Endnote. Formation Doctorants / Professeurs. Bibliothèque HEC

Transcription

1 Bibliothèque HEC Formation Doctorants / Professeurs Endnote Bibliothèque HEC 6 octobre 2009 Contact : Valérie-Anne Mange mange@hec.fr 9711 Béatrice Leroy leroyb@hec.fr 7464

2 Bibliothèque HEC 0. Introduction Objectifs Exemple de bibliographie Endnote Interface Endnote 1. Créer une «bibliothèque» Saisir manuellement des références Importer des références Depuis une base accessible via Endnote (export direct) Depuis une base externe Export direct : Business Source Complete Export indirect : Emerald Depuis Google Scholar (export direct) Modifier des références 2. Rechercher des références Réaliser des équations de recherche Sauvegarder des équations de recherche 3. Gérer ses références Visualiser une sélection de références Gérer les doublons Insérer des pièces jointes dans les références Rechercher automatiquement le texte intégral Classer les références par thématique Les «Custom groups» Les «Smart groups» 4. Construire une bibliographie Insérer des citations Depuis Word Depuis Endnote Dans les deux cas Supprimer des citations Importer des références de Word vers Endnote Insérer des figures dans Word Utiliser des modèles pour écrire une publication Finaliser sa bibliographie Bibliothèque HEC 6 octobre 2009 Contact : Valérie-Anne Mange mange@hec.fr 9711 Béatrice Leroy leroyb@hec.fr

3 Introduction Objectifs Définition : Endnote est un logiciel de gestion de bibliographies Finalités : Constituer manuellement ou automatiquement sa base de références bibliographiques Organiser sa bibliographie par thème Insérer les références formatées dans son document Word 3

4 Introduction Interface Endnote Un document Endnote est appelé une «bibliothèque / library» ou une «bibliothèque de référence / reference library» La «bibliothèque» se divise en trois parties Groups Créer des groupes pour classer ses références Accéder rapidement aux connections vers les bases de données distantes («Online search») Liste des références Par défaut, affiche les champs «Author», «Date», «Title», «Journal» et «RefType» Aperçu / Recherche Onglet «Preview» qui affiche la référence sélectionnée Onglet «Search» pour rechercher les références correspondant à des mots clés Les fenêtres se superposent les unes aux autres. Pour naviguer entre elles, cliquez sur «Window» puis sélectionnez la fenêtre que vous souhaitez afficher 4

5 Nom de la «bibliothèque» Introduction Interface Endnote Naviguer entre les fenêtres ouvertes Les références de la «bibliothèque» Groupes permettant de classer les références Prévisualisation des références Recherche dans les références de la «bibliothèque» 5

6 Introduction Interface Endnote Définir une «bibliothèque» par défaut Cliquez sur «Edit > Preferences» Dans le menu déroulant «When Endnote starts», sélectionnez «Open the specified libraries» Sélectionnez la bibliothèque que vous souhaitez afficher par défaut Cliquez sur «Add open libraries» Cliquez sur «Ok» 6

7 Créer une «bibliothèque» Créer une nouvelle «bibliothèque» : «File > New». Par exemple : nommez la bibliothèque «formation» Pour retrouver facilement la nouvelle «bibliothèque», il est important de la créer dans le dossier «Program Files > Endnote X2» Créer une nouvelle référence dans la «bibliothèque» Saisir manuellement des références Importer des références Depuis une base accessible via Endnote (export direct) Depuis une base externe (export direct) Depuis une base externe (export indirect) Depuis Google Scholar (export direct) 7

8 Créer une «bibliothèque» Saisir manuellement des références Saisir manuellement les éléments de la référence Ajoutez une référence : «References > New reference» Modifiez le type de référence, si besoin, avec le menu «Reference type» Le type de référence définit les champs à saisir Saisissez la référence : Pour les auteurs : Nom, Prénom Pour les noms collectifs : L association de la philosophie, Les autres éléments de ponctuation sont définis par les styles de référence Allez dans «File > Save» pour sauvegarder la référence 8

