CENTRES DE FORMALITÉS DES ENTREPRISES VERSION V NORME FONCTIONNELLE D'ÉCHANGES AUTOMATISÉS D'INFORMATIONS

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1 CENTRES DE FORMALITÉS DES ENTREPRISES VERSION V NORME FONCTIONNELLE D'ÉCHANGES AUTOMATISÉS D'INFORMATIONS En violet, les modifications V prenant en compte les dispositions de la Loi de Modernisation de l Etat du 4 août 2008 : cf document «A lire V doc» En rouge, les modifications V prenant en compte : les dispositions de la loi n du 15 juin 2010 relative à l entrepreneur individuel à responsabilité limitée (EIRL), le décret n du 11 mars 2010 modifiant le décret n du 2 avril 1998 relatif à la qualification professionnelle et au répertoire des métiers et son annexe, la mise en application de l article 67 de la loi n du 30 décembre 2009 de finances rectificative pour 2009 et le décret n du 1 er septembre 2010 relatif à l inscription au registre du commerce et des sociétés et au répertoire national Version V Page : 1 - Version Mars 2011

2 AVERTISSEMENT La présente «norme fonctionnelle d échanges automatisés d informations» des Centres de Formalités des Entreprises est issue de l évolution des précédentes normes de 1985, 1994, 1996 (modifiée en 1998), 2003 et 2008 qu elle remplace en incluant les profondes modifications entraînées par la refonte des liasses CFE finalisée en La norme V reprend la version V expurgée de l historique de ses modifications successives. Par rapport à la version V , les évolutions ou modifications concernant les coquilles de rédaction ou des modifications de pure forme de présentation du texte ne sont pas différenciées. Les modifications qui ont des conséquences sur les informations, les traitements ou la constitution du message, sont colorées en violet pour la version V Cette norme modifiée constitue une composante centrale du cahier des charges de toute informatisation de la fonction des Centres de Formalités des Entreprises. Elle constitue aussi le document de base à partir duquel sont construits les échanges de données informatisés entre les CFE et leurs associés. Version V Page : 2 - Version Mars 2011

3 P L A N VERSION V AVERTISSEMENT...2 INTRODUCTION...7 PREMIÈRE PARTIE - LE CONTENU DES FORMALITÉS...9 I.1 Les événements...10 I Evénements concernant une personne physique...11 I Evénements concernant une personne morale...13 I Evénements concernant une exploitation en commun...15 I Evénements concernant un établissement...16 I Mouvements non déclaratifs...17 I.2 Les rubriques...18 Rubriques de service...22 Rubriques personnes physiques...26 Rubriques personnes morales...32 Rubriques exploitations en commun...36 Rubriques entreprises...37 Rubriques personnes physiques dirigeantes...47 Rubriques travailleur non salarié et non salarié agricole...50 Listes des rubriques personnes morales dirigeantes...56 Liste des rubriques établissements...58 I.3 Les regroupements de rubriques...65 Liste des modules...66 Liste et composition des groupes de modules...70 I.4 La Codification des variables...74 Le sommaire des fiches codes et des variables...75 FICHE 1 Codification des partenaires...76 FICHE 2 Numéro de liasse...77 FICHE 11 Contrôle des identifiants SIREN et SIRET...79 FICHE 12 Enregistrement des dates...80 FICHE 13 Enregistrement des réponses néant et des omissions de réponses...81 FICHE 21 Adresses développées...82 FICHE 22 Code officiel géographique...84 FICHE 23 Code Rivoli des voies et lieux-dits...89 FICHE 24 Table des abréviations admises...90 FICHE 27 Principales activités agricoles...95 FICHE 28 Principales activités des sociétés civiles immobilières...96 FICHE 31 Codification des catégories juridiques...97 FICHE 41 Table des «Titres de civilité» FICHE 42 «Dirigeant» de l Entreprise FICHE 43 Code «Lien de parenté» FICHE 50 Code «Régime fiscal» et Régime fiscal d imposition des bénéfices et Régime d imposition de la TVA FICHE 61 Code «Catégorie d établissement» FICHE 62 Code «Origine» FICHE 63 Code «Destination» FICHE 71 Code «Nature d activité» FICHE 72 Code «Lieu d exercice de l activité» FICHE 73 Codification des organismes maladie FICHE 74 Code «Origine de la modification d activité» FICHE 82 Contrôle du NIR (Numéro d Identification au Répertoire) I.5 La description des événements P : Création d une entreprise individuelle P : Création d une entreprise individuelle, personne ayant déjà exercé une activité non salariée P : Inscription d une entreprise individuelle étrangère employeur sans établissement en France P : Modification du nom ou du prénom de la personne P : Transfert de l entreprise P : Modification du nom d usage ou du pseudonyme P : Modification du domicile personnel P : Modification de la nationalité P : Modification de la date de début d activité Version V Page : 3 - Version mars 2011

