Comparaison des politiques de remboursement de frais

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1 Comparaison des politiques de remboursement de frais 353

2 Que ce soit sur la procédure d avance de frais, l assurance des véhicules, le recours à la location ou la valorisation des sur-temps, les dispositions de Steria apparaissent plus favorables que celles de Sopra L essentiel à retenir en 4 pages Theme Plus favorable Commentaires Sextant Procédure note de frais Steria La procédure est plus cadrée chez Steria et prévoit une procédure d avance de frais, ce qui n est pas le cas chez Sopra Assurance des véhicules Steria Steria propose une assurance auto-mission à ses salariés. Ainsi, les salariés autorisés à utiliser leur véhicule personnel sont automatiquement couverts en cas de sinistre. Sopra laisse aux salariés la responsabilité d effectuer les démarches auprès de leur assurance et cela, alors que le covoiturage peut être imposé Les modalités de prise en charge de l assurance chez Sopra ne sont pas clairement définies Nous rappelons que l article 60 de la convention collective stipule que la prise en charge de l assurance pour les trajets en lien avec le service est obligatoire. Recours à la location Steria La note de Sopra laisse au salarié la responsabilité du calcul de la différence de coût entre l utilisation du véhicule personnel et celle du véhicule de location, ce qui peut sembler surprenant. Valorisation des sur-temps de trajet Déplacements domicile établissement de rattachement Steria Steria prévoit une indemnisation des temps de trajets excédant le temps normal de trajet «domicile-établissement» de rattachement, ce qui n est pas le cas chez Sopra Chez Steria, le salarié est autorisé à utiliser son véhicule personnel même lorsque les sites clients sont accessibles en transports en commun dès lors qu il existe un sur-temps de trajet exagéré. Chez Sopra, la décision revient au directeur d unité. Equivalent La prise en charge de Sopra, tout comme celle de Steria, répond aux obligations légales, sans pour autant aller au-delà 354

3 Pour les trajets réguliers domicile-site client, la prise en compte des sur-temps exagérés et le barème des IK sont globalement plus avantageux chez Steria. Le mode de calcul est parfois plus avantageux chez Sopra et parfois chez Steria selon le contexte Theme Détail Plus favorable Commentaires Sextant L essentiel à retenir en 4 pages Déplacements entre le domicile et le site client Remboursement des transports en commun Critères permettant l utilisation du véhicule personnel Mode de calcul du nombre de kilomètres à rembourser Barème IK Equivalent Les dispositions sont conformes à l application de la convention collective (article 50) Steria Steria ou Sopra selon contexte Steria ou Sopra selon contexte L acceptation du manager utilisée chez Sopra ne répond pas à des critères objectifs, et nous semble de nature à générer des différences de traitement. Les critères sont mieux définis chez Steria, et le cas des sur-temps de trajet exagérés est prévu Sur la base d une simulation, nous avons identifié qu un salarié pourrait être indemnisé à hauteur de 132 mensuels chez Steria, alors qu il ne percevrait rien chez Sopra Chez Sopra, l absence de remboursement pour se rendre en agglomération ne répond pas aux obligations légales, si la zone n est pas desservie par les transports en commun. Les prises en charge sont plus importantes chez Steria lorsque la nouvelle affectation oblige un salarié à utiliser son véhicule personnel alors qu il prenait avant les transports en commun En revanche, le plafonnement des frais au trajet entre l agence et le client est plus favorable que le décompte Steria lorsque le salarié n utilisait pas les transports en commun Pour les voitures, le barème d indemnités kilométriques de Steria est plus avantageux que celui de Sopra pour les déplacements relativement courts (moins de km annuels, soit en moyenne environ 23 km par jour, sur la base des kilomètres pris en charge par la société). La tendance s inverse pour les trajets plus longs, mais ceux-ci ne devraient pas représenter la majorité des déplacements. Pour les motos, le barème de Steria est significativement plus avantageux que celui de Sopra 355

4 Pour les «grands déplacements», la politique de remboursement de Steria est significativement plus avantageuse que celle de Sopra L essentiel Steria Sopra Commentaires Sextant Mission de 4 jours en Ile de France - Remboursement au frais réels plafonnés Plafond à 620 Plafond à 524 Ecart de 18% en faveur de Steria. Le différentiel se fait sur l hébergement et sur les repas du soir. Mission de 100 jours en Ile de France - Remboursement au frais réels plafonnés Plafond à Plafond à 9800 Ecart de 118% en faveur de Steria. Mission de 100 jours en Province (petite ville) - Remboursement au frais réels plafonnés Plafond à Plafond à 7100 Ecart de 69% en faveur de Steria. Mission de 4 jours en Ile de France - Remboursement au forfait Forfait de 328 Forfait de 237 Ecart de 38% en faveur de Steria. Mission de 4 jours en Province (petite ville) - Remboursement au forfait Forfait de 262 Forfait de 226 Ecart de 16% en faveur de Steria. N.B. : Lorsque nous comparons les remboursements aux frais réels plafonnés, les dépenses réelles des salariés sont remboursées dans la limite des plafonds présentés ci-dessus. Dans nos simulations, nous avons pris en compte l hébergement et le repas du soir. La prise en compte des repas du midi pourrait venir accentuer ces écarts. 356

