ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 09 June 2015 VALIDATED BY : D. A. Ashley

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1 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 09 June 2015 VALIDATED BY : D. A. Ashley ORGANIZATION : SOUTHERN OPERATIONAL CENTRE, Support Group POSITION No. : S-113 TITLE : Junior Technician (Infrastructure/ H&S) GRADE : B-4 JOB CODE : A64 DUTY LOCATION : Taranto, ITA SUMMARY The incumbent is responsible for assisting the Chief of Group in managing general administrative matters, infrastructure, Health and Safety (H&S), maintenance and usage of fixed assets (including vehicles). More precisely, he/she is responsible for executing the following tasks: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Maintaining and monitoring the inventory of fixed assets. Ensuring property control of the equipment and the furniture of SOC premises. Assisting in preparing Statements of Work (SOWs) related to infrastructure providing detailed working plan, detailed work description and initial draft of drawings. Assisting the Chief of Group with the preparation of the documents for Infrastructure works bidding by providing detailed information on the Host Nation (HN) legislation/regulations in terms of H&S at work, technical prescriptions and certifications of acceptance. Processing Purchase Requisitions (PRs) and preparing related technical documentation. Administering Call-Off contracts, the final Certificate of Acceptance and Service Entries (SEs) using the Agency's enterprise software (SAP). Verifying and reporting contractors' work progress on the maintenance operations of buildings, facilities and fixed assets. Assisting in preparing periodic and project termination reports. Assisting in carrying out new infrastructure requirements projects and/or upgrading of existing installations, including participating in the drafting of specifications and monitoring work progress in direct liaison with the HN technical experts. Executing all activities in order to ensure that all Security Instructions are implemented according to NATO and HN security legislation/ regulations, including measures for: fire prevention, H&S at work, external contractors, traffic regulations, safeguard and protection of the Agency property located in Taranto. Contributing to the preparation of the administrative budget and the planning of infrastructures work activities. S-113 NATO UNCLASSIFIED FILE 2015

2 Coordinating training requirements for the SOC staff in matters related to H&S at work, firefighting and first aid. Liaising with the HN authorities (Fire department, Local Municipalities etc.) for official safety certifications in terms of infrastructure and training. Assisting with the planning of studies on medium and longer-term infrastructure and energy plans required by the SOC. Liaising with the Italian Military Engineer Department to keep up-to-date the record of the inventory of SOC Infrastructure and coordinating the work execution of refurbishment, construction and upgrade in accordance with the HN Civil and Military directives. Monitoring the economical consumption of SOC utilities to include fuel, electricity and telephones and proposing appropriate action when required. Assisting in evaluating contractor performance including Quality Assurance (QA) for surveillance activities and drafting reports for corrective action as required. Participating in staff meetings as required. If required, undertaking deployments, including duty travel, in direct support of NAC-approved operations/missions. Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Preparing drawings with AutoCAD and other infrastructure project modern software. Assisting the Chief of Group in preparing the planning for the maintenance of buildings, facilities and fixed assets (including vehicles) in accordance with prescriptive regulations. Acting as the Point of Contact for H&S matters. Preparing and maintaining the SOC Work Risk Assessment. Preparing the dedicated H&S regulations for the external agent (provider or contractor) whose work inside SOC premises might have implications on the SOC Work Risk Assessment in accordance with the Host Nation constraints (Security Working Plan, Influenced Security Risk Assessment etc. ). Acting as Alternate Crypto Custodian, managing classified documents in accordance with Allied Command Organization (ACO) Directives. Assisting the Chief of Group in preparing the SOC portion of the NSPA Capital Investment Plan (NCIP). ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications Full higher technical secondary school in engineering surveyor or equivalent education. Not less than two years of experience in buildings and infrastructure works in military units or equivalent organization. Experience in general administration, infrastructure, NATO security and regulations. Knowledge of the international and HN regulations in terms of Health and Safety (H&S) at work. Ability and willingness to learn NSPA procedures in administration and personnel matters and receive additional training, if required. S-113 NATO UNCLASSIFIED FILE 2015

3 Good knowledge of the software for infrastructure projects (AutoCAD). Specific Qualifications Valid category "B" driving license. Knowledge of certifications for Infrastructure Projects, Energy, Environmental Impact. Good knowledge of SAP. Excellent organizational skills and ability to work as a member of a team. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and beginner knowledge of French is desirable. A working level knowledge of Italian would be an asset in this post. DESIRABLE QUALIFICATIONS Certified Professional Autodesk AutoCAD would be an asset. PERSONAL CHARACTERISTICS All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy. S-113 NATO UNCLASSIFIED FILE 2015