4 21P : Reprise d activité de l entreprise après une cessation temporaire P : Décès de l exploitant avec poursuite de l exploitation P : Demande de renouvellement du maintien provisoire de l immatriculation au RCS P : Entrée de champ RCS, RM ou RSAC P : Déclaration, modification relative à l EIRL P : Déclaration d intention de poursuite de l activité EIRL par un héritier ou ayant-droit P : Sortie de champ du Répertoire des Métiers ou du RCS P : Déclaration, modification de l insaisissabilité de la résidence principale P : Autre modification concernant la personne P : Modification relative au conjoint collaborateur P : Modification relative aux exploitants de l'indivision ou héritiers P : Modification relative au représentant social ou au représentant fiscal d une entreprise personnelle étrangère employeur sans établissement en France P : Suppression de la mention du contrat d appui P : Cessation temporaire d'activité de l'entreprise P : Cessation totale d'activité non salariée P : Décès de l'exploitant individuel sans poursuite de l'exploitation avec demande de maintien provisoire au RCS ou au RM P : Cessation totale d activité avec demande de maintien provisoire au RCS ou au RM P : Cessation d activité agricole avec mise en location des terres et assujettissement à la TVA pour ce bail P : Cessation d activité agricole avec conservation de stocks ou de cheptel P : Départ en retraite avec conservation d une exploitation de subsistance P : Option TVA bailleur de biens ruraux M : Création d une entreprise personne morale M : Constitution d une personne morale dont l immatriculation est prévue par un texte M : Constitution d une société sans activité M : Constitution d une société sans activité au siège et avec début d activité hors siège M : Ouverture du 1er établissement en France d une société commerciale ayant son siège à l étranger M : Inscription d une société étrangère employeur sans établissement en France M : Modification de l'identification de la personne morale M : Transfert du siège de l'entreprise M : Modification des principales activités de l'entreprise ou de l'objet d'un GEIE M : Modification de la forme juridique ou du statut particulier M : Modification du capital social M : Modification de la durée de la personne morale ou de la date de clôture de l'exercice social M : Changement de nature de la gérance M : Dissolution M : Demande de prorogation de l'immatriculation au RCS M : Entrée de champ RCS, RM ou RSAC M : Continuation de l'exploitation malgré un actif net devenu inférieur à la moitié du capital M : Reconstitution des capitaux propres M : Sortie de champ du Répertoire des Métiers M : Transmission du patrimoine à l'associé unique restant M : Autre modification concernant la personne morale M : Modification relative aux membres d'un groupement M : Modification relative aux associés non gérants relevant du régime TNS - MSA M : Modification relative aux dirigeants d'un groupement M : Modification relative aux dirigeants d'une société de personnes M : Modification relative aux dirigeants d'une SARL ou d'une société de capitaux M : Modification relative au représentant social ou au représentant fiscal d une société étrangère employeur sans établissement en France M : Suppression de la mention du contrat d appui M : Cessation totale d'activité de l'entreprise sans disparition de la personne morale M : Disparition de la personne morale par suite de fusion ou de scission M : Disparition de la personne morale M : Fermeture de l établissement principal d une société étrangère M : Cessation d activité agricole avec mise en location des terres et assujettissement à la TVA pour ce bail M : Option TVA bailleur de biens ruraux F : Déclaration d exploitation en commun F : Modification de l'identification de l'exploitation en commun F : Transfert de l entreprise F : Modification des principales activités de l exploitation en commun F : Modification de la date de début d activité Version V Page : 4 - Version mars 2011