5 Les remboursements de frais chez Sopra sont globalement moins favorables que chez Steria. Une application du statut de Sopra aux salariés de Steria pourrait, à notre sens, poser la question du respect de l égalité de traitement entre les salariés des deux sociétés IMPACT DE LA CESSION-ABSORPTION SUR LES USAGES EN VIGUEUR S AGISSANT DU REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS L usage correspond à une pratique habituellement suivie dans l entreprise, qui prend la forme d un avantage supplémentaire par rapport à la loi, la convention collective ou au contrat Le nouvel employeur est tenu de dénoncer les usages en vigueur dans l entité absorbée pour y mettre fin. Pour ce faire, il est nécessaire de : informer les institutions représentatives du personnel ; informer individuellement chaque salarié ; respecter un délai de prévenance suffisant. À l issue du délai de prévenance, l usage cesse de produire ses effets sans qu aucun avantage individuel acquis puisse être revendiqué Concernant les frais, l employeur ne peut fixer les conditions de prise en charge des frais professionnels en deçà de leur coût réel L essentiel à retenir en 4 pages Le régime de remboursement des frais professionnels au sein de Steria résulterait d usages qui seraient dénoncés entre le 17 octobre 2014 et avant le 1er janvier 2015 La Direction précise que les salariés continueront de bénéficier du régime Steria jusqu à l expiration du délai de préavis. À l issue de ce délai, c est le statut Sopra qui aura vocation à s appliquer. Dès lors, sauf à caractériser un manquement de la Société, les salariés ne pourront plus revendiquer le bénéfice du régime de remboursement des frais applicable au sein de la Société Steria. Cependant, les remboursements de frais chez Sopra sont plutôt moins avantageux chez Sopra que chez Steria ce qui soulève des questions Les frais engagés seront globalement moins bien remboursés. Comment expliquer qu ils soient moins importants après l intégration au sein de Sopra? La prise en charge des frais chez Sopra est-elle suffisante pour couvrir les frais réellement engagés? Et cela, d autant plus que les niveaux de rémunération des salariés de Sopra sont supérieurs à ceux de Steria CONCLUSION SEXTANT Les règles de remboursement chez Sopra sont globalement moins favorables que celles de Steria. Par ailleurs, les niveaux de rémunération des salariés de Sopra sont globalement supérieurs à ceux de Steria. Nous pouvons nous interroger sur le respect de l égalité de traitement entre les salariés de Sopra et Steria si le statut Sopra venait à s appliquer aux salariés de Steria. 357

6 L essentiel à retenir en 4 pages Plusieurs axes de négociation se dégagent de notre analyse PRÉCONISATION SEXTANT : AXES DE NÉGOCIATION OU DE TRAVAIL La rédaction d une note sur les frais de déplacement précise et assortie de critères objectifs afin d éviter les arbitrages de la direction. En effet, ces arbitrages au cas par cas sont susceptibles d entraîner des différences de traitement ; A minima, le maintien de la valorisation des sur-temps par le biais de primes. Les sur-temps de trajet pourraient aussi être comptabilisés dans le temps de travail ; La mise en place d une assurance auto-mission ; Une indemnisation des transports en commun entre le domicile et le site de rattachement allant au-delà de l obligation légale ; La possibilité d utiliser son véhicule personnel avec une prise en charge des indemnités kilométriques dès lors que le temps de trajet domicile-site client dépasse le temps de trajet domicile-établissement de rattachement ; L alignement des barèmes d indemnités kilométriques et de remboursement de frais sur le plus favorable ; La mise en place d une procédure pour les avances de frais ; La communication régulière aux IRP du taux de salariés couverts par un ordre de mission. 358