9 Créer une «bibliothèque» Importer des références Depuis une base accessible via Endnote (export direct) Endnote permet d importer des références directement depuis son interface Les bases auxquelles vous pouvez vous connecter directement depuis Endnote sont disponibles dans «Online search» (à gauche de l écran) Les informations de connexion sont stockées dans des dossiers prédéfinis. Certaines bases ont un accès gratuit (Medline, Library of Congress, etc.) Les références importées depuis ces bases seront directement classées dans le dossier correspondant Cliquez sur «more» pour afficher les autres bases disponibles depuis Endnote Cliquez sur une base, par exemple PubMed/Medline, la connexion s effectue et des options de recherche s affichent 9

10 Créer une «bibliothèque» Importer des références Depuis une base accessible via Endnote (export direct) Effectuez une recherche dans PubMed/Medline Les références sont importées automatiquement dans «All references» et dans le dossier approprié de «Online search», ici PubMed Note : il est impossible de prévisualiser les références avant de les importer : pensez à bien construire votre équation de recherche avant de l exécuter 10

11 Créer une «bibliothèque» Importer des références Depuis une base externe Endnote permet d importer des références depuis d autres bases de données que celles directement disponibles via Endnote Deux possibilités Soit la base de données permet un export direct Soit la base de données ne permet pas d export direct 11

12 Créer une «bibliothèque» Importer des références Depuis une base externe (export direct) Export direct de Business Source Complete vers Endnote Ouvrez Endnote Connectez-vous à Business Source Complete Effectuez une recherche La liste des résultats s affiche Cliquez sur «Add» pour ajouter les références au «Folder» Note : vous pouvez conserver ces références dans Business Source Complete en créant un compte personnel. Si vous ne créez pas de compte personnel, les références sont conservées dans le «Folder» pendant la durée de la session Allez dans le «Folder» (en haut à droite) 12

13 Créer une «bibliothèque» Importer des références Depuis une base externe (export direct) Export direct de Business Source Complete vers Endnote Cochez la ou les références que vous souhaitez exporter dans Endnote Cliquez sur «Export» Cochez «Direct export to Endnote» Décochez la case «Remove these items from folder after saving» si vous souhaitez conserver ces références après l export Cliquez sur «Save» 13

14 Créer une «bibliothèque» Importer des références Depuis une base externe (export direct) Export direct de Business Source Complete vers Endnote Cliquez sur «Ouvrir avec» Sélectionnez «Web Export Helper (default)» Les références sont importées dans la «bibliothèque» en cours d utilisation Elles sont automatiquement visibles dans les dossiers «All references» et «Imported references» pour faciliter leur identification 14

15 Créer une «bibliothèque» Importer des références Depuis une base externe (export indirect) Export indirect de Emerald vers Endnote Ouvrez Endnote Connectez-vous à Emerald Effectuez une recherche La liste des résultats apparaît Cliquez sur l onglet «Journals» Cochez les références que vous souhaitez exporter Cliquez sur «Go» à côté de l intitulé «Add to the marked list» Les références sont stockées dans le menu «Marked list» (à gauche de l écran) 15

16 Créer une «bibliothèque» Importer des références Depuis une base externe (export indirect) Export indirect de Emerald vers Endnote Cliquez sur «Download (ASCII)» à côté de l intitulé «Login to» Enregistrez le document sous («Fichier > Enregistrer sous...» Modifiez l extension du fichier en.txt Dans le menu déroulant «Type», sélectionnez «Fichiers texte» Cliquez sur «Enregistrez» 16

17 Créer une «bibliothèque» Importer des références Depuis une base externe (export indirect) Dans Endnote Importez les références en cliquant sur «File > Import» Cliquez sur «Choose file...» (1) Sélectionnez le document.txt à importer Dans le menu déroulant «Import option», cliquez sur «Other filters» pour sélectionner le filtre permettant d importer correctement les références depuis Emerald (dans notre cas) (2) Dans le champ «Quick search», saisissez le nom de la base d où proviennent les références pour trouver le filtre d import correspondant, ici Emerald (3) Pressez «Entrée» Le nom du filtre apparaît dans le champ «Name» : sélectionnez-le (4) Cliquez sur «Choose» (5) Cliquez ensuite sur «Import» (6)