5 30F : Modification relative aux membres de l'exploitation en commun F : Fin d'exploitation en commun F : Cessation d activité agricole avec mise en location des terres et assujettissement à la TVA pour ce bail F : Cessation d activité agricole avec conservation de stocks ou de cheptel F : Option TVA bailleur de biens ruraux M : Début d'activité au siège d'une entreprise sans activité ou reprise d activité au siège après une cessation temporaire M : Ouverture d'un établissement par une entreprise sans activité PMF : Reprise de l'exploitation d'un fonds mis en location gérance PMF : Ouverture d'un nouvel établissement PMF : Transfert d'un établissement PMF : Modification de l'identification d'un établissement PMF : Adjonction d'activité PMF : Suppression partielle d'activité PMF : Acquisition du fonds par l'exploitant PMF : Renouvellement du contrat de location gérance PMF : Embauche d'un premier salarié dans un établissement PMF : Fin d'emploi de tout salarié dans un établissement PMF : Modification des activités de l établissement PM : Changement de locataire gérant PM : Changement de loueur du fonds PM : Modification relative à une personne ayant le pouvoir d engager l établissement PF : Modification relative aux propriétaires indivis du fonds PMF : Fermeture d'un établissement M : Fin d'activité au siège qui reste siège PMF : Mise en location gérance d un établissement des fonds exploités P : Mise en location gérance du fonds unique sans maintien au RCS ou au RM PM : Mise en location gérance du fonds unique avec maintien au RCS PM : Rejet de l'immatriculation au RM PM : Rejet de la demande d inscription au RCS PM : Radiation d'office du RM PM : Radiation d'office du RCS P : Demande d inscription d un gérant majoritaire au répertoire SIRENE P : Cessation d activité d un «gérant majoritaire» ou d un «dirigeant TNS» P : Changement d adresse d activité d un «gérant majoritaire» ou d un «dirigeant TNS» M : Refus d immatriculation au RCS PMF : Correction ou complément de formalité DEUXIÈME PARTIE - LES DESTINATAIRES DES TRANSMISSIONS Filtrage réglementaire des destinataires en fonction de la nature des informations transmises Diffusion en fonction des événements faisant l'objet de la transmission TROISIÈME PARTIE - LA NORME D'ÉDITION L I S T E D E S É V É N E M E N T S LIASSE FLOTTANTE : PRINCIPES GÉNÉRAUX MODULE COMMUN "EN TÊTE DE DÉCLARATION" MODULE PERSONNE PHYSIQUE "IDENTIFICATION" MODULE ENTREPRENEUR INDIVIDUEL A RESPONSABILITE LIMITEE MODULE PERSONNE PHYSIQUE "RAPPEL D IDENTIFICATION" MODULE PERSONNE PHYSIQUE "CESSATION D ACTIVITE" MODULE PERSONNE MORALE "IDENTIFICATION" MODULE PERSONNE MORALE "RAPPEL D IDENTIFICATION" MODULE PERSONNE MORALE "CESSATION D ACTIVITE" DISSOLUTION DE LA PERSONNE MORALE FUSION SCISSION DE LA PERSONNE MORALE PERSONNE PHYSIQUE, MORALE, EXPLOITATION EN COMMUN : MODULE "DECLARATION RELATIVE A L ETABLISSEMENT CREE" PERSONNE PHYSIQUE, MORALE, EXPLOITATION EN COMMUN : MODULE "ETABLISSEMENT CREE OU MODIFIE" PERSONNE PHYSIQUE, MORALE, EXPLOITATION EN COMMUN : MODULE "EFFECTIF SALARIE" PERSONNE PHYSIQUE, MORALE, EXPLOITATION EN COMMUN : MODULE "ÉTABLISSEMENTS TRANSFERES OU FERMES" MODULE FONDS DONNE EN LOCATION GERANCE Version V Page : 5 - Version mars 2011