7 Le document élaboré par Sopra présente des imprécisions susceptibles, à notre sens, d entraîner des différences de traitements entre les salariés trajets réguliers Sopra Le document présente des imprécisions À titre d exemple, nous ne savons pas sur quel outil sont calculées les indemnités kilométriques (google, mappy?), et les modalités de prise en charge de l assurance ne sont pas explicités Certaines imprécisions sont laissées à la décision du manager À titre d exemple, il est indiqué que «le collaborateur ne peut utiliser son véhicule personnel pour des déplacements qu avec l autorisation préalable de son directeur d entité», sans pour autant que les critères d acceptations ne soient davantage développés. Nous notons également certaines contradictions La note stipule que : Lorsque l utilisation du véhicule est acceptée, les frais remboursés s concernent uniquement les déplacements professionnels hors trajet entre l agence et le client, si celui-ci est situé dans l agglomération Les déplacements inter-sites Sopra Group en région parisienne, les déplacements Paris intra-muros et les trajets pour se rendre chez le client en agglomération en province ne font pas l objet de remboursement d indemnités kilométriques Steria La note est à la fois plus structurée et plus précise À la lecture du document, la place laissée à l interprétation du lecteur est considérablement réduite. En conséquence, la politique appliquée dans le groupe devrait être beaucoup plus homogène que chez Sopra. L ÉGALITÉ DE TRAITEMENT Le principe d égalité de traitement interdit toute distinction entre salariés, quel qu en soit le motif, qui ne serait pas fondé sur des raisons objectives et vérifiables. CONCLUSION SEXTANT Une politique de remboursement de frais mal définie et laissant certains critères à l appréciation des managers nous semble de nature à induire des différences de traitements. Nous recommandons aux élus d être vigilants sur la formulation du document, afin qu un maximum de critères et d éléments soit précisément défini. 359

8 Les politiques de Steria et Sopra prévoient l envoi d un ordre de mission avant tout déplacement. Il nous semblerait intéressant de suivre la bonne application sur le terrain trajets réguliers Sopra Steria Commentaire Sextant Ordre de mission Les ordres de mission, établis avant tout déplacement professionnel, précisent selon quelles modalités les frais sont remboursés Ceux-ci font mention de remboursement d indemnités kilométriques. Tous les salariés intervenant sur un site client ou sur un autre site Steria que celui de rattachement doivent bénéficier d un ordre de mission. Cette disposition est conforme à l application de l article 51 de la convention collective. Il nous semblerait intéressant de s assurer régulièrement de la bonne application de cette règle sur le terrain. Procédure note de frais La procédure n est pas présentée Le délai n est pas précisé Elle donne lieu à une validation managériale et de gestion Aucune précision n est apportée sur les avances de frais Réalisée à partir de l outil STEM Le délai est de trois mois Elle donne lieu à une validation managériale et de gestion Une procédure d avance de frais est prévue La procédure est plus cadrée chez Steria. ARTICLE 60 Avant l envoi d un salarié en déplacement, un ordre de mission sera normalement établi. Lorsque le salarié utilise pour les besoins du service un véhicule automobile, une motocyclette ou un cyclomoteur, les frais occasionnés sont à la charge de l employeur, à condition qu un accord écrit ait précédé cette utilisation. Cet accord peut être permanent. Le remboursement de ces frais tiendra compte de l amortissement du véhicule, des frais de garage, de réparations et d entretien, des frais d assurances et, éventuellement, des impôts et taxes sur le véhicule. Le salarié devra être possesseur des documents nécessaires à la conduite du véhicule utilisé, et être régulièrement couvert par une assurance garantissant sans limitation le risque de responsabilité civile «affaires déplacements professionnels» et notamment de responsabilité civile de son employeur, en cas d accident causé aux tiers du fait de l utilisation de ce véhicule pour les besoins du service. 360

9 Pour les déplacements domicile-établissement de rattachement, la prise en charge de Sopra, tout comme celle de Steria, répond aux obligations légales, sans pour autant aller au-delà trajets réguliers Sopra Steria Commentaire Sextant Zones accessible aux transports en commun Zones non accessible aux transports en commun Prise en charge de 50% du coût des abonnements de transports en commun (tarifs 2 ème classe) Prise en charge de 50% du coût des abonnements de transports en commun ou de l abonnement vélo Les dispositions sont identiques. La prise en charge est conforme à l obligation légale, mais ne va pas au delà Aucune disposition Aucune disposition Les dispositions sont identiques. La prise en charge est conforme à l obligation légale, mais ne va pas au delà FRAIS DE TRANSPORT DOMICILE-LIEU DE TRAVAIL : LES AIDES PATRONALES L article 20 de la loi de financement de la Sécurité sociale pour 2009 (n du 17 décembre 2008 JO du 18 décembre 2008) instaure une prise en charge par l employeur d une partie des frais de transport engagés par les salariés au titre des trajets réalisés entre leur domicile et leur lieu de travail. Prise en charge obligatoire des frais de transports collectifs ou d abonnement à un service public de location de vélos. Tous les employeurs, quelle que soit la localisation de l entreprise, doivent désormais obligatoirement prendre en charge une partie du prix des titres d abonnement souscrits par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos. La prise en charge obligatoire de l employeur est fixée à 50% du coût de l abonnement, sur la base des tarifs de 2ème classe. Prise en charge autorisée par l URSAFF : l employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant engagés pour les déplacements des salariés entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Sont concernés : Les salariés doivent être contraint d utiliser leur véhicule personnel, soit parce que le trajet domicile lieu de travail n est pas desservi par les transports en commun, soit parce que les horaires de travail particuliers des salariés ne leur permettent pas d utiliser les transports en commun. 361