4 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 9 juin 2015 VALIDÉ PAR : D. A. Ashley ORGANISATION : CENTRE D'EXPLOITATION SUD, Groupe "soutien" POSTE N : S-113 TITRE : Technicien(ne) adjoint(e) (infrastructure / hygiène et sécurité) GRADE : B-4 CODE POSTE : A64 LIEU D'AFFECTATION : Tarente, ITA RÉSUMÉ Le (la) titulaire est chargé(e) d'aider le (la) chef de groupe à gérer des questions administratives d'ordre général, l'infrastructure, l'hygiène et la sécurité ainsi que la maintenance et l'utilisation des actifs immobilisés (y compris les véhicules). Il (elle) exécute, plus précisément, les tâches suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales tenir à jour et assurer le suivi de l'inventaire des actifs immobilisés ; assurer l'audit des matériels et du mobilier appartenant au site du Centre d'exploitation sud ; aider à la rédaction de cahiers des charges portant sur l'infrastructure en fournissant le plan d'exécution détaillé, l'énoncé détaillé des travaux ainsi que le projet initial des dessins ; aider le chef de groupe à élaborer les documents liés aux appels d'offres pour les travaux d'infrastructure en fournissant des informations détaillées relatives à la législation et aux règlements du pays hôte en matière d'hygiène et de sécurité sur le lieu de travail, de prescriptions techniques et de certificats de réception de travaux ; traiter les demandes d'achat (PR) et élaborer la documentation technique y afférente ; assurer l'administration des marchés à bons de commande, des certificats de réception définitive de travaux et des saisies de services en faisant appel au progiciel de gestion d'entreprise (SAP) de l'agence ; vérifier l'avancement des prestations d'entretien des titulaires de marché concernant les bâtiments, les installations et les actifs immobilisés, et en rendre compte ; aider à l'élaboration de comptes rendus périodiques et de rapports d'achèvement de projets ; aider à l'exécution des nouveaux projets d'infrastructure demandés et/ou de la mise à niveau d'installations existantes, ce qui comporte la participation à l'élaboration de spécifications et le suivi de l'avancement des travaux en liaison directe avec les experts techniques du pays hôte ; exécuter toutes les activités nécessaires pour veiller à la bonne application de l'ensemble des instructions de sécurité conformément à la législation et aux règlements de sécurité de l'otan et du pays hôte, et notamment prendre des mesures concernant la lutte contre les incendies, l'hygiène et la sécurité sur le lieu de travail, les prestataires externes, les règles de circulation routière, le gardiennage et la protection des biens de l'agence situés à Tarente ; contribuer à l'élaboration du budget administratif et à la planification de travaux d'infrastructure ; S-113 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _15#1xx.docx

5 coordonner les besoins de formation des personnels du Centre d'exploitation sud en matière d'hygiène et de sécurité sur le lieu de travail, de lutte anti-incendie et de premiers soins ; assurer la liaison avec les autorités du pays hôte (pompiers, municipalités locales, etc.) pour l'obtention d'homologations officielles de sécurité en matière d'infrastructure et de formation ; aider à la planification des études liées aux plans à moyen et à plus long terme relatifs aux besoins d'infrastructure et d'énergie du Centre d'exploitation sud ; assurer la liaison avec le service du génie militaire italien pour la tenue à jour de l'inventaire de l'infrastructure du Centre d'exploitation sud et coordonner l'exécution des travaux de rénovation, de construction et de modernisation conformément aux directives émanant des autorités civiles et militaires du pays hôte ; suivre la consommation des services de voirie, réseaux et distribution du Centre d'exploitation sud (y compris les carburants, l'électricité et la téléphonie) pour s'assurer qu'elle est faite de manière économique et proposer des mesures appropriées si nécessaire ; aider à évaluer les prestations des titulaires de marché, y compris les aspects liés à l'assurance de la qualité des activités de surveillance, et à rédiger des rapports portant sur des mesures correctives le cas échéant ; participer à des réunions "d'état-major" selon les besoins ; si nécessaire, entreprendre des déploiements, y compris des déplacements de service, en soutien direct d'opérations ou de missions approuvées par le Conseil de l'atlantique Nord ; exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières réaliser des dessins au moyen du logiciel AutoCAD et d'autres logiciels modernes utilisés pour les projets d'infrastructure ; aider le chef de groupe à planifier l'entretien des bâtiments, des installations et des actifs immobilisés (y compris les véhicules) conformément à la réglementation ; servir de point de contact pour les questions d'hygiène et de sécurité ; établir et tenir à jour l'évaluation des risques liés aux travaux du Centre d'exploitation sud ; élaborer, sur mesure, le règlement d'hygiène et de sécurité à respecter par les agents externes (prestataires de services et titulaires de marché) dont les travaux menés dans l'enceinte du Centre d'exploitation sud pourraient avoir des incidences sur l'évaluation des risques liés aux travaux du Centre d'exploitation sud, conformément aux exigences du pays hôte (plan de sécurité au travail, évaluation pondérée des risques de sécurité, etc.) ; exercer les fonctions de suppléant du dépositaire de matériels cryptographiques et gérer les documents classifiés conformément aux directives du Commandement allié "Opérations" (ACO) ; aider le chef de groupe à élaborer les éléments relatifs au Centre d'exploitation sud à inscrire dans le plan d'investissement de la NSPA (NCIP). QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Études secondaires techniques supérieures d'inspecteur d'ingénierie ou formation équivalente. Au moins deux années d'expérience dans le domaine des bâtiments et de l'infrastructure acquise au sein d'unités militaires ou d'un organisme équivalent. Expérience dans les domaines de l'administration générale, de l'infrastructure ainsi que dans le domaine de la sécurité et de la réglementation de l'otan. Connaissance de la réglementation internationale et du pays hôte en matière d'hygiène et de sécurité sur le lieu de travail. Capacité et volonté d'apprendre les procédures de la NSPA relatives à l'administration et au personnel et de suivre une formation supplémentaire si nécessaire. S-113 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2015

6 Bonne connaissance du logiciel utilisé pour les projets d'infrastructure (AutoCAD). Qualifications particulières Permis de conduire "B" en cours de validité. Connaissance des certifications requises pour les projets d'infrastructure ainsi qu'en matière d'énergie et d'incidences sur l'environnement. Bonne connaissance du progiciel SAP. Excellentes compétences en matière d'organisation et aptitude à travailler au sein d'une équipe. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance élémentaire du français est souhaitable. Une connaissance pratique de l'italien serait un atout pour ce poste. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES Une certification Autodesk attestant de compétences professionnelles dans l'utilisation du logiciel AutoCAD constituerait un atout. QUALITÉS PERSONNELLES Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'otan et leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales. S-113 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2015