6 MODULE MISE EN LOCATION DES BIENS RURAUX DECLARATION RELATIVE AUX AUTRES PERSONNES LIEES A L EXPLOITATION..274 MODULE DECLARATION RELATIVE AUX DIRIGEANTS PERSONNE PHYSIQUE OU MEMBRES D UNE EXPLOITATION EN COMMUN MODULE «POUR LA SARL DECLARATION SOCIALE» MODULE DECLARATION RELATIVE AUX PERSONNE MORALE DIRIGEANTES OU MEMBRE D UNE EXPLOITATION EN COMMUN VOLET SOCIAL DE LA FORMALITE (16) OPTION(S) FISCALE(S) MODULE EXPLOITATION EN COMMUN "IDENTIFICATION" MODULE EXPLOITATION EN COMMUN "PRECEDENTE IDENTIFICATION" MODULE COMMUN : "FIN DE DÉCLARATION" MODULE COMMUN : "PIED de FEUILLET" Version V Page : 6 - Version mars 2011

7 INTRODUCTION Selon les articles R123-1 à R du code de Commerce, «les Centres de Formalités des Entreprises (CFE) permettent aux entreprises de souscrire en un même lieu et sur un même document les déclarations auxquelles elles sont tenues par les lois et règlements dans les domaines juridique, administratif, social, fiscal et statistique, afférentes à leur création, à la modification de leur situation et à la cessation d activité». Les centres de formalités des entreprises reçoivent le dossier unique, visé par la loi n du 11 février 1994, comportant les déclarations relatives à leur création, aux modifications de leur situation ou à la cessation de leur activité, que les entreprises sont tenues de remettre aux administrations, personnes ou organismes mentionnés. Le centre transmet ces déclarations aux organismes destinataires, les associés du système. La codification de ces partenaires est donnée dans la fiche 1 du chapitre I.4 (codification des variables). La liste des événements cités dans une annexe du code de Commerce, est affinée dans le chapitre I.1. On notera qu une même déclaration peut concerner simultanément plusieurs événements et que ceux-ci sont définis en fonction de ce qu ils représentent pour le déclarant même s ils peuvent être interprétés de manière différente par chacun des associés destinataires de la déclaration. En fonction des événements déclarés, l entreprise doit fournir des informations différentes. Le chapitre I.2 fournit le catalogue général des informations collectées. Chacune de ces informations constitue une «rubrique» qui peut elle-même comprendre des «sous rubriques». Ce catalogue d information est ordonné en fonction d un modèle du système d information sur les entreprises gérées par les associés des CFE. Ce modèle distingue plusieurs entités : 1/ Entité entreprise : les rubriques qui lui correspondent sont codifiées par la lettre U. 2/ Entité établissement : c est tout lieu où l entreprise exerce tout ou partie de ses activités dans des locaux dont elle a la disponibilité. Les rubriques correspondantes sont codifiées E. 3/ Entité support juridique : à toute entreprise correspond une (éventuellement plusieurs) entité juridique responsable de son exploitation. Ces entités sont normalement dotées de la personnalité juridique. Ce sont des personnes physiques (entrepreneurs individuels) ou des personnes morales. Parfois plusieurs entités juridiques se regroupent pour réaliser une exploitation en commun. Les rubriques correspondant aux personnes physiques sont codifiées P ; celles correspondant aux personnes morales M ; celles des exploitations en commun F. Version V Page : 7 - Version mars 2011