10 Concernant les déplacements entre le domicile et le site client, les frais sont intégralement pris en charge dès lors que le salarié utilise les transports en commun trajets réguliers Sopra Steria Commentaire Sextant Remboursem ents des transports en commun Critère : mode de transport à utiliser par défaut 100% des coûts supplémentaires pris en charges, si l achat d une carte d abonnement avec des zones supplémentaires est nécessaire Critère : mode de transport à utiliser par défaut 100% des coûts supplémentaires pris en charges, si l achat d une carte d abonnement avec des zones supplémentaires est nécessaire RAS Les disposition sont équivalentes et conformes à l application de la convention collective (article 50) ARTICLE 50 DE LA CCN SYNTEC Les déplacements hors lieu de travail habituel nécessités par le service ne doivent pas être pour le salarié l occasion d une charge supplémentaire ou d une diminution de salaire. 362

11 En revanche, les indemnités kilométriques des salariés de Sopra ne sont pas remboursées pour leurs déplacements domicile-site client lorsque le client est situé en agglomération trajets réguliers Sopra Steria Commentaire Sextant Critères permettant l utilisation du véhicule Mode de calcul Acceptation du directeur de l entité Absence de transport en commun pour se rendre chez le client, horaires inadaptés et sur-temps de transport exagéré Il dépend de la localisation du site client Clients situés en dehors de l agglomération : déplacements entre le domicile du salarié et le client. Ces frais sont plafonnés au trajet entre l agence et le client. Clients situés dans l agglomération : uniquement les déplacements professionnels hors trajets entre l agence du collaborateur et le client Les déplacements inter-site Sopra en région parisienne, les déplacements Paris intra-muros et les trajets pour se rendre chez le client en agglomération en Province ne font pas l objet de remboursement d IK Attention : pour Sopra, l agglomération est en général constituée de la ville principale, éventuellement de la ville d implantation de l agence et de toutes les communes limitrophes à ces villes. L agglomération lyonnaise est ainsi constituée de Lyon, d Écully et de toutes les communes limitrophes à ces villes. Prise en charge de : Si le salarié utilisait les transport en commun : la totalité des IK du trajet déduction faite des 50% de la carte d abonnement aux transports en commun Si le salarié n utilisait pas les transports en commun auparavant : différence de coût entre le trajet domicile-lieu de la mission et le trajet domicile-établissement de rattachement Risque : l acceptation du manager utilisée chez Sopra ne répond pas à des critères objectifs et nous semble de nature à générer des différences de traitement. Bonne pratique : Steria prévoit le cas des sur-temps de trajet exagérés. Nous rappelons que les déplacements hors lieu de travail habituel nécessités par le service ne doivent pas être pour le salarié l occasion d une charge supplémentaire ou d une diminution de salaire. L absence de remboursement pour se rendre en agglomération ne répond pas à cette obligation, si la zone n est pas desservie par les transports en commun En revanche, le plafonnement des frais au trajet entre l agence et le client est plus favorable que le décompte Steria lorsque le salarié n utilisait pas les transports en commun 363

12 Ce qui peut entraîner des différences de prise en charge importantes entre Steria et Sopra : 132 mensuels sur la base d une simulation réalisée par Sextant soit 5,5% du salaire net moyen à Lyon trajets réguliers Région lyonnaise : Exemple d un salarié habitant à Villeurbanne et affecté chez un client à Écully Exemple pris en compte : Un salarié habitant à Villeurbanne et se rendant chez un client à Écully Le site client est dans l agglomération de l agence, située à Lyon Distances : 5 km entre le domicile et l agence de rattachement 16 km entre le domicile et le site client Temps de trajet entre Villeurbanne et Écully : 24 mn en voiture 58 minutes en transports en commun Prise en charge des IK (voiture 4 CV) : À noter : Le salaire brut mensuel des salariés de Steria à Lyon est de bruts soit environ nets. Le montant de la prise en charge des indemnités kilométriques représente 5,5% du salaire net moyen. Sopra : aucune, le client est situé dans l agglomération IK = 0 Steria : nous pouvons estimer que le sur-temps de trajet nécessite l utilisation du véhicule personnel et non plus des transports en commun. Le salarié déclare tous les mois 16 km x 20 jours = 320 km desquels sera déduit son abonnement en transports IK estimé par mois : (abonnement transports) =