18 Créer une «bibliothèque» Importer des références Depuis une base externe (export indirect) Dans Endnote Les références sont importées dans la «bibliothèque» Elles sont automatiquement visibles dans les dossiers «All references» et «Imported references» pour faciliter leur identification 18

19 Créer une «bibliothèque» Importer des références Depuis Google Scholar (export direct) Export direct de Google Scholar vers Endnote Ouvrez Endnote Connectez-vous à Google Scholar Cliquez sur «Scholar preferences» pour paramétrer Google Scholar pour l importation de références dans Endnote A côté de l intitulé «Bibliography Manager» (en bas de la page), cliquez le bouton «Show links to import citations into» Sélectionnez «Endnote» dans le menu déroulant Sauvegardez les modifications en cliquant sur «Save your preferences» 19

20 Créer une «bibliothèque» Importer des références Depuis Google Scholar (export direct) Export direct de Google Scholar vers Endnote Réalisez votre recherche dans Google Scholar Pour la référence que vous souhaitez importer dans Endnote, cliquez sur «Import into Endnote» Cliquez sur «Ouvrir avec» La référence est importée dans la «bibliothèque» en cours d utilisation Elle est automatiquement visible dans les dossiers «All references» et «Imported references» pour faciliter son identification 20

21 Créer une «bibliothèque» Modifier des références Modifier une référence Double-cliquez sur une référence Cliquez sur un champ pour le modifier Les champs «Author» et «Publisher» sont liés à une liste contrôlée : ils se complètent automatiquement lors de la saisie et s écrivent en rouge lorsque les termes n appartiennent pas à la liste contrôlée Enregistrez vos modifications («File > Save») puis cliquez sur la croix de la fenêtre en cours pour la fermer 21

22 Rechercher des références Réaliser des équations de recherche Pour rechercher des références correspondant à un ou plusieurs mot clés Cliquez sur l onglet «Search» Réalisez une équation de recherche (1) L option «Quick search» dans la barre de menu permet de réaliser des recherches rapides (2) Suivant le cas, pressez «Entrée» ou cliquez sur «Search» pour lancer la recherche 1 2 Les résultats sont affichés au centre de la fenêtre Le nombre de résultats est indiqué dans «Search results» 22

23 Rechercher des références Sauvegarder des équations de recherche Pour enregistrer des équations de recherche en vue de les réutiliser Construisez une équation de recherche Dans l onglet «Search», cliquez sur «Options > Save search» Nommez la recherche : la recherche est automatiquement sauvegardée dans le dossier «Searches» de Endnote Pour réutiliser des équations enregistrées Dans l onglet «Search», cliquez sur «Options > Load search» pour lancer la recherche sauvegardée Sélectionnez la recherche à exécuter Cliquez sur «Ouvrir» 23

24 Gérer ses références Visualiser une sélection de références Pour visualiser une sélection Sélectionnez des références Maintenez la touche «Ctrl» pour sélectionner plusieurs références Allez dans «References > Show selected references» Pour supprimer une sélection Allez dans «References > Show all references» 24

25 Gérer ses références Gérer les doublons Paramétrer les préférences concernant la recherche des doublons Allez dans «Edit > Preferences...» Sélectionnez l option «Duplicates» Par défaut, les doublons sont définis par le nom de l auteur, l année et le titre de la référence Réalisez les changements qui semblent appropriés pour votre «bibliothèque» Cliquez sur «Ok» lorsque le paramétrage de la recherche des doublons est terminé 25

26 Gérer ses références Gérer les doublons Rechercher des doublons Allez dans «References > Find duplicates» La recherche se fait uniquement sur les références affichées à l écran. Il faut donc vérifier que le groupe «All references» est bien sélectionné Un fois identifiés, les doublons sont stockés dans un fichier temporaire «Duplicate references» Supprimer les doublons Sélectionnez les références à supprimer Allez dans «References > Move references to trash» Les références sont déplacées dans la corbeille 26