8 4/ Entité «dirigeant» : une entreprise et son support juridique ont des organes de direction, administration ou contrôle constitués par ce que nous appellerons de manière générique des dirigeants. Ces «dirigeants» peuvent être des personnes physiques ou des personnes morales. Les rubriques correspondant aux dirigeants personnes physiques sont codifiées D ; celles des dirigeants personnes morales R. 5/ Entité «travailleur non salarié» : les personnes physiques, supports juridiques d entreprise ou, dans certains cas, dirigeantes de personne morale doivent être affiliées à un régime de sécurité sociale de travailleur non salarié. Elles doivent en ce cas fournir des informations complémentaires. Les rubriques correspondantes sont codifiées S. F Exploitation en commun M Personne Morale P Personne Physique Membres U Entreprise Coexploitants (PL) Dirigeants Personnes morales (R) Dirigeants personnes physiques (D) E Etablissements TNS (S) Les rubriques sont regroupées en modules en s inspirant des principes fixés par la norme NF ISO 9735 pour l échange de données informatisé. Un module est un «ensemble prédéfini et identifié d éléments de données (rubriques) associés habituellement de façon fonctionnelle». Deux critères ont été utilisés pour la définition des modules : 1/ Les rubriques regroupées dans un même module sont requises normalement ensemble pour les mêmes événements même si la présence de certaines de ces rubriques est conditionnelle. 2/ Toutes les rubriques regroupées sont fonctionnellement liées. Il en résulte que le contenu des déclarations en fonction des événements, traité au chapitre I.5, peut être défini en terme de modules. Il en est de même pour le filtrage des déclarations en fonction de leurs destinataires qui est développé dans la partie II. Les modules sont présentés conjointement avec les rubriques dans le chapitre I.2. Le chapitre I.3 reprend la liste des modules et l étend à des groupes de modules. Une déclaration de formalités d entreprise sera ainsi composée en fonction des événements déclarés d une série de modules. Pour terminer cette introduction, on notera que les échanges d information entre les CFE et leurs partenaires ne peuvent être limités à la transmission des seules informations déclarées par les entreprises. La liste des événements présentés au chapitre I.1 comprend donc aussi des événements non déclaratifs (cf. I.1.5). Version V Page : 8 - Version mars 2011

9 PREMIÈRE PARTIE - LE CONTENU DES FORMALITÉS Version V Page : 9 - Version mars 2011

10 I.1 LES ÉVÉNEMENTS Version V Page : 10 - Version mars 2011

11 L I S T E D E S É V É N E M E N T S (1) I Evénements concernant une personne physique CODE É V É N E M E N T 01P 05P 07P 10P 11P 15P 16P 17P 20P 21P Création d une entreprise individuelle Création d une entreprise individuelle, personne ayant déjà exercé une activité non salariée Inscription d une entreprise individuelle étrangère employeur sans établissement en France Modification du nom ou du prénom de la personne Transfert de l entreprise Modification du nom d usage ou du pseudonyme Modification du domicile personnel Modification de la nationalité Modification de la date de début d activité Reprise d activité de l entreprise après une cessation temporaire (1) Des libellés réduits d événements qui doivent imprimés sur les liasses flottantes sont reportés dans la seconde partie de ce document. Version V Page : 11 - Version mars 2011

12 CODE É V É N E M E N T 22P 23P 24P 27P 25P 28P Décès de l exploitant avec poursuite de l exploitation Demande de renouvellement du maintien provisoire de l immatriculation au RCS Entrée de champ RCS, RM ou RSAC Sortie de champ du Répertoire des Métiers ou du RCS Déclaration, modification relative à l EIRL Déclaration, modification de l insaisissabilité 29P Autre modification concernant la personne 1 30P 31P 36P 37P 40P 41P 42P 43P 44P 45P 46P 47P Modification relative au conjoint collaborateur Modification relative aux exploitants de l indivision ou héritiers Modification relative au représentant social ou au représentant fiscal d une entreprise personnelle étrangère employeur sans établissement en France Suppression de la mention du contrat d appui Cessation temporaire d activité de l entreprise Cessation totale d activité non salariée Décès de l exploitant individuel sans poursuite de l exploitation avec demande de maintien provisoire au RCS ou au RM Cessation totale d activité avec demande de maintien provisoire au RCS ou au RM Cessation d activité agricole avec mise en location des terres et assujettissement à la TVA pour ce bail Cessation d activité agricole avec conservation de stocks ou de cheptel Départ en retraite avec conservation d une exploitation de subsistance Option TVA bailleur de biens ruraux 1 En édition, le libellé de l'événement 29P est remplacé par le contenu de la rubrique C10.3 Version V Page : 12 - Version mars 2011