13 Et la prise en compte du changement de mode de transport rend le décompte de Steria plus favorable. En revanche, cela s inverse lorsque les salariés utilisaient déjà leur propre véhicule personnel trajets réguliers Nord : Exemple d un salarié habitant à Roubaix et affecté chez un client à Lens Exemple pris en compte : Un salarié habitant à Roubaix et affecté chez un client à Lens Le site client n est pas dans l agglomération de l agence, située à La Madeleine, à proximité de Lille Distances : 14 km entre le domicile et l agence de rattachement (accessible en transports en commun) 49 km entre le domicile et le site client 42 km entre l agence et le site client Prise en charge des IK : À noter : La notice de Steria prend en compte le fait que certains salariés sont contraints de changer de mode de transport pour se rendre sur leur lieu de mission. Certains salariés qui utilisent les transports en commun pour aller se rendre dans leur établissement de rattachement ou leur précédent client devront utiliser le véhicule personnel pour une autre mission. Sopra : déplacement entre le domicile du salarié et le client. Ces frais sont plafonnés au trajet entre l agence et le client. Remboursement sur la base de 42 km Steria : différence entre le trajet domicile-lieu de la mission et le trajet domicile-établissement de rattachement Remboursement sur la base de = 35 km si le salarié utilisait déjà son véhicule Remboursement sur la base de 49 km abonnement si le salarié utilisait les transports 365

14 Pour les voitures, le barème d indemnités kilométriques de Steria est plus avantageux que celui de Sopra uniquement pour les déplacements relativement courts (moins de km annuels) trajets réguliers Indemnités kilométriques pour les voitures ( ) Steria Sopra Exemples : Voitures (puissance fiscale) Jusqu à km De à km Au-delà de km Tous kilométrages 3 cv et 0,408 0,37 0,37 0,405 moins 4 cv 0,491 0,37 0,37 0,41 5 cv 0,54 0,381 0,37 0,41 6 cv 0,565 0,40 0,38 0,42 7 cv et plus 0,592 0,42 0,399 0,44 Voiture hybride ou électrique ,47 Un salarié habite à proximité du site de son client. Il est contraint d utiliser son véhicule personnel 4 CV pour effectuer km par an au titre des trajets pour se rendre chez ce client : Steria : les IK seront de par an Sopra : les IK seront de par an Ce salarié est affecté chez un nouveau client et doit faire km par an. Steria : les IK seront de par an Sopra : les IK seront de par an CONCLUSION SEXTANT La politique de remboursement de Steria est plus avantageuse lorsque le salarié habite à une distance proche de son client (environ 18 km aller-retour). Pour les distances plus longues, le barème de Sopra est plus avantageux. 366

15 Pour les motos, le barème de Steria est significativement plus avantageux que celui de Sopra trajets réguliers Indemnités kilométriques pour les motos ( ) Steria Sopra Exemples : Jusqu à km A partir de km Jusqu à km Au-delà de km (2 000 km pour moins de 50 cc) Moins de 0,333 0,32 0,26 0,14 50 cc 1 ou 2 cv 0,336 0,32 0,33 0,2 Un salarié habite à proximité du site de son client. Il est contraint d utiliser son véhicule personnel 4 CV pour effectuer km par an au titre des trajets pour se rendre chez ce client : Steria : les IK seront de par an Sopra : les IK seront de 800 par an Ce salarié est affecté chez un nouveau client et doit faire km par an. Steria : les IK seront de par an Sopra : les IK seront de par an 3 à 5 cv 0,398 0,32 0,39 0,23 Plus de 5 cv 0,515 0,32 0,41 0,28 CONCLUSION SEXTANT La politique de remboursement de Steria est plus avantageuse que celle de Sopra, quel que soit le kilométrage des véhicules et le nombre de chevaux fiscaux. 367