27 Gérer ses références Insérer des pièces jointes dans les références Pour attacher un fichier à une référence Sélectionnez la référence Allez dans «References > File attachments > Attach file...» Sélectionnez un document à attacher L option «Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link» est cochée par défaut. Ainsi, une copie des fichiers est automatiquement enregistrées dans la base de données Endnote, dans le sous dossier «.DATA» Un trombone symbolisant le fichier attaché apparait dans la référence du document Il est possible d ajouter plusieurs pièces jointes 27

28 Gérer ses références Rechercher automatiquement le texte intégral La dernière version de Endnote (X2) permet de rechercher automatiquement le texte intégral d une référence sur Internet suivant plusieurs sources (s il existe) Sélectionnez les références dont vous souhaitez ajouter le texte intégral Si vous souhaitez sélectionner toutes les références, appuyez sur les touches «Ctrl + A» Allez dans «References > Find full text...» Les textes intégraux trouvés seront stockés dans le groupe temporaire «Full text found» 28

29 Gérer ses références Classer les références par thème Deux types de groupes existent pour classer les références par thème Les «Custom groups» Les «Smart groups» 29

30 Gérer ses références Classer les références par thème Les «Custom groups» Créer un «Custom group» Sélectionnez la commande «Groups > Create group» Le nouveau groupe apparaît dans la partie de gauche sous l intitulé «Custom groups» Nommez le groupe Classer des références dans un «Custom group» Sélectionnez le groupe «All references» pour que la recherche porte sur toutes les références Exécutez une recherche pour trouver les références correspondant au thème Sélectionnez les références (maintenez la touche CTRL pour sélectionner plusieurs références) et glissez-les dans le groupe Même glissées dans un «Custom group», les références apparaissent toujours dans «All references» Cliquez sur le groupe pour afficher les références 30

31 Gérer ses références Classer les références par thème Les «Smart groups» Les «Smart groups» permettent de trier automatiquement les références dans les groupes définis Créer un «Smart group» Sélectionnez la commande «Groups > Create smart group» Définissez la stratégie de recherche correspondant au «Smart group» à créer Cliquez sur «Create» Renommez le «Smart group» avec le clic droit de la souris Les références déjà présentent dans la «bibliothèque» et correspondant à la requête s ajoutent automatiquement au «Smart group» Ensuite, lorsque des références correspondront à votre recherche, elles s ajouteront automatiquement au groupe 31

32 Construire une bibliographie Insérer des citations Deux méthodes sont possibles Depuis Word (conseillée) Depuis Endnote 32

33 Construire une bibliographie Insérer des citations Depuis Word Ouvrir Word Faîtes apparaitre la barre d outils Endnote (si ce n est pas déjà le cas) Dans Word 2003 Allez dans «Outils > Modèles et compléments» Cochez la case «EndNote Cwyw.dot» Cliquez sur «Ok» Allez ensuite dans : «Affichage > Barre d outils > Endnote X2» Dans Word 2007 Si Endnote X2 est correctement installé, un onglet «Macro» apparaît dans la barre de menu de Word Cliquez sur cet onglet pour afficher la barre de menu Endnote 33

34 Construire une bibliographie Insérer des citations Depuis Word Les fonctionnalités de la barre d outils Endnote dans Word sont les suivantes : Formater la bibliographie Modifier une citation Naviguer entre Endnote et Word Rechercher dans la bibliothèque Insérer une citation 34

35 Construire une bibliographie Insérer des citations Depuis Word A partir de Word Placez le curseur de la souris à l endroit où vous souhaitez insérer la citation Effectuez une recherche dans la «bibliothèque» Endnote en cliquant sur «Find citation(s)» Saisissez un terme et cliquez sur «Search» Sélectionnez la référence à insérer Cliquez sur «Insert» 35

36 Construire une bibliographie Insérer des citations Depuis Endnote A partir de Endnote Les fonctionnalités pour construire une bibliographie dans Endnote sont les suivantes : Formater la bibliographie Insérer une citation Naviguer entre Endnote et Word Effectuez une recherche dans la «bibliothèque» Sélectionnez la référence à insérer Basculez sous Word en cliquant sur «Return to Word processor» Dans le corps du texte, cliquez à l endroit où vous souhaitez insérer la citation Pour insérer la citation, cliquez sur «Insert selected citation(s)» 36