13 I Evénements concernant une personne morale CODE É V É N E M E N T 01M 02M 03M 04M 05M 07M 10M 11M 12M 13M 15M 16M 19M Création d une entreprise personne morale Constitution d une société sans activité Constitution d une société sans activité au siège avec début d activité hors siège Ouverture du 1er établissement en France d une société commerciale ayant son siège à l étranger Constitution d une personne morale dont l immatriculation est prévue par un texte Inscription d une société étrangère employeur sans établissement en France Modification de l identification de la personne morale Transfert du siège de l entreprise Modification des principales activités de l entreprise ou de l objet d un GEIE Modification de la forme juridique ou du statut particulier Modification du capital social Modification de la durée de la personne morale ou de la date de clôture de l exercice social Changement de la nature de la gérance Version V Page : 13 - Version mars 2011

14 CODE É V É N E M E N T 22M 23M 24M 25M 26M 27M 28M Dissolution Demande de prorogation de l immatriculation au RCS Entrée de champ RCS, RM ou RSAC Continuation de l exploitation malgré un actif net devenu inférieur à la moitié du capital Reconstitution des capitaux propres Sortie de champ du Répertoire des Métiers Transmission du patrimoine à l associé unique restant 29M Autre modification concernant la personne morale 2 30M 32M 33M 34M 35M 36M 37M 40M 41M 42M 43M 44M 47M 98M Modification relative aux membres d un groupement Modification relative aux associés non gérants relevant du régime TNS - MSA Modification relative aux dirigeants d un groupement Modification relative aux dirigeants d une société de personnes Modification relative aux dirigeants d une SARL ou d une société de capitaux Modification relative au représentant social ou au représentant fiscal d une société étrangère employeur sans établissement en France Suppression de la mention du contrat d appui Cessation totale d activité de l entreprise sans disparition de la personne morale Disparition de la personne morale par suite de fusion ou de scission Disparition de la personne morale Fermeture de l établissement principal d une société étrangère Cessation d activité agricole avec mise en location des terres et assujettissement à la TVA pour ce bail Option TVA bailleur de biens ruraux Refus d immatriculation au RCS 2 En édition, le libellé de l'événement 29M est remplacé par le contenu de la rubrique C10.3 Version V Page : 14 - Version mars 2011

15 I Evénements concernant une exploitation en commun CODE É V É N E M E N T 01F 10F 11F 12F 20F 30F 40F 44F 45F 47F Déclaration d exploitation en commun Modification de l identification de l exploitation en commun Transfert de l entreprise Modification des principales activités de l exploitation en commun Modification de la date de début d activité Modification relative aux membres de l exploitation en commun Fin d exploitation en commun Cessation d activité agricole avec mise en location des terres et assujettissement à la TVA pour ce bail Cessation d activité agricole avec conservation de stocks ou de cheptel Option TVA bailleur de biens ruraux Version V Page : 15 - Version mars 2011

16 I Evénements concernant un établissement CODE É V É N E M E N T 51M 52M Début d activité au siège d une entreprise sans activité ou reprise d activité au siège après une cessation temporaire Ouverture d un établissement par une entreprise sans activité 53 PMF Reprise de l exploitation d un fonds mis en location gérance 54 PMF Ouverture d un nouvel établissement 56 PMF Transfert d un établissement 60 PMF Modification de l identification de l établissement 61 PMF Adjonction d activité 62 PMF Suppression partielle d activité 63 PMF Acquisition du fonds par l exploitant 64 PMF Renouvellement du contrat de location gérance 65 PMF Embauche d un premier salarié dans un établissement 66 PMF Fin d emploi de tout salarié dans un établissement 67 PMF Modification des activités de l établissement 68 PM Changement de locataire - gérant 69 PM Changement de loueur du fonds 70 PM Modification relative à une personne ayant le pouvoir d engager l établissement 77 P Modification relative aux propriétaires indivis du fonds 80 PMF Fermeture d un établissement 81M Fin d activité au siège, qui reste siège 82 PMF Mise en location gérance d un établissement des fonds exploités 83P Mise en location gérance du fonds unique sans maintien au RCS ou au RM 84 PM Mise en location gérance du fonds unique avec maintien au RCS Version V Page : 16 - Version mars 2011