16 Steria propose une assurance auto-mission à ses salariés, alors que Sopra laisse aux salariés la responsabilité d effectuer les démarches auprès de leur assurance, et cela alors que le covoiturage peut être imposé trajets réguliers Sopra Steria Commentaire Sextant Véhicule Le véhicule personnel est retenu si son utilisation est moins onéreuse qu un véhicule de location Covoiturage : dans tous les cas où il y a recours à l utilisation de véhicule personnel et lorsque plusieurs collaborateurs sont simultanément concernés par un même déplacement, le directeur de l unité peut décider des regroupements nécessaires Assurance L utilisation d un véhicule personnel pour les déplacements professionnels impose d être titulaire d un contrat d assurance pour cet usage incluant une clause de renonciation de l assureur à recours contre Sopra. Lorsque le salarié a souscrit un contrat d assurance et qu il fait moins de km dans l année, il perçoit une indemnité couvrant la différence entre les usages affaires et trajet. Si le déplacement est de minimum 2 jours et que le trajet est supérieur à 80 km : le recours au véhicule de location est la règle Déplacement de moins de 2 jours : le recours au véhicule de location est recommandé Les salariés autorisés à utiliser leur véhicule personnel à l occasion de mission et/ou de déplacements sont automatiquement couverts par une assurance auto-mission. Ainsi, les salariés autorisés à utiliser leur véhicule personnel sont automatiquement couverts en cas de sinistre. La note de Sopra laisse au salarié la responsabilité du calcul de la différence de coût entre l utilisation du véhicule personnel et celle du véhicule de location, ce qui peut sembler surprenant. Le covoiturage ne devrait, à notre sens, ne se faire que sur la base du volontariat. Les modalités de prise en charge de l assurance chez Sopra ne sont pas clairement définis Nous rappelons que l article 60 de la convention collective rappelle que la prise en charge de l assurance pour les trajets en lien avec le service est obligatoire Les dispositions prises par Steria apparaissent comme plus avantageuses 368

17 trajets réguliers Chez Steria, les sur-temps de trajets sont valorisés Barèmes de prise en charge des sur-temps de trajet BONNE PRATIQUE STERIA Le salarié est autorisé à utiliser son véhicule personnel même lorsque les sites clients sont accessibles en transports en commun dès lors qu il existe un sur-temps exagéré Si cette pratique va dans le bon sens, la notion de sur-temps exagéré gagnerait à être objectivée afin d éviter les différences de traitement Les temps de trajets excédant le temps normal de trajet domicile-établissement de rattachement sont indemnisés Steria Durée de déplacement sur un trajet aller/retour Moins de 45 minutes De 45 à 90 minutes Plus de 90 minutes Indemnité journalière forfaitaire 1 brut 3 bruts 5 bruts CONCLUSION SEXTANT Si ces barèmes ont le mérite d exister, ils pourraient être valorisés davantage. 369

18 Pour les grands déplacements, une volonté de favoriser le train affichée dans les deux sociétés, mais plus affirmée dans les faits chez Sopra grands déplacements Avion Train Véhicule personnel Véhicule de location Steria Autorisé pour les déplacements de plus de 500 Km Billet de TGV systématiquement proposé si le temps de déplacement porte à porte est identique à 1H près Mode de déplacement préconisé Billets 2 nde classe Utilisation accordée après calcul du coût et accord conjoint du salarié et du supérieur hiérarchique Indemnisation selon le barème des frais kilométriques Recommandé dès que le déplacement est de minimum deux jours consécutifs et que le trajet concourt à un remboursement de plus de 80 km par jour Sopra Voyages en classe économique ou low cost Systématiquement utilisé pour les liaisons desservies par la SNCF dont la durée de trajet est : < 3H [3h 4H] si déplacement < 24H sauf autorisation de prendre l avion Réservations en 1 ère classe Autorisé à titre exceptionnel Frais plafonnés au trajet entre l agence et le client Indemnisation selon le barême des frais kilométriques Retenu si véhicule personnel écarté Sopra : les moyens de transport sont retenus en fonction : de l organisation du travail de la durée de la mission de leur coût de l éloignement du lieu de mission 370

19 Les deux sociétés privilégient les remboursements aux frais réels plafonnés. La politique de Steria est nettement plus avantageuse que ce soit pour l hébergement ou les indemnités repas grands déplacements Hôtel + petit déjeuner (frais réels plafonnés) Indemnités hébergement ( ) Steria Paris IDF (75, 92,93,94) Hors Paris IDF VOTRE DIRECTION DIT : Pour Steria : «dans tous les cas, les salariés bénéficient du mode de remboursement aux frais réels plafonnés. Le mode de remboursement au forfait est autorisé uniquement pour les salariés en mission et n est autorisé qu en cas de contraintes particulières liées à la mission, et ce, afin de faciliter l établissement des notes de frais du salarié (facilité administrative), pendant sa mission en grand déplacement. Pour Sopra : «Les salariés sont remboursés selon les frais réels (dans le respect des barèmes établis) lorsqu ils ont des justificatifs. A défaut, le remboursement se fait selon le forfait.» Indemnités repas ( ) Steria Paris IDF (75, 92,93,94) Hors Paris IDF Repas Indemnités hébergement Hôtel + Petit déjeuner ( ) Missions < 10 jours Sopra Paris IDF (92,93,94) Grandes villes province Autres départe ments à 90 jours > 90 jours Indemnités repas ( ) Sopra Paris IDF (92,93,94) Grandes villes province Autres départe ments Repas midi 5,28 5,28 5,28 Repas soir

