 5/6 Adapté à la nouvelle situation

18 Versions Archipol 6: 109 Archipol 5: 8 Archipol 4: 8 Support actif jusqu au 31/12/2014 Microsoft Windows 2003 Server: Support jusqu au 31/12/2013 Possibilité d évolution : Ancien serveur Avantages d Archipol 5/6 Adapté à la nouvelle situation

19 Versions Archipol 6: 109 Archipol 5: 8 Archipol 4: 8 Upgrade demande un effort limité Fin de support : 30/6/2017 Avantages : Exploitation immédiate des avantages de la version 6 (AAL, scansplitter, rapports, ) et fixation de bugs Prêt pour les évolutions futures

20 Versions Archipol 6 Version 1.7 (version actuelle) Archipol 1.7 Doma Archipol+ (1.5.1) Dossier du personnel 1.2 Scansplitter OCR Finereader engine version 10 Versie 1.8 (juin 2016) Archipol 1.8 Doma Archipol+ (1.5.1) Scansplitter OCR Finereader engine version 10 Dossier du personnel update 1.3

21 Versions et compatibilité Version 1.7, 1.8 (non changé) W2008, W2012 Oracle v11 IE 9, 10, 11; Firefox, Chrome Version 1.8 (juin 2016) W2008, W2012 Oracle v11 IE 9, 10, 11; Firefox, Chrome, Microsoft Edge

22 Archipol+ Utilisation Enregistrement courrier entrant Enregistrement s Utilisation de l outil pour le suivi (exemple mention) Distribution et suivi du courrier Gérer les réponses, y compris les modèles Actions/ Avis pour le suivi Structure des rôles, respect de la hierarchie Distribution des factures entrantes, pour enregistrement en suivi DB Contacts (pour Archipol+ et utilisation plus large)

23 BI Dashboard + Utilisation Rapport ISLP en Faits judiciaires out-of-the box Eléments graphiques, avec geocodage Agréable à l emploi, simple et bon rapport qualité/prix Peut être utilisé par tous le monde Instrument intuitif pour le suivi des tendances Produit avec du support

24 Questions?

25 Utilisation optimale Ivan Vanhaecht

26 Dossier du personnel Bénéfices Sécurité Copie de sécurité Sécurité d accès et audit Eviter qu on enlève des documents originaux sans les remplacer Recherche fluide Via structure & full text Distribuer Fournir copie sous forme digitale

27 Dossier du personnel Bénéfices En général : plus de qualité et de service Génère automatiquement les dossiers et les tables des matières Surveille la structure de la table des matières Détermine le nombre de personnes pouvant effectuer des modifications Si adaptation nécessaire (demande du fédéral), affectation à tous les dossiers Scanning Chaque document est un fichier et drag and drop Feuille de scission : Avec le numéro de code du personnel Avec différenciation farde / sous-farde Ricoh MFP Connector

28 Export Excel - Inventaire

29 Inventaire

30 Export

31 Dossier Papier Conversion vers un dossier digital En étape Uniquement les dossiers actifs Visible : scanné / non scanné Version papier Nécessité légale Archiver dans la farde sous forme chronologique, plus dans la bonne sous-farde

32

33 Suite : Autres types de documents Apps Sanction Administrative Communale (SAC) Signature digitale MFP Connector

34 Fonctions? Envoi de documents via Archipol (sans étapes intermediaires) Destinataires : parquet, autres zones de police, collègues, CIA (Carrefour d informations d arrondissement) Audit trail : trace de l expédition

35 Systèmes police.belgium.eu Outlook Web Access client Exchange 365 Une adresse gratuite par zone (exploitée par Archipol) Évolution des coûts Limite taille pas de maximum par mail (mais volume par mois) Adresse du destinataire : police.belgium.eu Puma, Teamviewer Puma (envoyer à Puma, système end-of-life, limite taille ) Teamviewer Systèmes en dehors de l ISLP

36 A partir du document

37 Envoi de plusieurs documents

38 Envoi

39 Historique des envois

40 Autres points Taille du fichier : Fichier inclus : en standard le fichier principal Taille du fichier : Demande : réduire la taille du fichier Remarque : taille du fichier est disponible Evolution complémentaire s pour envoyer les nouveautés Distribution et lu/non lu, confirmer lu Signaler nouveau travail

41 Types de documents complémentaires (non ISLP) Pourquoi gérer les documents non-islp? Partager les documents. Signaler les nouveautés. Distribuer. Suivi. Structure : documentée, conforme aux procédures de qualité Sécurité (accès, logging, audit) Conformité avec le PLP 40 : stocker, archive locale, effacer, transfert vers l archive du royaume Réduire espace de stockage Lien vers l intranet Fonction de recherce simple (y compris recherche full text et OCR des images scannées Configurer dans la zone (documentation Ou formation complémentaire) ou demander à Ricoh Charger : via interface web, via doma explorer, via MFP Archipol connector

42 Apps Sanction Administrative Communale (SAC) Via app : enregistrement sur le terrain SAC : non-islp Backoffice : charger documents (Cloud-based), complèter et distribuer Gain de temps Zone pilote Collaboration commune et police

43 App SAC

44 Signature Digitale Signature digitale remplace la signature traditionnelle Niveaux : Qualifié: entre autres utilisation e-id Avancé : signer à l écran sans e-id Indicatif : exemple image de la signature Exemples : demande de vêtements, lettres sortantes, armes,

45 MFP Connector Danny Janssens

46 Introduction Qu est que c est? Le connecteur MFP d Archipol est un plugin sur les MFP Ricoh qui vous permet de scanner et imprimer en direct depuis la plateforme Archipol de façon sécurisée La liaison entre Archipol et l MFP est effectuée avec une intégration directe (sans DRUM ou téléchargement)

47 Caractéristiques Authentication par User Id / mot de passe Authentication par lecteur de badge Fonctionnalités RH Recherche le dossier RH sur nom/prénom Vue complète sur toutes les categories du dossier dans Archipol Champs/métadonnées obligatoires à remplir + champs optionnels pour enrichir le contenu Scan par ADF ou Vitre Export document(s) en direct dans Archipol

48 Exemple

49 Export document(s) - Archipol HR Document name Filename MetaData

50 Chronologie RH MFP Connector - Pilote Scan autres Documents - MFP Intégration Complète - search/print/scan - RH MFP Connector - Pilote Scan RH - MFP Connector - Pilote MFP Search/Print

51 Questions?

52 Merci

53