17 I Mouvements non déclaratifs CODE É V É N E M E N T 91 PM Rejet de l immatriculation au RM 92 PM Rejet de la demande d inscription au RCS 93 PM Radiation d office du RM 94 PM Radiation d office du RCS 95P Demande d inscription d un gérant majoritaire au répertoire SIRENE 96P Cessation d activité d un «gérant majoritaire» ou d un «dirigeant TNS» 97P Changement d adresse d activité d un «gérant majoritaire» ou d un «dirigeant TNS» 99 PMF Correction ou complément d une formalité Version V Page : 17 - Version mars 2011

18 I.2 LES RUBRIQUES Version V Page : 18 - Version mars 2011

19 Ce chapitre est le dictionnaire des données utilisées dans les formulaires de déclaration des formalités ainsi que dans les transmissions d informations entre les CFE, le répertoire SIRENE et leurs partenaires. Ce dictionnaire des données reprend la terminologie et le mode de présentation de la «norme fonctionnelle d échanges d information» de Les informations constituent des rubriques qui elles-mêmes peuvent comporter des sous rubriques. Les rubriques sont regroupées en «modules». Modules, rubriques et sous rubriques sont présentés simultanément et, généralement, dans l ordre logique qui correspond au renseignement des formalités de déclarations. 1/ Description des structures rubriques. Deux colonnes définissent les structures, c est-à-dire les lois de compositions des modules et des La colonne «O/C» définit si la présence de l élément considéré (rubrique ou sous rubrique) est obligatoire (O) ou conditionnelle (C) dans la composition de l élément (module ou rubrique) de rang supérieur. Par conditionnel, on entend présence obligatoire si, et seulement si, certaines conditions sont remplies. Appréciation du caractère obligatoire de la présence d une information dans le message : Le caractère obligatoire de la présence d une information s apprécie en regard : 1 ) De la composition des événements déclarés dans la formalité et qui sont décrits dans les fiches par événements du chapitre «I.5 La description des événements». 2 ) Du caractère obligatoire ou conditionnelle de la rubrique dans le module. La composition des événements et le caractère obligatoire : 1 ) Un module (ou un groupe de modules) ne figure pas dans la description de l événement : dans ce cas le module (ou le groupe de modules) et les rubriques qui le composent ne sont pas à transmettre même si des informations sont déclarées. Par exemple : la description de l événement 15P, «Modification du nom d usage ou du pseudonyme» ne comporte pas le module ICE, «Identification complète de l établissement». Les rubriques E01 à E09 qui le composent ne sont donc pas à transmettre. 2 ) Le module figure dans la description de l événement sous forme obligatoire : dans ce cas, les rubriques obligatoires du module doivent être transmises dans le message. Les autres rubriques du module ne sont transmises que dans la mesure où elles ont été déclarées ou qu elles remplissent une condition d obligation (cf. ci-dessous, le caractère obligatoire des rubriques). Par exemple : la description de l événement 30P «Modification relative au conjoint collaborateur» comporte le module SMP «Situation matrimoniale de la personne physique» affecté d un caractère obligatoire. Ce module décrit notamment la rubrique : P40 «conjoint collaborateur» décrite conditionnelle dans le module SMP, mais avec une condition d obligation si l événement est 30P. Dans ce cas, la rubrique P40 doit être transmise dans le message. 3 ) Le module figure dans la description de l événement sous forme conditionnelle : 3 a) Lorsque la condition est remplie, le module prend un caractère obligatoire et les rubriques obligatoires (ou qui remplissent une condition d obligation) du module doivent être transmises. Les autres rubriques ne sont transmises que dans la mesure où elles ont été déclarées. Par exemple : la description de l événement 35M, «Modification relative aux dirigeants d une SARL ou d une société de capitaux» comporte le module NGM «Nature de la gérance». Il est déclaré conditionnel mais avec une condition d obligation dans le cas de présence de la valeur «54xx» dans la forme juridique (cette valeur correspond à la catégorie juridique SARL dans le présent document). Dans ce cas, le module NGM doit être transmis. 3 b) Lorsque la condition n est pas remplie, le module n est reporté dans le message que lorsqu une ou plusieurs rubriques qui le composent sont déclarées. Version V Page : 19 - Version mars 2011