20 Sur la base des nos simulations, nous observons que les plafonds de remboursement des dépenses aux frais réels peuvent être très supérieurs chez Steria par rapport à ceux de Sopra grands déplacements Mission de 4 jours en IDF Mission de 100 jours en IDF Mission de 100 jours dans une petite ville de Province Héberg ement Repas soir Steria Sopra TOTAL Héberg ement Repas soir Steria Sopra TOTAL Héberg ement Repas soir Steria Sopra TOTAL N.B. : Nous comparons ici les remboursements de frais sur présentation de justificatif. Les salariés sont donc remboursés aux frais réels dans la limite des plafonds présentés cidessus. La note de Steria indique que les repas sont remboursés à hauteur de 30 sans préciser s il ne s agit que du soir ou si les midis sont compris. La prise en compte des repas du midi pourrait venir accentuer ces écarts si la base de remboursement de 30 s applique également le midi. 372

21 Des remboursements forfaitaires sont également prévus en cas d absence de justificatifs. La politique de Steria reste plus favorable grands déplacements Indemnités hébergement ( ) Steria Paris IDF (75, 92,93,94) Hors Paris IDF Logement + petit déjeuner 64,10 47,60 (forfait) Repas 17,90 17,90 Exemple 1 : Un salarié vivant à Lyon est envoyé en mission à Paris pour une mission de 4 jours. Il ne garde pas de justificatifs. Nous avons pris pour hypothèse que le salarié arriverait la vieille et que les frais suivant seraient pris en charge : 4 nuits d hôtel 4 repas le midi Ce salarié sera indemnisé à hauteur de : 328 sur la base du barème Steria 237 sur la base du barème Sopra Indemnités hébergement Hôtel + Petit déjeuner ( ) Logement + petit déjeuner (forfait) Sopra Paris IDF (92,93,94) Grandes villes province Autres départe ments 47,40 44,50 44,50 Repas midi 5,28 5,28 5,28 Repas soir Exemple 2 : Le même salarié est envoyé en mission à Amiens. Ce salarié sera indemnisé à hauteur de : 262 sur la base du barème Steria 226 sur la base du barème Sopra 373

22 Annexe juridique L usage correspond à une pratique habituellement suivie dans l entreprise, qui prend la forme d un avantage supplémentaire par rapport à la loi, la convention collective ou au contrat Point juridique Afin d analyser l impact de l absorption de la société Steria sur les usages organisant le remboursement des frais professionnels (I.1), il convient de rappeler brièvement les normes encadrant les usages et leur dénonciation (I.2). Sur le régime de l usage et les modalités de remise en cause sur la caractérisation d un usage Pour mémoire, il sera rappelé que l usage correspond à une pratique habituellement suivie dans l entreprise, qui prend la forme d un avantage supplémentaire accordé aux salariés ou à une catégorie d entre eux par rapport à la loi, la convention collective ou au contrat (Cass. Soc., 16 mars 1989, pourvoi n ). Pour qu une pratique d entreprise acquière la valeur contraignante d un usage dont les salariés pourront se prévaloir, trois conditions cumulatives doivent être remplies. La pratique doit être : constante ; générale ; et fixe (Cass. Soc., 23 mars 1988, pourvoi n ; Cass. soc., 15 avr. 1992, pourvoi n ). 374

23 Annexe juridique Le nouvel employeur est tenu de dénoncer les usages en vigueur dans l entité absorbée pour y mettre fin Point juridique sur les modalités de dénonciation d un usage L usage n étant pas assimilé à un accord collectif de travail, les règles de dénonciation des conventions collectives fixées par l article L du Code du travail ne lui sont pas applicables (Cass. Soc., 18 juin 1986, pourvoi n ; Cass. Soc., 29 mai 1991, pourvoi n ; Cass. soc., 10 mai 1994, pourvoi n ). Ainsi, il est prévu que la dénonciation par l employeur d un usage est opposable à l ensemble des salariés concernés, qui ne peuvent prétendre à la poursuite du contrat de travail aux conditions antérieures dès lors que cette décision a été précédée d une information donnée, en plus des intéressés, aux institutions représentatives du personnel, dans un délai permettant d éventuelles négociations (Cass. Soc., 25 févr. 1988, pourvoi ; Cass. soc., 13 févr. 1996, pourvoi n ). Ainsi, pour que l employeur puisse valablement dénoncer un usage, il doit chronologiquement : informer les institutions représentatives du personnel ; informer individuellement chaque salarié ; respecter un délai de prévenance suffisant. Ces trois conditions sont cumulatives. Il convient de préciser qu en cas de changement d employeur en application de l article L du Code du travail, les salariés de l entité transférée, dont le contrat est en cours au moment du transfert, peuvent se prévaloir chez le nouvel employeur des usages en vigueur chez l ancien employeur au jour du transfert, la différence de traitement qui en résulte par rapport aux autres salariés étant justifiée (Cass. soc. 11 janvier 2012, pourvoi n ). En d autres termes, le nouvel employeur est tenu de dénoncer les usages en vigueur dans l entité absorbée pour mettre fin aux usages en vigueur dans l entité absorbée (Cass. Soc. 16 décembre 1992, pourvoi n ; Cass. Soc. 21 septembre 2005, pourvoi n ). 375