37 Construire une bibliographie Insérer des citations Dans les deux cas La citation s insère dans le corps du texte La référence bibliographique s insère à la fin du document pour constituer la bibliographie Paramétrez la présentation de la bibliographie en cliquant sur «Format bibliography» Vous pouvez, entres autres, choisir le style de la bibliographie en cliquant sur «Browse» Sélectionnez le style qui vous convient Puis cliquez sur «Ok» Votre bibliographie sera présentée suivant le style sélectionné 37

38 Construire une bibliographie Supprimer des citations A partir de Word Cliquez sur «Edit citation(s)» Sélectionnez la citation à supprimer Cliquez sur «Remove» puis «OK» Si la citation apparaît plusieurs fois dans le document, seule la citation est supprimée Si la citation n apparaît qu une seule fois, citation et référence sont supprimées 38

39 Construire une bibliographie Importer des références de Word vers Endnote A partir de Word Cette fonction est utile pour insérer des références provenant d un document réalisé par quelqu un d autre. Note : les références doivent avoir été réalisées avec Endnote Cliquez sur «Export traveling library» Sélectionnez la base dans laquelle vous souhaitez importer les références en cliquant sur «Browse»puis«Ok» Les références s ajoutent automatiquement dans «All references» Cliquez ensuite sur «Ok» 39

40 Construire une bibliographie Insérer des figures dans Word Attacher une figure dans une référence à partir de Endnote Une seule figure peut être insérée dans une référence Une figure, à la différence d une pièce jointe, peut ensuite être insérée dans un document Word Double-cliquez sur la référence dans laquelle vous souhaitez attacher une figure Une fois dans la référence, cliquez sur «Attach figure» Sélectionnez la figure en cliquant sur «Choose file» Une fois sélectionnée, cliquez sur «Ok» La figure apparaît dans le champ «Figure» de la référence 40

41 Construire une bibliographie Insérer des figures dans Word Insérer une figure dans un document Word Dans le document Word, placez le curseur de la souris à l endroit où vous souhaitez insérer une figure Cliquez sur «Find figures» Réalisez une recherche puis cliquez sur «Search» Cliquez sur «Insert» Suivant le style sélectionné (bouton «Format bibliography»), la figure est insérée dans le corps du texte (style «Annoted») ou dans la liste des figures à la fin du document (style «Author date») Si une figure est déplacée, il faut de nouveau générer la liste des figures manuellement en cliquant sur «Generate figure list» 41

42 Construire une bibliographie Utiliser des modèles pour écrire une publication A partir de Endnote Cliquez sur «Tools > Manuscript templates...» Sélectionnez le modèle selon lequel vous souhaitez écrire votre publication Cliquez sur «Ouvrir» Un avertissement de sécurité apparaît cliquez sur «Activer les macros» Un avertissement de sécurité apparaît : cliquez sur «Activer les macros» 42

43 Construire une bibliographie Utiliser des modèles pour écrire une publication Un nouveau document Word s ouvre : ajoutez les éléments demandés par le modèle en cliquant sur «Suivant» Cliquez sur «Terminer» une fois toutes les informations saisies 43

44 Construire une bibliographie Finaliser sa bibliographie Pour finaliser sa bibliographie et la partager, il est nécessaire d ôter les codes de champs Ôter les codes de champ signifie «traiter les références comme du texte standard». Une fois les codes de champs enlevés, il ne sera plus possible de modifier la mise en forme du document. Il est donc indispensable d enregistrer une copie avec les codes de champs Pourquoi enlever les codes de champs : Cela est souvent demandé par les éditeurs Pour partager son document avec une personne possédant une version de Word différente de la vôtre Pour ôter la mise en forme à partir de Word Cliquez sur «Remove field codes» Un message d alerte apparaît signalant qu une copie du document en cours va être créée. Cette copie ne contiendra aucun code de champs Cliquez sur «Ok» Un nouveau document est créé 44