20 Le caractère obligatoire de la rubrique dans le module : 1 ) Lorsque la rubrique est conditionnelle sans mention de condition, elle n est reportée dans le message que lorsqu elle est déclarée. Il s agit en fait d une rubrique facultative. Par exemple : pour l événement 01M «Création d une personne morale», le module ICM «Identification complète de la personne morale» comporte la rubrique conditionnelle sans condition d obligation : M02 «Ambulant», qui n est transmise que si elle est déclarée. 2 ) Lorsque la rubrique est déclarée conditionnelle avec présence d une condition, elle ne prend un caractère obligatoire que si la condition est remplie. Lorsque la condition n est pas remplie, elle prend le caractère facultatif décrit au 1 ). Par exemple : pour l événement 01M «Création d une personne morale», le module FJM «Forme juridique de la personne morale» comporte la rubrique conditionnelle M24.1 «Date d agrément», avec une condition d obligation pour la catégorie juridique 6533 (GAEC). Cette rubrique ne sera donc obligatoire que dans le cas de la création d un GAEC. 3 ) Lorsque la rubrique est déclarée obligatoire sans condition, elle doit figurer dans le message (sous réserve de l obligation de présence du module dans la description de l événement). Lorsqu une rubrique est obligatoire dans les conditions décrites ci-dessus mais qu elle n est pas déclarée, elle doit être remplie selon les instructions de la fiche 13 du chapitre : «Codification des variables» du présent document. Appréciation du caractère conditionnel de la présence d une information dans le message : La condition à remplir par une variable fait parfois appel à des observations particulières. Ces dernières doivent être interprétées de la façon suivante : 1 ) Observation «Si déclaré» : si l information est déclarée sur le formulaire papier, elle doit être reportée dans le message de dématérialisation et sur la liasse flottante (ex : M23, U22, U55, U56, E73.11). 2 ) Observation «Si nécessaire» : l information peut devenir obligatoire en fonction des obligations déclaratives liées aux événements de la formalité (ex : M25, M26, M28, U32.2, IDU dans GDR et GRD-). 3 ) Observation «S il existe» : Si l information de la rubrique a une existence, elle peut être mentionnée. Ex : P02.1 Pseudonyme, si la personne physique dispose d un pseudonyme elle peut le déclarer et ce dernier doit figurer dans le message dématérialisé et sur la liasse flottante. L occurrence : La colonne «OCCUR» indique le nombre maximum d occurrences de l élément considéré dans la composition de l élément de rang supérieur. Dans la colonne «conditions, valeurs et observations», les règles de conditionnalité sont indiquées sous forme d un algorithme faisant appel aux valeurs que prennent certaines rubriques ou sous rubriques, chaque fois que cela a semblé nécessaire et possible. Remarque importante : Lorsqu un élément est indiqué comme obligatoire avec occurrence multiple, il faut entendre que cet élément est obligatoirement présent au moins une fois. Exemple : dans le module EDF, la rubrique C10 «Evénement déclaré» est indiquée obligatoire avec occurrence 20 ; ce qui doit être interprété ainsi : dans toute formalité il y a au moins un événement déclaré, il peut en être déclaré jusqu à 20. 2/ Description de la représentation Deux colonnes indiquent la représentation de l élément (sous rubrique ou rubrique). La première indique N pour donnée strictement numérique, AN pour donnée alphanumérique. La deuxième indique le nombre de caractères de l élément. Lorsque cette information est précédée de deux points il faut entendre que la longueur est variable et peut au maximum comporter le nombre de caractères indiqué. 3/ Codification de la donnée Une colonne «code» indique les règles de codification de la donnée. Lorsque la codification est simple ou utilisée exclusivement dans cet élément, les modalités possibles sont données, leur signification est Version V Page : 20 - Version mars 2011

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