24 Annexe juridique À l issue du délai de prévenance, l usage cesse de produire ses effets sans qu aucun avantage individuel acquis ne puisse être revendiqué Point juridique sur les effets de la dénonciation d un usage La dénonciation de l usage est opposable à l ensemble des salariés, qui ne peuvent invoquer aucune modification de leur contrat de travail. La dénonciation met fin, au terme du délai de prévenance, aux avantages issus de l usage (Cass. Soc. 22 oct. 1987, pourvoi n ; Cass. Soc., 27 mai 1992, pourvoi n ). La Cour de cassation avait déjà affirmé dans l arrêt Deschamps du 25 février 1988 que la dénonciation par l employeur d un usage d entreprise était opposable à l ensemble des salariés concernés, qui ne peuvent prétendre à la poursuite du contrat de travail aux conditions antérieures (Cass. Soc., 25 févr. 1988, pourvoi n ). Ce principe a été explicitement réaffirmé par la Cour de cassation à plusieurs reprises : Lorsqu une prime est due en vertu d un usage ou d un engagement unilatéral de l employeur, elle n est pas incorporée aux contrats de travail et la dénonciation de l usage ou de l engagement unilatéral de l employeur n emporte aucune modification à ces contrats (Cass. Soc., 31 janv. 1996, pourvoi n ; Cass. Soc., 3 déc. 1996, pourvoi n ; Cass. Soc., 7 avr. 1998, pourvoi n ; Cass. Soc., 6 juill. 2005, pourvoi n ). Il convient tout de même de préciser que l accord du salarié sera nécessaire lorsque l avantage octroyé en vertu d un usage fait l objet d une stipulation du contrat de travail, la dénonciation emportant alors modification du contrat de travail (Cass. Soc., 22 janv. 1992, pourvoi n ). Sur ce point, il convient de rappeler que contrairement au régime applicable à la dénonciation d un accord ou d une convention collective, la dénonciation d un usage, à l issue du délai de prévenance, n emporte pas création d avantages individuels acquis. Ainsi, à l issue du délai de prévenance, l usage cesse de produire ses effets sans qu aucun avantage individuel acquis ne puisse être revendiqué. 376

25 Annexe juridique Concernant les frais, l employeur ne peut fixer les conditions de prise en charge des frais professionnels en deçà de leur coût réel Point juridique Règles de droit encadrant le remboursement des frais professionnels par l employeur : Les frais qu un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l intérêt de l employeur doivent lui être remboursés, sans pouvoir être imputés sur sa rémunération. Cette obligation incombant à l employeur découle directement de l obligation d assurer le salaire. En conséquence, la clause du contrat de travail contraire à ce principe doit donc être réputée non écrite (Cass. Soc. 25 mars 2010, pourvoi n ; Cass. Soc. 12 décembre 2012, pourvoi n ). Toutefois, un aménagement contractuel de ce principe est permis puisqu il est possible de convenir que le salarié conservera la charge de ces frais moyennant le versement d une somme fixée à l avance de manière forfaitaire, à condition que cette somme ne soit pas manifestement disproportionnée par rapport aux frais réels et que la rémunération proprement dite du salarié reste chaque mois au moins égale au Smic ou, s il est plus favorable, au salaire minimum conventionnel (Cass. soc. 25 février 1998, pourvoi n ; Cass. Soc 24 octobre 2001, pourvoi n ). Il existe une limite à ces aménagements contractuels à l obligation d ordre public de rembourser les frais professionnels, ils ne doivent pas aboutir à un remboursement inférieur au montant des frais engagés. Ainsi, l employeur ne peut fixer les conditions de prise en charge des frais professionnels en deçà de leur coût réel (Cass. Soc., 23 sept. 2009, pourvoi n ). 377

26 Chapitre 11 Analyse des impacts organisationnels du rapprochement 378